BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan Perusahaan

Dalam tinjauan perusahaan ini berisi sejarah perusahaan, struktur

organisasi serta fungsi dari masing – masing bagian yang ada dalam perusahaan.

3.1.1. Sejarah Perusahaan

Bimbingan Belajar Ruang Belajar 08 Kota Bogor didirikan dari tahun 01

Agustus 2016 dan mulai aktif dalam pengajarannya tanggal 16 agustus 2016.

Bimbel Ruang Belajar 08 Kota Bogor didirikan oleh Bapak Aerwin yang

merupakan lulusan universitas pakuan jurusan Sastra Pendidikan, S.Pd.

Sehubungan dengan berkembangnya pendidikan siswa di bimbel ruang belajar 08

kota bogor semakin bertambah dan saat ini sudah mencapai 160 orang siswa.

A. Visi

Meningkatkan mental dan karakter belajar melaui proses menyenangkan.

B. Misi

1. Menciptakan program yang menyenangkan dalam proses belajar

2. Membiasakan peserta didik untuk disiplin dalam proses belajar

3. Menjadi lembaga pendidikan yang membantu mengontrol dan

meningkatkan kualitas belajar

31
 32

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Organisasi merupakan salah satu komponen dari sistem. Sistem

merupakan suatu jaringan prosedur yang saling berhubungan, berkumpul

bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu

sasaran yang tertentu. Pada dasarnya Struktur Organisasi merupakan pola tentang

bagaimana orang atau pekerjaan dikelompokkan. Struktur organisasi sering

digambarkan dengan suatu bagan organisasi. Proses organisasi berkenaan dengan

aktivitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi itu.

Bentuk struktur organisasi yang dimiliki oleh Bimbel Ruang Belajar 08

adalah pada gambar III.1 berikut:

A. Struktur Organisasi

Pimpinan

Kurikulum

Sarana & Customer

Admin
Prasarana Service

Sumber : Belajar Ruang Belajar 08 Kota Bogor

Gambar III.1
Struktur Organisasi Bimbel Ruang Belajar 08
 33

B. Fungsi Organisasi

1. Pimpinan

Yang memiliki serta mengatur kegiatan operasional di bimbel ruang belajar

08

2. Kurikulum

Kurikulum berfungsi mengatur atau menjalankan perangkat mata pelajaran,

program pendidikan dan perancangan pelajaran untuk siswa.

3. Sarana dan Prasarana

Fungsi sekaligus tugas dari sapras adalah merencanakan kebutuhan sarana

prasarana yang menunjang kegiatan belajar mengajar, mengatur jadwal

pengadaan sarana dan prasarana, mengawasi perawatan sarana dan prasarana

tersebut.

4. Admin

Fungsi sekaligus tugas admin adalah mengatur laporan keuangan, mendata

siswa dan menyusun laporan.

5. Customer service

Fungsi sekaligus tugas Customer service adalah melayani penerimaan siswa

baru, menjelaskan kegiatan yang berjalan dan memberi informasi kebutuhan

atau syarat calon siswa baru.

 34

3.2. Prosedur Sistem Berjalan

1. Prosedur Pendaftaran

Setiap calon siswa yang datang ke Bimbel Ruang Belajar 08 untuk

melakukan pendaftaran, terlebih dahulu bagian Customer service akan

menjelaskan program belajar, biaya dan jadwal belajar kepada calon siswa,

lalu Customer service akan memberikan formulir kosong kepada calon siswa

, kemudian calon siswa menerima formulir kosong dan mengisi data formulir

tersebut. Setelah melakukan pengisian, calon siswa mengembalikan formulir

dan menyerahkan persyaratan pendaftaran yaitu: Akta Kelahiran, Kartu

Keluarga (KK) dan Fotocopy Rapot Terakhir kepada Customer service.

Customer service akan memeriksa dan mengesahkan formulir, setelah

disahkan formulir dan persyaratan diarsipkan di arsip pendaftaran.

2. Prosedur Pembayaran

Setelah formulir disahkan, setiap siswa diharuskan membayar biaya

pendidikan kepada admin sesuai dengan paket kursus yang diambil,

kemudian admin membuat kwitansi 2 rangkap (kwitansi 1 asli dan kwitansi 2

fotocopy) sebagai bukti pembayaran bimbel. Kwitansi 1 diberikan kepada

calon siswa dan kwitansi 2 di arsipkan di arsip pembayaran. Selain

mendapatakan bukti kwitansi siswa juga akan mendapatkan jadwal belajar

dari pihak bimbel ruang belajar 08.

3. Prosedur Laporan

Setiap kali melaksanakan proses penerimaan siswa baru, admin akan

membuat laporan penerimaan siswa baru berdasarkan arsip pendaftaran dan

 35

laporan pembayaran yang diambil berdasarkan arsip pembayaran untuk

diserahkan kepada pimpinan.

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

A. Diagram Konteks

Gambar III.2
Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan:

LPD : Laporan Penerimaan

LPB: Laporan Pembayaran

 36

B. Diagram Nol

Gambar III.3
Diagram Nol Sistem Berjalan

Keterangan :

LP : Laporan Penerimaan

LPB : Laporan Pembayaran

 37

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

A. Spesifikasi Dokumen Masukan Sistem Berjalan

Bentuk dari spesifikasi dokumen masukan yang digunakan pada sistem

berjalan di bimbel ruang belajar 08, yaitu:

1. Nama Dokumen : Formulir Isi

Fungsi : Untuk Melakukan Pendaftaran

Sumber : Calon Siswa

Tujuan : Customer service

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Melakukan Pendaftaran

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Akta Kelahiran

Fungsi : Digunakan Untuk Persyaratan Pendaftaran Calon Siswa

Sumber : Calon Siswa

Tujuan : Customer service

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Melakukan pendaftaran

Bentuk : Lampiran A.2

3. Nama Dokumen : Kartu Keluarga

Fungsi : Digunakan Untuk Persyaratan Pendaftaran Calon Siswa

Sumber : Calon Siswa

Tujuan : Customer service

 38

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Melakukan pendaftaran

Bentuk : Lampiran A.3

4. Nama Dokumen : Fotocopy Rapot

Fungsi : Digunakan Untuk Persyaratan Pendaftaran Calon Siswa

Sumber : Calon Siswa

Tujuan : Customer service

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Melakukan pendaftaran

Bentuk : Lampiran A.4

5. Nama Dokumen : Kwitansi 2

Fungsi : Digunakan Bukti Pembayaran Calon Siswa

Sumber : Calon Siswa

Tujuan : Admin

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Melakukan pendaftaran

Bentuk : Lampiran A.5

B. Spesifikasi Dokumen Keluaran Sistem Berjalan

Bentuk dari spesifikasi dokumen Keluaran yang digunakan pada sistem

berjalan di bimbel ruang belajar 08, yaitu:

1. Nama Dokumen : Formulir Kosong

 39

Fungsi : Untuk Mengisi Data Siswa

Sumber : Customer service

Tujuan : Calon Siswa

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap Akan Melakukan Pendaftaran

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Kwitansi 1

Fungsi : Untuk Bukti pembayaran

Sumber : Admin

Tujuan : Calon Siswa

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Ketika Melakukan Pembayaran

Bentuk : Lampiran B.2

3. Nama Dokumen : Jadwal Belajar

Fungsi : Jadwal Kelas Belajar Mengajar Siswa

Sumber : Kurikulum

Tujuan : Calon Siswa

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Ketika Sudah Melakukan Pembayaran

Bentuk : Lampiran B.3

 40

4. Nama Dokumen : Laporan Penerimaan

Fungsi : Untuk Mengetahui Jumlah Siswa Yang Mendaftar

Sumber : Admin

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap 1 (Satu) Bulan

Bentuk : Lampiran B.4

5. Nama Dokumen : Laporan Pembayaran

Fungsi : Mengetahui Jumlah Siswa Yang Membayar

Sumber : Admin

Tujuan : Pimpinan

Media : Kertas

Jumlah : Satu Lembar

Frekuensi : Setiap 1 (Satu) Bulan

Bentuk : Lampiran B.5

3.5. Permasalahan Pokok

Permasalahan yang timbul dari sistem penerimaan siswa baru Bimbingan

Belajar Ruang 08 yaitu sebagai berikut:

1. Sistem penerimaan siswa baru di bimbel ruang belajar 08 masih

menggunakan sistem yang manual

 41

2. Data calon siswa masih tersimpan dalam bentuk lembaran kertas yang dapat

berdampak penumpukan kertas, susunan yang tidak rapi dan memerlukan

waktu lama untuk mencari data siswa yang diperlukan

3. Keterlambatan pembuatan laporan

3.6. Pemecahan Masalah

Untuk mengatasi masalah yang ada maka diperlukan sebuah alternatif

pemecahan masalah, adapun alternatif pemecahan masalahnya yaitu, sebagai

berikut:

1. Menggunakan sistem penerimaan siswa baru yang sudah terkomputerisasi,

dengan dibuatkan aplikasi penerimaan siswa baru berbasis komputer.

2. Dibuatkan aplikasi untuk menyimpan data dalam bentuk database untuk

mempermudah pencarian data dan memperbaharui data.

3. Dibuatkan apikasi untuk mempermudah proses pembuatan laporan .

Dalam analisa sistem penerimaan siswa baru ini penulis membuat aplikasi

pengolah data dengan menggunakan baahasa pemograman visual basic 6.0.