RUMAH SAKIT GRHA,HUSADA PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS RUMAH SAKIT GRHA HUSADA Jl. Padi No 3, Komplek Perumahan PT Petrokimia Gresik 61119 Phone : 031-3973400, 3973401 (Hunting) Email : sbu.rsgrahu@gmail.com Website : www.rsgrahu.comKATA PENGANTAR Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, bahwa buku Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Grha Husada telah selesai dan dapat disusun dengan baik. Buku Pedoman ini berisi tentang berbagai hal terkait pengorganisasian Instalasi Rekam Medik. Instalasi Rekam Medik merupakan unit kerja yang sangat penting dalam pelayanan kepada pasien, Pengorganisasian yang baik akan sekaligus mendukung peningkatan mutu pelayanan kesehatan secara umum di RS Grha Husada. Dalam kesempatan yang baik ini kami mengajak semua pihak yang terkait untuk bersama-sama dapat memberikan masukan yang membangun demi kesempurnaan buku ini, kritik dan saran sangat kami harapkan agar kedepannya dapat menjadi lebih baik lagi. Tak lupa kami sampaikan ucapan terima kasih yang sebesar besarnya kepada tim penyusun buku pedoman ini dan pihak lain yang telah membantu menyelesaikan penyusunan buku Pedoman ini. Semoga buku pedoman ini dapat bermanfaat dalam pelaksanaan kerja di lingkungan Rumah Sakit Grha Husada. Gresik, 6 Februari 2018 PenyusunSAMBUTAN DIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA, Assalamu’alaikum Wr.Wb Marilah kita panjatkan rasa syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan HidayahNya sehingga kita semua masih diberikan kesempatan untuk senantiasa bersyukur atas segala nikmat yang dilimpahkan. Kami atas nama pribadi dan seluruh keluarga besar RS Grha Husada menyampaikan ucapan selamat dan sukses atas diterbitkannya “Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Grha Husada’. Buku ini berisikan tentang hal-hal terkait pelayanan Rumah Sakit sehingga dapat digunakan sebagai petunjuk dalam pengorganisasiannya. Saya berharap buku ini dapat menjadi Buku Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medik yang baku sebagai arahan pelayanan RS Grha Husada. Saya mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah banyak membantu penerbitan buku Pedoman Pengorganisasian Bagian Rumah Sakit Grha Husada, semoga buku ini dapat bermanfaat bagi kita semua dan semoga Allah SWT senantiasa menyertai langkah kita dalam memberikan pelayanan Kesehatan yang terbaik bagi pasien, keluarga dan masyarakat pada umumnya, Amin. Gresik, 6 Februari 2018 Rumah Sakit Grha Husada, dr. Dian Ayu Lukitasari DirekturKATA PENGANTAR.... DAFTAR ISI. BAB1 BAB 2 BAB3 BAB4 BABS BABE BAB] BAB 8 BAB BAB 10 PERTEMUANIRAPAT...... BAB 11 PELAPORAN DAFTAR ISI RENDAHULUAN nsrostsrntsdoneetnaserertenebcseeirr 1 GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT... VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN........ STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT....c00s 5 STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJ, URAIAN JABATAN.. TATA HUBUNGAN KERJA..... 25, POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKAS! PERSONIL.....0.000 oe 28 KEGIATAN ORIENTASI... 35 39 a1RUMAH SAKIT GRHA HUSADA PERATURAN DIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA NOMOR 267 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALAS! REKAM MEDIS. RUMAH SAKIT GRHA HUSADA, DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA, DIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka tercapainya mutu rekam medis di Rumah Sakit Grha Husada, maka perlu dibentuk Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis di Rumah Sakit Grha Husada; ». bahwa untuk itu perlu ditetapkan dalam Surat peraturan Direktur Rumah Sakit Grha Husada, Mengingat . Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 29 Tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran; 2. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik; 2. Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan; 3. Undang-Undang No. 44 tahun 2009 tentang RumahSakit; 4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis; 5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 62 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit 6. Peraturan Direktur Rumah Sakit Nomor 190 Tahun 2018 tentang Kebijakan Pelayanan Rekam Medis. MEMUTUSKAN Menetapkan: PERATURANDIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS RUMAH SAKIT GRHA HUSADA. Paraf 1 | Da Paraf2/ | Rumah Sakit Grha Husada 31. Padi No.3, Komplek Perumahan PT Petrokimia Gresk 61119Pasal 1 Pedoman pengorganisasian Instalasi Rekam Medis merupakan acuan bagi perekam medis dan informasi kesehatan dalam rangka tercapainya mutu rekam medis dan keselamatan pasien yang sesuai dengan peraturan perundang- undangan di Rumah Sakit Grha Husada. Pasal 2 Pedoman Pengorganisasian Instalasi Rekam Medis di lingkungan Rumah Sakit Gtha Husada sebagaimana yang dimaksud dalam pasal 1 tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari peraturan Direktur Rumah Grha Husada. Pasal 3 Peraturan Direktur Rumah Sakit Grha Husada berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila terdapat kekeliruan/kekurangan didalamnya akan diadakan pembetulan sebagaimana mestinya Ditetapkan di Gresik Pada tanggal 12 Februari 2018 DIREKTUR RUMAH SAKIT GRHA HUSADA, DIAN AYU LUKITASARILAMPIRAN PERATURAN DIREKTUR RS GRHA HUSADA NOMOR 267 TAHUN 2018 TENTANG PEDOMAN PENGORGANISASIAN INSTALASI REKAM MEDIS BAB 1 PENDAHULUAN Rumah sakit adalah salah satu dari sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertyjuan untuk mewujudkan derajat_kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Perumasakitan juga merupakan sebuah industri yang bergerak di bidang layanan jasa kesehatan Sebuah pelayanan rehabilitatif dan promotif tidak akan lepas dari kegiatan yang dilakukan sebuah perumahsakitan. Perumahsakitan merupakan jenis usaha yang Padat karya, padat modal, padat masalah, dan padat tenaga. Dikatakan padat tenaga dikarenakan rumah sakit didalamnya banyak berbagai jenis profesi yang bekerja, mulai dari tenaga medis, paramedis, non medis, dan penunjang. Dalam UU No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, menyebutkan bahwa setiap rumah sakit harus memiliki organisasi yang efektif, efisien dan akuntabel Organisasi rumah sakit paling sedikit terdiri atas Direktur Rumah Sakit, unsur pelayanan medis, unsur keperawatan, unsur penunjang medis, komite medis, satuan pemeriksaan internal serta administrasi umum dan keuangan. Dimana Direktur RS harus seorang tenaga medis yang mempunyai kemampuan dan keahlian di bidang perumahsakitan. Organisasi Rumah Sakit disusun dengan tujuan untuk mencapai visi dan misi Rumah Sakit dengan menjalankan tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance) dan tata kelola klinis yang baik (Good Clinical Governance). RS Grha Husada merupakan salah satu Rumah Sakit swasta di Gresik Jawa Timur, kelas D dengan kapasitas 42 tempat tidur, berlokasi di kawasan industri yang padat penduduk. Sesuai dengan Visi Rumah Sakit yaitu menjadi Rumah Sakit pilihan utama masyarakat di Wilayah Gresik dansekitarnya, maka untuk mencapai mutu layanan yang sesuai standar dan selalu meningkat diperlukan pedoman pengorganisasian Rumah Sakit yang baku dan menjadi acuan bagi seluruh Bidang/bagian dan Instalasi di RS Grha Husada.BAB 2 GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT Rumah sakit adalah salah satu dari sarana kesehatan tempat menyelenggarakan upaya kesehatan. Upaya kesehatan adalah setiap kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kesehatan, bertujuan untuk mewujudkan derajat kesehatan yang optimal bagi masyarakat. Rumah Sakit Grha Husada (RSGH) merupakan rumah sakit swasta yang beralamat di JI. Padi no. 3 Komplek PT Grha Husada, Kabupaten Gresik, Jawa Timur. Rumah Sakit Grha Husada merupakan Rumah Sakit yang dimiliki dan dikelola oleh PT Petro Graha Medika mulai beroperasi sejak 10 Maret tahun 2009 Rumah Sakit Grha Husada mempunyai Surat Ijin Operasional Rumah Sakit No. 445/89/HK/437. 12/2013 tentang Izin Operasional Tetap Rumah Sakit Grha Husada diumumkan dalam Berita Daerah Kabupaten Gresik tanggal 31 Desember 2013 nomor 1546. Rumah Sakit Grha Husada merupakan rumah sakit dengan tipe D sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor HK.02.03/1888/2013 tanggal 25 Oktober 2013. Rumah Sakit tipe D adalah rumah sakit memberikan pelayanan medik, pelayanan kefarmasian, pelayanan keperawatan dan kebidanan, pelayanan penunjang Klinik, pelayanan penunjang nonklinik, dan pelayanan rawat inap. Dimana pelayanan medik meliputi pelayanan gawat darurat, pelayanan medik umum, pelayanan medik spesialis dasar. Pada perkembangannya Rumah Sakit Grha Husada dalam upaya memenuhi kebutuhan dan harapan masyarakat terhadap pemenuhan layanan kesehatan yang berkualitas dan sesuai standar, Rumah Sakit Grha Husada berkomitmen senantiasa mengutamakan keselamatan pasien dan mutu layanan yang prima.3.1. 3.2. 3.3. 3.4, BABS VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN Visi Menjadi rumah sakit pilihan utama masyarakat di wilayah Gresik dan sekitarnya. Misi a. Memberikan layanan rumah sakit yang prima pada masyarakat industri dan masyarakat umum. b. Melaksanakan pengelolaan rumah sakit sebagai unit bisnis yang berdaya saing tinggi dengan tetap memperhatikan fungsi sosial. c. Menyediakan sarana layanan rumah sakit yang nyaman dan terstandarisasi. d. Mengembangkan karyawan RS yang kompeten dan berdedikasi tinggi serta sejahtera fe. Membantu perusahaan pelanggan dalam penanganan dan pemeliharaan kesehatan secara efektif dan efisien. Nilai-nilai (Values) s Santun M : Melayani 1: Integritas dan Inovatif L Lege - artis E : Efektif & Efisien Motto Sahabat Menuju Sehat.\¢ veepetvo ssowoper seessr [—] ‘seus 1H Buea feo) lumioieeger seesit j¢— deur me see501 rus veeseway was reves a ‘Serena BonewooH >) “nuceveaina al ‘buen ‘erenes000y uefonana 7 wereseuay ueGes Whas Ube tun weed up vevelesg Buta veuetend Buep T 1 I I I T == =<. [ame L Sa epeT SH5 SE z0z EW ZO: jeGBueL LLOZ/INDd/MS/L0'00°TV/E0/800 JOWON epesn WD WES YeWNY IsesIUeBIC INpINAS BueyUA} ES YeWNY yIIILUEd NyeIas ENIPEy) EYED ONS I ISHAJIQ WS UeLIdWe] Iensag LDIVS HVWNY ISVSINVOXO YNLINYLS vavaRumah Sakit Grha Husada dipimpin oleh seorang Direktur Rumah Sakit yang ditetapkan dalam Surat Keputusan Direksi PT Petro Graha Medika selaku Pemilik Rumah Sakit. Direktur rumah sakit dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh: 4.1. Struktural 1. Kepala Bidang Pelayanan Medik Dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh Kepala Instalasi Gawat Darurat Kepala Instalasi Rawat Jalan Kepala Instalasi Rawat Inap, bersalin & HCU Kepala Instalasi Hemodialisa Kepala Instalasi Bedah Sentral Kepala Intsalasi Rekam Medis 2. Kepala Bidang Pelayanan Penunjang -paoge Dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh: Kepala Instalasi Farmasi Kepala Instalasi Laboratorium Kepala Instalasi Radiologi Kepala Instalasi Gizi & Dapur Kepala Instalasi Loundy @aeg8 3. Kepala Bidang Keperawatan Dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh: a. Kepala Seksi Pengembangan SDM Keperawatan b. Kepala Seksi Monitoring dan Evaluasi ©. Kepala Seksi Asuhan Keperawatan 4, Kepala Bagian Umum Dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh: a. Kepala Sub Bagian Sekretariat b. Kepala Sub Bagian Harian Sarana & Sanitasi c. Kepala Sub Bagian Pengadaan 5. Kepala Bagian SDM & Keuangan Dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh a. Kepala Sub Bagian SDM b. Kepala Sub Bagian Keuangan c. Kepala Sub Bagian SIRS (Sistem Informasi Rumah Sakit)6. Kepala Bagian Pemasaran Dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh: a. Kepala Sub Bagian Pemasaran Internal b. Kepala Sub Bagian Pemasaran Eksternal c. Kepala Sub Bagian Humas & Layanan Pelanggan 4.2, Fungsional (Non Struktural) 1. Kepala Satuan Pengawasan Internal 2. Ketua Komite Medis 3, Ketua Komite Keperawatan 4, Ketua Perencanaan & Montoring Evaluasi 5. Ketua Tim PPI 6. Komite mutu & manajemen resiko a. Tim peningkatan mutu b. Tim keselamatan pasien RS c. TIMK3RS 7. Panitia RM 8. Panitia Farmasi 9. Tim PKRS 40. Tim PONEK 11. Tim TB Dots 12. Komite Etik Rumah Sakit (KERS)BAB 5 STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA Instalasi Rekam Medis Grha Husada dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi langsung bagian Assembling & Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik & Pelaporan. Kabid Pelayanan Medik Kepala Instalasi Rekam Medis TPPRJ Assembling Filing dan Statistik dan Resume TPPRI dan Coding Distribusi Pelaporan MedisBABE URAIAN JABATAN 6.1. Kepala Instalasi Rekam Medis Nama Jabatan Kepala Instalasi Rekam Medis, ‘Organisasi Rumah Sakit Grha Husada Tugas Pokok Berfungsi dan bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengelolaan, pelaksanaan, pengawasan dan penilaian serta pengembangan program kerja instalasi_rekam medis. Uraian Tugas ‘@) Melaksakan fungsi perencanaan 1) Merencanakan kegiatan rutin di__instalasi berdasarkan kebijakan Direktur Rumah Sakit Grha Husada. 2) Merencanakan kebutuhan tenaga untuk pelayanan di Instalasi Rekam Medis. 3) Merencakan kebutuhan —_peralatan dan perlengkapan rekam medis yang dibutuhkan dalam memberikan pelayanan di instalasi rekam medi 4) Merencanakan jenis kegiatan pada _lingkup tanggung jawabnya (termasuk rencana untuk retensi pemilahan berkas dan penyimpanan retensi serta pemusnahan berkas). 5) Melaksanakan kegiatan pengaturan jadwal dinas harian petugas rekam medis. 6) Melaksanakan perencanaan pelaksanaan program nasional pemantapan mutu, 7) Memberikan informasi dan rekomendasi serta saran-saran tentang upaya perbaikan mutu pelayanan rekam medis. 8) Merencanakan pengembangan dan_ pelatihan berdasar kegiatan dan kebutuhan masing-10 b) masing Melaksanakan fungsi_ pengorganisasian dan pelaksanaan : 1) Melaksanakan tugas-tugas dari kepala Bidang Pelayanan Medik dan Direktur Rumah sakit 2) Memberikan bimbingan kepada pelaksana tentang pelaksanaan pelayanan rekam medis, sesuai kebijakan bidang terkait. 3) Melaksanakan program —orientasi__ kepada pelaksana rekam medis, petugas filing, petugas administrasi, petugas assembling, dan coding yang akan bekerja di bawah tanggung jawabnya. 4) Mengatur dan mengkoordinasikan —_seluruh kegiatan pelayanan pemeriksaan rekam medis. 5) Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada dengan cara bekerja sama dengan berbagai pihak yang terlibat dalam pelayanan. 6) Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidangnya, antara lain dengan pertemuan ilmiah. 7) Mengenal jenis kegunaan barang atau peralatan serta mengusahakan pengadaannya _sesuai kebutuhan pasien, agar tercapai pelayanan yang optimal. 8) Mengatur dan mengkoordinasikan pemeliharaan peralatan agar selalu dalam keadaan yang baik dalam nilai pakai guna 9) Mempertanggung jawabkan —_pelaksanaan inventarisasi peralatan terkait 10) Memelihara dan mengembangkan sistem pencatatan dan pelaporan hasil pemeriksaan dan kegiatan lain yang dilakukan, secara tepat dan benar. 11) Menyusun dan mengatur daftar dinas tenaga sesual kebutuhan dan ketentuan atau peraturan yang berlaku (bulanan/mingguan, harian dan lain-a lain). ©) Melaksanakan fungsi pengawasan, pengendalian dan penilaian : 1) Melakukan fungsi pengendalian mutu dan kegiatan rekam medis 2) Mengikuti perkembangan —informasi dan pengetahuan serta ilmu dalam bidang rekam medis, yang dapat mengembangkan sistem pemantauan yang berkesinambungan atas mutu pelayanan. 3) Melakukan pengendalian dan pengawasan atas proses pelayanan hingga tercapai kondisi kerja yang efisien, kepuasan pelanggan | 4) Bertanggung jawab atas sistem dan prosedur kerja terkait pula kegiatan program pelayanan layanan prima di Rumah Sakit Grha Husada. 5) Melaksanakan pengawasan dan pengendelian pelaksaan peraturan tata tertib yang beriaku. 6) Mengendalikan pendayagunaan tenaga _rekam medis secara efisien. 7) Mengawasi dan menilai pelaksanaan pelayanan yang telah ditentukan. 8) Mengendalkan pendayagunaan peralatan dan perlengkapan secara efektif dan efisien. 9) Melaksanakan penilaian petugas rekam medis dibawah tanggungjawabnya (dalam —formulir penilaian berkala dari Bagian Sumber Daya manusia) untuk berbagai kepentingan 10) Menyimpan data inventaris sarana, dan prasarana yang berada di Instalasi rekam medis. 11) Mendukung program Layanan Prima di Rumah ‘Sakit Grha Husada. d) Melaksanakan fungsi_pengorganisasian dan pelaksanaan 1) Memberikan bimbingan kepada pelaksana tentang2 pelaksanaan pelayanan rekam medis, sesuai kebijakan bidang terkait. 2) Melaksanakan program orientasi kepada petugas rekam medis, petugas filing, petugas assembling, petugas cooding, petugas admision yang akan bekerja di bawah tanggung jawabnya 3) Mengatur. dan mengkoordinasikan _seluruh kegiatan pelayanan rekam medis. 4) Mengkoordinasikan seluruh kegiatan yang ada dengan cara bekerja sama dengan berbagal pihak yang terlibat dalam pelayanan 5) Mengatur dan mengkoordinasikan pemelinaraan peralatan agar selalu dalam keadaan siap pakai, 6) Mempertanggungjawabkan pelaksanaan inventarisasi peralatan terkait. 7) Memelinara dan mengembangkan sistem pencatatan dan pelaporan hasil pelayanan dan kegiatan lain yang dilakukan, secara tepat dan benar. 8) Menyusun dan mengatur daftar dinas tenaga sesuai kebutuhan dan ketentuan/peraturan yang berlaku (bulanan/ mingguan, harian dan lain - lain). 9) Menghadiri pertemuan yang diadakan oleh bidang atau Direktur Rumah Sakit 10) Melaksanakan tugas lain yang diberikan pimpinan dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. 11) Mengembangkan diri sendiri dan | membina/mengembangkan bawahan sehingga memiliki wawasan, sikap dan keablian yang sepadan dengan tuntutan jabatan saat ini dan siap menerima tanggung jawab yang lebih besar di masa yang akan datang 12) Menciptakan suasana kerja yang kondusif.3B Tanggung Jawab Husada melalui kepala bidang Pelayanan Medik. Dalam menjalankan tugas kepala Instalasi rekam medis bertanggung jawab kepada Direktur Rumah sakit Grha Wewenang a5 Menetapkan pengaturan pelaksana tugas staf dan bawahan yang berada di bagiannya. Melaksanakan kebijakan di instalasi rekam medis sesuai dengan peraturan dan kebijakan rumah sakit, Menetapkan pengaturan perubahan standar prosedur operation di Instalasi Rekam Medis Persyaratan Jabatan Pendidikan DII/DIV Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Pelatinan Manajemen Rekam Medis, Audit rekam medis, pengkodean penyakit berdasarkan ICD 10 dan ICD 9 Pengalaman Sebagai pelaksana perekam medis dan informasi kesehatan minimal 5 tahun 6.2. Staf TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan) Nama Jabatan ‘Staf TPPRJ (Tempat Penerimaan Pasien Rawat Jalan) | Organisasi Rumah Sakit Grha Husada Tugas Pokok Berfungsi dan bertanggung jawab terhadap identifikasi pasien secara cepat, tepat, dan akurat Uraian Tugas: 1 Mendaftarkan pasien Rawat Jalan baik melalui telepon maupun datang langsung dengan cara sbb a. Mengidentifikasi pasien | Perusahaan/asuransi/umum (Pasien tunai). Pengecekan kelengkapan berkas pasien Mendata pasien. Meregistrasi data pasien. Mencetak FJK (Formulir Jasa kesehatan). > epaog Menggabungkan berkas- sesuai_ dengan persyaratan kategori pasien 9g. Membuat dan mencetak surat elegibilitas peserta untuk pasien yang menggunakan asuransi bpjs kesehatan4 2. _Memberikan penjelasan ke pasien saat melakukan pendaftaran tentang persyaratan berobat tempat poli tujuan, dan jam praktek dokter. 3. Mengecek dan memastikan form asuransi resum medis untuk kelengkapan berkas agar selalu tersedia. 4, Melayani pembayaran pasien umum baik rawat jalan maupun rawat inap. 5. Menerima telepon masuk dari luar untuk melakukan registrasi pendaftaran pasien rawat jalan, 6. Selalu memberikan senyum, salam, sapa ke pasien/pengunjung. Tanggung Jawab Kepada Kepala Instalasi Rekam Medis Wewenang 7, Meminta informasi dan petunjuk kepada atasan. 2, Memberikan pelayanan pendataan dan pendaftaran pasien registrasi rawat jalan sesuai dengan poli tujuan pasien. Persyaratan Pendidikan Dill Perekam Medis dan Informasi Kesehatan/ Jabatan SMAVSMK sederajat 6.3. Staf Distribusi Rekam Medis [Nama Jabatan Staf Distribusi Rekam Medis Organisasi Rumah Sakit Grha Husada Tugas Pokok Bertanggung jawab dalam pendistribusian rekam medis Uraian Tugas 1. Menyiapkan berkas rekam medis sebelum diantarkan ke poli tyjuan ‘Mengambil FJK di lobby pendaftaran pasien, Mengkoordinasi dan bekerjasama dengan instalasi lainnya untuk ketersediaan rekam medis pasien yang berkunjung ke rumah sakit Grha Husada. 4, Menerima berkas rekam medis Kembali dari poli tujuan 5, Mengecek dan mengambil rekam medis yang belum kembali ke rekam medis,15 6. Mencatat dan menuliskan pada ekspedisi kunjungan Pasien yang double pada hari yang sama. 7. Melaksanakan fungsi administrasi rekam medis 8. Bekerja sama dalam tim rekam medis sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya 9. Menciptakan dan menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan instalasi lainnya. 10. Berperan serta dengan anggota tim rekam medis membahas permasalahan dan upaya meningkatkan mutu rekam medis. 11. Melaksanakan serah terima tugas kepada petugas pengganti secara lisan maupun tertulispada saat pergantian dinas (operan shift). 12. Mengikuti pertemuan berkala bak yang terjadwal maupun yang belum terjadwal. 13. Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dibidangnya yaitu selalu mengikuti update terbaru mengenai penggunaan ICD 10 dan ICD 9. 14, Melaksanakan sistem pencatatan dan Pelaporan yang tepat dan benar, sehingga tercipta sistem Informasi rumah sakit yang akurat. 15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Instalasi dalam rangka pelaksanaan_—_tugas kedinasan. 16. Mengembangkan diri sendiri sehingga memiliki wawasan, sikap, dan keahlian yang sepadan dengan tuntutan jabatan saat ini dan siap menerima tanggungjawab yang lebih besar dimasa yang akan datang, ‘Tanggung Jawab Dalam —-menjalankan tugasnya Staf _Distribusi bertanggungjawab kepada kepala Instalasi Rekam Medis terhadap —pelaksanaan_kegiatan pelayanan Pendistribusian rekam medis, Wewenang 1. Meminta informasi dan petunjuk kepada atasan.16 2. Memberikan pelayanan penyediaan rekam medis dan memberikan rekam medis pasien sesuai dengan kunjungan pasien Persyaratan T. Pendidikan DII/DIV Perekam Medis dan Informasi Jabatan Kesehatan Pelatihan Manajemen Pelaporan Rumah Sakit. Pengalaman sebagai pelaksana rekam medis, selama 3 tahun 6.4. Staf Assembling dan Coding (staf penataan berkas dan Pengkodean penyakit) [Nama Jabatan Staf Assembling dan Coding Organisasi Rumah Sakit Grha Husada Tugas Pokok ertanggung jawab dalam pelayanan penataan berkas rekam medis dan pengkodean penyakit Uraian Tugas Melaksanakan Kegiatan Assembling dan Coding yang meliputi 1 Menerima rekam medis yang kembali dari rawat inap. Mencatat pada buku ekspedisi Kembali rekam medis pasien yang mendapatkan perawatan di rumah sakit Grha Husada. Mengkoordinasikan rekam medis pada Instalasi yang berhubungan dengan penggunaan rekam medis pasien. Menganalisis kelengkapan pengisian seluruh rekam medis, Menganalisis serta menghitung prosentase KLPCM (Ketidak Lengkapan Pengisian Catatan Medis). Melaporkan kegiatan analisis KLPCM kepada atasan sebagai perhitungan mutu indikator rumah sakit Mencatat kode penyakit maupun tindakan yang ada di rekam medis pasien berdasarkan ICD 107 8. 9. 10. iL. 12. 13. 14, 15. 16. 17. 18. dan ICD 9. Melaksanakan fungsi administrasi dengan baik. Menjaga setiap—-kemungkinan _terjadinya kecelakaan kerja di ruang rekam medis dengan cara memantau kondisi peralatan dan fasilitas setiap saat serta dapat menggunakan lat perlindungan diri yang telah ditentukan selama bekerja. Bekerja sama dalam tim rekam medis sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. Menciptakan dan menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan instalasi lainnya Berperan sert dengan anggota tim rekam medis membahas permasalahan dan —_upaya meningkatkan mutu rekam medis. Melaksanakan serah terima tugas kepada petugas pengganti secara lisan maupun tertulispada saat pergantian dinas (operan shift). Mengikuti pertemuan berkala baik yang terjadwal maupun yang belum terjadwal. | Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dibidangnya yaitu selalu mengikuti update terbaru mengenai penggunaan ICD 10 dan ICD 9. Melaksanakan sistem pencatatan dan Pelaporan yang tepat dan benar, sehingga tercipta sistem Informasi rumah sakit yang akurat. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Instalasi dalam rangka pelaksanaan tugas kedinasan. Mengembangkan diri sendiri sehingga memilki wawasan, sikap, dan keahlian yang sepadan dengan tuntutan jabatan saat ini dan siap | menerima tanggungjawab yang lebih besar dimasa yang akan datang18 Tanggung Jawab Dalam menjalankan tugasnya Stat Assembling dan Coding bertanggungjawab kepada kepala Instalasi Rekam Medis terhadap pelaksanaan kegiatan pelayanan Assembling dan Coding di Instalasi Rekam Medis. Wewenang 7. Meminta informasi dan petunjuk kepada atasan. 2. Memberikan pelayanan kelengkapan rekam medis, da nkeakuratan pengisian kode _—_penyakit berdasarkan ICD 10 dan ICD 9. Persyaratan 1. Pendidikan DIII/DIV Perekam Medis dan Informasi Jabatan Kesehatan 2. Pelatihan Klasifikasi Pengkodean penyakit, tata arsip amis. 3. Pengalaman sebagai pelaksana rekam medis selama 3 tahun 6.5. Staf Filing Rekam Medis Nama Jabatan ‘Staf Filing Rekam Medis Organisasi Rumah Sakit Grha Husada Tugas Pokok Bertanggung jawab dalam melakukan pengambilan dan penyimpanan kembali (retreival) rekam medis Uraian Tugas 1. Mencatat nomor rekam medis yang ditransfer oleh petugas penerimaan/ lobby dan tujuan poliklinik yang dituju 2. Mengelompokkan rekam medis sesuai dengan poli yang dituju. 3. Menyiapkan rekam medis rawat inap (umum, bersalin, dan neonatus), rawat jalan, danrekam medis IGD. 4. Mencatat rekam medis yang kembali dari IGD. 5. Memilah rekam medis di rak sortir berdasarkan nomor (straight numerical filing) sebelum rekam medis disimpan. 6. Memasukkan rekam medis yang telah kembali ke rak penyimpanan.19 7. Mengumpulkan dan memperbaiki buku yang telah rusak. 8, Memasukkan hasil lembaran medical check up 9, Merapikan rak penyimpanan rekam medis. 10. Merubah master rekam medis sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dll 11, Memilah berkas rekam medis untuk diretensi (batas penyimpanan 5 tahun terakhir pada saat kunjungan terakhir pasien) 12, Mejaga setiap kemingkinan terjadinya kecelakaan kerja di rekam medis (tempat penyimpana rekam medis) 13. Dapat menggunakan seluruh perlatan dan perlengkapan yang ada di instalasi rekam mecis. 14, Bekerjasama dalam tim rekam medis sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya 15, Berperan serta dengan tim rekam medis dan instalasi lainnya dalam membahas permasalahan dan meningkatkan mutu pelayanan di_instalasi rekam medis. 16. Mengikutipertemuan berkala baik yang telah dijadwalkan maupun yang belum terjadwalkan, 17. Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan di dalam pelaksanaan tugasnya 18. Melaksanakan sistem pencatatan dan pelaporan yang tepat dan benar, sehingga tercipta sistem | informasi rumah sakit yang akurat. Tanggung Jawab Dalam melaksanakan tugasnya staf _—_ filing bertanggungjawab kepada kepala Instalasi rekam medis terhadap pelayanan teknis dan pelayanan tersedianya rekam medis pasien secara tepat waktu, kerapihan tempat penyimpanan, serta bertanggung jawab terhadap perubahan master pasien perusahaan berdasarkan surat yang diterima.20 Wewenang 1. Meminta informasi dan petunjuk kepada atasan 2. Memberikan pelayanan atas tersedianya rekam medis kepada instalasi yang menggunakan rekam medis. Persyaratan 1. Pendidikan Dill Perekam Medis dan Informasi Jabatan Kesehatan/ SMA/SMK sederajat 2. Pelatihan Tata Arsip Dinamis Sistem penyimpanan rekam medis 3. Pengalaman sebagai pelaksana rekam medis selama 3 tahun 6.6. Staf Statistik dan Pelaporan Rekam Medis Nama Jabatan Staf Statistik dan Pelaporan Rekam Medis Organisasi Rumah Sakit Grha Husada Tugas Pokok Bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan statistik dan pelaporan Uraian Tugas 1. Menyiapkan formulir pelaporan yang harus diisi iS Instalasi lainnya. Menyerahkan formulir pelaporan ke instalasi yang lainnyaa. Mengkoordinasi dan bekerjasama dengan instalasi lainnya untuk ketepatan waktu _penyelesaian | pengisian pelaporan. Menerima dan merekapitulasi pelaporan dari instalasi lainnya. Untuk diolah menjadi pelaporan yang sistematis, Melaksanakan tugas pelaporan mingguan, bulanan serat merekapitulasi laporan tahunan. Membuat pelaporan indikator rumah sakit, meliputi, BOR, AVLOS, TOI, NDR, GDR, dan Grafik Barber Johnson. Membuat dan merekap pelaporan kematian di rumah | sakit Grha Husada. Melaksanakan tugas dan membuat pelaporan21 morbiditas dan mortalitas pasien. |. Bekerja sama dalam tim rekam medis sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya. 10. Menciptakan dan menjalin hubungan kerja sama yang baik dengan instalasi lainnya 11. Berperan serta dengan anggota tim rekam medis membahas permasalahan dan upaya meningkatkan mutu rekam medis. 12, Melaksanakan serah terima tugas kepada petugas pengganti secara lisan maupun tertulispada saat pergantian dinas (operan shift. 13, Mengikuti pertemuan berkala baik yang terjadwal maupun yang belum terjadwal. 14, Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan dibidangnya yaitu selalu mengikuti update terbaru mengenai penggunaan ICD 10 dan ICD 9. 15, Melaksanakan sistem pencatatan dan Pelaporan yang tepat dan benar, sehingga tercipta sistem Informasi rumah sakit yang akurat. 16. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh kepala Instalasi. dalam rangka pelaksanaan _tugas kedinasan. 17, Mengembangkan iri sendiri_sehingga_memiliki wawasan, sikap, dan keahlian yang sepadan dengan tuntutan jabatan saat ini dan siap menerima tanggungjawab yang lebih besar dimasa yang akan datang. Tanggung Jawab Dalam menjalankan tugasnya _Staf__Pelaporan bertanggungjawab kepada kepala Instalasi Rekam Medis terhadap pelaksanaan kegiatan pelayanan Pelaporan di Instalasi Rekam Medis Wewenang 1. Meminta informasi dan petunjuk kepada atasan. 2. Memberikan pelayanan permintaan data pelaporan dan memberikan pelaporan sesuai_ dengan22 kebutuhan dan permintaan yang membutuhkan. Persyaratan Jabatan 4. Pendidikan DIII/DIV Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Pelatinan Manajemen Pelaporan Rumah Sakit Pengalaman sebagai pelaksana rekam medis selama 3 tahun 6.7. Staf Penerima Resume Medis Nama Jabatan Staf Penerima Resume Medis Organisasi Rumah Sakit Grha Husada Tugas Pokok Bertanggung jawab dalam kegitan pelayanan pembuatan resume medis Uraian Tugas, I. Menyediakan formulir pengajuan resume medis & visume et repertum. 2. Menjelaskan prosedur pembuatan resume medis kepada pihak pasien atau keluarga, 3. Melaksanakan tugas dan mengecek history pasien. 4. Mencari berkas rekam medis pasien beserta nomor rekam medis pasien pada SIM RS sebagai Indeks pasien. 5. Bekerjasama dengan tim rekam medis lain untuk koordinasi pengajuan resume kepada dokter yang bertanggungjawab mengisi resume medis pasien. 6. Melaksanakan tugas dengan mengajukan rekam medis kepada dokter yang bertanggungjawab mengisi resume medis pasien. 7. Menghubungi pihak pasien atau keluarga jika resume medis telah diisi oleh dokter. 8. Mejaga setiap kemingkinan terjadinya kecelakaan kerja di rekam medis (tempat penyimpana rekam medis). 9, Dapat menggunakan seluruh perlatan dan perlengkapan yang ada di instalasi rekam mecis. 10. Bekerjasama dalam tim rekam medis sesuai dengan23 tugas pokok dan fungsinya. 11. Berperan serta dengan tim rekam medis dan instalasi lainnya dalam membahas permasalahan dan meningkatkan mutu pelayanan di instalasi rekam medis. 12. Mengikuti pertemuan berkala balk yang telah ijadwalkan maupun yang belum terjadwalkan. 13. Meningkatkan kemampuan dan pengetahuan di dalam pelaksanaan tugasnya. 14, Melaksanakan sistem pencatatan dan pelaporan yang tepat dan benar, sehingga tercipta sistem informasi rumah sakit yang akurat. Tanggung Jawab Dalam melaksanakan tugasnya staf _admision penerimaan resume medis pasien bertanggungjawab kepada kepala instalasi_ rekam medis terhadap pelayanan teknis dan pelayanan pembuatan resume medis pasien secara benar dan tepat waktu. Wewenang 7. Meminta informasi dan petunjuk kepada atasan. 2. Memberikan pelayanan tas _terlaksananya permintaan resume medis kepada instalasi yang menggunakan rekam medis. Persyaratan 7. Pendidikan DINVDIV Perekam Medis dan Informasi Jabatan Kesehatan 2. Pelatihan Pengelolaan Resume Medis dan Kebijakan yang mengatur kerahasian rekam medis pasien terhadap undang-undang yang berlaku + Pelatinan Customer Servis. 3. Pengalaman sebagai pelaksana rekam medis selama 3 tahun24 6.8. Staf TPPRI Nama Jabatan ‘Staf TPPRI (Tempat Penerimaan Pasien Rawat Inap) Orgai Rumah Sakit Grha Husada Tugas Pokok Melaksanakan administrasi pasien rawat inap Uraian Tugas 7_ Memberikan informasi perihal fasilitas kamar dan fasilitas lain di RS 2. Memberikan informasi mengenai general consent dan hak- kewajiban pasien dan keluarga 3, Memastikan pembiayaan dan jaminan kesehatan 4. Mengisi kelengkapan buku rekam medis awal rawat inap Memastikan pasien mendapatkan kamar perawatan dengan berkoordinasi dengan instalasi rawat inap, bersalin dan HCU 6. Menyerahkan kelengkapan berkas RM ke instalasi dimana pasien akan rawat inap 7. Memberikan informasi general consent dan hak-kewajiban pasien dan keluarga untuk pasien rawat jalan yang baru pertama kali periksa ke RS Grha Husada Tanggung Jawab Kepada Kepala Instalasi Rekam Medis Wewenang 7. Meminta informasi dan petunjuk kepada atasan 2. Memberikan pelayanan pendataan dan pendaftaran pasien registrasi rawat inap. Persyaratan Jabatan Pendidikan Dill Perekam Medis dan Informasi Kesehatan’ Dill Keperawatan25, BABT ‘TATA HUBUNGAN KERJA. Bagian cl) Eee See Ein) Sen) Komite, Pee ae) INSTALASI/BAGIAN HUBUNGAN KERJA qj] | DIREKTUR RUMAH SAKIT |- Pelaporan kegiatan dan aspek standar | pelayanan minimal Instalasi Rekam Medis BIDANG KEPERAWATAN | - Pengisian dan desain Rekam Medis Pasien - _ Kegiatan pelaporan Bidang keperawatan BIDANG PELAYANAN DAN |- Memastikan pelayanan penunjang sesual | PENUNJANG dengan SPO yang berlaku | Memastikan ketersediaan pengisian dan | pelaksanaan pelaporan26 INSTALASIIBAGIAN HUBUNGAN KERJA BIDANG PELAYANAN MEDIS ‘SPO dan Kebijakan akses berkas rekam medis Pengisian dan Kelengkapan pengisian rekam medis pasien INSTALAST RAWAT INAP Ketersediaan dan Kelengkapan Rekam Medis Pasien rawat inap. Pelaporan kegiatan sensus harian dan rekapitulasi rawat inap. Kebidanan : Ketersediaan dan Kelengkapan rekam medis pasien bersalin dan neonatus. Serta pelaporan kegiatan sensus harian dan rekapitulasi laporan bersalin dan neonatus INSTALASI BEDAH SENTRAL Ketersediaan pendokumentasian dan kelengkapan rekam medis pasien Instalasi Bedah Sentral. pelaporan kegiatan kamar operasi INSTALASI FARMASI Ketersediaan dan kelengkapan pengisian lembar pemberian obat pelaporan kegiatan instalasi farmasi INSTALASI LABORATORIUM Pemberian identitas pasien sesuai dengan pelayanan Pelaporan kegiatan seluruh laboratorium INSTALASI RADIOLOGI Pemberian identitas pasien sesuai dengan pelayanan Pelaporan kegiatan seluruh Radiologi INSTALASI GIZI Ketersediaan dan kelengkapan pengisian rekam medis Pelaporan kegiatan seluruh Instalasi Gizi BAGIAN KEUANGAN DAN SUMBER DAYA MANUSIA Penggajian Pembayaran bonus, insentif, dan sebagainya Kepegawaian Pemenuhan kebutuhan karyawan Penilaian kinerja27 INSTALASI/BAGIAN HUBUNGAN KERJA Pengembangan dan pelatihan karyawan Diklat pegawai Kredensial Menerima pembayaran pasien pulang, dirujuk, dan meninggal INSTALASI REKAM MEDIS Melakukan proses admisi/registrasi pasien | rawat jalan Melakukan pengelolaan rekam medis ‘SUB BAGIAN UMUM Pengadaan barang dan permintaan rekam medis Perbaikan dan pemeliharaan alat, sarana, dan prasaranaRekam Medis Memonitor dan menjaga kebersihan ruangan dan fasilitas Rekam Medis Surat-menyurat Perizinan Koordinasi keamanan Membantu pengecekan terhadap fasiltas yang ada Sebagai_penunjuk terhadap _pemberian pelayanan Memelinara kebersihan Instalasi Rekam Medis Membersinkan cairan tubuh pasien Membuang sampah medis dan non medis BAGIAN PEMASARAN Promosi Penyediaan brosur pelayanan rumah sakit Perizinan28 BAB 8 POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKAS! PERSONIL Dalam upaya mempersiapkan tenaga di Instalasi Rekam Medis yang handal dan profesional, perlu dilakukan kegiatan _menyediakan dan mempertahankan sumber daya manusia yang tepat. Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam, dan ke luar Instalasi Rekam Medis. Tujuan dilakukan kegiatan tersebut adalah untuk mendayagunakan SDM yang ada seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan. Selain itu perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui _strategi pengembangan kontribusi Perhitungan kebutuhan ketenagaan dilakukan berdasarkan analisis beban kerja Workload Indicator Staff Need (WISN): WAKTU KERJA TERSEDIA STANDAR KELONGGARAN (SK) RATA2 FAKTOR FAKTOR WAKTU | SK KELONGGARAN | (JawiMG) Hari Kerja (A) 260 | Morning report 4] 0,12 Cuti Tahunan (8) 12 | Rapat SBU 2] 0,06 Pendidikan dan Pelatinan (C) 2 | Rapat koordinasi 05] 0,01 Hari Libur Nasional (D) 15 | Akreditasi 2] 0,06 Ketidakhadiran Kerja (E) 5 JUMLAH 0,24 Waktu Kerja per hari 3 (Jam) Hari Kerja Tersedia (HarifTahun) ae Hari Kerja Tersedia (Jam/Tahun) ee Hari Kerja T (Menit/Tahun) _29 Tabel Perhitungan Tenaga Rekam Medis Menggunakan WISN SERN et STANDAR BEBAN KERJA RATA2 KEGIATAN POKOK WAKTU | SBK (MENIT) KUAN- TITAS MENENTUKAN KEBUTUHAN SDM Mencatat nomor rekam medis yg doble kunjungan 2 | 54240 | 1.884] —_0,03473904 Mengantarkan ke poli tyjuan (IGD Rejal Rawin) 3 | 36160 | 37.681] —1,04206981 Mengecek data kunjungan pasien pada SIM RS 2 | s42a0 | 18840,5| — 0,34735886 Menerima Permintaan surat keterangan (Resume Medis) 3 | 36160 | 94,2025} —0,00261192 Mencatat Permintaan Resume melee ae eee Medis " " Mengambil FuK 1 | 108480] 37681] —_0,34735660 TEE "-2,88688550 neonatus mengambil rekam medis 1 | 408480} 30.145] — 0,27788573 | ‘Menerima buku rekam medis "alan kembal 2 | 84240 | 37681] —_0,69471321 Memilah rekam Medis, berdasarkan Nomor (Terminal 2 | sa240 | 37681] —_0,69471321 Filing Digit) Memasukkan rekam medis ke dalam rak Penyimpanan 3 | 36160 | 37681| —1,04206081 Menyiapkan rekam medis Baru Rawat Jalan & igd 25 | 43392 | 7536,2| — 0,17368281 Menyiapkan rekam medis rawat inap, operasi, bersalin dan 5 | 21696 | 82,65) —_0,00382073 Menerima buku kembali dari berdasarkan nomor Form, awet inap 1.8 | 72320] 1653) —0,02286013, Mencatat pada Ekspedisi Buku rekam medis Kembali darirawin | 05 | 72820] 1653 _—_(0,02286015 Memilah berkas dan Mangurutkan berkas 3 | se160 | 1653] 0,04572026 |30 STANDAR BEBAN KERJA Kuan. | MENENTUKAN RATA2 - | KEBUTUHAN KEGIATAN POKOK wakTu | sBK | TITAS ‘SDM (MENIT) Mengecek kelengkapan form. Rekam medis 3 36160 1653 0,04572026 Mencatat rekam medis yg belum lengkap dan diberikan kembalike | 3 | 36160 | 495,9|_0,01372081 petugas rawat inap Membaca penyakit pada rekam medis pasien (RM 05 dan RM 3 | 36160 1653) 0,04572026 09) ‘Mencari dan Mencatat kode penyakit berdasarkan ICD 10dan| 3 | 36160 1653} 0,04572026 Ico. Menganalisis kelengkapan Pa leices tess || 0,07e20063 berkas rekam medis 0,13115810 * Menyiapkan form Laporan dan ciserahkan di masing-masing 30 | 3616 12| — 0,00338619 Instalasi * Merekapitulasi hasil laporan yang telah dikumpulkan 30 | eis 2) aoe * Mengolah data petaporan eo | 1808 12| 0,00677238 * Mingguan ** Laporan AFP 60 | 1808 1] 0,00068831 * Laporan Wabah & Surveilans | 60 | 1808 91| — 0,05046707 * Laporan Bulanan khusus fea oes 60 | 1808, 12| — 0,00677238 * Laporan Bulanan Kematian 60 | 1808 12) 0,00677238 ** Laporan Bulanan PT. PGM 60 | 1808 12| 0,00677238 ** Laporan STP 60 | 1808, 12| — 0,00677238, * Laporan Bulanan Dinkes (RL 5,RL51,RL52,RL53,RL54)| 9 | 1608 lee fal Laporen Bulsnan Arps 60 | 1808 42] 0,00677238 perusahaan Lain)31 'STANDAR BEBAN KERJA Fane MENENTUKAN RATA2 ; | KEBUTUHAN KEGIATAN POKOK Waktu | sBK | TITAS ‘SDM (MENIT) “* Laporan PT. PG 60 1808 12 0,00677238 ** Laporan BPJS (JKN) 60 | 1808 12] — 0,00677238 * Rekap Laporan Tahunan 480 | 226 1] 0,00550650 ** Laporan Indikator Rumah Sakit | 60 | 1808 12| — 0,00677238 01831244 * Mencatat pada ekspedisi pormintaan resume mast 1 | 108480} 165,3| — 0,00152604 * Mengecek history pasien 2 | 54240 | 165,3| —_0,00305207 | * Mencari rekam medis pasien 2 | 54240 | 165,3| —_0,00305207 *Mengajukan pada dokter DPJP.| 2 | 54240 | 165,3| —_0,00305207 * Melengkapi berkas yang telah aia 2 | 54240 | 165,3] —_0,00305207 * Mecatat pada ekspedisi telah iheaat 1 | 108480} 165,3| — 0,00152604 * Menelpon pasien atau keluarga 0,00305207 utk dpt mengambil rekam medis _ 3,93209633 Pengecekan kelengkapan berkas 1 108480 37681 034735660 | Mendaftarkan pasien 3 | 36160 | 30144,8| — 0,88365720 | Mencetak FUK 1 | 108480| 37681] —_0,34735660 Beara ecaen ERIS 5 | 21606 | 263767) 1,21875150 Edukasi pasien tentang HPK 2 54240 ‘37681 0,69471321 Mengeniry indakan untuk pasien |, | agg4a0| 4521,72| o,04166478 umum32 STANDAR BEBAN KERJA scuan. | MENENTUKAN RATA2 Titas. | KEBUTUHAN KEGIATAN POKOK WAKTU | SBK SDM (MENIT) ‘Menerima telpon dari luar untuk mendaftarkan pasien rawatjalan | 2 | 94240 | 7596.2| —_0,13894625 Penggesekan admedika 5 | 21606 | 6782.58) 0,31263018 0,58676245 Pengecekan kelengkapan berkas| 3 | 36160} 1653 —_0,04572026 Edukasi HPK dan pelayanan fmt ee 10 | 10848 | 1653) —_0,15240085 Mengisi kelengkapan dokumen een eae 5 | 21606 | 1653) —0,07620043 Memesankan kamar dan koordinasi dengan PJ shift orion 659)| 7 0,12 182068 Konfirmasi asuransi pasien 10 | 10848 | 495.9] —_0,04573603 eae Token eee te) 5 21696 1653} — 0,07620043 Mencetak Surat Elegibiltas Petes (amen BES) 5 | 21606 | 1187.1] —_0,05334368 eee 1 | 108480} 1653 —_0,01524009 TOTAL 9,65169520 PEMBULATAN TOTAL 1033 Tabel 8.2. Pola Ketenagaan Instalasi Rekam Medis Berdasarkan WISN HASIL NAMA JABATAN PENDIDIKAN SERTIFIKASI HITUNGAN Pelatihan ICD 10 Pelatihan Pelaporan RS Ka. Instalasi Rekam “ Dill Rekam Medis_| Pengalaman Kerja minimal ledis 5 tahun, BLS, Hand Hygiene, APAR F ; Pelatinan Customer Service Staf Penerimaan Dill Rekam Medis | Pelatiahan rekam medis, Resume Medis BLS, Hand Hygiene, APAR Staf Statistik dan Dill Rekam Medis | Pelatihan Pelaporan RS, Pelaporan RS BLS, Hand Hygiene, APAR ‘Staf TPPRJ (Tempat Pelatihan Customer Service Dill Rekam Medis Penerimaan Pasien Pelatiahan rekam medis, 3 1 SLTAISMK Rawat Jalan) BLS, Hand Hygiene, APAR Pelatihan Rekam Medis, Staf Distribusi Dill Rekam Medis 2 BLS, Hand Hygiene, APAR Pelatihan Rekam Staf Penyimpanan : Dill Rekam Medis | Medis/tata arsip dinamis, 3 Berkas RM | BLS, Hand Hygiene, APAR | Staf Assembling & Pelatihan ICD 10, BLS, | Dill Rekam Medis | Indeks Kode Penyakit Hand Hygiene, APAR | Staf TPPRI (Tempat 1 Komunikasi Efektif, BLS, Pendaftaran Pasien —_| Dill rekam medis Hand Hygiene, APAR Rawat Inap) | ‘Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi SDM di Instalasi Rekam Medis RS Grha Husada saat ini adalah sebagai berikut:Tabel 8.3. Pola Ketenagaan Riil Saat Ini di Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Grha Husada NAMA | PENDI HASIL | JUMLAH JABATAN | DIKAN | SERTIFIKASI | HituNGAN | YANG ADA | ET Pelatihan [CD 10 Pelatinan Pelaporan cet | eh co = Reka | Kerja minimal § tahun, BLS, Hand Hygiene, APAR. a om eatin Customer ' 1 Service : penerim@an | Rekam | Pelatiahan rekam ea Medis | medis, BLS, Hand Hygiene, APAR Staf Rekam | Pelatihan Petaporan Statistik dan | Fek2™ | Rs, BLS, Hand Pelaporan Hygiene, APAR pin | Pelathan Customer Rekam | Service Staf TPPRI | Rekam | Petatiahan rekam 3 3 Sta | medis, BLS, Hand Hygiene, APAR aa Dill | Pelatinan Rekam Br iousi | Rekam | Medis, BLS, Hand 2 2 Medis | Hygiene, APAR Staf pin | Pelatinan Rekam 1 Penyimpan | Rakam | Medisitata arsip 5 A an Berkas | Rek2™ | dinamis, BLS, Hand RM Hygiene, APAR Staf Assembling | Dill | Pelatinan ICD 10, &lndeks | Rekam | BLS, Hand Hygiene, Kode Medis | APAR Fi A Gili Penyakit kerja Dill | Komunikasi Etekif, Staf TPPRI | rekam | BLS, Hand Hygiene, medis_| APAR Berdasarkan tabel di atas dapat kita simpulkan berdasarkan kulifikasi dan beban tenaga kerja petugas di Instalasi rekam medis bahwa kebutuhan tenaga yang dibutuhkan sebagai kepala instalasi rekam medis sebanyak 1 orang, dan staf penyimpanan dan distribusi berkas rekam medis dibutuhkan 1 orang petugas, sedangkan TPPRI jumlah yang ada dua orang karena pemberlakuan jam dinas yaitu gilir kerja.35 BABS KEGIATAN ORIENTASI Kegiatan orientasi karyawan atau yang lebih dikenal dengan istilah kegiatan induksi dilaksanakan di unit kerja apabila ada tambahan tenaga baru yang akan ditempatkan di unit kerja. Berdasarkan sasaran, orientasi dibedakan menjadi orientasi karyawan baru, orientasi karyawan yang baru mutasi, orientasi pekerja kontrak luar baru, maupun orientasi mahasiswajtrainee baru.Jenis orientasi karyawan berdasarkan isi materi dan pelaksanaannya dibedakan menjadi 2, yaitu orientasi umum RS dan orientasi khusus. 91 Orientasi Umum Materi orientasi umum RS : a. Profil perusahaan (visi, misi, nilai, moto RS Grha Husada) Struktur organisasi RS dan struktur unit kerja Peraturan RS Grha Husada Hak dan kewajiban karyawan Performance pelayanan prima Peran karyawan sebagai marketer Mutu dan Keselamatan Pasien (Patient Safety) Keselamatan dan Kesehatan kerja zsereaog i. Pencegahan dan pengendalian infeksi j. Bantuan Hidup Dasar Orientasi umum karyawan baru menjadi tanggung jawab bagian SDM. Kegiatan dilakukan selama 2 hari. Ketentuan terkait orientasi karyawan secara umum sesuai dengan “Pedoman Orientasi Karyawan RS Grha Husada’ 9.2 Orientasi Khusus di Instalasi Rekam Medis Orientasi khusus berupa pemberian materi dan observasi aktivitas karyawan baru di Instalasi Rekam Medis. Orientasi karyawan di Instalasi Rekam Medis menjadi tanggung jawab kepala Instalasi Rekam Medis. Pelaksanaan orientasi khusus bagi karyawan baru di Rekam Medis dilakukan selama 10 hari36 PENANGGUNG WAKTU wy MATER! JAWAB PELAKSANAAN 1 | Pengenalan lingkungan Rekam | Petugas Staf 7 Medis dan Unit Lainnya Rekam Medis Pengenalan —_Kegiatan G0] pais tar 2 | Deskripsi) masing-masing staf ea a Hari 1 rekam medis Kegiatan _observasi___ dan 3 | Pelaksanaan pada staf rekam| — Petugas Staf Hart medis bagian TPPRJ (Tempat| Rekam Medis Pendaftaran Rawat Jalan) Kegiatan Observasi_ dan 4 | pelaksanaan pada staf rekam| — Petugas Staf Nate medis bagian penerimaan Resume | Rekam Medis Medis Kegiatan Observasi_ dan 5 | Pelaksanaan pada staf Rekam| Petugas Staf is Medis bagian Assembling dan| Rekam Medis koding rekam medis Kegiatan Observasi___ dan g | Pelaksanaan pada staf Rekam| — Petugas Staf arr Medis bagian Distribusi rekam| Reka Medis medis Kegiatan Observasi__ dan | 7 |Pelaksanaan pada staf Rekam| Petugas Staf Mae | Medis bagian Filing (penyimpanan) | _Rekam Medis. |__| rekam medis |Kegiatan Observasi___dan g |Pelaksanaan pada staf Rekam| —Petugas Staf ae |Medis bagian Statistik dan| —Rekam Medis, |__| Petaporan rekam medis | Kegiatan ‘observasi dan 9 | pelaksanaan di ruang lingkup partes Hari 7-10 seluruh staf rekam medis 9.3 Laporan Orientasi Kepala Instalasi melaporkan kepada bagian SDM, dengan menggunakan formulir, antara lain sebagai berikut 1. Formulir Absensi karyawan baru 2. Formulir Laporan Orientasi karyawan Baru37 Lampiran 9.1 Lembar Absensi Orientasi Karyawan ABSENSI ORIENTASI KARYAWAN BARU. Nama pegawai Unit kerja/pekerjaan Tanggal Orientasi TEMPAT TTD No | TGL KEGIATAN ORIENTASI YBS TTD PEMBIMBING 10 1" 1238 Lampiran 9.2 Lembar Laporan Orientasi Karyawan FORM LAPORAN ORIENTASI KARYAWAN Nama pegawai Unit kerja/pekerjaan Tanggal Orientasi Keterangan’ 1, = Belum mampu melakukan. 3. = Melakukan tanpa supervisi 2. = Melakukan dengan supervisi 4 = Terampil dapat mengajarkan ke teman KEMAMPUAN EVALUASI NO 408 apes ec ‘SEBELUM SETELAH ORIENTASI ORIENTASI Ce eae cee eee ated ee Catatan khusus untuk tindak lanjut Gresik, Kepala unit kerja39 BAB 10 PERTEMUAN/RAPAT Pertemuan/rapat yang diadakan oleh Instalasi Rekam Medis Rumah Sakit Grha Husada, antara lain berupa 1. Rapat rutin 2. Rapat insidentil 10.1. Rapat Rutin Rapat rutin adalah rapat yang diadakan secara berkala dan rutin baik dengan atau tanpa adanya kejadian yang memberikan efek signifikan pada Instalasi Rekam Medis atau unit/bagiar/instalasi lain di RS Grha Husada. Rapat diselenggarakan pada : * Waktu: Satu bulan sekali (Rabu Minggu ke-1 ) + Tempat Ruang Pertemuan RS Grha Husada + Peserta : Kepala Instalasi Rekam Medis, Staf Assembling dan Coding, Staf Distribusi, Staf Filing, Staf Penerimaan Rekam Medis, Staf Pelaporan dan Statistik rumah sakit. © Materi : 1. Evaluasi kinerja 2. Evaluasi SDM 3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan rekam medis 4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM dan pelayanan rekam medis 5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan rekam medis * Kelengkapan rapat : Daftar hadir, notulen rapat, laporan/usulan/ rekomendasi kepada pimpinan 10.2. Rapat Insidentil Rapat insidentil adalah pertemuan yang sifatnya mendadak dan dilaksanakan apabila ada suatu hal dan/atau kejadian yang memberikan efek signifikan kepada Instalasi Rekam Medis atau memberikan efek signifikan kepada unit/bagian/instalasi lain di RS yang melibatkan Instalasi Rekam Medis40 dalam kejadian tersebut. Rapat diselenggarakan pada: Waktu ‘Sewaktu-waktu bila ada sesuatu hal yang perlu dibahas segera Tempat : Sesuai undangan Peserta : Kepala Instalasi Rekam Medis, Staf Assembling dan Coding, Staf Distribusi, Staf Filing, Staf Penerimaan Rekam Medis, Staf Pelaporan dan Statistik rumah sakit, dan atau bidang/bagian/instalasi lain yang terkait Kelengkapan rapat : Daftar hadir, notulen rapat, _laporan/ usulan/rekomendasi kepada pimpinan Materi Sesuai dengan masalah yang perlu dibahasa BAB 11 PELAPORAN Laporan yang disusun Instalasi Rekam Medis RS Grha Husada dapat dibedakan menjadi 2 macam laporan, yaitu laporan internal dan laporan eksternal, 44.1 Laporan Internal a Pelaporan kunjungan rumah sakit rawat jalan, rawat inap serta penunjang medik yang lainnya setiap bulan. Pelaporan Indikator Rumah Sakit Grha Husada tethadap Bed ‘Occupancy Rate (BOR), Average Length of Stay (AvLOS), Turn Over Interval (TO1), Bed Tun Over ( BTO), Gross Death Ratio (GDR), dan Nett Death Ratio (NOR). Data dikumpulkan selama perbulan dan direkapitulasi selama setahun atau rata-rata dalam setahun dan diolah oleh Instalasi kerja Rekam Medis. Pelaporan Morbiditas Penyakit paasien rawat jalan, dan rawat inap Rumah Sakit Grha Husada setiap bulan 44.2. Laporan Eksternal Pelaporan ekstern yang digunakan sebagai informasi terhadap pelayanan yang diberikan dan diberikan kepada Instansi luar Rumah Sakit Grha Husada yaitu : Pelaporan ke Dinas Kesehatan Pelaporan kepada Dinas Kesehatan adalah pelaporan berdasarkan kebijakan yang dibuat oleh Dinas Kesehatan baik Dinas kesehatan Kabupaten/Kota, Dinas Kesehatan Propinsi, maupun Dinas Pemerintahan pusat. Adapun Laporan yang dibuat oleh Rumah Sakit Grha Husada yang dikirimkan ke Dinas Kesehatan dikirim berdasarkan jenisnya 4. Laporan tahunan : ( Updating ) a. Laporan RL1.1 Data dasar rumah sakit 2. Laporan bulanan a. Laporan RLS.1 Pengunjung Rumah sakit42 b. Laporan RLS.2 Kunjungan rawat jalan c. Laporan RL5.3 Daftar 10 besar penyakit rawat inap 4d. Laporan RLS.4 Daftar 10 besar penyakit rawat jalan 3. Laporan tahunan ( Awal tahun berikutnya ) Laporan RL1.2 Indikator pelayanan RS Laporan RL1.3 Fasilitas tempat tidur rawat inap Laporan RL3.3 Gigi dan mulut Laporan RL3.4 Kebidanan Laporan RL3.5 Perinatologi Laporan RL3.6 Pembedahan Laporan RL3.7 Radiologi Laporan RL3.8 Laboratorium Laporan RL3.9 Rehabilitasi medik Laporan RL3.10 Pelayanan khusus zsereanogce Laporan RL3.11 Kesehatan jiwa Laporan RL3.12 Keluarga berencana . Laporan RL3.13 farmasi rumah sakit Laporan RL3.14 Rujukan Laporan RL3.15 Cara bayar Laporan RL4a Penyakit rawat inap poasg q. Laporan RL4b Penyakit rawat jalan 4, Laporan mingguan (DINKES Kabupaten) a. Laporan mingguan wabah/SARS/ Surveilance penyakit Acute Flaccid Paralysisi (AFP) = Morbili (campak) = Conjungtivtis = Dengue Haemorragic Fever (DHF) = Diptheri Filariasis - Gastro enteritis Dehydrasi - Hepatitis Leptopsirosis Malaria - Tetanus neonatorum = Thyphoid43 Pneumonia Pelaporan data penyakit atau masalah Kesehatan terebut menggunakan formulir yang sudah ditetapkan dan dikirimkan secara terus menerus tiap seminggu sekali ke Direktorat Jendral Pemberantasa Penyakit Menular dan Penyehatan Lingkungan Kementrian Kesehatan melalui Dinas Kesehatan Kota/Kabupaten Gresik