KD 3.

7
PENGELOLAAN KARTU UTANG
1. Pengertian Kartu Utang

Dalam pembahasan sebelumnya telah dibahas jurnal yang digunakan dalam pencatatan
transaksi utang yaitu jurnal pembelian, jurnal umum dan jurnal pengeluaran kas. Selain dicatat
dalam jurnal tersebut khusus untuk kewajiban jangka pendek berupa utang dagang diperlukan
adanya pencatatan ke dalam kartu utang.
Kartu utang adalah salah satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara
terperinci pada tiap-tiap kreditor. Kartu utang juga sering disebut sebagai buku besar pembantu
utang (Account Payable Subsidiary Ledger). Kartu utang sebagai akun pengendali buku besar
utang dagang berfungsi untuk merinci setiap mutasi utang dagang dari masing-masing kreditur.
Format kartu utang dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Informasi yang terdapat
dalam kartu utang, antara lain: nama kreditor, nomor rekening; syarat pembayaran utang; dan
tabel untuk mencatat adanya mutasi utang, seperti: tanggal terjadinya transaksi, keterangan,
nomor bukti transaksi, kolom debet, kolom kredit, serta saldo utang. Berikut ini adalah contoh
format kartu utang.

NAMA PERUSAHAAN

Nama Kreditur :
No. Rekening :

KARTU UTANG

Tanggal Keterangan No. Bukti Debet Kredit Saldo

Dalam perusahaan yang menyelenggarakan buku besar pembantu utang. Kartu utang
berfungsi sebagai tempat mencatat transakst mutasi hutang pada setiap kreditor. Oleh karena
itu dokumen transaksi yang diperlukan dalam pengelolaan utang ialah sebagai berikut.
1. Faktur yang diterima dari kreditur, merupakan dokumen transaksi pembelian barang dengan
pembayaran kredit. Dokumen tersebut dicatat dalam kartu hutang sebagai mutasi kredit
(utang bertambah).
2. Memo kredit/nota kredit yang diterima dari kreditur, merupakan bukti transaksi retur
pembelian yaitu jika sebagian dari barang yang diterima dikembalikan kepada pemasok
karena tidak cocok dengan order. Bisa juga dalam bentuk pengurangan harga faktur ,
misainya karena barang yang diterima sebagian ada yang rusak sehingga pemasok setuju
untuk mengurangi harga faktur. Memo kredit yang diterima dari kreditur dicatat dalam kartu
hutang sebagai mutasi debet (utang berkurang).
Selain menggunakan dokumen transaksi memo kredit, sebagal dokumen transaksi adanya
retur pembelian pihak perusahaan (pembeli) Juga dapat membuat memo debet/nota debet
yang dikirimkan kepada Kreditur/supplier atas pengembalian barang yang dikirim ke kreditur
Karena barang tidak sesuai atau cacat. Memo debet ini Juga untuk mencatat mutasi debet
pada utang dagang
3. Bukti pengeluaran kas untuk pembayaran hutang, bisa bentuk kuitansi yang ditandatangani
kreditor, atau tembusan bukti pengeluaran kas (voucher) yang digunakan sebagai
pemberitahuan pembayaran kepada kreditur. Dokumen tersebut dicatat dalam kartu utang
sebagai mutasi debet.

2. Prosedur pencatatan Kartu Utang

 Tugas utama bagian kartu utang adalah mencatat jumlah-jumlah yang terutang sebagai
akibat transaksi pembelian kredit, memeriksa apakah pembayaran tidak melebihi jumlah utang
yang dibayar dan apakah pembayaran dilakukan tepat pada tanggal jatuh tempo. Disamping itu,
dari pengelolaan kartu utang, secara periodik harus dapat dihasilkan laporan dalam bentuk
sebagai berikut:
a. Laporan posisi saldo utang, merupakan laporan yang harus dibuat tiap akhir periode
akuntansi. Laporan tersebut memuat informasi saldo utang kepada tíap kredítor pada akhir
periode.
b. Laporan utang yang jatuh tempo adalah laporan yang memuat berbagai utang yang telah
jatuh tempo untuk díbayar.
Dari keterangan di atas, hal-hal yang harus diperhatikan dalam pencatatan dokumen transaksi
dalam kartu utang antara lain :
a. Keabsahan dokumen transaksi , misalnya faktur pembelian perlu diperiksa apakah sudah
disetujui oleh Bagian Pembelian, apakah perhitungan material di dalamnya sudah benar.
b. Dokumen transaksi dicatat dalam kartu utang kreditor yang tepat dengan jumlah rupiah
yang benar, artinya tidak terjadi misalnya faktur pembelian dari PT BERKAH dicatat dalam
kartu utang PT BAROKAH
c. Catatan dalam kartu utang menunjukkan data yang lengkap sehingga data yang diperlukan
untuk penyusunan laporan utang mudah diidentifikasi (ditentukan), misalnya syarat
pembayaran atau tanggal jatuh tempo pembayaran.

3. Pencatatan utang dagang dan kartu utang

Mutasi utang yang timbul dari transaksi pembelian barang secara kredit dapat dicatat
dengan berbagai prosedur, bergantung kepada luasnya operasi perusahaan, banyaknya
transaksi pembelian kredit, dan factor lainnya. Prosedur pencatatan mutasi utang yang biasa
digunakan yaitu untuk tiap Kreditur disediakan satu akun hutang dalam buku besar dan untuk
semua kreditur disediakan satu akun utang dalam buku besar umum sebagai rekening kontrol,
disamping akun untuk setiap kreditur dalam buku pembantu

1) Prosedur satu akun utang untuk tiap kreditur

Dalam rosedur ini transaksi mutasi utang yang telah dicatat dalam Jurnal
pembelian diposting ke dalam buku besar pada akun hutang kreditur yang
bersangkutan. Dengan demikian dalam buku besar tidak ada akun utang tempat
mencatat mutasi utang secara keseluruhan (rekening control). Prosedur pencatatan ini
lebih cocok digunakan pada perusahaan kecil yang jumlah krediturnya tidak banyak.
Dalam prosedur ini, bukti transaksi yang digunakan antara lain faktur yang diterima dari
pemasok, bukti pembayaran utang dan memo debet ataucopy memo kredit
Buku-buku yang digunakan untuk mencatat transaksi mutasi utang terdiri atas :
a. Jurnal pembelian sebagai tempat mencatat faktur pembelian yang diterima
dari pemasok.
b. Jurnal pengeluaran kas sebagai tempat mencatat kuitansi pembayaran
hutang
c. Junat umum atau jurmal retur pembelian sebagai tempat mencatat memo
kredit yang diterima dari kreditur.
d. Kartu hutang atau akun hutang tiap kreditur yang discdiakan dalam buku
besar sebagai tempat pemindahbukuan (posting) dari buku Jurnal
Dalam prosedur ini terdapat dua hal penting, yaitu:
a. Saat faktur dari pemasok disetujui untuk dibayar, bagian utang mencatat
Jumlah transaksi ke dalam jurnal pembelian dan membukukannya ke dalam
buku besar utang dan kartu utang masing-masing pemasok.
b. Saat dilakukan pembayaran sesuai dengan faktur, bagian akuntansi
membukukan jumlah transaksi ke dalam jurnal pengeluaran kas dan ke
buku besar serta kartu utang pemasok yang bersangkutan.

2) Prosedur satu akun utang untuk semua kreditur

 Dengan prosedur ini, dalam buku besar disediakan satu akun utang dagang
sebagai tempat mencatat mutasi hutang kepada semua kreditur. Mutasi utang kepada
tiap kreditur dicatat dalam kartu utang kreditur yang bersangkutan sebagai buku
pembantu. Dalam prosedur inl, akun utang dalam buku besar berfungsi sebagai akun
kontrol. Dokumen dokumen mutasi utang yang digunakan dalam penerapan prosedur ini
terdiri atas faktur yang diterima dari pemasok, bukti pembayaran utang dan memo debet
atau copy memo kredit.
Sedangkan buku-buku yang digunakan untuk mencatat transaksi mutasi utang
terdiri atas:
a. Jurnal pembelian sebagai tempat mencatat faktur pembelian yang diterima dari
pemasok.
b. Jurnal pengeluaran kas sebagal Tempat mencatat kuitansi pembayaran hutang
c. Jurnal umum atau jurnal retur pembelian sebagai tempat mencatat memo kredit
yang diterima dari kreditur.
d. Akun buku besar utang sebagai tempat mencatat transaksi mutasi hutang secara
keseluruhan.
e. Kartu utang tiap kreditur sebagai buku pembantu, tempat mencatat transaksi mutasi
hutang pada tiap kreditur.
Dokumen transaksi mutasi hutang dicatat dengan prosedur sebagai berikut:
a. Faktur Pembelian
Dicatat dalam jurnal pembelian dengan mendebet akun Pembelian dan kredit akun
hutang. Dicatat dalam kartu utang/buku besar pembantu utang kreditur yang
bersangkutan sebagai mutasi kredit.
b. Bukti Pengeluaran Kas
Dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dengan mendebet akun utang dan kredit akun
kas. Dicatat dalam kartu utang/buku besår pembantu utang Kreditur yang
bersangkutan sebagai mutasi debet.
c. Memo kredit yang diterima dari kreditor/Memo debet yang dikirim ke kreditur
Dicatat dalam jurnal umum atau buku jurnal retur pembelian dengan mendebet akun
utang dan kredit akun retur pembelian (sistem fisik) atau persediaan barang
dagangan (sistem perpetual). Dicatat dalam kartu utang kreditur yang bersangkutan
sebagai mutasi debet.
d. Pemindahbukuan (posting) dari buku jurnal ke dalam buku besar dilakukan secara
periodik misalnya tiap akhir bulan. Pengecekkan kecocokan saldo akun utang dengan
jumlah saldo hutang menurut kartu hutang dapat dilakukan pada tiap akhir bulan.

Ilustrasi pencatatan kedua prosedur sebagai berikut

Berikut ini saldo buku besar utang dagang UD BAGUS HELM per 1 Juni 2020 beserta daftar
krediturnya.
Saldo Utang Dagang Rp 27.750.000,00
Nama Pemasok Tanggal Faktur Term
Nominal
PT Modern Helm 27 Maret 2020 2/10 n/30
Rp 27.750.000,00
Berikut ini transaksi yang terjadi pada UD BAGUS HELM yang berkaitan dengan utang
dagang selama bulan Juni 2020 sebagai beriku:
Juni 1 Diterima Faktur No AS06-1 dari PT Aneka Helm untuk barang yang sudah
dipesan berupa 100 unit helm @Rp. 200.000 PPN 10% termin 2/10 n/30, biaya kirim
Rp. 200.000 FOB Shiping Point`
4. Dikirim Nota debet No FHD06-1 kepada PT Aneka Helm untuk 10 Helm yang
dikembalikan karena warna tidak sesuai
5. Dibayar Faktur No MH05-4 tertanggal 25 Maret 2020 dengan termin 2/10 n/30
denda keterlambatan 1% dari nilai utag dagang dengan nominal Rp. 27.750.000
kepada PT Modern Helm dengan Bukti Kas Keluar No BKKO6-1
6. Dikirim surat order pembelian No FHOO6-1 kepada PT Modern Helm untuk
pemesanan 100 Helm@Rp. 250.000.000 PPN 10% dan perusahaan menyerahkan
uang muka pesanan barang Rp. 7.500.000,00 dengan bukti kas keluar BKK06-2
 7. Diterima faktur No JB06-6 atas pembelian perlengkapan toko Rp. 500.000,00
termin n/10 dari Toserba Jadi Baru
8. Diterima faktur No MHO6-2 dari PT Modern Helm untuk pesanan barang tanggal
6 Juni dengan biaya kirim barang Rp 300.000 FOB Shiping Point
10. Dibayar faktur No AS06-1 atas transaksi tanggal 1 Juni 2020 dengan bukti kas keluar No
BKK06-3
12. Diterima faktur No AS06-5 dari PT Aneka Helm untuk pemesanan 50 Helm @
220.000 PPN 10% termin 2/10 n/30 biaya kirim Rp. 100.000 FOB Shiping Point.
Uang muka pembelian Rp. 3.000.000 15. Dikirim Nota Debet No
FHDO6-2 untuk 10 Helm yang dikembalikan karena cacat.
16. Dibayar Faktur No JB06-6 kepada Toserba Jadi Baru sebesar Rp. 500.0O00
dengan Bukti Kas keluar No BKK06-4
Dari transaksi tersebut catatlah kedalam jurnal khusus dan kartu utang jika perusahaan
menggunakan prosedur:
1. Prosedur satu akun utang untuk tiap kreditur
2. Prosedur satu akun utang untuk semua kreditur

Pembahasan
Lintuk pencatatan kedalam jurnal kedua prosedur sama yang membedakan hanya pada
saat pencatatan kartu utang yaitu sebagai berikut:

UD BAGUS HELM
GENERAL JOURNAL
PERIODE JUNI 2020
(Dalam Rupiah)
Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit

Juni 4 Account Payable 2.200.00

0
2020 Merchandise Inventory 2.000.00
0
VAT In 200.00
0
(Mencatat retur pembelian PT Aneka Helm)
7 Store Supplies 500.00
0
Account Payable 500.000
(Mencatat pembelian perlengkapan secara
kredit)
15 Account Payable 2.420.00
0
Merchandise Inventory 2.200.000
VAT In 220.000
(Mencatat retur pembelian)

UD BAGUS HELM
PURCHASE JOURNAL
PERIODE JUNI 2020
(Dalam
Rupiah)
DEBET KREDIT
Merchandis VAT In Cost Of Cash In Account Deposite
DATE DOC.N VENDOR e Inventory Goods Bank Payable d Paid
O S Sold
11106 11107 51103 11101 21101 11106
Juni 1 AS06-1 PT Aneka 20.000.000 2.000.00 200.00 22.200.00
Helm 0 0 0
202 8 MH06- PT 25.000.000 2.500.00 300.00 20.300.00 7.500.00
0 2 Modern 0 0 0 0
Helm
1 AS06-5 PT Aneka 11.000.000 1.100.00 100.00 3.000.00 9.200.00
2 Helm 0 0 0 0
Jumlah 56.000.000 5.600.00 600.00 3.000.00 51.700.00 7.500.00
0 0 0 0 0
62.200.000 62.200.000

UD BAGUS HELM
CASH PAYMENT JOURNAL
PERIODE JUNI 2020
(Dalam Rupiah)
DEBET CREDIT
DATE ACCOUN DOC.N Account OTHER Cash In OTHER
T O Payable Acc.N AMOUNT Bank Acc.N Acc AMOUNT
DEBITED o o Name
Juni 21101 11101
202 5 Late Fees BKK06- 27.750.00 91102 277.5 28.027.50
0 Expense 1 0 00 0
6 Deposite BKK06- 11106 7.500.0 7.500.00
d Paid 2 00 0
1 PT Aneka BKK06- 20.000.00 19.600.00 51101 Cost 400.000
0 Helm 3 0 0 Of
Good
s Sold
1 Toserba BKK06- 500.00 500.00
6 Jadi Baru 4 0 0
Jumlah 48.250.00 7.777.50 55.627.50 400.00
0 0 0 0
56.027.500 56.027.500

Untuk pencatatan kartu utang jika menggunakan

1. Prosedur satu akun utang untuk tiap kreditur
Setelah transaksi diatas dicatat kedalamn jurnal masing-masing selanjutnya dicatat
juga ke dalam buku besar utang masing-masing kreditur pencatataņnya sebagai
berikut:

Nama Akun : Utang Dagang - PT Modern Helm No. 2-1111

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo

Debet Kredit
Juni 1 Saldo awal 27.750.000
2020 5 Pembayaran CPJ 27.750.000 0
8 Pembelian PJ 20.300.000 23.300.000
15 Retur pembelian GJ 2.420.000 19.880.000

Nama Akun : Utang Dagang - PT Aneka Helm No. 2-1112

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo

Debet Kredit
Juni 1 Pembelian PJ 22.220.000 22.220.000
2020 4 Retur pembelian GJ 2.200.000 20.000.000
10 Pembayaran CPJ 20.000.000 0
11 Pembelian PJ 9.200.000 9.200.000

Nama Akun : Utang Dagang – Toserba Jadi Baru No. 2-1113

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo

Debet Kredit
Juni 7 Pemb Perlengk GJ 500.000 500.000
2020 16 Pembayaran CPJ 500.000 0
 2. Prosedur satu akun utang untuk semua kreditur
Dalam prosedur ini perusahaan akan memposting jurnal khusus yang sudah dibuat
kedalam akun utang dagang pada akhir periode untuk keseluruhan kreditur,
Kemudian untuk merinci mutasi utang dagang maka dibuatkan kartu utang atau buku
bèsar pembantu utang untuk masing-masing kreditur yang pencatatanya langsung
dari dokumen transaksi. Pencatatan dengan menggunakan prosedur satu akun utang
untuk semua kreditur jika perusahaan menggunakan akun asing sebagai berikut:

UD BAGUS HELM
BUKU BESAR UMUM

Account Name : Account Payable No.2-1101

Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo

Debet Kredit
Juni 1 Opening balance 27.750.000
2020 30 Purchase PJ 51.700.000 79.450.000
30 Payment CPJ 48.250.000 31.200.000
30 Purchase GJ 500.000 31.700.000
30 Purchase retur GJ 4.620.000 27.080.000

BUKU BESAR PEMBANTU UTANG

Supplier Name : PT Modern Helm No.S001

Date Description Ref Debet Credit Balance

Debet Credit
Juni 1 Saldo awal 27.750.000
2020 5 Pembayaran BKK06-1 27.750.000 0
8 Pembelian MH06-2 20.300.000 20.300.000
15 Retur pembelian FHD06- 2.420.000 19.880.000
2

Supplier Name : PT Aneka Helm No.S002

Date Description Ref Debet Credit Balance

Debet Credit
Juni 1 Pembelian AS06-1 22.200.000 22.200.000
2020 4 Retur pembelian FHD06- 2.200.000 20.000.000
1
10 Pembayaran BKK06-3 20.000.000 0
12 Pembelian AS06-5 9.200.000 9.200.000

Supplier Name : Toserba Jadi Baru No.S003

Date Description Ref Debet Credit Balance

Debet Credit
Juni 7 Purchase of Supplies JB06-6 500.000 500.000
2020 16 Payment BKK06-4 500.000 0