BAB 4

SISTEM AKUNTANSI POKOK PADA SEKTOR PUBLIK:

FORMULIR DAN JURNAL

TUJUAN PEMBELAJARAN UMUM

Setelah mempelajari materi ini, mahasiswa dapat memahami prinsip-prinsip dan peranan formulir
(dokumen) dalam sistem informasi akuntansi pada sektor publik

TUJUAN PEMBELAJARAN KHUSUS

Setelah mempelajari materi ini, mahasiswa dapat:
 Mahasiswa dapat menyebutkan fungsi dan peranan formulir dalam akuntansi
 Mahasiswa dapat menyebutkan jenis-jenis formulir (dokumen) yang digunakan dalam setiap
siklus transaksi pada sektor swasta
 Mahasiswa dapat menyebutkan jenis-jenis formulir (dokumen) yang digunakan dalam setiap
siklus transaksi pada sektor publik
 Mahasiswa dapat menyebutkan prinsip-prinsip perancangan formulir (dokumen)
 Mahasiswa dapat merancang format formulir (dokumen)

4.1 Mahasiswa dapat menyebutkan fungsi dan peranan formulir dalam akuntansi

4.2 Mahasiswa dapat menyebutkan jenis-jenis formulir (dokumen) dan buku jurnal yang
digunakan dalam setiap siklus transaksi pada sektor swasta dan sektor publik

4.3 Mahasiswa dapat menyebutkan prinsip-prinsip perancangan formulir (dokumen)

4.4 Mahasiswa dapat merancang format formulir (dokumen)

4.5 Mahasiswa dapat menyebutkan fungsi dan peranan jurnal dalam akuntansi

4.6 Mahasiswa dapat menyebutkan jenis-jenis buku jurnal yang digunakan dalam setiap siklus
transaksi pada sektor swasta dan sektor publik

4.7 Mahasiswa dapat merancang format buku jurnal khusus

PENDAHULUAN

.......

Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 1
Permasalahan yang akan dibahas dalam bab ini adalah:
 Apa definisi dan fungsi

POKOK BAHASAN
 Pengertian Formulir
 Fungsi Formulir
 Jenis-Jenis Formulir di sektor swasta
 Prinsip-Prinsip Disain Formulir
 Layout Formulir
 Jenis-Jenis Formulir di sektor publik

Pokok Bahasan
 Pengertian dan pentingnya jurnal
 Macam-macam buku jurnal (Jurnal Umum dan Jurnal Khusus)
 Metode pencatatan ke dalam jurnal
 Perancangan format buku jurnal

URAIAN MATERI

FORMULIR

Pengertian Formulir
Formulir adalah blanko isian, yaitu secrik kertas yang memiliki ruang untuk diisi. Di antara
contoh formulir adalah faktur, surat permintaan pembelian, surat pesanan pembelian, dan
sebagainya. Formulir dalam aktivitas bisnis sering juga disebut dokumen atau bukti transaksi;
walaupun istilah dokumen sebenarnya lebih menunjukkan pada pengertian formulir yang sudah
diisi dan mengandung legalitas. Selanjutnya dalam pembahasan di bab ini kedua istilah tersebut,
formulir dan dokumen, akan digunakan secara bergantian.

Fungsi Formulir
1. Menetapkan tanggung jawab terjadinya transaksi
2. Merekam atau mencatat data transaksi
3. Mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan
4. Menyampaikan atau memindahkan informasi penting dari seseorang ke orang lain dalam
satu organisasi atau antar organisasi:
a. Berita (informasi) transaksi yang sudah terjadi (reports / statement): laporan penerimaan
barang (receiving report), surat pernyataan piutang (Account Receivable (Customer)
Statement).
b. Permintaan atau permohonan (request), misalnya: surat permintaan pembelian (request
for purchase / purchase requisition)
c. Perintah (order), misalnya: surat perintah kerja atau SPK (work order),
shipping/delivery order

Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 2
Jenis-Jenis Formulir

Menurut Sumber dan Tujuan Penerima Formulir

1. Formulir yang dibuat dan disimpan dalam organisasi (intern), misalnya: surat permintaan
pembelian, bukti memorial
2. Formulir yang dibuat dan dikirimkan ke pihak luar, misalnya : faktur penjualan, memo
kredit
3. Formulir yang diterima dari pihak luar, misalnya: faktur pemasok

Menurut Jenis-Jenis Transaksi

Transaksi Pembelian dan Pengeluaran Kas

Nama Formulir Sumber Tujuan

Surat permintaan pembelian Bagian Gudang atau bagian Bagian Pembelian

(request for purchase) lain

Surat permintaan penawaran Bagian Pembelian Pemasok

harga

Surat penawaran harga Pemasok Bagian Pembelian

(purchase for quotation)

Surat pesanan pembelian Bagian Pembelian Pemasok, Bagian Gudang,

(purchase order) & salinan Bagian Penerimaan Barang &
Bagian Utang

Laporan penerimaan barang Bagian Penerimaan Barang Gudang, Bagian Pembelian

(receiving reports) dan
salinannya

Faktur pemasok (vendor’s Pemasok Bagian Pembelian, Bagian

invoice) Utang, Bag akuntansi lain

Voucher (Bukti Kas Keluar) Bag Utang Kasir, Pemasok

Cek atau Giro Kasir Pemasok

Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 3
Transaksi Penjualan dan Penerimaan Kas

Nama Formulir Sumber Tujuan

Pesanan pelanggan pelanggan Bagian Penjualan

(customer’s order)

Pesanan penjualan (sales
order) salinan
Bag Pesanan Penjualan
Bagian kredit (Credit copy),
Pelanggan (pemberitahun
acknowledgement) , Gudang
(picking ticket), Bagian
Pengiriman (packing slip),

Bukti Pengiriman (shipping / Bagian Pengiriman Pelanggan, Petugas

delivery order) dan salinan Pengiriman,

Surat Muat (konosemen/Bill Bagian Pengiriman Perusahaan Angkutan

of lading)

Faktur penjualan (sales order) Bagian piutang Pelanggan, Bagian Akuntansi

salinan (AR/Billing)/Invoicing Piutang, Bagian Jurnal

Bukti Penerimaan Barang Bagian Penerimaan Bagian pembelian

Memo kredit Bagian Pembelian Pelanggan, Bagian Akuntansi

Piutang, Bagian Jurnal

Surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang pelanggan

pelanggan (AR/Customer
Statement)

Cek dan Remmittance Advise Pemasok Bagian Kasir, Bagian

Akuntansi Piutang

Bukti Kas Masuk (Kwitansi) Kasir Pelanggan, Bagian Akuntansi

Transaksi Penggajian/Pengupahan dan Pembayaran Gaji/Upah Pengeluaran Kas

Nama Formulir Sumber Tujuan

Kartu jam hadir (time card, Pegawai/Pencatat Waktu Bagian gaji/upah

time attendance card)

Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 4
Kartu jam Kerja (job time Pegawai/Mandor Bagian gaji/upah
ticket)

Daftar Gaji/Upah Bagian Gaji/Upah Bagian Utang

Slip Gaji Bagian Gaji/Upah Bagian Utang/Pegawai

Rekpitulasi Daftar Gaji/Upah Bagian Gaji/Upah Bagian Utang dan bagian

Akuntansi

Voucher dan salinan (Bukti Bagian Utang Kasir

Kas Keluar)

Transaksi Proses Produksi

Nama Formulir Sumber Tujuan

Bukti Permintaan Bagian Produksi Bagian Gudang, Bagian

(Pengeluaran) Barang Gudang Akuntansi

Bukti Memorial (untuk Kepala Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi Biaya, Bag
BOP/FOH) Akuntansi lain

Bukti Memorial (untuk Kepala Bagian Akuntansi Bagian Akuntansi Biaya, Bag
transfer barang jadi) Akuntansi lain

Perancangan Formulir
Merancang formulir berhubungan dengan merancang:
 isi data yang harus dicantumkan dalam formulir
 layout atau tata letak data dalam formulir
 jenis dan ukuran bahan kertas

Proses-Proses Terhadap Formulir

Dalam merancang formulir perlu dipertimbangkan proses-proses atau perlakuan yang dilakukan
terhadap formulir. Proses-proses terhadap formulir meliputi:
 Proses Pengisian. Pengisian fomulir kemungkinan dilakukan dengan tulis tangan,
dengan mesin tik, atau dengan entri komputer. Bila pengisian formulir dengan tulis
tangan atau dengan mesin tik, perlu dipertimbangkan bahan, ukuran dan layout (lebar
kolom-kolom isian).

Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 5
  Proses Tindak Lanjut Yaitu Pencatatan. Formulir yang dirancang harus mudah
dimengerti (dibaca) dan mudah dalam pemindahan data.
 Proses Penyimpanan/Pengarsipan. Perancangan formulir harus mempertimbangkan
cara-cara penyimpanan dan lama pengarsipan. Ini akan menentukan bahan dan ukuran
formulir.

Formulir yang baik:

 Jelas
 Mudah dimengerti
 Mudah diisi
 Menarik

Prinsip-prinsip perancangan (disain) formulir

Berikut ini adalah beberapa prinsip dasar yang digunakan untuk merancang formulir:
1. Formulir yang akan digunakan secara eksternal harus diberi nama dan alamat
perusahaan di bagian atas.
2. Di setiap formulir harus dicetak judul formulir untuk keperluan identifikasi
3. Di setiap formulir harus diberi nomor urut untuk keperluan identifikasi pada saat
diterima atau jika digunakan dalam prosedur tertulis.
4. Setiap formulir harus diberi tanggal.
5. Setiap formulir harus diberi garis-garis jika informasi harus ditulis dengan tangan.
Jika formulir diketik dengan mesin tik, maka formulir tidak perlu diberi garis-garis.
6. Jika digunakan formulir yang lebar dan pencatatan dilakukan pada garis yang sama di
sebelah kiri maupun kanan, maka sebaiknya formulir diberi nomor garis di kiri dan
kanan, untuk mengurangi kesalahan.
7. Urutan butir-butir informasi pada formulir harus logis atau sistematis.
8. Formulir-formulir yang dicetak oleh perusahaan yang bersangkutan harus diberi nomor
urut tercetak, seperti: voucher, cek, nota kredit, bukti setor, kuitansi penerimaan kas.
9. Formulir-formulir yang mahal, seperti kartu buku besar, kartu piutang, kartu utang, dan
kartu persediaan sebaiknya ujung kiri dan ujung kanan, baik yang di atas maupun yang di
bawah harus bulat (tidak runcing)
10. Untuk menghemat waktu, jika mungkin, formulir-formulir itu harus dirancang
sedemikian rupa sehingga jawabannya dapat diberikan dengan tanda cek atau dengan
“ya” atau “tidak”.
11. Gunakanlah kertas karbon yang tipis tapi kuat atau mesin fotokopi jika formulir harus
diisi dalam beberapa rangkap.

Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 6
Layout Formulir

ZONA NAMA FORMULIR ZONA HALAMAN

ZONA ORGANISASI ZONA PENGENDALIAN

 Nomor urut tercetak
 Nama organisasi, alamat dan
(bukti)
logo
 Tanggal
FORM HEADER

 Nama objek karyawan, pelanggan, ekuipmen, dsb

 Alamat dan lokasi
 Instruksi

ZONA TUBUH FORMULIR (RINCIAN)

Rincian unsur, petunjuk, keterangan, kuantitas
FORM DETAIL
Model, harga, perkalian, dsb

ZONA PESAN
 Instruksi ZONA OTORISASI ZONA TOTAL

 Distribusi  Pesan  Total FORM FOOTER

 Tanda tangan  Pajak

 Nama  Diskon

ZONA NOMOR

Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 7
FORMULIR ATAU DOKUMEN DI PEMERINTAH DAERAH

Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 8
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 9
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 10
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 11
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 12
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 13
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 14
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 15
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 16
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 17
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 18
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 19
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 20
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 21
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 22
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 23
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 24
Bab 4 Sistem Akuntansi Pokok Pada Sektor Publik: Formulir dan Jurnal 25