TUGAS III

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Nama : Della Yosi Riski Putri

NIM : 042912736
Tutor : Mulyani Olo, S.H, M.Si

1. Apa yang dimaksud dengan laporan dan apa tujuan pembuatan laporan?
Jawab :
 Menurut E.Zaenal Arifin, laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan
atau suatu kegiatan. Menurut Prayudi Atmosudirdjo laporan adalah setiap tulisan yang
berisi hasil pengolahan data-informasi. Sedangkan menurut Charles E. Redfield,
laporan adalah segenap hubungan dalam organisasi yang berwujud penyampaian ide-
ide dari satu pihak ke pihak lain dan disebut juga sebagai administrative
communication (komunikasi administrasi).
Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah setiap
tulisan yang berisikan penyajian fakta/data/informasi suatu keadaan yang data atau
informasinya telah diolah terlebih dahulu untuk kemudian digunakan sebagai alat
komunikasi dari satu pihak kek pihak lain. Contohnya seperti laporan keuangan,
laporan bulanan, laporan kegiatan, dsb.
 Adapun tujuan pembuatan laporan yaitu :
1) Mengatasi masalah
Dengan adanya laporan, diharapkan dapat mengatasi persoalan yang telah, sedang,
dan akan terjadi.
2) Mengambil Keputusan
Data laporan yang berkualitas tentu dapat digunakan sebagai alat untuk
memprediksi langkah terbaik yang harus diambil kedepan.
3) Mengetahui Perkembangan dan Kemajuan
Dengan adanya laporan berkala, progres perkembangan dan kemajuan suatu
organisasi atau suatu bagian diorganisasi dapat diketahui.
4) Mengadakan Pengawasan, pengendalian, atau perbaikan
Laporan tidak lain berkaitan dengan fungsi manajemen serta informasi tentang
hubungan wewenang dan tanggungjawab. Dengan data yang berkualitas dan sesuai
kenyataan, laporan yang ada tentu dapat menjadi pengawas, pengendali, serta
perbaikan untuk pimpinan, pembuat laporan, dan lebih luas untuk organisasi.

By DellaYosyR
 5) Menemukan teknik-teknik baru
Belajar dari pengalaman dan kesalahan, laporan tentu akan melahirkan ide-ide dan
teknik baru tentang suatu kegiatan ataupun skill dalam penulisan laporan itu sendiri

2. Jelaskan apa fungsi laporan dan macam-macam bentuk laporan!

Jawab :
 Laporan memiliki fungsi, diantaranya :
1. Fungsi Laporan dalam organisasi
Laporan merupakan alat komunikasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat
inilah pimpinan diberikan umpan balik (eed-back) sehingga pimpinan
memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di
samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam melaksanakan tugas dan
fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan, dan
pengendalian.

2. Fungsi laporan dalam Administrative Communication

Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis yaitu
sebagai berikut:
a. Pertanggungjawaban dan pengawasan/pengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabat/ petugas
kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya.
Dari laporan itu, seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan
fungsi oleh pejabat yang bersangkutan.
b. Penyampaian informasi
Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya bahwa laporan merupakan alat
untuk menyampaikan informasi.
c. Bahan pengambilan keputusan
Untuk keperluan pengambilan keputusan, seorang pimpinan memerlukan data
dan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diambil. Data
dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua
satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam
organisasi.

By DellaYosyR
 d. Alat pembina kerja sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama.
Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan
bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik.

e. Alat pengembangan cakrawala wawasan

Dengan saling tukar informasi maka pengetahuan kita sebagai pelaksana atau
pimpinan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi
tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.

 Macam-macam bentuk laporan akan disajikan dalam bentuk tabel berikut :

No Jenis/ Macam bentuk Laporan Terdiri dari :

1. Laporan Berdasarkan Sarana Laporan Lisan dan Tulisan
Pengungkapan.
2. Laporan Berdasarkan Pengertian Laporan Data, Laporan Analitik, dan
Objektif Laporan Rekomendasi
3. Laporan Berdasarkan Periode Laporan Berkala, Laporan Insidental,
dan Statistik
4. Laporan Berdasarkan Maksud Laporan Informatif, Eksaminisional, dan
Laporan Analitis
5. Laporan Berdasarkan Ruang Laporan Umum dan Laporan Khusus
Lingkup
6. Laporan Berdasarkan Peristiwa Laporan Rutin dan Laporan Accidental
7. Laporan Berdasarkan Keamanan Isi Laporan Biasa, Laporan Rahasia,
Laporan Sangat Rahasia
8. Laporan Berdasarkan Laporan Sementara dan Laporan Akhir
Kesempurnaan Isi
9. Laporan Berdasarkan Keresmian Laporan Formal dan Non Formal

10. Laporan Berdasarkan Waktu Laporan Harian, Mingguan, Bulanan,

Tahunan, dan 5 Tahunan
11. Laporan Berdasarkan Jumlah Laporan Terbatas dan Tidak Terbatas
Penerima
12. Laporan Berdasarkan Bentuk Laporan Berbentuk Formulir Isian,
Memorandum, Ilustrasi, Artikel Atau
Risalah, Surat, Naskah, dan Buku.

By DellaYosyR
3. Dalam menyusun laporan yang baik, hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan!
Jawab :
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun laporan yang baik diantaranya :
1. Laporan hendaknya dibuat berdasarkan kenyataan dan tidak berdasarkan prasangka.
2. Tujuan laporan jangan sampai mengacau pemikiran pembaca dengan menggunakan
kalimat atau pernyataan yang bersifat emosional.
3. Tujuan laporan adalah untuk memberi tahu kepada pembaca tentang keadaan atau
masalah yang sebenarnya. Hendaknya jangan ada prasangka dalam menyatakan fakta
dari laporan termaksud.
4. Pendapat penulis hendaknya jelas dan dapat dibedakan dari fakta objektif.
5. Fakta yang dikemukakan dalam laporan hendaknya teliti dan ada hubungannya dengan
persoalan.
6. Laporan hendaknya dibuat seringkas mungkin.
7. Pada umumnya pimpinan banyak kesibukan, dan tidak mempunyai waktu untuk
membaca sampai selesai suatu laporan.
8. Laporan yang panjang memberi kesempatan kepada orang lain untuk mengadakan
berbagai kecaman terhadap penulisnya.
9. Laporan yang panjang mungkin disebabkan oleh terlalu memberi tekanan kepada
masalah kecil dan hal yang tidak ada hubungannya dengan masalah pokok, alau
mungkin disebabkan oleh adanya perencanaan yang kurang baik
10. Laporan yang panjang sering kali membosankan pembaca.
11. Dalam menulis laporan, kalimat hendaknya dibuat secara jelas.
12. Kejelasan dalam menulis kalimat dapat dicapai dengan cara mengurangi panjangnya
kalimat, membubuhkan tanda baca dengan tepat, dan menggunakan perkataan yang
sederhana serta mudah dimengerti

4. Apa yang anda ketahui tentang arsip dan mengapa arsip itu penting ?
Jawab :
 Arsip menurut saya adalah surat-surat penting yang terdokumentasi atau kumpulan
dokumen baik berupa catatan tertulis maupun gambar yang disimpan secara sistematis
untuk membantu daya ingat ataupun untuk mempermudah dalam menemukannya
kembali setiap kali diperlukan.

By DellaYosyR
 Meskipun arsip dikatakan sebagai surat-surat penting, namun, perlu diketahui bahwa
tidak semua surat dapat dikatakan arsip. Untuk dapat dikatakan sebagai arsip, surat-
surat haruslah memenuhi persyaratan berikut :
1) Surat tersebut harus mempunyai kepentingan baik untuk masa kini maupun untuk
masa yang akan datang.
2) Surat tersebut karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga dengan mudah dan cepat
ditemukan apabila sewaktu-waktu diperlukan kembali.

Sama halnya dengan surat-surat penting, untuk dapat dikatakan arsip, kumpulan
dokumen haruslah memenuhi persyaratan, diantaranya:

1) Dokumen tersebut harus masih mempunyai kegunaan,

2) Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan berencana,
3) Dokumen tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat apabila diperlukan
kembali.

 Mengapa arsip begitu penting??

Dalam berorganisasi, kebutuhan akan informasi menjadi sesuatu yang sangat penting
seiring dengan meningkatnya aktivitas dan dinamika organisasi dalam mencapai tujuan
yang ditetapkan. Dan salah satu sumber informasi tidak lain adalah arsip.

Selain itu, dalam proses pengambilan keputusan organisasi, tentunya dibutuhkan data-
data yang diolah menjadi informasi kemudian digunakan sebagai bahan pertimbangan
dalam proses pengambilan keputusan. Berdasarkan hal tersebut, terlihat bahwa
peranan arsip sangat penting dalam Sistem Informasi Manajemen (SIM) atau
Management Information Sistem (MIS). Dengan bantuan data dan informasi yang
benar dan teliti maka pengambilan keputusan dapat dihasilkan secara efisien dan
efektif.

Ditambah lagi, arsip mempunyai peranan sebagai "pusat ingatan", sebagai sumber
informasi dan sebagai "alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap
organisasi dalam rangka kegiatan" perencanaan, penganalisisan, pengembangan,
perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung
jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya. Mengingat peranan arsip

By DellaYosyR
 begitu penting bagi kehidupan betorganisasi maka keberadaan arsip perlu mendapat
perhatian khusus sehingga keberadaan arsip di kantor benar-benar menunjukkan peran
yang sesuai dan dapat mendukung penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua
personil dalam organisasi.

5. Bagaimana cara yang tepat untuk mengurus arsip?

Jawab :
Walaupun arsip sudah tidak asing lagi pada administrasi perkantoran tetapi mengurus atau
mengelola arsip merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Mengingat pentingnya
keberadaan dan fungsi arsip maka semua dokumen (arsip) dalam suatu kantor perlu
mendapatkan penanganan secara khusus sehingga dokumen/ arsip terpelihara, dan mudah
ditemukan bila diperlukan. Untuk mengelola dokumen/ arsip yang ada pada suatu kantor
diperlukan suatu metode/cara pengelolaan arsip, yang sering disebut sebagai tata kearsipan
(record management), yang selanjutnya dalam bahasa Indonesia disebut sebagai
Manajemen Kearsipan

Dalam manajemen kearsipan akan dibahas tentang pengendalian record/dokumen/arsip

seperti masalah perencanaan, pemberian jasa pelayanan arsip, pemeliharaan melalui sistem
penataan, penyimpanan, pemindahan, dan pemusnahan serta pengawasan penggunaan
arsip. Dengan kata lain, manajemen kearsipan akan membahas mengenai arsip mulai dari
penciptaan sampai pemusnahannya. Maka dari itu, ruang lingkup manajemen kearsipan
meliputi aspek Planning, Organizing, Actuating, Controlling (POAC) dan sekaligus
menjelaskan cara yang tepat dalam mengurus atau mengelola arsip :
 Planning, dalam mengurus arsip, arsiparis perlu tahu bagaimana perencanaan arsip
yang benar-benar perlu diciptakan, bagaimana memberikan pelayanan arsip
tersebut agar dapat memenuhi kebutuhan dalam pelaksanaan efisiensi, dll
 Organizing, yaitu aspek tindak lanjut dari suatu perencanaan yang disertai dengan
langkah-langkah pengelolaan arsip
 Actuating, yaitu pengendalian sejak lahir arsip hingga pemusnahan atau pelestarian
dan pemeliharaan arsip.
 Controlling, yaitu pengawasan terhadap semua komponen manajemen kearsipan
sehingga manajmen keaesipan benar-benar dapat dilaksanan sesuai dengan standar
serta efektif dan efisien

By DellaYosyR
 Selain hal diatas, terdapat beberapa faktor yang berhubungan dengan sistem kearsipan
agar dapat dilakukan dengan tepat, diantaranya:
1. Kepadatan, yaitu dimaksudkan agar arsip tidak menggunakan terlalu banyak
tempat dan ruang lantai.
2. Mudah dicapai, artinya dari aspek kemudahan dicapai sangat penting dalam
kegiatan pengolahan arsip.
3. Kesederhanaan, agar sistem penggolongan arsip dapat dimengerti dan dilaksanakan
oleh setiap pegawai.
4. Keamanan, yaitu agar dokumen-dokumen terjamin keamanannya sesuai dengan
kepentingannya.
5. Kehematan, yaitu agar sistem kearsipan hemat dalam biaya uang, tenaga kerja dan
biaya lainnya.
6. Elastisitas, yaitu agar sistem kearsipan dibuat dengan pertimbangan perluasan
sistem dimasa mendatang
7. Penyimpanan dokumen seminimal mungkin, agar dokumen yang disimpan adalah
benar-benar dokumen yang bernilai
8. Keterangan-keterangan perlu diberikan bilamana diperlukan.
9. Dokumen harus disusun secara up to date, meskipun hal tersebut tergantung pada
pengawasan.
10. Harus menggunakan sistem penggolongan yang paling tepat. Pemilihan sistem
kearsipan harus didasarkan pada kebutuhan, sehingga sistem tersebut dapat
membantu pencarian dokumen secara efektif.

Sumber : BMP/ADPU4331 ADMINISTRASI PERKANTORAN /3 SKS dengan

tambahan analisis

By DellaYosyR