1.

CARTA ALIR

Aktiviti 1 : Menguruskan pelaksanaan perolehan bekalan pejabat (Stor Utama).

A) Pembelian Terus

TANGGUNGJAWA PROSES KERJA TEMPOH

B MASA

MULA

KNS/TKNS/KS Terima arahan untuk pembelian bekalan 1 Hari

/KPP/PP pejabat

PE/PT Sediakan data bekalan pejabat 7 Hari

PE/PT Dapatkan kelulusan 1 Hari

PE/PT 1 Hari
Diluluskan?
Pindaan

KNS/TKNS/KS 1 Hari
/KPP/PP
Tidak Ya

PT Pelawaan dalam sistem eP 3 Hari

PEMBEKAL Maklumbalas Pembekal 1 Hari

TANGGUNGJAWA PROSES KERJA TEMPOH
B MASA

PT Nota Minta 1 Hari

PT Dapatkan kelulusan 1 Hari

PELULUS NOTA 1 Hari

MINTA Diluluskan?
Kaji
Semula

Tidak Ya

UNIT KEWANGAN Pesanan Kerajaan 7 Hari

PT Terima bekalan dan Nota Penghantaran 30 Hari

Dapatkan Pengesahan 1 Hari

Kaji
Semula
Diluluskan ? 1 Hari
PENGESAH NOTA
PENGHANTARAN

Cetak dan failkan 1 Hari

TAMAT
mula
 B) Kontrak Pusat

TANGGUNGJAWA PROSES KERJA TEMPOH

B MASA

MULA

KNS/TKNS/KS Terima arahan untuk pembelian bekalan 1 Hari

/KPP/PP pejabat

PE/PT Sediakan data bekalan pejabat 7 Hari

PE/PT Dapatkan kelulusan 1 Hari

PE/PT 1 Hari
Diluluskan?
Pindaan

KNS/TKNS/KS 1 Hari
/KPP/PP
Tidak Ya

UNIT KEWANGAN Pesanan Kerajaan 7 Hari

PT Terima bekalan dan Nota Penghantaran 30 Hari

Dapatkan Pengesahan 1 Hari

Kaji
Semula
Diluluskan ? 1 Hari
PENGESAH NOTA
PENGHANTARAN
 Cetak dan failkan 1 Hari

TAMAT
mula

C) SEBUT HARGA

TANGGUNGJAWA PROSES KERJA TEMPOH

MULA MASA
B

KNS/TKNS/KS Terima arahan untuk pembelian bekalan 1 Hari

/KPP/PP pejabat

PE/PT Sediakan data bekalan pejabat 7 Hari

PE/PT Dapatkan kelulusan 1 Hari

PE/PT 1 Hari
Diluluskan?
Pindaan

KNS/TKNS/KS 1 Hari
/KPP/PP
Tidak Ya

URUSETIA Ciptaan Sebut harga dan Pembentukan 3 Hari

Keahlian Jawatankuasa Spesifikasi
dalam sistem eP

KNS/TKNS Dapatkan Kelulusan Pembentukan 1 Hari

Keahlian Jawatankuasa Spesifikasi

7 Hari
Diluluskan?
Kaji Semula

Tidak Ya
 Ya

PE/ PT Sediakan Memo mesyuarat JK 1 Hari

Spesifikasi

AHLI JK Pengesahan JK Spesifikasi 7 Hari

SPESIFIKASI

URUSETIA Penyediaan dokumen tawaran, jadual 7 Hari

iklan dan pembentukan JK peringkat
Penyebut harga dan Teknikal, Penilaian
Kewangan dan urusetia JK Sebut harga
1 Hari
Diluluskan?
Kaji Semula

Tidak Ya
PELULUS IKLAN 1 Hari
Ya

PE/ PT Sediakan Memo mesyuarat JK 3 Hari

Pembuka Sebut harga, Teknikal dan
Penilaian Kewangan

SETIAUSAHA, AHLI Pengesahan JK Pembuka Sebut Harga, 7 Hari

JK PEMBUKA Teknikal dan Penilaian Kewangan
SEBUT HARGA,
TEKNIKAL DAN
PENILAIAN
KEWANGAN
PE/ PT Sediakan Memo mesyuarat JK Sebut 1 Hari
harga

URUSETIA Penyediaan Kertas Taklimat dan 7 Hari

Pengesyoran pemilihan akhir pembekal
URUSETIA PBM 7 Hari
Diluluskan?
Kaji Semula

Tidak Ya

Ya

AHLI JK SEBUT Pengesahan JK Sebut Harga 7 Hari

HARGA

URUSETIA Penyediaan Surat Setuju Terima (SST) 7 Hari

1 Hari
Diluluskan?
Kaji Semula

Tidak Ya
KNS/TKNS

PEMBEKAL Pengesahan pengakuan penerimaan 7 Hari

BERJAYA SST dalam sistem ep dan Manual

Salinan SST hantar ke Unit Kewangan 1 Hari

UNIT KEWANGAN Pesanan Kerajaan 7 Hari

PT Terima bekalan dan Nota Penghantaran 30 Hari

Dapatkan Pengesahan 1 Hari

Kaji
Semula
 Diluluskan ? 1 Hari
PENGESAH NOTA
PENGHANTARAN
Tidak Ya
Cetak dan failkan 1 Hari

TAMAT

mula

Aktiviti 2 : Menguruskan penerimaan dan merekod

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA MASA

PT Terima bekalan dan Nota Penghantaran. 30 Hari

Memeriksa fizikal dan kuantiti

Dapatkan Pengesahan 1 Hari

Kaji
Semula
Diluluskan ? 1 Hari
PENGESAH NOTA
PENGHANTARAN
Tidak Ya

PT Mengemaskini data terima bekalan dalam 30 Hari

sistem SPPS1 (KEW.PS 1,2 dan 3)dan
Pendaftaran stok baru
 Dapatkan Pengesahan 1 Hari

Pindaan
Diluluskan ? 1 Hari
PEGAWAI STOR

Tidak Ya

Cetak dan Failkan. 7 Hari

TAMAT

Aktiviti 3 : Melaksanakan proses penyimpanan dan pengeluaran stok

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA MASA

PT Menyusun atur stok mengikut lokasi di 2 Hari

Stor Utama mengikut penetapan lokasi
stor dalam SPPS1

PT/ PEMOHON Terima KEW.PS 7 dan 8. 1 Hari

STOK Mohon stok dalam sistem SPPS1

PEGAWAI Dapatkan kelulusan. 1 Hari

PELULUS

Batal
 Diluluskan ? 1 Hari

Tidak Ya

PT Pengesah pengeluaran stok dan 1 Hari

menyemak rekod pengeluaran

TAMAT
T

Aktiviti 4 : Melaksanakan pengiraan dan membantu menyediakan data bagi verifikasi

stok

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA MASA

KNS/TKNS/KS Terima arahan untuk pengiraan dan 2 Hari

/KPP/PP verifikasi stok.

PE/ PT Memaklumkan kepada Pegawai 1 Hari

Pemeriksa
PT Membuat pengiraan stok 7 Hari

PEGAWAI Pemeriksaan stok 7 Hari

PEMERIKSA STOK/
PT
Terima Laporan pemeriksa 3 Hari
PT
Pelarasan
Stor

PEGAWAI Diluluskan ? 1 Hari

PEMERIKSA STOK
Tidak Ya

PE/ PT Pengesahan Laporan pemeriksa 1 Hari

Memaklumkan kepada Pegawai Verifikasi

PT

PEGAWAI Proses verifikasi stok

PEMVERIFIKASI
STOK/ PT

PT Terima Laporan verifikasi KEW.PS-10

dan KEW.PS-11
Pelarasan
Stor
KEW.PS 15
KETUA JABATAN
Diluluskan ?

Tidak Ya

PT Hantar ke Pegawai Aset

T
TAMAT

Aktiviti 5 : Mengurus Pindahan dan Pelupusan Stok

A) Pindahan Stok

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA MASA
KNS/TKNS/KS Terima arahan untuk pindahan stok. 1 Hari
/KPP/PP

PE/ PT Memaklumkan melaui email atau portal 1 Hari

BAHAGIAN/ Terima permohonan KEW.PS-17 1 Hari

JABATAN

Dapatkan pengesahan 3 Hari

Batal
PEGAWAI
PELULUS STOR Diluluskan ? 1 Hari

Tidak Ya

PE/ PT Mengemaskini Daftra Stok KEW.PS-3 1 Hari

dan 4 dalam SPPS1

Menyediakan Laporan pindahan stok ke 2 Hari

PT Pegawai Aset

TAMAT

B) Pelupusan Stok

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MULA MASA
 KNS/TKNS/KS Terima arahan untuk pelupusan stok. 1 Hari
/KPP/PP

PE/ PT Mengenalpasti stok yang hendak 1 Hari

dilupuskan.

Pelantikan Lembaga Pemeriksa 7 Hari

Pelupusan KEW.PS-19

LPP Pemeriksaan dan melengkapkan 7 Hari

KEW.PS 20

PT Kemukakan KEW.PS 20 kepada UPA 1 Hari

PEGAWAI ASET Hantar permohonan ke BPPA 7 Hari

Dapatkan Kelulusan. 30 Hari

Batal

PEGAWAI
PELULUS STOR Diluluskan ? 1 Hari

Tidak Ya

PE/ PT Laksanakan pelupusan mengikut kaedah 7 Hari

yang diluluskan

Sediakan KEW.PS-22 bersama dokumen 2 Hari

PT sokongan kepada Kuasa Melulus dan
kemaskini rekod stok

TAMAT

Aktiviti 5 : Menguruskan proses kehilangan dan hapus kira stor kerajaan

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA TEMPOH

MASA
 MULA

KNS/TKNS/KS Melaporkan Kehilangan dengan serta 1 Hari

/KPP/PP merta kepada Ketua Jabatan

PE/ PT Membuat laporan Polis dalam tempoh 1 Hari

24 jam

PE/ PT Menyediakan Laporan Awal Kehilangan

Stok KEW.PS-32 dan dihantar ke UPA

PEGAWAI ASET Kemukakan kepada Ketua Jabatan 2 Hari

Dapatkan pengesahan 3 Hari

Pindaan

Diluluskan ? 1 Hari

Tidak Ya

PEGAWAI Kemukakan kepada Pegawai Pengawal 1 Hari

PENGAWAL/ dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan
PEGAWAI ASET serta Perlantikan Jawatankuasa
Penyiasat Stok
JK PENYIASAT Siasatan daripada Jk Penyiasat Stok 2 Bulan
STOK/ PEGAWAI dan keputusan siasatan
ASET

PERBENDAHARAAN Melaksanakan keputusan berdasarkan 14 Hari

MALAYSIA/ Surat kelulusan MOF
PEGAWAI ASET

PE/ PT Kemaskini kelulusan hapus kira pada 7 Hari

daftar stok, KEW.PS-3 DAN KEW.PS-35

TAMAT