Pengenalan Tools & Function Microsoft

Excel
(Microsoft Excel for Beginner Level)
 DAFTAR ISI

INTRODUCTION MICROSOFT EXCEL ............................................................................................. 2

Pendahuluan Microsoft Excel........................................................................................................... 2
Kegunaan Microsoft Excel Dilihat dari Beberapa Bidang ................................................................ 2
FUNGSI MATEMATIKA / STATISTIK ................................................................................................ 4
Pendahuluan .................................................................................................................................... 4
Fungsi Matematik Statistik ............................................................................................................... 4
Aplikasi Fungsi Matematik Statistik.................................................................................................. 4
MEMBUAT GRAFIK/ CHART ............................................................................................................. 6
Pendahuluan .................................................................................................................................... 6
Membuat Chart ................................................................................................................................. 6
Memunculkan Data di Chart............................................................................................................. 8
SORTING DAN FILTER ...................................................................................................................... 9
Sorting .............................................................................................................................................. 9
Menjumlahkan nilai Penjualan tiap cabang dari Sorting................................................................ 10
Filtering ........................................................................................................................................... 11
PRINTING .......................................................................................................................................... 14
Setting Layout workbook Dalam Centimeter ................................................................................. 14
Mengatur Margin Page Layout dan Kertas .................................................................................... 14
Penambahan Judul Berulang ......................................................................................................... 16
Print Area Tertentu dari Worksheet ............................................................................................... 19
Mengatur dan Melihat Page Break Di Excel .................................................................................. 20
Cara Print File di Excel Agar Tidak Terpotong Dan Sesuai Dengan Kertas ................................. 21
MEMBUAT FILE MICROSOFT EXCEL TEMPLATE ....................................................................... 22
Pendahuluan .................................................................................................................................. 22
Membuat File Template Excel........................................................................................................ 22
SECURITY / PROTECTION .............................................................................................................. 24
Pendahuluan .................................................................................................................................. 24
Membuat Password1...................................................................................................................... 24
Membuat Password2...................................................................................................................... 25
SHARING FILE WORKBOOK .......................................................................................................... 26
Pendahuluan .................................................................................................................................. 26
Hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan Sharing Workbook........................................... 26
Membuat Sharing Workbook.......................................................................................................... 26
Daftar Pustaka .................................................................................................................................. 27

1
 INTRODUCTION MICROSOFT EXCEL

Pendahuluan Microsoft Excel

Microsoft Excel adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk mengolah data dalam format
sederhana sampai menganalisis model keuangan dengan menggunakan rumus dalam baris dan
kolom. Microsoft Excel dibuat oleh perusahaan Microsoft Corp. Oleh sebab itu syarat utama untuk
bisa menggunakan program aplikasi excel ini, komputer yang anda gunakan harus sudah terinstal
sistem operasi (operating sistem) Windows atau Mac terlebih dahulu.
Microsoft Excel adalah salah satu dari sekian banyak Program Aplikasi yang terdapat dalam paket
aplikasi perkantoran Microsoft Office yang dikhususkan untuk pengolahan angka. Jadi jika di
dalam komputer Anda sudah Terinstal Office Word atau powerpoint, maka kemungkinan besar
Office Excel juga sudah bisa Anda gunakan.
Apabila anda bekerja dalam hal pengolahan angka maka aplikasi excel inilah yang tepat untuk
anda gunakan. Namun, tentu tidak hanya itu saja sebab Excel memiliki banyak fitur dan fungsi
yang juga bisa dimanfaatkan untuk hal-hal lainnya.
Salah satu hal yang membuat aplikasi Excel cukup terkenal adalah kelengkapan fitur Formulas
dan Functions yang lebih kita kenal dengan istilah rumus excel. Formula dan fungsi ini digunakan
untuk membantu anda dalam mengerjakan beragam proses perhitungan data secara cepat, tepat
dan semi otomatis. Formula excel bisa anda gunakan dalam perhitungan yang sederhana sampai
kalkulasi yang kompleks, baik untuk data berbentuk angka, data teks, data tanggal, data waktu,
atau kombinasi dari data-data tersebut.
Pada Microsoft excel kita bekerja dengan system workbook, sedangkan di dalam workbook
terdapat worksheet atau lembar kerja yang biasanya cukup kita sebut sheet saja. Jika workbook
adalah sebuah buku maka worksheet adalah lembaran-lembaran kertas dalam buku tersebut.
Pada worksheet ini kita bekerja dengan menggunakan kolom dan baris yang membentuk kotak
kecil-kecil berupa sel-sel (cells) tempat kita memasukkan data.

Kegunaan Microsoft Excel Dilihat dari Beberapa Bidang

Hal menarik lainnya dari Microsoft Excel adalah banyaknya fungsi-fungsi yang dapat membantu
menyelesaikan pekerjaan atau tugas dengan cepat. Hal ini turut terlihat dari beberapa bidang
ataupun fungsi pekerjaan yang ikut merasakan manfaat dari penggunaan Microsoft Excel.
Misalnya adalah:

Bidang Akuntansi
Manfaat pertama datang dari bidang akuntansi. Contoh dari penggunaan program Microsoft Excel
dalam bidang akuntansi adalah menghitung jumlah laba atau rugi suatu perusahaan. Bisa juga
untuk mencari besarnya keuntungan selama satu tahun, menghitung gaji karyawan, dan
sebagainya.

Kalkulasi Matematis
Kalkulasi matematis merupakan kegunaan kedua dari Microsoft Excel. Program ini dapat
digunakan untuk mencari data dari hasil penjumlahan, pengurangan, perkalian dan pembagian,
serta berbagai variasinya.

Pengelolaan Data
Penggunaan pengelolaan data adalah kegunaan selanjutnya. Manfaat yang dapat diperoleh yaitu
untuk pengelolaan data base statistik, menghitung data, mencari nilai tengah, rata-rata, dan
pencarian nilai maksimum serta nilai minimum sebuah data.

Pembuatan Grafik
Excel dapat digunakan untuk membuat grafik, lho! Misalnya grafik perkembangan nilai komputer
siswa dalam lima tahun, grafik perkembangan jumlah penduduk selama satu tahun, grafik
kunjungan siswa ke perpustakaan selama satu tahun, grafik kelulusan siswa selama sepuluh
tahun, dan sebagainya.

2
Operasi Tabel
Kegunaan terakhir yakni untuk dapat mengoperasikan tabel. Dengan jumlah baris pada microsoft
excel yang mencapai 1.048.576 dan jumlah kolom 16.384, maka tidak akan merasa kesulitan
apabila melakukan input data yang membutuhkan jumlah kolom dan baris yang sangat banyak.

Tampilan Microsoft Excel

Berikut adalah cara membuka Microsoft Excel
1. Klik Start, yang ada dipojok kiri bawah
2. Selanjutnya klik All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel
Maka akan muncul tampilan berikut :

Quick Acces Toolbar Menu toolbar

Formula Bar Ribbon

Name range Worksheet name

File Bar Zoom

3
 FUNGSI MATEMATIKA / STATISTIK

Pendahuluan
Microsoft Office Excel merupakan aplikasi pengolah angka yang banyak digunakan masyarakat
luas. Dalam penggunaannya Microsoft Office Excel sering digunakan untuk membuat dokumen-
dokumen yang banyak melakukan penghitungan. Di dalam penghitungan itu tentu kita tidak perlu
memasukan hasil manual atau menghitung manual akan tetapi kita bisa menggunakan rumus-
rumus yang sangat berguna membantu kerja manusia didalam penghitungan data di dokumen
yang mereka buat,

Fungsi Matematik Statistik

Fungsi Matematika dan statistik membantu kerja manusia dalam melakukan penghitungan
matematika dan statistik di dalam Microsoft Excel. Berikut ini adalah rumus-rumus fungsi
matematika dan fungsi statistik:
Fungsi Kegunaan
=Sum(blok angka yang diinginkan) Untuk mencari total angka yang diblok
=Average(blok angka yang diinginkan) Untuk mencari nilai rata-rata dari angka yang diblok
=Max(blok angka yang diinginkan) Untuk mencari angka tertinggi dari angka yang diblok
=Min(blok angka yang diinginkan) Untuk mencari angka terendah dari angka yang diblok
=Count(blok angka yang diinginkan) Untuk mencari jumlah data dari angka yang diblok
=Counta(blok teks yang diinginkan) Untuk mencari jumlah data dari teks yang diblok

Aplikasi Fungsi Matematik Statistik

Berikut adalah data hasil ujian kelas 9 disuatu sekolah. Anda diminta untuk menghitung total nilai
seluruh siswa, nilai rata-rata kelas dan nilai rata-rata siswa, mencari nilai tertinggi/ terendah di
kelas, dan menghitung total siswa yang ikut ujian.

4
Contoh mengitungnya pada pelajaran Matematika, maka untuk menghitungnya, caranya adalah :
Pada sel B19, ketik : =SUM(B4:B18)
Pada sel B20, ketik : =AVERAGE(B4:B18)
Pada sel B21, ketik : =MAX(B4:B18)
Pada sel B22, ketik : =MIN(B4:B18)

Untuk menghitung nilai rata-rata tiap siswa, maka pada sel E4 ketik : =AVERAGE(B4:D4)
Lalu copy paste kan fungsi yang dibuat ke sel B5 sampai B18. Dengan cara :
Klik sel E4 (yang sudah dibuatkan fungsi sebelumnya), lalu klik kanan pilih Copy
Lalu blok sel E5 sampai E18, klik kanan lalu ih Paste.

Untuk menghitung jumlah siswa pada sel E23, maka ketik : =COUNT(E4:E18)
Atau bisa juga dari kolom nama siswa, namun fungsinya beda yaitu : =COUNTA(A4:A18)
Kenapa bisa beda, karena Count fungsi untuk menghitung pada data jenis angka dan tidak aktif
untuk data jenis teks (seperti nama, status, gender, dll). Sedangkan COUNTA, dapat menghitung
untuk seluruh data jenis angka maupun teks.

5
 MEMBUAT GRAFIK/ CHART

Pendahuluan
Grafik/ Chart adalah suatu tool yang terdapat di Microsoft Excel untuk mendeskripsikan
sekumpulan data dalam bentuk gambar. Tampilan grafik dapat berbagai macam, dari yang 2
dimensi sampai 3 dimensi dan desainnyapun juga beragam, bentuk batang, pie, garis, dan
sebagainya.

Membuat Chart
Contoh:
Buatlah grafik dari data berikut :
Mobil Jakarta Bandung Surabaya Semarang
Nissan 135 146 76 67
Toyota 253 246 321 215
Honda 462 353 341 251
Suzuki 253 153 173 125

Berikut adalah cara pengolahannya :

1. Buka Microsoft Excel
2. Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel
3. Buka file Graphic.xlsx
4. Buka worksheet graphic1
5. Letakkan kursor mouse dimana saja, asal didalam tabel data, Misal diletakkan di cell C4.
6. Selanjutnya klik Tab Insert > Column > 3D Column

Klik 3D Column

7. Selanjutnya pada tab Design, pada Chart Layout pilih layout nomor 9. Seperti tampilan berikut
:

6
 Klik Layout 9

Maka akan muncul seperti berikut:

Chart Title
500

400
Axis Title

300 Nissan

200 Toyota

100 Honda
Suzuki
0
Jakarta Bandung Surabaya Semarang

Axis Title

8. Selanjutnya klik Chart Title, lalu ketik : PENJUALAN MOBIL

Lalu klik AxisTitle y, ketik : Unit
Lalu klik Axis Title x, ketik : Dealer
Sehingga hasilnya seperti berikut :
PENJUALAN MOBIL

500

400

300 Nissan
Unit

200 Toyota
Honda
100
Suzuki
0
Jakarta Bandung Surabaya Semarang
Dealer

9. Untuk mewarnai graphic, klik Chart Style. Pilih yang anda suka

Sehingga hasilnya dapat seperti berikut :

7
 PENJUALAN MOBIL
500
450
400
350
300 Nissan
Unit

250
Toyota
200
150 Honda

100 Suzuki
50
0
Jakarta Bandung Surabaya Semarang

Dealer

Memunculkan Data di Chart

Teknik ini digunakan jika anda ingin memodifikasi grafik yang disertai data-data tiap legend.
Caranya adalah sebagai berikut :

10. Masih di garfik yg sama dengan sebelumnya

11. Klik Grafiknya, lalu klik tab Layout > Data Labels > Show
Seperti tampilan berikut :

Klik Show

12. Maka hasilnya seperti berikut :

PENJUALAN MOBIL

500 462
450
400 353 341
321
350
300 253 253 246 251 Nissan
Unit

250 215
173 Toyota
200 135 146 153
125 Honda
150
76 67
100 Suzuki
50
0
Jakarta Bandung Surabaya Semarang
Dealer

8
 SORTING DAN FILTER

Sorting
Sorting adalah suatu tool yang berfungsi untuk mengurutkan suatu data di Microsoft Excel , ketika
proses pengurutan ini semua data dapat terlihat. Sedangkan filtering adalah suatu tool di MS
Excel yang berfungsi untuk menyaring data dengan kriteria tertentu, namun yang ditampilkan
hanya data yang difilter dan yang lainnya akan disembunyikan.

Contoh:
Berikut adalah data penjualan mobil dari Januari – September 2012 dari sebuah toko Mobil yang
menjual berbagai macam merek mobil diberbagai cabangnya di Tanah air.

Selanjutnya anda diminta ditunjukkan data penjualan ditiap-tiap cabangdan merek mobilnya.
Berikut adalah cara pengolahannya :
1. Buka Microsoft Excel
2. Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel
3. Buka file Sorting Filter.xlsx
4. Buka worksheet Sorting
5. Letakkan kursor mouse dimana saja, asal didalam tabel data, Misal diletakkan di cell D10.
6. Selanjutnya klik Tab Data > Sort

Klik Sort

7. Selanjutnya akan muncul jendela Sort.

Pada Sort by: klik Branch (dan biarkan setting yang lain)
8. Selanjutnya klik Add Level
Pada Then by, klik Car (dan biarkan setting yang lain)
Sehingga tampilannya seperti berikut:

9
 Lalu klik OK

9. Maka hasilnya akan seperti berikut:

Pada gambar diatas dapat dilihat, urutan branch dimulai dari abjad A, B, dan seterusnya.
Selanjutnya tiap cabang akan diurutkan abjad nama Mobilnya.

Menjumlahkan nilai Penjualan tiap cabang dari Sorting

10. Selanjutnya klik tab Data, lalu klik Subtotal

Klik Subtotal

11. Maka akan muncul jendela Subtotal

Pada At each change in : klik Branch
Pada Use function :Klik Sum
Pada Add subtotal to : Centangkan data Jan, Feb, Mar, Apr, May, Jun, Jul, Aug, dan Sep
Sehingga tampilannya seperti berikut :

10
 Lalu klik OK
12. Sehigga akan muncul tampilan berikut :

13. Kalau ingin melihat total branch saja, maka double klik kode 2.
14. Kalau ingin melihat total, maka double klik kode 1.
15. Kalau ingin melihat detail, maka double klik kode 3.

Filtering
Contoh:
Berikut adalah data penjualan mobil dari Januari – September 2012 dari sebuah toko Mobil yang
menjual berbagai macam merek mobil diberbagai cabangnya di Tanah air.

11
Selanjutnya anda diminta ditunjukkan data penjualan ditiap-tiap cabang dan merek mobilnya.

Berikut adalah cara pengolahannya :

1. Buka Microsoft Excel , Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel a
2. Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel
3. Buka file Sorting Filter.xlsx
4. Buka worksheet Filter
5. Letakkan kursor mouse dimana saja, asal didalam tabel data, Misal diletakkan di cell D10.
6. Selanjutnya klik Tab Data > Filter

Klik Filter

7. Selanjutnya akan muncul tanda panah Filter.Seperti tampilan berikut :

8. Selanjutnya pada kolom Branch, klik panahnya lalu hilangkan centang Select All. Lalu pilih
Branch Bandung misalnya.

12
 Lalu klik OK
9. Maka hasilnya akan seperti berikut :

10. Jika ingin menghilangkan filternya,dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :

• Klik menu Clear atau
• Klik kembali menu Filter

• Klik menu Clear, atau

• Klik kembali menu Filter

Maka tampilannya akan kembali ke semula

atau

.
13
 PRINTING

Setting Layout workbook Dalam Centimeter

Secara default Excel menggunakan setting inchi, namun dapat diubah ke bentuk centimeter.
Caranya :
1. Buka file Microsoft Excel
2. Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel
3. Klik Option
4. Klik Advance
Lalu klik dan drag panahnya sampai pada bagian Display

Pada Filter Unit, klik menjadi Centimeter

5. Lalu klik OK

Mengatur Margin Page Layout dan Kertas

Pada kasus ini kita ingin file Excel yang dibuat menggunakan kertas A4 dengan ukuran margin
atas (Top) dan bawah (Bottom) sebesar 0,9 cm. Sedangkan ukuran margin kiri (Left) dan kanan
(Right) sebesar 0,8 cm.
\Caranya :
1. Buka file Microsoft Excel
2. Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel
3. Klik Page Layout. Lalu klik Margin dan klik Custome Margin

14
4. Mengatur Jenis kertas, dengan cara klik Page. Lalu pada Paper Size, pilih dan klik A4

5. Selanjutnya mengatur Margin kertas, dengan cara klik Margin. Lalu pada pada Top dan Bottom,
klik atau ketik 0,9. Sedangkan pada Left dan Right, klik / ketik 0,8.
Seperti berikut :

6. Lalu klik OK
Maka tampilan file Excel akan muncul garis putus-putus (bounderis).
7. Selanjutnya anda tinggal mengentry datanya ke Excel tersebut

15
Penambahan Judul Berulang
Dalam Microsoft Excel, terdapat beberapa trik untuk mengprint. Antara lain melakukan
pengulangan judul tabel.
Berikut Caranya :
1. Buka file Print.xlsx pada Microsoft Excel
2. Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel
3. Buka file Print.xlsx

4. Klik Office Button > Print Preview atau klik File > Print

Atau

16
5. Maka akan muncul jendela Print Preview

Jika ingin mengatur

margin, anda dapat
drag titik hitam berikut

6. Untuk melihat halaman berikutnya, klik Next page

Klik Next Page

7. Maka akan muncul halaman kedua, namun judul tabel akan hilang
Seperti berikut :

8. Naaaah, agar ditiap halaman selalu muncul Judulnya, maka tutup dulu Print Preview ini
dengan klik Close Print preview.
9. Selanjutnya, klik Tab Page Layout, lalu klik Print Titles

Klik Print Titles

10. Selanjutnya akan muncul jendela Page Setup, khususnya Tab Sheet.
Pada Row to repeat at top, klik baris ke 4

17
 Klik baris ke-4

Klik OK

11. Selanjutnya kembali klik Office Button > Print Preview

12. Maka akan muncul jendela Print Preview

18
13. Untuk melihat halaman berikutnya, klik Next page

Klik Next Page

14. Maka akan muncul halaman kedua, judul tabel sudah muncul terus
Seperti berikut :

Judul Tabel
muncul

15. Selanjutnya anda tinggal klik print

Print Area Tertentu dari Worksheet

Ketika Anda membuat Worksheet yang berisi banyak data, Anda mungkin ingin mencetak hanya
sebagian Worksheet yang berisi data tertentu. Di Excel, Anda bisa mengatur area cetak pada
Worksheet sesuai dengan keperluan Anda. Area cetak ditandai dengan garis putus-putus,
sehingga Anda bisa melihat mana yang akan dicetak dan mana yang tidak. Ketika Anda mengatur
area cetak, Anda bisa memilih cell pada satu kotak rectangle atau memilih cell yang terletak di
berbagai lokasi pada Worksheet Anda..
Berikut Caranya :
1. Buka file Print.xlsx pada Microsoft Excel
2. Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel
3. Buka file Print.xlsx dan klik worksheet print2
4. Lalu blok range Sel A1 sampai E12
5. Kemudian klik PageLayout
6. Klik Print Area. Lalu klik Set Print Area

7. Untuk melihat hasilnya, klik File atau Office Button

8. Klik Print, maka hasilnya seperti berikut:

19
9. Untuk menghapus kembali / atau mengembalikan ke tampilan awal, maka klik Page Layout
10. Klik Print Area. Lalu klik Clear Set Print Area

Mengatur dan Melihat Page Break Di Excel

Excel menentukan dimana satu halaman cetak berakhir dan dimana halaman selanjutnya dimulai
berdasarkan ukuran halaman, margin, dan orientasi. Namun, Page Break yang diatur Excel
mungkin tidak berfungsi maksimal pada Worksheet tertentu. Anda mungkin ingin menempatkan
sebuah grafik atau tabel pada satu sheet, atau Anda mungkin ingin memaksa dua tabel yang
terpisah agar dicetak pada satu halaman. Anda bisa menampilkan semua Page Break dengan
cara membuka Worksheet Anda pada modus Page Break Preview, yang menampilkan Page
Break sebagai garis biru. Jika garis birunya putus-putus, garis tersebut berarti Automatic Page
Break; jika garis birunya solid, garis tersebut berarti Page Break yang dibuat secara manual.
Ketika berada di Page Break Preview, Anda bisa mengubah lokasi Page Break yang sudah ada
untuk mengatur halaman cetak Worksheet Anda.
Berikut Caranya :
1. Buka file Print.xlsx pada Microsoft Excel
2. Klik Start > All Program > Microsoft Office > Microsoft Excel
3. Buka file Print.xlsx dan klik worksheet print2
4. Lalu blok semua data dari range Sel A1 sampai O363
5. Kemudian klik PageLayout
6. Klik Print Area. Lalu klik Set Print Area

7. Lalu klik View, pilih Page Break Preview

8. Maka yang tampil adalah datanya saja sedangkan yang diluar area data akan berwarna gelap

9. Jika ingin menormalkannya kembali, maka pada tab View klik Normal
20
10. Demikian trik nya

Cara Print File di Excel Agar Tidak Terpotong Dan Sesuai Dengan Kertas

Cara print file Excel agar tidak terpotong dan sesuai dengan ukuran kertas. Caranya sebelum
diprint perlu disetting dulu skalanya dengan benar agar hasilnya tidak terpotong. Berbeda dengan
print file di Word dengan mudah kita bisa langsung menekan perintah print dan hasilnya sudah
cukup baik. Kalau cara tersebut kita gunakan untuk print file jenis Excel, pastilah hasilnya tidak
sesuai dengan yang kita harapkan seperti terpotong, hasil cetak berukuran kecil dan tidak
memenuhi area kertas.

Cara Print File di Excel Agar Tidak Terpotong

1. Buka file excel yang akan di print.
2. Setting ukuran kertas. Misalnya anda menggunakan kertas A4. Klik Page Layout -> Size -> A4.
3. Setelah itu, blok area yang akan di print.

4. Dalam keadaan masih terblok, pada menu atas pilih Page Layout -> Print Area -> Set Print
Area.
5. Sebelum diprint, coba lihat dulu hasilnya dengan cara preview. Tekan tombol Office
Button (tombol bulat sudut kiri atas) kemudian arahkan kusor ke Print lalu klik Print
Preview. Atau lebih mudahnya juga bisa tekan Ctrl+F2.
6. Kalau sudah bagus, tinggal diprint (CTRL+P).

** Kalau ternyata hasilnya masih terpotong lanjut ke langkah berikutnya.

7. Pada tahap ini kita akan memperkecil skala (scale). Perhatikan gambar diatas (nomor 3), saya
memperkecil skala sampai dengan 60% sehingga garis putus-putus terlihat mengelilingi area
print. Begitu juga dengan anda, aturlah skala sampai garis putus-putus mengeliling area print.
8. Kalau sudah bagus dan sesuai dengan yang diinginkan, tinggal diprint.

** Kalau hasil sudah bagus namun tulisannya kecil? tenang saja. Lanjut ke langkah
berikutnya

9. Pada langkah ini anda harus mengubah ukuran margins. Klik Page Layout -> Margins ->
Narrow.
10. Perbesar scalanya sampai garis putus-putus terlihat mengelilingi area print.
11. Preview dan print jika sudah bagus. Oke Selesai.

21
 MEMBUAT FILE MICROSOFT EXCEL TEMPLATE
Pendahuluan
Pembuatan dokumen biasanya memiliki format atau pola tertentu. Semakin sering dan semakin
lama kita bekerja untuk membuat dokumen yang serupa, maka kita akan semakin tahu apa saja
sebenarnya yang menjadi dasar dan diperlukan untuk membuat dokumen, baik itu berupa laporan
bulanan, triwulanan, semester ataupun tahunan. Selanjutnya kita semua semua hal penting dan
dibutuhkan kita kemas dalam sebuah file template. Dengan demikian ketika kita hendak membuat
laporan kita hanya perlu membuat dokumen baru dengan berdasarkan template tersebut.

Membuat File Template Excel

1. Buka File Microsoft Excel yang ingin dijadikan template
2. Lalu Klik tab File
3. Klik Save As
4. Pada kotak Save as type, klik dan pilih item Excel Template (*.xltx)
Tunggu sesaat. Microsoft excel akan mencoba langsung membua folder tempat template
biasanya akan disimpan
5. Lalu ketikkan nama template
6. Klik Save

Setelah template disimpan, lantas bagaimana cara membuat dokumen baru dari template
tersebut? Caranya gunakan saja fasilitas pembutan dokumen yang disediakan,
1. Klik menu File lalu pilih New
2. Pada bagian Available Templates pilih My Templates

3. Kemudian dari personal template yang disediakan pilih template Program yang tadi kita buat
lalu klik tombol OK .

22
4. Sebuah dokumen baru akan dibuat sesuai dengan template yang dipilih.

23
 SECURITY / PROTECTION

Pendahuluan
Tujuan memproteksi sebuah file excel adalah untuk membatasi akses pengguna terhadap isi
sebuah file. Microsoft Excel sebagai salah satu program spreadsheet yang handal tentunya juga
menyediakan fitur untuk melindungi hasil pekerjaan kita dengan excel ini.
Bagaimana cara protect file excel?

Pada Microsoft Excel kita bisa memproteksi file agar hanya bisa dibuka jika seseorang memiliki
password yang telah kita tentukan, termasuk hanya mengijinkan pengguna file untuk melihat isi
dokumen excel kita (Read only) atau sekedar melindungi rumus yang telah kita buat pada area sel
tertentu agar terhindar dari perubahan atau penghapusan yang tidak disengaja.

Membuat Password1
1. Buka file Microsoft Excel yang ingin dibuat passwordnya
2. Lalu klik tab File > Save As
Lalu klik Tools
Lalu klik General Option
Pada Password to open, anda ketikkan passwordny. Misal 1234
Pada Password to modify, anda ketikkan passwordny. Misal 1234567
Lalu klik / ceklist pilihan Read-Only Recommended

Klik Ok

3. Setelah itu maka muncul Kotak Dialog Confirm Password, lalu ketikan Password to open yaitu
1234

Klik OK
4. Setelah itu maka muncul Kotak Dialog Confirm Password, lalu ketikan Password to modify
yaitu 1234567

Klik OK

5. Lalu ketik nama file yang akan disave

24
 Lalu Klik Ok

6. Setelah itu siapa saja yang akan membuka file microsoft Word tadi, maka akan muncul Kotak
Dialog Confirm Password sebanyak 2x, lalu ketikkan password anda.
7. Jika ingin menghapus password diatas, maka lakukan seperti langkah pertama. Hanya
passwordnya di delete/ dikosongkan. Sehingga Microsoft Word tidak ada lagi menampilkan
request password.

Membuat Password2
Cara membuat password yang kedua ini lebih singkat. Titik berat pembuatannya adalah
menggunakan proses enkripsi yang ditambahkan password.
1. Buka file Microsoft Excelyang ingin dibuat passwordnya
2. Lalu klik tab File > Info > Protect Document
Lalu klik Encrypt with password
Lalu ketikkan passwordnya

Klik OK
Ketikkan kembali passwordnya untuk konfirmasi

Klik OK

Maka file Microsoft Excel sudah diproteksi

3. Jika ingin menghilangkan passwordnya, lakukan kembali langkah diatas. Lalu delete/ bersihkan
passwordnya.
Lalu klik OK

25
 SHARING FILE WORKBOOK

Pendahuluan
Sharing workbook adalah fasilitas penggunaan file Excel secara multiuser, yakni penggunaan satu
file Excel secara bersama-sama. Setelah sebuah file Excel di share, beberapa orang menjadi
dapat mengedit data secara simultan, baik nilainya, formatnya, maupun data-data lainnya yang
terdapat pada workbook.
Dulunya pengguna Excel jika ingin melakukan pekerjaan bersama-sama, mereka hanya
meletakkan file workbook Excel di suatu Public Folder. Namun efeknya jika satu user sudah
membuka file tersebut, maka user lain tidak dapat membukanya. Kalaupun bisa, statusnya hanya
Read Only (hanya melihat namun tidak bisa mengedit). Nah dengan fasilitas sharing ini, ketika
sudah disetting sharing di Excelnya, maka semua user bisa mengedit secara bersama-sama pada
file workbook Excel tersbeut.

Hal yang perlu diperhatikan sebelum melakukan Sharing Workbook

Harap diperhatikan, dengan melakukan sharing workbook, maka beberapa fasilitas didalam Excel
menjadi tidak dapat lagi kita lakukan, yaitu: merge cell, delete atau insert row-column, delete
worksheet, melakukan perubahan pada dialog box dan menu, conditional format dan data
validation, insert charts, pictures, objects, atau hyperlinks, menggunakan drawing tools, membuat
password, melihat atau merubah atau menyimpan scenarios, group atau outline data, insert
subtotals, membuat data tables, membuat pivottable atau pivotchart, serta membuat macro.
Jumlah user maksimum yang dapat menggunakan file Excel yang telah di sharing adalah 256
orang. User yang dapat menggunakan file ini dapat dibatasi hak penggunaannya sesuai dengan
setting permission yang diset di dalam suatu folder sharing network. Dengan kata lain, semua user
yang mempunyai akses/permission pada suatu folder sharing secara full permission, maka ia pun
mempunyai akses yang sama ke dalam file Excel tersebut.

Membuat Sharing Workbook

Untuk membuat suatu file Excel agar dapat digunakan secara multi user, silahkan ikuti beberapa
langkah sebagai berikut:
1. Pada tab Review, klik Share Workbook, kemudian klik tab Editing.
2. Beri tanda check list pada check box Allow changes by more than one user at the same time,

Lalu klik OK.

3. Maka akan muncul kotak dialog Save Workbook.

Silahkan save / simpan file yang telah di share ini di lokasi network (folder sharing) yang mana
user-user yang Anda inginkan dapat mengakses folder ini.

26
 DAFTAR PUSTAKA

https://www.kelasexcel.id/
https://jojonomic.com/blog/
http://hawarimuhtarom.blogspot.com/
http://excelindo.blogspot.com/
Ali Baroroh. 2007 – 2020. Modul Training Microsoft Excel
Excel itu Asik. https://www.youtube.com/watch?v=H2jqM6m3v2A

27