NASKAH LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

PANITIA HAFLAH AKHIRUSSANAH PON. PES ALFALAH PLOSO

MOJO KEDIRI
PHADIE PERIODE 2004

I. PENDAHULUAN

Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT. Dzat Yang Maha Esa, Sang
Pencipta seluruh alam semesta beserta isinya. Berkat Rahmat dan KaruniaNya,
kita masih dapat menikmati keindahan dunia serta merasakan kelapangan dada
atas selesainya Haflah Akhirussanah 2004. Sholawat serta Salam semoga
tetap tercurahkan kepada junjungan Nabi Besar Muhammad Saw. Sang Pelita
umat dan penerang cahaya kehidupan.
Meski Haflah telah usai, namun sepatutnyalah kita bagi kita Panitia Haflah
Akhirussanah Dua Ribu Empat (PHADIE) 2004 untuk menghaturkan beribu
maaf kepada segenap pihak, karena kami sadar atas kelemahan dan
kekurangan yang kami punyai. Memang jerih payah dan kerja keras yan kami
persembahkan selama ini belum mencapai target meksimal seperti yang
diharapkan, tetapi itulah pengabdian hati tulus yang dapat kami realisasikan
buat pondok AL FALAH tercinta ini.
Tak lupa ucapan terima kasih kami haturkan kepada Dewan Masyayikh,
Dewan Pengurus dan Perguruan, terutama Dewan asatidz kelas III Tsanawiyah
serta segenap Santri AlFalah atas bimbingan dan dorongan yang besar kepada
kami serta partisipasinya untuk menyukseskan dan memeriahkan acara ini.
Do’a dan usaha yang kami lakukan seolah dapat menggapai impian dan
kesempurnaan berkat bantuan dan sumbangan yang ada, baik bantuan spiritual
maupun material. Semoga hal tersebut menjadi amal soleh dan mendapatkan
balasan dari sang kuasa, kami hanya bisa mengucapkan jazaakumulloh
ahsanal jaza’.
Berikut ini, kami buat sebuah laporan pertanggung jawaban sebagai suatu
evaluasi dan koreksi dari hasil kerja yang kami tuntaskan selama ini, sekaligus
gambaran sekilas dari segala aktifitas dan program-program yang telah kami
canangkan, semoga dapat bermanfaat bagi adik-adik kami dan menjadi cermin
perbandingan yang akan memantulkan kesuksesan yang lebih menjanjikan
dimasa-masa mendatang dengan harapan semoga segala kekurangan yang
ada dapat tertutupi berkat perbaikan dan penyempurnaan dari panitia
mendatang.
II. JENIS KEGIATAN
Sebagaimana yang tertera dalam proposal, bentuk kegiatan inti kami ini
meliputi dua hal, yaitu :
a. Haflah
Berupa acara ceremonial yang diawali dengan muhafadzoh dan inti
acaranya berupa fatwa yang disampaikan oleh : 1. KH. Masduqi
Mahfudz dari Malang 2. KH. Abdul Hamid Baidlowi dari Rembang.
Sedangkan pembacaan ayat-ayat suci Al Qur’an sebagai pembuka
acara dibawakan oleh Al Ustadz H. Musthofa dari Ngawi.
b. Pra Haflah
a. Pertandingan
Meliputi : Rohani dan Jasmani.

b. Hiburan ala santri

Meliputi pagelaran operet, puisi, atraksi dan lain-lain.
Disamping itu, terdapat pula kegiatan-kegiatan pendukung seperti :
Training Khitobah, Muhafadzoh dan penyusunan memory.

III. WAKTU DAN KEGIATAN

a. Haflah
Haflah terselenggara pada hari Kamis malam Jum’at tanggal 23
September 2004 M. / 08 Sya’ban 1425 H.
b. Pra Haflah
Sesuai dengan agenda acara yang ada, pra haflah terselenggara mulai
tanggal 17 sampai 21 September 2004, dan semua acara pra haflah
dapat berlangsung dengan sensasional. Serta mendapatkan sambutan
yang antusias.

IV. TEMPAT KEGIATAN

a. Haflah
Halaman Pon Pes AlFalah Ploso Mojo Kediri
b. Pra Haflah
Halaman Pon Pes AlFalah Ploso Mojo Kediri

V. PESERTA KEGIATAN
a. Kegiatan inti Haflah
1. Istimewa
Acara ini dihadiri oleh Dewan Masyayikh, Mubaligh, Pengurus PP. Al
Falah, Dewan Asatidz, Dewan Mufattisy, Pejabat Pemerintah, para
Pengasuh Pondok Pesantren disekitar sekarisidenan Kediri,
Segenap wali santri PP. AlFalah.
2. Biasa
Dipenuhi oleh segenap santri Al Falah dan para simpatisan yang
mencapai 8 ribuan orang.
b. Kegiatan pra Haflah
Oleh segenap santri putra Al Falah
VI. PANITIA PELAKSANA DAN TATA KERJA
a. Panitia Pelaksana
Untuk memperjelas prosedur hak, wewenang, tanggungjawab dan
jalinan kerja masing-masing personalia, maka formasi kepanitiaan kami
klasifisikan sebagai berikut :

I. PELINDUNG : Dewan Masyayikh PP. Al. Falah Ploso Mojo Kediri

II. PENASEHAT : Dewan Mufattisy
Dewan Pengurus Kantor PP. Al Falah
III. PEMBIMBING : Bapak Agus H. Iffatullathoif
Bapak K. Mufti Ali
Bapak Agus Ali Saudi
Bapak Imam Baihaqi
Bapak H. Moh. Manaf
Bapak M. Anas

IV. PENGURUS HARIAN

A. KETUA UMUM : Adi Hasan Bin Hasan (III Ts A )

KETUA I : Zain Amrullah Bin Abd.Kholiq (III Ts F )

KETUA II : Ahmad Arifin Bin Syamuri (III Ts B )

B. SEKRETARIS I : Abd. Ibnu Umar Bin H. Mahfudz Thoha (III Ts E )

SEKRETARIS II: A. Cholid Irsyadi Bin H.A. Dahlan (III Ts A )

C. BENDAHARA I : M. Ihsan Dardiri Bin Siti Mubarokah (III Ts C )

BENDAHARA II: M. Fahrurozi Bin Dul Nafi.S (III Ts E )

D. KEUANGAN I : Abd. Channan Bin Muhib (III Ts D )

KEUANGAN II : Maftuh Hidayatulloh Bin Abd Wahab (III Ts C )

V. SEKSI – SEKSI : Terdapat 19 Seksi dengan 46 Personil

`
VI. KEUANGAN DAN INVENTARIS
A. KEUANGAN
1. Pemasukan
Sumber dana Haflah 2004 di peroleh dari iuran wajib bagi
semua santri Al Falah dan sumbangan luar
2. Pengeluaran

NO URAIAN DEBET KREDIT

1 Terima dari kantor 18.645.000
2 Sumbangan luar 700.000
3 Kesekretariatan 3.289.125
4 Perkantoran 673.000
5 Sidang – Sidang 3.502.200
6 Sowan 400.000
7. Training Khitobah 1.040.400
8. Muhafadzoh 633.900
9. Kebendaharaan 152.000
10. Dasi 4.965.000
11. Transportasi 1.389.200
12. Pra Haflah 2.500.000
13. Akomodasi 75.000
14. Penerima Tamu 47.000
15. Pembantu Umum 103.000
16. Keamanan 200.000
17. Konsumsi 83.500
18 Temu Wali Santri 52.500
19. Dokumentasi 26.000
20. Dekorasi 45.000

Saldo # 167.675
Total 19.345.000 19.177.325

#. Saldo digunakan untuk pembubaran Panitia dan Pembuatan Dokumentasi

 B. INVENTARIS

NO NAMA BARANG JUMLAH PENYIMPANAN KETERANGAN

01. Almari 1 Buah Sekretariat Lumayan
02. Kaca Cermin 1 Buah Sekretariat Baik
03. Stempel + bantalan 1 Buah Sekretariat Baik
04. Staples + isi 1+ 3 Buah Sekretariat Baik
05. Kabel + Jak 1 Buah Sekretariat Baik
06. Tempat Sampah 1 Buah Sekretariat Baik
07. Jam Dinding 1 Buah Sekretariat Baik
08. Tinta Stempel 1 Buah Sekretariat Baik
09. Karpet 1 Buah Sekretariat Baik
10. Komputer 1 Buah Sekretariat Baik
11. Printer 1 Buah Sekretariat Error
12. Stavolt 1 Buah Sekretariat Baik
13. Speaker 1 Set Sekretariat Baik
14. Dokumen 6 Buah Sekretariat Lumayan
15. Copy Holder 1 Buah Sekretariat Baik
16. Ceramic Galon 1 Buah Sekretariat Baik
17. Galon 1 Buah Sekretariat Baik
18. Kipas Angin 1 Buah Sekretariat Baik
19. File Book 1 Buah Sekretariat Baik
20. Meja Komputer 1 Buah Sekretariat Lumayan
21. Karet Gelang Banyak Sekretariat Baik
22. Lampu 2 Buah Sekretariat Baik
23. Handuk 1 Buah Sekretariat Baik
24. Spanduk 10 M 1 Buah Sekretariat Baik
25. Sulak 1 Buah Sekretariat Baik
26. Elemen 2 Buah Sekretariat Lumayan
27. Piring 12 Buah Sekretariat Baik
28. Gelas Kecil 2 Buah Sekretariat Baik
29. Lepek 8 Buah Sekretariat Baik
30. Tutup Gelas 3 Buah Sekretariat Baik
31. Sendok 2 Buah Sekretariat Baik
32. Nampan 2 Buah Sekretariat Baik
33. Asbak 2 Buah Sekretariat Baik
34. Tempat pakaian 2 Buah Sekretariat Lumayan
35. Hanger 12 Buah Sekretariat Baik
36. Disket 22 Buah Sekretariat Baik
VII. SARANA DAN PROGRAM
Untuk menunjang keberhasila Haflah, kami menggunakan sarana dan
prasarana dengan gambaran sebagai berilkut :
A. Aktifitas Umum
Kantor Sekretariat sekaligus pusat informasi kegiatan bertempat di
Madrasah Barat lantai II dan pusat informasi Pra Haflah bertempat di
Komplek Cahaya 06.
B. Sekretaris
Perlengkapan Kantor berupa:
Almari, Komputer, Jam Dinding, Papan Informasi dan PeralatanTulis
dll.
C. Bendahara
Kalkulator, Kuitansi, Buku tulis dan alat tulis
D. Tata Arena
Sebuah Podium Utama yang di tempatkan di pendopo yang dibuat
dari Foam, yang di kerjakan oleh team DEA sedangkan panggung
pra haflah ditempatkan di depan komplek Yasa dan di kerjakan oleh
kru PraHaflah .
E. Penerima Tamu
Ruang peristirahatan tamu meliputi:
 Mubaligh : Bertempat di dalem KH. Zainuddin Djzuli
 Qori’ : Bertempat di Loundri
 Para Tamu : Bertempat di Madrasah Barat dan Ruang tamu
F. Konsumsi
Aktifitas Konsumsi Dipusatkan didalem Ibu Hj.Lailatul Badriyah
sedangkan jamuan makan untuk pejabat, dan para pengasuh
pondok pesantren dan Mubaligh ditempatkan didalem
KH. Zainuddin Djazuli
G. Akomodasi
Fasilitas yang disediakan adalah :
Kambal, Handuk, Karpet, Peralatan Mandi dll
H. Perlengkapan
Penyewaan Meliputi :
Terop, Panggung, Kursi Lipat, Kursi VIP, Baki, Karpet dll.
I. Dekorasi
Penggarapan Dekorasi Haflah Dipusatkan di Pondok Putri lama
sedangkan dekorasi Pra Haflah di pusatkan di sekretariat Pra Haflah
J. Diesel /Listrik
Menghubungi PLN untuk los Listrik dan memberikan surat
permohonan untuk tidak diadakan pemadaman Listrik pada hari H,di
bawah pengawasan sie Penerangan
K. Keamanan
Mensentralisasikan daerah, mulai Balai Desa Ploso sampai
PP. Al Falah II dengan membebaskan daerah tersebut dari parkir
kendaraan
L. Kesehatan
Pelayanan kesehatan baik putra maupun putri di pusatkan
di politren Al Falah dengan mendatangkan Dua tenaga Medis
M. Humas
Demi lancarnya transportasi di sediakan Sepeda Motor
N. Dokomentasi
 Pengambilan gambar kegiatan Haflah dengan menyewa Shooting
dan mendatangkan seorang foto grafer
O. Sound Sistem
Untuk acara Haflah menggunakan Sound System dari Dawung di
bantu Sound System Al Falah
P. Lomba
Acara ini ditangani oleh tim khusus Pra Haflah dibawah kepanitiaan
Haflah
Q. Pembantu Aktif
Meminjam kursi VIP keluarga dalem dan penduduk sekitar
R. Muhafadzoh
Menangani lancar jalannya Muhafadzoh dengan mengadakan
Latihan – latihan yang telah terjadwal
S. Training Khitobah
Mengadakan penyeleksian petugas yang akan di tampilkan pada
acara Haflah dengan pelaksanaan seminggu sekali bertempat di
masjid PP. Al Falah
T. Memori
Menyusun Format Buku Memori dibawah pengawasan Panitia
Haflah
U. Temu Wali Santri
Mengadakan dialog interaktif antara wali Santri dengan pihak
Pondok yang bertempat di Madrasah Barat Lantai III

VIII. TINJAUAN PROGRAM

Sebagai mana program yang telah di rencanakan, maka perjalanan panitia
telah melalui tahap peaksanaan program sebagai berikut:
1. Pembentukan Panitia Pelaksana
Program ini terlaksana pada bulan Mei 2004 oleh team Formatur
yang telah terbentuk sebelumnya. Pada even ini telah terpilih ketua
Umum, Ketua I dan Ketua II, dari enam calon yang telah di tentukan
untuk mewakili masing – masing kelas III Tsanawiyah dengan jalan
demokrasi. Peserta pemilih terdidi dari dewan Asatidz kelas III,
dewan Kantor, Penasehat, serta segenap kelas III Tsanawiyah
yang di pilih dari masing – masing kelas untuk selanjutnya ketua
terpilih dan team formatur menetukan jabatan Sekretaris,
Bendahara serta Keuangan yang kemudian disahkan oleh
pengurus kanrtor dengan turunya SK. Sedangkan pembentukan
personalia kepanitiaan, selengkapnya di pilih oleh panitia Harian
dan di bantu oleh ketua kelas III Ts
2. Penyusunan Proposal
Haflah merupakan salah satu rutinitas tahunan PP. Al Falah
sehingga sangat logis kalau diperlukan penanganan sangat serius.
Untuk itu di susunlah proposal yang mencakup program kerja,
aturan dan petunjuk tekhnis serta mekanisme kerja dalam
pelaksanaan kegiatan tersebut.
Penyusunan Proposal ini kami selesaikan dalam waktu satu minggu
di mulai setelah pembentukan Panitia Harian dan staf – stafnya
 3. Sidang – Sidang
Demi kelancaran kepanitiaan Haflah maka di perlukan sidang –
sidang yang dapat di kreteriakan sebagai berikut :
a. Sidang Harian
Sidang ini dilaksanakan sebagai evaluasi kerja Panitia kerja
selama satu minggu dengan melihat situasi dan kondisi
b. sidang perdana
sidang ini sebagai sidang ramah tamah sekaligus secara
formalitas sebagai pengangkatan jabatan dari masing – masing
seksi yang dihadiri oleh pihak yang terkait
c. sidang Koordinasi seksi
sidang ini diadakan untuk menkoordinir seksi serta
mengevaluasi kerja masing – masing seksi
d. sidang Pleno
Sidang ini berfungsi sebagai koreksi kerja sekaligus
pemantapan kerja yang dihadiri oleh segenap personalia
kepanitiaan Haflah
4. Pelaksanaan Acara Pra Haflah
5. Pelaksanaan Acara Inti Haflah
6. Penyusunan Laporan Pertangung Jawaban
sebagai tanda berakhirnya aktifitas dan tanggung jawab kepanitiaan
Haflah, maka di perlukan adanya pembubaran Panitia, sehingga
pada bulan Desember 2004, Panitia Haflah ( PHADIE ) Periode
2004 secara resmi di bubarkan.

IX. PPROBLEMATIKA DAN USULAN PENYEMPURNAAN

Dalam sebuah organisasi tidak akan terlepas dari problematika namun
bagimanapun rumitnya sebuah problematik tentu ada jalan keluarnya.
Hal yang serupa tidak dapat di hindari oleh Panitia dalam menmpuh
perjalanan yang panjang menuju kesuksesan acara Haflah sehingga
merupakan hal yang wajar apabila masalah tersebut kami informasikan
sebagai pengalaman yang mungkin berguna bagi kepanitiaan periode
mendatang. Adapun problematika dan sekaligus usulan
penyempurnaan sebagai berikut :
1. Sarana transportasi merupakan sarana yang sangat vital didalam
membentuk stbilitas kepanitiaan yang sedang di jalankan sekaligus
akan membawa Panitia Haflah mandiri, sehingga selayaknya dimiliki
oleh Panitia secara permanen.
2. Dalam membentuk personalia kepanitiaan sebaiknya di fokuskan
pada skill atau kemampuan sehingga dengan komponen dasar
tersebut akan tercipta kebersamaan dan kooerdinasi kerja yang
harmonis yang pada akhirnya terwujud kesuksesan sebagai mana
yang di harapkan