Pedoman ini dapat diaplikasikan dan dijadikan acuan oleh seluruh vendor-vendor
yang terlibat dalam event pernikahan diantaranya, Wedding Organizer (WO),
Catering, Make Up Artist, Dekorasi, Photo dan Videography, Entertainment, MC,
Venue (Gedung Pertemuan/Hotel) dan juga Pemangku Hajat.
Kata Pengantar
Daftar Isi
A. Wedding Organizer
B. Pemangku Hajat
C. Venue / Tempat Pernikahan
D. Catering
E. Dekorasi
F. Fotografi & Videografi
G. Sanggar Rias / Make Up Artist
H. MC (Master Of Ceremony)
I. Musik /Entertainment/Kesenian Upacara Adat
Penutup
Pengesahan
WEDDING ORGANIZER
Persiapan Pre-Event
1. WO Wajib menyampaikan dan menjelaskan bahaya COVID-19 ini kepada pihak
Pemangku Hajat dan vendor-vendor pendukung acara;
6. Memastikan seluruh persiapan vendor sesuai dengan standar kesehatan Tetap mengacu
pada pedoman pelaksanaan acara dari pemerintah
7. Membuat sign di beberapa titik mengenai tata cara bersalaman, antrian, dan penggunaan
alat makan.
8. Menyediakan alat P3K, antara lain obat luka antiseptik, kain kasa, tisu beralkohol,
termometer, plester, paracetamol, obat flu, obat diare, tabung oksigen portable.
10. Lansia, anak Kecil dan penderita penyakit Komorbit di himbau untuk tidak menghadiri
Acara.
Pelaksanaan Event
1. Mewajibkan kru untuk menjaga higienitas pribadi.
2. Membatasi kontak fisik langsung selama acara.
3. Seluruh kru WO yang bertugas pada saat acara wajib dilengkapi dengan masker, sarung
tangan karet/lateks, dan mempunyai hand sanitizer pribadi;
4. Mengatur jarak pemberian ucapan selamat dari tamu dengan tidak bersentuhan;
7. Memastikan para tamu untuk menulis alamat jelas pada buku tamu/digital guestbook, sehingga
bila ada tamu ditengarai terkena COVID-19 dapat mudah dideteksi asal mula paparan virus
tersebut;
8. Penempatan kru WO disesuaikan dengan konsep yang telah disepakati oleh pihak WO dan
pemangku hajat;
9. Membuat imbauan-imbauan tindakan preventif melalui MC secara berkala;
10. Kru WO tidak diperkenankan untuk melakukan pengambilan gambar/foto menggunakan gadget
dari tamu.
11. Seluruh kru vendor diharapkan untuk tetap tenang selama menjalankan tugas dan senantiasa
berdoa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
Post Event
1. Kru WO diharuskan menyediakan busana ganti yang dapat digunakan setelah acara
berlangsung.
2. Busana yang telah dipergunakan, hendaknya dimasukkan ke dalam kantong plastik khusus.
3. Seluruh kru yang selesai bekerja hendaknya segera melakukan self sterilization di kediaman
masing-masing dengan segera merendam/mencuci busana yang telah dipakai dalam cairan
antiseptik;
4. Seluruh Kru Vendor yang merasa tidak dalam kondisi fit, harap segera memberitahu kepada
pihak WO untuk segera diambil tindakan medis;
5. WO melakukan sterilisasi pada perangkat kerja yang telah digunakan (HT, PIN, Table Name,
dll)
Pemangku Hajat diwajibkan untuk memenuhi standar tindakan pencegahan penyebaran COVID-19
selama acara berlangsung dengan rincian sebagai berikut:
a. Bersedia melakukan acara pesta pernikahan dengan menerapkan protap kesehatan yang ketat
b. Bersedia menyiapkan kebutuhan preventif selama berjalannya acara, seperti Hand Sanitizer,
Masker, Sarung Tangan, Tissue Antiseptik, dan Thermoscan/Thermo Gun;
c. Bersedia menyiapkan tim medis beserta ambulance atau alat transportasi lainnya;
d. Memberikan imbauan terkait tindakan preventif dalam pelaksanaan acara kepada anggota
keluarganya masing-masing.
e. Bersedia menyediakan digital guestbook sebagai pengganti buku tamu (dapat dibantu oleh pihak
WO)
f. Bersedia untuk menggunakan cashless Angpao / Angpao non-tunai (dapat dibantu oleh pihak
WO)
g. Bersedia untuk mengurangi jumlah tamu undangan dan keluarga sesuai dengan kebijakan
kapasitas gedung yang telah ditetapkan oleh pemerintah
h. Apabila acara diadakan dirumah, maka pihak pemangku hajat harus memiliki surat izin dari RT /
RW dan izin keramaian dari Polsek setempat.
VENUE / TEMPAT ACARA PERNIKAHAN
Penyelenggaraan acara pernikahan tidak terlepas dari kebutuhan akan Venue atau
tempat penyelenggaraannya. Venue yang digunakan diantaranya adalah Rumah
pemangku hajat, Gedung Pertemuan, Hotel, Café, Guesthouse ataupun tempat lainnya.
Selaku penyedia tempat acara, pihak Venue hendaknya melakukan beberapa
penyesuaian dalam pelaksanaan acara pernikahan pada masa pandemic ini agar
memberikan rasa nyaman dan aman. Berikut point-point yang harus diperhatikan dan
dilaksanakan sebagai berikut :
Catering merupakan salah satu vendor penting dalam resepsi pernikahan. Makanan yang disajikan
dengan presentasi yang menarik dan cantik tidak hanya menggugah selera bagi para tamu, tapi juga
memberikan nilai tambah pada keseluruhan acara. Namun, penerapan protkoler kesehatan di masa
Pandemi Covid-19 menjadi salah satu faktor terpenting yang kini harus mendapatkan perhatian ekstra
dari vendor Catering.
MENU MAKANAN
Untuk menu makanan disarankan memilih menu :
1. Menu yang bersifat hangat atau panas
2. Diusahakan agar dihindari penyajian menu makanan yang pengolahannya dengan di
kupas langsung tanpa proses pemasakan terlebih dahulu (untuk sementara hindari
menu seperti buah kupas,dan makanan yang penyajiannya secara langsung)
DEKORASI
Kebutuhan dekorasi untuk menambah detail estetika dalam sebuah acara pernikahan cukup besar.
Protokoler kesehatan perlu diterapkan dengan baik oleh vendor Dekorasi mengingat banyaknya tenaga
kerja yang terlibat dan juga banyaknya jumlah properti yang digunakan dalam satu event.
Penyesuaian protokoler kesehatan dari Aspedi yang dapat digunakan sebagai pedoman, antara lain:
I. Protokoler Tetap Standar Operasional Prosedur untuk Staff atau Pegawai pada saat Loading
dan Un-Loading:
1. Memberikan edukasi aturan dalam rangka pencegahan penyebaran covid-19 di situasi new normal
kepada seluruh staff dan klien.
2. Melakukan pengecekan suhu tubuh oleh pihak perusahaan dekorasi kepada staff yang bertugas di
venue.
3. Dekorator dan staff dalam keadaan sehat dan fit.
4. Dekorator menyiapkan perlengkapan untuk para staff berupa; masker, sarung tangan, hand
sanitizer.
5. Dekorator atau staff wajib membersihkan properti dekorasi dengan menggunakan cairan
desinfektan sebelum dan setelah selesai digunakan.
6. Dekorator dan Staff wajib mencuci tangan menggunakan sabun sebelum dan setelah berkegiatan.
7. Staff atau pegawai dekor membawa pakaian ganti agar dapat berganti baju setelah mendekor.
II. Protokoler Tetap Standar Operasional Prosedur Dekorator:
1. Menyiapkan sign “jangan disentuh” untuk properti dekor atau melakukan koordinasi dengan pihak
wo atau mc untuk menghimbau kepada tamu agar seminimal mungkin menyentuh properti dekor.
2. Membatasi pertemuan atau technical meeting. Jika terpaksa bertemu, batasi jarak ketika
berinteraksi sejauh 1 meter.
3. Membuat layout venue dengan membagi alur keluar masuk tamu sesuai sop yg disepakati.
4. Koordinasi dengan pihak wo untuk ruang tunggu di area entrance penerima tamu, menghindari
tamu mengantri terlalu panjang.
5. Setting panggung pelaminan dan panggung musik disesuaikan dengan luas venue/gedung.
6. Memberikan sign/tanda “JAGA JARAK” mulai dari sebelum masuk area penerima tamu atau gate
entrance menuju ke pelaminan.
7. Memberikan sign/tanda “ARAH JALUR” mulai dari gate entrance menuju ke arah pelaminan dan
dari pelaminan menuju keluar area, berfungsi pada saat foto bersama dan sebagai petunjuk arah
naik dan turun untuk tamu bersalaman dengan mempelai.
8. Memberikan pembatas atau STAGE SHIELD untuk penyanyi di area musik.
PHOTO & VIDEOGRAPHY
Vendor Photo dan Videography memiliki peran besar dalam proses pengabadian momen
pernikahan. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, kru fotografi hendaknya mengikuti
protokoler kesehatan sebagai berikut:
2. Etika bersin / batuk (tutup hidung dan mulut mereka dengan siku tertekuk atau kertas tisu
ketika batuk atau bersin, buang tisu segera setelah digunakan, danjaga tangan agar tetap
bersih)
7. Menggunakan kemeja lengan panjang, kaos kaki & sarung tangan jika diperlukan.
Teknis Pelaksanaan
1. Meminimalisir perpindahan barang dari satu tangan ke tangan yang lain (pengambilan foto
cincin, seserahan, baju, aksesoris, dll)
2. Menggunakan Handy Talkie untuk berkomunikasi sesama team atau bahkan dengan
Wedding Organizer agar tetap dapat menjaga mobilitas & physical distancing secara efektif
dan efisien.
3. Semua sesi foto dilakukan dengan cara memberikan jarak aman dimana pihak pengantin dan
orang tua tidak berada satu panggung dengan pihak yang akan difoto jika memungkinkan.
4. Meniadakan foto bersama atau berfoto bersama dengan peserta foto yang dibatasi tidak lebih
dari 10 orang.
7. Melakukan segala macam kordinasi pasca produksi dengan client daring / online
8. Menghimbau untuk menyemprotkan disinfektan apabila output fisik dikirim melalui kurir+
2. Persiapan
a. Menggunakan masker
b. Menggunakan sarung tangan
c. Menggunakan cover microphone
d. Membawa/menggunakan mic pribadi
e. Membawa hand sanitizer
f. Membawa alcohol swab
g. Membawa tissue basah
h. Membawa tissuekering
i. MC diberikan HT untuk berkoordinasi dengan rekan WO
3. Pelaksanaan
a. Memastikanseluruhacaraberjalansesuaidenganprotokolerkesehatan
b. Mengingatkan tamu, keluarga & vendor untuk menjalankan protokoler kesehatan
c. Memastikanseluruhperalatanmcyangdigunakandibersihkankembali
d. Memastikanagarpadasaatselesaidanpulangdalamkeadaanbersih
Sebuah acara pernikahan tentunya akan semakin meriah jika dilengkapi dengan pertunjukan
Musik/Hiburan/Kesenian Upacara Adat Tradisional dalam pelaksanaannya. Wedding entertainment
menjadi suatu pilihan pelengkap agar pengantin dan tamu undangan yang hadir dapat terhibur &
terkesan.
Dalam pelaksanaannya, tim musik dan juga tim kesenian harus memperhatikan protokol kesehatan
yang harus diperhatikan, antara lain:
Edukasi Internal
Melakukan edukasi kepada karyawan, crew & musisi mengenai bahaya penyebaran & penyakit,
mewajibkan penggunaan masker & cuci tangan.
Cek Kesehatan Crew & Musisi
Melakukan cek suhu tubuh menggunakan thermogun atau menggunakan rapid test sebagai
screening awal jika diperlukan.
Desinfeksi
Melakukan pembersihan alat musik &sound system, tempat penyimpanan (gudang), kendaraan,
kantor menggunakan cairan desinfektan secara rutin
Koordinasi Layout
Melakukan koordinasi dengan vendor terkait mengenai layout & ukuran panggung untuk mengatur
jarak musisi yang berada diatas stage.
Koordinasi Waktu Loading
Melakukan koordinasi dengan vendor terkait untuk pengaturan jam loading.
Koordinasi Penggunaan Ruangan Ganti
Crew kesenian yang hendak menggunakan ruangan ganti, disarankan untuk menggunakan ruang
ganti terpisah atau bergiliran menggunakan ruangan saat persiapan.
Prosedur Event
1. Team musik melakukan cuci tangan & membersihkan kembali alat musik.
2. Menggunakan masker & hand sanitizer
3. Penggunaan Pop Mic filter sekali pakai.
4. Menjaga jarak antar musisi diatas panggung.
5. Bagi Penari/Performer, disarankan untuk menggunakan sarung tangan dan
masker.
6. Untuk vokalis dan Musisi diwajibkan Menggunakan mic dan alat musik sendiri.
7. Tamu undangan/keluarga tidak diperkenankan untuk turut menyumbangkan
suaranya.
8. Untuk kegiatan Line dance/dansa, WO/MC Wajib memberi arahan untuk tetap
menjaga jarak.
9. Pembatasan jumlah crew yang melakukan loading perlengkapan.
PENUTUP
Dalam menjalankan Prosedur Tetap Masa Adaptasi Baru COVID-19, Forum Aspirasi Pengusaha
Jasa Pernikahan Kota Bandung tentunya memerlukan kerjasama yang berkesinambungan dengan
berbagai pihak. Dukungan dan kerjasama yang baik dari Pemerintah, Dinas Kesehatan, dan juga
Aparat berwenang akan menjadi kekuatan ekstra bagi para pengusaha di bidang jasa
penyelenggaraan pernikahan.
Dengan adanya kerjasama dan kolaborasi dengan berbagai pihak, diharapkan penyelenggaraan
acara pernikahan akan terlaksana dengan penataan yang baik sesuai dengan prosedur kesehatan
yang telah ditentukan oleh pemerintah.
PENGESAHAN
Protokol ini telah disetujui oleh masing – masing organisasi yang memberikan tanda tangan dibawah
ini :
Bandung , 25 Juni 2020
H. Yogi Kusuma
Ketua Umum PPAPPI Bandung Raya