DOKUMEN APLIKASI KEUANGAN SEKOLAH

1. KEGUNAAN DAN PERSYARATAN KINERJA

Berdasarkan observasi pada Yayasan Wakaf Bunda Sa’adiah mengalami kesulitan
dalam melakukan pelayanan pembayaran SPP dan rekap pelaporan secara harian, mingguan,
bulanan, serta tahunan kepada bagian keuangan. Kesalahan yang sering terjadi, yaitu kurang
cepatnya pelayanan pembayaran SPP ketika memasuki jadwal pembayaran serta sering
terjadi ketidaksesuaian antara uang yang di dapat dengan yang di data laporan pada saat akan
melaporkan keuangan pada bagian keuangan. Dengan kondisi tersebut, pelayanan
pembayaran SPP terhadap para siswa akan menjadi lama dan mengakibatkan penumpukan
siswa pada loket pembayaran serta semakin lambatnya pelaporan jumlah uang yang masuk
akibat dari penghitungan laporan secara manual.
Untuk mengatasi masalah di atas, maka dibuat Aplikasi Pembayaran SPP di Yayasan
Wakaf Bunda Sa’adiah. Aplikasi yang dibuat dapat digunakan untuk mengelola data master,
mengelola transaksi pembayaran, dan menghasilkan informasi dana SPP untuk staff
keuangan. aplikasi tersebut dapat digunakan sesuai dengan fungsinya. Dengan adanya
aplikasi ini, pihak sekolah tidak membutuhkan waktu yang lama dalam melakukan
pelayanan pembayaran SPP terhadap siswa serta pembuatan laporan dana SPP kepada
bagian keuangan.
Kata Kunci: Aplikasi Pembayaran SPP, Transaksi Pembayaran

2. KEGUNAAN DAN PERSYARATAN PIHAK SEKOLAH

Tujuan penggunaan aplikasi yaitu menghasilkan perancangan aplikasi pembayaran
SPP di Yayasan Wakaf Bunda Sa’adiah.
Manfaat yang diharapkan dari pembuatan aplikasi pembayaran SPP adalah:

1. Bendahara Yayasan
 Memantau pelaporan pembayaran setiap siswa.
 Memantau pelaporan dan transaksi keuangan secara keseluruhan.
 Memantau pelaporan tunggakan siswa
2. Staff Bendahara
 Mempercepat pelayanan pembayaran SPP para siswa
 Mempercepat proses pelaporan kepada kepala bagian keuangan.
  Meminimalisir adanya ketidaksesuaian pelaporan data keuangan.
 Memantau pelaporan tunggakan siswa

3. PERSYARATAN PERSONALISASI DAN INTERNALISASI

Yayasan Wakaf Bunda Sa’adiah saat ini menjadi sekolah dengan murid
terbanyak di kabupaten Solok dengan jumlah siswa saat ini kurang lebih 667 siswa
dari tingkat Paud, TK, SD dan Rumah Tahfiz. Dan akan mengalami peningkatan
jumlah siswa pada tahun ajaran baru sengan jumlah siswa sekitar 957 siswa dari
berbagai tingkatan di gedung utama Selayo dan gedung cabang Muaro Paneh.

Bagian keuangan merupakan unit yang berfungsi untuk mengurus transaksi

pembayaran Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP) di loket yang tersedia.
Dalam proses transaksi pembayaran SPP, Bagian keuangan masih menggunakan
cara manual dalam mengelola transaksi pembayaran, yaitu mencatat transaksi
pembayaran yang dilakukan siswa dengan menggunakan nota manual.

Pembayaran transaksi diawali dengan mencatat nota pembayaran ke dalam

buku nota yang telah tersedia. Buku tersebut yang digunakan mudah hilang dan
rusak karena terlalu banyak data yang dicatat dan harus memilah dengan waktu
yang lama. Upaya untuk mengatasi hal diatas maka dapat diselesaikan dengan
aplikasi pembayaran SPP berbasis desktop yang dapat membantu dalam
melakukan pembayaran SPP tersebut dengan baik.

Berdasarkan permasalahan di atas, maka dibutuhkan aplikasi pembayaran

SPP berbasis desktop di Yayasan Wakaf Bunda Sa’adiah, aplikasi tersebut
diharapkan mampu membantu kegiatan pembayaran SPP dan biaya lainnya.

4. PERSYARATAN DALAM PEMAKAIAN

Dengan pemakaian aplikasi ini pelayanan pembayaran SPP terhadap para siswa akan
menjadi lebih mudah dan cepat. Dengan adanya aplikasi ini juga bisa meminimalisir
kesalahan pencatatan dalam penerimaan pembayaran SPP.

5. PERSYARATAN KEANDALAN DAN KETERSEDIAAN

 Dalam periode satu semester, pihak akan melakukan pembayaran SPP berdasarkan
data siswa, data jurusan, serta ruang kelas. Pada proses pembayaran SPP, pihak karyawan
tata usaha memilih jurusan siswa yang akan membayar terlebih dahulu, kemudian memilih
ruang kelas serta data siswa yang membayar SPP. Hal itu dilakukan berulang kali dengan
mengecek setiap pembayaran yang sudah dibuat.

6. PERSYARATAN PEMELIHARAAN
 Data belum bayar SPP ada pesan atau warning
 Harus dilunasi oleh orang tua
 Terdapat menu backup otomatis
 Pengujian fokus pada perangkat lunak secara segi logic dan fungsional dan
memastikan bahwa semua bagian sudah diuji. Hal ini dilakukan untuk memini-
malisir kesalahan (error) dan memastikan keluaran yang dihasilkan sesuai dengan
yang diinginkan.
 Pendukung (suport) atau pemeliharaan (maintenance). Tidak menutup kemungki-
nan sebuah perangkat lunak mengalami perubahan ketika sudah dikirimkan ke
user. Perubahan bisa terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak ter-
deteksi saat pengujian atau perangkat lunak harus beradaptasi dengan lingkungan
baru. Tahap pendukung atau pemeliharaan dapat mengulangi proses pengemban-
gan mulai dari tahap analisis spesifikasi untuk perubahan perangkat lunak baru.

1. Fungsional & Spesifikasi Kebutuhan

1.1. Spesifikasi Kebutuhan Bisnis
Membuat sebuah platform berbasis dekstop, dengan system pembayaran uang sekolah
Kabupaten Solok, Sumatera Barat
Sistem ini dapat di lakukan langsung oleh administrator sendiri, dengan pembayaran
langsung tunai.
Adapun system yang akan di buat Tingkatnya :
1. Rumah Tahfidz
2. PAUD / TPA
3. TKIT
4. SDIT
Adapun rincian data tersebut :

1. Rumah Tahfidz
RINCIAN PER
BIAYA KET
SEMESTER
PER
PENDAFTARAN Rp 50.000
SEMESTER
TOTAL Rp 50.000  

RINCIAN PER
BIAYA KET
BULAN

SPP Rp 100.000 PER BULAN

TOTAL Rp 100.000  
NOTE : BATAS TANGGAL BAYAR : TANGGAL 10 SETIAP
BULAN
 RINCIAN TABEL

RINCIAN BIAYA YANG HARUS DIBAYAR

BIAYA PER
HARI/TANGGAL BIAYA BULANAN TUNAI/
BULAN TAHFIZ TOTAL TUNGGAKAN
BAYAR TRANSFER
RUMUS TUNGGAKAN
UANG
OTOMATIS (JIKA
SPP PENDAFTAR
TELAH MELEWATI
AN
TANGGAL 10 SETIAP
  JULI          
BULAN, MAKA TOTAL
  AGT           TAGIHAN UANG
  SEPT           SEKOLAH DIBULAN
  OKT           TERSEBUT
  NOV           LANGSUNG
  DES           OTOMATIS MASUK
  JAN           KE KOLOM
  FEB           TUNGGAKAN)
  MAR          
  APR          
  MEI          
  JUNI          
2. Paud / TPA
RINCIAN PER
BIAYA KET
SEMESTER
KEGIATAN Rp PER
SISWA 75.000 SEMESTER
Rp
TOTAL
75.000  

RINCIAN PER
BIAYA KET
BULAN

SPP
Rp 200.000 PER BULAN
MENU Rp 150.000 PER BULAN
TPA Rp 150.000 PER BULAN
TRANSPORTASI Rp - PER BULAN
TOTAL Rp 500.000  
NOTE : BATAS TANGGAL BAYAR : TANGGAL 10 SETIAP BULAN
HARI/TANGGAL
BULAN RINCIAN BIAYA YANG HARUS DIBAYAR TUNA
BAYAR
I/ TUNGGA
    BIAYA BULANAN BIAYA SEMESTER TOTAL RUMUS
TRAN KAN
TRANSPORTAS KEGIATAN INFAQ TUNGGAKAN
    SPP MENU SFER
I SISWA PENGEMBANGAN OTOMATIS (JIKA
  JULI                 TELAH MELEWATI
  AGT                 TANGGAL 10
SETIAP BULAN,
  SEPT                
MAKA TOTAL
  OKT                
TAGIHAN UANG
  NOV                
SEKOLAH DIBULAN
  DES                 TERSEBUT
  JAN                 LANGSUNG
  FEB                 OTOMATIS MASUK
  MAR                 KE KOLOM
  APR                 TUNGGAKAN)
  MEI                
  JUNI                
3. TKIT
RINCIAN PER
BIAYA KET
SEMESTER

KEGIATAN SISWA Rp 175.000

PER SEMESTER
MODUL Rp 100.000
PER SEMESTER
UNTUK 3
INFAQ Rp
TAHUN
PENGEMBANGAN 3.000.000
KEDEPAN

SERAGAM   SESUAI
KEBUTUHAN
ORIENTASI SISWA 1X SAMPAI KLS
 
BARU VI
Rp
TOTAL
3.275.000  

RINCIAN PER
BIAYA KET
BULAN
Rp
SPP
125.000 PER BULAN
Rp
MENU
150.000 PER BULAN

TRANSPORTASI
Rp - PER BULAN
Rp
TOTAL
275.000
 
NOTE : BATAS TANGGAL BAYAR : TANGGAL 10
SETIAP BULAN
 HARI/
TANGGA BULAN RINCIAN BIAYA YANG HARUS DIBAYAR
L BAYAR
TUNAI/
    BIAYA BULANAN BIAYA SEMESTER TOTAL TUNGGAKAN
TRANSFER
INFAQ
KEGIATAN
    SPP MENU TRANSPORTASI MODUL PENGEMBANG
SISWA
AN

  JULI                  
RUMUS TUNGGAKAN
  AGT                   OTOMATIS (JIKA TELAH
MELEWATI TANGGAL 10
  SEPT                   SETIAP BULAN, MAKA
  OKT                   TOTAL TAGIHAN UANG
SEKOLAH DIBULAN
  NOV                   TERSEBUT LANGSUNG
OTOMATIS MASUK KE
  DES                   KOLOM TUNGGAKAN)
  JAN                  

  FEB                  

  MAR                  

  APR                  

  MEI                  

  JUNI                  
 4. SDIT
RINCIAN BIAYA
KELAS 1

RINCIAN PER
BIAYA KET
SEMESTER
Rp PER
KEGIATAN SISWA
250.000 SEMESTER
Rp PER
MODUL
150.000 SEMESTER
SEKOLAH ORANG Rp PER
TUA 50.000 SEMESTER
UNTUK 3
INFAQ Rp
TAHUN
PENGEMBANGAN 3.000.000
KEDEPAN
SESUAI
SERAGAM  
KEBUTUHAN
ORIENTASI SISWA 1X SAMPAI
 
BARU KLS VI
1X SAMPAI
RAPOR  
KLS VI
Rp
TOTAL  
3.450.000

RINCIAN PER
BIAYA KET
BULAN
Rp
SPP PER BULAN
250.000
Rp
MENU PER BULAN
150.000
TRANSPORTASI Rp - PER BULAN

TOTAL  

NOTE : BATAS TANGGAL BAYAR : TANGGAL 10

SETIAP BULAN
 RINCIAN BIAYA YANG HARUS DIBAYAR

HARI/TANGGAL BIAYA BULANAN BIAYA SEMESTER TUNAI/ TUNGGAK

BULAN TOTAL
BAYAR TRANSFER AN
RUMUS
KEGIATAN SEKOLAH INFAQ
SPP MENU TRANSPORTASI MODUL TUNGGAKAN
SISWA ORANG TUA PENGEMBANGAN OTOMATIS (JIKA
TELAH MELEWATI
  JULI                     TANGGAL 10
  AGT                     SETIAP BULAN,
MAKA TOTAL
  SEPT                     TAGIHAN UANG
  OKT                     SEKOLAH
DIBULAN
  NOV                     TERSEBUT
  DES                     LANGSUNG
  JAN                     OTOMATIS
MASUK KE
  FEB                     KOLOM
  MAR                     TUNGGAKAN)

  APR                    
  MEI                    
  JUNI                    
 KELAS 2

RINCIAN PER
BIAYA KET
SEMESTER
KEGIATAN Rp PER
SISWA 250.000 SEMESTER
Rp PER
MODUL
150.000 SEMESTER
SEKOLAH Rp PER
ORANG TUA 50.000 SEMESTER
Rp
TOTAL
450.000  

RINCIAN PER
BIAYA KET
BULAN
Rp
SPP
250.000 PER BULAN
Rp
MENU
150.000 PER BULAN
TRANSPORTASI
Rp - PER BULAN
Rp
TOTAL
400.000  
NOTE : BATAS TANGGAL BAYAR : TANGGAL 10
SETIAP BULAN
 RINCIAN BIAYA YANG HARUS DIBAYAR

HARI/TANGGAL BIAYA BULANAN BIAYA SEMESTER TUNAI/ TUNGGAK

BULAN TOTAL
BAYAR TRANSFER AN
RUMUS
KEGIATAN SEKOLAH INFAQ
SPP MENU TRANSPORTASI MODUL TUNGGAKAN
SISWA ORANG TUA PENGEMBANGAN OTOMATIS (JIKA
TELAH MELEWATI
  JULI                     TANGGAL 10
  AGT                     SETIAP BULAN,
MAKA TOTAL
  SEPT                     TAGIHAN UANG
  OKT                     SEKOLAH
DIBULAN
  NOV                     TERSEBUT
  DES                     LANGSUNG
  JAN                     OTOMATIS
MASUK KE
  FEB                     KOLOM
  MAR                     TUNGGAKAN)

  APR                    
  MEI                    
  JUNI                    
 KELAS 3

RINCIAN PER
BIAYA KET
SEMESTER
KEGIATAN Rp PER
SISWA 250.000 SEMESTER
Rp PER
MODUL
150.000 SEMESTER
SEKOLAH Rp PER
ORANG TUA 50.000 SEMESTER
Rp
TOTAL
450.000  

RINCIAN PER
BIAYA KET
BULAN
Rp
SPP
225.000 PER BULAN
Rp
MENU
150.000 PER BULAN
TRANSPORTASI
Rp - PER BULAN
Rp
TOTAL
375.000  
NOTE : BATAS TANGGAL BAYAR : TANGGAL 10
SETIAP BULAN
 RINCIAN BIAYA YANG HARUS DIBAYAR

HARI/TANGGAL BIAYA BULANAN BIAYA SEMESTER TUNAI/ TUNGGAK

BULAN TOTAL
BAYAR TRANSFER AN
RUMUS
KEGIATAN SEKOLAH INFAQ
SPP MENU TRANSPORTASI MODUL TUNGGAKAN
SISWA ORANG TUA PENGEMBANGAN OTOMATIS (JIKA
TELAH MELEWATI
  JULI                     TANGGAL 10
  AGT                     SETIAP BULAN,
MAKA TOTAL
  SEPT                     TAGIHAN UANG
  OKT                     SEKOLAH
DIBULAN
  NOV                     TERSEBUT
  DES                     LANGSUNG
  JAN                     OTOMATIS
MASUK KE
  FEB                     KOLOM
  MAR                     TUNGGAKAN)

  APR                    
  MEI                    
  JUNI                    
 KELAS 4

RINCIAN PER
BIAYA KET
SEMESTER
KEGIATAN Rp PER
SISWA 250.000 SEMESTER
Rp PER
MODUL
150.000 SEMESTER
SEKOLAH Rp PER
ORANG TUA 50.000 SEMESTER
Rp
TOTAL
450.000
 

RINCIAN PER
BIAYA KET
BULAN
Rp PER
SPP
225.000 BULAN
Rp PER
MENU
150.000 BULAN
PER
TRANSPORTASI
Rp - BULAN

INFAK Rp PER
PENGEMBANGAN 50.000 BULAN

Rp
TOTAL
425.000  
NOTE : BATAS TANGGAL BAYAR : TANGGAL
10 SETIAP BULAN
 RINCIAN BIAYA YANG HARUS DIBAYAR

HARI/TANGGAL BIAYA BULANAN BIAYA SEMESTER TUNAI/ TUNGGAK

BULAN TOTAL
BAYAR TRANSFER AN
RUMUS
KEGIATAN SEKOLAH INFAQ
SPP MENU TRANSPORTASI MODUL TUNGGAKAN
SISWA ORANG TUA PENGEMBANGAN OTOMATIS (JIKA
TELAH MELEWATI
  JULI                     TANGGAL 10
  AGT                     SETIAP BULAN,
MAKA TOTAL
  SEPT                     TAGIHAN UANG
  OKT                     SEKOLAH
DIBULAN
  NOV                     TERSEBUT
  DES                     LANGSUNG
  JAN                     OTOMATIS
MASUK KE
  FEB                     KOLOM
  MAR                     TUNGGAKAN)

  APR                    
  MEI                    
  JUNI                    
 KELAS 5

RINCIAN PER
BIAYA KET
SEMESTER
KEGIATAN Rp PER
SISWA 250.000 SEMESTER
Rp PER
MODUL
150.000 SEMESTER
SEKOLAH Rp PER
ORANG TUA 50.000 SEMESTER
Rp
TOTAL
450.000
 

RINCIAN PER
BIAYA KET
BULAN
Rp
SPP
200.000 PER BULAN
Rp
MENU
150.000 PER BULAN
TRANSPORTASI
Rp - PER BULAN

INFAK Rp
PER BULAN
PENGEMBANGAN 50.000

Rp
TOTAL
400.000  
NOTE : BATAS TANGGAL BAYAR : TANGGAL 10
SETIAP BULAN
 RINCIAN BIAYA YANG HARUS DIBAYAR

HARI/TANGGAL BIAYA BULANAN BIAYA SEMESTER TUNAI/ TUNGGAK

BULAN TOTAL
BAYAR TRANSFER AN
RUMUS
KEGIATAN SEKOLAH INFAQ
SPP MENU TRANSPORTASI MODUL TUNGGAKAN
SISWA ORANG TUA PENGEMBANGAN OTOMATIS (JIKA
TELAH MELEWATI
  JULI                     TANGGAL 10
  AGT                     SETIAP BULAN,
MAKA TOTAL
  SEPT                     TAGIHAN UANG
  OKT                     SEKOLAH
DIBULAN
  NOV                     TERSEBUT
  DES                     LANGSUNG
  JAN                     OTOMATIS
MASUK KE
  FEB                     KOLOM
  MAR                     TUNGGAKAN)

  APR                    
  MEI                    
  JUNI                    
 KELAS 6

RINCIAN PER
BIAYA KET
SEMESTER
KEGIATAN Rp PER
SISWA 250.000 SEMESTER
Rp PER
MODUL
150.000 SEMESTER
SEKOLAH Rp PER
ORANG TUA 50.000 SEMESTER
Rp
TOTAL
450.000
 

RINCIAN PER
BIAYA KET
BULAN
Rp PER
SPP
200.000 BULAN
Rp PER
MENU
150.000 BULAN
PER
TRANSPORTASI
Rp - BULAN

INFAK Rp PER
PENGEMBANGAN 50.000 BULAN

Rp
TOTAL
400.000  
NOTE : BATAS TANGGAL BAYAR : TANGGAL
10 SETIAP BULAN
 RINCIAN BIAYA YANG HARUS DIBAYAR

HARI/TANGGAL BIAYA BULANAN BIAYA SEMESTER TUNAI/ TUNGGAK

BULAN TOTAL
BAYAR TRANSFER AN
RUMUS
KEGIATAN SEKOLAH INFAQ
SPP MENU TRANSPORTASI MODUL TUNGGAKAN
SISWA ORANG TUA PENGEMBANGAN OTOMATIS (JIKA
TELAH MELEWATI
  JULI                     TANGGAL 10
  AGT                     SETIAP BULAN,
MAKA TOTAL
  SEPT                     TAGIHAN UANG
  OKT                     SEKOLAH
DIBULAN
  NOV                     TERSEBUT
  DES                     LANGSUNG
  JAN                     OTOMATIS
MASUK KE
  FEB                     KOLOM
  MAR                     TUNGGAKAN)

  APR                    
  MEI                    
  JUNI                    
1.2. Fungsional & Proses
1.2.1. Process Flows Pembayaran SPP

1.2.2. Functionality Requirement

Spesifikasi fungsional yang harus ada di dalam Aplikasi ini adalah sebagai berikut :
a) Orangtua/Wali Mendapatkan kartu pembayaran SPP
b) Orangtua/Wali sudah membayar SPP mendapatkan kwitansi pembayaran

Keterangan Lainya :

1. Sistem Pembayaran ini dapat terkoneksi dengan DAPODIK Sekolah Nomor NPSN :
69947198 untuk bagian SDIT nya dengan SDIT SA’ADIAH
2. Informasi Warning Data Tunggakan Seluruh Siswa