TUGAS II

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Nama : Della Yosi Riski Putri

NIM : 042912736
Tutor : Mulyani Olo, S.H, M.Si

1. Jelaskan pengertian pemimpin dan mengapa pemimpin merupakan inti dari manajemen?
Jawab :
Menurut Sudriamunawar (2006:1), pemimpin adalah seseorang yang memiliki kecakapan
tertentu yang dapat mempengaruhi para pengikutnya untuk melakukan kerja sama kearah
pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan menurut Davis dan Filey
Pemimpin adalah seseorang yang menduduki suatu posisi manajemen atau seseorang yang
melakukan suatu pekerjaan memimpin.

Dari dua hal diatas kita dapat meyimpulkan bahwa pemimpin adalah seseorang yang
menduduki suatu posisi manajemen serta memiliki kecakapan dalam mengatur atau
mempengaruhi anggotanya untuk melakukan kerja sama dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.

Pemimpin merupakan inti dari manajemen karena proses manajemen tidak terlepas dari
pengaturan, pengolahan dan pemanfaatan manusia. Hal ini berarti pemimpin yang baik
haruslah memiliki bakat kepemimpinan, seperti menguasai teknik memberikan perintah,
memberikan teguran, anjuran, memberikan pengertian, memperoleh saran, memperkuat
identitas kelompok yang dipimpin, memudahkan anggota organisasi baru dalam
menyesuaikan diri, mampu menanamkan rasa disiplin kepada anggotanya serta membasmi
berita yang tidak benar dan lain sebagainya.

Sejalan dengan definisi pemimpin, pemimpin yang menduduki dan menjalankan fungsi
manajemen berkewajiban dalam mempengaruhi orang-orang dibawahinya agar mereka
tetap melaksakan tugas dengan baik, memiliki dedikasi, dan selalu merasa berkewajiban
untuk mencapai tujuan organisasi. Disini jelas terlihat bahwa keberhasilan manajemen
sangat ditentukan oleh efektivitas seorang pemimpin. Oleh karena itulah pemimpin
merupakan inti dari manajemen.

By DellaYosyR
2. Setiap pemimpin pada tingkat apapun ia bekerja selalu memiliki ketrampilan, teknikall
skill, manajerian skill, dan company knowledge. Berikan penjelsan!
Jawab :
a) Teknikall Skill
Adalah kemampuan teknis yang dimiliki seorang pemimpin. Kemampuan ini dapat
diukur dari tingkat pendidikan, pelatihan teknis fungsional, dan pengalaman kerja
secara teknis. Disini pemimpin diharapkan tahu akan ketrampilan teknik pada bidang
yang ia pimpin. Misalnya saja pada bidang keuangan, pemimpin tersebut haruslah
memiliki kemampuan teknis terkait ilmu-ilmu pada bidang keuangan.

b) Manajerial Skill
Adalah kemampuan “memanajer” yang dimiliki oleh seorang pemimpin pada tingkat
apapun. Kemampuan ini dapat diukur dari tingkat pendidikan, pelatihan struktural atau
manajemen, dan pengalaman kepemimpinan (leadership). Disini pemimpin diharapkan
memahami dan mampu melakukan fungsi-fungsi manajemen.

c) Company Knowledge
Bagi seorang pemimpin yang ingin berhasil, masih ada satu pengetahuan lagi yang
perlu dimilikinya, yaitu pengetahuan tentang organisasi yang dipimpinnya, yaitu
pengetahuan tentang :
1. Sejarah organisasi serta pimpinannya;
2. Masalah-masalah yang dihadapi organisasinya;
3. Tujuan organisasinya;
4. Kebijaksanaan organisasinya;
5. Struktur organisasinya;
6. Kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan organisasinya. Posisinya dalam
organisasi.

Perlu dipahami bahwa semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, ia

semakin kurang memerlukan technical skills dan semakin banyak pada managerial
skills. Sebaliknya, semakin rendah kedudukan seseorang di dalam suatu organisasi, ia
semakin memerlukan lebih banyak technical skills dan kurang pada managerial skill
Dengan perkataan lain, semakin tinggi kedudukan seseorang di dalam organisasi, ia

By DellaYosyR
 harus semakin menjadi seorang generalist, sedangkan semakin rendah kedudukannya
di dalam organisasi ia harus menjadi spesialis.

Hal ini karena apabila seseorang menduduki jabatan pimpinan yang semakin rendah
(lower management), ia masih berhadapan langsung dengan petugas-petugas
operasional dan tugas utamanya ialah memberikan bimbingan langsung kepada
petugas-petugas tersebut. Dengan demikian, ia masih harus menguasai seluk beluk dari
kegiatan-kegiatan yang operati sifatnya. Sebaliknya, apabila seseorang berhasil
menduduki jabatan pimpinan yang semakin tinggi terutama dalam organisasi yang
besar, ia semakin "terpisah" jauh dari kegiatan-kegiatan operasional dan sifat tugasnya
beralih dari pemberian bimbingan langsung kepada petugas-petugas operatif menjadi
tugas penentuan tujuan, perumusan kebijaksanaan, penggerakan kelompok pimpinan
pada tingkat yang lebih rendah, dan memikirkan hal-hal yang sifatnya lebih
menyeluruh.

3. Jelaskan apa yang dimaksud dengan formulir dan apa fungsi formulir?
Jawab :
Menurut B. Kronvall dalam terjemahannya, formulir adalah selembar kertas atau kartu
yang dipotong menurut ukuran tertentu, di mana akan dibuat pencatatan-pencatatan yang
biasanya dicetak dengan garis-garis, uraian tulisan, tanda-tanda, dan hal-hal lain yang
umum atau sering berulang kembali dalam peristiwa-peristiwa berlainan bagi yang
memerlukannya, dinyatakan dengan cara mengisi, mencoret, menandai atau lainnya yang
serupa, yang dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
Sehingga secara sederhana formulir dapat diartikan sebagai sesuatu bentuk lembaran
cetakan dengan kolom-kolom didalamnya yang harus diisi dengan angka, jawabam
ataupun keterangan yang sesuai dengan instruksi yang ada.

Adapun fungsi formulir yaitu :

1. Untuk menghemat waktu dan tenaga, karena tidak perlu lagi mengisi uraian-uraian
yang panjang dan berulang kembali;
2. Untuk mengadakan keseragaman dan perbaikan kerja (work standardization);
3. Untuk mempermudah dalam penggolongan (classification) dan proses (processing)
informasi yang diperoleh;
4. Untuk menyederhanakan pembuatan berkas (filing), baik sistemnya maupun cara
penyimpanannya;

By DellaYosyR
 5. Sebagai alat pemberian instruksi, misalnya dalam formulir disposisi yang ditempelkan
pada surat-surat masuk;
6. Untuk mempermudah penertiban prosedur atau tata kerja;
7. Sebagai bahan perencanaan karena di dalamnya terdapat data dan fakta, baik
kuantitatif maupun kualitatif;
8. Sebagai alat kontrol atau pengawasan dan evaluasi baik bersifat kuantitatif maupun
kualitatif;
9. Untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin dan terperinci.

4. Jelaskan apa yang perlu diperhatikan dalam merancang formulir kantor ?

Jawab :
Yang perlu diperhatikan dalam merancang formulir kantor yaitu :
1. Tugas pokok organisasi.
Formulir kantor yang sedemikian rupa dibuat tetap harus berpedoman pada tugas
pokok organisasi. hal ini karena tujuan dari pembuatan formulir adalah menciptakan
efisiensi dan efektifitas pekerjaan, jika formulir yang dibuat hanya sebatas pada
formalitas, tanpa direncanakan dan tidak memerhatikan unsur didalamnya yang
mengarahkan pada apa yang menjadi tugas pokok, maka formulir yang dibuat tidak
akan menunjukan fungsinya secara tepat dan tidak mewakili organisasi.

2. Pekerjaan dan keterangan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas termaksud

Dalam merancang formulir kantor, perlu untuk memperhatikan pekerjaan dan
keterangan apa saja yang dibutuhkan untuk melakukan tugas termaksud.
Contohnya :
Saya bekerja dibidang Pelayanan Kunjungan Warga Binaan Pemasyarakatn. Disini
instansi saya, membuat formulir Kunjungan Pelayanan, agar pekerjaan pelayanan lebih
efisien. Didalam formulir tersebut terdapat keterangan kolom nama pengunjung, nama
yang dikunjungi, alamat, no. KTP, barang yang dibawa, dll sehingga kami para
pelayan kunjungan tidak berkali-kali menulis keterangan tersebut. inilah manfaat
formulir yang sesungguhnya.

By DellaYosyR
3. Pelaksanaan proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengklasifikasian
pekerjaan.
Dalam merancang formulir, penting untuk memperhatikan pelaksanaan proses kerja
secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengklasifikasian pekerjaan dan tepat pada
sasaran pengkalsifikasian. Akan diilustrasikan dengan contoh :
Contoh :
Formulir disposisi surat. Pada formulis disposisi, terdapat keterangan berupa Nomor
surat, perihal, sifat surat, kemudian kolom disposisi dari pimpinan kepada anggotanya.
Formulir disposisi surat yang tidak dibuat dengan keterangan yang jelas dari siapa dan
kepada siapa disposisi itu dituju, maka perintah disposisi juga akan tidak jelas.
Banyak yang belum tahu bahwa, kolom Nomor Surat pada formulir disposisi
sebenanarnya menunjukan kepada siapa surat tersebut akan didisposisikan, contoh di
Intansi Kementerian Hukum dan HAM dengan kode surat PK (Pemasyarakatan), maka
surat tersebut sebenanya ditujukan kepada Seksi Registrasi selaku pelaksana bagian
pemasyarakatan. Jika kode surat PB (Pembinaan) maka sebenanrya surat tersebut
ditujukan pada Seksi Pembinaan, dsb.
Kolom sifat surat menunjukan tingkat urgent suatu surat sehingga dengan adanya
formulir ini kita dapat mengklasifikasikan pekerjaan mana yang harus kita upayakan
lebih dahulu. Kolom ceklist disposisi tujuan menunjukan bahwa pimpinan
menginstruksikan kepada seksi yang ditunjuk untuk melaksanakan pekerjaan.
Sehingga pengkalsifikasian pekerjaan dapat berjalan dengan tepat

Dari ilustrasi diatas, dapat kita simpulkan bahwa begitu penting untuk memperhatikan
proses kerja secara menyeluruh sehingga dapat dibuat pengklasifikasian pekerjaan
sebelum merancang formulir kantor.

4. Mengetahui oleh siapa, atau oleh unit mana dan kapan pekerjaan tersebut masing-
masing harus dilakukan.
Seperti penjelasan diatas, dalam merancang formulir kantor, keterangan dan kolom
yang ada harus jelas kepada siapa tertuju, baik perorangan maupun unit kerja,
kemudian kapan pekerjaan tersebut harus dilakukan. Hal ini karena mengingat fungsi
dari formulir adalah untuk mempermudah penertiban prosedur, kemudian sebagai alat
kontrol atau pengawasan dan evaluasi sehingga sangat penting untuk mengetahui
informasi tersebut untuk perbaikan kemudian hari.

By DellaYosyR
5. Jelaskan apa yang dimaksud dengan surat, fungsi surat, dan sebutkan bagian-bagian surat!
Jawab :
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada
pihak lain untuk meyampaikan berita. Dalam organisasi, adanya surat sangat memberikan
pengaruh yang penting karena membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
oleh karena itu, penting untuk dapat membuat surat instansi dengan baik karena sangat
mempengaruhi citra organisasi.

Adapun fungsi dari surat yaitu :

Secara umum fungsi surat sebagaimana tercermin dalam rurusan pengertiannya adalah
sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi, akan tetapi
secara khusus fungsi surat adalah sebagai berikut:
1. Wakil dari Pengirim/Penulis
Surat sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh
karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
2. Bahan Pembukti
Sebagai bukti tertulis hitam di atas putih terutama surat-surat perjanjian
3. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut.
Surat sebagai pedoman kerja seperti surat keputusan atau surat instruksi surat sebagai
alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan
untuk pengambilan keputusan.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
Sebagai alat bukti yang dikomunikasikan, yang selanjutnya sebagai buki sejarah
seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis,
dan administratif.
5. Sarana memperpendek jarak (fungsi abstrak)

Berikut bagian-bagian dari sebuah surat :

1. Kepala surat (Heading, letter head) dengan fungsi sebagai:
a. Alat pengenal (identitas).
b. Alat pemberian informasi.
c. Iklan, pada kantor-kantor tertentu.

By DellaYosyR
2. Tanggal surat, berfungsi sebagai
a. Referensi.
b. Alat pemberian informasi.
c. Iklan, pada kantor-kantor tertentu.
3. Nomor surat, berfungsi sebagai
a. Alat petunjuk bagi petugas filling
b. Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada suatu periode
tertentu.
c. Penunjuk unit asal surat.
d. Referensi.
e. Lampiran
4. Lampiran
Sebutkan berapa banyak halaman yang dilampirkan/ disertakan (bukan 1 berkas
proposal)
5. Sifat surat
a. Dinas
b. Niaga
c. Pribadi
6. Hal atau perihal berfungsi sebagai
a. Referensi
b. Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan
c. Petunjuk bagi petugas filling
7. Alamat dalam, berfungsi sebagai;
a. Petunjuk bagi petugas filling
b. Ke mana surat harus disampaikan
c. Alamat luar, kalau menggunakan amplop berjendela
8. Kalimat pembuka;
Tanda pembicaraan akan dimulai. Tidak digunakan dalam surat resmi
9. Isi surat;
Memberi uraian materi pokok dan subyek-subyek lainnya
10. Kalimat penutup
Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi.
11. Nama jabatan (penutup surat);
a. Identitas penanggung jawab.

By DellaYosyR
 b. Petunjuk bagi petugas filling.
12. Nama dan NIP penanda tangan;
13. Tembusan;
Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
14. Initial;
Adalah kode nama (singkatan nama) pembuat konsep dan pengetik, digunakan untuk
memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.

Sumber : BMP/ADPU4331 ADMINISTRASI PERKANTORAN /3 SKS dengan

tambahan analisis

By DellaYosyR