i
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH
Jalan Pejanggik No. 14 Gedung E Mataram Tlp/Fax. (0370) 7507500 email : bkd@ntbprov.go.id
TENTANG
PETUNJUK TEKNIS APLIKASI PRESENSI ONLINE (E-SENSI)
PEGAWAI APARATUR SIPIL NEGARA DI LINGKUNGAN
PEMERINTAH PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT
ii
MEMUTUSKAN
Ditetapkan di Mataram
pada tanggal 20 September 2022
MUHAMMAD NASIR
ii
KATA PENGANTAR
Disiplin PNS adalah kesanggupan PNS untuk menaati kewajiban dan menghindari
larangan yang ditentukan dalam peraturan perundang-undangan. Salah satu indikator
kedisiplinan adalah menaati kehadiran dan kepulangan Pegawai ASN sesuai jam kerja
yang telah ditentukan dan melaksanakan setiap tugas yang diberikan atasan sesuai
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Untuk memudahkan Pegawai ASN dalam melakukan perekaman kehadiran dan
kepulangan sesuai jam kerja, maka dibangunlah Aplikasi Presensi Online (E-Sensi).
Aplikasi E-Sensi memungkinkan setiap Pegawai Aparatur Sipil Negara mencatat
kehadiran secara online, sehingga memudahkan Perangkat Daerah untuk melakukan
pemantauan kedisiplian Pegawai ASN.
ii
DAFTAR ISI
BAB V ALUR KERJA SISTEM E-SENSI DAN PETA SITUS ABSENSI OPERATOR .24
A. ALUR KERJA SISTEM E-SENSI ..........................................................24
B. PETA SITUS ABSENSI OPERATOR .....................................................25
1. Latar Belakang
Salah satu indikator kedisiplinan pegawai adalah ketepatan waktu dalam
masuk dan pulang dalam bekerja. Untuk mengukur ketetapan waktu
tersebut, Perangkat Daerah mengalami kesulitan, karena masih
menggunakan cara manual dalam melakukan presensi. Presensi manual
memiliki beberapa kelemahan, diantaranya : tidak ramah lingkungan
(boros kertas), data kurang akurat, dan pengolahan data kehadiran
membutuhkan waktu lebih lama.
Untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan solusi berupa penerapan
aplikasi presensi online (E-Sensi).
2. Dasar
1. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2019 tentang Penilaian Kinerja
Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2019 Nomor 77);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 94 tahun 2021tentang Disiplin Pegawai
Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2021 nomor
202, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 6718) ;
3. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 7 Tahun 2021 tentang
Perubahan Atas Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 24
Tahun 2017 tentang Tata Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil;
4. Peraturan Badan Kepegawaian Negara Nomor 6 Tahun 2022 tentang
Peraturan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 94 Tahun 2021
tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil;
5. Peraturan Gubernur Nusa Tenggara Barat Nomor 79 Tahun 2022
tentang Disiplin Kerja Pegawai Aparatur Sipil Negara Di lingkungan
pemerintah Provinsi Nusa Tenggara Barat.
3. Prinsip
Aplikasi Presensi Online dilakukan dengan prinsip non diskriminatif,
objektif, transparan, akuntabel dan berkeadilan.
4. Tujuan
Petunjuk Teknis ini digunakan sebagai pedoman bagi Perangkat Daerah
Dalam Penggunaan Aplikasi E-Sensi Di Lingkungan Pemerintah Provinsi
Nusa Tenggara Barat.
1
5. Sasaran
Sasaran dari Petunjuk Teknis adalah :
1. Pegawai Aparatur Sipil Negara Di lingkungan pemerintah Provinsi
Nusa Tenggara Barat;
2. Pegawai ASN yg ditunjuk sebagai operator pada Aplikasi E-Sensi.
3. Penanggungjawab pelaksanaan aplikasi E-sensi dalam hal ini
Sekretaris/Kasubbag Umum/Kasubbag Tata Usaha pada perangkat
daerah
6. Ketentuan Umum
1. Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disingkat ASN adalah profesi
bagi Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian
Kerja yang bekerja pada instansi pemerintah.
2. Pegawai Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pegawai ASN
adalah Pegawai Negeri Sipil dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian
Kerja yang diangkat oleh pejabat pembina kepegawaian dan diserahi
tugas dalam suatu jabatan pemerintahan atau diserahi tugas negara
lainnya dan digaji berdasarkan peraturan perundang- undangan.
3. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga
negara Indonesia yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai
Pegawai ASN secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk
menduduki jabatan pemerintahan.
4. Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja yang selanjutnya
disingkat PPPK adalah warga negara Indonesia yang memenuhi syarat
tertentu, yang diangkat berdasarkan perjanjian kerja untuk jangka
waktu tertentu dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan.
5. Aplikasi presensi online adalah aplikasi berbasis android serta iphone
yang digunakan untuk melakukan presensi oleh setiap Pegawai ASN di
Lingkungan Pemerintah Provinsi NTB dan penentuan koordinat oleh
Operator Perangkat Daerah.
6. Web presensi adalah aplikasi presensi yang digunakan untuk
pengolahan data user, kehadiran dan pengaturan jam kerja yang dapat
di akses melalui internet dengan menggunakan web browser.
7. User adalah Pegawai ASN yang sudah terdaftar dan dapat melakukan
presensi kehadiran pada layanan aplikasi presensi online.
8. Operator adalah Pegawai ASN yang sudah terdaftar dan memiliki
kewenangan untuk dapat melakukan presensi kehadiran pada
layanan aplikasi presensi online.
9. Kehadiran ASN adalah kehadiran ASN untuk melaksanakan tugas
kedinasan sesuai tanggung jawab dan beban kerjanya yang dibuktikan
2
dengan menggunakan aplikasi presensi online.
10. Atasan Langsung adalah Pegawai yang karena jabatannya mempunyai
wewenang langsung terhadap bawahan yang dipimpinnya.
11. Cuti adalah keadaan tidak masuk kerja yang diizinkan dalam jangka
waktu tertentu.
12. Tugas Kedinasan adalah tugas yang dilaksanakan oleh Pegawai untuk
jangka waktu tertentu berdasarkan penugasan yang diberikan oleh
atasan yang berwenang.
13. Tugas Belajar adalah tugas yang diberikan oleh Pemerintah Provinsi
NTB kepada Pegawai ASN untuk mengikuti pendidikan formal baik di
dalam maupun di luar negeri.
14. Alasan yang sah adalah alasan yang dapat dipertanggungjawabkan
yang disampaikan secara tertulis dan dituangkan dalam surat
pemberitahuan serta disetujui oleh pejabat yang berwenang / atasan
sesuai ketentuan yang diatur dalam peraturan Gubernur ini.
15. Disiplin Kerja adalah menaati kehadiran dan kepulangan Pegawai ASN
sesuai jam kerja yang telah ditentukan dan melaksanakan setiap tugas
yang diberikan atasan sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan.
16. Hari Kerja adalah hari dimana Pegawai ASN harus melaksanakan
tugas pokok dan fungsinya selama jam kerja yang ditentukan.
17. Jam Kerja adalah waktu untuk melakukan pekerjaan, dapat
dilaksanakan siang hari dan/atau malam hari.
18. Pelanggaran disiplin adalah setiap ucapan, tulisan atau perbuatan
Pegawai ASN yang tidak menaati kewajiban dan/atau melanggar
larangan ketentuan disiplin ASN, baik yang dilakukan di dalam
maupun di luar jam kerja.
19. Hukuman disiplin adalah hukuman yang dijatuhkan kepada ASN
karena melanggar peraturan disiplin ASN.
20. Perekaman adalah proses mencatat, menyalin, memindahkan gambar,
suara, tulisan kedalam format rekaman dan disimpan dalam suatu
media penyimpanan.
3
BAB II
PANDUAN USER
A. Kewajiban
1. Pegawai ASN Wajib mendownload aplikasi E-sensi dari Akun resmi
Diskominfotik pada Google Playstore atau AppStore (s.id/esensintb).
2. Setiap Pegawai ASN wajib mengisi daftar hadir pada setiap hari kerja
dan pulang kerja dengan menggunakan aplikasi presensi online (E-
sensi).
3. Pegawai ASN yang terlambat masuk kantor karena alasan mendesak
atau alasan lainnya wajib menyampaikan laporan melalui aplikasi
presensi online, disertai alasan dan keterangan pada form presensi
yang disediakan aplikasi dengan persetujuan atasan langsung.
Setelah berada pada radius yang ditentukan Pegawai ASN wajib
melakukan perekaman kehadiran melalui aplikasi presensi online.
4. Pegawai ASN yang pulang lebih awal dari Jam Kerja dengan alasan
mendesak atau alasan lainnya wajib menyampaikan laporan melalui
aplikasi presensi online. disertai alasan dan keterangan pada form
presensi yang disediakan aplikasi dengan persetujuan atasan
langsung.
5. Pegawai ASN yang melakukan tugas/urusan dinas (rapat, konsultasi)
hingga waktu jam pulang kerja dapat melakukan presensi online
pada lokasi tempat pelaksanaan tugas/urusan dinas tersebut (luar
radius) dengan mengisi alasan presensi di luar radius dan mendapat
persetujuan atasan langsung.
6. Pegawai ASN yang melakukan urusan pribadi (diluar urusan dinas)
hingga waktu jam pulang kerja dapat melakukan presensi online
pada lokasi tempat pelaksanaan urusan pribadi tersebut (luar radius)
dengan mengisi alasan presensi di luar radius dan mendapat
persetujuan atasan langsung.
7. Pegawai ASN yang tidak masuk kerja (cuti, sakit, tugas dinas, WFH)
wajib mengisi aplikasi presensi online, disertai alasan dan
keterangan pada form presensi yang disediakan aplikasi disertai
dengan menyampaikan bukti/surat keterangan/Surat Perintah
Tugas kepada penanggung jawab (Kasubbag Umum/Kasubbag Tata
Usaha)/operator presensi online.
8. Pegawai ASN yang yang tidak melakukan presensi online tanpa
alasan yang syah dan tidak dapat dipertanggungjawabkan, akan
tercatat Tanpa Keterangan.
9. Pegawai ASN wajib melaporkan kepada operator OPD jika terdapat
kendala.
4
B. Larangan
1. Setiap Pegawai ASN dilarang memanipulasi alasan kehadiran dan
alasan ketidakhadiran pada aplikasi Esensi. Apabila Pegawai ASN
diketahui melakukan hal tersebut, maka operator dapat merubah
alasan kehadiran menjadi “Tanpa Keterangan” dengan persetujuan
atasan langsung.
2. Setiap Pegawai ASN dilarang menitip presensi pada Pegawai
ASN/PTT/GTT/Tenaga Kontrak. Apabila Pegawai ASN diketahui
melakukan hal tersebut, maka kedua belah pihak akan diberikan
pembinaan oleh atasan langsungnya dan dijatuhi sanksi hukuman
disiplin sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5
D. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Jam Kerja Normal)
PRESENSI MASUK
LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3
Aktifkan Lokasi (GPS) pada HP Anda. Pastikan pada menu profile, data
Buka Aplikasi E-SENSI Dan Masukkan sudah sesuai dengan diri anda.
User Dan Password (NIP), kemudian klik Apabila sudah sesuai, silahkan
. melakukan presensi.
6
PRESENSI PULANG
LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3
7
E. Presensi Masuk Dan Pulang (Model Kerja Shift)
PRESENSI MASUK
LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3
Aktifkan Lokasi (GPS) pada HP Anda. Pastikan pada menu profile, data
Buka Aplikasi E-SENSI Dan Masukkan sudah sesuai dengan diri anda.
User Dan Password (NIP), kemudian klik Apabila sudah sesuai, silahkan
. melakukan presensi.
8
PRESENSI PULANG
LANGKAH 1 LANGKAH 2 LANGKAH 3
9
F. Presensi (TUGAS DINAS, TUGAS BELAJAR, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT
DATANG, WFH dan Lain-lain)
10
G. PRESENSI PULANG LEBIH AWAL DARI JAM KERJA
11
H. PRESENSI PULANG DI LUAR RADIUS
12
BAB III
PANDUAN OPERATOR
A. Kewajiban
1. Melakukan registrasi, perekaman dan pemutahiran data Pegawai ASN pada
database aplikasi presensi online;
2. Menyesuaikan jam kerja pada Aplikasi E-Sensi sesuai dengan jam kerja yang
ditetapkan oleh Perangkat Daerah/Unit Kerja (bagi yang menerapkan Jam Kerja
berpola shift).
3. Membuat rekapitulasi Pegawai yang ijin keterlambatan pegawai ASN dan pulang
cepat setelah mendapat persetujuan atasan langsung;
4. Mengapprove ijin keterlambatan pegawai ASN dan pulang cepat setelah
mendapat persetujuan atasan langsung Pegawai ASN yang bersangkutan;
5. Menyusun rekapitulasi kehadiran ASN setiap bulan;
6. Melakukan pengaturan dan penambahan titik lokasi Global Pasitioning System
(GPS) sesuai kebutuhan di Perangkat Daerah/Unit kerja masing-masing;
7. Menerima pengaduan, memberikan klarifikasi tentang permasalahan dalam
pengelolaan sistem aplikasi presensi online, dan melaporkan kepada Badan
Kepegawaian Daerah selaku Pengelolaan aplikasi presensi online;
8. Memastikan aplikasi berjalan dengan baik;
9. Menyiapkan daftar hadir manual/surat keterangan apabila terjadi kendala
teknis pada aplikasi presensi online.
B. Larangan
13
C. Pengenalan Antarmuka Aplikasi E-Sensi
Menu Keterangan
Menu Home : digunakan untuk
melakukan presensi dan Absensi
(Tugas Dinas, Tugas Belajar, Cuti,
Sakit, Ijin Terlambat Datang, WFH
Dan Lain-Lain)
14
D. Membuat Titik Koordinat Presensi
Aplikasi Operator sama dengan Aktifkan Lokasi (GPS) pada HP Klik Menu Koordinat ( ),
Aplikasi Pengguna. Perbedaanya Anda. Buka Aplikasi E-SENSI Dan kemudian Klik Tombol
hanya pada Menu Koordinat Masukkan User Dan Password
Operator. (NIP), kemudian klik tombol
.
LANGKAH 4 LANGKAH 5
1. Pastikan Anda Berada di Lokasi Kantor (tempat bertugas); Akan Muncul Pesan
2. Klik Lingkaran ( ) di Pojok Kanan Atas (tunggu beberapa Location Berhasil di tambah.
detik);
3. Tentukan Nama Koordinat pada Detail Lokasi (Contoh BKD Selamat Anda, Anda Sudah
Provinsi NTB); berhasil Membuat Koordinat
Kantor Anda
4. Klik Tombol
15
E. Menambahkan data pegawai
Pilih Menu
, 2
3 1
Kemudian klik
Lambang bintang
4 (*),menunjukkan data
tersebut wajib diisi
Kemudian
untuk membatalkan, klik
16
F. Mengubah, Menghapus dan Mutasi Data Pegawai
Pilih Menu
1
Kemudian klik
2
Tombol
3 Lambang bintang
(*),menunjukkan data
tersebut wajib diisi
Kemudian klik tombol
17
Menghapus Data Pegawai
2. Klik Tombol
3. Tampil Pesan “anda
Yakin Menghapus
Data Ini?”
( Klik tombol
1.
). Untuk
membatalkan,
klik
4. Masukkan
Keterangan dan
Pilih tombol .
Untuk
membatalkan, klik
tombol
4. Klik tombol .
18
G. Merekap Potongan TPP Dan Mencetak Presensi Kehadiran Pegawai
H. Menambahkan Presensi (TD, TB, CUTI, SAKIT, IJIN TERLAMBAT DATANG, WFH, Tanpa Keterangan
dan Lain-lain)
untuk
menyimpan; 6
10. Apabila Inin
mencetak Riwayat 7
Presensi PNS, klik
Tombol 8
9
19
I. Approve Izin Terlambat Datang, Izin Pulang Lebih Awal dan Izin Pulang di luar radius
20
J. Reset Device Perangkat E-Sensi
1. Pilih Menu
Manajemen User
2. Pilih PNS
3. Klik Tombol
4. Akan Tampil Pesan, 1
Input Password yg 3
2
baru.
5. Klik untuk
Mengganti
Pasword. Klik ,
untuk
membatalkan. 4
5
21
Pengaturan Jam Kerja Model Shift
1. Pilih Menu Jam
Kerja;
2. Klik Tombol
3. Klik Tombol
4. Akan Tampil Form
Jam Kerja;
5. Isi Nama Jam Kerja 1
dan Zona Waktu; 2
6. Klik tombol , 8
3
untuk menyimpan.
Klik , untuk
membatalkan; 7
7. Klik tombol
untuk mengaktifkan
/ menonaktifkan
jadwal shift, klik
tombol untuk
menghapus jadwal,
4
dan klik untuk
mengubah jadwal
shift. 5
8. Klik tombol
untuk mengubah 6
Nama Jam Kerja dan
Zona Waktu, Klik
untuk menambah
Jadwal Shift, Klik
untuk mengaktifkan
Jam Kerja, dan klik
untuk
menghapus Jadwal
shift.
22
BAB IV
PENANGGUNGJAWAB
A. Kewajiban
1. Melakukan koordinasi pengendalian administrasi dan teknis dengan Badan
Kepegawaian Daerah;
2. Melakukan penatausahaan dan verifikasi kehadiran ASN setiap hari kerja;
3. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap laporan kehadiran Pegawai ASN
terkait penegakan disiplin;
4. Menyampaikan laporan hasil rekapitulasi kehadiran Pegawai ASN setiap
bulannya kepada Kepala Perangkat Daerah/Unit kerja di lingkungan kerja
masing-masing;
5. Penanggungjawab dapat mengusulkan operator pembantu sesuai dengan
kebutuhan Perangkat Daerah tersebut.
B. Larangan
23
BAB V
ALUR KERJA SISTEM E-SENSI
DAN PETA SITUS ABSENSI OPERATOR
24
B. PETA SITUS ABSENSI OPERATOR
25
BAB VI
PERMASALAHAN DAN SOLUSI/PERTANYAAN DAN JAWABAN
Solusi : Lapor kepada Operator, agar operator membuat kordinat lokasi kerja.
3. Saat Login, tampil pesan “Identitas tersebut tidak cocok dengan data kami”
Solusi :
1) Cek kembali username dan password yang Anda ketik pada form login.
2) Apabila data sudah sesuai, lapor kepada Operator Dinas/Admin BKD agar memasukkan
data user tersebut ke database Esensi.
26
4. Saat Login, tampil pesan “Server timeout”
Solusi :
1) Pastikan jaringan yang anda gunakan stabil;
2) Ketika anda akan login, usahakan agar tidak login pada saat jam masuk atau jam pulang
kerja.
5. Saat Login, tampil pesan “Login Filed!. Anda terdeteksi sudah melakukan login pada perangkat
.....xyz.... Silahkan hubungi opertaor OPD anda untuk izin login.”
Solusi : Lapor kepada Operator Dinas/Admin BKD agar mereset Device anda pada website :
absensi.ntbprov.go.id
27
6. Tampil Pesan “Aktifkan GPS Anda”
Solusi : Hidupkan GPS (Lokasi) pada perangkat smartphone Anda, kemudian buka Aplikasi E-
Sensi
Solusi :
1. Klik Tombol
2. Pastikan GPS anda sudah aktif;
3. Buka kembali aplikasi E-Sensi (Apabila belum berhasil, silahkan Restart ulang Smartphone
anda).
4. Apabila tampilan tetap seperti ini, silahkan hubungi Operator Dinas/Admin BKD.
28
8. Tampilan Jam Kerja seperti gambar dibawah ini
Solusi : Laporkan kepada Operator Dinas, agar operator Membuat Jam Kerja Perangkat
Daerah/Unit Kerja pada website : absensi.ntbprov.go.id
Solusi :
Solusi :
Solusi : lapor kepada agar operator agar Membuat Jam Kerja Perangkat Daerah/Unit Kerja pada
website : absensi.ntbprov.go.id;
30
BAB VII
PENUTUP
Penerapan aplikasi presensi online pada 3 (tiga) bulan pertama, diberikan toleransi 30
(tiga puluh) menit setiap bulan dari akumulasi waktu keterlambatan jam masuk kerja
yang tercatat pada aplikasi.
Petunjuk Teknis ini diharapkan dapat membantu seluruh pengguna Aplikasi E-Sensi,
sehingga dapat menjadi solusi untuk setiap permasalahan terkait penerapan kedisiplinan
Pegawai ASN di lingkungan Pemerintah Provinsi NTB.
31