MANAJEMEN TATAGRAHA / 5R

(GOOD HOUSEKEEPING)

BY
K3LH & PRODUKTIVITAS Dept.
PT. DIRGANTARA INDONESIA - 2008
 SURAT EDARAN MENTERI NEGARA BUMN
Nomor : SE-01/MBU/2008
Tanggal : 15 Januari 2008
Butir 3 :
Program Pembinaan dan Kebersihan Tempat Kerja dan
Lingkungan Kerja

a. Masing-masing BUMN mengembangkan dan mengimplementasikan

program kebersihan dan kerapian tempat kerja dan sarana kerja sebagai
bagian dari upaya peningkatan budaya bersih sehingga meningkatkan
efisiensi dan produktivitas.
b. Masing-masing BUMN menjaga kebersihan dan memelihara lingkungan
kerja, serta melaksanakan penghijauan pada lingkungan kerja khususnya
pada tanah-tanah kosong kecuali apabila tanah-tanah kosong tersebut
dimaksudkan untuk penggunaan tertentu.
Pelaksanaan program-program kegiatan tersebut diatas dilaporkan secara
berkala setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam kerangka mekanisme pelaporan
kinerja BUMN
Productivity Improvement Program
Higher Productivity = PQCDSM

Corporate Culture 3ST Phase

TQC JIT TPM

2ST Phase

Suggestion Practical IE

Kaizen QC Tool
1ST Phase

Good Housekeeping / 5R
Basic / fondation
 APA ITU 5 R

SEIRI SISIH SORTING RINGKAS Pemilahan

SEITON SUSUN SIMPLIFLING RAPI Penataan

SEISO SASAP SWEEPING RESIK Pembersihan

SEIKETSU SOSOH STANDARDIZING RAWAT Pemantapan

SHITSUKE SULUH SELF DISCIPLINE RAJIN Pembiasaan

 Makna 5R
R JEPANG
MAKNA
Ke INDONESIA
SEIRI Sisihkan/keluarkan barang-barang yang tidak
1
RINGKAS diperlukan di tempat kerja dan buang.
SEITON Susun barang-barang yang diperlukan supaya mudah
2
RAPI ditemukan oleh siapa saja, bila memerlukannya.
SEISO Bersihkan seluruh lingkungan tempat kerja kita
3
RESIK dengan teratur, sehingga tidak terdapat debu di
lantai, di mesin dan peralatan.
SEIKETSU Pelihara dan pertahankan standar pengurusan rumah
4
RAWAT tangga (Manajemen Tatagraha) yang baik dan
kerapihan tempat kerja setiap saat.
SHITSUKE Suluh/latih semua orang mematuhi disiplin
5
RAJIN pengurusan rumah tangga yang baik (Tatagraha yang
baik) atas kesadaran sendiri
 Tujuan Pelatihan 5R
Pelatihan ini merupakan bagian upaya perbaikan dan
penyempurnaan di dalam perusahaan di bidang
fasilitas dan lingkungan kerja, ditujukan agar dapat :
⚫ Meningkatkan mutu produk
⚫ Meningkatkan efisiensi
⚫ Meningkatkan keselamatan kerja
⚫ Mendayagunakan fasilitas dan lingkungan kerja
⚫ Menciptakan lingkungan yang lebih sehat dan
nyaman
 5R adalah salah satu Konsep
Budaya Industri
⚫ Merupakan budaya tentang bagaimana seseorang
memperlakukan kerjanya secara benar.
⚫ Suatu proses merubah sikap mental karyawan untuk
selalu menata & menjaga kondisi tempat kerjanya
bersih, teratur, nyaman dan menyenangkan.
⚫ Suatu proses perbaikan (improvement)
mengorganisasikan tempat kerja agar efesien,
keselamatan kerja terjamin, kualitas kerja terjaga
dan pada gilirannya dapat memuaskan pelanggan.
Karyawan Berbudaya Industri
Karyawan berbudaya industri adalah karyawan
yang sikap dan berperilaku kerjanya selalu
memperhatikan :
⚫ Waktu
⚫ Tempat
⚫ Disiplin
⚫ Ketelitian
⚫ Target kerja
⚫ Kualitas
 Falsafah yang mendasari 5R
Kaizen
⚫ Pekerjaan saat ini masih banyak yang dapat diperbaiki.
⚫ Fasilitas dan metoda yang ada senantiasa masih dapat
diperbaiki melalui pemikiran, uang, waktu dan tenaga.
⚫ Akumulasi dari setiap perbaikan kecil akan membuat
peningkatan besar.
Sunao
⚫ Mau menerima pendapat orang lain.
⚫ Memahami maksud konsep dasarnya
⚫ Membuat intisari
⚫ Mengembangkan dari pemikiran sendiri.
 Sasaran 5R
⚫ Terciptanya suasana tempat kerja yang, cerah
dan menyenangkan.
⚫ Terpeliharanya perlengkapan/peralatan dan
dokumen kerja serta lingkungan kerja.
⚫ Terwujudnya moral disiplin kerja karyawan yang
dibutuhkan untuk mencapai standar kerja yang
tinggi.
 Manfaat 5R
• Citra perusahaan
Ketahanan Perusahaan meningkat
• Produktivitas
meningkat

Terciptanya Budaya • Suasana Kerja nyaman

Kerja Positif • Motivasi meningkat

• Mutu meningkat dan

Pelanggan Puas kesalahan menurun
• Layanan cepat & tepat
 Dampak Pelaksanaan 5R
• Accident
Zero • Breakdown
• Crisis
• Defect, etc

• Page Report
• Hour Meeting
• Location File
One • Day Processing
• Minute Telephone,
etc
 5 hal diperlukan dalam penerapan 5R
a. Penerapan 5R harus menjadi suatu kebutuhan.
b. Pengorbanan serta kesediaan untuk mengubah sikap mental
dan semua perilaku sesuai dengan prinsip dasar 5R.
c. Adanya partisipasi aktif dari seluruh jajaran, terutama
konsistensi dari komitmen dan keteladanan atasan.
d. Kejelasan hubungan antara kegiatan 5R dengan kegiatan
manajemen secara keseluruhan.
e. Adanya suatu sistem penghargaan yang lebih mempunyai
efek kejiwaan, yang dapat menumbuhkan kebanggaan
kepada pribadi-pribadi maupun kelompok.
TAHAPAN PELAKSANAAN 5R
 1. RINGKAS (PEMILAHAN)
PENGERTIAN
Memilah dan mengelompokkan file/barang-barang
sesuai dengan jenis dan fungsinya, sehingga jelas mana
yang diperlukan dan mana yang tidak diperlukan.

KATA-KATA KUNCI
“Semua file/dokumen atau barang harus dipilah sesuai
dengan jenis dan fungsinya dan file/barang-barang
yang tidak diperlukan tidak boleh berada di area
kerja.”
 RINGKAS
Sisihkan/Keluarkan file atau barang-barang yang
tidak diperlukan dari tempat kerja.

Tidak Tdk Bernilai Skrap/Buang

diperlukan
Bernilai Dilelang /
dihibahkan
RINGKAS
Alokasi Disimpan pada
Peralatan, Keputusan suatu tempat untuk
Ragu-ragu
File, WIP Di TPS Manajemen digunakan dimasa
dll yang akan datang

Diperlukan Dipindahkan ke
fungsi memerlukan
 AZAS PEMILAHAN
Kategori Frekuensi Pemakaian (Derajat Kebutuhan) Tempat Penyimpanan
A Tinggi Barang yang •Barang yang dipergunakan Simpan di dalam
selalu setiap jam tempat
diperlukan •Barang yang dipergunakan kerja/operasi
setiap hari
•Barang yang dipergunakan
setiap Minggu
B Rata- Barang yang •Barang yang dipergunakan Simpan di dalam
rata kadang-kadang sekali dalan sebulan lingkungan
digunakan kerja/operasi
•Barang yang dipergunakan
(disimpan secara
sekali dalam tiga bulan
intensif)
•Barang yang diprgunakan Diluar lingkungan
C Rendah Barang yang sekali dalam enam bulan
jarang digunakan kerja/operasi
•Barang yang dipergunakan
sekali dalam setahun
•Lainnya
 Contoh Tempat Menyimpan Barang

Dalam kasus tempat kerja Dalam kasus di

Kategori
produksi kantor

Tempat yang dekat Di dalam meja masing-

A
pekerja/operator bersangkutan masing

Rak atau bangku kerja yang Kabinet (lemari Kecil )

B
dipakai bersama yang dipakai bersama

C Gudang Gudang
 HASIL PELAKSANAAN RINGKAS

a. Area kerja menjadi lebih luas dan banyak space yang

bisa dimanfaatkan.
b. Mencegah kesalahan penyimpanan barang dari barang
yang ada.
c. Mengurangi jumlah penggunaan media penyimpanan dan
material handling tools.
 PERHATIAN

Pekerjaan “Pemilahan” belum memberikan

hasil yang sempurna dan memuaskan
jika tidak diikuti pekerjaan ”
PENATAAN”.
 2. RAPI (PENATAAN)

PENGERTIAN :
Menyusun /menempatkan/menyimpan file
atau bahan dan barang sesuai dengan tempat
yang telah ditetapkan agar mudah ditemukan
kembali ataupun dijangkau bila diperlukan

KATA-KATA KUNCI
“Semua file/bahan/barang berada pada tempat
yang sesuai dengan peruntukkannya”
 RAPI
RINGKAS RAPI

PEMILAHAN PENATAAN

“Susun/tata file & barang-barang yang diperlukan,

supaya mudah ditemukan oleh siapa saja yang
memerlukan”.

➢ Rapi adalah langkah berikutnya dari Ringkas.

➢ Me-RAPI-kan ialah menstandarkan Nama & Tempat.
➢ Setiap Barang mempunyai Nama,Tempat dan jelas
Statusnya.
 5 Langkah menuju “RAPI”

1. Pengelompokkan file/barang.
2. Persiapan tempat penyimpanan
3. Tanda batas
4. Tanda pengenal file/barang/lokasi (label)
5. Peta peletakkan file/barang
 5 Langkah menuju “RAPI”
1. Pengelompokkan File / Barang
Pola Uniform : Ditempatkan file/barang yang sama
dikelompokkan pada tempat yang
sama.
Pola Fungsional : Ditempatkan bila beberapa barang
yang meskipun berlainan jenis
diletakkan/ditempatkan di tempat
yang sama dengan alasan urutan
maupun fungsi penggunaan yang
berbarengan (Kit atau Set).
 5 Langkah menuju “RAPI”
2. Persiapan Tempat penyimpanan
Penempatan file/barang perlu dipertimbangkan
- Volume File/Barang yang akan disimpan
- Persediaan barang
- Perkiraan file/barang yang akan disimpan
- Sering tidaknya (frekuensi) penggunaan barang

Akibat / konsekuensinya
- Berapa besar ruang yang dibutuhkan untuk penyimpanan
- Fasilitas penyimpanan
 5 Langkah menuju “RAPI”
3. Tanda batas
- Berfungsi membatasi tempat/penempatan barang
- Bisa digunakan sebagai pembatas fisik (rak, pagar,
tembok dll)
- Pembatas garis (garis pembatas dengan cat)

Manfaat :
Dapat dengan cepat menyimpan barang pada posisi
semula.
 5 Langkah menuju “RAPI”

4. Tanda Pengenal File/Barang/Lokasi (label)

Berisi keterangan nama, kode file/barang atau

lokasi dsb sehingga peruntukkan lokasi jelas.
 5 Langkah menuju “RAPI”

5. Peta Lokasi Peletakkan File/Barang

- Merupakan denah atau peta dan indeks daftar isi

yang menggambarkan peruntukkan lokasi tempat
file/barang.
- Memudahkan dan mempercepat proses pencarian,
pengambilan dan pengembalian.
- Dengan denah/peta ini, setiap orang tahu dimana
letak dari suatu file/barang.
 HASIL PELAKSANAAN RAPI
a. Mempermudah pencarian barang karena barang-barang
sudah terletak pada tempatnya.
b. Mempermudah mengontrol jumlah persediaan karena
barang-barang sudah dirapikan sesuai dengan standar
penyimpanan.
c. Kondisi kerja akan terlihat jauh lebih rapi dan sedap
dipandang mata.
 P E R H A T I A N

Pekerjaan “ PENATAAN” belum memberikan Hasil

yang sempurna dan memuaskan jika tidak diikuti
pekerjaan “PEMBERSIHAN”.
 3. RESIK (PEMBERSIHAN)
PENGERTIAN
Membersihkan semua fasilitas dan lingkungan
dari kotoran serta membuang sampah pada
tempatnya.

KATA-KATA KUNCI
“Tidak ditemukan kotoran pada seluruh area kerja”
 RESIK
“Bersihkan seluruh lingkungan tempat kerja dengan teratur
sehingga lantai, mesin & peralatan lainnya selalu bersih dan
siap digunakan”.
Resik berarti :
➢ Membersihkan sambil memeriksa.
➢ Mengendalikan sumber ketidak RESIK-an
➢ Mengupayakan kondisi siap pakai serta optimum.

Resik
Ringkas Rapi
Pembersihan
Pemilahan Penataan
& Pemeriksaan
 4 Langkah menuju “RESIK”

1. Sarana kebersihan.
2. Kegiatan pembersihan.
3. Peremajaan tempat kerja.
4. Pelestarian.
 4 Langkah menuju “RESIK”
1. Sarana Kebersihan.
✓ Berbagai sarana kebersihan dapat diletakkan di tempat
kerja seperti : tempat sampah, kamoceng, kuas, cairan
pembersih dll
✓ Sarana ini harus dianggap sebagai alat kerja karyawan yang
disediakan oleh perusahaan

2. Kegiatan Pembersihan.
✓ Pola gotong royong & kerja bakti dapat diterapkan.
✓ Karyawan yang dilibatkan sudah diberi penjelasan mengenai
maksud dan tujuan pembersihan di tempat kerja secara
lengkap (perlu didiskusikan),
✓ Dilakukan secara periodik
 4 Langkah menuju “RESIK”
3. Peremajaan Tempat Kerja
 Dari hasil pembersihan dan pemeriksaan maka akan
nampak keausan dan keusangan tempat kerja.
 Mesin, alat kerja, dinding, rak, meja, pipa dll, yang
warnanya pudar sebaiknya dicat kembali.

4. Pelestarian.
 Tentukan standar RESIK untuk setiap obyek.
 Tentukan tugas & tanggung jawab RESIK.
 HASIL PELAKSANAAN RESIK
a. Lingkungan kerja jauh lebih bersih.
b. Meningkatkan semangat untuk bekerja karena
lingkungan lebih bersih.
c. Kualitas barang akan lebih bagus karena tidak
kotor, terutama untuk barang yang sensitif
terhadap kotoran.
d. Meningkatkan citra perusahaan di mata orang lain.
 4. RAWAT (PEMANTAPAN)
PENGERTIAN
Memelihara semua file/barang/peralatan, pakaian,
tempat kerja dan material lainnya tetap dalam kondisi
bersih dan tertata rapi ;
Merupakan hasil dari kegiatan “pemilahan, penataan dan
pembersihan” yang dilaksanakan secara tepat dan
berkesinambungan.

KATA-KATA KUNCI
“Seluruh personel yang ada di area kerja telah memiliki
kebiasaan memilah, menata, dan membersihkan”.
 RAWAT

Resik
Ringkas Rapi
Pembersihan &
Pemilahan Penataan
Pemeriksaan

Standarisasi hasil-hasil dari Ringkas, Rawat

Rapi dan Resik yang telah
dilaksanakan Standarisasi
 RAWAT
Pemelihara dan pertahankan pengurusan rumah
tangga/housekeeping (Manajemen Tata Graha-5R) yang
baik dan kerapihan tempat kerja setiap saat.
Setiap Proses pencegahan terjadinya :
⚫ Ketidak Ringkas-an (tidak dibutuhkan di tempat kerja).
⚫ Ketidak RAPI-an (tidak ada barang-barang yang
berantakan dan tidak jelas statusnya).
⚫ Ketidak RESIK-an (tidak ada barang yang kotor &
tidak jelas statusnya.
 PELAKSANAAN PEMANTAPAN
1. Memberi tanda dengan 7. Membuat papan petunjuk
cara yang benar. pemadam kebakaran.
2. Memberikan tanda 8. Menyiapkan pengamanan
daerah berbahaya.
9. Membuat pengaturan kabel.
3. Memberikan label suhu,
label arah membuka dan 10. Memberikan kode warna.
menutup, label voltage, 11. Membuat keadaan tembus
label minyak. pandang.
4. Membuat petunjuk arah. 12. Mencegah keberisikan dan
5. Memberi kode warna getaran.
peringatan. 13. Membuat jadual 3R.
6. Menempatkan warna 14. Menempatkan tanaman
peringatan. sehingga menyerupai taman.
HASIL PELAKSANAAN RAWAT
1. Adanya perubahan :
a. RINGKAS, setelah adanya file/barang yang tidak
dibutuhkan menjadi RINGKAS (agar file/barang yang
tidak dibutuhkan tidak ada).
b. RAPI, setelah file/barang-barang berantakan
menjadi RAPI (agar file/barang-barang tidak
berantakan).
c. RESIK, setelah barang dan tempat kotor menjadi
RESIK (agar file/barang-barang dan tidak sampai
kotor)
2. Prosedur atau standar dokumen RINGKAS, RAPI
dan RESIK tersedia di area kerja.
3. Patroli 5R dilaksanakan secara berkala.
 5. RAJIN (PEMBUDAYAAN)
PENGERTIAN
Membentuk “sikap dan perilaku” dalam mematuhi
aturan-aturan dan disiplin mengenai kebersihan,
kerapihan peralatan dan tempat kerja

KATA-KATA KUNCI
“Seluruh personel yang ada di area kerja telah memiliki
kebiasaan memilah, menata dan membersihkan”.
 RAJIN
Ringkas Rapi Resik
Pemilahan Penataan Pembersihan &
Pemeriksaan
Kebiasaan Positif
• Tepat janji
• Tepat waktu
• Mematikan lampu/air Rawat
bila tidak digunakan
Standarisasi
Budaya 5R
• Satu jam pertemuan
• Satu lembar laporan
• Satu menit bertelepon
 PELAKSANAAN PEMBUDAYAAN
a. Melaksanakan kegiatan secara bersama-sama.
b. Menyediakan waktu untuk pelatihan.
c. Menyelenggarakan praktek langsung di lapangan.
d. Membiasakan mengenakan pakaian keselamatan kerja.
e. Menyelenggarakan manajemen tata ruang umum.
f. Melaksanakan praktek penanganan keadaan darurat.
g. Menetapkan, menekankan tanggung jawab secara
individual.
h. Menyiapkan komunikasi dua arah.
i. Menyiapkan manual 5R.
j. Mendemontrasikan secara visual sebelum dan sesudah
kegiatan 5R.
HASIL PELAKSANAAN RAJIN
a. Peningkatan citra perusahaan
b. Peningkatan kepedulian karyawan
c. Efisiensi
 PENERAPAN 5 R
Teknis
⚫ Ringkas Operasional
⚫ Rapi
⚫ Resik
Sikap
⚫ Rawat
⚫ Rajin &
Perilaku
Terima kasih ……
atas perhatiannya …….