BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Magang merupakan kegiatan akademik intrakurikuler yang bertujuan
untuk meningkatkan profesionalisme mahasiswa dengan apa yang didapatkan
selama perkuliahan. Selama perkuliahan mahasiswa dibekali denagn berbagai
macam mata kuliah. Setelah menyelesaikan mata kuliah selama enam (6)
semester, dan sebelum memasuki dunia kerja mahasiswa diharapkan bisa
mengaplikasikan teori – teori yang telah didapatkan, salah satunya adalah melalui
program mata kuliah magang atau praktek kerja lapangan (PKL) tersebut.
Diharapkan melalui program ini nantinya akan melatih, membina dan
mengarahkan mahasiswa agar terampil di dunia kerja.
Magang Program Studi Ilmu Administrasi Negara merupakan salah satu
kegiatan pelatihan untuk menerapkan berbagai pengetahuan, sikap dan
keterampilan dalam melaksanakan memperoleh pengalaman nyata mengenai
Administrasi Negara. Pelaksanaan magang ini bertujuan untuk melatih mahasiswa
agar memiliki kemampuan mengaplikasikan teori – teori yang diperoleh di
bangku perkuliahan. Disamping memberikan perkuliahan yang bersifat teori,
Program Studi Ilmu Administrasi Negara memandang perlu memberikan latihan
dan membekali mahasiswa dengan melakukan praktek – praktek lapangan di
lembaga – lembaga / instansi Pemerintah maupun Swasta, sehingga mahasiswa
dapat menimba pengalaman nyata dari praktek – praktek tersebut. Program
magang akan menghantarkan mahasiswa untuk bergabung pada suatu organisasi
tertentu. Salah satunya adalah Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Kuantan Singingi.

B. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan Magang
Tujuan Umum
1
 Memberikan kemampuan mahasiswa melalui kesepadanan pengetahuan yang
diperoleh dengan fenomena yang ada di institusi yang relevan dengan bidang
ilmu sosial.

Tujuan Khusus
 Meningkatkan pengetahuan mahasiswa dalam Ilmu Administrasi Publik
 Meningkatkan keterampilan mahasiswa dalam pengumpulan data
 Meningkatkan keterampilan mahasiswa dalam mengidentifikasi masalah
ilmu administrasi publik.
 Meningkatkan keterampilan mahasiswa dalam menyusun rencana
pemecahan masalah.

2. Manfaat Magang
 Bagi Mahasiswa
a. Mendapatkan pengalaman dan keterampilan di bidang Ilmu
Administrasi Publik;
b. Terpapar dengan kondisi yang sesungguhnya dan pengalaman di
instansi lain yang relevan;
c. Mendapatkan pengalaman menggunakan metode analisis masalah yang
tepat terhadap pemecahan permasalahan dalam masyarakat;
d. Mendapat bahan unuk penulisan karya tulis ilmiah.

 Bagi Institusi Tempat Magang

a. Institusi dapat memanfaatkan tenaga terdidik dalam membantu
penyelesaian tugas –tugas kantor untuk kebutuhan di organisasi kerja
masing – masing;
b. Institusi mendapat alternatif calon karyawan yang telah dikenal mutu
dan kreadibilitasnya;
c. Mendapatkan masukan baru dari pengembangan keilmuan di
perguruan tinggi;
2
 d. Menciptakan kerjasama yang saling menguntungkan dan bermanfaat
antara institusi tempat Magang dengan Fakultas Ilmu Sosial.

 Bagi Program Studi

a. Laporan Magang dapat menjadi salah satu audit internal kualitas
pengajaran;
b. Memperkenalkan program kepada instansi yang bergerak di bidang Ilmu
Administrasi Publik;
c. Mendapatkan masukan yang berguna untuk penyempurnaan kurikulum
yang sesuai dengan kebutuhan lapangan kerja;
d. Terbinanya jaringan kerjasama dengan institusi tempat Magang dalam
upaya meningkatkan keterkaitan dan kesepadanan antara substansi
akademik denang pengetahuan dan keterampilan sumber daya manusia
yang dibutuhkan dalam pembangunan.

3
 BAB II
RENCANA KEGIATAN

A. Tempat dan Waktu

Kerja praktek direncanakan selama enam minggu terhitung sejak tanggal
2 Agustus sampai dengan tanggal 30 September 2021 yang bertempat di Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Teluk Kuantan. Dengan alamat Komplek
Perkantoran Pemerintah Kabupaten Kuantan Singingi.

B. Metode Pelaksanaan
Metode pelaksaannya adalah magang. Magang merupakan suatu sistem
pembelajaran yang dilakukan di luar proses belajar mengajar dan dilaksanakan
pada perusahaan / instansi / lembaga yang relevan dengan bidang yang digeluti.
Pada saat mengikuti magang secara langsung ini mampu melihat secara langsung
segala hal yang terjadi di dunia kerja secara nyata dan membandingkan dengan
semua teori yang telah diterima dibangku perkuliahan. Selama proses pelaksanaan
magang, peserta dituntut untuk mampu menyerap ilmu secara langsung dan
menganalisa segala permasalahan dan kendala yang terjadi ditempat magang.

Tabel 1. Pembagian Kerja

Minggu Ke-
No Rencana Kerja
I II III IV V VI
1 Pengenalan dan Beradaptasi
dengan Lingkungan Kerja  
2 Mempelajari tugas yang akan
dikerjakan selama Magang      
Melaksanakan tugas selama
3 Magang mengenai tugas yang      
diberikan

4
 4 Melaksanakan tugas yang
diberikan selama Magang      
5 Pembuatan Laporan Magang 
Tabel 1. Pembagian kerja Fitria Yusmita di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

C. Jadwal Kegiatan
Tabel 2. Jam Kerja

Hari kerja Jam Kerja Jam Istirahat

Senin- 08:00-15:30 12:00-13:30

Kamis 08:00-15:30

Jum’at 08:00-16:00 11:30-13:00

Tabel 2. Jam Kerja Fitria Yusmita di Dinas Perpustakaan dan

Kearsipan

D. Pembagian Kerja
Pada saat pelaksanaan kegiatan magang di Kantor Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan, penulis di tempatkan di bagian umum. Kegiatan selama magang adalah
sebagai berikut:

Jam Kerja Fitria Yusmita di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Hari & Pukul Jenis Kegiatan yang
No Tanggal Datang Pulang Dilakukan
1 Senin 08:00 15:30  Fotocopy surat
02-08-2021
2 Selasa 08:00 15:30  Disposisi surat
03-08-2021
3 Rabu 08:00 15:30  Disposisi surat
04-08-2021
4 Kamis 08:00 15:30  Disposisi surat
05-08-2021

5
5 Jum’at 08:00 16:00  Fotocopy surat
06-08-2021
6 Senin 08:00 15:30  Print berkas
09-08-2021
7 Selasa 08:00 15:30  Print berkas
10-08-2021
8 Rabu 08:00 15:30  Disposisi surat
11-08-2021
9 Kamis 08:00 15:30  Disposisi surat
12-08-2021
10 Jum’at 08:00 16:00  Print berkas
13-08-2021
11 Senin 08:00 15:30  Print berkas
16-08-2021
12 Selasa - -  HUT RI
17-08-2021
13 Rabu 08:00 15:30  Fotocopy surat
18-08-2021
14 Kamis 08:00 15:30  Disposisi surat
19-08-2021
15 Jum’at  Izin
20-08-2021 - -
16 Senin 08:00 15:30  Disposisi surat
23-08-2021
17 Selasa 08:00 15:30  Mengantar surat
24-08-2021
18 Rabu 08:00 15:30  Membeli ATK
25-08-2021
19 Kamis 08:00 15:30  Menjemput surat
26-08-2021
20 Jum’at 08:00 16:00  Membuat surat Dinas
27-08-2021 Komunikasi dan
Informatika
21 Senin 08:00 15:30  Membuat surat Dinas
30-08-2021 Komunikasi dan
Informatika
22 Selasa 08:00 15:30  Disposisi surat
31-08-2021
23 Rabu 08:00 15:30  Mendata buku
01-09-2021
24 Kamis 08:00 15:30  Mendata buku
02-09-2021

6
 25 Jum’at 08:00 16:00  Mendata buku
03-09-2021
26 Senin 08:00 15:30  Mendata buku
06-09-2021
27 Selasa 08:00 15:30  Mendata buku
07-09-2021
28 Rabu 08:00 15:30  Mendata buku
08-09-2021
29 Kamis 08:00 15:30  Mendata buku
09-09-2021
30 Jum’at 08:00 16:00  Mendata buku
10-09-2021
31 Senin 08:00 15:30  Membuat label buku
13-09-2021
32 Selasa 08:00 15:30  Membuat label buku
14-09-2021
33 Rabu 08:00 15:30  Membuat label buku
15-09-2021
34 Kamis 08:00 15:30  Membuat label buku
16-09-2021
35 Jum’at 08:00 16:00  Membuat label buku
17-09-2021
36 Senin 08:00 15:30  Membuat label buku
20-09-2021
37 Selasa 08:00 15:30  Membuat label buku
21-09-2021
38 Rabu 08:00 15:30  Mengantar surat
22-09-2021
39 Kamis  Izin
23-09-2021 - -
40 Jum’at 08:00 15:00  Gotong royong
24-09-2021
41 Senin 08:00 15:30  Disposisi surat
25-09-2021
42 Selasa 08:00 15:30  Disposisi surat
26-09-2021
43 Rabu 08:00 15:30  Disposisi surat
27-09-2021
44 Kamis 08:00 15:30  Disposisi surat
28-09-2021
Tabel 3. Jam Kerja Fitria Yusmita di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

7
 BAB III
HASIL KEGIATAN

A. Gambaran Umum Lokasi Magang

1. Tempat Penelitian
Lokasi magang dilaksanakan di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Kuantan Singingi yang terletak di Komplek Perkantoran Pemerintah,
tepatnya di Kelurahan Sungai Jering Teluk Kuantan.

2. Gambaran Mengenai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Pemerintah Kabupaten Kuantan Singingi membentuk Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kabupaten Kuantan Singingi pada tahun 2016 yang dibentuk
berdasarkan OPD (Organisasi Perangkat Daerah). Berdasarkan Peraturan Bupati
Kuantan Singingi Nomor 39 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas dan Fungsi Serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Kuantan Singingi. Tujuan terbentuknya lembaga ini antara lain
sebagai salah satu wadah pendidikan yang sangat penting dalam pemberdayaan
sumber daya manusia bagi masyarakat umum.
Dalam hal ini pemerintah yaitu Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Kuantan Singingi Arsip sebagai lembaga penyedia layanan
perpustakaan umum sekaligus pengelola informasi memiliki tanggung jawab yang
besar dalam menyelenggarakan pelayanan informasi terhadap masyarakat,
khususnya masyarakat yang secara administratif berada di wilayah pemerintahan
Kabupaten Kuantan Singingi. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Kuantan Singingi dalam hal ini tentu harus merumuskan kegiatan guna
meningkatkan kualitas baik dari segi sarana dan prasarana serta pelayanan yang
diberikan kepada pengguna/masyarakat sehingga memiliki daya tarik bagi
masyarakat, dan masyarakat tidak lagi memandang perpustakaan sebagai tempat
yang membosankan.

8
3. Visi dan Misi
Visi
Mewujudkan Perpustakaan dan Arsip sebagai akses penyedia informasi yang
handal melalui pelayanan prima untuk meningkatkan kecerdasan dan
kualitas hidup masyarakat.
Misi
1. Menyediakan bahan informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan potensi
masyarakat
2. Meningkatkan pembinaan, pengembangan dan kerjasama dengan seluruh
jenis perpustakaan dan unit pengelola arsip
3. Menumbuhkan minat baca dan budaya tertib arsip
4. Memberikan layanan perpustakaan dan arsip secara cepat, tepat, dan
berkualitas.

4. Susunan Organisasi
1. Kepala Dinas
2. Sekretaris Dinas
3. Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
4. Kepala Sub Bagian Program
5. Kepala Sub Bagian Keuangan
6. Kepala Bidang Pustaka
7. Kepala Seksi Deposit
8. Kepala Seksi Koleksi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan
9. Kepala Seksi Konservasi
10. Kepala Bidang Layanan Perpustakaan
11. Kepala Seksi Layanan dan Kerjasama Perpustakaan
12. Kepala Seksi Otomasi Perpustakaan
13. Kepala Bidang Pengembangan Perpustakaan
14. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan
15. Kepala Seksi pembinaan dan Pengembangan Tenaga Perpustakaan
9
 16. Kepala Seksi Pengembangan Pembudayaan Kegemaran Membaca
17. Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan
18. Kepala Seksi Pembinaan Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
19. Kepala Seksi Pembinaan Perusahaan, Ormas/Orpol dan Masyarakat
20. Kepala Seksi Pembinaan Lembaga Pendidikan
21. Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan
22. Kepala Seksi Pengolahan Arsip Dinamis
23. Kepala Seksi Pengolahan Arsip Statis
24. Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan Kearsipan

5. Tugas Pokok dan Fungsi

 KEPALA DINAS
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dalama melaksanaan tugas
seagaimana dimaksud pada ayat (1) menyelengarakan fungsi:
1. Perumusan kebijaksanaan di bidang pustaka, layanan
perpustakaan,pengembangan perpustakaan,pembinaan dan
pengolahaan kearsipan;
2. Pelakasaasn kebijaksanaan di bidang pustaka,layanan
perpustakaan, pengembangan perpustakaan, pembinaan dan
pengolahan kearsipan;
3. Pelaksanaan monitoring, evaluasi dan pelaporan di bidang
pusraka,layanan perpustakaan, pengembangan perpustakaan,
pembinaan dan pengolaan kearsipan;
4. Pelaksaan administrasi dinas sesusai dengan lingkup tugasnya

 SEKRETARIS DINAS
1. Sekretariat Dinas dipimpin oleh sekretaris dinas mempunyai tugas
membantu kepala dinas dalam melaksanakan tugaskoordinasi di
bidang kesekrerarisan yang menjadi tanggungjawab kedinasan
10
 2. Sekretariat Dinas Dlsm meaksanakan tugas sebagaimana
dimaksud padaayat (1) menyelengarkan fungsi;
3. Penyusunan program dan anggaran pada Dinas Perpustakaan dan
anggaran pada Dinas Perpustakaan dan Kearipan;
4. Pelaksanaan program dan anggaraan;
5. Pengoordinasian tugas-tugas pada Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan dan memberikan pelayananadministrasi kepada bidang-
bidang lain Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
6. Penyusunan bahan dokumentasi dan statistik,peraturan perundang-
umdangan,pengelolaan bahan bacaan dan penyelenggaraan
kemitraan dengan masyarakat;
7. Penyusunan data, evaluasi dan penyiapan laporan pelaksanaan
program kerja kepada kepala dinas;
8. Pelaksanaan urusan ketatausahaan dan rumah tangga;
9. Penyelenggaraan pengelolaan naskah dinas dan kearsipan;
10. Pelaksanaan pembinaan ASN di lingkungan Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan

 Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian

Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian mempunyai tugas:
1. Melaksanakan penerimaan, pendistribusian dan pengiriman surat-
menyurat, naskah dinas dan pengelolaan kearsipan;
2. Menyusun rencana formasi, informasi jabatan serta data
kepegawaian;
3. Menyelenggarakan urusan administrasi kepegawaian,
keprotokolan, kehumasan dan penyiapan rapat-rapat dinas;
4. Membuat usul mutasi, kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala,
cuti, pensiun, pemberhentian, izin belajar, kartu pegawai, kartu
askes dan pembinaan karir pegawai;

11
 5. Melaksanakan peningkatan kapasitas Sumber Daya Manusia
(SDM) Aparatur Sipil Negara (ASN) melalui program pendidikan
dan latihan;
6. Melaksanakan pemeliharaan/perawatan kendaraan dinas, gedung
kantor, perlengkapan kantor dan aset lainnya;
7. Menyiapkan penghapusan sarana dan prasarana/perlengkapan/aset;
8. Melaksanakan pembinaan staf

 Kepala Sub BagianProgram

Kepala Sub BagianProgram mempunyai tugas:
1. Melaksanakan pengumpulan, pengolahan, perencanaan,
penyusunan, monitoring, pelaporan dan evaluasi program kerja;
2. Melaksanakan fasilitas dan penyelarasan program dan
penganggaran di lingkungan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;
3. Melaksanakan dan mengembangkan sistem informasi perpustakaan
dan kearsipan;
4. Melaksanakan sosialisasi programdi lingkungan Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan;
5. Melaksanakan penyusunan laporan tahunan, laporan triwulan,
laporan bulanan, laporan pertanggungjawaban dan laporan kinerja;
6. Melaksanakan penyusuna laporan Standar Operasional Pelayanan
(SOP);
7. Menyiapkan rencanan umum pengadaan;
8. Membuat rencana kerja tahunan

 Kepala Sub Bagian Keuangan

Kepala Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas:
1. Menyusun program dan kegiatan bidang keuangan, menyelenggarakan
pelayanan administrasi keuangan rutin, melaksanakan pembukuan
keuangan, menyusun laporan keuangan rutin, memeliharabahan dan
12
 penyelenggaraan dokumen keuangan serta membuat laporan
pertanggungjawaban keuangan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan;
2. Mengidentifikasi dan menginventarisasi sumber-sumber penerimaan
dinas;
3. Mengatur dan menjalankan administrasi keuangan sesuai pedoman
akuntansi pemerintah dan ketentuan perundang-undangan;
4. Mengawasi dan melaksanakan verifikasi administrasi keuangan;
5. Membina dan mengatur penatausahaan perbendaharaan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku;
6. Membuat evaluasi pelaporan kemajuan penggunaan anggaran (rencana
dan realisasi) secara berkala;
7. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas di bidangnya

 Kepala Bidang Pustaka

1. Kepala Bidang Pustaka mempunyai tugas melaksanakn penyiapan,
perumusan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi kebijaksanaan di
bidang deposit, konservasi, pengembangan dan pengolahan bahan
pustaka.
2. Bidang Pustaka dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) menyelenggarakan fungsi:
3. Pelaksanaan deposit meliputi penghimpunan, pengelolaan,
pendayagunaan karya cetak dan karya rekam,penyusunan bibliografi
daerah dan katalog induk daerah serta penyusunan literatur sekunder;
4. Pelaksanaan pengembangan koleksi dan pengolahan bahan
perpustakaan meliputi penyusunan kebijakan pengembangan koleksi,
seleksi, pengadaan bahan perpustakaan, inventarisasi, pengembangan
koleksi daerah (local content), pelaksanaan kajian kebutuhan
pemustaka, deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek,

13
 penyelesaian fisik bahan perpustakaan, verifikasi, validasi, dan
pemasukan data ke pangkalan data;
5. Pelaksanaan konservasi melakukan pelestarian fisik bahan
perpustakaan termasuk naskah kuno melalui perawatan, restorasi, dan
penjilidan serta pembuatan sarana penyimpanan bahan perpustakaan

 Kepala Seksi Deposit

Kepala Seksi Deposit mempunyai tugas:
1. Menerima, pengumpulan,pengelolaan hasil serah simpan karya cetak
dan karya rekam;
2. Menyusun bibliografi daerah dan katalog induk daerah serta literatur
sekunder;
3. Melaksanakan pembuatan direktori penerbit;
4. Melaksanakan pemantauan, evaluasi dan tindak lanjut kegiatan serah
simpan karya cetak dan karya rekam;
5. Mengumpul, mengelola dan menyimpang bahan perpustakaan kelabu
(grey literature);
6. Mengoordinasikan pelaksanaan serah simpan karya cetak dan karya
rekam dengan penerbit, perangkat daerah, BUMD, instansi terkait, dan
masyarakat

 Kepala Seksi Koleksi dan Pengolahan Bahan Perpustakaan

1. Penyusunan kebijaksanaan pengembangan koleksi;
2. Pelaksanaan hunting, seleksi, inventarisasi, dan desiderata bahan
perpustakaan;
3. Pelaksanaan pengembangan koleksi bahan perpustakaan melalui
pembelian, hadiah, hibah, dan tukar menukar bahan perpustakaan;
4. Penganekaragaman bahan perpustakaan yang mencakup kegiatan
transliterasi (alih aksara), translasi (terjemahan), dan sejenisnya;
5. Penerimaan, pengolahan, dan verifikasi bahan perpustakaan;
14
 6. penyusunan deskripsi bibliografi, klasifikasi, penentuan tajuk subjek,
dan penyelesaian fisik bahan perpustakaan
7. pelaksanaan verifikasi, validasi, pemasukan data ke pangkalan data;
8. penyusunan literatur sekunder

 Kepala Seksi Konservasi

1. Pelaksanaan fumigasi bahan perpustakaan;
2. Pelaksanaan kontrol kondisi ruang penyimpanan;
3. Pembersihan debu, noda, dan selotape;
4. Pelaksanaan pemutihan, deasidifikasi, mending, dan filling bahan
perpustakaan;
5. Penjilidan dan perbaikan bahan perpustakaan;
6. Pembuatan folder, pamflet binding, dan cover;
7. Pembuatan map dan portepel;
8. Pelaksanaan survey kondisi bahan perpustakaan

 Kepala Bidang Layanan Perpustakaan

Kepala Bidang Layanan Perpustakaan mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan, perumusan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi
kebijaksanaan di bidnag Layanan Perpustakaan.

 Kepala Seksi Layanan dan Kerjasama Perpustakaan

1. Mengkoordinasikan penyelenggaraan layanan perpustakaan dengan
perangkat daerah, BUMD, instansi terkait dan masyarakat;
2. Menyelenggarakan layanan sirkulasi, layanan informasi, layanan
referensi, layanan pinjam antar perpustakaan;
3. Menyelenggarakan layanan ekstensi (perpustakaan keliling);
4. Menyusun statistik perpustakaan;
5. Melaksanakan bimbingan pemustaka;

15
 6. Melaksanakan stock opname dan penyiangan bahan perpustakaan
(weeding);
7. Melaksanakan promosi layanan;
8. Menyediakan kotak saran untuk menampung kebutuhan pemustaka
terhadap koleksi perpustakaan;
9. Melaksanakan kajian kepuasan pemustaka;
10. Inisiasi kerja sama perpustakaan;
11. Mengelola dan menyusun naskah perjanjian kerja sama
12. Mengembangkan dan mengelolal kerja sama antar perpustakaan;
13. Mengembangkan dan mengelola kerja sama jejaring perpustakaan.

 Kepala Seksi Otomasi Perpustakaan

1. Mengelola dan mengembangkan perangkat keras, lunak, dan
pangkalan data;
2. Megelola dan mengembangkan jaringan otomasi perpustakaan;
3. Mengelola dan mengembangkan website

 Kepala Bidang Pengembangan Perpustakaan

Bidang Pengembangan Perpustakaan dipimpin oleh Kepala Bidang
Pengembangan Perpustakaan yang mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan, pelaksanaan, monitoring, dan evaluasi
Kebijaksanaan di bidang Pengembangan Perpustakaan.

 Kepala Seksi Pembinaan dan Pengembangan Perpustakaan

1. Melaksanakan pembinaan, dan pengembangan perpustakaan;
2. Mengimplementasikan norma, standar, prosedur, dan kriteria
(NSPK);
3. Melaksanakan pendataan perpustakaan;
4. Melakukan koordinasi pengembangan perpustakaan;

16
 5. Melaksanakan sosialisasi, dan evaluasi pengembangan
perpustakaan.

 Kepala Seksi Pembinaan dan Pengembangan Tenaga Perpustakaan

1. Melaksanakan pendataan tenaga perpustakaan;
2. Melaksanakan bimbingan teknis, peningkatan kemampuan teknis
kepustakawanan;
3. Menilai angka kredit pustakawan
4. Melaksanakan koordinasi pengembangan pustakawan dan tenaga
teknis perpustakaan;
5. Melaksanakan sosialisasi
6. Melaksanakan evaluasi pembinaan tenaga perpustakaan.

 Kepala Seksi Pengembangan Pembudayaan Kegemaran Membaca

1. Melaksanakan pengkajian minat baca masyarakat;
2. Melaksanakan pembudayaan kegemaran membaca;
3. Mengkoordinasikan pemasyarakatan/sosialisasi pembudayaan
kegemaran membaca;
4. Melaksanakan bimbingan teknis;
5. Mengevaluasi pembudayaan kegemaran membaca.

 Kepala Bidang Pembinaan Kearsipan

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan
kearsipan;
2. Pembinaan kearsipan pada OPD;
3. Pembinaan kearsipan pada perusahaan, Ormas/Orpol, dan
masyarakat
4. Pembinaan kearsipan pada lembaga pendidikan.

17
 Kepala Seksi Pembinaan Organisasi Daerah (OPD)
1. Melaksanakan bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan
kearsipan pada OPD dan lembaga kearsipan daerah
kabupaten/kota;
2. Melaksanakan sosialisasi kearsipan pada OPD dan lembaga
kearsipan daerah kabupaten/kota;
3. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kearsipan
pada OPD dan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.

 Kepala Seksi Pembinaan Perusahaan, Ormas/Orpol dan masyarakat

1. Melaksanakan bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan
kearsipan pada perusahaan, ormas/orpol dan masyarakat;
2. Melaksanakan sosialisasi kearsipan pada perusahaan, ormas/orpol
dan masyarakat;
3. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kearsipan
pada perusahaan, ormas/orpol dan masyarakat.

 Kepala Seksi Pembinaan Lembaga Pendidikan

1. Melaksanakan bimbingan, supervisi, dan konsultasi pelaksanaan
kearsipan pada lembaga pendidikan;
2. Melaksanakan sosialisasi kearsipan pada lembaga pendidikan;
3. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kearsipan
pada lembaga pendidikan.

 Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan arsip
dinamis dan arsip statis
2. Pengelolaan arsip vital dan aset nasional;
3. Pengelolaan arsip inaktif;
4. Pelaksanaan akuisisi arsip statis;
18
 5. Pelaksanaan pengolahan arsip statis;
6. Pelaksanaan preservasi arsip statis;
7. Pelaksanaan alih media dan reproduksi arsip dinamis dan arsip
statis;
8. Pelaksanaan layanan informasi kearsipan
9. Pelaksanaan pemanfaatan arsip statis
10. Pelaksanaan jasa kearsipan.

 Kepala Seksi Pengolahan Arsip Dinamis

1. Melaksanakan identifikasi arsip vital dan arsip aset nasional;
2. Melaksanakan perlindungan dan pengamanan arsip vital dan arsip
aset nasional;
3. Melaksanakan penyelamatan arsip vital dan aset nasional;
4. Melaksanakan pemindahan arsip inaktif;
5. Melaksanakan penataan arsip inaktif;
6. Melaksanakan pemeliharaan dan penyimpanan arsip inaktif;
7. Melaksanakan alih media dan reproduksi arsip vital, arsip aset, dan
arsip inaktif

 Kepala Seksi Pengolahan Arsip Statis

1. Melaksanakan monitoring, penilaian dan verifikasi terhadap fisik
arsip dan daftar arsip;
2. Melaksanakan persiapan penetapan status arsip statis;
3. Melaksanakan persiapan penyerahan arsip statis;
4. Menerima fisik arsip dan daftar arsip;
5. Melaksanakan penataan informasi arsip statis;
6. Melaksanakan penataan fisik arsip statis;
7. Menyusun guide, daftar, dan inventaris arsip statis;
8. Melaksanakan penataan, penyimpanan, pemeliharaan, dan
perlindungan arsip statis;
19
 9. Melaksanakan perawatan dan perbaikan arsip statis serta
penyelamatan arsip statis akibat bencana;
10. Melaksanakan alih media dan reproduksi arsip statis;
11. Melaksanakan pengujian autentisitas arsip statis.

 Kepala Seksi Layanan dan Pemanfaatan Kearsipan

1. Melaksanakan penyajian arsip menjadi informasi;
2. Melaksanakan layanan arsip dinamis;
3. Melaksanakan layanan arsip statis;
4. Mengelola pengaduan masyarakat;
5. Melaksanakan penelusuran arsip statis;
6. Menyiapkan bahan dalam rangka penerbitan naskah sumber arsip;
7. Melaksanakan pameran arsip statis;
8. Melaksanakan layanan jasa sistem dan penataan arsip;
9. Melaksanakan layanan jasa pembuatan sistem manual kearsipan
dan otomasi kearsipan;
10. Melaksanakan layanan jasa penyimpanan arsip;
11. Melaksanakan perawatan dan reproduksi arsip.

B. Bidang-bidang Kegiatan
Berikut ini adalah penempatan kerja yang di lakukan selama program
Magang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

NO Nama Bidang Pekerjaan

1 Fitria Yusmita Bagian Umum

Tabel 4.Bidang Kerja Fitria Yusmita di Kantor Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan di Kabupaten Kuantan
Singingi

20
 Bidang kegiatan yang dilakukan di Kantor Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sesuai dengan penjelasan di atas. Sesuai dengan kebijakan instansi di
tempatkan di bagian ( umum ). Secara rinci dari masing-masing kegiatan setiap
peserta magang dijelaskan sebagai berikut:
Kegiatan magang dimulai pada tanggal 02 Agustus s/d 30 September
2021. Kegiatan yang dilakukan peserta magang sesuai dengan instruksi yang
diberikan, seperti pada uraian berikut ini:
1. Membuat surat
2. Memfotocopy surat
3. Print berkas
4. Mengantar surat
5. Menjemput surat
6. Mendata buku
7. Membuat label buku
8. Disposisi surat

C. Bentuk – bentuk Dukungan

Selama pelaksanaan kegiatan magang ini, saya mendapat banyak bentuk
dukungan dari pihak instansi yang membuat proses pelaksanaan kegiatan magang
berjalan lancar. Berikut ini akan di paparkan beberapa hal yang merupakan bentuk
dukungan atau support terhadap topik dan terhadap mahasiswa yang dilaksanakan
di bidang bagian pengolahan data.
Fasilitas lengkap yang sudah disediakan oleh pihak instansi dalam
menyelesaikan tugas dan kewajiban yang diberikan kepada peserta magang
selama kegiatan magang.

D. Hambatan – hambatan
Setiap kegiatan yang dilakukan pasti akan menghadapi berbagai hambatan
dan tantangan Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan telah memberikan
banyak dukungan tersebut yang telah diberikan, juga terdapat hambatan terhadap
21
topik maupun terhadap mahasiswa yang ditemui selama berada ditempat magang.
Hambatan-hambatan yang dihadapi tersebut adalah:
 Lingkungan kerja yang baru sehingga sulit untuk beradaptasi dengan tugas
yang diemban karena itu perlu waktu yang cukup lama untuk melakukan
penyesuaian diri sehingga merasa kaku dalam melaksanakan tugas.
 Tidak adanya fleksibilitas yang diberikan kepada peserta magang sehingga
membuat peserta magang merasa tidak nyaman

22
 BAB IV
PEMBAHASAN

A. Temuan Antara Teori dan Praktek

1. Teori Administrasi Negara
Administrasi Negara merupakan gabungan dari manajemen dan organisasi
yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan pemerintah. Secara umum adalah
suatu pengaturan kebijakan yang dilakukan oleh pemerintah/aparatur negara agar
tujuan negara dapat tercapai secara efektif dan efisien.
Administrasi Negara adalah suatu sistem yang dibuat sedemikian rupa
untuk mengatur proses pengelolaan organisasi masyarakat sehingga dapat berjalan
dengan baik. Dalam bahasan ilmu sosial yang ada pada administrasi negara,
terdapat tiga elemen penting yaitu lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif.
Ada beberapa pengertian menurut para ahli mengenai administrasi dalam
arti luas, menurut Sondang P. Siagian administrasi dalam pengertian luas adalah
“keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang di dasarkan atas
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan sebelumnya.”
(dalam Ayub, 2007 : 3). Administrasi negara ialah keseluruhan kegiatan yang
dilakukan oleh seluruh aparatur pemerintahan dari suatu negara dalam usaha
mencapai tujuan negara. (Siagian, 2015:2).
Definisi diatas maka dapat ditarik kesimpulan, bahwa untuk mencapai
suatu tujuan yang telah ditetapkan maka diperlukan suatu kemampuan dan
motivasi untuk mendorong orang-orang dan diri sendiri untuk melaksanakan dan
menggerakan suatu organisasi pemerintah.

2. Praktek Dilapangan
Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kuantan Singingi
adalah kantor yang pada dasarnya tempat berbagai macam bidang seperti
kepustakaan, pendidikan. Adapun kelebihan dan kekurangan Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan :
23
 1. Kelebihan
 Mudah mendapatkan informasi mengenai kepustakaan
 Dapat bermanfaat bagi masyarakat
 Dapat menumbuhkan minat baca masyarakat
2. Kekurangan
 Waktu dan tenaga yang dibutuhkan sangat besar
 Sulitnya menumbuhkan minat baca

B. Rekomendasi
Rekomendasi yang bisa dilakukan untuk meningkatkan proses
pengelolaan di Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan yaitu, Sarana dan
prasarana yang memadai agar tidak menjadi hambatan dalam pengelolaan
perpustakaan dan kearsipan

24
 BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
Magang merupakan suatu sistem pembelajaran yang dilakukan diluar
proses belajar mengajar dan dilaksanakan pada perusahaan/instansi atau industry
yang relevan dengan bidang yang digeluti. Kegiatan magang dilaksanakan di
Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kuantan Singingi. Peserta
magang di tempatkan di berbagai bidang yang telah ditentukan oleh Kepala
Dinas.
Dengan adanya Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, maka akan
semakin mudah dalam mengelola kepustakaan dan minat baca masyarakat.
Dengan adanya magang, penulis dapat mengetahui secara langsung
bagaimana proses pengelolaan kepustakaan dan pengarsipan data, surat-
menyurat.

B. Saran
Bagi pihak Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kuantan
Singingi sebagai pengelola sebaiknya meningkatkan sumber daya manusia,
pegawai dan staf untuk di tugaskan sebagai tenaga fungsional dan profesional
dalam pengelolaan Perpustakaan Kabupaten Kuantan Singingi, perlu adanya
bimbingan teknis mengenai tenaga yang mengelola perpustakaan. Menyediakan
sarana dan prasarana yang memadai untuk pengelolaan perpustakaan Kuansing,
agar masyarakat nyaman dan masyarakat pun akan semakin ramai untuk
berkunjung ke Perpsutakaan Kuansing sebagai Pusat pelayanan penyediaan ilmu
dan informasi agar sesuai dengan Standar nasional perpustakaan Kabupaten/kota
yang telah ditetapkan Perpustakaan Republik Indonesia.
Bagi mahasiswa yang akan mengajukan magang di Kantor Dinas
Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Kuantan Singingi sebaiknya dapat
25
memahami ilmu tentang komputer terlebih dahulu untuk memudahkan dalam
menjalankan sistem yang ada di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

26
 DAFTAR PUSTAKA

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. 2021. Tugas Pokok dan Fungsi Kecamatan
Kuantan Tengah 2018: Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten
Kuantan Singingi

27
 DATA PEGAWAI DAN KEPANGKATAN PEGAWAI
KANTOR DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
Pangkat/
No. Nama / Nip Jabatan
Golongan Ruang
1. MARWAN, S.Pd.,MM Pembina Utama Kepala Dinas
NIP. 19651231 199202 1 004 Muda (IV/c)
2. Drs. YULFIDES Pembina TK. I Sekretaris
NIP. 19660924 198603 1 001 (IV/b)
3. ANITA YULINA, SE Pengatur TK I Kasubag Umum
NIP. 19790725 200501 2 012 (III/d)
4. MARTIUS, S.Pd., M.Pd Penata TK I Kasubag Program dan
NIP. 19761128 201001 1 010 (III/d) Keuangan
5. Hj. PRIMA SARI, ST.,SE.Ak PenataTK I Analis Tata Usaha
NIP. 19770331 200701 2 014 ( III/a)
6. ADE HENDRA, ST Penata Muda Penata Laporan
NIP. 19841126 201001 1 005 TK I (III/b) Keuangan
7. VICTOR WIRADINATA, A.Md Penata Muda Bendahara
NIP. 19850101201001 1 026 ( III/a)
8. ERDI HUSJON, SE Penata Muda Penyusun Rencana
NIP. 19720910 201001 1 004 (III/a) Kegiatan
9. ERMA JUITA Pengatur Muda Pengelola Barang Milik
NIP. 19830412 201001 2 004 (III/c) Daerah
10. Drs. YULIZAR MUSRI Pembina TK I Kabid Perpustakaan
NIP. 19690721 199303 1 003 (IV/b)
11. Dr. MARDANUS BAHAR, M.Pd Pembina TK I JFT Ahli Madya
NIP. 19670721199203 1 006 (IV/b)
12. INDRA EKA SAKTI HS, SE Penata TK I Kasil Pengembangan
NIP. 19780521200501 1 007 (III/d) Pembudayaan
Kegemaran Membaca
13. NELVA DIANA, S.Sos Penata (III/c) Kasil Deposit,
28
 Pengembangan
NIP. 19780305 200701 2 005 Layanan, Kerjasama
dan Pelestarian
14. LESPI NENDRI, SE Penata TK I Kasil Pembinaan,
NIP. 19720622 199703 1 004 (III/d) Pengembangan Tenaga
dan Perpustakaan
15. RIDWAN ARIFIN, S.Pd Pembina (IV/a) Penyusun Rencana
NIP. 19661231 198609 1 003 Kehumasan dan
Perpustakaan
16. LAILA, S.Sos Penata Muda Calon Pustakawan Ahli
NIP. 19950118 202012 2 019 (III/a) Pertama
17. SUHERNITA, SE Pembina (IV/a) Kepala Bidang
NIP. 19630905 198410 2 002 Kearsipan
18. EFLINA DALIMUNTE, SE Penata TK I Kasi Pengelolaan Arsip
NIP. 19810622 200501 2 009 (III/d) Statis
19. HARRY APRIUS, SE Penata (III/c) Kasi Akuisisi dan
NIP. 19810403 200012 1 004 Pelestarian Arsip
20. Drs. YULIANTO Pembina (IV/a) Plt. Kasi Pengelolaan
NIP. 19650617 199003 1 004 Arsip Dinamis
21. DEKI ZULHERI, S.Pd Honorer Staf
22. MOLITA SANDRI, S.Kom Honorer Staf
23. MARIA, S.A.B Honorer Staf
24. RILLY YAHDINI, S.A.P Honorer Staf
25. YESTI AFNI, S.Ak Honorer Staf
26. SYAFRI YENITA, A.Md Honorer Staf
27. SEPTI SANDRI, S.Hum Honorer Staf
28. RINDANI NURHUDA, S.Sos Honorer Staf
29. RIKA MANDASARI, SE Honorer Staf
30. AGUSRI MELTI, S.Sos Honorer Staf
31. YUJI ENJELITA, S.Iptk Honorer Staf
29
32. DIAN FITRI INFANDI Honorer Staf
33. INDRAWATI Honorer Staf
34. SARDIKA CANDRA, S.Sos Honorer Staf
35. SELLA SYAFRILIANTI, SH Honorer Staf
36. TITI DWI CAHYANI, S.Si Honorer Staf
37. BITA FEBRI, S.Sos Security Staf
38. HASAN BASRI Security Staf
39. ROSMITA Cleaning Service Staf
40. ERLIA Cleaning Service Staf
41. ALI MAKSUM Penjaga Malam Staf

30
31