PETUNJUK TEKNIS PENGOPERASIAN

APLIKASI INVENTARIS BARANG

DINAS ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL
PROVINSI KEPULAUAN BANGKA BELITUNG
TAHUN 2021
 APLIKASI INVENTARIS BARANG

A. Pendahuluan
Aplikasi Inventaris Barang merupakan aplikasi berbasis Microsoft Office
Excel dengan VBA Macro. Aplikasi Inventaris Barang berekstensi .xlsm
sehingga tidak perlu di-install, cukup di copy ke local drive.

B. Teknis Pengoperasian Aplikasi

Langkah pertama pengoperasian aplikasi yaitu meng-copy file aplikasi ke
hard drive. Download aplikasi dari link yang sudah disediakan, kemudian pilih
aplikasi kemudian klik kanan pada aplikasi atau tekan ctrl + C dari
keyboard, kemudian paste atau ctrl + V ke drive yang dituju. Double klik pada
aplikasi untuk menjalankan.
1. Menu Utama
Pada saat pertama kali menjalankan aplikasi akan muncul menu utama
sebagai berikut:

Pada menu utama ini terdapat 11 button/tombol yaitu tombol Kategori,

Satuan, Ruang, Barang, Pengadaan Barang, Mutasi Barang, Opname
Barang, Laporan Barang, Laporan Inventory Barang, Laporan Mutasi dan
Laporan Opname. Masing-masing fungsi tombol tersebut dijelaskan di
bawah ini.
2. Form Kategori
Form Kategori digunakan untuk mengelola master data (database)
kategori barang. Form ini digunakan untuk menambah, mengedit, atau
menghapus record kategori barang. Kategori barang berfungsi untuk
mengelompokkan barang berdasarkan kategorinya. Misalkan meja, kursi,
dan lemari, dikelompokkan pada kategori Meubeulair, dsb. Sebelum
memasukkan data inventaris barang, maka perlu menambahkan kategori
barang terlebih dahulu.

1
3

2 4
5

a. Klik kategori di menu utama fitur

b. Kemudian tampil form kategori seperti gambar di atas
Tambah Nama Kategori
a. Untuk menambah kategori barang, input nama kategori barang pada
textbox nomor 1, kemudian klik tombol tambah.
b. Nama kategori barang yang dimasukkan akan tampil di listbox yang
ditunjukkan oleh nomor 2.
Edit Nama Kategori
a. Untuk mengedit nama kategori barang, pilih nama kategori barang yang
akan diubah pada listbox nomor 2
b. Kemudian ubah nama kategori sesuai dengan yang diinginkan pada
textbox 1, kemudian klik tombol edit.
c. Nama kategori yg diubah telah berganti dan tampil di listbox
Hapus Nama Kategori
 a. Untuk menghapus nama kategori barang, pilih nama kategori barang
yang akan di hapus pada listbox nomor 2
b. Kemudian klik tombol hapus
c. Nama kategori barang yang dipilih telah dihapus dari sistem
d. Klik tombol keluar untuk keluar dari form kategori
e. Selalu klik tombol save atau ctrl + S untuk setiap kali aksi agar setiap
kegiatan penambahan, edit, dan hapus data tersimpan di dalam aplikasi
pada saat aplikasi dibuka kembali.

3. Form Satuan
Form Satuan digunakan untuk mengelola master data (database) satuan
barang. Form ini digunakan untuk menambah, mengedit, atau menghapus
record satuan barang. Satuan barang berfungsi untuk menyatakan satuan
setiap jenis barang. Misalnya barang Laptop, dinyatakan dengan satuan unit,
atau CCTV dinyatakan dengan satuan paket, dsb. Sebelum memasukkan
data inventaris barang, maka perlu menambahkan satuan barang terlebih
dahulu.

1
3

2 4
5

a. Klik Satuan di menu utama fitur

b. Kemudian tampil form satuan seperti gambar di atas
Tambah Satuan Barang
a. Untuk menambah satuan barang, input satuan barang pada textbox
nomor 1, kemudian klik tombol tambah.
b. Satuan barang yang dimasukkan akan tampil di listbox yang
ditunjukkan oleh nomor 2.
 Edit Satuan Barang
a. Untuk mengedit satuan barang, pilih satuan barang yang akan diubah
pada listbox nomor 2
b. Kemudian ubah satuan sesuai dengan yang diinginkan pada textbox 1,
kemudian klik tombol edit.
c. Satuan yg diubah telah berganti dan tampil di listbox
Hapus Satuan Barang
a. Untuk menghapus satuan barang, pilih satuan barang yang akan di
hapus pada listbox nomor 2
b. Kemudian klik tombol hapus
c. Nama satuan barang yang dipilih telah dihapus dari sistem
d. Klik tombol keluar untuk keluar dari form satuan

4. Form Ruang
Form Ruang digunakan untuk mengelola master data (database)
ruangan tempat barang diletakkan. Form ini digunakan untuk menambah,
mengedit, atau menghapus record ruangan. Ruang berfungsi untuk
mengelompokkan barang berdasarkan tempat barang diletakkan, sehingga
barang-barang yang ada disuatu ruangan terdata. Misalkan pada Ruang
Kepala Dinas terdapat barang seperti Lemari Arsip, Meja, Kursi, Personal
Computer, dll. Sebelum memasukkan data inventaris barang, maka perlu
menambahkan daftar ruangan terlebih dahulu.

1
3

2 4
5

a. Klik ruang di menu utama

b. Kemudian tampil form ruang seperti gambar di atas
 Tambah Nama Ruangan
a. Untuk menambah nama ruangan, input nama ruangan pada textbox
nomor 1, kemudian klik tombol tambah.
b. Nama ruangan yang dimasukkan akan tampil di listbox yang
ditunjukkan oleh nomor 2.
Edit Nama Ruangan
a. Untuk mengedit nama ruangan, pilih nama ruangan yang akan diubah
pada listbox nomor 2
b. Kemudian ubah nama ruangan sesuai dengan yang diinginkan pada
textbox 1, kemudian klik tombol edit.
c. Nama ruangan yg diubah telah berganti dan tampil di listbox
Hapus Nama Ruangan
a. Untuk menghapus nama ruangan, pilih nama ruangan yang akan di
hapus pada listbox nomor 2
b. Kemudian klik tombol hapus
c. Nama ruangan yang dipilih telah dihapus dari sistem
d. Klik tombol keluar untuk keluar dari form Ruang

5. Form Barang
Form Ruang digunakan untuk mengelola master data (database)
barang. Pengelolaan data tersebut meliputi penambahan record data barang,
mengedit record data barang yang sudah ada, mencari record data barang,
atau menghapus record data barang. Klik tombol barang pada menu fitur
untuk menampilkan form barang.
Tambah Record Data Barang
Ketika memasukkan record data ke dalam database, aplikasi akan
mengecek apakah nama barang yang akan dimasukkan sudah ada dalam
database barang. Jika sudah ada, maka aplikasi akan menolak input data
barang. Berikut langkah memasukkan record data ke dalam database
barang:
a. Ketikkan nama barang pada kotak isian nama barang
b. Pilih satuan yang terdapat pada combo box satuan. Jika satuan yang akan
dipilih belum ada, klik tombol form disebelah combo box satuan,
kemudian form satuan akan ditampilkan, tambahkan satuan, dan klik
tambah, kemudian klik keluar untuk keluar dari form satuan. Pilih satuan
yang telah diinput di combo box satuan.
c. Pilih kategori barang, lakukan seperti memilih satuan jika kategori
barang belum ada.
d. Ketikkan harga beli barang pada kotak isian harga beli, kemudian klik
tambah.
e. Klik tombol tambah, Form Barang akan menampilkan record data yang
telah dimasukkan.
f. Jika semua record data telah dimasukkan, anda dapat mengurutkan
barang berdasarkan nama barang. Klik tombol Sort Ascending ( ) untuk
 mengurutkan dari A ke Z, atau tombol Sort Descending ( ) untuk
mengurutkan dari Z ke A.
g. Anda juga dapat melakukan pencaria nama barang dengan memasukkan
kata kunci di kotak isian nama barang, dan kategori barang, kemudian
klik tombol pencarian ( ). Pencarian barang berguna untuk
memudahkan mencari nama barang jika terdapat banyak record data
barang sehingga menyulitkan untuk mencari data satu per satu.

Edit dan Hapus Record Data Barang

Untuk mengedit record data barang langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut:
a. Pilih record data yang akan di edit
b. Lakukan penyesuaian data, kemudian klik edit
c. Muncul kotak pesan Edit Data

d. Klik Ok, maka record data berhasil diedit.

Adapun langkah-langkah untuk menghapus record data barang, adalah
sebagai berikut:
a. Klik record data yang akan dihapus
b. Kemudian klik tombol hapus
c. Kemudian akan muncul kotak pesan hapus data, pilih ok
d. Record data telah dihapus.
 e. Klik tombol keluar untuk keluar dari Form Barang

6. Form Pengadaan Barang

Form pengadaan barang digunakan untuk mencatat proses pemasukan
barang ke dalam database inventory. Tanggal pengadaan secara otomatis
akan terisi tanggal pada saat data barang dimasukkan, sesuai dengan tanggal
pada setting di computer. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut:

a. Pilih nama ruangan di mana barang akan ditempatkan

b. Ketikkan kode barang
c. Pilih nama barang yang sudah diinput di database barang sebelumnya.
Setelah nama barang dipilih, satuan, kategori, dan harga beli barang
secara otomatis akan terisi sesuai dengan data yang ada dalam database
barang, namun satuan dan kategori barang tidak bisa diubah, hanya harga
beli yang dapat diubah sesuai dengan harga barang yang dibeli. Karena
harga beli dapat berubah sewaktu-waktu.
d. Isi nama merk barang pada kotak isian merk
e. Bila terdapat foto barang, maka dapat ditambahkan dengan klik tombol
disebelah kotak isian file gambar, kemudian pilih gambar barang yang
akan dimasukkan, kemudian klik open.
 f. Klik tombol tambah, form pengadaan barang kemudian akan
menampilkan barang yang sudah dimasukkan ke dalam daftar.

7. Form Mutasi Barang

Form Mutasi Barang digunakan untuk mencatat proses perpindahan
barang dari satu ruang ke ruang lainnya. Dalam form mutase barang
terdapat kotak pilihan dan daftar barang ruang 1 serta pilihan dan daftar
barang ruang 2.

Untuk melakukan perpindahan barang dari ruang satu ke ruang lainnya,

langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
a. Pilih nama ruang untuk memindahkan barang, ruang 1 dan ruang 2
b. Pilih data barang yang akan di pindahkan
c. Klik tombol ke atas ( ) untuk memindahkan barang dari ruang 2 ke
ruang 1, atau klik tomboh ke bawah ( ) untu memindahkan data barang
dari ruang 1 ke ruang 2.
d. Data barang otomatis akan berpindah setelah tombol ke atas atau ke
bawah di klik, tanggal mutase barang akan otomatis tersimpan di sistem
sesuai dengan setting tanggal pada computer.
e. Klik tombol keluar untuk keluar dari form Mutasi Barang.
8. Form Opname Barang
Form Opname Barang digunakan untuk mencatat proses pemeriksaan
kondisi barang, apakah kondisi barang baik, sedang, rusak, atau hilang. Pada
saat data barang dimasukkan ke dalam database, semua kondisi barang akan
tercatat baik.

Adapum langkah-langkah untuk melakukan opname barang adalah

sebagai berikut:
a. Klik tombol opname barang pada menu utama fitur
b. Pada pilihan ruang, pilih nama ruang yang akan dilakukan perubahan
kondisi barangnya.
c. Setelah ruang terpilih, data barang yang ada pada ruangan terpilih akan
ditampilkan
d. Pilih data barang yang akan diopname, kemudian pada pilihan kondisi
pilih kondisi barang. pada pilihan kondisi terdapat 4 (empat) pilihan,
yaitu Baik, Sedang, Rusak, dan Hilang.
e. Setelah kondisi barang dipilih, kemudian klik OK. Data barang akan
otomatis berubah, dari kondisi baik ke kondisi sesuai dengan yang
dipilih. Tanggal opname barang akan otomatis tersimpan di sistem sesuai
dengan setting tanggal pada computer.
f. Klik keluar untuk keluar dari Form Opname Barang.

9. Form Laporan Barang

 Form Laporan Barang digunakan untuk mencetak database barang
dalam aplikasi. Database barang yang ada dalam aplikasi dapat dicetak
seluruhnya atau hanya barang-barang dengan kriteria tertentu berdasarkan
nama barang atau kategori barang.

Adapun langkah-langkah mencetak laporan barang adalah sebagai

berikut:
a. Klik tombol Barang pada menu utama Laporan
b. Klik tombol OK jika ingin mencetak keseluruhan database barang
c. Maka sistem akan memproses seluruh data barang, kemudian klik keluar
d. Sistem akan menampilkan menu utama, pilih sheet Cetak pada halaman
menu utama, seluruh database barang akan tampil di sheet Cetak.
e. Jika ingin mencetak laporan barang dengan kriteria tertentu, maka isikan
nama barang yang akan di cetak atau kategori barang yang akan di cetak,
kemudian klik ok.
f. Data barang yang dicetak akan tampil di sheet Cetak pada menu utama.
Sebelumnya keluar dulu dari form laporan barang dengan klik tombol
keluar.
g. Karena proses cetak barang di sheet cetak hanya menyimpan record
terakhir saja, maka sebelum melakukan proses cetak selanjutnya, copy
sheet cetak ke workbook lain dan simpan filenya agar data yg akan
dicetak dapat di print atau disimpan sebagai arsip.

10. Form Laporan Inventory Barang

Form Laporan Inventory Barang digunakan untuk mencetak database
inventory (inventaris barang) dalam aplikasi. Data yang dicetak dapat
berupa keseluruhan record data inventaris dalam database invetaris atau
mencetak inventaris barang tertentu berdasarkan ruang, nama barang,
kategori barang, kondisi barang, atau tanggal pengadaan barang.

Adapun langkah-langkah mencetak laporan inventaris barang adalah

sebagai berikut:
a. Klik tombol inventory pada menu utama laporan
b. Kemudian klik OK jika akan mencetak keseluruhan record data
inventaris barang
c. Atau pilih nama ruangan yang akan di cetak record data inventarisnya,
jika ingin hanya berdasarkan ruangan saja.
d. Pilih nama barang jika ingin mencetak record data inventarisnya
berdasarkan nama barang
e. Pilih kategori barang jika ingin mencetak record berdasarkan kategori
barang
f. Pilih kondisi barang jika ingin mencetak record berdasarkan kondisi
barang
g. pilih salah satu opsi tanggal yang tersedia, yaitu Antara (pengadaan
barang pada kisaran waktu yang ditentukan pada kotak pilihan 1, dan
kotak pilihan 2), Tanggal (pengadaan barang pada tanggal yang
ditentukan pada kotak pilihan 1), Sebelum (pengadaan barang sebelum
tanggal yang ditentukan pada kotak pilihan 1), atau Sesudah (pengadaan
barang sesudah tanggal yang ditentukan pada kotak pilihan 1).
 h. Lakukan pengaturan untuk mencetak laporan data inventaris barang
sesuai dengan kriteria yang diinginkan, kemudian klik OK.
i. Data akan tampil di sheet cetak sesuai dengan kriteria yang dipilih.
Jangan lupa pindahkan data dari sheet cetak jika ingin diprint atau
diarsipkan karena data pada sheet cetak akan otomatis dihapus setelah
dilakukan cetak laporan selanjutnya.

11. Form Laporan Mutasi Barang

Form Laporan Mutasi Barang digunakan untuk mencetak database
mutase barang dalam aplikasi. Data yang dicetak dapat berupa keseluruhan
data mutasi atau mencetak mutasi barang tertentu dengan pengaturan nama
barang, mutasi dari ruang tertentu, dan tanggal tertentu.

Berikut langkah-langkah mencetak record data mutasi barang:

a. Klik tombol mutasi pada menu utama mutasi barang
b. Klik tombol OK untuk mencetak keseluruhan record data mutasi barang
c. Atau ketikkan nama barang untuk mencetak mutasi dengan nama barang
tertentu
d. Pilih nama ruangan dari pilihan dari ruang ke rauang, untuk mencetak
mutasi barang dari ruang ke ruang tertentu
e. pilih salah satu opsi tanggal yang tersedia, yaitu Antara (pengadaan
barang pada kisaran waktu yang ditentukan pada kotak pilihan 1, dan
kotak pilihan 2), Tanggal (pengadaan barang pada tanggal yang
ditentukan pada kotak pilihan 1), Sebelum (pengadaan barang sebelum
 tanggal yang ditentukan pada kotak pilihan 1), atau Sesudah (pengadaan
barang sesudah tanggal yang ditentukan pada kotak pilihan 1).
f. Lakukan pengaturan untuk mencetak laporan mutasi barang sesuai
dengan kriteria yang diinginkan, kemudian klik OK.
g. Data akan tampil di sheet cetak sesuai dengan kriteria yang dipilih.
Jangan lupa pindahkan data dari sheet cetak jika ingin diprint atau
diarsipkan karena data pada sheet cetak akan otomatis dihapus setelah
dilakukan cetak laporan selanjutnya.

12. Form Opname Barang

Form Laporan Opname Barang digunakan untuk mencetak database
opname barang dalam aplikasi. Data yang dicetak dapat berupa
keeseluruhan record dalam database opname barang atau mencetak opname
barang dengan kriteria tertentu berdasarkan nama barang, kondisi barang
dan tanggal opname barang.

Untuk mencetak record data opname barang, langkah-langkahnya

adalah sebagai berikut:
a. Klik tombol opname pada menu utama lpaoran
b. Klik ok jika akan mencetak seluruh record data opname barang
c. Atau isikan nama barang untuk mencetak kondisi barang sesuai dengan
nama barang
d. Atau pilih kondisi barang untuk mencetak kriteria sesuai dengan kondisi
barang
 e. pilih salah satu opsi tanggal yang tersedia, yaitu Antara (pengadaan
barang pada kisaran waktu yang ditentukan pada kotak pilihan 1, dan
kotak pilihan 2), Tanggal (pengadaan barang pada tanggal yang
ditentukan pada kotak pilihan 1), Sebelum (pengadaan barang sebelum
tanggal yang ditentukan pada kotak pilihan 1), atau Sesudah (pengadaan
barang sesudah tanggal yang ditentukan pada kotak pilihan 1).
f. Lakukan pengaturan untuk mencetak laporan opname barang sesuai
dengan kriteria yang diinginkan, kemudian klik OK.
g. Data akan tampil di sheet cetak sesuai dengan kriteria yang dipilih.
Jangan lupa pindahkan data dari sheet cetak jika ingin diprint atau
diarsipkan karena data pada sheet cetak akan otomatis dihapus setelah
dilakukan cetak laporan selanjutnya.

C. CATATAN PENTING
Selalu klik tombol save atau ctrl + S untuk setiap kali aksi agar setiap
kegiatan penambahan, edit, dan hapus data tersimpan di dalam aplikasi pada
saat aplikasi dibuka kembali.