Oleh :
0
KATA PENGANTAR
Puji Syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT, karena atas segala
berkat dan anugerah-Nya yang di berikan kepada Penulis, sehingga Penulis dapat
satu syarat untuk penulisan skripsi pada Program Studi Teknik Informatika
Lapangan ini Penulis lakukan pada Pemko Medan Kantor Kecamatan Medan
dari dorongan, bantuan moril maupun materil dari berbagai pihak. Untuk itu
Poliprofesi Medan.
Poliprofesi Medan.
i
ii
8. Yang teristimewa, Ayahanda dan Ibunda tercinta serta adik dan keluarga
besar penulis yang telah memberikan dukungan moril dan materil serta
banyak terima kasih dan semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi
pembaca.
Penulis,
NIM : 1004200
iii
DAFTAR ISI
DAFTAR TABEL.................................................................................... vi
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
dewasa ini sangat berpengaruh terhadap dunia bisnis dan pendidikan. Dunia
pendidikan dituntut untuk dapat menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) yang
kemajuan zaman. Oleh karena itu, kerja sama pendidikan dengan dunia usaha
sehingga timbul keterpaduan yang sempurna, dimana semua unsur yang terkait
Untuk mencapai sasaran tersebut, salah satu usaha Sekolah Tinggi Teknik
1
2
Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, maka hal inilah yang mendorong Penulis
untuk memilih judul “ Sistem Informasi Pengolahan Data Kearsipan Pada Kantor
Kecamatan Medan Sunggal “. Judul ini di ambil sesuai dengan kegiatan yang
Medan.
akan datang.
dunia usaha.
masing-masing instansi.
Masalah yang sering terjadi yaitu pada Sistem Informasi Pengolahan Data
sehingga prosesnya akan semakin lambat dan tidak efesien. Untuk mendapatkan
waktu yang tepat dan kinerja yang efesien, maka penulis mengidentifikasikan dan
merumuskan masalah yang ada didalam Data Pegawai, Gaji Pegawai, dan Absensi
Pegawai masih di lakukan secara manual, sehingga tidak terorganisir dengan baik
seterusnya. Hasil akhirnya, melahirkan gagasan dan teori baru pula senhingga
Hal yang sangat penting bagi peneliti adalah adanya minat untuk
mengetahui masalah sosial atau fenomena sosial tertentu. Minat tersebut dapat
5
kepekaan dan minat, ditopang oleh akal sehat (common sence). Seperti disebutkan
diatas, berbagai tahap harus ditempuh hingga tercapai hasil penelitian yang
memenuhi kaidah-kaidah ilmiah, dan tiap tahap perlu dilaksanakan dengan kritis,
3. Pengambilan sample.
5. Pengolahan data.
a. Obsevasi
Misalnya, pada saat penerimaan sebuah surat masuk dan surat keluar
b. Wawancara
pada pegawai yang khusus menangani tentang masalah yang ada di dinas
tersebut.
bersifat teoritis, dalam hal ini yang perlu diperhatikan objek yang di teliti,
3. Sampling
Yaitu meneliti dan memilih suatu dokumen perusahaan yang tersedia dan
dengan cara membentuk golongan dari suatu kumpulan berkas dan data
7
ruang dokumentasi.
Mei 2014 yang bertempat di Pemko Medan Kantor Kecamatan Medan Sunggal
yang beralamat di Jln. TB.Simatupang No. 193 Medan. Dimana Penulis memilih
tempat PKL tersebut sesuai dengan bidang ilmu yang di miliki penulis di
Perusahaan/Instansi tersebut.
8
BAB II
nyaman yang sebelumnya bernama Sunggal yaitu sebuah kampung yang didirikan
oleh datuk adir Surbakti di daerah Sembuaikan di kaki gunung sibayak. Kemudian
oleh keturunan beliau yang bernama Datuk Abdullah Ahmad Surbakti pada tahun
Badiuzzaman memerintah kerajaan Sunggal dengan gelar Datuk Sri Diraja Indra
sebagai berikut :
instansi vertikal dan lintas sektoral sesuai dengan peraturan pemerintah No.6
- Koramil 06 / MS
- Pengawas PLKB
- Mantri Statistik
- PPL Pertanian
Medan Sunggal memiliki sebuah kantor dan di dukung oleh 6 gedung kantor
perlu Struktur organisasi baik secara internal maupun external. Bagan Struktur
ini :
10
Tabel II.1. Nama Camat yang pernah memimpin di Kecamatan Medan Sunggal
1 ABD. RAHMAN
Tabel II.2. Nama-nama Pegawai Kantor Camat Medan Sunggal Dan Staff
NO NAMA JABATAN
1 SYAHRUL EFENDI RAMBE,S.Sos Camat
2 RUDY ASRIANDY,S.STP Sekcam
3 Drs.Suharto P.Hasibuan Kasi Trantib
4 Ardi Paisal,SE Staf Seksi Trantib
5 Sugiono Staf Seksi Trantib
6 Samsul Rizal Staf Seksi Trantib
7 Dalil Siregar Staf Seksi Trantib
8 Suprianto Staf Seksi Trantib
9. Drs.Ruslan Isra Pulungan Kasi Kesos
10. Faridah Mardiani, S.Sos Staf Seksi Kesos
11
Tabel II.3. Nama Kelurahan, Lurah, Luas Lahan dan Jumlah Kepala Lingkungan
Jumlah 1390 Ha 88
pembagian tugas, wewenang, dan tanggung jawab dalam mencapai suatu tujuan.
Instansi.
mengerti atau tidaknya seseorang terhadap fungsi dan tugas di dalam organisasi
tetapi dipergunakan sebagai alat untuk mencapai tujuan tersebut. Untuk menjamin
kelancaran kegiatan dalam Pemko Medan Kecamatan Medan Sunggal, maka perlu
memiliki struktur organisasi yang baik agar mempelancar dan mempertegas atau
mempermudah prosedur kerja agar terdapat koordinasi yang efesien dan efektif.
bawahan, Kepala bagian dan Sub Bagian demikian seterusnya dan tanggung
Untuk lebih jelas Struktur Organisasi Kantor Kecamatan Medan Sunggal dapat di
CAMAT
Sekretaris Camat
1. Camat
- Mengoordinasi kegiatan
pemberdayaan masyarakat.
- Mengoordinasikan upaya
- Mengoordinasikan
- Mengoordinasikan
- Mengoordinasikan
- Membina
- Melaksanakan pelayanan
2. Sekretaris Camat
- Penyusunan rencana,
- Pengkoordinasian
- Pelaksanaan dan
- Pengelolaan dan
dan ketatalaksanaan.
- Pelaksanaaan koordinasi
- Penyiapan bahan
- Pelaksanaan monitoring,
Sub Bagian Umum di pimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada di
menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
- Penyusunan bahan
kerumahtanggaan Kecamatan.
- Pengelolaan administrasi
kepegawaian.
- Penyiapan bahan
dan kepegawaian.
17
- Penyiapan bahan
- Penyiapan bahan
Sub Bagian Keuangan dipimpin oleh Kepala Sub Bagian, yang berada
- Penyusunan rencana,
- Penyusunan bahan
- Pelaksanaan pengelolaan
- Penyiapan bahan /
- Penyusunan laporan
keuangan Kecamatan.
18
- Penyiapan bahan
- Penyiapan bahan
Program
- Penyusunan rencana,
- Penyiapan bahan
- Pengumpulan bahan
Kecamatan.
- Penyiapan bahan
- Penyiapan bahan
menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
- Penyusunan petunjuk
- Penyiapan bahan
kelurahan.
- Penyiapan bahan
- Penyiapan bahan
kesatuan bangsa.
- Penyiapan bahan
- Pelaksanaan proses
- Pelaksanaan kegiatan
- Pelaksanaan proses
- Pemantauan pelaksanaan
- Penyiapan bahan
e. Seksi Pemberdayaan
Masyarakat
- Penyusunan rencana,
- Penyiapan bahan
- Pelaksanaan proses
- Penyiapan bahan
- Penyiapan bahan
Ketertiban Umum
menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
- Penyusunan petunjuk
- Penyiapan bahan
- Penyiapan bahan
kecamatan.
- Penyiapan bahan
perlindungan masyarakat.
- Membantu pelaksanaan
- Pelaksanaan proses
- Pelaksanaan monitoring,
g. Seksi Kesejahteraan
Sosial
menyelenggarakan fungsi :
- Penyusunan rencana,
- Penyusunan petunjuk
- Penyiapan bahan
- Pelaksanaan proses
- Penyiapan bahan
- Membantu pelaksanaan
- Penyiapan bahan
waris
Arti / Lambang Logo Pemerintah Kota Medan dapat di lihat pada gambar di
bawah ini :
diekspor dari Medan yakni ; Nenas Sisal, Teh, Pohon Getah, Kelapa Sawit
dan Tembakau.
terdiri dari setangkai padi dan sedahan kapas, masing-masing terdiri dari
runcing dan 4 tiang yang menjinjing perisai dan lingkaran tersebut dan
Indonesia.
lima adalah Bintang Nasional yang berarti bahwa hidup penduduk Kota
Indonesia.
harus di bawa agar dapat exsisi, antisipatif dan inovatif. Secara umum Visi adalah
pandangan ideal masa depan yang ingin di wujudkan oleh Kecamatan Medan
Sunggal. Penepatan Visi mencerminkan apa yang ingin di capai, memberikan arah
dan fokus strategis yang jelas, berorientasi terhadap masa depan dan selanjutnya
dan Misi Kota Medan secara dimensional yang berfokus ke masa depan
memperhatikan tugas pokok dan fungsi yang dimiliki serta kondisi dan proyeksi
tuntutan.
transparansi, kesetaraan)
- Aspiratif / Akomodasi
tercapai. Dalam mencapai visi maka dirumuskan misi sebagai tugas utama yang
harus dilakukan dalam mencapai tujuan organisasi dalam kurun waktu tertentu.
Untuk mewujudkan hal tersebut maka Kecamatan Medan Sunggal memenuhi visi
sebagai berikut :
28
Kecamatan Medan Sunggal, baik dalam penginputan suatu sistem data pegawai,
gaji pegawai dan absen pegawai masih menggunakan sistem manual kadang
waktu membutuhkan waktu yang lama dan tidak efesien dalam sistem kinerjanya.
29
BAB III
TINJAUAN PUSTAKA
Kata Sistem berasal dari bahasa yunani yang mengandung arti “ Kesatuan
lainnya yang sama. Suatu sistem adalah suatu jaringan yang saling berhubungan,
tertentu.
berikut :
satu sama lain yang membentuk kesatuan dalam usaha mencapai tujuan. “
34, Penerbit Andi). “ Sistem adalah kumpulan dari komponen yang saling
aturan yang saling berhubungan atau terkait satu sama lain secara fungsional dan
30
dapat bekerja sama untuk menghasilkan suatu kesatuan metode prosedur, teknik
yang di gabung dan diatur sedemikian rupa, sehingga menjadi satu kesatuan yang
yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-
Merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain
c. Subsistem
Suatu sistem yang ada diluar dari batas sistem yang di pengaruhi oleh
operasi sistem.
i. Sasaran Sistem
Tujuan yang ingin dicapai sistem, akan dikatakan berasil apabila mengenai
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik, misalnya sistem teologia, yaitu suatu sistem
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
otomatis tanpa ada campur tangan pihak dari luar. Sedangkan system
berikut :
2011: 16, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Informasi merupakan data
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti
Jadi Sistem informasi adalah sekumpulan proses, prosedur dan aturan yang
keputusan.
34
Penyimpanan
Kontrol
diproses.
informasi. Tugas dari sistem informasi adalah untuk melakukan siklus pengolahan
Basis Data
KONTROL
berikut:
2011: 17, Penerbit Mitra Wacana Media, Jakarta). “Sistem Informasi merupakan
2009: Edisi III: 36, Penerbit Andi). “Sistem Informasi adalah suatu organisasi
organisasi yang bersifat manaterial dalam kegiatan strategi dari suatu organisasi
yang diperlukan.”
menghasilkan informasi.”
terhadap manajemen dan informasi. Sementara tugas dari sistem informasi adalah
sebagai alat untuk memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan utama dari suatu
organisasi.
Data berasal dari bahasa Yunani “ Datum” yang berarti fakta. Maka kata
data bagi manusia adalah segala sesuatu yang dapat diterima oleh indera manusia
37
dari rancangan yang ada disekitarnya. Sedangkan makna kata dalam komputer
25, Penerbit andi, Yogyakarta). “Data merupakan bentuk mentah yang belum
“Data adalah fakta, kejadian, berita, fenomena dan sejenisnya yang dapat diolah
1. Tahapan Input
komputer lewat alat input (Input Device). Tang merupakan alat input
diberikan oleh manusia atau peralatan lainnya yang mengirimkan data tersebut
2. Tahapan Proses
dan dilakukan oleh alat pemroses (Prosessing device) yang berupa proses
atau mencari.
3. Tahapan output
pengolahan data.
Tiap tahap dasar dari siklus pengolahan data tersebut dikembangkan lebih
lanjut. Siklus pengolahan data yang dikembangkan dapat ditambah tiga atau
Dari pendapat para ahli diatas dapat diambil kesimpulan bahwa data
merupakan fakta atau bagian dari fakta yang belum tersusun yang mempunyai
arti yang di hubungkan dengan kenyataan yang benar-benar terjadi. Data juga
lebih dahulu selama beberapa periode. Data yang digunakan biasanya data
Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu
sistem dari data tersebut. Database yang merupakan kumpulan data yang harus
diolah untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat di pergunakan
b. Database
lainnya.
c. File
yang sejenis.
d. Record
e. Field
menunjukkan satu item dari kata. Contoh : nama, alamat dan sebagainya.
f. Karakter / byte
Karakter atau byte adalah bagian data yang terkecil yang dapat berupa
data. Contoh : A, 1, *
41
g. Bit
DBMS Field
Database Karakter
File Byte
Record Bit
keluaran yang nantinya akan digunakan yaitu sebagai dasar untuk pengambilan
1. Data input
2. Proses
3. Hasil/informasi
42
dalam organisasi.
perubahan dalam nilai hasil akan menentukan nilai dari suatu informasi.
43
yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis “Archeon”
yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah
pemerintahan.
2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan
sebagainya.
sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat dan tepat ditemukan.
Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
44
BAB IV
IV.1. Pengamatan
bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip pegawai seperti slip
gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang ada di Kantor
Kecamatan Medan Sunggal mulai dari proses surat masuk maupun proses
penulisan manual contohnya seperti pada proses surat masuk dan surat
keluar.
diterima di bagian Kearsipan dicatat pada buku agenda untuk diberi nomor
tanggapan pada isi surat, surat-surat masuk yang telah dicatat diberi
tidak. Jika surat tersebut tidak dibalas maka surat dan lembar disposisi
Cara penanganan surat keluar tidak berbeda dengan surat masuk, surat
dikirim ke alamat yang dituju terlebih dahulu dicatat dalam buku ekspedisi
pengarsipan surat masuk maupun surat keluar menjadi lebih dinamis yaitu
IV.2. Pembahasan
Sunggal, salah satunya pada bagian Umum yang mengurusi segala hal mengenai
maupun surat keluar pada Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk
dan surat keluar belum menggunakan komputerisasi tetapi masih secara manual,
yaitu masih dicatat dalam bentuk sebuah buku. Hal ini mengakibatkan surat, baik
yang masuk maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering
terlambat di proses.
penulis mencoba untuk menerapkan sistem pengarsipan yang lama dengan sistem
pengarsipan yang lebih dinamis dan lebih cepat dalam pemrosesannya yaitu
sehingga kerja lebih efisien. Berdasarkan hasil analisis tersebut, maka penulis
MySQL. Adapun desain tabel surat masuk dan surat keluar yang penulis buat
No INT PK
47
No_surat VARCHAR 20
Tanggal_surat DATE
Ditujukan VARCHAR 50
Ditujukan VARCHAR 50
No INT PK
No_surat VARCHAR 20
Tanggal_surat DATE
Ditujukan VARCHAR 50
BAB V
V.I Kesimpulan
Penulis banyak menemui hal – hal baru seperti penulis belajar bagaimana urut-
Medan Sunggal. Yang bertanggung jawab atas segala kearsipan dinas, arsip
pegawai seperti slip gaji dan surat perjalanan dinas, dan proses persuratan yang
ada di Kantor Kecamatan Medan Sunggal mulai dari proses surat masuk maupun
sebagai berikut :
- Pengolahan Data Kearsipan, baik surat masuk maupun surat keluar pada
Subbagian umum, disini dalam pemrosesan surat masuk dan surat keluar
- Apabila ingin mencari arsip surat terdahulu maka harus mencari secara
manual di buku agenda. Hal ini mengakibatkan surat, baik yang masuk
49
maupun yang keluar terkesan bersifat tidak dinamis dan sering terlambat
di proses.
V.2. Saran
apa yang penulis dapatkan ketika Praktek Kerja Lapangan di Kantor Kecamatan
Sunggal.
Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Sebelum dan
DAFTAR PUSTAKA
Sutabri Tata, 2012, Analisis Sistem Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi,
Yogyakarta.
Yogyakarta.
Sutedjo Budi, 2009, Sistem Teknologi Informasi, Edisi Pertama, Penerbit Andi,
Yogyakarta.
Haryanto Bambang, 2009, Dasar Informatika dan Ilmu Komputer, Edisi III,
Penerbit Andi.