RESUME BAB 1

SEKRETARIS YANG EFEKTIF DAN EFISIEN

Disusun Oleh :

Nama : Wilda Luciana Hutapea

NIM : 7203144021
Mata Kuliah : KESEKRETARISAN
Dosen Pengampu : Dra. Gartima Sitanggang, M.Si

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
2022
 BAB I
SEKRETARIS YANG EFEKTIF DAN EFISIEN
A. Efisien dan Efektif
1. Efektif berarti tepat sasaran, sasaran yang digunakan dapat terwujud ( tercapai ).
2. Efesien berarti tepat guna, yaitu bagaimana kita menggunakan berbagai sumber daya yang
ada dengan baik sehingga akan memberikan hasil.

B. Bekerja Secara Efisien dan Efisien

Sekretaris harus bekerja secara efisien untuk mencapai efektivitas. Seseorang yang bekerja
secara efisien akan mencari yang :
- Terhemat : Menyangkut pemakaian biaya, bahan
- Tercepat : Menyangkut waktu
- Termudah : Menyangkut cara kerja
- Teringan : Menyangkut tenaga
- Tersingkat : Menyangkut jarak
Agar sekretaris dapat bekerja secara efisien untuk mencapai efektivas di kantor, maka ia
perlu : 1) Mempelajari seluk-beluk perusahaan, 2) Mempelajari pekerjaan, 3) Menjelaskan
rencana kerja yang fleksibel, 4) Mengelola pekerjaan kecil. Seorang sekretaris membutuhkan
empat buah buku untuk keperluan : Buku catatan telepon, Buku Blocknote, Buku Dikte, Buku
thing to do.
Berikut ini petunjuk untuk mempersiapkan perencanaan kerja harian :
a. Pelajari file, buatlah pemisah antara hal-hal yang perlu diperhatikan pimpinan dengan yang
perlu diperhatikan sekretaris.
b. Menggunakan jadwal perjanjian pimpinan dengan jadwal perjanjian sekretaris.
c. Periksa masalah yang ada dalam buku catatan.
d. Periksa buku catatan telepon, apakah masih ada yang harus dikerjakan.
e. Kerjakan tugas yang tercatat dalam buku thing to do
f. Mengetik daftar perjanjian pimpinan untuk esok hari, seperti perjajian dengan siapa, maksud
serta tujuan, waktu dan tempat, lalu letakkan dimeja pemimpin.
g. Periksa perlengkapan kantor pimpinan bila ada yang harus dilengkapi
h. Senantiasa mengunci filling cabinet agar aman
i. Bereskan meja kursi, letakkan segala sesuatu pada tempatnya.
j. Berfokus padaa satu suatu tugas, susunlah kalender perencenaan dan pelaksanaan tugas
sehingga sekretaris dapat berkonsentrasi pada satu macam tugas sampai dengan selesai.
k. Mendahulukan tugas yang sulit, tiba dikantor paling lama 15 menit sebelum kantor dibuka,
lalu anda dapat menenangkan diri dan mulai bekerja.
l. Rencanakan tugas berselang seling, setelah mengerjakan tugas yang sulit dipagi hari, barulah
kemudian diselingi dengan tugas yang mudah.
 1) Sekretaris yang Profesional
Sekretaris sebagai tangan kanan/membantu dan mengingatkan pemimpin dalam
menyelesaikan pekerjaan pimpinan. Agar tugas seorang sekretaris dapat berjalan dengan baik,
maka harus mengetahui hal – hal sebagai berikut :
a. Sekretaris harus tahu sikap dan pribadi pimpinan.
b. Sekretaris dan pimpinan kiranya terjadi hubungan kerja yang harmonis.
c. Sekretaris harus mampu memelihara wibawa atasannya.
d. Sekretaris harus mampu mencerminkan sikap dan kebijakan atasan dalam suatu organisasi.
e. Mampu menciptakan lingkungan kerja yang konduktif antara pimpinan dengan bawahan.
f. Mampu memelihara system control terhadap hubungan kerja dengan atasan
g. Mampu memberikan pemikiran positif terhadap penyelesaian masalah ataupun pada
perencanaan pengembangan organisasi.
Berdasarkan ruang lingkup dan tanggung jawab sekretaris dapat dibedakan menjadi 2 bagian
yaitu :
1. Sekretaris Eksekutif , Sekretaris yang juga berfungsi sebagai manager karena secara langsung
atau nyata menjalankan fungsi manager eksekutif yang memiliki bawahan.
2. Sekretaris Pribadi, Seorang yang mengerjakan kegiatan kegiatan perkantoran untuk
membantu seorang tertentu dan bersifat pribadi.

2) Sekretaris yang Profesional

Adapun kegiatan dalam bidang sekretaris, antara lain :
1. Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan
pekerjaan surat-menyurat seperti pembuatan surat, penerimaan surat, pengiriman surat atau
pendistribusian surat-surat, penyimpanan wakat.
2. Menyelenggarakan tata hubungan baik, secara internal maupun eksternal dimana :
- Secara internal melaksanakan tata hubungan dengan kantor yang harmonis.
- Secara eksternal melaksanakan hubungan atau komunikasi masa atau hubungan masyarakat.
3. Fungsi administrasi Kesekretarisan
a) Mengadakan pencatatan diri semua kegiatan manajemen
b) Administrasi kesekretarisan sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan
c) Administrasi kesekretarisan sebagai alat komunikasi perusahaan
d) Administrasi kesekretarisan sebagai alat pelaksana pemegang rahasia perusaha atau jawatan.
e) Sebagai pusat dokumentasi ( master file )
4. Tujuan administrasi kesekretarisan, diantaranya :
a. Memperlancar lalu lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik secara internal
maupun eksternal.
b. Mengamankan kerahasiaan perusahaan/jawatan.
c. Mengatur dan memelihara seluruh dokumentasi perusahaan/jawatan yang mempunyai
kegunaan bagi manajemen untuk memperlancar pelaksanaan fungsinya, yaitu :1).
Perencanaan ( planning ), 2). Pengorganisasian ( organizing), 3). Penggerakan ( actuating ),
4). Pengawasan ( controlling ), 5). Pengambilan keputusan (decision making).
 3) Syarat Profesional Sekretaris
Secara professional ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik :
a. Personality, dimana seorang sekretaris harus memiliki personel seperti sabar, tekun, disiplin,
tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, dan bisa menjaga
image perusahaannya.
b. General Knowledge, memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan
perkembangan yang terjadi terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.
c. Special Knowledge, memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai
seorang sekretaris.
d. Skill dan technic, memiliki keahlian meliputi kemampuan mengetik, korespondensi,
stenografi (sekarang bukan syarat mutlak), dan kearsipan.
e. Practice, berupa kemampuan melaksanakan tugas sehari – hari seperti menerima telepon,
menerima tamu, menyiapkan raoat, membuat agenda pimpinan.
Adapun tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 4, yaitu :
1. Tugas Rutin, yaitu tugas yang setiap hari dikerjakan tanpa adanya perintah khusus dari
pimpinan.
2. Tugas Khusus, yaitu tugas yang memerlukan perintah khusus dari pimpinan atau membutuhkan
pertimbangan dan pengalam yang dimiliki sekretaris.
3. Tugas Kreatif, yaitu tugas yang muncul dan inisiatif atau pemikiran sekretaris itu sendiri.
4. Tugas Untuk Kerjasama, dimana terbagi dua yaitu :
a) Kerjasaama dengan dunia luar, dimana sekretaris ditunjuk untuk melakukan kerjasama
dengan perusahaan lain.
b) Kerjasama di bidang Organisasi, dimana hubungan antara sekretaris dengan atasannya dan
pekerjaannya.
Adapun kegiatan seorang sekretaris dalam organisasi, antara lain :
a) Dictation, disini sekretaris dituntut untuk dapat menulis dengan cepat saat di dekte meskipun data
menggunakan peralatan canggih.
b) Kalender Atasan, seorang sekretaris harus mampu menyusun jadwal kerja atas, agar mudah
dibaca dan adakalanya sekretaris mengingatkan atasan bilamana perlu.
c) Memproses persiapan Perjalanan Pimpinan, sekretaris harus mempersiapkan segala keperluan
perjalanan dinas pimpinan dan harus mengetahui segala hal penting yang berhubungan dengan
perjalanan dinas pimpinan.
d) Penampilan kantor, dimana sekretaris harus mampu mengatur tata kantor pimpinan dengan baik
agar tercipta kesan rapi, indah, efisien, sederhana, sehingga membuat tamu yang berkunjung
berkesan.
e) Pekerjaan Rutin, dimana pekerjaan rutin seorang sekretaris berupa perencanaan, penjadwalan,
dan pengawasan jadwal yang baik.Laporan, seorang sekretaris harus membuat laporan terhadap
riset yang dilakukan, namun tidak terbatas dengan riset saja tetapi juga untuk laporan tahunan,
laporan rapat, dan laporan produksi.
4) Tips Untuk Menjadi Sekretaris yang Profesional
Adapun tips menjadi sekretaris yang professional :
a. Memiliki Kepribadian yang Baik
b. Memiliki Etika yang Baik
c. Pandai Berbicara Di Depan Publik
d. Membuat Citra Baik Untuk Perusahaan
e. Pandai Menjaga Rahasia
f. Mengerti Teknologi
g. Mengerti Accounting Dan Pembukuan
h. Harus Bisa Menguasai Bahasa Asing
Tugas – tugas Sekretaris itu meliputi :
1). Tugas Administrasi, Tugas ini meliputi :
a. Korespondensi Filling
b. Mengambil dan menyalin dikte dari pimpinan
c. Mengurus surat masuk dan surat keluar
d. Travel Arrangements
e. Organize Meeting
f. Making Oppointments
g. Handling all confidential matters
2). Tugas Receptionst
a. Menerima dan menjawab telepon
b. Mencatat pesan-pesan lewat telpon
c. Menerima dan melayani tamu baik yang diharapkan maupun yang tidak diharapkan
d. Mencatat janji-janji untuk pimpinan
3). Tugas keuangan
a. mengurus keuangan pribadi pimpinan dengan bank
b. membayar rekening-rekening , pajak, sumbangan
c. membuat dan mengelola kas kecil
d. membuat laporan perjalanan dinas pimpinan.
4). Personal matters
a. monitoring and procuring order , contohnya : mengecek stock stationary, kertas fax , office
supplies dan lain sebagainya.
b. menterjemahkan General Affair duties, contohnya : menghitung saldo cuti karyawan ,
menghitung uang lembur, menghitung uang makan siang.

Ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk dapat dikatakan sebagai seorang
sekretaris profesional , syarat-syarat tersebut dibedakan menjadi dua macam yaitu :

1. Syarat-syarat umum
Syarat- syarat umum yaitu syarat-syarat yang berhubungan dengan
a. Sikap kepribadian
b. Sikap dan tingkah laku
c. Kecakapan pribadi
2. Syarat-syarat khusus
Syarat-syarat khusus adalah syarat-syarat yang berkaitan dengan skil atau keahlian
dan pengetahuan bidang secretariat. Ada 10 kompetensi keterampilan yang harus
dimiliki oleh seorang sekretaris profesional, yaitu :
1. Kemampuan dalam menangani telepon
2. Kemampuan menangani tamu
3. Kemampuan mengelola kas kecil
4. Kemampuan menangani alat tulis dan perlengkapan kantor
5. Kemampuan menangani file
6. Kemampuan mengatur pertemuan atau rapat
7. Kemampuan mengatur perjalanan dinas
8. Kemampuan mengelola dokumen
9. Kemampuan menangani laporan
 10. Kemampuan menangani kegiatan humas dan keprotokolan.
E. Bekerja secaraa harmonis dengan pimpinan
Sekretaris yang ingin sukses dalam karier dan profesi sebaiknya mengikuti petunjuk cara
yang harmonis dengan pimpinan yaitu :
1. Memperhatikan dan mempelajari cara kerja yang disenangin pimpinan
2. Cara menginterupsi pimpinan
3. Menyarankan suatu ide atau menyampakaian informasi kepada pimpinan
4. Menyampaikan informasi kepada pimpinan tentang cara yang lebih efesiensi
5. Memperbaiki kesalahan pimpinan dapat dilakukan dengan :
a. Bila yang ditemukan kesalahan kecil langsung perbaiki saja secara halus
b. Bila kesalahan besar, maka harus mengkonsultasikannya dengan cara yang bijaksana

3. Mendapat tugas yang belum diketahui cara mengerjakannya maka :

a. Jangan pernah menolak
b. Cari tahu mengerjakan tugas yang diberikan
c. Jangan pernah bekerja “saya tidak tahu” tetapi katanya “saya belum pernah
mengerjakannya , tetapi saya akan berupaya mengerjakan tugas tersebut “
4. Menghadapi pimpinan yang gugup atau tidak sabar maka: 1. Jangan tidak senang dengan
sikapnya. 2). Sediakan segala sesuatu ditempat sekretaris.
5. Pimpinan yang sulit diajak kerjasama :
a. Berusaha harus dapat menyesuaikan diri, dan menyelenggarakan semua tugas sesuai
keinginan pemimpin
b. Sabar mempelajari keinginan-keinginan dan yang tidak disukai pimpinan , dengan
demikian dapat mengantisipasi apa yang harus dikerjakan.
6. Pimpinan yang suka menunda nunda pekerjaan , maka jangan ikut – ikutan sifatnya tetapi
sekretaris perlu mengamati.
7. Berdiskusi masalah pribadi sekretaris dengan pimpinan :
a. Persoalan yang ada relavansinya dengan pekerjaan dapat saja dibicarakan dengan
pimpinan
b. Hubungan sekretaris dengan pimpinan boleh akrab, akan tetapi ada batasnya
8. Menerima kritik yang benar
9. Mendapat kritik yang tidak benar yaitu pimpinan menuduh sekretaris membuat kesalahan
yang sebenarnya dibuat pimpinan sendiri.

F. bekerja sebagai staf paripurna

Ciri – ciri pekerjaan staf paripurna
1. Sebagai pendukung
2. Tidak mengikat
3. Tuntas atau parpurna
Adapun prinsip prinsip pekerjaan paripurna , antara lain :
1. Bertanggung jawab memecahkan masalah, sekretaris tidak boleh gampang
menyerah bila mendapat tugas incidental maka ia harus dapat berusaha mencari
jalan keluar semaksimal mungkin.
2. Tidak mengembalikan masalah yang tidak bisa diselesaikan, berusaha terus
mencari jalan keluarnya.
3. Tidak bertanya terlalu sering dan terlalu detail tentang bagaimana mengatasi
masalah tersebut .
4. Menyampaikan hasil pekerjaan paripurna , jangan memberikan hasil yang tidak
maksimal.
5. Menyampaikan saran dengan alternatif . berikan saran beserta alternatif dan
kekurangan serta kelebihan agar pimpinan mudah memberi keputusan.