[BUKU PANDUAN]

PENGELOLAAN DOKUMENTASI
FOTO DAN VIDEO KEGIATAN

SATUAN POLISI PAMONG PRAJA DAN PEMADAM

KEBAKARAN KABUPATEN MAGETAN
September 2019
 Abstraksi

Dokumentasi adalah aktivitas atau proses sistematis dalam melakukan

pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, dan
penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan
pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna.

Fungsi dari pengelolaan dokumentasi itu sendiri antara lain :

• Menyediakan informasi tentang hasil dokumentasi bagi pengguna

• Memberikan alat bukti dan data akurat mengenai keterangan
dokumen
• Melindungi dan menyimpan file dokumentasi
• Menghindari kerusakan terhadap file dokumentasi
• Memberikan jaminan keutuhan dan keotentikan infomasi dan data
yang ada dalam dokumen

Dilihat dari fungsinya, pengelolaan dokumentasi yang baik sangat

penting, tidak hanya mampu mendokumentasikannya saja akan
tetapi juga mampu untuk mengelolanya sehingga fungsi-fungsi dari
hasil dokumentasi itu dapat terjaga, oleh karena itu diperlukan
pengelolaan yang optimal dengan dibuatnya buku panduan ini,
maka diharapkan dapat dijadikan acuan dalam mengelola
dokumentasi secara optimal.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan |1

 1. PERSIAPAN PERANGKAT
Dalam mengelola hasil dari dokumentasi kegiatan, baik itu berupa
foto maupun video dibutuhkan perangkat yang mendukung
antara lain:

a. Mobile Phone
Mobile phone atau Smartphone disini memiliki peranan penting
dalam pengelolaan dokumentasi, dimulai dari sebagai alat
perekam maupun alat untuk membagikan dokumentasi
kegiatan melalui aplikasi Whatsapp.

b. Aplikasi Whatsapp
Saat ini setiap pemilik smartphone juga memiliki aplikasi
Whatsapp, karena media social yang berfungsi sebagai media
komunikasi yang efektif dan efisien ternyata juga berfungsi
sebagai media untuk berbagi foto maupun video, hal ini juga
dimanfaatkan sebagai media penyimpanan hasil dokumentasi
tersebut.

c. PC / Laptop
Perangkat ini dipergunakan nantinya sebagai alat untuk
menyimpan hasil dokumentasi yang mampu menampung
jumlah yang besar.

d. Koneksi Internet
Hal terpenting lainnya adalah koneksi internet, tanpa adanya
koneksi internet maka pengelolaan dokumentasi kegiatan
berupa foto maupun video tidak bisa dilakukan.

2. MENGGUNAKAN WHATSAPP WEB SEBAGAI SUMBER DOKUMENTASI

a. Apa itu Whatsapp Web
WhatsApp tidak hanya bisa kita akses melalui aplikasi pada
smartphone kita saja. WhatsApp juga bisa kita akses melalui
laptop atau komputer menggunakan WhatsApp Web. Didalam
WhatsApp Web kita bisa menemukan berbagai fitur yang
terdapat dalam WhatsApp Smartphone seperti melakukan
chat, mengirim gambar, mengirim video, voice note, membuat
grup, dan masih banyak fitur lainya.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan |2

 b. Cara akses Whatsapp Web
Buka aplikasi WhatsApp Web bagi yang menggunakan versi
Desktop. Untuk yang mengaksesnya lewat browser silahkan
buka browser lalu kunjungi situs https://web.whatsapp.com/

c. Log In Whatsapp Web

➢ Setelah terbuka maka akan muncul kode QR atau barcode

➢ Buka WhatsApp di smartphone. Lalu cari menu WhatsApp

Web.
• Bagi pengguna Android : Buka layar Chat lalu pilih Menu
(titik 3). Selanjutnya pilih WhatsApp Web.
• Bagi pengguna iPhone : Buka aplikasi WhatsApp >
Pengaturan > WhatsApp Web.
➢ Selanjutnya WhatsApp akan menggunakan kamera untuk
melakukan pemindaian terhadap QR code. Arahkan
kamera smartphone ke barcode yang tertera pada
WhatsApp Web di laptop kita. Maka secara otomatis
WhatsApp Web akan terhubung dengan WA di smartphone
tersebut.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan |3

 Setelah berhasil login. Anda bisa menggunakan
WhatsApp Web layaknya WhatsApp pada smartphone yang
anda gunakan.

d. Cara Download dari Whatsapp Web

Gambar/video yang dibuka melalui WhatsApp Web tidak
otomatis tersimpan ke laptop atau komputermu. Berbeda
dengan di smartphone dimana ketika gambar sudah kita lihat
itu artinya telah tersimpan di penyimpanan smartphone. Pada
WhatsApp Web tidak demikian. Kita harus mendownloadnya.

Gambar/video/dokumen yang telah didownload bisa dibuka di

folder Downloads. Agar lebih praktis bisa dilakukan seperti yang
tertera pada gambar.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan |4

 3. GOOGLE DRIVE SEBAGAI PENYIMPANAN CADANGAN VIRTUAL
Google Drive adalah salah satu fitur layanan cloud
storage Google yang ditujukan untuk menyimpan file di internet
pada storage yang disediakan oleh Google. Dengan adanya drive
ini maka pemilik file dapat menyimpan dan mengakses file tersebut
kapanpun dan dimanapun dengan menggunakan berbagai
gadget (desktop, laptop, tablet ataupun smartphone). Selain itu file
tersebut dapat Anda bagi dengan orang lain, baik untuk berbagi
pakai maupun berkolaborasi.
Dengan menggunakan Google Drive, berarti pemilik file
telah memiliki back-up file nya di internet sehingga jika terjadi
sesuatu pada file yang disimpan di komputer atau laptop, misalnya
file tersebut rusak atau hilang atau terkena virus, atau
komputer/laptopnya rusak yang menyebabkan tidak dapat
digunakan, maka file yang berada di Google Drive tetap aman
dan tetap dapat diakses menggunakan komputer lain yang
terhubung ke internet.
a. Buat Akun Google
Hal pertama yang harus dilakukan untuk bisa mengakses
adalah dengan memiliki akun Google terlebih dahulu, , berikut
adalah cara membuat akun baru Google:
➢ Buka aplikasi browser yang ada di PC / Laptop (Mozilla,
Chrome, dsb.), lalu masuk ke laman
https://accounts.google.com/SignUp dan isi informasi yang
dibutuhkan lalu klik Next.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan |5

 ➢ Isi kolom Tanggal lahir, Gender (jenis kelamin), Ponsel, serta
negara pada form Lokasi, kemudian klik tombol Langkah
berikutnya.

Catatan: kolom isian Alamat email Anda saat ini dapat

dikosongkan jika belum memiliki alamat email.
➢ Kemudian akan muncul halaman pop up Privasi dan
Persyaratan, silakan scroll ke bagian paling bawah kemudian
klik tombol SAYA SETUJU.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan |6

 ➢ Pada langkah ini proses daftar akun Google sudah selesai.
Secara otomatis, proses daftar Gmail baru Anda juga telah
berhasil. Anda dapat langsung mengakses Gmail dengan klik
tombol Continue.

b. Backup Database Offline Googledrive

Google drive merupakan penyedia layanan gratis untuk
menyimpan hasil dokumentasi kegiatan secara online dari
Google, hal ini menjadikan dokumen siap dibawa kemana-
mana tanpa beban dan bisa diakses kapan saja.
➢ Buka Google drive dengan mengunjungi situs
https://drive.google.com/ melalui Browser anda.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan |7

 ➢ Klik Go to Drive. Tombol tersebut berada di bagian tengah
halaman. Setelah itu, halaman log masuk akan ditampilkan.

➢ Masukkan detail akun. Ketika diminta, ketikkan alamat email

yang telah dibuat dan kata sandi yang digunakan untuk
masuk ke akun Google.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan |8

 ➢ Klik New Tombol biru tersebut berada di pojok kiri atas
halaman. Setelah itu, menu drop-down akan ditampilkan

➢ Klik File upload. Pilihan ini berada pada menu drop-

down “NEW”. Setelah itu, jendela File Explorer (Windows)
akan ditampilkan.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan |9

 ➢ Pilih berkas. Klik berkas yang ingin diunggah. Jika Anda ingin
mengunggah beberapa berkas, Anda bisa menekan dan
menahan tombol Ctrl sambil mengeklik berkas untuk
memilihnya. Lalu Klik Open Tombol ini berada di pojok kanan
bawah jendela. Setelah itu, berkas akan diunggah ke Google
Drive.

➢ Tunggu hingga berkas-berkas selesai diunggah. Waktu yang

diperlukan akan begantung kepada ukuran berkas yang
diunggah dan koneksi internet. Oleh karena itu, cukup
pastikan halaman Google Drive tetap terbuka selama proses
unggah berlangsung. Setelah berkas selesai diunggah, Anda
bisa melihat tanda centang “✓“ berwarna putih di samping
nama berkas pada kotak yang ditampilkan di sisi kanan
halaman.

c. Berbagi File dengan Google drive

Berbagi dokumen atau berkas dapat menjadi pilihan yang
tepat jika berkas yang ingin dibagikan berukuran lebih dari 25
MB karena kebanyakan layanan penyedia surel tidak
memungkinkan Anda untuk melampirkan berkas dengan
ukuran tersebut, termasuk juga file-file hasil dokumentasi yang
telah di upload di google drive, sehingga orang lain bisa
mengakses file yang sama.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan | 10

 ➢ Pilih Folder dan/atau Berkas. Klik folder dan/atau berkas yang
ingin Anda bagikan dengan orang lain. Anda bisa melihat
beberapa ikon ditampilkan di bagian atas halaman setelah
berkas diklik

➢ Klik ikon "Share". Ikon ini ditandai oleh gambar manusia

dengan tanda "+" di sampingnya. Anda bisa menemukan
ikon ini di pojok kanan atas halaman Drive. Setelah diklik,
jendela baru akan dibuka.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan | 11

 ➢ Klik ikon "Pensil". Ikon pensil ini berada di pojok kanan jendela
pop-up. Setelah itu, menu drop-down akan ditampilkan.

➢ Tentukan pilihan berbagi. Klik salah satu pilihan yang

ditampilkan di menu drop-down ini:
• “Can edit” – Pengguna yang Anda ajak berbagi berkas
dapat menyunting dokumen yang dibagikan.
• “Can comment” – Pengguna yang Anda ajak berbagi
berkas dapat meninggalkan komentar mengenai
dokumen, tetapi tidak dapat menyuntingnya.
• “Can view” – Pengguna yang Anda ajak berbagi berkas
hanya bisa melihat, dan tidak dapat mengomentari atau
menyunting dokumen yang dibagikan.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan | 12

 ➢ Masukkan alamat email. Pada kolom teks "People" yang
berada di bagian tengah jendela, ketikkan alamat email
pengguna yang ingin Anda ajak berbagi dokumen. Anda
bisa memasukkan beberapa alamat surel dengan menekan
tombol Tab ↹ setelah selesai memasukkan satu alamat.

Tambahkan catatan jika mau. Jika Anda ingin menyisipkan

serangkaian petunjuk atau penjelasan singkat mengenai
konten yang dibagikan, masukkan catatan pada kolom teks
"Add a note".

➢ Klik Send. Tombol biru tersebut berada di pojok kiri bawah

jendela. Setelah itu, berkas akan dibagikan ke penerima
yang sudah dipilih melalui surel.

Buku Panduan Pengelolaan Dokumentasi Satpol PP dan Damkar Kab. Magetan | 13