Nomor : 0505/J1.1/TI.08.

00/2023 17 Juli 2023

Lampiran. : Dua hal
Hal : Pemberitahuan Pembatasan Kapasitas Penyimpanan

Yth. Kepala Satuan Kerja (Daftar Terlampir)

Menindaklanjuti surat kami pada tanggal 29 Maret 2023 nomor 0126/J1.1/TI.08.00/2023 terkait rencana penyesuaian
fasilitas akun akses layanan pendidikan (akun belajar.id) untuk satuan kerja di lingkungan Kementerian Pendidikan
Kebudayaan Riset dan Teknologi.
Sehubungan dengan akan diimplementasikannya pembatasan kapasitas penyimpanan (storage) akun belajar.id
nonSatuan Pendidikan pada subdomain @dikbud, @konsultan, @program, @instruktur, @mitra, @penggerak dan
@pusdatin mulai tanggal 24 Juli 2023, maka dengan ini kami sampaikan beberapa hal sebagai berikut:

1. Kapasitas penyimpanan akan dibatasi berdasarkan subdomain dan ada atau tidaknya lisensi Teaching and
Learning sebagai berikut:

2. Pembatasan kapasitas penyimpanan (storage) ini akan berdampak pada data tersimpan dan aktivitas
pemanfaatan workspace seperti terlampir;
3. Diperlukan langkah-langkah teknis terkait pembersihan, pencadangan, dan atau cara lainnya pada akunakun
dengan domain di atas sehingga tidak melewati batas kapasitas penyimpanan yang diberikan.
4. Jika pengguna tidak dapat melakukan pembersihan data (cleansing data), pencadangan data (backup data),
dan atau cara lainnya, maka kami akan melakukan penghapusan data diluar batas kapasitas yang akan
menimbulkan dampak (terlampir) yang perlu dilakukan mitigasi. Adapun linimasanya adalah sebagai
berikut:
 -2-

5. Dalam rangka menjaga kapasitas penyimpanan, maka kami akan melakukan penertiban/penghapusan untuk
akun-akun yang tidak sign-in/login selama lebih dari 6 bulan berturut-turut sejak tanggal 11 Januari 2023.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon bantuan Bapak/Ibu untuk melakukan koordinasi internal dan
meneruskan informasi di atas kepada Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang ada di daerah.

Demikian disampaikan untuk menjadi perhatian, atas bantuan dan kerjasama Bapak dan Ibu, kami ucapkan
terimakasih.

Kepala Balai Layanan Platform

Teknologi Informasi,

Wibowo Mukti, S.Kom., M.Si.

Tembusan: NIP. 198010062003121002
1. Sekretaris Jenderal Kemendikbudristek
2. Kepala Pusat Data dan Teknologi Informasi
Lampiran 1
Nomor : 0505/J1.1/TI.08.00/2023
Tanggal : 17 Juli 2023
Perihal : Satuan Kerja Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknolgi

1. Sekretaris Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan

2. Sekretaris Direktorat Jenderal PAUD Dikdasmen
3. Sekretaris Direktorat Jenderal Vokasi
4. Sekretaris Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Riset, dan Teknologi
5. Sekretaris Inspektorat Jenderal
6. Sekretaris Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan
7. Sekretaris Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa
8. Kepala Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa
9. Kepala Biro Perencanaan
10. Kepala Biro Sumber Daya Manusia
11. Kepala Biro Keuangan dan Barang Milik Negara
12. Kepala Biro Hukum
13. Plt. Kepala Biro Organisasi dan Tata Laksana
14. Plt. Kepala Biro Kerjasama dan Hubungan Masyarakat
15. Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai
16. Kepala Pusat Penguatan Karakter
17. Kepala Pusat Layanan Pembiayaan Pendidikan
Lampiran 2
Nomor : 0505/J1.1/TI.08.00/2023
Tanggal : 17 Juli 2023
Perihal : Informasi lebih lanjut Pembatasan Kapasitas Penimpanan
Akun Akses Layanan Pendidikan (belajar.id)

Keterangan Tambahan
Jika melewati lini masa, kapasitas penyimpanan masih melebihi kuota yang diberikan, maka dampak
yang akan terjadi sebagai berikut :

1. pengguna tidak dapat mengunggah file baru atau gambar ke dalam Google Drive
2. pengguna tidak dapat membackup gambar maupun video ke dalam Google Photos
3. pengguna tidak dapat membuat file baru di aplikasi kolaboratif seperti Google Docs, Sheets,
Slides, Drawings, Forms, dan Jamboard
4. pengguna tidak dapat mengedit atau mengcopy file yang sudah ada atau mensubmit forms
5. pengguna tidak dapat merekam melalui Google Meet
6. Terkhusus Workspace for Education, pengguna masih bisa menerima dan/atau mengirim email
7. pengguna masih dapat login kedalam akunnya untuk melihat dan mengunduh files.
8. Hal-hal yang terjadi terkhusus penggunaan Google Classroom:

● Pengguna (guru dalam Google Classroom) tidak dapat membuat assignment baru jika
diperlukan adanya pengunggahan file baru
● Pengguna (siswa dalam Google Classroom) tidak dapat mensubmit assignment jika
terdapat lampiran.

Panduan Pembersihan/Cleansing Data

Terdapat beberapa cara dalam melakukan Cleaning Data berdasarkan jenis layanan Google

1. Google Drive
Untuk menghapus file Google Drive Anda, pindahkan file tersebut ke sampah. File dalam
sampah akan otomatis dihapus setelah 30 hari. Anda dapat memulihkan file dari sampah Anda
sebelum jangka waktu 30 hari. Anda juga dapat menghapusnya secara permanen untuk
mengosongkan sampah.

● Langkah menemukan file berukuran besar :

1. Gunakan Browser pada Komputer.
2. Masuk menggunakan akun Belajar.id anda.
3. Buka tautan https://drive.google.com/drive/quota.
4. Taruh file yang tidak Anda inginkan di Sampah Anda, lalu hapus file secara
permanen.

● Langkah Mengosongkan sampah :

1. Di komputer, buka drive.google.com.
2. Masuk menggunakan akun Belajar.id anda.
3. Di sebelah kiri, klik Sampah.
4. Pastikan tidak ada file yang ingin disimpan.
 5. Di kanan atas, klik Kosongkan sampah.

**Tips: Jika Anda tidak melihat "Kosongkan sampah", di bagian atas di samping
Sampah, klik panah Bawah Kosongkan sampah.

● Menghapus file tertentu secara permanen :

1. Di komputer, buka drive.google.com.
2. Masuk menggunakan akun Belajar.id anda.
3. Di sebelah kiri, klik Sampah.
4. Klik file.
5. Di bagian atas, klik Hapus selamanya .

● Menghapus data tersembunyi dari aplikasi Google Drive :

1. Di komputer Anda, buka drive.google.com.
2. Masuk menggunakan akun Belajar.id anda.
3. Klik Setelan Setelan.
4. Di sebelah kiri, klik Kelola aplikasi.
5. Jika ada data tersembunyi, Anda dapat melihat jumlahnya di bawah deskripsi
aplikasi.
6. Untuk menghapus data ini, klik Opsi Hapus data aplikasi tersembunyi.

2. Gmail
● Menghapus email dengan lampiran berukuran besar di Gmail secara permanen:
1. Di komputer Anda, buka mail.google.com.
2. Masuk menggunakan akun Belajar.id anda.
3. Di Kotak penelusuran, ketik has:attachment larger:10M.
4. Klik Telusuri .
**Catatan: Ganti "10" dengan angka yang lebih tinggi untuk menghapus file yang
berukuran lebih besar.
5. Pilih email yang tidak Anda butuhkan, lalu klik Hapus .

6. Di sisi kiri halaman, klik Menu Sampah.

7. Di bagian atas, klik Kosongkan sampah sekarang.

● Menghapus email secara permanen di folder Spam Anda :

1. Di komputer Anda, buka mail.google.com.
2. Masuk menggunakan akun Belajar.id anda.

3. Di sisi kiri halaman, klik Menu Spam. Jika Anda tidak melihat Spam, klik
Lainnya.
4. Di bagian atas, klik Hapus semua pesan spam sekarang. Atau, pilih email tertentu,
lalu klik Hapus selamanya.
 3. Google Photos
● Memindahkan foto & video ke Sampah :
1. Di komputer Anda, buka photos.google.com.
2. Arahkan kursor ke item yang ingin Anda pindahkan ke Sampah.
3. Di kiri atas, klik Pilih .
4. Di kanan atas, klik Hapus Pindahkan ke sampah.

Panduan Pencadangan/Backup Data

❖ Mengunduh manual dari Google Drive :

1. Di komputer Anda, buka drive.google.com
2. Masuk menggunakan akun Belajar.id anda.
3. Klik file yang akan didownload.
4. Untuk mendownload beberapa file, tekan Command (Mac) atau Ctrl (Windows) lalu
klik file lain.
5. Klik kanan lalu klik Download.

**Tips: Anda tidak dapat menarik file atau folder langsung ke desktop.

❖ Mengunduh data Google lainnya menggunakan Google Takeout :

➢ Langkah 1: Pilih data untuk disertakan dalam arsip download Anda

1. Buka halaman Download data Anda. Produk Google yang memiliki data
Anda dipilih otomatis.
2. Jika Anda tidak ingin mendownload data dari suatu produk, hapus
centang pada kotak di sampingnya.
3. Jika Anda hanya ingin mendownload sebagian data Anda dari suatu
produk, Anda mungkin memiliki opsi untuk memilih tombol seperti
Daftar Semua data disertakan. Lalu, Anda dapat menghapus centang
pada kotak di samping data yang tidak ingin Anda sertakan.
4. Pilih Langkah berikutnya.
5. Penting: File mungkin tidak menyertakan perubahan data yang terjadi
antara saat Anda meminta download dan saat arsip dibuat.

➢ Langkah 2: Sesuaikan format arsip Anda

➢ Metode pengiriman:
★ Mengirim link download melalui email:

Google akan mengirimi Anda email berisi link untuk mendownload arsip data
Google Anda.

1. Untuk "Metode pengiriman", pilih Kirim link download melalui

email.
2. Pilih Buat ekspor.
 3. Di email yang masuk, pilih Download arsip.
4. Untuk mendownload data Google Anda, ikuti langkah-langkah di
layar.

★ Menambahkan ke Dropbox:
Google akan mengupload arsip Anda ke Dropbox dan mengirimkan link
lokasinya kepada Anda melalui email.

1. Untuk "Metode pengiriman", pilih Tambahkan ke Dropbox.

2. Pilih Tautkan akun dan buat ekspor.
3. Anda akan diarahkan ke Dropbox. Login ke akun Dropbox Anda jika
diminta.
4. Di jendela Dropbox yang menanyakan apakah Google Download Data
dapat mengakses folder "Aplikasi" sendiri di Dropbox, pilih Izinkan.
5. Untuk menjaga agar data Anda tetap bersifat pribadi, pastikan Anda
tidak membagikan folder Dropbox ini kepada orang lain.
6. Di email yang masuk, pilih Lihat di Dropbox. Anda akan dibawa ke
folder Dropbox yang berisi arsip Anda.
7. Untuk mendownload data Anda, ikuti proses Dropbox untuk
mendownload file.

**Catatan:

1. Setelah mengikuti langkah-langkah ini, Google Download Data akan

muncul di setelan keamanan Dropbox sebagai aplikasi tertaut. Anda
dapat menghapus Google sebagai aplikasi tertaut kapan saja. (Jika
Anda ingin mengekspor data ke Dropbox di masa mendatang, Anda
harus memberikan akses ke Google lagi.)
2. Saat arsip Anda tersimpan di Dropbox, Google tidak bertanggung
jawab lagi atas arsip tersebut Arsip Anda

★ Menambahkan ke Microsoft One Drive

Google akan mengupload arsip Anda ke Microsoft OneDrive dan mengirimkan

link lokasinya kepada Anda melalui email.

1. Untuk "Metode pengiriman", pilih Tambahkan ke OneDrive.

2. Pilih Tautkan akun dan buat ekspor.
3. Anda akan diarahkan ke Microsoft. Login ke akun Microsoft Anda jika
diminta.
4. Di jendela Microsoft yang menanyakan apakah Google Download Data
dapat mengakses info Anda, pilih Ya.
5. Untuk menjaga agar data Anda tetap bersifat pribadi, pastikan Anda
tidak membagikan folder OneDrive ini kepada orang lain.
6. Di email yang masuk, pilih Lihat di OneDrive. Anda akan dibawa ke
folder OneDrive berisi arsip Anda.
 7. Untuk mendownload data Anda, ikuti proses OneDrive untuk
mendownload file.

**Catatan:

1. Setelah Anda mengikuti langkah-langkah ini, Google Download Data

akan muncul di setelan keamanan dan privasi Microsoft OneDrive
sebagai aplikasi yang dapat mengakses beberapa info Anda. Anda dapat
menghapus akses Google kapan saja. (Jika Anda ingin mengekspor data
ke OneDrive di masa mendatang, Anda harus memberikan akses ke
Google lagi.)
2. Saat arsip Anda tersimpan di Microsoft OneDrive, Google tidak
bertanggung jawab lagi atas arsip tersebut.

★ Menambahkan ke Box
Google akan mengupload arsip Anda ke Box dan mengirimkan link lokasinya
kepada Anda melalui email

1. Untuk "Metode pengiriman", pilih Tambahkan ke Box.

2. Pilih Tautkan akun dan buat ekspor.
3. Anda akan diarahkan ke Box. Login ke akun Box Anda jika diminta.
4. Di jendela Box yang menanyakan apakah Google Download Data dapat
mengakses info Anda, pilih Berikan akses ke Box.
5. Untuk menjaga agar data Anda tetap bersifat pribadi, pastikan Anda tidak
membagikan folder Box ini kepada orang lain. Jika Anda mengekspor ke
akun perusahaan, admin dapat melihat data Anda, meski tidak ada link
berbagi yang dibuat.
6. Di email yang masuk, pilih Lihat di Box. Anda akan dibawa ke folder
Box berisi arsip Anda.
7. Untuk mendownload data Anda, ikuti proses Box untuk mendownload
file.

**Catatan:

1. Setelah Anda mengikuti langkah-langkah ini, Google Download Data

akan muncul di aplikasi yang terhubung sebagai aplikasi yang dapat
mengakses beberapa info Anda. Anda dapat menghapus akses Google
kapan saja. (Jika Anda ingin mengekspor data ke Box di masa
mendatang, Anda harus memberikan akses ke Google lagi.)
2. Ukuran arsip maksimum yang dipilih akan berkurang jika ukuran
upload file maksimum pada akun Box Anda lebih kecil. File dalam
arsip Anda yang ukurannya lebih besar dari ukuran upload file
maksimum pada akun Box Anda, tidak akan diekspor ke Box.
3. Saat arsip Anda tersimpan di Box, Google tidak bertanggung jawab
lagi atas arsip tersebut. Arsip Anda akan ditangani berdasarkan
Kebijakan Privasi Box.
➢ Jenis Ekspor:
★ Arsip sekali pakai :
Membuat satu arsip data pilihan Anda.

★ Ekspor yang dijadwalkan :

Otomatis membuat arsip data pilihan Anda setiap 2 bulan sekali selama satu
tahun. Arsip pertama akan segera dibuat.

➢ Jenis File:
★ Ekstensi file .zip
File ini dapat dibuka di hampir semua komputer.

★ Ekstensi File .tgz

Anda mungkin memerlukan software tambahan untuk membuka file ini di
Windows.

➢ Ukuran arsip
Pilih ukuran maksimum arsip yang ingin Anda buat. Jika data yang Anda download
lebih besar daripada ukuran ini, beberapa arsip akan dibuat.

➢ Langkah 3: Dapatkan arsip data Google Anda

Jika arsip Anda dibuat dengan menggunakan salah satu opsi yang telah disebutkan
diatas, google akan mengirim email berisi link lokasinya kepada Anda. Bergantung
pada jumlah data di akun Anda, proses ini dapat memerlukan waktu beberapa menit
hingga beberapa hari.