Sektor pelayanan kesehatan merupakan sektor yang sangat penting bagi setiap negara termasuk

Indonesia. Diantara berbagai jasa pelayanan kesehatan, rumah sakit memegang peran penting dalam
mendukung jasa pelayanan kesehatan yang berkualitas dan responsif pada proses logistik.

       Secara umum, proses logistik terkait dengan pengelolaan dan pemenuhan material, pasokan dan
manajemen instrumen serta pengadaan berbagai item di rumah sakit. Persediaan obat pada rumah sakit
melibatkan jumlah obat dan nilai obat yang tidak sedikit.

       Salah satu rumah sakit yang mengalami tantangan dalam mengelola proses logistik adalah Rumah
Sakit Hermina Grand Wisata. Dalam hal pengadaan obat pada Apotek Rumah Sakit Hermina Grand
Wisata dilakukan hanya berdasarkan pada data pemakaian rata-rata obat mingguan dan rumah sakit
sering kali tidak dapat memenuhi kebutuhan pasien sehingga pasien harus membeli obat di luar rumah
sakit. Hal ini tentu saja merugikan rumah sakit baik dari segi pelayanan maupun dari segi penjualan obat.

       Rumah Sakit Hermina Grand Wisata juga mengalami hambatan dalam  mengambil beberapa
keputusan penting terkait manajemen persediaan seperti misalnya kapan harus memesan kepada
pemasok, kapan harus mengirim ke unit-unit lain dalam rumah sakit dan sebagaiannya, hal ini di
karenakan keterlambatan dalam pembuatan laporan jumlah stok obat, laporan jumlah minimal stok
obat yang ada di gudang dan laporan akhir obat per bulan.

Demi meningkatkan proses pelayanan maka diperlukan ketelitian pada proses penghitungan stok obat,
agar tidak terjadi kesalahan pada proses pemesanan, penerimaan,

dan pengiriman pada unit-unit di dalam rumah sakit serta melakukan pengawasan pada jumlah stok
minimal obat yang harus selalu ada di gudang apotek sehingga ketika persediaan sudah mencapai
tingkat stok minimal, pihak apotek sebagai bagian terkait dapat segera melakukan pemesanan
kepada supplier. Oleh karena itu untuk mempermudah penghitungan stok obat di Rumah Sakit Hermina
Grand Wisata dibutuhkan suatu program aplikasi yang memberikan kemudahan pada proses
penghitungan stok persediaan obat agar lebih cepat, tepat, akurat dan terpercaya.

            Dari uraian serta kendala-kendala yang terjadi di lapangan, penulis tertarik untuk mengadakan suatu penelitian dan menyusun
permasalahan dengan membuat suatu perancangan program yang berorientasi pada aplikasi persediaan. Sehingga penulis merasa tertarik
untuk mengambil judul:

"Analisa Sistem Persediaan Obat pada Apotek Rumah Sakit Hermina GrandWisata Bekasi"

1.2 Maksud dan Tujuan

            Adapun maksud penulisan Kuliah Kerja Praktek ini adalah :

1.     Menerapkan sistem yang lebih baik lagi, yaitu sistem terkomputerisasi

    guna meningkatkan pelayanan di Rumah Sakit Hermina Grand Wisata.

2.     Merancang aplikasi program persediaan obat yang memberikan kemudahan bagi instalasi apotek
dalam penghitungan stok persediaan obat serta memberi kemudahan pada proses pemesanan
pada supplier.

3.     Sebagai salah satu syarat kelulusan Program Diploma Tiga jurusan Komputerisasi Akuntansi.

Tujuan utama dalam penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi mata kuliah kerja praktek Jurusan Akademi Manajemen Informatika
dan Komputer Bina Sarana Informatika.

1.3 Metode Penelitian

            Metode penelitian merupakan langkah penting dalam penyusunan laporan KKP ini khususnya bagi perancangan sistem. Didalam kegiatan
penelitian penulis melakukan pengumpulan data melalui cara:

1.    Studi Lapangan

   Studi lapangan adalah penelitian yang dilakukan secara langsung ke objek penelitian dan responden
lainnya yang berkaitan dengan masalah yang akan diteliti, sedangkan data yang diperoleh langsung dari
penelitian lapangan ini yaitu dengan melakukan peninjauan langsung di perusahaan, pengamatan
dengan meminta penjelasan lisan maupun tulisan.

            Teknik pengumpulan data ini dilakukan dengan dua cara yaitu :

a.    Observasi

Observasi yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengadakan pengamatan langsung
terhadap sistem dan prosedur penghitungan persediaan obat.

b.    Wawancara

Wawancara adalah suatu proses pengumpulan data dengan melakukan tanya jawab terhadap pihak-
pihak yang dapat memberikan informasi mengenai prosedur penghitungan stok obat, proses pemesanan
obat ke supplier, dan cara menangani retur obat dari unit-unit di dalam rumah sakit.

2.    Studi Kepustakaan
Studi kepustakaan merupakan metode penelitian dengan cara menghimpun informasi yang relevan
dengan topik dan masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku
ilmiah, laporan penelitian, keterangan-keterangan ilmiah, peraturan-peraturan,

ketetapan-ketetapan,buku-buku tahunan, ensiklopedia dan sumber tertulis baik tercetak maupun

elektronik serta internet.

1.4 Ruang Lingkup

            Didalam penulisan laporan KKP ini, penulis membahas tentang analisa sistem persediaan obat pada Apotek Rumah Sakit Hermina
GrandWisata Bekasi.

Mengingat pembahasan didalam pembelian barang cukup luas dan agar Laporan KKP ini mencapai sasaran maka ruang lingkup pembahasan
meliputi proses pemesenan barang, proses pembayaran tunai, proses pengiriman barang dan proses pembuatan laporan.

1.5 Sistematika Penulisan

            Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktek ini, maka digunakan sistematika penulisan
yang bertujuan untuk mempermudah pembaca menelusuri dan memahami laporan Kuliah Kerja Praktek ini.

.1 Konsep Dasar Sistem

            Dalam era globalisasi dan semakin meningkatkan system perkembangan teknologi dan semakin jauhnya spesialisasi dalam
perusahaan serta semakin banyaknya perusahaan-perusahaan yang menjadi besar, sehingga hampir semua perusahaan sudah
dan mungkin wajib menggunakan system, baik system yang bersifat manual maupun yang sifatnya sudah terkomputerisasi. Dengan
demikian system itu sendiri banyak dipelajari dan dianalisa. Sistem secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu totalitas
himpunan bagian-bagian yang satu sama lain saling berhubungan sedemikian rupa sehingga menjadi satu kesatuan yang terpadu
untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
            System merupakan bagian terpenting dalam ilmu pengetahuan sehingga banyak para ahli mengalihkan perhatian kepada
pembelajaran mengenai system.

2.1.1. Pengertian Sistem

            Secara sederhana suatu system dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen variable-
variabel yang teroganisasi, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. System juga merupakan satu
kesatuan yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai tujuan. Ada beberapa pakar
yang berlainan pendapat dalam mendefinisikan suatu system namun tetap pada satu tujuan.
           
Dalam Buku Analisis dan Desain karangan Jogiyanto, ada dua buah kelompok pendekatan dalam mendefinisikan system
sebagai berikut.
"suatu system adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul, bersama-sama untuk
melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Sedangkan menurut Krismiaji (2005a:1) mengemukakan bahwa "Sistem adalah serangkaian komponen yang di koordinasikan
untuk mencapai serangkaian tujuan".

2.1.2 Karakteristik Sistem
 Suatu sistem mempunyai karakterisktik atau sifat-sifat tertentu, yaitu mempunyai komponen-kompone (components), batasan
sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah
(proses), dan sasaran (objectives).
Adapun karakteristik  yang dimaksud  adalah sebagai berikut:

1. Komponen (components)
Suatu sistem yang terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bakerja sama membentuk suatu
kesatuan. Komponen-komponen dari suatu system biasanya dikenal dengan subsistem. Subsistem mempunyai syarat-syarat dari
sistem itu sendiri dalam menjalankan fungsinya dan mempunyai sistem secara keseluruhan.
2. Batasan Sistem (boundary)
Batasan system merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lain. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem di pandang sebagai satu kesatuan. Batasan sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (environments)

Lingkungan luar sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar dapat bersifat
menguntungkan dan juga merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energy dari sistem dan
lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelansungan hidup dari
sistem.
4. Penghubung Sistem (interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan
sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.
5. Masukan Sistem (input)
Masukan sistem adalah energy yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance
input)dan masukan sinyal (signal input).Maintenance input adalah energi yang di masukkan supaya sistem tersebut dapat
beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energy yang di olah dan di klasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada suprasistem.
7. Pengolah Sistem (proses)
Suatu system dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
8. Sasaran Sistem (objectives)
Merupakan tujuan yang akan dicapai untuk menentukan masukan yang dibutuhkan system dari keluaran yang akan dihasilkan
system.

 2.1.3 Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau
ide-ide yang tidak tampak secara fisik. System fisik adalah system yang ada secara fisik.
2. Sistem alamiah (natural system)dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalh sistem yang terjadi
melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut
dengan man-machine system.
3. Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system).Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku
yang sudah dapat diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karna mengandung
unsur probabilitas.
4. Sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan
tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan
lingkungan luarnya.
2.2. Peralatan Pendukung ( Tools System )
Pada penulisan KKP ini penulis juga menggunakan peralatan pendukung dalam mendeskripsikan sistem yang sedang berjalan,
yaitu Diagram Arus Data ( DAD ), dan Kamus Data.

2.2.1 Diagram Alir Data ( DAD )

Diagram alir data merupakan rangkaian simbol-simbol yang mengatur suatu prosedur yang menunjukkan arus data atau dokumen
pada suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan
fisik dimana data tersebut mengalir atau dimana data tersebut tersimpan.

Simbol yang digunakan pada diagram alir data adalah :

a. Kesatuan Luar ( External Entity )
Kesatuan luar merupakan kesatuan yang berada diluar lingkungan sistem dapat berupa orang, organisasi, atau sistem lainnya yang
berada diluar lingkungan yang akan memberikan masukan atau keluaran dari sistem
b. Arus Data ( Data Flow ) Arus data adalah arus data yang mengalir diantara proses, simpanan data, dan kesatuan luar yang
menunjukkan arus dari data yang dapat berupa masukan atau sistem atau hasil dari proses sistem.
c. Proses ( Process ) Proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data
yang masuk kedalam proses untuk menghasilkan arus data yang keluar dari proses.
d. Simpanan Data ( Data Storage ) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file, arsip, buku, kotak tempat
data dan tabel acuan.
e. Diagram Konteks
Diagram konteks dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram
tersebut menggambarkan sistem secara global dari keseluruhan sistem yang ada.
f. Diagram Nol
Diagram nol dibuat untuk menggambarkan tahapan-tahapan proses yang ada didalam diagram konteks yaitu penjabaran secara
rinci.
g. Diagram Detail
Diagram detail ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih detail dan terperinci lagi dari tahapan-tahapan yang ada
didalam diagram nol.

Dalam membuat Diagram Arus Data terdapat peraturan yang harus diikuti, diantaranya :
1. Setiap external entity tidak boleh dihubungkan secara langsung dengan external entity lainnya.
2. Tidak boleh menghubungkan data storage secara langsung dengan data storage lainnya.

3. Dalam Diagram Arus Data tidak boleh menghubungkan data storage dengan external entity secara langsung.
4. Setiap proses harus ada data yang masuk dan keluar.

2.2.2 Kamus Data ( Data Dictionary )

Kamus data atau data dictionary dapat juga disebut dengan istilah system data dictionary adalah suatu data katalog fakta tentang
data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data dapat dibuat dan digunakan baik tahap analisis
maupun pada tahap perancangan sistem.

Pada tahap analisis kamus data digunakan sebagai alat komunikasi antara sistem analisis dengan user tentang data yang
mengalir pada sistem data tersebut serta informasi yang dibutuhkan user. Sedangkan pada tahap perancangan sistem, kamus data
digunakan untuk merancang input, output atau laporan. Komponen-komponen kamus data lainnya yang dikumpulkan pada saat
analisis sistem, sangat dibutuhkan dalam perancangan sistem. Selain dapat menjelaskan suatu model sistem, kamus data juga
berfungsi untuk menghindari penggunaan kata-kata yang sama, karena kamus data disusun berdasarkan abjad. Kamus data dibuat
berdasarkan arus data yang ada pada diagram arus data ( DAD ). Arus data yang di DAD sifatnya adalah global dan hanya
ditunjukkan nama arus datanya saja, keterangan lebih lanjut tentang struktur dari suatu arus data DAD secara lebih rinci dapat
dilihat pada kamus data.
 Kamus data atau data dictionary harus dapat mencerminkan keterangan yang jelas tentang data yang dicatatnya. Untuk
maksud keperluan ini, maka kamus data memuat hal-hal sebagai berikut :

1. Nama Arus Data Karena arus data dibuat berdasarkan arus data yang        mengalir di DAD, maka nama dari arus data
juga harus dicatat di kamus data,           

2. Sehingga mereka yang membaca DAD dan memerlukan penjelasan lebih            lanjut tentang suatu arus data tertentu di
DAD dapat langsung mencarinya            dengan mudah di kamus data.
3. Alias
Alias atau nama lain dari data yang harus dituliskan karena data yang sama             mempunyai nama yang berbeda untuk
orang atau departemen yang satu           dengan yang lainnya.
4. Tipe Data
Bentuk Data Telah diketahui bahwa arus data dapat mengalir dari suatu        proses ke proses lainnya. Data yang mengalir ini
biasanya dalam bentuk         laporan serta dokumen hasil cetakan komputer. Dengan demikian bentuk dari            data yang
mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen
hasil cetakan komputer, laporan tercetak, tampilan layar di monitor, variabel, parameter dan field-field. Bentuk data seperti ini
perlu dicatat di kamus data.
5. Arus Data
Arus data menunjukkan darimana data mengalir dan kemana data akan        menuju. Keterangan arus data ini perlu dicatat di
kamus data supaya           memudahkan mencari arus data didalam DAD.
6. Struktur
Struktur data menunjukkan arus data yang dicatat pada kamus data yang      terdiri dari item-item atau elemen-elemen data.
7. Volume
Volume yang perlu dicatat di dalam kamus data adalah tentang volume          rata-rata dan volume puncak dari arus data.
Volume rata-rata menunjukkan            banyaknya arus data yang mengalir dalam suatu periode tertentu. Sedangkan          volume
puncak menunjukkan volume terbanyak.

7. Periode
Periode perlu dicatat di dalam kamus data, karena menunjukkan kapan         terjadinya arus data ini. Periode dapat digunakan
untuk mengidentifikasi        kapan input data harus dimasukkan ke dalam sistem, kapan proses program       harus dilakukan dan
kapan laporan-laporan harus dihasilkan.
8. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data      yang dicatat di kamus data, maka bagian
penjelasan dapat diisi           keterangan-keterangan tentang arus data tersebut.

Di dalam kamus data terdapat beberapa notasi yang dapat digunakan sebagai penjelasan informasi-informasi tambahan yaitu : 1.
Notasi Tipe Data Notasi ini digunakan untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran suatu data.