1.

Penulisan Nama
Sebelum penetapan sistem penamaan yang dipakai, terlebih dahulu kita harus
memahami keperluan yang mendasar dari sistem penamaan tersebut, sehingga dianggap
perlu ditetapkan dengan sistem tersendiri. Sistem penamaan pada dasarnya untuk
memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan antara pasien satu
dengan pasien yang lainnya, sehingga mempermudah/ memperlancar di dalam
memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit.
Di negara barat, penulisan nama pasien sangat mudah dilakukan, karena mereka
sudah memiliki patokan-patokan yang baku, misalnya mencatat nama untuk keperluan
resmi patokannya adalah nama keluarga (Surname) selalu dicantumkan terlebih dahulu,
lalu diikuti Nama diri (First Name). Di Indonesia, kurang dikenal penggunaan/ pencatatan
nama berdasar nama keluarga, sebagaimana yang berlaku di Negara Barat. Penamaan
harus dilakukan secara luwes karena sebetulnya nama hanyalah salah satu identitas yang
membedakan pasien yang satu dengan yang lainnya, disamping umur, alamat dan nomor
rekam medis pasien.
Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatat adalah nama pasien harus
lengkap, minimal terdiri dua suku kata. Dengan demikian, nama pasien yang akan
tercantum dalam rekam medis akan menjadi satu diantara kemungkinan berikut:
a. Nama pasien sendiri, apabila nama sudah terdiri dari satu kata atau lebih;
b. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien sudah bersuami;
c. Nama pasien sendiri dilengkapi dengan nama orang tua (biasanya nama ayah);
d. Bagi pasien yang mempunyai nama keluarga/marga, maka nama keluarga/ marga
atau surname didahulukan dan kemudian diikuti nama sendiri.
Namun untuk pemberian nama khususnya di daerah jawa dan di era sekarang ini
penggunaan nama marga/keluarga, nama suami sangat jarang digunakan, oleh karena itu
dalam sistem penamaan rekam medis di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Gombong
diberlakukan ketentuan sebagai berikut :
a. Nama ditulis dengan huruf cetak/kapital (untuk penulisan identitas di cover berkas
pasien rawat inap) dan mengikuti ejaan yang disempurnakan;
b. Sebagai pelengkap, di akhir nama lengkap pasien ditambah Ny, Nn, An, Sdr atau Tn
(sesuai dengan statusnya)
c. Titel atau gelar tidak dicantumkan dalam sistem penamaan pasien di Rumah Sakit
 PKU Muhammadiyah Gombong, Hal ini harus dijelaskan dalam general consent
yang disetujui dan ditandatangi oleh pasien saat pasien pertama kali mendaftar.
d. Perkataan Tuan, Saudara, Bapak, Tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien
namun dengan penggunaan singkatan Tn/Sdr.
Cara penulisan nama pasien menjadi sangat penting artinya karena sering dijumpai
pasien dengan nama yang sama dan seringnya seorang pasien berobat di rumah sakit.
Dengan menggunakan cara penulisan, akan memudahkan seorang petugas rekam medis
bagian filling (penyimpanan) untuk mengambil berkas rekam medis di tempat
penyimpanan apabila sewaktu-waktu berkas rekam medis diperlukan. Untuk keseragaman
penulisan nama seorang pasien, dipakai ejaan baru yang disempurnakan.
Adapun prosedur penulisannya adalah sebagai berikut :
a. Ketentuan Umum
1) Nama yang dipakai menggunakan ejaan baru
2) Penulisan nama dengan menggunakan huruf balok atau huruf yang mudah dibaca
b. Menggunakan nama sendiri
1) Nama yang dipakai pasien adalah nama pasien sendiri sesuai dengan kartu
identitas pasien
 2) Untuk menghindari kesulitan penagihan, nama yang dipakai untuk pasien rekanan
adalah nama yang tertera pada surat pengantar / buku berobat / surat jaminan / id
card asuransi.

c. Nama bayi
Bagi bayi baru lahir biasanya belum diberi nama oleh orang tuanya, sehingga
penulisan nama bayi baru lahir menggunakan nama ibunya
Contoh :
Nama Ibu : Dian Setyaningsih, Ny
Nama Ibu : Nindha Lailatusy-syifa, Ny
Diindeks
Nama Bayi : Dian Setyaningsih, By Ny
Nama Bayi : Nindha Lailatusy-syifa, By Ny
Setelah bayi tersebut kontrol atau berobat ulang baru kemudian nama tersebut
diganti dengan nama bayi yang sebenarnya.
Gelar kesarjanaan atau gelar kebangsawanan
Gelar dan titel tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien
Contoh : dr. H. Erwin Santosa, Sp.A., M.Kes.
Shalachudin Cahya Kusuma, A.Md.PK., SKM
Diindeks :
Erwin Santosa, Tn
Shalachudin Cahya Kusuma, Tn
d. Untuk menghindari kekeliruan, maka di belakang nama ditambah pelengkap
Tn/Ny/Nn/Sdr/An. Contoh : Umi Aliyah, Ny
e. Pemberian Nama inisial untuk pasien tanpa identitas
1) Memberikan nama pasien dengan nama Tn X jika pasien berjenis kelamin laki-
laki dan NyX jika pasien berjenis kelamin perempuan.
2) Jika jumlah pasien tanpa identitas lebih dari satu maka identifikasinya
menggunakan format Tn/Ny X, inisial petugas pendaftaran, dan urutan pasien
yang diidentifikasi. Label ini dapat dipakai sampai pasien dapat diidentifikasi
 dengan benar. Prosedur pemberian nama inisial untuk pasien tanpa
identitas ini juga dapat digunakan saat kondisi bencana.
Contoh :
Tn Xf1 untuk pasien tanpa identitas pertama yang didaftar oleh
petugas pendaftaran yang berinisial F, Ny Xf2 untuk pasien tanpa
identitas kedua, Tn Xn1 untuk pasien tanpa identitas pertama yang
didaftar oleh petugas pendaftaran yang berinisial N, dan seterusnya.
f. Suku kata nama yang disingkat pada saat penulisan nama pasien
1) Nama pasien dengan minimal dua suku kata dan memiliki awalan
kata ”Muhammad” dan ejaan sejenisnya dalam sistem penamaan
disingkat menjadi huruf ”M”. Hal ini untuk mempermudah pencarian
data pasien berdasarkan nama, karena kata ”Muhammad” dapat ditulis
dalam ejaan yang berbeda beda. Jika nama pasien hanya terdiri dari
satu suku kata maka penulisan nama berdasarkan kartu identitas yang
berlaku
2) Nama pasien dengan minimal dua suku kata dan memiliki awalan kata
”Ahmad”
dan ejaan sejenisnya dalam sistem penamaan disingkat menjadi huruf ”A”.
Contoh : Tn Muhammad Shalachudin
Tn Ahmad
Basri Yadin Diindeks :
M.Shalachudin, Tn
A. Basri Yadin, Tn