Pengenalan Microsoft

Teams
Direktorat Sistem Informasi Statistik
 Apa itu Microsoft Teams?

• Microsoft Teams adalah sebuah platform

komunikasi dan kolaborasi terpadu yang
menggabungkan fitur percakapan kerja, rapat
video, penyimpanan berkas, dan integrasi
aplikasi.
• Aplikasi ini terintegrasi dengan langganan Office
365 dan juga dapat diintegrasikan dengan produk
selain buatan Microsoft.
• Di BPS penggunaan Microsoft Teams untuk
pembuatan rapat online dapat dilakukan oleh
pegawai yang sudah memperoleh akun Office
365 milik BPS, sedangkan untuk peserta rapat
dapat berasal dari internal maupun eksternal
tanpa harus memiliki akun Office 365 BPS.
• Kapasitas peserta dalam meeting Microsoft
Teams sebesar 1000 peserta.
 Unduh Microsoft Teams

Anda dapat mengunguh aplikasi Microsoft Teams di https://www.microsoft.com/id-id/microsoft-

teams/download-app
 Role dalam Meeting Microsoft Teams
Capability Organizer Presenter Attendee
Speak and share video V V V
• Di dalam meeting, terdapat 3 role yaitu Participate in meeting chat V V V
• Organizer: lebih dikenal sebagai host yaitu pembuat Share content V V
meeting Privately view a PowerPoint file shared by someone
else V V V
• Presenter: user yang diberi hak akses sebagai pemapar
Take control of someone else's PowerPoint
materi atau sebagai co-host presentation V V
• Attendee: user sebagai peserta Mute other participants V V
Prevent attendees from unmuting themselves V V
• Role Organizer tidak dapat dipindahkan ke user Remove participants V V
lain Admit people from the lobby V V
Change the roles of other participants V V
• Dokumentasi lebih lengkap dapat dilihat di Start or stop recording V V
https://support.microsoft.com/en- Start or stop live transcription V V
us/office/roles-in-a-teams-meeting-c16fa7d0- Manage breakout rooms V
Change meeting options V
1666-4dde-8686-0a0bfe16e019
Add or remove an app V V
Use an app* V V V
Change app settings V V
* – Some apps may limit what certain roles can do.
Menjadwalkan Meeting

Direktorat Sistem Informasi Statistik

Menjadwalkan Meeting
Menjadwalkan meeting baru. Meeting dapat dijadwalkan per hari dan
berulang sesuai periode kegiatan.
 Menjadwalkan Meeting

• Buka aplikasi Microsoft teams Anda, buka menu Teams

• Akan muncul daftar team yang Anda miliki, jika belum
punya silahkan bikin satu yang merepresentasikan unit
kerja Anda. Tutorial : https://support.microsoft.com/id-
id/office/membuat-tim-dari-awal-174adf5f-846b-4780-
b765-de1a0a737e2b
• Setiap team dapat mempunyai beberapa channel yang
merepresentasikan sub group. Secara default untuk
team baru akan mempunya satu channel Bernama
General. Untuk memudah mengorganisir meeting yang
akan dibuat, kita tambahkan channel baru bernama
Meetings dengan cara mengklik titik tiga disamping
nama team > Add Channel.
 Menjadwalkan Meeting
• Buka channel Meeting lalu di pojok kanan atas klik tanda panah kebawah di sebelah tulisan Meeting > Schedul a Meeting
 Menjadwalkan Meeting
• Isikan judul dan jam meeting lalu klik Send di pojok kanan atas. Anda dapat mengatur meeting menjadi
berulang dengan mengubah Does not repeat menjadi pengulangan yang Anda inginkan.
 Menjadwalkan Meeting
• Setelah meeting terbuat akan muncul dihalaman awal, klik titik tiga di sebelah kanan rapat > View meeting
details. Akan muncul detail meeting lalu klik Copy Link untuk mendapat link join meeting
 Menjadwalkan Meeting
• Untuk Join Meeting bisa dengan mengakses link yang sudah di dapatkan sebelumnya, atau klik Join di pojok
kanan atas
 Menjadwalkan Meeting
• Untuk memudahkan menginfokan rapat, dapat menggunakan aplikasi Meetapp (https://meetapp.bps.go.id/)
dengan menu Buat Rapat > isi form yang ada tanpa mencentang pembuatan Zoom Unlimited, dan isikan tempat
rapat dengan link meeting Microsoft Teams
Menjadwalkan
Registrasi Meeting
Direktorat Sistem Informasi Statistik
Registrasi Meeting
Hanya bisa dilakukan di Microsoft Teams desktop dan web
 Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

• Schedule Meeting dapat melalui 2 cara :

▪ Buka menu Teams, masuk ke Grup, dan klik Meet di pojok kanan atas.

▪ Buka menu Calendar dan klik New Meeting di kanan atas atau klik pada tanggal kalender langsung.
 Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

• Pada halaman membuat New Meeting, klik Require registration, pilih For people in your org atau For everyone (untuk publik)

• Ketika berhasil, pembuatan meeting akan dicatat sebagai webinar dan muncul link View registration form. Klik link untuk mengatur
formulir registrasi yang akan digunakan.
 Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

Catatan 1:
• Ketika menjadwalkan meeting dengan registrasi dari grup di
menu Teams, terdapat isian Channel. Hapus Channel untuk
bisa menggunakan registrasi.
• Atur kembali Require registration.

Catatan 2:
Melalui menu Calendar, formulir yang akan langsung
ditampilkan tidak akan terpengaruh adanya grup di menu Teams.

Catatan 3:
Add required presenters (optional) untuk menambahkan
pemateri. Presenter dapat menampilkan konten. Jika
didaftarkan, presenter juga tidak perlu registrasi.

Catatan 4:
Ketika kita melakukan meeting dengan registrasi kita tidak bisa
melakukan repeat meeting.
 Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

• Setelah klik link View registration form, halaman pengaturan form registrasi muncul. Ubah halaman sesuai kebutuhan, klik Save untuk
menyimpan. Link registrasi dapat diambil dengan klik Copy registrasi link. Untuk melihat tampilan form di browser, klik View in browser.
 Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

Detail Isian :

• Tentukan gambar header yang diinginkan dengan ukuran 918x1

20 px (opsional), klik Upload an image dan tambahkan gambar
background.

• Isi judul meeting dan waktu jadwal sesuai dengan isian

formulir meeting.

• Kita juga bisa opsional menambahkan

nama pembicara dan bio nya.

• Tentukan isian yang harus diisi peserta. Untuk menambah

isian klik Add field.

• Klik Custom question untuk mengisikan pertanyaan

selain pilih field yang disediakan.
 Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

• Setelah selesai, klik Send. Meeting dapat dilihat melalui menu

Calendar.
• Klik kanan pada meeting untuk melakukan edit, copy link join
meeting.
• Copy link ditujukan mulai meeting dan link untuk presenter, link
ini mengarahkan ke join meeting langsung tanpa registrasi.
• Klik meeting dua kali untuk melihat detail meeting.
Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

1 3
2

Detail Meeting :
• Nomor (1) merupakan Judul Meeting diikuti dengan Tab Menu terkait denan meeting yang dijadwalkan.
• Nomor (2), klik Copy registration link untuk menyalin link registrasi peserta.
• Nomor (3) merupakan link join atau start meeting untuk presenter.
• Nomor (4), klik untuk mengatur meeting.
• Nomor (5) mengarahkan ke halaman monitoring peserta yang masuk pada Tab Attendance.
Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

Halaman Change options :

• Setelah klik Change options, aplikasi akan mengarahkan ke browser dan
membuka pengaturan.

• Pada pertanyaan Who can present, Anda dapat mengatur orang yang
dapat menampilkan materi.

• Khusus untuk pilihan Specific people, Anda diharapkan untuk menentukan

presenter terlebih dahulu atau melalui meeting secara langsung
 Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

Untuk peserta :
• Lengkapilah registrasi
• Link join akan dikirimkan melalui email.
 Menjadwalkan Meeting dengan Registrasi

Report presensi ada di Tab Attendace. Untuk mengunduh data, dapat dilakukan dengan klik Download.
SHARE CONTENT

Direktorat Sistem Informasi Statistik

Share Content
Membagikan layar, audio, maupun video pengguna dengan pengguna
lainnya dengan pilihan seperti keseluruhan layar, whiteboard, atau
memilih salah satu aplikasi yang terbuka
 Share Content

• Share Content terdapat pada toolbar. Toolbar terletak di bagian atas layar Microsoft Teams.
• Untuk memulai share screen dapat menekan tombol share lalu pilih layar untuk dibagikan
 Share Content

• Setelah menekan tombol share, akan muncul pengaturan untuk mengatur bagaimana layar tampilan akan dibagikan
 Share Content
• Pada pengaturan Share Content terdapat beberapa poin yang perlu
diperhatikan
1
• Nomor 1 merupakan slider untuk memilih apakah suara/audio juga 2
ikut dibagikan
• Nomor 2 merupakan pilihan untuk memilih yang dibagikan hanya 3
konten layar saja atau juga dengan video pengguna, terdapat
beberapa pilihan untuk meletakkan video pengguna diatas layar yang
dibagikan
• Nomor 3 pilihan untuk membagikan layar terdapat 2 pilihan 4
yaitu pilihan "Screen" untuk membagikan keseluruhan layar
atau "Window" untuk memilih salah satu aplikasi yang terbuka
• Nomor 4 digunakan apabila ingin menggunakan dan membagikan
whiteboard yang dapat digunakan bersama
5
• Nomor 5 digunakan apabila ingin membagikan/mempresentasikan
sebuah power point secara langsung baik untuk file yang terletak di
device maupun di onedrive pengguna
Share Content

• Terdapat 4 mode pilihan saat akan melakukan share screen.

• Pilihan pertama yaitu "Content only" yang hanya
membagikan tampilan layar tanpa video penggunanya.
• Pilihan kedua yaitu "Standout" yang membagikan tampilan layar
dengan video penggunanya berada diatas layar baik pojok kanan
bawah maupun pojok kiri bawah.
• Pilihan ketiga yaitu "Side-by-side" yang membagikan tampilan layar
dengan video penggunanya berada terpisah di samping layar yang
dibagikan.
• Pilihan keempat yaitu "Reporter" yang membagikan tampilan layar
dengan ukuran lebih kecil dari video penggunanya. Video pengguna
berada terpisah dari layar yang dibagikan.
Share Content

Contoh tampilan share screen dengan menggunakan standout mode

Share Content

Contoh tampilan share screen dengan menggunakan side-by-side mode

Share Content

Contoh tampilan share screen dengan menggunakan reporter mode

 Share Content

• Untuk berhenti membagikan layar dapat dilakukan dengan menekan ulang tombol share
Recording Meeting

Direktorat Sistem Informasi Statistik

Merekam Meeting
Merekam aktivitas meeting.

Mengakses rekaman
Mencari letak rekaman tersimpan
 Merekam Meeting
• Tindakan merekam meeting dapat dilakukan oleh pembuat meeting (Organizer) dengan cara mengklik
tombol More > Start Recording. Recording bersifat cloud recording.
 Merekam Meeting
• Tanda meeting sedang di record ada di pojok kiri atas. Untuk menghentikan recording dapat dilakukan
dengan klik kembali tombol More > Stop Recording
 Mengakses Rekaman
• Hasil rekaman dari meeting yang telah Anda rekam, dapat diakses pada replies dari meeting Anda
Breakout Room

Direktorat Sistem Informasi Statistik

Membuat Breakout Room saat
menjadwalkan meeting
Mekanisme membuat breakout room ketika menjadwalkan atau
membuat meeting

Membuat Breakout Room di dalam meeting

Mekanisme membuat breakout room ketika meeting berlangsung
 Membuat Breakout Room saat menjadwalkan meeting

• Buka detail meeting yang telah Anda buat dengan mengklik titik tiga disamping nama meeting > View
meeting details
 Membuat Breakout Room saat menjadwalkan meeting
• Ketika detail meeting terbuka, pastikan Anda telah memilih peserta yang akan Anda udang ke meeting. Jika tidak
ada dipilihan maka peserta tersebut hanya akan bisa di assign ketika di dalam meeting. Pilihan peserta hanya
orang yang memiliki akun Microsoft office 365 BPS
 Membuat Breakout Room saat menjadwalkan meeting

• Klik menu Breakout rooms lalu klik Create rooms

 Membuat Breakout Room saat menjadwalkan meeting

• Pilih jumlah room yang akan dibuat, maksimal sebanyak 50. Lalu klik add rooms, setelah itu akan terbuat
room sebanyak jumlah yang dipilih
 Membuat Breakout Room saat menjadwalkan meeting

• Setelah berhasil membuat room, kita bisa assign peserta ke sebuat room dengan klik Assign partipants, lalu
Anda dapat pilih Automatically untuk diassign secara otomatis atau Manually untuk diassign secara manual
 Membuat Breakout Room saat menjadwalkan meeting

• Jika sudah berhasil assign maka di setiap room akan menampilkan jumlah peserta yang di assign di
dalamnya
 Membuat Breakout Room saat menjadwalkan meeting
• Disetiap room terdapat titik tiga yang dapat Anda klik untuk menampilkan menu Edit untuk mengubah nama room, Settings
untuk mengubah pengaturan meeting room, dan Delete untuk menghapus room. Anda dapat menentukan Co-Organizers untuk
setiap room dengan mengklik tombol Settings lalu pilih di bagian Choose co-organizers
 Membuat Breakout Room saat menjadwalkan meeting

• Setelah room sudah sesuai dengan kebutuhan Anda, silahkan klik Send update untuk menyimpan
perubahannya.
 Membuat Breakout Room saat menjadwalkan meeting

• Ketika Anda sudah masuk ke dalam meeting, Anda dapat membuka breakout room yang Anda buat dengan
mengklik tombol Rooms > Open
 Membuat Breakout Room di dalam meeting
• Ketika di dalam meeting Anda juga dapat membuat Breakout Room dengan cara klik menu Rooms lalu akan
muncul menu Create breakout rooms silahkan pilih jumlah room yang akan dibuat dan metode assign peserta
Automatically atau Manually
 Membuat Breakout Room di dalam meeting
• Jika Anda memilih metode assign peserta Manually, maka akan muncul menu Assign participant to breakout
rooms. Silahkan assign peserta ke menu nya masing – masing lalu klik Assign. Setelah berhasil assign silhakan klik
Open untuk membuka room
 Breakout Room
• Panduan tambahan bisa dilihat di https://support.microsoft.com/id-id/office/gunakan-ruang-terpisah-
dalam-rapat-teams-7de1f48a-da07-466c-a5ab-4ebace28e461
Together Mode

Direktorat Sistem Informasi Statistik

Together Mode
• Menu yang membantu untuk menampilkan partisipan dalam satu
frame.
• Untuk menggunakan together mode dapat digunakan dengan 4
sampai 49 partisipan.
• Microsoft Teams saat ini hanya menyediakan satu background
yang dapat digunakan.
 Together Mode

• Untuk membuka Together Mode, klik titik

tiga More, pada kanan atas room meeting.
Ketika partisipan kurang dari 4 maka Together
Mode tidak bisa dipilih.
• Ketika partisipan 4 atau lebih, klik Together
Mode. Meeting akan mengarahkan
ke background yang telah disediakan.

Sumber gambar : Microsoft Teams Together Mode: Your Questions Answered

Polling

Direktorat Sistem Informasi Statistik

Polling
• Menu yang membantu untuk menampilkan partisipan dalam satu
frame.
• Untuk menggunakan together mode dapat digunakan dengan 4
sampai 49 partisipan.
• Microsoft Teams saat ini hanya menyediakan satu background
yang dapat digunakan.
 Polling

Menambahkan menu poll :

• Pilih menu , tentukan meeting mana yang ingin menggunakan poll

• Klik meeting, kemudian klik Chat with participants
 Polling

• Ketika kolom chat terbuka, klik titik tiga yang ada di bawah kolom percakapan.
Cari form.
 Polling

Membuat Polling di Meeting Room :

• Klik + Apps pada kanan atas, pilih Forms.

• Setelah muncul halaman samping Polls, pilih + New

poll.

• Terdapat 3 pilihan pembuatan poll :

▪ Multiple Choice, pertanyaan dengan beberapa
pilihan yang dapat dipilih bebas oleh partisipan.

▪ Quiz, pertanyaan dengan jawaban yang benar.

▪ Word Cloud, pertanyaan terbuka dengan

jawaban yang dilihat dalam word cloud.
 Polling

Membuat Polling di Chat Room :

• Buat pertanyaan polling pada field Pertanyaan.

• Klik + Add option untuk menambah jumlah pilihan.
• Aktifkan pilihan Multiple answers untuk pilihan jawaban
lebih dari satu.
• Agar peserta dapat melihat hasil polling, check pada Share
aggregated results with respondents.
• Anda juga dapat mengetahui daftar responden polling
dengan check Record names of respondents.
• JIka sudah selesai klik Preview, untuk mengirimkan ke
peserta klik Send.
• Pertanyaan yang dibuat cukup 1 petanyaan tiap form. Untuk
menambah poll lain silakan buat form baru dengan langkah
yang sama
 Polling

Pengisian Polling :

• Peserta dapat melakukan polling melalui Chat Room atau Room Meeting.
• Pada Chat Room disediakan pula live result, dibawah polling.
• Polling akan muncul di Room Meeting. Peserta dapat mengisi polling, klik Submit Vote atau Submit untuk
menyelesaikan.
 Polling

• Hasil polling dapat dilihat melalui Chat Room maupun Room Meeting.