MODUL I

MANAJEMEN PROYEK

Dosen
Ir. R. IIM TAKWIM, ST, MM, IPM, ASEAN.Eng

PROGRAM STUDI TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS WIDYATAMA
BANDUNG
2021
 Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari Bagian ini, peserta pelatihan diharapkan mampu
menjelaskan konsep dasar manajemen proyek
 Pengertian Proyek dan Manajemen Proyek
 Siklus Hidup Proyek
 Kegiatan Proyek Versus Kegiatan Operasional
 Stakeholder Proyek
 Proses Manajemen Proyek

A. Pengertian Proyek dan Manajemen Proyek

1. Pengertian Proyek
Proyek merupakan suatu kegiatan usaha yang kompleks, sifatnya tidak rutin,
memiliki keterbatasan terhadap waktu, anggaran dan sumber daya serta memiliki
spesifikasi tersendiri atas produk yang akan dihasilkan. Project Management
Institute dalam Buku A Guide to the Project Management Body of Knowledge
(PMBOK Guide), (2008) mendefinisikan proyek sebagai “a temporary endeavor
undertaken to create a unique product, service, or result”. Proyek adalah usaha
sementara yang dikerjakan untuk membuat produk dan layanan yang unik. Proyek
memiliki karakteristik, yaitu: (a) temporary, (b) hasil dari produk, layanan yang
unik, dan (c) pengembangan yang progresif. Proyek dapat diasumsikan sebagai
sesuatu yang besar untuk ditentukan bagaimana cara menyelesaikan suatu
pekerjaan, dengan karakteristik sebagai berikut: (a) pekerjaan yang tidak rutin
dilibatkan, (b) diperlukan perencanaan, dan (c) objektif yang spesifik dapat dilihat
atau yang spesifik dapat dibuat, (d) pekerjaan diselesaikan oleh beberapa orang,
(e) pekerjaan diselesaikan dalam beberapa fase, (f) sumber daya yang digunakan
dalam proyek dibatasi, dan (g) proyek itu besar dan kompleks.
Suatu proyek dapat diartikan sebagai (a) pembuatan produk, (b) kapabilitas
performasi layanan, dan (c) hasil seperti dokumen. Beberapa contoh suatu
proyek, diantaranya adalah (a) pengembangan produk baru atau layanan, (b)
perubahan struktur dan staf organisasi, (c) pengembangan atau modifikasi sistem
informasi, (d) konstruksi bangunan atau infrastruktur, dan (e) implementasi
proses bisnis baru atau prosedur.

1|Page
2. Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen proyek menurut Kerzner (1982) adalah merencanakan,
mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk
mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Sementara menurut A
Guide to the Project Management Body of Knowledge (2008) manajemen proyek
merupakan aplikasi dari ilmu pengetahuan, skill, tools, dan teknik untuk aktivitas
suatu proyek dengan maksud memenuhi atau melampaui kebutuhan dan harapan
dari sebuah proyek. Lebih jauh, manajemen proyek menggunakan pendekatan
sistem dan hierarki vertikal dan horisontal. Konsep manajemen proyek adalah :
a. Menggunakan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya
b. Kegiatan yang dikelola berjangka pendek, dengan sasaran yang telah
digariskan secara spesifik.
c. Memakai pendekatan sistem (system approach to management)
d. Mempunyai hierarki horisontal disamping hierarki vertikal
Secara logik manajemen proyek dilaksanakan melalui aplikasi dan integrasi
dari 42 proses manjemen proyek yang diklasifikasikan menjadi 5 proses, yaitu:
(a) Initiating, (b) Planning, (c) Executing, (d) Monitoring and Controlling, (e) Closing.
Sementara itu, pengelolaan proyek pada dasarnya meliputi: (a) identifikasi
kebutuhan atau persyaratan proyek, (b) perencanaan dan pelaksanaan semua
kebutuhan, perhatian, dan harapan stakeholders proyek, dan (c) menjaga
keseimbangan proyek berdasarkan berbagai batasan, yaitu scope, quality, schedule,
budget, resource, dan risk.
B. Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle)
Siklus hidup proyek adalah tahap-tahap perkembangan proyek dari awal
gagasan hingga proyek dinyatakan selesai dimana tiap tahap memiliki pola
tertentu. Suatu proyek dapat beragam baik dalam ukuran maupun
kompleksitasnya. Tidak perduli apakah proyek tersebut besar atau kecil,
sederhana atau kompleks, semua proyek dapat mengikuti siklus seperti yang
ditunjukkan pada Gambar 1.1.
a. Memulai proyek (starting the project)
b. Pengorganisasian dan persiapan (organizing and preparing)
c. Pelaksaan proyek (carrying out the project work)

2|Page
d. Penutupan proyek (closing the project)

Gambar 1.1 The Project Life Cycle

Secara umum struktur siklus hidup proyek ditunjukkan dengan karakteristik

sebagai berikut:
a. Tingkat biaya dan staf yang dibutuhkan rendah pada saat proyek dimulai,
mencapai puncaknya ketika proyek dilaksanakan, dan menurun secara drastis
ketika proyek akan selesai (lihat pada Gambar 1.1)
b. Pengaruh stakeholders, resiko, dan ketidakpastian (lihat pada Gambar 1.2)
sangat besar ketika proyek dimulai. Faktor ini terus menurun selama proyek
berlangsung.
c. Ongkos perubahan dan koreksi kesalahan terus meningkat selama proyek
berlangsung (lihat pada Gambar 1.2)

Gambar 1.2 Pengaruh Variabel Based di Project Time

C. Kegiatan Proyek versus Operasional

3|Page
 Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional
a. Bersifat Dinamis a. Bersifat Rutin
b. Berlangsung hanya dalam kurun b. Berlangsung terus menerus
waktu terbatas (siklusnya pendek) (jangka panjang)
c. Dalam kurun waktu tsb intensitas c. Intensitas kegiatan relatif sama
kegiatan berbeda-beda d. Batasan tidak setajam proyek,
d. Kegiatan harus diselelsaikan sesuai hanya diatur dalam anggaran
dana dan waktu yang ditentukan tahunan
e. Menyangkut bermacam-macam e. Tidak terlalu banyak macam
kegiatan (tenaga kerja terspesialisasi) kegiatannya
f. Diperlukan tanggung jawab vertikal f. Penekanan pada jalur vertikal
dan horizontal g. Contoh: Pekerjaan administrasi
g. Contoh: Pembangunan pabrik/ kantor, pabrik, denagn produk
rumah, penelitian dan pengembangan bersifat standar.
produk.

D. Stakeholders Proyek
Stakeholders adalah orang atau organisasi (misal konsumen, sponsor, atau
publik) yang secara aktif terlibat dalam proyek atau keinginannya secara positif
atau negatif dipengaruhi oleh kinerja atau penyelesaian proyek. Tim manajemen
proyek harus mengidentifikasi, baik internal maupun eksternal stakeholders,
dengan tujuan untuk menentukan ekspektasi dan kebutuhan terhadap proyek dari
semua pihak yang terlibat. Gambar 1.3 mengilustrasikan hubungan antara proyek,
tim proyek, dan stakeholders.

Gambar 1.3 Hubungan Antara Stakeholder dan Project

a. Customer/Users

4|Page
 Konsumen adalah orang atau organisasi yang akan menggunakan produk atau
jasa atau hasil suatu proyek. Konsumen mungkin internal atau eksternal yang
mendukung terhadap kinerja organisasi.
b. Sponsor
Sponsor adalah orang atau group yang memberikan sumber daya finansial
untuk kepentingan proyek.
c. Portfolio Managers/Portfolio Review Board
Portfolio managers bertanggung jawab terhadap tata kelola sekumpulan proyek
atau program yang terkait atau tidak terkait. Portfolio Review Board
merupakan komite yang berasal dari para eksekutif yang bertindak sebagai
panelis penyeleksi proyek, yang bertugas untuk meriview setiap proyek
berkenaan dengan pengembalian investasinya, nilai proyek, resiko, dan atribut
proyek lainnya.
d. Program Managers
Program managers bertanggung jawab untuk mengelola proyek-proyek dengan
tujuan untuk memperoleh manfaat proyek yang tidak diperoleh dari
pengelolaan proyek secara individual. Program managers berinteraksi dengan
setiap project managers untuk memberikan dukungan dan pedoman pada
proyek individual.
e. Project Management Office
Project management office (PMO) adalah organisasi atau entitas yang diberi
beberapa tanggung jawab berhubungan dengan sentralisasi dan koordinasi
manajemen dari beberapa proyek. PMO memberikan beberapa layanan,
berupa:
 Layanan dukungan administratif seperti kebijakan, metodologi, dan
template
 Pelatihan, mentoring, dan pendampingan bagi project managers
 Dukungan proyek, panduan, dan pelatihan tentang bagaimana mengelola
proyek dan penggunaan alat atau tools
 Penyesuaian sumber daya proyek
 Sentralisasi komunikasi antara project managers, project sponsors, managers,
dan stakeholders lainnya.

5|Page
f. Project Managers
Project managers adalah seseorang yang diberi tugas oleh organisasi untuk
merealisasikan tujuan proyek. Seorang project managers harus mengerti dan
memahami proyek secara detail dan mampu mengelola proyek dari berbagai
sudut pandang. Project managers merupakan seseorang yang bertanggung
jawab untuk melakukan komunikasi dengan semua stakeholders, terutama
project sponsors, project team, dan stakeholders kunci lainnya. Tugas seorang
project managers diantaranya adalah sebagai berikut:
 Mengembangkan rencana manajemen proyek
 Menjaga agar proyek berada dalam track-nya dalam konteks jadwal dan
budget.
 Mengindentifikasi, memonitor, dan merespon terhadap resiko proyek
 Membuat laporan proyek secara akurat.
g. Project Team
Project team terdiri atas project manager, project management team, dan
anggota tim lainnya yang melaksanakan pekerjaan proyek tetapi tidak
memerlukan keterlibatan dengan pihak manajemen sebuah proyek. Tim ini
terdiri atas berbagai individu yang memiliki pengetahuan yang spesifik atau
kemampuan yang spesifik.
h. Functional Managers
Functional managers merupakan individu kunci yang memiliki peran
manajemen berkenaan dengan lingkup administratif dan fungsional, seperti
sumber daya manusia, keuangan, akuntansi, atau pengadaan.
i. Operation Management
Operation managers adalah seseorang yang memiliki peran manajemen dalam
area bisnis inti, seperti penelitian dan pengembangan, perancangan,
manufaktur, testing, atau perawatan.
j. Seller/Business Partners
Seller atau disebut juga sebagai vendor, supplier, atau kontraktor, merupakan
perusahaan eksternal yang telah melakukan persetujuan melalui kontrak
untuk menyediakan komponen atau pelayanan yang diperlukan untuk proyek.
Business partners merupakan perusahaan eksternal yang memiliki hubungan

6|Page
 spesial dengan enterprise, kadang-kadang diperoleh melalui proses sertifikasi.
Bussiness partners memberikan keahlian spesialis seperti instalasi dan
pelatihan.

E. Proses Manajemen Proyek

Proses adalah serangkaian tindakan dan aktivitas yang saling berhubungan
untuk menghasilkan produk atau jasa. Setiap proses memiliki input, alat dan
teknik yang akan diaplikasikan, dan output. Proses manajemen proyek
diklasifikasikan menjadi lima kategori, yang kemudian dikenal dengan istilah Project
Management Process Group (atau Process Group):
a. Initiating Process Group
Pada proses ini dilakukan pendefinisian proyek baru atau fase baru dari
proyek yang sedang berjalan dengan memperoleh otorisasi untuk memulai
proyek atau fase.
b. Planning Process Group
Pada proses ini dilakukan pengembangan scope proyek, penentuan tujuan,
dan pendefinisian berbagai tindakan yang harus dilakukan untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan
c. Executing Process Group
Proses ini berkenaan dengan penyelesaian berbagai pekerjaan yang telah
didefinisikan dalam project management plan untuk memenuhi keinginan
stakeholders
d. Monitoring and Controlling Process Group
Proses ini berkenaan dengan tracking dan riview progres dan kinerja proyek,
serta melakukan identifikasi perubahan terhadap rencana.
e. Closing Process Group
Proses ini berkenaan finalisasi aktivitas dari semua proses yang secara formal
untuk menutup proyek atau fase.
Aplikasi proses manajemen proyek bersifat iteratif dan beberapa proses
dilakukan secara berulang-ulang selama proyek berjalan. Monitoring and Controlling
Process berinteraksi dengan semua proses dan initiating process mendandai

7|Page
dimulainya suatu proyek dan closing process menandai diakhirinya suatu proyek.
Proses manajemen proyek tersebut diilustrasikan pada Gambar 1.4.

Gambar 1.4 Proses Manajemen Proyek Proses Grup

Gambar 1.5 Pengaruh Proses Grup dalam Tahapan atau Project

8|Page
 Tabel 1.1 Manajemen Proyek Proses Grup dan Pemetaan Area Knowledge
Project Management Process
Knowledge Area Initiating Monitoring &
Planning Process Executing Process Closing Process
Process Controlling Process

Project Integration Develop Project Develop Project Direct and Manage a. Monitor and Close Project or
Management Charter Management Plan Project Execution Control Project Phase
Work
b. Performed
Integrated Change
Control
Project Scope a. Collect Requirement a. Verify Scope
Management b. Define Scope b. Control Scope
c. Create WBS
Project Time a. Define Activities Control Schedule
Management b. Sequence Activities
c. Estimate Activity
Resources
d. Estimate Activity
Duration
e. Develop Schedule
Project Cost a. Estimate Cost Control Cost
Management b. Determine Budget

Project Quality Plan Quality Perform Quality Perform Quality

Management Assurance Control

Project Human Develop Human a. Acquire Project

9|Page
 Project Management Process
Knowledge Area Initiating Monitoring &
Planning Process Executing Process Closing Process
Process Controlling Process

Resource Resource Plan Team

Management b. Develop Project
Team
c. Manage Project
Team
Project Identify Plan Communication a. Distribute Report Performance
Communication Stakeholders Information
Management b. Manage
Stakeholder
Expectations
Project Risk a. Plan Risk Management Monitor and Control
Management b. Identify Risk Risks
c. Perform Qualitative
Risk Analysis
d. Perform Quantitative
Risk Analysis
e. Plan Risk Response
Project Procurement Plan Requirement Administer Close
Management Procurements Procurements

10 | P a g e
11 | P a g e