OTOMATISASI TATA

KELOLA KEPEGAWAIAN
(C3) KELAS XI

Penulis :
Dra. Nur Ainiyah, MM

PT. KUANTUM BUKU SEJAHTERA

OTOMATISASI TATA KELOLA
KEPEGAWAIAN
SMK/MAK Kelas XI
Penulis : Dra. Nur Ainiyah, MM
Editor : Tim Quantum
Book Perancang sampul : Tim Quantum
Book Perancang letak isi : Tim Quantum
Book Penata letak : Tim Quantum
Book
Ilustrator : Tim Quantum Book
Tahun terbit 2019
ISBN : 978-623-7216-08-7
Alamat : Jl. Pondok Blimbing Indah Selatan X N6 No 5 Malang - Jawa Timur

Tata letak buku ini menggunakan program Adobe InDesign CS3, Adobe IIustrator CS3, dan
Adobe Photoshop CS3.
Font isi menggunakan Myriad Pro (10 pt)
B5 (17,6 × 25) cm
viii+ 212 halaman

© Hak cipta dilindungi oleh undang-undang. Dilarang menyebarluaskan dalam bentuk apapun tanpa izin

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 2002 Tentang Hak Cipta Pasa
Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak melakukan perbuatan sebagaimana
Barang siapa dengan sengaja menyiarkan; memamerkan, mengedarkan, atau m
 Kata Pengantar

Puji Syukur ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karunia-
Nya sehingga penyusunan Buku Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian ini dapat
diselesaikan.
Buku ini disusun sebagai sumber belajar peserta didik Sekolah Menengah
Kejuruan (SMK) kelas XI Program Keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola
Perkantoran. Buku ini telah disesuaikan dengan Kurikulum 2013, dilengkapi KI & KD
terbaru, selaras dengan industri (Link and Match), pembelajaran berbasis STEM (Science,
Technology, Engineering and Mathematics) dan HOTS, serta mengikuti teknologi informasi
dari kebangkitan Revolusi Industri 4.0 (4rd Industrial Revolution) dan isu manajemen
global.
Di dalam buku ini, terkandung aktualisasi materi yang disajikan dengan bahasa
yang lugas, ilustrasi gambar, soal latihan, serta tugas proyek untuk memudahkan
peserta didik dalam memahami setiap pembahasan, dari pembahasan umum ke
pembahasan khusus.
Dalam kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih sebesar-
besarnya kepada semua pihak yang telah membantu. Semoga buku ini dapat digunakan
sebagai bahan ajar keberhasilan proses belajar mengajar dan dapat mencapai sasaran
pembelajaran serta bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Surabaya, April 2019

Penulis

Kata Pengantar
iii
 Daftar Isi

Bab 1 Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian .................................................... 1

A. Pengertian Administrasi .................................................................................................. 3
B. Pengertian Tenaga Kerja ................................................................................................. 3
C. Pengertian Pegawai .......................................................................................................... 4
D. Administrasi Kepegawaian ............................................................................................ 6
E. Prinsip-Prinsip Kepegawaian ......................................................................................... 7
F. Fungsi Administrasi Kepegawaian ............................................................................... 8
G. Asas-Asas Pegawai ASN/PNS ......................................................................................... 10
H. Tujuan Administrasi Kepegawaian............................................................................... 12
I. Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian.............................................................. 13
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 14

Bab 2 Regulasi Kepegawaian...................................................................................... 21

A. Pengertian Regulasi Kepegawaian .............................................................................. 23
B. Regulasi Kepegawaian di Indonesia............................................................................ 23
C. Regulasi Kepegawaian bagi ASN/PNS ........................................................................ 26
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 33

Bab 3 Sistem Administrasi Kepegawaian .................................................................. 39

A. Sistem Administrasi Kepegawaian............................................................................... 41
B. Sistem Kepegawaian Negara ......................................................................................... 44
C. Sistem Pengangkatan Pegawaian ................................................................................ 46
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 51

Bab 4 Perencanaan Kebutuhan Pegawai ................................................................... 57

A. Pengertian Formasi............................................................................................................ 59
B. Perencanaan dan Formasi ............................................................................................... 59
C. Tujuan Penetapan Formasi ............................................................................................. 61
D. Prinsip-Prinsip Penyusunan Formasi ........................................................................... 62
E. Sistem Penyusunan Formasi........................................................................................... 63
F. Proses Penyusunan Formasi ........................................................................................... 64
G. Faktor-Faktor Penyusunan Formasi ............................................................................. 65
H. Pembuatan Dokumen Perencanaan Kebutuhan Pegawai .................................. 67
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 76

Bab 5 Pengadaan Pegawai .......................................................................................... 83

A. Pengertian Pengadaan Pegawai ................................................................................... 85
B. Tahap-Tahap Pengadaan Pegawai ............................................................................... 87
C. Prosedur Pengadaan Pegawai ....................................................................................... 91
D. Pembuatan Dokumen Pengadaan Pegawai............................................................. 93
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 98

iv
Bab 6 Sumpah atau Janji Pegawai ............................................................................. 105
A. Kode Etik................................................................................................................................ 107
B. Sumpah Janji Pegawai...................................................................................................... 111
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 119

Bab 7 Kepangkatan dan Jabatan Pegawai................................................................. 125

A. Pengertian Pangkat dan Jabatan Pegawai................................................................ 127
B. Jabatan Struktural dan Jabatan Fungsional ............................................................. 129
C. Prosedur Kenaikan Pangkat dan Jabatan ................................................................. 131
D. Menyusun Dokumen DUK Pegawai ............................................................................ 137
E. Membuat DUK Pegawai ................................................................................................... 139
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 142

Bab 8 Pengembangan Karier Pegawai ....................................................................... 147

A. Definisi Pola Karier ............................................................................................................. 149
B. Tujuan Pembinaan Karier ................................................................................................ 149
C. Sistem Karier ........................................................................................................................ 152
D. Pengertian Pengembangan Karier Pegawai ............................................................ 153
E. Jenis Sarana Pengembangan Karier Pegawai .......................................................... 154
F. Tujuan Pengembangan Karier ....................................................................................... 154
G. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Pengembangan Karier 155
..............................
H. Manfaat Pengembangan Karier .................................................................................... 156
I. Manfaat Pengembangan Karier .................................................................................... 157
J. Pembuatan Dokumen Promosi/Mutasi dengan Menggunakan Komputer . 160
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 164

Bab 9 Penilaian Kinerja Pegawai ................................................................................ 171

A. Pengertian Penilaian Kinerja .......................................................................................... 173
B. Tujuan Penilaian Kinerja................................................................................................... 174
C. Unsur-Unsur Penilaian Kinerja....................................................................................... 176
D. Pejabat Penilaian dan Tata Cara Penilaian ................................................................. 179
E. Penyampaian Penilaian dan Pengajuan Keberatan ............................................... 180
F. Pembuatan Dokumen Penilaian Kinerja .................................................................... 181
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 184

Bab 10 Penggajian dan Tunjangan Pegawai ............................................................... 189

A. Pengertian Gaji.................................................................................................................... 191
B. Pengertian Tunjangan ...................................................................................................... 193
C. Sistem Penggajian ............................................................................................................. 195
D. Menyusun Daftar Penggajian dan Tunjangan ........................................................ 196
E. Prosedur Kenaikan Gaji Berkala dan Kenaikan Istimewa ..................................... 197
F. Membuat Dokumen Kenaikan Berkala ...................................................................... 199
Uji Kompetensi ............................................................................................................................. 202

v
 Daftar Gambar

Bab 1 Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian......................................................1

Gambar 1.1 Tenaga Kerja............................................................................4
Gambar 1.2. Struktur Aparatur Negara............................................................4
Gambar 1.3. Struktur Pegawai Republik Indonesia..............................................5
Gambar 1.4. Upacara Aparatur Negara............................................................9
Gambar 1.5. Logo KORPRI..........................................................................10
Gambar 1.6. Diklat Pegawai.......................................................................11
Gambar 1.7. Hubungan Kerja Pegawai...........................................................13

Bab 2 Regulasi Kepegawaian.................................................................................21

Gambar 2.1. Netralitas PNS........................................................................31

Bab 3 Sistem Administrasi Kepegawaia..................................................................39

Gambar 3.1. Mekanisme Pengangkatan Jabatan Fungsional..................................41
Gambar 3.2. Kementerian PAN....................................................................42
Gambar 3.3. Gedung BKN...........................................................................42
Gambar 3.4. Gedung LAN..........................................................................43
Gambar 3.5. BKD Provinsi Jawa Timur...........................................................44
Gambar 3.6. Fungsi Pegawai ASN.................................................................48
Gambar 3.7. Pengangkatan PNS...................................................................48
Gambar 3.8. Kenaikan pangkat PNS..............................................................50

Bab 4 Perencanaan Kebutuhan Pegawai.................................................................57

Gambar 4.1. Kebijakan Strategis Dasar Kebutuhan Kelembagaan dan Kepegawaian.....60
Gambar 4.2. Alur Penetapan Formasi Pegawai.................................................62
Gambar 4.3. Penyusunan Kebutuhan PNS........................................................63
Gambar 4.4. Alur Proses Penyusunan Formasi CPNS...........................................65

Bab 5 Pengadaan Pegawai.....................................................................................83

Gambar 5.1. Rekrutmen pegawai.................................................................85
Gambar 5.2. Seleksi pegawai......................................................................87
Gambar 5.3. Pengangkatan pegawai..............................................................88
Gambar 5.4. Job evaluation........................................................................89
Gambar 5.5. Penyusunan Rencana Kerja.........................................................93
Gambar 5.6. Bagan Perspektif SIMPEG Kinerja..................................................94
Gambar 5.7. Tampilan SIMPEG berbasis Excel..................................................96

Bab 6 Sumpah atau Janji Pegawai........................................................................105

Gambar 6.1. Kode etik PNS.......................................................................107
Gambar 6.2. Panca Prasetya KORPRI............................................................108
Gambar 6.3. Pelaksanaan Upacara..............................................................108
Gambar 6.4. Acara Sosialisasi Program Kerja..................................................109
Gambar 6.5. Kunjungan kerja Bupati...........................................................110
Gambar 6.6. Menjalin Hubungan Kerja dengan Rekan Seprofesi...........................110
Gambar 6.7. Pengambilan Sumpah/Janji PNS.................................................112
Gambar 6.8. Pengangkat Sumpah/Janji PNS...................................................113
Gambar 6.9. Pengambil Sumpah/Janji PNS....................................................114

Daftar Gambar
vi
Bab 7 Kepangkatan dan Jabatan Pegawa..............................................................125
Gambar7.1. Tanda Pangkat PNS..................................................................127
Gambar7.2. Alur Kenaikan Pangkat PNS........................................................131
Gambar 7.3. Kenaikan Pangkat Prajurit Wajib................................................132
Gambar 7.4: Kenaikan pangkat pengabdian diberikan anggota polisi yang menjelang
pensiun................................................................................132
Gambar 7.5. Kenaikan pangkat Anumerta......................................................133
Gambar 7.6. Tampilan SIMPEG berbasis Excel.................................................140

Bab 8 Pengembangan Karier Pegawai..................................................................147

Gambar 8.1. Pola Karier Pegawai ASN..........................................................149

Bab 9 Penilaian Kinerja Pegawai..........................................................................171

Gambar 9.1. Performance PNS...................................................................173
Gambar 9.2. Alur Penyusunan Penilaian Kinerja..............................................177
Gambar 9.3. Unsur Penilaian Kinerja PNS......................................................178
Gambar 9.4. Proses Penyusunan SKP PNS......................................................178

Bab 10 Penggajian dan Tunjangan Pegawai............................................................189

Gambar 10.1. Tunjangan PNS....................................................................194
Gambar 10.2. Tampilan Aplikasi Sistem Gaji Berkala........................................200

vii
 Daftar Tabel

Bab 3 Sistem Administrasi Kepegawaia..................................................................39

Tabel 3.1. Eselon dan Jenjang Pangkat Jabatan struktural...................................49

Bab 4 Perencanaan Kebutuhan Pegawai.................................................................57

Tabel 4.1. Formulir G Penghitungan Beban Kerja..............................................71
Tabel 4.2. konversi waktu kerja efektif 5 hari kerja...........................................72

Bab 7 Kepangkatan dan Jabatan Pegawa..............................................................125

Tabel 7.1. Urutan Golongan Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil............................128
Tabel 7.2. Urutan Golongan Kepangkatan ABRI...............................................129

Bab 10 Penggajian dan Tunjangan Pegawai............................................................189

Tabel 10.1. Gaji Pokok PNS tahun 2018 Pengaturan tentang gaji..........................192
Tabel 10.2. Perbandingan Sistem Gaji Skala Tunggal dan Skala Ganda...................196

viii
 A
Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

Kompetensi Dasar
Memahami administrasi kepegawaian
Melakukan pengelompokkan administrasi kepegawaian

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian 1

 Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, siswa diharapkan mampu:
Menjelaskan pengertian administrasi
Menjelaskan pengertian tenaga kerja pada umumnya
Menjelaskan pengertian pegawai
Mengemukakan pengertian administrasi kepegawaian
Menguraikan prinsip-prinsip administrasi kepegawaian
Menerangkan fungsi administrasi kepegawaian
Menjelaskan asas pembinaan pegawai
Melakukan identifikasi ruang lingkup administrasi kepegawaian
Mengelompokkan ruang lingkup administrasi kepegawaian

Peta Konsep

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Pengertian Tenaga Kerja

Pengertian Pegawai

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

Pengertian Administrasi Kepegawaian

Prinsip-Prinsip Administrasi Kepegawaian

Fungsi Administrasi Kepegawaian

Asas Pembinaan Pegawai

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

2
 Materi Pembelajaran

A. Pengertian Administrasi

Definisi Administrasi adalah suatu bentuk usaha dan kegiatan yang berkaitan
dengan pengaturan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Berikut adalah pengertian
administrasi dari beberapa ahli, antara lain:
1. Arthur Grager
Arthur Grager menyatakan bahwa administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan
terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.
2. George Terry
George Terry berpendapat bahwa administrasi adalah perencanaan, pengendalian,
dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang
melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo
Menurut pandangan Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo, Administrasi negara melakukan
fungsi bantuan pemerintah berarti pemerintah (pejabat) tidak dapat memenuhi
tugas- tugas tanpa administrasi negara.
4. Sondang P. Siagian
Sondang P. Siagian menjelaskan bahwa administrasi adalah keseluruhan dari
proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan dari atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
5. The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, definisi administrasi secara luas adalah serangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kemitraan untuk
mencapai tujuan tertentu.

B. Pengertian Tenaga Kerja

Tenaga kerja adalah penduduk dalam usia kerja yang siap melakukan pekerjaan,
antara lain mereka yang sudah bekerja, mereka yang sedang mencari pekerjaan,
mereka yang bersekolah, dan mereka yang mengurus rumah tangga (MT Rionga & Yoga
Firdaus, 2007:2). Menurut pendapat Sumitro Djojohadikusumo (1987), arti tenaga kerja
adalah semua orang yang bersedia dan sanggup bekerja, termasuk mereka yang
menganggur meskipun bersedia dan sanggup bekerja dan mereka yang menganggur
terpaksa akibat tidak ada
kesempatan kerja.

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

3
Gambar 1.1. Tenaga Kerja
Sumber: https://www.google.com
Kebutuhan akan tenaga kerja itu dapat juga disebut sebagai kesempatan
kerja. Kesempatan kerja itu sendiri adalah suatu keadaan yang menggambarkan
terjadinya lapangan kerja (pekerjaan) untuk diisi pencari kerja.
Kesempatan kerja di Indonesia dijamin dalam UUD 1945 pada pasal 27 ayat 2
yang berbunyi“Tiap-tiap warga negara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang
layak”. Dari bunyi UUD 1945 pasal 27 ayat 2 itu jelas bahwa pemerintah Indonesia
untuk menciptakan lapangan kerja bagi anggota masyarakat karena hal ini berhubungan
dengan usaha masyarakat untuk mendapat penghasilan.

C. Pengertian Pegawai

Dinyatakan pada pasal 3 undang-undang Nomor 8 tahun 1974 yang

menyatakan, “Pegawai Negeri adalah unsur aparatur negara, abdi negara, dan abdi
masyarakat yang penuh kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila, Undang-Undang
Dasar 1945, negara, pemerintah, dan pembangunan.”

Gambar 1.2. Struktur Aparatur Negara

Sumber: https://www.google.com

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

4
 Menurut UU Nomor 5 Tahun 2015 tentang Aparatur Sipil Negara disebutkan
bahwa Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi bagi
pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang bekerja
pada instansi pemerintah.
Pegawai Aparatur Sipil Negara (Pegawai ASN) adalah pegawai negeri sipil dan
pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja yang diangkat oleh Pejabat Pembina
Kepegawaian dan diserahi tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas
negara lainnya dan digaji berdasarkan Peraturan Perundang-undangan. Selanjutnya,
yang dimaksud dengan Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah warga negara Indonesia yang
memenuhi syarat tertentu untuk diangkat sebagai Pegawai. ASN secara tetap oleh
Pejabat Pembina Kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan.
Sedangkan, yang dimaksud dengan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja
(PPPK) adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat
berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka
melaksanakan tugas pemerintahan.

Gambar 1.3. Struktur Pegawai Republik Indonesia

Sumber: Zainun (2004: 24).

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

5
D. Administrasi Kepegawaian

Administrasi kepegawaian pada dasarnya adalah proses yang paling dasar

dalam pengumpulan informasi yang berhubungan dengan sistem kepegawaian. Hal ini
dilakukan dengan cara mengumpulkan informasi yang berhubungan dengan
kelengkapan atau perlengkapan dari administrasi umum yang berhubungan
dengan seorang personal (Depdikbud, 1994:41).
1. Perumusan Administrasi Kepegawaian
Adapun administrasi kepegawaian dapat dirumuskan sebagai berikut:
a. Sebagai Ilmu
Mempelajari segenap proses penggunaan tenaga manusia sejak
penerimaanhingga pemberhentiannya.
b. Sebagai Proses
Proses penyelenggaraan politik kepegawaian“kebijakan politik kepegawaian”
atau program kerja/tujuan yang berhubungan dengan tenaga kerja manusia
yang digunakan dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
c. Sebagai Fungsi
Mengatur dan mengurus penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu
usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu yang
meliputi kegiatan: (a) merumuskan tujuan dan sasaran pokok kebijaksanaan
politik dan (b) menyusun organisasi untuk menyelenggarakan pelaksanaan
tujuan dan sasaran pokok/kebijaksanaan politik.
d. Sebagai Seni
Seni memilih pegawai baru serta menggunakan pegawai-pegawai lama
dengan cara sedemikian rupa sehingga dari segenap tenaga kerja manusia itu
diperoleh hasil dan jasa yang maksimal, baik mengenai jumlah maupun
mutunya.
Menurut Sondang P. Siagian (2002:2), administrasi kepegawaian
adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya.
Sementara itu, Arifin Abdulrachman (1998) mengatakan bahwa
administrasi kepegawaian negara adalah salah satu cabang dari
administrasi negara yang berkaitan dengan segala persoalan mengenai
pegawai-pegawai negara. Kegiatan- kegiatan administrasi kepegawaian
negara meliputi;
1. analisis jabatan, klasifikasi jabatan, dan evaluasi jabatan;
2. rekrutmen, ujian-ujian, dan penempatan;
3. training;
4. penggajian;
5. employee counselling;
6. personnel relations;
7. disiplin dan moral; dan
8. catatan kepegawaian.

Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

6
E. Prinsip-Prinsip Kepegawaian

Prinsip-prinsip kepegawaian ada berbagai macam, yaitu:

a. Prinsip Kemanusiaan
Prinsip kemanusiaan sudah cukup dilaksanakan dengan baik karena telah
diberikan waktu cuti dan tunjangan untuk anak dan istri. Pangkat yang lebih
tinggi pun tidak bertindak sewenang-wenang, artinya para PNS bisa pulang sesuai
jadwal pulang kantor.
b. Prinsip Demokrasi
Kadang belum terlaksana dengan baik. Memang bawahan mempunyai
sarana untuk berpendapat, namun biasanya tetap saja kurang diperhatikan oleh
pejabat atasan. Tetapi, rencana saluran untuk keberatan berjalan lumayan
baik.
c. The Right Man on the Right Place
Seringkali prinsip ini tidak berjalan dengan baik. Hal ini dikarenakan
banyak sekali pegawai yang tidak bekerja sesuai dengan keahliannya, kecuali
dalam pekerjaan tertentu yang memang harus ditangani oleh orang yang ahli,
misalnya bagian teknik yang mungkin orang yang tidak berpendidikan itu tidak
bisa melakukannya. Banyak sekali pegawai-pegawai yang dulu kuliahnya di
bidang A menjadi bekerja di bidang B. Contohnya, A kuliah di jurusan teknik
geologi, tetapi bekerja di bidang kesekretariatan di kecamatan yang kerjaannya
mengurusi surat-surat. Jelas posisi ini sangat tidak tepat. Oleh karena itu,
posisi yang tidak tepat ini menjadikan pegawai tersebut tidak menggunakan
keahlian yang seharusnya dia pakai dalam pekerjaannya sehingga keahlian itu
tidak digunakan secara efektif.
d. Equal Pay for Equal Work
Pekerja menilai sistem pembagian gaji itu adil apabila menerima gaji yang
sama besar dengan performa pekerjaan yang telah mereka lakukan. Untuk
mengetahui digaji secara adil atau tidak, haruslah dilakukan analisis keadaan
kantor si pegawai, seperti banyaknya staff yang ada, jabatan apa saja yang ada,
gaji yang diterima oleh tiap orang, dan kenaikan (gaji/jabatan) atas prestasi
yang telah dilakukan. Hal itu kemudian dibandingkan dengan gaji pegawai
lainnya di kantor tersebut sehingga bisa diperhitungkan apakah gaji yang
diberikan adil atau tidak.
e. Prinsip Kesatuan Arah
Prinsip kesatuan arah ini berlandaskan Pembukaan UUD 1945 alinea ke IV.
Dalam alinea tersebut, tugas yang diamanatkan pemerintah adalah agar
menjadi bangsa yang mempunyai satu kesatuan yang utuh. Dengan adanya
prinsip kesatuan arah itu, diharapkan bisa mencapai kesejahteraan masyarakat
Indonesia secara menyeluruh. Namun, pelaksanaannya belum tercapai karena
kesejahteraan masyarakat belum merata sehingga sangat harus dikoordinasi lebih
baik lagi agar dapat mencapai prinsip kesatuan arah dan tercipta kesejahteraan.
f. Prinsip Kesatuan Tujuan
Maksudnya adalah tujuan organisasi yang dimuat dalam visi misi dari
perusahaan harus jelas. Hal itu digunakan sebagai acuan gerak dan program kerja.
Kesatuan tujuan ini adalah kunci pokok keberhasilan suatu perusahaan.

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

7
g. Prinsip Komando
Komando berarti ada pimpinan yang mengarahkan dan lebih baik
komandonya tunggal agar fokus pada tujuan perusahaan. Pada pelaksanaannya,
prinsip komando berjalan dengan baik karena pimpinan dari setiap bidang
memang tunggal dan tidak boleh pimpinan bidang A menyuruh bawahan
bidang B.
h. Prinsip Efisiensi dan Produktivitas Kerja
Prinsip ini harus jelas karena berhubungan dengan prinsip the Right Man on the
Right Place. Efisiensi tidak tercapai apabila pekerjaan yang harusnya bisa dilakukan
oleh sedikit pegawai suatu perusahaan, tapi pekerjaan itu dilakukan lebih dari
yang seharusnya. Oleh karena dilakukan banyak orang, tentu tidak akan mencapai
produktivitas kerja secara maksimal.
i. Prinsip Disiplin
Pelaksanaan prinsip ini sudah berjalan dengan baik, namun memang
terkadang banyak Pegawai Negeri Sipil yang masih sering telat datang ke
kantor.
j. Prinsip Wewenang dan Tanggung Jawab (Job Description)
Prinsip ini harus jelas karena berhubungan dengan prinsip Komando.
Wewenang dan tanggung jawab setiap pegawai harus jelas agar bisa menjadi
rujukan dalam pelaksanaan tugasnya di perusahaan pegawai itu bekerja dan
mereka juga harus memahaminya dengan baik.

F. Fungsi Administrasi Kepegawaian

Fungsi administrasi Kepegawaian dibagi menjadi 2 (dua), antara lain sebagai berikut:
a. Fungsi Teknis Administrasi Kepegawaian
Pada hakikatnya, administrasi kepegawaian melakukan dua fungsi,
yaitu fungsi manajerial dan fungsi operatif (teknis). Fungsi manajerial
berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental) yang
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai.
Sedangkan, fungsi operatif (teknis) berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang
dilakukan dengan fisik yang meliputi pengadaan, pengembangan, kompensasi,
integrasi, pemeliharaan, dan pemensiunan pegawai.
b. Fungsi Umum Administrasi Kepegawaian
1. Perencanaan Pegawai
Perencanaan pegawai dapat didefinisikan sebagai proses penentuan
kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang berdasarkan perubahan-
perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga kerja yang ada. Perencanaan
pegawai merupakan bagian penting. Selain itu, perencanaan pegawai juga
berperan sebagai kontributor pada proses perencanaan strategis karena
membantu organisasi dalam menentukan sumber-sumber yang diperlukan dan
membantu menentukan apa yang benar- benar dapat dicapai dengan
sumber-sumber yang tersedia.
Perencanaan pegawai yang baik akan memperbaiki pemanfaatan
pegawai, menyesuaikan aktivitas pegawai dan kebutuhan di masa depan
secara efisien, meningkatkan efisiensi dalam merekrut pegawai baru, serta
melengkapi informasi tentang kepegawaian yang dapat membantu kegiatan
kepegawaian dan unit organisasi lainnya.
Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK
8
 2. Pengorganisasian Kepegawaian
Pengorganisasian adalah suatu langkah untuk menetapkan,
menggolongkan, dan mengatur berbagai macam kegiatan yang dipandang
perlu (penetapan tugas dan wewenang seseorang, serta pendelegasian
wewenang) dalam rangka untuk mencapai tujuan. Pengorganisasian
mengantarkan semua sumber dasar (manusia dan nonmanusia) ke dalam suatu
pola tertentu sehingga orang-orang yang bekerja di dalamnya dapat bekerja
sama secara berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang
telah ditetapkan.
c. Pengarahan Pegawai
Ada banyak teori dan keyakinan tentang apa yang memotivasi pegawai.
Secara keseluruhan, tidak ada kesepakatan tentang motivasi. Oleh karena itu,
sangat sulit bagi organisasi untuk sampai pada kebijakan dan pendekatan yang
akan memuaskan semua pegawai. Selain itu, bagi organisasi dengan skala apapun,
membuat analisis mendalam tentang apa yang memotivasi setiap pegawai
adalah tidak praktis.

Gambar 1.4. Upacara Aparatur Negara

Sumber: https://www.google.com
Ada aturan-aturan praktis yang dapat diikuti. Aturan-aturan itu setidaknya
untuk membantu memotivasi pegawai dan meningkatkan kepuasan kerja.
Aturan-aturan tersebut di antaranya sebagai berikut:
1. Menjelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif
dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka.
2. Pastikan bahwa ada hubungan jelas antara kinerja dan penghargaan (imbalan)
dan hubungan semacam itu dikomunikasikan kepada para pegawai.
3. Pastikan bahwa semua pegawai diperlakukan secara adil dan penilaian
kinerja dilakukan secara objektif.
4. Jika memungkinkan, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda. Hal
ini dikarenakan tidak semua orang dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan)
atau perlu dinaikkan pangkatnya.
5. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan kerja dan
kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-
ubah untuk menyesuaikan orang dan lingkungan.
6. Kembangkan sebuah sistem manajemen kinerja atau setidaknya tetapkan
sasaran yang dapat dicapai, tetapi dapat terus berkembang.
Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian
9
 7. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan,
sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara pegawai, dan faktor lain
yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.
d. Pengendalian Pegawai
Pengawasan sebagai bagian dari pengendalian merupakan proses
pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan tingkat efisiensi
penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada pencapaian tujuan
organisasi. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk
mengukur tingkat keberhasilan dalam bekerja, yang dalam penilaian kinerja
disebut standar pekerjaan. Standar adalah suatu kriteria atau model baku yang
akan dibandingkan dengan hasil nyata. Banyak jenis standar yang dapat digunakan
dalam pengendalian kegiatan-kegiatan kepegawaian.

G. Azas-Azas Pegawai ASN/PNS

Dalam menjalankan tugasnya, pegawai ASN harus berdasarkan pada asas, antara lain;
a. Azas kepastian hukum,
setiap penyelenggaraan kebijakan dan manajemen ASN mengutamakan
landasan Peraturan Perundang- undangan, kepatutan, dan keadilan.

Gambar 1.5. Logo KORPRI

b. Azas profesionalitas
adalah azas yang mengutamakan keahlian yang berlandaskan kode etik dan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
c. Azas proporsionalitas
adalah azas yang mengutamakan keseimbangan antara hak dan kewajiban pegawai
ASN.
d. Azas keterpaduan
adalah pengelolaan pegawai ASN didasarkan pada satu sistem pengelolaan
yang terpadu secara nasional.
e. Azas delegasi
adalah asas yang sebagian kewenangan pengelolaan pegawai ASN dapat
didelegasikan pelaksanaannya kepada kementerian, lembaga pemerintah
nonkementerian, dan pemerintah daerah.
f. Azas netralitas,
setiap pegawai ASN tidak berpihak kepada segala bentuk pengaruh manapun
dan tidak memihak kepada kepentingan siapapun.

10 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

g. Azas akuntabilitas,
setiap kegiatan dan hasil akhir dari kegiatan pegawai ASN harus dapat
dipertanggungjawabkan kepada masyarakat sesuai dengan ketentuan
Peraturan Perundang-undangan.
h. Azas efektif dan efisien,
penyelenggaraan manajemen ASN harus sesuai target atau tujuan serta
tepat waktu sesuai dengan perencanaan yang ditetapkan.
i. Azas keterbukaan,
penyelenggaraan manajemen ASN bersifat terbuka untuk publik.
j. Azas nondiskriminatif,
dalam penyelenggaraan manajemen ASN, KASN tidak membedakan
perlakuan berdasarkan gender, suku, agama, ras, dan golongan.
k. Azas persatuan dan kesatuan,
dalam azas ini, pegawai ASN sebagai perekat Negara Kesatuan Republik Indonesia.
l. Azas keadilan dan kesetaraan,
dalam azas ini, pengaturan penyelenggaraan ASN harus mencerminkan
rasa keadilan dan kesamaan untuk memperoleh kesempatan fungsi dan peran
sebagai pegawai ASN.
m. Azas kesejahteraan,
penyelenggaraan ASN diarahkan untuk mewujudkan peningkatan kualitas
hidup pegawai ASN.
Untuk meningkatkan SDM Pegawai Negeri Sipil, maka diperlukan pendidikan
dan pelatihan bagi aparatur negara sebagai investasi manusia yang tidak bisa dan
tidak harus dilaksanakan oleh suatu organisasi, tidak hanya meningkatkan efektifitas
dan efisiensi kerja, tetapi juga dalam rangka mempercepat pemantapan perwujudan
perilaku yang diinginkan (Siagian, 1983:32).

Gambar 1.6. Diklat Pegawai

Sumber: https://www.google.com

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

11
 Pembinaan Aparatur Negara juga diperlukan pendidikan dan pelatihan yang
dapat mengembangkan kemampuan pegawai, bukan untuk menangani pekerjaan
mereka pada saat itu, tetapi juga untuk pekerjaan-pekerjaan mereka di masa
mendatang. Oleh karena itu, pendidikan dan pelatihan merupakan investasi di dalam
diri pekerja (bank bakat) yang nantinya siap ditimba untuk meningkatkan efektifitas
operasional suatu organiasasi (Steers, 1985:67).
Adapun tujuan dari pembinaan pegawai negeri adalah sebagai berikut:
1. Diarahkan untuk menjamin penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan
dan pembangunan secara berdaya guna dan berhasil guna.
2. Meningkatkan mutu dan keterampilan serta memupuk kegairahan kerja.
3. Diarahkan menuju terwujudnya komposisi pegawai, baik dalam jumlah maupun
mutu serasi dan harmonis.
4. Agar terwujud pegawai yang setia dan taat kepada Pancasila dan Undang-
undang Dasar 1945 dan terwujud aparatur yang bersih dan berwibawa.
5. Agar terwujud suatu iklim kerja yang serasi dan menjamin terciptanya
kesejahteraan jasmani maupun rohani secara adil dan merata.
6. Diarahkan kepada penyaluran, penyebaran, dan pemanfaatan pegawai secara
teratur, terpadu, dan berimbang.
7. Diarahkan kepada pembinaan dengan menggunakan sistem karier dan sistem
prestasi kerja (Musanef, 1980:34).
Pentingnya peranan aparatur negara dalam penyelenggaraan pembangunan
dan pemerintahan tentu tidak terlepas dari tugas pokok pemerintah yang diibaratkan
sebuah perahu, apakah peran “pemerintah” sebagai pengemudi yang mengarahkan
perahu atau sebagai pendayung yang mengayuh untuk membuat perahu bergerak
(Osborn dan Gaebler, 1995:78).

H. Tujuan Administrasi Kepegawaian

Efisiensi, efektifitas, dan produktivitas organisasi untuk mencapai tingkat setinggi-

tingginya ialah tujuan utama administrasi. Untuk mencapai tujuan administrasi,
dibutuhkan peran sumber daya manusia serta peran sumber daya bukan manusia
(Makmur, 2008:60).
Tujuan administrasi kepegawaian yaitu sebagai berikut:
1. Memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan pegawai serta
pemenuhan/ rekrutmen sesuai dengan tingkat kebutuhan yang tersedia.
2. Mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.
3. Meningkatkan kualitas sumber daya aparatur dalam meningkatkan kompetensi
sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan,
pendidikan formal, dan keterampilan teknik dan fungsional aparatur
pemerintah.
4. Terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan
dengan memperhatikan pola karir.
5. Peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas dan
kesejahteraan pegawai.
6. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan kapasitas
pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang baik atau
good governance.
12 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK
 I. Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

Dalam instansi pemerintah, administrasi kepegawaian tidak lepas dari

kegiatan administrasi secara keseluruhan. Lingkup kegiatan administrasi kepegawaian
antara lain penerimaan, penempatan, pengembangan, dan pemberhentian tenaga
kerja dalam rangka memenuhi kebutuhan organisasi sesuai dengan tujuan yang telah
ditetapkan sebelumnya. Dengan demikian, sasaran dan ruang lingkup kegiatan ini
sekaligus memberikan pengertian administrasi kepegawaian.
Kegiatan-kegiatan dalam administrasi kepegawaian adalah sebagai berikut:
1. Staffing, meliputi penyaringan, interviu, pengangkatan, analisis pekerjaan,
uraian pekerjaan, promosi, mutasi, dan perluasan pekerjaan
2. Pembinaan, meliputi bimbingan, penilaian kepegawaian, inventarisasi, kontrol
pemindahan, pelayanan kesehatan, pencegahan kecelakaan, kesejahteraan
pegawai, dan sebagainya.

Gambar 1.7. Hubungan Kerja

Pegawai Sumber:
https://www.google.com
3. Hubungan Kepegawaian, meliputi hubungan serikat kerja dengan organisasi
serikat kerja lainnya atau hubungan anatara serikat kerja dengan perusahaan,
perundingan kontrak kerja, keluhan buruh, perwasitan (apabila terjadi perselisihan),
dan sebagainya.
4. Latihan dan Pengembangan, meliputi job training, latihan kepeminpinan,
pengembangan kepemimpinan, latihan khusus atau latihan kerja sebelum
menduduki suatu jabatan, dan sebagainya.
5. Kompensasi, meliputi gaji atau upah, tunjangan, bonus, pembagian laba, hadiah,
dan sebagainya.
6. Komunikasi Kepegawaian, meliputi buku petunjuk, saluran komunikasi,
pengendalian gosip, keluh kesah, mendengarkan keluhan, survey tingkah laku modal,
dan pengharapan.
7. Organisasi, meliputi penyusunan struktur organisasi, penggunaan saluran organisasi
formal dan informal, dan mengatasi akibat yang ditimbulkan dari perubahan
organisasi.
8. Administrasi, meliputi penjelasan dan penafsiran mengenai otoritas, konsultasi,
partisipasi, gaya kepemimpinan, dan sebagainya.
9. Kebijaksanaan Kepegawaian dan Pelaksanaannya, meliputi penentuan,
kebijaksanaan, strategi, dan perencanaan kebutuhan tenaga.

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

13
10. Tinjauan, Perhitungan, Penelitian, meliputi program laporan dan pencatatan,
evaluasi kebijaksanaan dan program, pengujian teori, inovasi, percobaan, serta
analisis biaya dan keuntungan.

Rangkuman
Administrasi kepegawaian pada hakikatnya melakukan dua fungsi, yaitu fungsi manajerial dan fun
Tujuan administrasi kepegawaian yaitu: 1) memperkuat sistem perencanaan dan pengembangan p

Uji Kompetensi
A. Pilihlah jawaban yang tepat!
1. Tenaga kerja adalah semua orang yang bersedia dan sanggup bekerja,
termasuk mereka yang menganggur meskipun bersedia dan sanggup bekerja
dan mereka yang menganggur terpaksa akibat tidak ada kesempatan kerja,
merupakan pengertian tenaga kerja menurut...
a. George Terry
b. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo
c. Sondang P. Siagian
d. Sumitro Djojohadikusumo
e. The Liang Gie
2. Menurut UU Nomor 5 Tahun 2015 tentang Aparatur Sipil Negara disebutkan
bahwa Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah. (Soal
HOTS)
a. orang-orang yang melakukan pekerjaan dengan mendapat imbalan jasa
berupa gaji dan tunjangan dari pemerintah atau badan swasta.
b. profesi bagi pegawai negeri sipil dan pegawai pemerintah dengan perjanjian
kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
c. tenaga kerja manusia jasmaniah maupun rohaniah (mental dan pikiran)
yang senantiasa dibutuhkan dan oleh karena itu menjadi salah satu modal
pokok dalam usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu
(organisasi).
14 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK
 d. penduduk dalam usia kerja yang siap melakukan pekerjaan, antara lain
mereka yang sudah bekerja, mereka yang sedang mencari pekerjaan, dan
mereka yang bersekolah.
e. warga negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, yang diangkat
berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka waktu tertentu dalam rangka
melaksanakan tugas pemerintahan.
3. Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian
pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, merupakan pengertian administrasi
menurut…
a. The Liang Gie
b. Sondang P. Siagian
c. George R. Terry
d. Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo
e. Arthur Grager
4. Pekanbaru – Senin (30/10) sebanyak 6 orang ASN BKD Provinsi Riau mengikuti diklat
Analis Kepegawaian Keahlian yang diselenggarakan oleh Kantor Regional BKN XII
Pekanbaru mulai tanggal 30 Oktober sampai dengan 11 November 2017. Acara
diklat Analis Kepegawaian Keahlian ini dibuka oleh Kepala Kanreg XII BKN Andra
Yati. Sesuai dengan UU ASN, diklat merupakan bagian yang melekat dalam
manajemen kepegawaian. Tujuan dari diklat ini untuk menjaring calon analis
kepegawaian yang handal, kompeten, dan profesional dalam menjalankan tugasnya.
Di akhir diklat ini, peserta diwajibkan mengikuti ujian evaluasi dengan sistem
CAT di lab CAT Kanreg XII BKN.
Adanya kegiatan diklat tersebut sesuai dengan tujuan administrasi kepegawaian dalam...
(Soal HOTS)
a. peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan
kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang
baik atau good governance.
b. meningkatkan kualitas sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi
sesuai tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan
latihan, peningkatan pendidikan formal, dan meningkatkan keterampilan
teknik dan fungsional aparatur pemerintah.
c. terwujudnya penataan pegawai sesuai kompetensi jabatan dan syarat jabatan
serta memperhatikan pola karir.
d. peningkatan pembinaan pegawai untuk meningkatkan akuntabilitas
dan kesejahteraan pegawai.
e. terwujudnya pegawai yang setia dan taat kepada Pancasila dan Undang-
undang Dasar 1945 dan terwujudnya aparatur yang bersih dan berwibawa.
5. Administrasi Kepegawaian adalah kegiatan mengatur dan mengurus
penggunaan tenaga kerja manusia dalam suatu usaha kerja sama sekelompok
manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Hal ini merupakan pengertian
administrasi sebagai...
a. seni
b. fungsi
c. manajemen
d. proses
e. ilmu

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

15
6. Pemerintah memberikan perhatian khusus untuk atlet yang memiliki prestasi di
kancah dunia. Pemerintah melalui Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan
Reformasi Birokrasi (PAN-RB) akan memfasilitasi atlet menjadi Pegawai Negeri
Sipil (PNS).
Nantinya, atlet yang menjadi PNS akan ditempatkan di daerah atau di pemerintah
pusat karena keahliannya dibutuhkan dalam pengembangan prestasi olahraga di
tanah air sehingga melahirkan atlet berprestasi di kancah dunia.
“Akan ditempatkan apakah di Kemenpora atau didistribusikan ke daerah karena
keahlian dibutuhkan untuk apakah menjadi pelatih di Dinas Olahraga atau di tingkat
nasional. Kita rumuskan dengan Kemenpora,” jelasnya ...
(Sumber: RRI .co.id)
Penempatan para atlet yang diterima seperti pada kutipan tersebut sesuai
dengan prinsip... (Soal HOTS)
a. equal pay for equal work
b. kesatuan arah
c. demokrasi
d. kemanusiaan
e. the right man on the right place
7. Pengorganisasian pegawai adalah...
a. proses penentuan kebutuhan pegawai pada masa yang akan datang
berdasarkan perubahan-perubahan yang terjadi dan persediaan tenaga
kerja yang ada.
b. proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan
tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada
pencapaian tujuan organisasi.
c. langkah untuk menetapkan, menggolongkan, dan mengatur berbagai
macam kegiatan yang dipandang perlu, penetapan tugas dan wewenang
seseorang, serta pendelegasian wewenang dalam rangka untuk mencapai
tujuan.
d. pengawasan dalam membuat analisis mendalam tentang apa yang
memotivasi setiap pegawai adalah tidak praktis.
e. proses pembinaan pegawai negeri sipil secara menyeluruh yang
merupakan segenap aktivitasnya bersangkutan dengan masalah penggunaan
tenaga kerja.
8. Kegiatan penyaringan, interviu, pengangkatan, analisis pekerjaan, uraian
pekerjaan, promosi, mutasi, dan perluasan pekerjaan merupakan kegiatan...
a. pembinaan d. pembinaan
b. staffing e. kompensasi
c. hubungan
9. Berkaitan dengan pekerjaan pikiran atau menggunakan pikiran (mental)
meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian pegawai
merupakan...
a. fungsi teknis
b. fungsi manajerial
c. fungsi manajemen
d. fungsi administrasi kepegawaian
e. fungsi pengorganisasian
10. Dalam tindakan pengorganisasian, jika isi pekerjaan dan kewajiban telah
ditetapkan, maka langkah berikutnya adalah...
a. memahami dan menghayati tujuan organisasi.
b. membagi habis pekerjaan dalam kegiatan bagian.

16 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

 c. menggolongkan kegiatan dalam satuan yang praktis.
d. menempatkan pegawai.
e. mengadakan pembinaan pegawai.
11. Tujuan utama komunikasi di lingkungan suatu organisasi dalam konteks
kegiatan pengarahan adalah...
a. mempermudah penyampaian informasi.
b. memberikan informasi yang diperlukan pegawai.
c. mempengaruhi tingkah laku pegawai.
d. menciptakan jaringan kerja antarpegawai.
e. menggolongkan pegawai sesuai pangkat dan jabatannya.
12. Pengawasan terhadap tingkat efisiensi kerja pegawai dilakukan dengan cara...
a. menghimpun informasi yang berkaitan dengan proses pelaksanaan
pekerjaan pegawai.
b. membandingkan hasil pelaksanaan pekerjaan dengan perencanaan yang
telah dibuat sebelumnya.
c. membandingkan cara pelaksanaan pekerjaan guna menemukan cara terbaik.
d. mengukur ketepatan penggunaan metode dengan tolok ukur proses
pelaksanaan pekerjaan terbaik.
e. membantu individu/pegawai untuk bekerja dengan sebaik-baiknya.
13. Kesejahteraan masyarakat belum merata dan harus dikoordinasi lebih baik lagi
untuk mencapai kesatuan arah yang mencapai kesejahteraan. Hal ini sesuai dengan
Pembukaan UUD 1945 alinea ke IV mengenai tugas yang diamanatkan pemerintah
untuk diperlukan adanya...
a. prinsip efisiensi dan produktivitas kerja.
b. prinsip komando.
c.. prinsip kesatuan arah.
d. prinsip wewenang dan tanggung jawab
e. prinsip disiplin.
14. Pembinaan aparatur negara yang diorientasikan kepada kemampuan, kesetiaan,
pengabdian, dan tanggung jawab pegawai negeri terhadap negara dan
bangsa merupakan salah satu usaha untuk mengimbangi laju pembangunan dan
menghadapi kemajuan di segala bidang. Adapun yang menjadi tujuan dari
pembinaan pegawai negeri adalah... (Soal HOTS)
a. menciptakan lapangan kerja bagi anggota masyarakat karena hal ini
berhubungan dengan usaha masyarakat untuk mendapat penghasilan.
b. menentukan keuntungan yang bersifat kompetitif dan hasil yang optimum.
c. diarahkan menuju terwujudnya komposisi pegawai, baik dalam jumlah
maupun mutu yang memadai serasi dan harmonis.
d. meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja, serta dalam rangka
mempercepat pemantapan perwujudan perilaku yang diinginkan.
e. mengembangkan sistem manajemen informasi kepegawaian.

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

17
B. Isilah titik-titik berikut!
1. Mengutamakan keseimbangan antara hak dan kewajiban pegawai ASN adalah...
2. Pekerja menilai sistem pembagian gaji itu adil apabila mereka menerima gaji
yang sama besar dengan performa atas pekerjaan yang telah mereka
lakukan. Hal ini sesuai dengan prinsip...
3. Proses pengukuran dan penilaian tingkat efektivitas kerja pegawai dan
tingkat efisiensi penggunaan sarana kerja dalam memberikan kontribusi pada
pencapaian tujuan organisasi adalah...
4. Agar dapat mengembangkan kemampuan pegawai yang tidak hanya
menangani pekerjaan mereka pada saat itu, tetapi juga untuk pekerjaan-
pekerjaan mereka di masa mendatang, maka diperlukan...
5. Penyelenggaraan ASN diarahkan untuk mewujudkan peningkatan kualitas
hidup pegawai ASN merupakan...
6. Mengutamakan keahlian yang berlandaskan kode etik dan ketentuan
Peraturan Perundang-undangan merupakan...
7. Diberikan waktu cuti serta tunjangan untuk anak dan istri, pangkat yang
lebih tinggi tidak bertindak sewenang-wenang, dan para PNS bisa pulang
sesuai jadwal pulang kantor merupakan...
8. Setiap pegawai ASN tidak berpihak kepada segala bentuk pengaruh manapun
dan tidak memihak kepada kepentingan siapapun. Hal ini sesuai dengan...
9. Peningkatan kinerja pelayanan kepegawaian dalam rangka meningkatkan
kapasitas pemerintah daerah guna mewujudkan tata pemerintahan yang
baik disebut dengan istilah...
10. Setiap kegiatan pengawasan memerlukan tolok ukur atau kriteria untuk
mengukur tingkat keberhasilan bekerja yang dalam penilaian kinerja
disebut...

C. Jawablah pertanyaan dengan benar!

1. Keberadan pegawai sebagai sumber daya manusia ditinjau dari sisi
kualitas dan kuantitas merupakan faktor pendorong atau penggerak bagi
organisasi dalam proses pencapaian tujuannya. Jelaskan kualitas dan
kuantitas sumber daya dapat mendorong dan menggerakkan organisasi dalam
mencapai tujuan! (Soal HOTS)
2. Pendidikan dan pelatihan merupakan investasi di dalam diri pekerja (bank
bakat) yang nantinya siap ditimba untuk meningkatkan efektifitas
operasional suatu organiasasi. Jelaskan pentiingnya peranan diklat bagi
seorang pegawai!
3. Salah satu tujuan administrasi kepegawaian adalah meningkatkan kualitas
sumber daya aparatur untuk meningkatkan kompetensi sesuai tugas pokok dan
fungsi yang dilaksanakan melalui pendidikan dan latihan, peningkatan
pendidikan formal, serta meningkatkan keterampilan teknik dan fungsional
aparatur pemerintah. Namun kenyataannya, masih dijumpai pegawai yang
belum terampil dalam menjalankan tugasnya, berikan pendapatmu tentang
hal ini! (Soal HOTS)

18 Otomatisasi Tata Kelola Kepegawaian Kelas XI untuk SMK/MAK

 Tugas Proyek
a. Jenis tugas: diskusi kelompok
b. Alat dan bahan
1. ATK
2. Buku Administrasi Kepegawaian
3. Buku penunjang lain
4. Komputer/Laptop
c. Langkah Kerja
1. Siswa dibagi perkelompok, setiap kelompok terdiri 4 (empat) siswa,
2. Buat Laporan hasil diskusi tentang artikel berikut.

Menpan-RB: Banyak Penempatan Pegawai Tak Sesuai Kompetensi

AKURAT.CO- Sampai saat ini masih banyak penempatan pegawai di

pemerintah daerah tidak sesuai kompetensi yang dimiliki. Hal ini diyakini
perlu ditata ulang agar pelayanan ke publik lebih maksimal. Menteri
Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Men PAN-RB), Asman
Abnur, mengakui bahwa penempatan pegawai di daerah masih tidak sesuai
kompetensi.
“Ya itu masih terjadi,” katanya usai menjadi Keynote Speech pada acara
Launching Buku Meretas Jalan Menuju Tata Kelola Pemerintahan yang Baik dan
Evaluasi AKIP dan RB di Yogyakarta, Kamis (28/9).
Ia mencontohkan, terdapat Kepala Dinas Kesehatan yang tidak diisi oleh orang
yang berlatar belakang pendidikan kesehatan. “Bahkan diisi dari orang yang
berpendidikan guru. Itu kan nggak nyambung,” tegasnya.
Asman mengatakan, fakta itu terjadi karena beberapa hal. Hal yang
disayangkan adalah karena terikat tim sukses. Banyak kepala daerah saat
maju dalam Pilkada mengajak pejabat daerah menjadi tim suksesnya.
Setelah menang di Pilkada lalu, kepala daerah tersebut menempatkan tim
suksesnya sesuai jabatan yang kosong, meski dari latar belakang pendidikan yang
berbeda dengan jabatan yang kosong. “Padahal itu bukan kompetensinya,”
ungkap Asman.
Untuk penempatan pegawai agar sesuai kompetensi, perlu penataan ulang
pegawai. Kemen PAN-RB saat ini sedang mengolah rekrutmen CPNS agar
penempatannya sesuai kompetensi.
Menurut Asman, saat ini, rekrutmen CPNS baru dibuka untuk kementerian.
Untuk rekrutmen CPNS tingkat provinsi dan kabupaten/kota sedang dievaluasi.
“Berapa sih kebutuhan riil pegawai yang ideal di suatu daerah?” ungkapnya.
Asman menegaskan, setelah evaluasi selesai dan sudah mendapat angka
kebutuhan pegawai secara ideal, rekrutmen baru dibuka.“Saat ini evaluasi
kebutuhan ideal pegawai di daerah sudah berjalan,” katanya.
(Sumber: https://akurat.co/id-71769-read-menpanrb-banyak-penempatan-pegawai-
tak-sesuai-kompetensi)
Tugas : Berdasarkan artikel tersebut, bagaimana dampaknya terhadap
penyelesaian pekerjaan dan keberlangsungan kegiatan di lembaga/instansi
tempat bekerja? Analisislah masalah ini! Kemudian presentasikan hasilnya di

Ruang Lingkup Administrasi Kepegawaian

19
depan kelas!