PETUNJUK TEKNIS

APLIKASI PRESENSI ONLINE (E-SENSI) V.2

PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
2023
 PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
Jalan Pejanggik No. 14 Gedung E Mataram Tlp/Fax. (0370) 7507500 email : bkd@ntbprov.go.id

KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIN DAERAH

PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
NOMOR :056/BKD/2023

TENTANG
PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
NOMOR 444/BKD/2022 TENTANG PETUNJUK TEKNIS
APLIKASI PRESENSI ONLINE (E-SENSI)
PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT,

Menimbang : bahwa Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Nomor

444/BKD/2022 tentang Petunjuk Teknis Aplikasi Presensi
Online (E-sensi) Pegawai Aparatur Sipil Negara di Lingkungan
Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat, perlu diubah
karena adanya penambahan juknis yang telah disesuaikan
dengan pengembangan aplikasi presensi online (E-sensi);

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur

Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5494);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang
Manajemen Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2017 Nomor 63 Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6037);
3. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang
Penilaian Kinerja Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2019 Nomor 77);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 94 tahun 2021tentang
Disiplin Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik
Indonesia tahun 2021 nomor 202, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 6718) ;
5. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun
2021 tentang Perubahan Atas Peraturan Badan
Kepegawaian Negara Nomor 24 Tahun 2017 tentang Tata
Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil;
6. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 6 Tahun
2022 tentang Peraturan Pelaksanaan Peraturan
Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021 tentang Disiplin
Pegawai Negeri Sipil;
7. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 79
Tahun 2022 tentang Disiplin Kerja Pegawai Aparatur
Sipil Negara Di lingkungan pemerintah Provinsi Nusa
Tenggara Barat.
 MEMUTUSKAN

Menetapkan :

KESATU : Mengubah Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah

Nomor 444/BKD/2022 tentang Petunjuk Teknis Aplikasi
Presensi Online (E-sensi) Pegawai Aparatur Sipil Negara di
Lingkungan Pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat
sebagaimana tercantum dalam Lampiran Keputusan ini.

KEDUA : Keputusan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan, dengan

ketentuan bahwa apabila terdapat kekeliruan didalamnya
akan diadakan perbaikan sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di Mataram
pada tanggal 03 Januari 2023

KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH

PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT

MUHAMMAD NASIR
LAMPIRAN
KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI NTB
NOMOR : 056/BKD/2023
TENTANG
PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN KEPALA BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH NOMOR
444/BKD/2022 TENTANG PETUNJUK TEKNIS APLIKASI PRESENSI ONLINE (E-SENSI)
PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA DI LINGKUNGAN PEMERINTAH PROVINSI NUSA
TENGGARA BARAT
 KATA PENGANTAR

Disiplin PNS adalah kesanggupan PNS untuk menaati kewajiban dan menghindari
larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan. Salah satu indikator
kedisiplinan adalah menaati kehadiran dan kepulangan Pegawai ASN sesuai jam kerja
yang telah ditentukan dan melaksanakan setiap tugas yang diberikan atasan sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Untuk memudahkan Pegawai ASN dalam melakukan perekaman kehadiran dan
kepulangan sesuai jam kerja, maka dibangunlah Aplikasi Presensi Online (E-Sensi).
Aplikasi E-Sensi memungkinkan setiap Pegawai Aparatur Sipil Negara mencatat
kehadiran secara online, sehingga memudahkan Perangkat Daerah untuk melakukan
pemantauan kedisiplian Pegawai ASN.

Mataram, 03 Januari 2023

Kepala Badan Kepegawaian Daerah
Provinsi Nusa Tenggara Barat

Drs. MUHAMMAD NASIR

Pembina Utama Madya
NIP. 19640412 199003 1 013

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... i

DAFTAR ISI .................................................................................................................. ii
BAB I PENDAHULUAN.................................................................................................. 1
A. Latar Belakang.................................................................................................... 1
B. Dasar .................................................................................................................. 1
C. Prinsip ................................................................................................................ 1
D. Tujuan ................................................................................................................ 1
E. Sasaran .............................................................................................................. 2
F. Ketentuan Umum ............................................................................................... 2

BAB II PANDUAN USER DAN OPERATOR ..................................................................... 4

A. Kewajiban ........................................................................................................... 4
B. Larangan ............................................................................................................ 5
C. Pengenalan Antarmuka Aplikasi E-Sensi ............................................................. 5
D. Pengenalan Menu Absensi E-Sensi ............................................................... 6
E. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Jam Kerja Normal) ....................................... 7
F. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Kerja Shift) .................................................. 9
G. Presensi (TD, TB, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH dan Lain-lain) . 11
H. Presensi Pulang Lebih Awal Dari Jam Kerja ........................................................ 12
I. Presensi Pulang Di Luar Radius .......................................................................... 13

BAB III PANDUAN OPERATOR ...................................................................................... 14

A. Kewajiban ........................................................................................................... 14
B. Larangan ............................................................................................................ 14
C. Pengenalan Antarmuka Aplikasi E-Sensi ............................................................. 15
D. Membuat Titik Koordinat Presensi ...................................................................... 16
E. Menambahkan data pegawai ............................................................................... 17
F. Mengubah, Menghapus dan Mutasi Data Pegawai ............................................... 18
G. Merekap Potongan TPP Dan Mencetak Presensi Kehadiran Pegawai .................... 20
H. Menambahkan Presensi (TD, TB, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH,
Tanpa Keterangan dan Lain-lain) ........................................................................ 20
I. Menambahkan Pegawai Tidak Apel .............................................................. 21
J. Approve Izin Terlambat Datang, Izin Pulang Lebih Awal dan Izin Pulang di Luar
Radius ................................................................................................................ 22
K. Reset Device Perangkat E-Sensi .......................................................................... 23
L. Reset Password Akun Pegawai ASN ..................................................................... 23
M. Pengaturan Jam Kerja ........................................................................................ 23
N. Pengaturan Pegawai Jam Kerja Model Shift ......................................................... 24

BAB IV PENANGGUNG JAWAB..................................................................................... 25

A. Kewajiban ........................................................................................................... 25
B. Larangan ............................................................................................................ 25

BAB V ALUR KERJA SISTEM E-SENSI DAN PETA SITUS ABSENSI OPERATOR............ 26
A. ALUR KERJA SISTEM E-SENSI ........................................................................... 26
B. PETA SITUS ABSENSI OPERATOR ...................................................................... 27
C. ALUR PROSES PRESENSI MASUK DAN KENDALA ........................................ 28
D. ALUR PROSES PRESENSI PULANG DAN KENDALA ....................................... 29
E. ALUR PROSES PRESENSI PEGAWAI MUTASI ............................................... 30
F. ALUR PROSES PEGAWAI PENSIUN ............................................................... 31
G. ALUR PROSES PENCAIRAN TPP................................................................... 31

BAB VI PERMASALAHAN DAN SOLUSI/ PERTANYAAN DAN JAWABAN ........................ 32

BAB VIII PENUTUP ....................................................................................................... 37

ii
 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
Salah satu indikator kedisiplinan pegawai adalah ketepatan waktu dalam
masuk dan pulang dalam bekerja. Untuk mengukur ketetapan waktu
tersebut, Perangkat Daerah mengalami kesulitan, karena masih
menggunakan cara manual dalam melakukan presensi. Presensi manual
memiliki beberapa kelemahan, diantaranya : tidak ramah lingkungan
(boros kertas), data kurang akurat, dan pengolahan data kehadiran
membutuhkan waktu lebih lama.
Untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan solusi berupa penerapan
aplikasi presensi online (E-Sensi).

2. Dasar
1. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja
Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2019 Nomor 77);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 94 tahun 2021tentang Disiplin Pegawai
Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2021 nomor
202, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6718) ;
3. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2021 tentang
Perubahan Atas Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 24
Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil;
4. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 6 Tahun 2022 tentang
Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021
tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil;
5. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 79 Tahun 2022
tentang Disiplin Kerja Pegawai Aparatur Sipil Negara Di lingkungan
pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat.

3. Prinsip
Aplikasi Presensi Online dilakukan dengan prinsip non diskriminatif,
objektif, transparan, akuntabel dan berkeadilan.

4. Tujuan
Petunjuk Teknis ini digunakan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah
Dalam Penggunaan Aplikasi E-Sensi Di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Nusa Tenggara Barat.

1
5. Sasaran
Sasaran dari Petunjuk Teknis adalah :
1. Pegawai Aparatur Sipil Negara Di lingkungan pemerintah Provinsi
Nusa Tenggara Barat;
2. Pegawai ASN yg ditunjuk sebagai operator pada Aplikasi E-Sensi.
3. Penanggungjawab pelaksanaan aplikasi E-sensi dalam hal ini
Sekretaris/Kasubbag Umum/Kasubbag Tata Usaha pada perangkat
daerah

6. Ketentuan Umum
1. Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi
bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian
Kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
2. Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN
adalah Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian
Kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi
tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara
lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang- undangan.
3. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga
negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai
Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk
menduduki jabatan pemerintahan.
4. Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang selanjutnya
disingkat PPPK adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat
tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka
waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan.
5. Aplikasi presensi online adalah aplikasi berbasis android serta iphone
yang digunakan untuk melakukan presensi oleh setiap Pegawai ASN di
Lingkungan Pemerintah Provinsi NTB dan penentuan koordinat oleh
Operator Perangkat Daerah.
6. Web presensi adalah aplikasi presensi yang digunakan untuk
pengolahan data user, kehadiran dan pengaturan jam kerja yang dapat
di akses melalui internet dengan menggunakan web browser.
7. User adalah Pegawai ASN yang sudah terdaftar dan dapat melakukan
presensi kehadiran pada layanan aplikasi presensi online.
8. Operator adalah Pegawai ASN yang sudah terdaftar dan memiliki
kewenangan untuk dapat melakukan presensi kehadiran pada
layanan aplikasi presensi online.
9. Kehadiran ASN adalah kehadiran ASN untuk melaksanakan tugas
kedinasan sesuai tanggung jawab dan beban kerjanya yang dibuktikan
2
 dengan menggunakan aplikasi presensi online.
10. Atasan Langsung adalah Pegawai yang karena jabatannya mempunyai
wewenang langsung terhadap bawahan yang dipimpinnya.
11. Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka
waktu tertentu.
12. Tugas Kedinasan adalah tugas yang dilaksanakan oleh Pegawai untuk
jangka waktu tertentu berdasarkan penugasan yang diberikan oleh
atasan yang berwenang.
13. Tugas Belajar adalah tugas yang diberikan oleh Pemerintah Provinsi
NTB kepada Pegawai ASN untuk mengikuti pendidikan formal baik di
dalam maupun di luar negeri.
14. Alasan yang sah adalah alasan yang dapat dipertanggungjawabkan
yang disampaikan secara tertulis dan dituangkan dalam surat
pemberitahuan serta disetujui oleh pejabat yang berwenang / atasan
sesuai ketentuan yang diatur dalam peraturan Gubernur ini.
15. Disiplin Kerja adalah menaati kehadiran dan kepulangan Pegawai ASN
sesuai jam kerja yang telah ditentukan dan melaksanakan setiap tugas
yang diberikan atasan sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
16. Hari Kerja adalah hari dimana Pegawai ASN harus melaksanakan
tugas pokok dan fungsinya selama jam kerja yang ditentukan.
17. Jam Kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaan, dapat
dilaksanakan siang hari dan/atau malam hari.
18. Pelanggaran disiplin adalah setiap ucapan, tulisan atau perbuatan
Pegawai ASN yang tidak menaati kewajiban dan/atau melanggar
larangan ketentuan disiplin ASN, baik yang dilakukan di dalam
maupun di luar jam kerja.
19. Hukuman disiplin adalah hukuman yang dijatuhkan kepada ASN
karena melanggar peraturan disiplin ASN.
20. Perekaman adalah proses mencatat, menyalin, memindahkan gambar,
suara, tulisan kedalam format rekaman dan disimpan dalam suatu
media penyimpanan.

3
 BAB II
PANDUAN USER

A. Kewajiban
1. Pegawai ASN Wajib mendownload dan menggunakan aplikasi E-sensi
terbaru dari Akun resmi Diskominfotik pada Google Playstore atau
AppStore (s.id/esensintb).
2. Setiap Pegawai ASN wajib mengisi daftar hadir pada setiap hari kerja
dan pulang kerja dengan menggunakan aplikasi presensi online (E-
sensi).
3. Pegawai ASN yang terlambat masuk kantor karena alasan mendesak
atau alasan lainnya wajib menyampaikan laporan melalui aplikasi
presensi online, disertai alasan dan keterangan pada form presensi
yang disediakan aplikasi dengan persetujuan atasan langsung.
Setelah berada pada radius yang ditentukan Pegawai ASN wajib
melakukan perekaman kehadiran melalui aplikasi presensi online.
4. Pegawai ASN yang pulang lebih awal dari Jam Kerja dengan alasan
mendesak atau alasan lainnya wajib menyampaikan laporan melalui
aplikasi presensi online. disertai alasan dan keterangan pada form
presensi yang disediakan aplikasi dengan persetujuan atasan
langsung.
5. Pegawai ASN yang melakukan tugas/urusan dinas (rapat, konsultasi)
hingga waktu jam pulang kerja dapat melakukan presensi online
pada lokasi tempat pelaksanaan tugas/urusan dinas tersebut (luar
radius) dengan mengisi alasan presensi di luar radius dan mendapat
persetujuan atasan langsung.
6. Pegawai ASN yang melakukan urusan pribadi (diluar urusan dinas)
hingga waktu jam pulang kerja dapat melakukan presensi online
pada lokasi tempat pelaksanaan urusan pribadi tersebut (luar radius)
dengan mengisi alasan presensi di luar radius dan mendapat
persetujuan atasan langsung.
7. Pegawai ASN yang tidak masuk kerja (cuti, sakit, tugas dinas, WFH)
wajib mengisi aplikasi presensi online, disertai alasan dan
keterangan pada form presensi yang disediakan aplikasi disertai
dengan menyampaikan bukti/surat keterangan/Surat Perintah
Tugas kepada penanggung jawab (Kasubbag Umum/Kasubbag Tata
Usaha)/operator presensi online.
8. Pegawai ASN yang yang tidak melakukan presensi online tanpa
alasan yang syah dan tidak dapat dipertanggungjawabkan, akan
tercatat Tanpa Keterangan.
9. Pegawai ASN wajib melaporkan kepada operator OPD jika terdapat
kendala.

4
B. Larangan
1. Setiap Pegawai ASN dilarang memanipulasi alasan kehadiran dan
alasan ketidakhadiran pada aplikasi Esensi. Apabila Pegawai ASN
diketahui melakukan hal tersebut, maka operator dapat merubah
alasan kehadiran menjadi “Tanpa Keterangan” dengan persetujuan
atasan langsung.
2. Setiap Pegawai ASN dilarang menitip presensi pada Pegawai
ASN/PTT/GTT/Tenaga Kontrak. Apabila Pegawai ASN diketahui
melakukan hal tersebut, maka kedua belah pihak akan diberikan
pembinaan oleh atasan langsungnya dan dijatuhi sanksi hukuman
disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

C. Pengenalan Antarmuka Aplikasi E-Sensi

Menu Keterangan
Menu Home : digunakan untuk
melakukan presensi dan Absensi
(Tugas Dinas, Tugas Belajar, Cuti,
Sakit, Ijin Terlambat Datang, WFH
Dan Lain-Lain)

Menu Koordinat : digunakan untuk

menambahkan koordinat/lokasi
presensi (tempat bertugas). Menu
ini, khusus untuk operator.

Menu Jam Kerja : waktu untuk

melakukan pekerjaan sesuai aturan
yang berlaku

Menu Riwayat Hari Kerja : digunakan

untuk mengetahui hasil riwayat
Perekaman presensi Pegawai ASN.

Profile, berisi tentang data diri

Pegawai ASN yg telah login melalui
perangkat tersebut.

Menu Absensi (Cuti, Sakit, Ijin

Terlambat Datang dan Lain-lain[Libur
Piket]) dan Presensi (Tugas Dinas,
Tugas Belajar dan WFH).

5
D. Pengenalan Menu Absensi E-Sensi
1. Cuti
Keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka waktu tertentu.
Format pengisian : Nomor Surat cuti, jenis cuti (tahunan, alasan penting….)
tanggal … sd .. 202..
Contoh format pengisian pada aplikasi :
854/…/BKD/2023 Cuti Tahunan.. Tanggal 13, 14,15,16 Februari 2023
2. Tugas Dinas
Tugas Kedinasan adalah tugas yang dilaksanakan oleh Pegawai untuk jangka
waktu tertentu berdasarkan penugasan yang diberikan oleh atasan yang
berwenang.
Format pengisian : Nomor SPT, tujuan dan tanggal … sd .. 202..
Contoh format pengisian pada aplikasi :
090.1 / 034.a /BKD/2023 dalam rangka melaksanakan Monitoring dan
Pembinaan Disiplin PNS pada UPTB BPSBP dan UPTD BP2TP Distanbum
Provinsi NTB Selama 2 (dua) hari pada tanggal 25-26 Januari 2023
3. Sakit
Sakit lebih dari 2 (dua) hari harus dilengkapi dengan surat Dokter.
Format pengisian : Nomor Surat Dokter, keperluan (alasan) tanggal … sd .. 202..
Contoh format pengisian pada aplikasi :
1222 /SK-RSU/2023 Perlu istirahat pasca operasi. tanggal 13, 14,15,16
Februari 2023
4. WFH (Work From Home)
Keadaan tidak masuk kantor karena alasan tertentu yang disetujui oleh
pimpinan dibuktikan dengan Surat Perintah Tugas (SPT) WFH dan dilengkapi
dengan laporan harian tugas/pekerjaan yang wajib dilakukan ASN selama
menjalankan WFH
5. Tugas Belajar
Tugas Belajar adalah tugas yang diberikan kepada ASN yang dibebaskan dari
jabatan oleh pejabat yang berwenang untuk melaksanakan pengembangan
kompetensi melalui pendidikan formal.
6. Lain-lain (Libur Extra)
Libur ekstra digunakan saat ASN tidak ada jadwal jam kerja. Menu ini khusus
untuk ASN yang bekerja dengan model shift.
7. Dispensasi
a. Izin menghadiri undangan resmi dari instansi pemerintah atau lembaga
resmi kemasyarakatan seperti acara PKK, Dharma Wanita, Sekolah, dewan
Sekolah dibuktikan dengan adanya undangan resmi dan kehadirannya
diketahui oleh pejabat atau pengurus yang mengundang.
b. Libur fakultatif Hari besar Agama yg dibuktikan dengan surat resmi dari
lembaga/organisasi yang berwenang.
c. Tugas yang dilaksanakan oleh Pegawai untuk jangka waktu tertentu
berdasarkan penugasan yang diberikan oleh atasan yang berwenang untuk
mengikuti atau menjadi atlet/pelatih/official pada Pekan Olahraga (menu ini
Khusus untuk atlet atau pelatih Olahraga).
8. On Call
On call digunakan oleh ASN (dokter). yang sewaktu-waktu mendapatkan
panggilan darurat dari Rumah Sakit.
9. Shift on/off
Menu shift on/off digunakan khusus untuk ASN yang masuk 2 (dua) kali shift
pada hari yang sama digunakan saat istirahat.

6
E. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Jam Kerja Normal)

PRESENSI MASUK
LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3

INSTALL APLIKASI E-SENSI

MELALUI
PLAYSTORE ( ) PADA HP
ANDROID ATAU
APPSTORE ( ) UNTUK IPHONE
DENGAN
KATA KUNCI : e sensi ntb
Atau melalui LINK
s.id/esensintb

Aktifkan Lokasi (GPS) pada HP Anda. Pastikan pada menu profile, data
Buka Aplikasi E-SENSI Dan Masukkan sudah sesuai dengan diri anda.
User Dan Password (NIP), kemudian klik Apabila sudah sesuai, silahkan
. melakukan presensi.

LANGKAH 4 LANGKAH 5 LANGKAH 6

SELAMAT ANDA SUDAH BISA Setelah berhasil melakukan

Klik Menu Home ( ),
MELAKUKAN PRESENSI HARI INI
kemudian Klik Tombol
INGAT, SEBELUM PULANG ANDA WAJIB
UNTUK MELAKUKAN PRESENSI
PULANG.
presensi, buka Menu Riwayat Kerja
( ) dan lakukan refresh untuk
memastikan data presensi anda
sudah tersimpan ke dalam
database!
Jika belum tersimpan lakukan
presensi ulang

7
 PRESENSI PULANG
LANGKAH 1 LANGKAH 2
TUNGGU BEBERAPA SAAT HINGGA
Klik Menu Home ( ),
MUNCUL PESAN “Anda telah selesai
kemudian Klik Tombol
bekerja hari ini. Sampai jumpa esok
hari!”
LANGKAH 3
Setelah berhasil melakukan
presensi pulang, buka Menu
Riwayat Kerja ( ) dan lakukan
refresh untuk memastikan data
presensi pulang anda sudah
tersimpan ke dalam database!
Jika belum tersimpan lakukan
presensi kembali.
8
F. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Kerja Shift)

PRESENSI MASUK
LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3

INSTALL APLIKASI E-SENSI

MELALUI
PLAYSTORE ( ) PADA HP
ANDROID ATAU
APPSTORE ( ) UNTUK IPHONE
DENGAN
KATA KUNCI : e sensi ntb
Atau melalui LINK
s.id/esensintb

Aktifkan Lokasi (GPS) pada HP Anda. Pastikan pada menu profile, data
Buka Aplikasi E-SENSI Dan Masukkan sudah sesuai dengan diri anda.
User Dan Password (NIP), kemudian klik Apabila sudah sesuai, silahkan
. melakukan presensi.

LANGKAH 4 LANGKAH 5 LANGKAH 6

SELAMAT ANDA SUDAH BISA Setelah berhasil melakukan

Klik Menu Home ( ),
MELAKUKAN PRESENSI HARI INI presensi, buka Menu Riwayat Kerja
kemudian
( ) dan lakukan refresh untuk
1. Pilih Jadwal Shift Anda,
INGAT, SEBELUM PULANG ANDA WAJIB memastikan data presensi anda
berikutnya
UNTUK MELAKUKAN PRESENSI sudah tersimpan ke dalam
PULANG. database!
2. Klik tombol
Jika belum tersimpan lakukan
3. Geser , ke presensi ulang
kanan atau ke kiri.
4. Klik

9
 PRESENSI PULANG
LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3

TUNGGU BEBERAPA SAAT HINGGA Setelah berhasil melakukan

Klik Menu Home ( ),
MUNCUL PESAN “Anda telah selesai presensi pulang, buka Menu
kemudian
bekerja hari ini. Sampai jumpa esok Riwayat Kerja ( ) dan lakukan
1. Pilih Jadwal Shift Anda,
hari!” refresh untuk memastikan data
berikutnya
presensi pulang anda sudah
tersimpan ke dalam database!
2. Klik tombol
Jika belum tersimpan lakukan
3. Geser , ke presensi kembali.
kanan atau ke kiri.
4. Klik

10
G. Presensi (TUGAS DINAS, TUGAS BELAJAR, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT
DATANG, WFH dan Lain-lain)
LANGKAH 1
1. Klik Menu Home ( );
2. Kemudian klik Menu Absensi (
);
LANGKAH 2 LANGKAH 3
Pilih Alasan Presensi Pada Form Isi Alasan dan Keterangan,
(TUGAS DINAS, TUGAS BELAJAR, kemudian Klik tombol
CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT
DATANG, WFH dan Lain-lain)
11
H. PRESENSI PULANG LEBIH AWAL DARI JAM KERJA
PRESENSI PULANG LEBIH AWAL DARI JAM KERJA
LANGKAH 1 LANGKAH 2
Akan muncul Form alasan Anda pulang
Klik Menu Home ( ),
Cepat. Isi alasan Anda, kemudian klik Ya
kemudian Klik Tombol
lanjutkan. TUNGGU BEBERAPA SAAT
HINGGA MUNCUL PESAN “Presensi
Berhasil. Sampai jumpa esok hari!”
LANGKAH 3
Setelah berhasil melakukan
presensi pulang, buka Menu
Riwayat Kerja ( ) dan lakukan
refresh untuk memastikan data
presensi pulang anda sudah
tersimpan ke dalam database!
Jika belum tersimpan lakukan
presensi kembali.
12
I. PRESENSI PULANG DI LUAR RADIUS
PRESENSI PULANG DI LUAR RADIUS
LANGKAH 1 LANGKAH 2
Akan muncul Form alasan Anda pulang
Klik Menu Home ( ), kemudian
di luar Radius. Isi alasan Anda,
Klik tombol
kemudian klik Ya lanjutkan.
TUNGGU BEBERAPA SAAT HINGGA
MUNCUL PESAN “Presensi Berhasil.
Sampai jumpa esok hari!”
LANGKAH 3
Setelah berhasil melakukan
presensi pulang, buka Menu
Riwayat Kerja ( ) dan lakukan
refresh untuk memastikan data
presensi pulang anda sudah
tersimpan ke dalam database!
Jika belum tersimpan lakukan
presensi kembali.
13
 BAB III
PANDUAN OPERATOR

A. Kewajiban
1. Melakukan registrasi, perekaman dan pemutahiran data Pegawai ASN pada
database aplikasi presensi online;
2. Menyesuaikan jam kerja pada Aplikasi E-Sensi sesuai dengan jam kerja yang
ditetapkan oleh Perangkat Daerah/Unit Kerja (bagi yang menerapkan Jam Kerja
berpola shift).
3. Memastikan seluruh ASN menggunakan dan mendownload aplikasi (E-sensi)
terbaru dari Akun resmi Diskominfotik pada Google Playstore atau AppStore
(s.id/esensintb).
4. Menyampaikan laporan kepada pimpinan terkait ASN yang secara sengaja tidak
melakukan pembaruan/update aplikasi (E-sensi).
5. Membuat rekapitulasi Pegawai yang ijin keterlambatan pegawai ASN dan pulang
cepat setelah mendapat persetujuan atasan langsung;
6. Mengapprove ijin keterlambatan pegawai ASN dan pulang cepat setelah
mendapat persetujuan atasan langsung Pegawai ASN yang bersangkutan;
7. Menyusun rekapitulasi kehadiran ASN setiap bulan paling lambat tanggal 5
bulan berikutnya;
8. Menyusun rekapitulasi kehadiran Kepala JPT/Unit Kerja Mandiri setiap
bulan paling lambat tanggal 1 bulan beikutnya;
9. Melakukan pengaturan dan penambahan titik lokasi Global Pasitioning System
(GPS) sesuai kebutuhan di Perangkat Daerah/Unit kerja masing-masing;
10. Menerima pengaduan, memberikan klarifikasi tentang permasalahan dalam
pengelolaan sistem aplikasi presensi online, dan melaporkan kepada Badan
Kepegawaian Daerah selaku Pengelolaan aplikasi presensi online;
11. Memastikan aplikasi berjalan dengan baik;
12. Menyiapkan daftar hadir manual/surat keterangan apabila terjadi kendala
teknis pada aplikasi presensi online.

B. Larangan

Operator dilarang menyalahgunakan wewenangnya antara lain melakukan

rekayasa, manipulasi database dan/atau kecurangan lainnya. Apabila Operator
terbukti melakukan hal tersebut, maka diberikan pembinaan oleh atasan
langsungnya dan dijatuhi sanksi hukuman disiplin sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

14
C. Pengenalan Antarmuka Aplikasi E-Sensi
Menu Keterangan
Menu Home : digunakan untuk
melakukan presensi dan Absensi
(Tugas Dinas, Tugas Belajar, Cuti,
Sakit, Ijin Terlambat Datang, WFH
Dan Lain-Lain)

Menu Koordinat : digunakan untuk

menambahkan koordinat/lokasi
presensi (tempat bertugas). Menu
ini, khusus untuk operator.

Menu Jam Kerja : waktu untuk

melakukan pekerjaan, dapat
dilaksanakan siang hari dan/atau
malam hari.

Menu Riwayat Hari Kerja : digunakan

untuk mengetahui hasil riwayat
Perekaman absensi Pegawai ASN.

Profile, berisi tentang data diri

Pegawai ASN yg telah login melalui
perangkat tersebut.

Menu Absensi (Cuti, Sakit, Ijin

Terlambat Datang dan Lain-lain[Libur
Piket]) dan Presensi (Tugas Dinas,
Tugas Belajar dan WFH).

15
D. Membuat Titik Koordinat Presensi

LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3

INSTALL APLIKASI E-SENSI

MELALUI
PLAYSTORE ( ) PADA HP
ANDROID ATAU
APPSTORE ( ) UNTUK IPHONE
DENGAN
KATA KUNCI : e sensi ntb

Aplikasi Operator sama dengan
Aplikasi Pengguna. Perbedaanya
hanya pada Menu Koordinat
Operator.
Aktifkan Lokasi (GPS) pada HP Klik Menu Koordinat ( ),
Anda. Buka Aplikasi E-SENSI Dan kemudian Klik Tombol
Masukkan User Dan Password
(NIP), kemudian klik tombol
.

LANGKAH 4 LANGKAH 5

1. Pastikan Anda Berada di Lokasi Kantor (tempat bertugas); Akan Muncul Pesan
2. Klik Lingkaran ( ) di Pojok Kanan Atas (tunggu beberapa Location Berhasil di tambah.
detik);
3. Tentukan Nama Koordinat pada Detail Lokasi (Contoh BKD Selamat Anda, Anda Sudah
Provinsi NTB); berhasil Membuat Koordinat
Kantor Anda
4. Klik Tombol

16
E. Menambahkan data pegawai

BUKA BROWSER ANDA

KEMUDIAN MASUKAN
ALAMAT :
1 absensi.ntbprov.go.id
Ketik User Dan
Password (NIP Anda)

Pada Halaman Beranda

Terdapat 7 Menu :
1.
2.
3.
2
4.
5.
6.
7.

Pilih Menu
, 2
3 1
Kemudian klik

Isi Data Pegawai yang

akan ditambahkan pada
form yang tersedia.

Lambang bintang
4 (*),menunjukkan data
tersebut wajib diisi

Kemudian
untuk membatalkan, klik

17
F. Mengubah, Menghapus dan Mutasi Data Pegawai

Mengubah Data Pegawai : Pastikan operator telah memeriksa data sebelum dilakukan perubahan data

Pilih Menu
1

Kemudian klik
2
Tombol

Isi Data Pegawai yang

akan diubah datanya
pada form yang
tersedia.

3 Lambang bintang
(*),menunjukkan data
tersebut wajib diisi
Kemudian klik tombol

18
Menghapus Data Pegawai : Jika pegawai pensiun/meninggal pada tanggal 15 atau setelahnya, operator
memindahkan data pegawai tersebut pada menu dispensasi sampai akhir bulan terlebih dahulu sebelum
dilakukan penghapusan

Untuk menghapus Data

Pegawai :
1. Pilih Menu

2. Klik Tombol
3. Tampil Pesan “anda
Yakin Menghapus
Data Ini?”
( Klik tombol
1.
). Untuk
membatalkan,

klik
4. Masukkan
Keterangan dan
Pilih tombol .
Untuk
membatalkan, klik

tombol

Mutasi Data Pegawai : pastikan ybs telah melapor kepada operator untuk dimutasi data ke OPD baru

Untuk Mutasi Pegawai :

1. Pilih Menu
;
2. Klik Tombol
1. 3. Pilih OPD tujuan
mutasi ( );
4. Klik tombol .

19
G. Merekap Potongan TPP Dan Mencetak Presensi Kehadiran Pegawai

Merekap Potongan TPP

Pilih Menu Absensi

Online, kemudian
Klik Tombol

Mencetak Presensi Kehadiran Pegawai

Pilih Menu Absensi

Online, kemudian klik
Tombol

H. Menambahkan Presensi (TD, TB, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH, Tanpa Keterangan
dan Lain-lain)

1. Pilih Menu Absensi

Online, kemudian
2. Pilih PNS yang akan
ditambahkan
1
keterangan presensi
3
2
3. Klik Tombol
4. Klik Tombol
5. Tampil Form Presensi;
6. Pilih Status Absen
(TD, TB, CUTI, SAKIT,
IJIN TERLAMBAT 10
DATANG, WFH, Tanpa
Keterangan dan Lain- 4
lain);
7. Isikan Keterangan;
8. Pilih Tanggal;
9. Klik Tombol
untuk
menyimpan; 6
10. Apabila Inin
mencetak Riwayat 7
Presensi PNS, klik
Tombol 8
9

20
I. Menambahkan Pegawai Tidak Apel
Pegawai yang masuk kategori tidak apel adalah pegawai yang telah dilaporkan dan
mendapat persetujuan dari pimpinan/atasan langsung untuk dimasukkan dalam data
pegawai yang tidak apel (dikenakan pemotongan tidak apel)

1. Pilih Menu Absen

Apel
2. Klik Tombol
untuk mmilih
tanggal;
3. Ketik Nama
Pegawai yang akan 2
dijadikan Tidak
Apel; atau
4. Pilih Data Pegawai 3
pada Daftar; 1
5. Klik Tombol 4 6
5
untuk memasukkan
Pegawai dalam
Daftar Tidak Apel
6. Klik Tombol
untuk menjadikan
Pegawai mengikuti
Apel

21
J. Approve Izin Terlambat Datang, Izin Pulang Lebih Awal dan Izin Pulang di luar radius

Approve Izin Terlambat Datang

7. Pilih Menu Izin

Pegawai
8. Klik Tombol 2
9. Pilih Harian atau 3
mingguan,
kemudian Tanggal, 1 6
lalu klik tombol
10. Pilih Data PNS 4 5
yang akan di
appprove
11. Klik Tombol

12. Klik Tombol

untuk
mencetak

Approve Izin Pulang Lebih Awal

1. Pilih Menu Izin

Pegawai
2. Klik Tombol 2
3. Pilih Harian atau 3
mingguan,
kemudian Tanggal, 1 6
lalu klik tombol
4. Pilih Data PNS yang 4 5
akan di appprove
5. Klik Tombol
6. Klik Tombol
untuk mencetak

Approve Izin Pulang di luar radius

1. Pilih Menu Izin

Pegawai
2. Klik Tombol 2
3. Pilih Harian atau 3
mingguan,
kemudian Tanggal, 1 6
lalu klik tombol
4. Pilih Data PNS yang
4 5
akan di approve
5. Klik Tombol
6. Klik Tombol
untuk mencetak

22
K. Reset Device Perangkat E-Sensi

1. Pilih Menu Absensi

Online
2. Pilih Data PNS yang
1
akan di reset
Perangkat
2 3
3. Klik Tombol

L. Reset Password Akun Pegawai ASN

1. Pilih Menu
Manajemen User
2. Pilih PNS
3. Klik Tombol
4. Akan Tampil Pesan, 1
Input Password yg 3
2
baru.
5. Klik untuk
Mengganti
Pasword. Klik ,
untuk
membatalkan. 4
5

M. Pengaturan Jam Kerja

Pengaturan Jam Kerja Normal

1. Pilih Menu Jam

Kerja
2. Klik Tombol
3. Klik Tombol
4. Akan Tampil Form
Jam Kerja;
5. Isi Nama Jam Kerja 1
dan Zona Waktu; 2
6. Klik tombol , 8
untuk menyimpan. 3
Klik , untuk
membatalkan. 7
7. Untuk mengubah
jam Masuk dan Jam
Pulang klik tombol
. Klik tombol ,
4
untuk menjadikan
sebagai hari libur;
8. Setelah diatur Jam 5
dan hari libur. Untuk
mengaktifkan Jam 6
Kerja, klik tombol

23
Pengaturan Jam Kerja Model Shift
1. Pilih Menu Jam
Kerja;
2. Klik Tombol
3. Klik Tombol
4. Akan Tampil Form
Jam Kerja;
5. Isi Nama Jam Kerja 1
dan Zona Waktu; 2
6. Klik tombol , 8
3
untuk menyimpan.
Klik , untuk
membatalkan; 7
7. Klik tombol
untuk mengaktifkan
/ menonaktifkan
jadwal shift, klik
tombol untuk
menghapus jadwal,
4
dan klik untuk
mengubah jadwal
5
shift.
8. Klik tombol
untuk mengubah 6
Nama Jam Kerja dan
Zona Waktu, Klik
untuk menambah
Jadwal Shift, Klik
untuk mengaktifkan
Jam Kerja, dan klik
untuk
menghapus Jadwal
shift.

N. Pengaturan Pegawai Jam Kerja Model Shift

Pengaturan Pegawai Jam Kerja Model Shift

1. Pilih Menu Shift

Pegawai;
2. Pilih Jam Kerja
Model Shift
3. Ketik Nama
Pegawai pada 3
pencarian atau 2
4. Pilih Nama Pegawai 1 4 5
5. Klik tombol
untuk memasukkan
pegawai pada Jam
Kerja Shift

24
 BAB IV
PENANGGUNGJAWAB

A. Kewajiban
1. Melakukan koordinasi pengendalian administrasi dan teknis dengan Badan
Kepegawaian Daerah;
2. Memberikan teguran dan sanksi kepada ASN yang terbukti secara sengaja tidak
melakukan update aplikasi (E-sensi) berdasarkan laporan dari operator;
3. Melakukan penatausahaan dan verifikasi kehadiran ASN setiap hari kerja;
4. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap laporan kehadiran Pegawai ASN
terkait penegakan disiplin;
5. Menyampaikan laporan hasil rekapitulasi kehadiran Pegawai ASN setiap
bulannya kepada Kepala Perangkat Daerah/Unit kerja di lingkungan kerja
masing-masing;
6. Penanggungjawab dapat mengusulkan operator pembantu sesuai dengan
kebutuhan Perangkat Daerah tersebut.

B. Larangan

Penanggungjawab dilarang menyalahgunakan wewenangnya antara lain

memerintahkan atau menggunakan akun operator untuk melakukan rekayasa,
manipulasi database dan/atau kecurangan lainnya. Apabila Penanggungjawab
diketahui melakukan hal tersebut, maka diberikan pembinaan oleh atasan
langsungnya dan dijatuhi sanksi hukuman disiplin sesuai peraturan perundang-
undangan yang berlaku.

25
 BAB V
ALUR KERJA SISTEM E-SENSI
DAN PETA SITUS ABSENSI OPERATOR

A. ALUR KERJA SISTEM E-SENSI

26
B. PETA SITUS ABSENSI OPERATOR

27
C. ALUR PROSES PRESENSI MASUK DAN KENDALA

28
D. ALUR PROSES PRESENSI PULANG DAN KENDALA

29
E. ALUR PROSES PRESENSI PEGAWAI MUTASI

30
F. ALUR PROSES PEGAWAI PENSIUN

G. ALUR PROSES PENCAIRAN TPP

31
 BAB VI
PERMASALAHAN DAN SOLUSI/PERTANYAAN DAN JAWABAN

1. Apa yang harus dilakukan pertama kali, setelah berhasil login?

Jawab : Buka menu profile ( ). Pastikan Data sudah sesuai dengan diri Anda (Nama, NIP, Unit
Kerja dan Jabatan).

2. Saat Login, tampil pesan “Lokasi presensi tidak ditemukan”

Solusi : Lapor kepada Operator, agar operator membuat kordinat lokasi kerja.

3. Saat Login, tampil pesan “Identitas tersebut tidak cocok dengan data kami”

Solusi :

1) Cek kembali username dan password yang Anda ketik pada form login.
2) Apabila data sudah sesuai, lapor kepada Operator Dinas/Admin BKD agar memasukkan
data user tersebut ke database Esensi.

32
4. Saat Login, tampil pesan “Server timeout”

Solusi :
1) Pastikan jaringan yang anda gunakan stabil;
2) Ketika anda akan login, usahakan agar tidak login pada saat jam masuk atau jam pulang
kerja.

5. Saat Login, tampil pesan “Login Filed!. Anda terdeteksi sudah melakukan login pada perangkat
.....xyz.... Silahkan hubungi opertaor OPD anda untuk izin login.”

Solusi : Lapor kepada Operator Dinas/Admin BKD agar mereset Device anda pada website :
absensi.ntbprov.go.id

33
6. Tampil Pesan “Aktifkan GPS Anda”

Solusi : Hidupkan GPS (Lokasi) pada perangkat smartphone Anda, kemudian buka Aplikasi E-
Sensi

7. Tampil Peringatan “Anda terdeteksi menjalankan aplikasi/aktivitas kecurangan lokasi”

Solusi :
1. Klik Tombol
2. Pastikan GPS anda sudah aktif;
3. Buka kembali aplikasi E-Sensi (Apabila belum berhasil, silahkan Restart ulang Smartphone
anda).
4. Apabila tampilan tetap seperti ini, silahkan hubungi Operator Dinas/Admin BKD.

34
8. Tampilan Jam Kerja seperti gambar dibawah ini

Solusi : Laporkan kepada Operator Dinas, agar operator Membuat Jam Kerja Perangkat
Daerah/Unit Kerja pada website : absensi.ntbprov.go.id

9. Tampilan Pesan Koordinat “Anda di luar radius area ini”

Solusi :

1. Pastikan Anda sudah di dalam Radius Tempat Kerja;

2. Geser slider ke kiri, untuk melihat koordinat yang lain;
3. Cek apakah Pegawai ASN lain bisa melakukan presensi, jika semua Pegawai ASN tidak bias
melakukan presensi (pastikan operator harus membuat koordinat yg sesuai);
4. Apabila Pegawai ASN lain bisa melakukan presensi, update Google Maps pada perangkat
Anda;
35
10. Tampil Pesan “Presensi Gagal”

Solusi :

1. Pastikan Anda belum pernah melakukan presensi sebelumnya;

2. Apabila anda yakin belum pernah melakukan presensi, cek menu Jam Kerja ( );
3. Apabila menu Jam Kerja masih kosong, lapor kepada agar operator agar Membuat Jam
Kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja pada website : absensi.ntbprov.go.id;
4. Apabila Jam Kerja sudah sesuai, cek menu riwayat kerja ( ) pada Smartphone Anda;
5. Apabila riwayat kerja masih kosong, silahkan clear data aplikasi E-Sensi;
6. Login ulang Aplikasi E-Sensi pada Smartphone;
7. Coba presensi ulang.

11. Tampil Pesan “Error Filed Store Data”

Solusi : lapor kepada agar operator agar Membuat Jam Kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja pada
website : absensi.ntbprov.go.id;

36
 BAB VII
PENUTUP

Aplikasi presensi online memberikan toleransi 30 (tiga puluh) menit setiap bulan dari
akumulasi waktu keterlambatan jam masuk kerja yang tercatat pada aplikasi.

Petunjuk Teknis ini diharapkan dapat membantu seluruh pengguna Aplikasi E-Sensi,
sehingga dapat menjadi solusi untuk setiap permasalahan terkait penerapan kedisiplinan
Pegawai ASN di lingkungan Pemerintah Provinsi NTB.

37