INDONESIAN WEDDING ASSOCIATION ALLIANCE

(Gabungan Perkumpulan Penyelenggara Pernikahan Indonesia)

PROTOKOL
KESEHATAN DAN
KEAMANAN

DI
RESEPSI
PERNIKAHAN
(THE NEW NORMAL)

supported by
 PENDAHULUAN

Pendemi Covid-19 telah memberi pengaruh global

terhadap banyak bidang bisnis, termasuk industri
pernikahan. Berbagai perubahan perilaku
masyarakat pun diprediksi akan turut merubah
kebiasaan yang lazim dilakukan pada acara
pernikahan sebelum terjadinya pendemi.

Gabungan Perkumpulan Penyelenggara

Pernikahan Indonesia (GPPPI) yang terdiri dari
APPGINDO, HARPI MELATI, PPJI, ASPEDI, HASTANA,
dan HIPDI, telah mengadakan program online
Talkshow Interactive melalui media Youtube sejak
16 hingga 20 Mei 2020 yang menjelaskan secara
rinci pelaksanaan acara resepsi pernikahan dari
semua aspek yang terkait antara lain, Hotel dan
Gedung Pertemuan, Catering, Dekorasi,
Entertainment, MC, Sanggar Rias/MUA, Bridal, Jas,
Kartu Undangan, Souvenir serta Wedding
Organizer.

Dengan adanya Protokol Kesehatan dan

Keamanan di Resepsi Pernikahan ini, diharapkan
dapat memberikan kenyamanan calon pengantin
dan tamu undangan untuk tidak khawatir
menyelenggarakan dan menghadiri resepsi
pernikahan.
1
Supported
supportedbyby
 DAFTAR ISI

Pendahuluan ………………………………………… 1
Daftar Isi ………………………………………………. 2
I. Wedding Organizer …………………………… 3
II. Hotel dan Gedung ……………………………. 7
III. Catering …………………………………………. 8
IV. Dekorasi …………………………………………. 11
V. Photography & Videography ………………. 13
VI. Sanggar Rias – MUA ………………………….. 15
VII. Bridal – Jas ……………………………………… 16
VIII.Kartu Undangan dan Souvenir …………….. 17
IX. MC ……………………………………………..... 18
X. Entertainment ……......................................... 19
XI. Kesehatan ……………………………………… 21
Penutup

2
Supported by
 WEDDING ORGANIZER

Wedding Organizer memiliki peran penting menjadi

penghubung antara calon pengantin/Keluarga dan
vendor. Sehingga harus mempunyai kemampuan untuk
menyampaikan informasi dan penyesuaian dengan sejelas
jelasnya. Dengan harapan dapat membantu mengurangi
kekhawatiran calon pengantin dan tamu undangan serta
para vendor.

Wedding Organizer yang menjadi anggota HASTANA

mengusung prinsip HASTANA yaitu :
Hygine, Adaptive, Solutive, Team, And, Non-touch, Action

HYGINE
1. Mendata seluruh personil yang terlibat (Suhu Tubuh,
Keterangan Sehat dll)
2. Seluruh WO akan membawa 2-3 pakaian yang
berbeda
(Pakaian saat menuju lokasi acara, Pakaian pada saat
Acara, Pakaian Pulang)
3. Mewajibkan kru untuk mencuci tangan secara berkala.
4. Mengurangi sentuhan terhadap apapun di lokasi
acara.
5. Wajib menggunakan masker
6. Memastikan seluruh persiapan vendor sesuai dengan
standar kesehatan
7. Meja akad nikah akan diberikan disinfektan sebelum
acara berlangsung

3
Supported by
 WEDDING ORGANIZER

ADAPTIVE

1. Memberikan saran2 terbaik yang beradaptasi dengan

kondisi saat itu
2. Tentang Tren2 Baru dalam dunia pernikahan
3. Plotting kru kami di lapangan akan disesuikan dengan
konsep2 baru ini

SOLUTIVE

1. Komunikasi yang intens dengan calon pengantin

2. WO yang baik akan memberikan solusi atas
pertanyaan2 atau kegalauan Calon Pengantin /
Pemangku Hajat
3. Menyatukan berbagai kenginan pengantin dan
keluarga
4. Tetap mengacu pada pedoman pelaksanaan acara
dari pemerintah

TEAM

1. Melakukan Edukasi kepada semua Kru WO dengan

informasi yang cukup agar dapat memberikan
pelayanan yang maksimal kepada calon pengantin
dan keluarga
2. Pelatihan rutin mengenai standar pelayanan WO yang
baik untuk seluruh anggota HASTANA

4
Supported by
 WEDDING ORGANIZER

NON TOUCH SERVICE

1. WO disarankan mengarahkan acara tanpa melakukan
kontak fisik langsung.
2. WO memastikan beberapa signage dan Himbauan
terpasang di titik strategis dan jelas terlihat.
3. WO membawa hand sanitizer, memakai masker, dan
cuci tangan secara berkala terutama sebelum dan
sesudah kontak fisik

NON TOUCH COMMUNICATIONS

1. Jaga jarak antara kru WO sesuai Plotting yang efektif
2. Mengurangi mobilisasi Crew WO dengan HT
3. Teks dan Q-Card digital disiapkan sebelum Hari H
4. Tamu diarahkan untuk tidak bersalaman dengan
gesture saja

NON TOUCH REGISTRATION

1. Online Registration (RSVP)
2. Digital Guest Book (Barcode)
3. Video Registration
4. Cashless Angpao

NON TOUCH PHOTO/SELFIE

1. Photo Print with Hashtag
2. Printout for free
3. Photo Sharing dari photographer

5
Supported by
 WEDDING ORGANIZER

Beberapa SOLUSI lain yang kami sarankan:

1. Jumlah undangan dibatasi (disarankan hanya

menggunakan ½ dari kapasitas venue)
2. Konsep acara yang lebih personal dan intimate
3. Karena hanya akan dihadiri oleh orang2 terdekat, tidak
ada antrian salaman yang menyita waktu. Oleh karena
itu, akan ada lebih banyak gimmick acara yang bisa
dikreasikan untuk membuat suasana lebih akrab dan
memorable,
4. Sitting Dinner / Standing Party
5. Tidak harus dengan “Set Up Menu”, tapi bisa juga
dengan (yang disebut rekan2 PPJI sebagai “Silver
Services”) makanan disajikan oleh para waiters.
6. Penggunaan Screen tidak hanya 1, tapi 2 atau lebih (di
kanan kiri pelaminan), agar prosesi Kirab/ Tarian2 (jika
ada) akan lebih bisa dinikmati dari posisi duduk tamu
masing2.

6
Supported by
 HOTEL / GEDUNG

Beberapa penyesuaian yang dilakukan oleh pihak Hotel /

Gedung selaku penyedia tempat acara, antara lain :

1. Kapasitas ballroom hanya boleh diisi sekitar 50% dari

kapasitas normal, opsi:
• Mengurangi jumlah undangan
• Membagi jam acara jadi beberapa sesi
2. Mengubah layout catering untuk menyesuaikan
physical distancing berkordinasi dengan pihak catering
3. Menyediakan guide/ Informasi layout jarak aman,
termasuk didalam lift. (missal menggunakan lakban
warna, membuat signange banner, dll). Sejak dari
masuk parkiran hingga keluar parkiran.
4. Mewajibkan semua pendukung acara untuk
mengenakan masker
5. Menyiapkan masker bagi yang tidak mengenakan.
6. Pengukuran suhu saat memasuki ruangan
7. Menyiapkan ruang khusus bagi tamu dengan suhu
tubuh diatas 37.5oC
8. Menyiapkan hand sanitizer medical grade di beberapa
titik penting
9. Menyiapkan tempat cuci tangan sebelum memasuki
ruangan acara
10. Disinfektasi venue berkala rutin
11. Sosialisasi kepada semua vendor untuk mematuhi
aturan yang disediakan

7
Supported by
 CATERING

I. Dalam persiapan suatu Sajian dari suatu Catering,

hendaklah dipastikan :
1. Legalitas Catering, karena wajib memiliki Sertifikat :
a) Sertifikat hygiene sanitasi
b) Sertifikat ISO22000: Food Safety & Management
Systems
c) Sertifikat Kompetensi Food Handler
2. Protokol Covid di Dapur/Area Produksi :
a) Dapur dan kantor dibagi 2 shift (1 day on, 1 day off)
b) Menyiapkan 2 rumah untuk isolasi
c) Tidak menerima tamu dari luar
d) Disinfektan kendaraan yang keluar/masuk Area
e) Disinfektan dapur seminggu sekali
f) Petugas/pegawai keluar masuk dari Area,harus
menggunakan masker dan ukur suhu

II. Pada Saat di Lokasi Acara, terdapat penyesuaian yang

dilakukan oleh catering, sebagai berikut :

8
Supported by
 CATERING

III. Beberapa solusi :

1. Disarankan tidak memesan buffet (prasmanan),
melainkan memsan tambahan menu stall dengan
jenis yang tidak banyak tetapi porsinya yang lebih.
2. Alternatif lain, penyajian makanan bisa berupa buttler
service, set menu, nasi box, dll
3. Semua waiter menggunakan APD yang sesuai.
4. Tamu mengambil piring yang diberikan oleh waiter,
sehingga meminimalisir sentuhan pada peralatan.
Sendok , garpu dan pisau makan di wrap sebaiknya
5. Bisa menggunakan set Menu (Full service & seated),
long table atau round table sesuai konsep yang
diiinginkan dan juga luas area tempat acara
6. Disarankan menu yang dipanaskan. Bila menu dingin,
harus di wrapped per porsi
7. Live cooking station dan Buttler service / Canapes.
8. Menu Sehat yang Variatif : disarankan menu
Indonesia yang mengandung rempah utk menambah
immune tubuh dan juga minuman jamu sebagai
pengganti soft drink.
9. Jumlah Porsi bisa didiskusikan dengan team Catering

9
Supported by
 CATERING

PERBANDINGAN KONSEP ACARA TERKAIT CATERING :

STANDING PARTY
1. Memilih tambahan foodstall sebagai pengganti Buffet.
Dan di setiap Stall akan ada 2 waiters, termasuk dessert
stall.
2. Pilih sedikit jenis menu stall dan perbanyak porsinya agar
bisa ditempatkan menjadi beberapa titik. Dengan tujuan
mengurangi antrian panjang dan tetap menjaga jarak/
physical distancing.
SITTING PARTY
1. Menggunakan round table atau long table dengan
kapasitas setengahnya. Akan ada 1 atau 2 waiters di
setiap table.
2. Menu buffet bisa digunakan sebagai set menu. Menu
dikeluarkan satu persatu sesuai urutannya (Appetizer -
main course - side dish - dessert). Hanya side dish yang
dapat dipilih oleh tamu dan diinfokan ke waiter.

YANG PERLU DIPERHATIKAN UNTUK PENYEDIAAN MAKANAN

1. Kebersihan dapur catering dan infrastructurenya
2. Karyawan Catering yang terjaga kebersihannya
3. Menu sehat yang variatif dan peralatan pada saat
pelaksanaan
4. Waiters yang multifungsi
5. Penawaran yang menarik beserta metode
pelaksanaannya
10
Supported by
 DEKORASI

Penyesuaian dari Aspedi sebagai berikut :

1. Pelaminan berundak / berjenjang, ada beberapa level
dan pelaminan lebih lebar. Tinggi anak tangga 15-20 cm,
lebar tiap anak tangga untuk berdiri 50-60 cm. ini
keperluan Foto Bersama di pelaminan dengan jarak
2. Menyediakan meja untuk hand sanitizer di beberapa titik.
3. Seating arrangement (long table or round table)
dibicarakan dengan pihak catering dan Layout dekorasi
akan berkoordinasi dengan layout hidangan
4. fPosisi mini garden tidak di depan pelaminan, berubah di
samping atau di sela sela undangan tangga sebagai
pembatas
5. Dibuat konsep labirin untuk jalur antrian.
6. Jalur kirab diperlebar.
7. Panggung musik diperbesar untuk menjaga physical
distancing para pemain band.

CONTOH PELAMINAN

11
Supported by
 DEKORASI

PROTOKOL KESEHATAN TEAM DEKORASI

1. Standart kesehatan Crew Dekorasi

2. Penggunaan Masker untuk Crew yg bertugas
3. Penggunaan Shield untuk Crew yg bertugas
4. Penggunaan Hand Sinitizer di beberapa titik ruangan
5. Penyemprotan Disinfectant pada Properti Dekorasi
6. Signed Untuk tidak menyentuh Properti Dekorasi
7. Fungsi Control yg diawasi oleh Owner/Penanggung
jawab.

CONTOH LAYOUT RUANGAN

12
Supported by
 FOTOGRAFI /
VIDEOGRAFI
CREW SAFETY

• Pengecekan suhu
tubuh crew
• Pembersihan alat

• Penggunaan
Masker, sarung
tangan, atau APD

• Social Distancing
• Tidak menerima foto
melalui HP

NEW NORMAL – FOTOGRAFI & VIDEOGRAFI

SEBELUM SESUDAH

• Photo Bersama • Photo bersama berjarak

berdekatan • Fokus beauty shoot
• Fokus foto dokumentasi • Video ucapan selamat
• Interaksi tamu lansung disaat kedatangan
di pelaminan

13
Supported by
 FOTOGRAFI /
VIDEOGRAFI
CONTOH SIGNAGE HIMBAUAN FOTOGRAFI

PENGATURAN FOTO DIPELAMINAN

14
Supported by
 SANGGAR - MUA

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL KESEHATAN PERIAS :

1. Gunakan Masker dan Pelindung Wajah
2. Selalu menggunakan hand Sanitizer sebelum dan
sesudah merias klien
3. Membersihkan Beauty Case dan Perlengkapan
dengan Alkohol
4. Gunakan Disposable Spons untuk bagian wajah
5. Gunakan Disposable Brush untuk Lipstik
6. Jangan langsung mengulas Lipstik dari tempatnya
7. Jangan mengoleskan lem bulu mata langsung ke kulit
8. Membawa Tissue basah
9. Gunakan daily Brush Cleaner untuk kuas setiap selesai
merias
10. Membatasi jumlah orang di ruang rias
PENYESUAIAN BUSANA MENGGUNAKAN MASKER
TRADITIONAL & NASIONAL

15
Supported by
 BRIDAL - JAS

STANDAR PROSEDUR OPERASIONAL :

1. Ukur Suhu, Pakai Masker dan sehat untuk calon
pengantin yang akan diskusi dan fitting
2. Steam / jemur setiap gaun yang sudah dipakai fitting
3. Laundry dan jaga Hygienitas gaun / jas yang akan
dipakai
4. Membuat inovasi 1 gaun/jas bisa dipakai 2 – 3 acara

CONTOH 1 GAUN DAN 1 JAS UNTUK 2 ACARA

16
Supported by
 UNDANGAN &
SOUVENIR
PENYESUAIAN UNDANGAN
1. Memberikan Tissue Alcohol disetiap Undangan fisik
2. Menggunakan Invitation Online dan memaksimalkan
fungsi RSVP

PENYESUAIAN SOUVENIR
1. Souvenir fisik terkait
kesehatan (Masker,
hand sanitizer, Vitamin,
Jamu, dll)
2. Bisa mencoba
kerjasama dengan
Voucher online suatu
product

17
Supported by
 MC

YANG PERLU DIPERSIAPKAN :

1. Kondisi Sehat / Surat keterangan
sehat
2. Menggunakan pakaian yang
bersih
3. Bersedia menjalankan dan
Menggunakan protokol
kesehatan :
1) Menggunakan Masker
2) Sarung tangan
3) Cover microfon
/membawa mic sendiri
4. MC diberikan HT untuk berkoordinasi dengan rekan WO
5. Mengikuti Technical Meeting Online jika diadakan
6. Vendor Sound System membantu Menyiapkan MIC
khusus untuk MC dan Pembicara
7. Berdiskusi dengan WO untuk mengatur acara yang ada
interaksi satu orang dengan lainnya, seperti foto
Bersama, dll (lempar bunga diganti dengan metode
lain yang lebih menjaga jarak misalnya Tarik pita).
8. Diperlukan Kreatifitas untuk membuat acara tetap
berjalan meriah
9. MC akan lebih aktif untuk menginformasikan protocol
kesehatan seperti menjaga jarak utk antrian ke
panggung, antri mengambil hidangan, dan juga untuk
menggunakan hand sanitizer dan tidak melepas
masker kecuali saat makan.

18
Supported by
ENTERTAINMENT

19
Supported by
ENTERTAINMENT

20
Supported by
 KESEHATAN
Hendaknya kedua calon pengantin memperhatikan :
1. Persiapan Fisik
 Vital Sign
 Status gizi
 Laboratorium rutin (darah, urin)
 Pemeriksaan lain atas indikasi : GD, IMS,HIV/AIDS,
Malaria, Thalasemia, Hep B, TORCH, sperma
2. Persiapan Gizi
3. Imunisasi Tetanus
4. Menjaga Kesehatan Jiwa dan Harmonisasi

Selain itu, Orang Tua, Saudara, Keluarga dan Para Tamu

Undangan hendaknya membuat immune tubuh yang
kuat dengan hidup sehat serta tambahan Vitamin

21
Supported by
 TERIMA KASIH
INDONESIAN WEDDING ASSOCIATION ALLIANCE
(Gabungan Perkumpulan Penyelenggara Pernikahan Indonesia)

supported by