SURAT KELUAR

No. Dokumen : WB-KTU-SOP-

No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :12 Januari 2015
Halaman :
Kepala Puskesmas Wara Barat
PUSKESMAS
WARA
BARAT dr. Hj. Bidasari Jamil
NIP. 19770602 200604 2 023

1. Pengertian Pembuatan surat keluar yaitu proses pembuatan surat keluar sampai proses
pengiriman ke alamat yang dituju
2. Tujuan Menjamin proses pembuatan surat keluar dapat berjalan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
3. Kebijakan SK Kepala Puskesmas No. Tentang surat keluar

4. Referensi

1. Kepala Puskesmas atau Unit Terkait Meminta kepada KTU membuat

5. Langkah-langkah Mengkonsep surat di komputer sesuai dengan yang diperintahkan oleh
Prosedur Kepala Puskesmas paling lambat 1 (satu) hari setelah diterimanya
perintah
2. Menyerahkan konsep surat yang sudah jadi kepada Kepala Puskesmas
untuk dikoreksi dan di tanda tangani
3. Mencatat/diagendakan di Buku Agenda Surat Masuk keluar.
4. Membubuhkan stempel
5. Mengarsipkan salinan/ tembusan surat keluar pada map surat keluar
6. Menyiapkan amplop dan alamat yang dituju pada hari itu juga setelah
surat keluar diagendakan
7. Mencatat surat yang akan didistribusikan di Buku Ekspedisi yang terdiri
dari perihal, tanggal diterima dan tandatangan si penerima surat. Setelah
selesai surat siap dikirim ke alamat yang dituju
8. Pengantar surat meminta tandatangan kepada si penerima surat sebagai
bukti bahwa surat tersebut telah sampai kealamat yang dituju dalam
keadaan rapi
9. Melapor kepada Kasubag Tata Usaha bahwa surat keluar tersebut telah
sampai pada alamat yang dituju dengan menunjukkan bukti penerimaan
pada Buku Ekspedisisurat keluar untuk keperluan dinas

6. Hal-hal yang perlu

diperhatikan
7. Unit terkait
8. Dokumen terkait

9. Rekaman historis perubahan

NO Yang dirubah Isi perubahan Tanggal mulai

diberlakukan
 SURAT KELUAR
No. Dokumen : WB-KTU-SOP-
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :12 Januari 2015
Halaman :
Kepala Puskesmas Wara Barat
PUSKESMAS
WARA
BARAT dr. Hj. Bidasari Jamil
NIP. 19770602 200604 2 023

1.0. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses penanganan surat keluar di Puskesmas Wara
Barat Kota Palopo, sehingga setiap surat keluar di Puskesmas terkendali dengan baik.

2.0. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mencakup penomoran surat keluar untuk surat dinas, pembuatan draft surat,
pencatatan pada agenda surat keluar dan pengiriman surat.

3.0. KEBIJAKAN
3.1. Pemberian nomor surat keluar dikendalikan oleh KTU

4.0 DEFENISI

Disetujui oleh Diperiksa oleh: Disiapkan oleh

Kepala Puskesmas WMM, Kasubag Tata Usaha,

Dr. Hj. Bidasari Jamil dr. Andi Yuliangraeni Jhoni Ampang, SKM
 SURAT KELUAR
No. Dokumen : WB-KTU-SOP-
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :12 Januari 2015
Halaman :
Kepala Puskesmas Wara Barat
PUSKESMAS
WARA
BARAT dr. Hj. Bidasari Jamil
NIP. 19770602 200604 2 023

NIP. 19770602 200604 2 023 NIP. 19830330 201001 2 029 NIP. 19740825 199403 1 003

5.0 URAIAN PROSEDUR

Penanggung Jawab Bagan Alur Rekaman Mutu

MULAI

KEPALA PUSKESMAS PERMINTAAN PEMBUATAN

UNIT TERKAIT SURAT KELUAR

KTU PEMBUATAN DRAFT SURAT

KEPALA PUSKESMAS TIDAK

SETUJ

OK

KTU CETAK DAN PENANDA

TANGANAN SURAT

AGENDA SURAT KELUAR

KTU MENCATAT PADA AGENDA
SURAT KELUAR

KTU PENGIRIMAN SURAT KELUAR BUKU EKSPEDISI

ARSIP SURAT KELUAR

KTU PENGARSIPAN

SELESAI

5.0 PROSEDUR

Permintaan Pembuatan Surat Masuk

a. Kepala Puskesmas atau Unit Terkait
i. Meminta kepada KTU membuat surat keluar untuk keperluan dinas
 SURAT KELUAR
No. Dokumen : WB-KTU-SOP-
No. Revisi :
SOP Tanggal Terbit :12 Januari 2015
Halaman :
Kepala Puskesmas Wara Barat
PUSKESMAS
WARA
BARAT dr. Hj. Bidasari Jamil
NIP. 19770602 200604 2 023

Pembuatan draft surat dan Pencetakan

b. KTU
i. Membuat draft surat sesuai permintaan
ii. Jika draft surat tidak disetujui, maka dilakukan perbaikan pada surat
iii. Jika telah disetujui, dilakukan pencetakan kemudian ditanda tangani oleh
Kepala Puskesmas atau unit terkait

Pengagendaan dan pengiriman surat

c. KTU
i. Mencatat data surat pada Buku agenda surat keluar
ii. Mengirimkan surat tersebut kepada alamat yang dituju
iii. Mengarsipkan surat keluar tersebut

6.0 REKAMAN MUTU

6.1. Agenda Surat Keluar
6.2. Buku Ekspedisi
6.3. Arsip Surat keluar