Microsoft Office

Excel 2013
Matrikulasi
Daftar Isi
I. Subtotal dan Advance Filter ............................................................................................................. 3
A. Mengisi Kolom No....................................................................................................................... 3
B. Mengisi Kolom Kode ................................................................................................................... 3
C. Menyembunyikan Kolom ............................................................................................................ 5
A. Subtotal ...................................................................................................................................... 5
B. Conditional Formatting ............................................................................................................... 7
C. Advance Filter ............................................................................................................................. 7
II. Chart 10
A. Modifikasi Style ........................................................................................................................ 13
B. Modifikasi Data dan Tampilan .................................................................................................. 15
III. Formula Logika .............................................................................................................................. 17
A. Conditional Formatting ............................................................................................................. 17
B. Formula IF ................................................................................................................................. 19
IV. Pivot Table20
A. PivotTable Style ........................................................................................................................ 21
B. Slicer ......................................................................................................................................... 21
C. PivotChart ................................................................................................................................. 23
 I.Subtotal dan Advance Filter
Pada materi ini kita akan mencoba mengubah data mentah yang ditunjukkan pada gambar kiri
menjadi data yang sudah dapat digunakan seperti ditunjukkan pada gambar kanan. Silahkan
buka worksheet dengan nama Obj-2A.

A. Mengisi Kolom No
Pada Microsoft Excel kita dapat dengan mudah mengisi cell kosong yang berurutan.
Misalkan pada objective 1 kita akan mengisi kolom No.
a. Isi secara manual 2 cell pada kolom yang akan kita isi datanya seperti ditunjukkan pada
gambar di samping sehingga muncul kotak kecil pada bagian pojok kanan bawah dari 2
cell kita blok tersebut
b. Tarik kotak kecil tersebut ke bawah sepanjang cell yang ingin kita isikan datanya hingga
akhirnya semua cell pada kolom No. terisi semua

B. Mengisi Kolom Kode

Kita akan mengisi kolom kode menggunakan kombinasi antara 2 huruf awal kolom
Alamat, tanda (-), dan data pada kolom No. Untuk itu kita harus menggunakan
perpaduan antara fungsi CONCATENATE dan fungsi LEFT. Fungi/formula
concatenate digunakan untuk menggabungkan beberapa cell sedangkan fungsi/formula left
digunakan untuk mengambil sejumlah karakter dari sebelah kiri.

=CONCATENATE(Text1;Text2;Text3;...)

Text1 adalah kata pertama yang akan digabungkan pertama, Text2 adalah kata kedua
yang akan digabungkan selanjutnya, dan seterusnya.
 =LEFT(Text;[num_char])

Text adalah kata yang akan diambil karakternya dari sebelah kiri, [num_char] adalah
jumlah karakter yang diambil diitung dari sebelah kiri

Sehingga pada formula CONCATENATE kita tuliskan sebagai berikut

- Text1 2 karakter dari sebalah kiri kolom Alamat
=LEFT(F4;2)
- Text2 Strip “-“
- Text3 Angka pada kolom No (B4)

tuliskan formula berikut pada kolom kode

=CONCATENATE(LEFT(F4;2);”-“;B4)

Untuk mengisi kode pada nomor berikutnya, klik pada cell C4 kemudian tarik kotak kecil
pada pojok kanan bawah ke bawah sepanjang kode yang ingin kita isikan
C. Menyembunyikan Kolom
Selanjutnya kita akan menyembunyikan kolom nomor
a. Caranya adalah klik pada header column pada kolom No kemudian masuk ke tab Home,
pada grup Cells, pilih Format → Hide Column

2. Tab Home

3. Tool Format

1. Header Column

A. Subtotal
Subtotal adalah fitur dalam excel yang digunakan untuk mengevaluasi sekumpulan data.
Dengan subtotal kita bisa mengetahui rata-rata, jumlah data, banyak data, data terbesar,
data terkecil, dan data terbesar.
Cara untuk memanfaatkan subtotal adalah
a. Blok data yang akan kita berikan fitur subtotal, kemudian masuk ke tab Data, pada grup
Outline, pilih tool bernama Subtotal. Sehingga muncul kotak dialog Sub Total
 Menentukan dasar
pengelompokan
Jenis operasi
aritmatika

Kolom yang diberikan

subtotal

Berikut adalah hasil dari pemberian subtotal pada kolom Jumlah harga dengan
pengelompokkan berdasarkan kolom alamat
B. Conditional Formatting
Conditional Formatting adalah fitur dalam Microsoft Excel yang berfungsi memberikan
tampilan visual pada data kita.
a. Seleksi pada kolom manakah kita akan memberikan conditional formatting, kemudian
pada tab Home dalam grup Style, pilih Conditional Formatting dan pilihlah Data Bars.
Terdapat beberapa pilihan tampilan visual yakni Icon Set, Data Bars, dan Color Scale.

b. Berikan conditional formatting pada nilai yang belum diatur dengan warna yang berbeda
sesuai dengan contoh yang telah jadi.

C. Advance Filter
Melakukan analisa data tidak lepas dari kegiatan memfilter data. Untuk urusan fiter atau
menyaring data Microsoft Excel sudah menyediakan auto filter. Selain auto filer, untuk
kebutuhan memfilter data, Microsoft Excel juga menyediakan fitur Advance Filter yang dapat
digunakan untuk melakukan hal-hal tertentu yang tidak bisa dilakukan oleh fitur autofilter
biasa. Misalnya melakukan filter dengan banyak kriteria serta memindahkan secara langsung
secara otomatis hasil filter data ke raange maupun sheet lain.
a. Langkah awal, kita harus membuat terlebih dahulu field (daerah) yang akan digunakan
sebagai tempat untuk menempatkan hasil dari data yang telah di filter. Silahkan copy
header dari data awal dan tempatkan di sampingnya. Misalkan pada baris/row
b. Blok I3:J3 dan I9:J9 untuk kita ubah warna cell-nya. Pada tab Home klik Fill Color dan
pilihlah warna sesuai keinginan dan berikan teks judul “Advance Filter” dan “Hasil”

c. Blok data yang akan kita filter dengan advance filter. Kriteria yang digunakan adalah,
data yang akan dimunculkan adalah data dengan Alamat Malang dan Jakarta dengan
Jumlah harga <=50000000 dan <=100000000
d. Masuk ke tab Data, pada grup Sort & Filter, pilihlah tool Advanced sehingga muncul
kotak dialog Advance Filter seperti pada gambar di bawah ini

1. Action
a. Filter the list, in-place adalah menimpa
data sebelumnya dengan data hasil
1
advance filter
b. Copy to another location adalah
2 menempatkan data hasil dilter pada
3 lokasi lain
4 2. List range adalah data yang akan difilter
3. Criteria range adalah range berisi filter
4. Copy to adalah range yang menjadi lokasi
penyalinan data hasil filter
1. List range sudah kita tentukan, yakni data yang telah kita blok sebelumnya.
2. Criteria range, kita harus memblok range kriteria. klik kotak criteria range kemudian
blok kriteria pada worksheet

3. Copy to, klik pada kotak copy to kemudian blok range yang menjadi lokasi penyalinan
hasil filter

4. Kemudian klik OK

Itulah cara menggunakan fitur Advance Filter pada Microsoft Office

II.Chart
Chart atau grafik adalah . Pada topik kali ini, kita akan menggunakan berkas berjudul Obj-3
1. Perhatikan pada Obj-3 worksheet. Pada tab menu Insert, di grup Chart, pilih salah satu jenis Chart,
sebagai contoh pilih Insert Column Chart tool

2. Selanjutnya akan muncul dropdown menu, pilih Clustered Column.

3. Maka akan muncul space yang kosong berwarna putih, space kosong ini akan menjadi tempat
munculnya grafik kita.
4. Lagkah berikutnya arahkan kursor Anda dan klik pada tab menu Chart Tools: Design, di grup Data,
pilih Select Data tool.

5. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Select Data Source

Kotak dialog ini menjadi pusat pengaturan pada grafik yang hendak kita buat. Secara umum kotak
dialog diatas dibagi menjadi 2 kolom. Kolom Legend Entries (Series) berisi pengaturan untuk mengisi
data pada sumbu Y (pada kasus grafik bentuk kolom). Sedangkan kolom Horizontal (Category) Axis
Labels berisi pengaturan untuk mengisi data pada sumbu X.

6. Langkah berikutnya klik pada tombol Add , sehingga muncul kotak dialog Edit Series.
Arahkan kursor Anda dan klik di dalam kolom Series name, lalu arahkan kursor Anda dan klik ke sel
C2 sehingga muncul border bergerak di sekeliling sel C2.

Langkah berikutnya arahkan kursor Anda dan klik di dalam kolom Series value, lalu arahkan kursor
Anda dan seleksi sel C3:C16 sehingga muncul border bergerak di sekeliling range tersebut.
 Kemudian klik tombol OK

7. Selanjutnya kita akan dikembalikan ke kotak dialog Select Data Source, berikutnya kita akan mengisi
data pada sumbu X. Tekan pada tombol Edit di kolom Horizontal (Category) Axis Labels.

Maka akan muncul kotak dialog Axis Labels. Arahkan kursor Anda dan klik pada kolom Axis label
range, lalu arahkan kursor dan seleksi pada sel B3:B16, sehingga muncul border bergerak di sekeliling
range tersebut.
 Klik tombol OK, saat kembali ke kotak dialog Data Source klik tombol OK

A. Modifikasi Style
1. Klik pada grafik Anda, lali klik pada tombol Chart Style
 Lalu pilih salah satu style yang telah disediakan.
2. Apabila Anda hendak merubah tampilan pada grafik, misalnya dari bentuk sebelumnya column
menjadi pie, maka anda tidak perlu mengulai proses pembuatan chart dari awal. Klik pada grafik
Anda, lalu pada tab menu Chart tool: design, pilih Change Chart Type.

Selanjutnya akan muncul kotak dialog Change Chart Type. Selanjutnya pilih pada pilihan Pie,

3. Tekan tombol OK
B. Modifikasi Data dan Tampilan
Pada tutorial selanjutnya kita akan membahas bagaimana langkah-langkah menambah data pada grafik.
Buka worksheet yang berjudul Chat-1A.
Langkah berikutnya kita akan menambah data Ujian 2 pada grafik tersebut. Pada intinya langkah yang
akan kita kerjakan adalah kurang lebih sama dengan langkah-langkah ketika memasukkan grafik mulai
dari awal.
1. Klik pada grafik, selanjutnya pilih tab Format. Pada tab format, di grup Data, pilih Select Data tool.

2. Langkah berikutnya klik pada tombol Add , sehingga muncul kotak dialog Edit Series.
Arahkan kursor Anda dan klik di dalam kolom Series name, lalu arahkan kursor Anda dan klik ke sel
D2 sehingga muncul border bergerak di sekeliling sel D2.

3. Langkah berikutnya arahkan kursor Anda dan klik di dalam kolom Series value, lalu arahkan kursor
Anda dan seleksi sel D3:D16 sehingga muncul border bergerak di sekeliling range tersebut.
 Kemudian klik tombol OK
Berikut ini penampilan Grafik setelah kita tambahkan data baru.
III.Formula Logika
A. Conditional Formatting
Conditional Formating adalah fitur yang berfungsi memberikan visualisasi pada data-data Anda sehingga
data yang ditampilkan menjadi lebih menarik dan mudah dipahami. Kali ini kita akan worksheet berjudul
pObj-4 . Perhatikan langkah-langkah dibawah ini
1. Seleksi pada sel C3:C17
2. Pada tab menu Home, di grup Style, pilih Conditional Formatting tool. Selanjutnya akan muncul
dropdown menu, arahkan pointer Anda pada perintah Highlight Cells Rules, saat muncul dropdown
menu kembali pilih perintah Greater Than...

3. Selanjutnya akan muncul kotak dialog Greater Than, ketik nilai “69” pada kolom yang telah
disediakan.

4. Selanjutnya klik tombol OK. Maka seluruh sel yang bernilai diatas 69 akan berwarna merah.
5. Langkah berikutnya kita akan mencoba menggunakan tipe conditional formating yang lain. Kali ini
seleksi pada sel D3:D17.
6. Pada tab menu Home, di grup Style, pilih Conditional Formatting tool. Selanjutnya akan muncul
dropdown menu, arahkan pointer Anda pada perintah Data Bars, saat muncul dropdown menu pilih
salah satu tipe data bars yang disediakan.

7. Sebagai contoh pilih pada tab Gradient Fill lalu pilih tipe Blue Data Bar, sehingga tampilan data
menjadi seperti gambar dibawah ini.
B. Formula IF
Secara umum fungsi IF adalah fungsi logika. Sebagai contoh pada tutorial kali ini, kita akan mencari tahu
mana siswa yang Lulus dan mana siswa yang Remidi berdasarkan data yang kita pakai pada topik
sebelumnya. Berikut ini pernyataan penulisan rumus IF:

=IF(logika/keadaan;[Pernyataan jika benar];[Pernyataan jika salah])

Perhatikan langkah-langkah dibawah ini:
1. Hitung terlebih dahulu rata-rata nilai ujian dengan fungsi Average di sel F3:F17(fungsi average telah
kita pelajari di Modul Ms. Excel Volume 2).

2. Selanjutnya Pilih sel G3.

3. Syarat Lulus adalah apabila nilai siswa diatas 69. Sehingga rumus yang akan kita tuliskan adalah
sebagai berikut:

=IF(F3>69;”Lulus”;”Remidi”)

4. Berikut ini tampilan dokumen dengan data yang telah penuh

IV. MEMBUAT PIVOT TABLE

Pivot Table adalah salah satu aplikasi dalam worksheet excel yang dapat dipakai untuk
klasifikasi/pengelompokan data. Pivot Table ini merupakan metode yang paling mudah bagi
untuk mengelompokan, menyajikan, dan menganalisa data, sehingga dapat membantu pekerjanaa
lebih efektif dan efisien.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat Pivot Table meliputi :
1. Pastikan bahwa data dalam Tabel Sumber (Resource Table) telah benar.
2. Semua judul kolom (Field) telah terisi. Jika Field kosong/blank maka Pivot Table tidak bisa
digunakan.
3. Kolom yang disembunyikan (hide) akan muncul di Pivot Table Field List.
4. Baris yang tersembunyi akan tetap dihitung nilainya jika terdapat dalam array yang dipilih
sebagai sumber data.
5. Pemilihan jenis data (Value Field Setting) akan berpengaruh terhadap hasil nilai yang akan
ditampilkan.

Langkah-Langkah Membuat Pivot Table

1. Tabel diatas adalah sebagai Tabel Sumber (Resource Table). Blok Tabel Sumber (Resource

Table) dari A2:F10

2. Klik Insert, kemudian pilih Pivot Table.

3. Akan muncul Create Pivot Table seperti gambar dibawah ini

 Select a table or range, akan terisi secara otomatis sesuai Tabel Sumber yang dipilih.

 New Worksheet, dipilih apabila ingin menempatkan Pivot Table pada lembar kerja yang

baru.

 Existing Worksheet, dipilih apabila ingin menempatkan Pivot Table pada lembar kerja yang

telah ada.

 Location, meletakan kursor pada lokasi sesuai dengan yang diinginkan, di dimana Pivot

Table tersebut akan dibuat. Sebagai contoh, kursor diletakan pada B13
Terdapat 4 area pada Pivot Table, meliputi :

a. Area Filter (Report Filter), area yang digunakan untuk data yang berupa waktu atau

tanggal.

b. Area Kolom (Column Labels), digunakan untuk menyajikan data yang berbentuk kolom.

c. Area Baris (Row Labels), digunakan untuk menyajikan data yang berbentuk baris.

d. Area Nilai ( Ʃ Values), merupakan area yang akan dicari nilainya.

Ʃ Values ini berbentuk bilangan numeric/angka.

5. Pilih field yang akan ditampilkan dari Pivot Table Field List yaitu :

a. Nama Pemesan

b. Kelas

c. Harga
Ubah posisi KELAS ke Row Labels, NAMA PEMESAN ke Column Labels dengan cara

menggeser kursornya.

Untuk Ʃ Values biasanya berisi bilangan numeric/angka. Anda bisa merubah Ʃ Values ini

kedalam berbagai format dengan meng-klik Sum of Harga ( gambar panah kebawah) kemudian

pilih Value Field Setting.

Pilih Accounting, kemudian klik OK. Maka data Pivot Table memiliki format accounting

Anda juga bisa menambahkan penggunaan Pivot Table dengan mencentang NO, STATUS, JML.

TICKET serta memindahkan dari Colomn Tabels ke Row Tabels demikian juga sebaliknya.