KEUSKUPAN AGUNG MEDAN

SUPERVISI PAROKI

LEMBAR KERJA
SUPERVISI PAROKI

Medan
2021

1
 A. LEMBAR KERJA TATA PENGGEMBALAAN
TIM SUPERVISI KEUSKUPAN AGUNG MEDAN

Nama Paroki : ..................................................................................................................... Tanggal Supervisi : ...............................

Alamat : ..................................................................................................................... Nama Supervisor : ...............................
Tanggal Pengisian Lembar Kerja : ......................................................................................... Tanda Tangan : ...............................
Nama Penanggung Jawab Langsung Pengisi Lembar Kerja : .................................. Tanda Tangan : .............................................

1 & 2. Bidang Liturgi dan Peribadatan

Tugas Pokok:
1. Mengorganisir, mengatur dan melaksanakan pelayanan liturgi/peribadatan, sakramen-sakramen dan sakramentali dengan didukung jadwal,
prasarana dan petugas-petugasnya supaya umat mendapatkan pelayanan tersebut secara teratur dan tanpa dipersulit.
2. Menggerakkan umat untuk menanggapi peristiwa-peristiwa liturgis secara aktif dan membina umat untuk menghayati perayaan-perayaan
Liturgis dan devosi-devosi sesuai ajaran iman Gereja.

Penilaian
Tugas/Aktivitas Ukuran Keberhasilan Keterangan
(diisi sesuai dengan kenyataan; boleh mengisi lebih dari satu kolom)

1.1. Memastikan bahwa Jadwal pelayanan liturgi dan

ada jadwal pelayanan peribadatan Gereja Paroki dan
Ada tetapi Tidak
liturgi dan lingkungan di sekitarnya untuk Ada dan berfungsi Tidak ada
berfungsi
peribadatan periode tertentu tersedia dan siap
diaplikasikan.

Jadwal pelayanan liturgi dan

peribadatan gereja stasi dan Ada tetapi Tidak
Ada dan berfungsi Tidak ada
lingkungan di sekitarnya untuk berfungsi
periode tertentu tersedia dan siap

2
diaplikasikan.

Ibadat/misa
Jumlah pelayanan liturgi dan Ibadat
Misa lingkungan sejauh ada
peribadatan untuk Gereja paroki Lingkungan
sebulan sekali permintaan
Iingkungan. seminggu sekali
umat

Ibadat/misa
Jumlah pelayanan liturgi dan Ibadat
Misa lingkungan sejauh ada
peribadatan untuk stasi dan Lingkungan
sebulan sekali permintaan
Iingkungannya.. seminggu sekali
umat

Jumlah pelayanan liturgi dan Pastor tidak

Pastor melayani Pastor melayani jika
peribadatan untuk kelompok memberi
sebulan sekali. diminta
kategorial paroki perhatian.

Jumlah pelayanan liturgi dan Pastor tidak

Pastor melayani Pastor melayani jika
peribadatan untuk kelompok memberi
sebulan sekali. diminta
kategorial stasi. perhatian.

Rekap jadwal pastor pada akhir

bulan dengan
Ada Kadang ada Tidak ada
perubahan/penambahan di
tengah jalan.

Jumlah keluhan umat terhadap Tidak ada

Keluhan
pelayanan liturgi dan peribadatan Keluhan/umat Keluhan sedikit
banyak
gereja Paroki dan lingkungannya puas

Jumlah keluhan umat terhadap Tidak ada

Keluhan
pelayanan liturgi dan peribadatan Keluhan/umat Keluhan sedikit
banyak
gereja stasi dan lingkungannya puas

3
1.2 Memastikan dan Jumlah pengurus Gereja Paroki,
Lengkap Cukup Kurang
atau memilih lingkungan
langsung petugas-
petugas yang Jumlah Pengurus Gereja stasi dan
membantu dalam lengkap Cukup Kurang
lingkungan
pelaksanaan
perayaan liturgi Jumlah petugas lain (Pembagi
dan peribadatan luar Biasa Komuni Suci (PLBKS), Cukup (ukuran
baik di gereja Lengkap Kurang
lektor, pemazmur, misdinar) minimal)
paroki, stasi dan Paroki
lingkungan
Jumlah petugas lain (misdinar, Cukup (ukuran
Lengkap Kurang
lektor, pemazmur, PLBKS) Stasi minimal)

1.3. Memastikan Persiapan, pengarahan dan

bahwa para pengecekan petugas sebelum Ada Kadang-kadang Tidak ada
petugas bertugas sehari sebelumnya
liturgi/peribadatan
dapat menjalankan Persiapan, pengarahan dan
tugasnya dengan pengecekan petugas sebelum Ada Kadang-kadang Tidak ada
baik di paroki dan perayaan mulai
stasi
Jadwal pembinaan para petugas Pembinaan Tidak ada
Setahun dua kali
liturgi. (tidak sekedar gladi resik) rutin bulanan perhatian

Jumlah kesalahan petugas saat

Tidak ada Kadang-kadang Sering
bertugas liturgi

1.4. Memastikan Daftar inventaris sarana dan Ada dan

Ada dan tidak lengkap Tidak ada
bahwa tersedia prasarana liturgi lengkap
sarana dan
prasarana liturgi Jumlah keluhan karena sarana dan
Tidak ada
dan peribadatan di prasarana tidak memadai (tidak Keluhan
keluhan/umat Keluhan sedikit
paroki lengkap / tidak berfungsi, kurang banyak
puas
terpelihara).

4
1.5. Memastikan Daftar inventaris sarana dan Ada dan
Ada dan tidak lengkap Tidak ada
bahwa tersedia sarana prasarana liturgi. lengkap
dan prasarana liturgi
dan peribadatan di Jumlah keluhan karena sarana dan
Tidak ada
Stasi/Lingkungan prasarana tidak memadai (tidak Keluhan
keluhan/umat Keluhan sedikit
lengkap / tidak berfungsi, kurang banyak
puas
terpelihara).

2.1. Mensosialisasikan Jumlah pembekalan para pengurus

dan menggerakkan gereja Paroki, stasi, Iingkungan dan
umat untuk kelompok kategorial untuk: masa Ada pembekalan Ada pembekalan Tidak ada
menanggapi secara advent, masa natal dan masa pra- setiap peristiwa untuk beberapa perhatian
aktif perayaan khusus paskah dll. liturgis. peristiwa Iiturgis. dari pastor
liturgis

Keterlibatan pastor untuk

Ikut mengajar Kadang-kadang Tidak ikut
memberikan pembekalan.
Jumlah kelompok umat (stasi,
lingkungan / kategorial) yang aktif Sebagian besar Beberapa kelompok
Tidak ada
menanggapi perayaan khusus kelompok umat umat
liturgis.
2.2 Memastikan
penerimaan sakramen- Penerimaan Baptis Ada terjadwal Sesuai permintaan Tidak ada
sakramen terlaksana
Komuni Pertama
Ada terjadwal Sesuai permintaan Tidak ada
Penguatan
Ada terjadwal Sesuai permintaan Tidak ada
Perkawinan
Ada Terjadwal Sesuai permintaan Tidak ada
Rekonsilisiasi/tobat
Ada terjadwal Sesuai permintaan Tidak ada
Pengurapan Orang Sakit
Ada terjadwal Sesuai permintaan Tidak ada
Komuni Orang Sakit Ada Terjadwal Sesuai permintaan Tidak ada

5
2.3. Mensosialisakan Baptis
dan menggerakkan
1. Pelajaran Ada Kadang-kadang Tidak ada
umat mengikuti
persiapan 2. Rekoleksi Ada Kadang-kadang Tidak ada
penerimaan
3. Pengakuan Dosa Ada Kadang-kadang Tidak ada
sakramen dan
pendalamannya 4. Mistagogi Ada Kadang-kadang Tidak ada
Kadang
5. Baptis dewasa dan bayi Selalu dipisah Selalu digabung
dipisah
Komuni Pertama
1. Pelajaran Ada Kadang-kadang Tidak ada
2. Rekoleksi Ada Kadang-kadang Tidak ada
3. Pengakuan Dosa Ada Kadang-kadang Tidak ada
Penerimaan Penguatan
1. Pelajaran Ada Kadang-kadang Tidak ada
2. Rekoleksi Ada Kadang-kadang Tidak ada
3. Pengakuan Dosa Ada Kadang-kadang Tidak ada
Perkawinan
1. Pelajaran Ada Kadang-kadang Tidak ada
2. Rekoleksi Ada Kadang-kadang Tidak ada
3. Pengakuan Dosa Ada Kadang-kadang Tidak ada
Pengurapan Orang Sakit/Lansia
1. Pelaporan ke Paroki Ada Kadang-kadang Tidak ada
2. Pencatatan Ada Kadang-kadang Tidak ada
Komuni Orang Sakit

Ada Kadang-kadang Tidak ada

Pelaporan ke Paroki

6
 Ada Kadang-kadang Tidak ada
Pencatatan

2.4 Memastikan Katekese tentang sakramentali ada Kadang-kadang Tidak ada

pelayanan
Sakramentali Jadwal pelayanan sakramentali
dilaksanakan dan Ada terprogram Sesuai permintaan Tidak ada
dipahami umat
Sumber teks Perayaan
Komlit KAM Komlit luar KAM Susun sendiri
sakramentali
2.5. Memastikan Jadwal pembinaan/pendampingan
bagi kelompok-kelompok devosi, Ada
bahwa devosi- Tidak ada
misalnya devosi kepada Maria, pendampingan Kadang-kadang
devosi yang ada di perhatian
Pelindung Paroki. rutin
paroki dilaksanakan
sesuai dengan Jumlah umat dari setiap Kurang dari Beberapa
ajaran Gereja dan Sebagian besar
kelompok umat yang hadir dalam separuh jumlah orang (itu-
dalam umat
pertemuan. umat itu saja)
kesatuan/terintegr
asi dengan Tidak ada
kehidupan jemaat Ada bermacam- Hanya ada satu
Jumlah dan jenis devosi di paroki
(tidak eksklusif) macam devosi devosi tertentu

Jumlah devosi yang menyimpang Tidak jelas

dari ajaran Gereja Ada menyimpang atau Tidak ada
tidak
Jadwal devosi kepada pelindung
Ada Kadang-kadang Tidak ada
paroki, stasi dan lingkungan

7
3. Bidang Pewartaan
Tugas Pokok:
1. Memastikan terselenggaranya pewartaan Kitab Suci
2. Memastikan terselenggaranya pengajaran pokok-pokok iman, sakramen-sakramen, sakramentali dan Tradisi Gereja bagi umat (termasuk
lembaga-lembaga katolik) supaya umat memahami, menghayati serta menanggapinya.

Penilaian
Tugas/Aktivitas Ukuran Keberhasilan Keterangan
(diisi sesuai dengan kenyataan; boleh mengisi lebih dari satu kolom)

3.1. Mempersiapkan Jadwal persiapan Homili/kotbah Sama sekali

dan memberi Ada persiapan Tidak selalu
Imam baik secara pribadi maupun tidak ada
homili/kotbah pada Mingguan Menyiapkan
kelompok. persiapan
hari minggu dan
perayaan yang Ketersediaan naskah Ada tertulis Tertulis tidak Tidak ada
dihadiri banyak umat kotbah/kotbah imam lengkap lengkap tertulis
(Kan 767 § 1,2,3)
Jadwal persiapan Homili/kotbah
Sama sekali
Pengurus Gereja baik secara Ada persiapan Tidak selalu
tidak ada
pribadi maupun kelompok, tertulis Mingguan Menyiapkan
persiapan
atau tidak
Ketersediaan naskah Ada tertulis Tertulis tidak Tidak ada
kotbah/kotbah Pengurus Gereja lengkap lengkap tertulis
Tanggapan umat terhadap Sebagian besar Umat bisa
Banyak umat
Homili/kotbah Imam umat merasa puas memahami isi
Kecewa
dan terinspirasi kotbah / homili
Tanggapan umat terhadap Sebagian besar Umat bisa
Banyak umat
Homili/kotbah Pengurus Gereja umat merasa puas memahami isi
Kecewa
dan terinspirasi kotbah / homili
3.2 Mempersiapkan
pengurus stasi dan Jadwal pembekalan pengurus Ada sesuai Sama sekali
Ada secara berkala
lingkungan untuk gereja untuk terampil berkotbah permintaan tidak ada
terampil berkotbah
3.3. Memastikan Jumlah kegiatan penyegaran Ada banyak Sesekali ada Tidak ada

8
 terselenggaranya rohani/rekoleksi/retret tahunan bentuk/pilihan Penyegaran Perhatian
pembinaan untuk dewan pastoral paroki, penyegaran rohani
kehidupan rohani dewan pastoral stasi, dewan di paroki
umat lewat latihan pastoral lingkungan dan kelompok
rohani, rekoleksi, lain yang diselenggarakan
retret atau bentuk
Jumlah kegiatan pembekalan para
kegiatan lain yang
Pengurus Gereja (paroki, stasi dan Ada
membuat umat Selalu ada
Iingkungan) dan kelompok pembekalan Tidak ada
mengetahui dan pembekalan di
kategorial misalnya: dalam rangka pada peristiwa Perhatian
memahami hal ihwal setiap peristiwa
BKL dan BKSN, APP, HPS, bulan tertentu saja
perayaan liturgi,
keluarga)
peribadatan, Kitab
Suci dan Ajaran Metode Katekese Pastor untuk Ada beberapa
Pengajaran
Gereja (mistagogi, umat di paroki, stasi, lingkungan bentuk/cara
dilaksanakan
pelajaran dan ketegorial pengajaran Tidak ada
hanya dalam
agama/kursus- (sarasehan, perhatian
bentuk
seminar ttg ajaran- pendalaman iman
homili / kotbah
ajaran Gereja bagi dll)
umat umum (Kan Bahan katekese Pastor Selalu tertulis Kadang tertulis Spontanitas
770).
Jadwal Katekese Pastor di paroki,
Rutin terjadwal Kadang-kadang Tidak terjadwal
stasi dan ingkungan dan ketegorial
3.3. Memastikan bahwa Jadwal pengajaran katekese Ada jadwal
Ada jadwal
pengajaran bagi persiapan penerimaan sakramen katekese
katekese
calon penerima tersedia sakramental
sakramental Tidak ada
sakramen-sakramen dengan waktu
dengan alokasi perhatian
dilaksanakan secara yang tidak teratur
waktu sesuai
teratur baik (mis. terlalu
dengan pedoman
dilakukan sendiri singkat)
maupun dengan
menugaskan katekis. Jadwal kehadiran pastor dalam
Ada dan
memberi pengajaran persiapan Kadang-kadang Tidak ada
terlaksana
penerimaan sakramen
Jumlah katekis yang ada Mencukupi Kurang mencukupi Tidak ada
Jumlah buku pelajaran dan sarana
Lengkap Kurang Iengkap Tidak ada
Iainnya

9
 Data tahunan calon penerima
Ada tetapi tidak
yang sudah mendapatkan Ada dan lengkap Tidak ada
lengkap
pengajaran iman
Buku presensi pelajaran Ada tetapi tidak
Ada dan lengkap Tidakada
lengkap
Evaluasi pelaksanaan katekese
(menyangkut proses, tim katekis, Rutin terjadwal Kadang-kadang Tidak ada
bahan dan metode)
3.4. Membina dan Jumlah kegiatan promosi/aksi Ada kegiatan Tidak ada
Kadang-kadang
memajukan panggilan tahunan perhatian
panggilan imamat
dan hidup membiara Tidak ada
Kegiatan doa untuk panggilan Rutin bulanan Kadang-kadang
(Kan 233 § 1). perhatian

Sumbangan ke Seminari Tidak ada

Rutin bulanan Kadang-kadang
perhatian
Tidak ada
Kunjungan ke Seminari Rutin bulanan Kadang-kadang
perhatian
Tidak ada
Jumlah umat yang menjadi calon Tiap tahun ada Kadang-kadang Sama sekali
imam atau religius calon ada (selama pastor
ybs bertugas)

3.5. Memberikan Jumlah pertemuan dengan unit Tidak ada

Setahun dua kali Ada jika diminta
perhatian kepada sekolah perhatian
sekolah-sekolah
katolik yang ada di Tidak ada
Jadwal misa Pelajar/mahasiswa Bulanan Kadang-kadang
parokinya (Kan 794 § perhatian
2)
Pembinaan khusus misalnya
Tidak ada
Rekoleksi/retret guru dan Setahun sekali Kadang-kadang
perhatian
pegawai/pelajar- Mahasiswa.

Arsip data alamat sekolah dan Ada dan lengkap Tidak ada
Ada tetapi tidak
jumlah siswa yang beragama
10
 katolik yang dimiliki lengkap

Ada program
Jumlah kegiatan/program pastoral Kegiatan tak Tidak ada
tahunan
yang ditetapkan BKPK terencana perhatian
(mis.Beasiswa)

3.6 Memberikan Pertemuan dengan guru-guru

Ada rutin Kadang-kadang Tidak ada
perhatian kepada pelajar Agama Katolik
katolik yang berada di
sekolah non katolik yang Tidak ada
Jadwal misa Pelajar/mahasiswa Bulanan Kadang-kadang
ada di parokinya perhatian

Pembinaan khusus misalnya

Tidak ada
Rekoleksi/retret guru dan Setahun sekali Kadang-kadang
perhatian
pegawai/pelajar- Mahasiswa

Arsip data alamat sekolah dan

Ada tetapi tidak
jumlah siswa yang beragama Ada dan lengkap Tidak ada
lengkap
katolik yang dimiliki

Ada program
Jumlah kegiatan/program pastoral Kegiatan tak Tidak ada
tahunan
yang ditetapkan BKPK terencana perhatian
(mis.Beasiswa)

11
4. Bidang Pelayanan Kemasyarakatan
Tugas Pokok:
1. Memastikan terlaksananya Sosialisasi Ajaran Sosial Gereja dan pelayanan sosial (yang mengejawantahkan ajaran tersebut) dalam berbagai
bidang: (ekonomi, Sosial, politik, ekonomi, dan budaya) supaya umat mengetahui, memahami dan terlibat dalam kegiatan pelayanan dalam
berbagai bidang kemasyarakatan.
2. Terlibat dalam kegiatan kemasyarakatan.

Penilaian
Tugas/Aktivitas Ukuran Keberhasilan Keterangan
(diisi sesuai dengan kenyataan; boleh mengisi lebih dari satu kolom)

4.1. Mengadakan Jumlah pembekalan bagi para

sosialisasi tentang pengurus Gereja dan kategorial Selalu ada Tidak selalu ada tidak ada
Ajaran Sosial Gereja untuk bulan ASG
kepada umat
Jadwal Pastor memberi
Selalu ada Tidak selalu ada tidak ada
pengajaran
Para pengurus
Prosentase pengurus DPP Pleno Tim PSE mengerti Tidak ada yang
Dewan Pleno pemah
yang mengetahui ASG ASG mengerti
belajar ASG
4.2. Memastikan Program Penyaluran dana APP
terselenggaranya a. Hibah (sosial)
pelayanan kepada Terprogram Sesuai permohonan Tidak ada
b. Bencana
kaum kecil, lemah,
miskin dan tersingkir c. Pemberdayaan ekonomi
Upaya Pemberdayaan dan
Terprogram Situasional Tidak ada
pengembangan ekonomi umat
Bantuan langsung Terprogram Situasional Tidak ada

12
 Laporan keuangan khusus Ada laporan rutin dan Ada laporan tidak
Tidak ada
penggunaan dana APP dan dana dapat rutin dan kurang
laporan
sosial lainnya. dipertanggung- jelas.
jawabkan.
Jumlah jaringan kerja sama yang
terjamin dengan pemerintah dan
Ada jaringan
swasta (misalnya: pemda, Ada Jaringan Tidak ada
kerjasama tetapi
pemkab, dokter untuk kerjasama yang aktif jaringan
tidak aktif
pengobatan gratis; paramedis,
LSM dll).
Upaya perlindungan terhadap
umat dari pemerasan, Dibentuk sesuai
Ada tim tersedia Tidak ada
penindasan, dan pelanggaran hak kebutuhan
azasi manusia lainnya
4.3. Memastikan adanya Jumlah umat/kelompok awam Tidakada
perhatian dan yang terlibat dalam bidang Pada setiap Hanya pada bidang perhatian umat
pembinaan untuk bersangkutan (misalnya bidang bidang·ada tertentu ada pada bidang
kerasulan awam di politik: FMKI, WKRI, Vox Point, umat/kelompok umat/kelompok kemasya-
bidang sosial, PUKAT, ISKA) awam yang aktif awam aktif rakatan
politik, ekonomi
dan budaya supaya
kelompok di bidang Perhatian kepada CU paroki ,
Tidak ada
tersebut semakin terlibat pengembangan dan Ada dan rutin Hanya kalau diminta
perhatian
berkembang. pengawasan CU (jika ada)
Keterlibatan umat dalam CU
Lebih dari 80 % Di atas 50% Di bawah 50 %
Paroki.
Jumlah sapaan
pastoral/pembinaan terhadap Hanya ada sapaan
umat yang terlibat dalam Ada pertemuan rutin (mis. Tidak ada
kegiatan sosial kemasyarakatan dan Kehadiran/memenuhi perhatian
(memegang pelayanan publik terarah/terprogram undangan)
misalnya RT/RW, Lurah, para
pengusaha, dll)

13
5. Bidang Kelompok Basis
Tugas Pokok:
Memastikan terciptanya dan terpeliharanya keluarga kristiani dan kelompok basis umat beriman supaya saling membantu.

Penilaian
Tugas/Aktivitas Ukuran Keberhasilan Keterangan
(diisi sesuai dengan kenyataan; boleh mengisi lebih dari satu kolom)

5.1. Memastikan bahwa Jadwal Kunjungan keluarga oleh Insidental/tidak Tidak ada
Ada dan terprogram
kunjungan keluarga Pastor direncanakan perhatian
dilaksanakan dengan
terencana. Tim kunjungan keluarga Ada tetapi tidak
Ada dan aktif Tidak ada
paroki/stasi/lingkungan aktif

Jumlah kunjungan keluarga yang Ada kunjungan

Ada waktu kunjungan Tidak ada
dilaksanakan oleh Tim. yang tidak
terencana perhatian
direncanakan

Jumlah keluarga yang bermasalah Banyak masalah Banyak masalah

Sedikit masalah
(mis. perkawinan tidak beres, keluarga dapat tidak dapat
dapat diselesaikan
masalah ekonomi dll). diselesaikan. diselesaikan.

5.2. Memastikan bahwa Jumlah kehadiran pastor dalam Kehadiran pastor

Kehadiran pastor Tidak hadir
kelompok- kelompok pertemuan-pertemuan rutin hanya pada
merata pada setiap dalam kelompok
umat mendapatkan kelompok-kelompok umat kelompok-
kelompok manapun
pembinaan yang kelompok tertentu
mencukupi sehingga
semakin rukun Jumlah pendampingan/ Pendampingan Ada Tidak ada
pembinaan untuk kelompok dijadual/direncanakan pendampingan
secara rutin sesekali pendampingan

14
6. Pengurus PGDP (Pengurus Gereja dan Dana Papa)
Tugas Pokok:
Sebagai Ketua PGDP, memastikan bahwa harta benda paroki dikelola secara bertanggungjawab sesuai dengan hukum Gereja dan peraturan yang
ditetapkan oleh Keuskupan.

Penilaian
Tugas/Aktivitas Ukuran Keberhasilan Keterangan
(diisi sesuai dengan kenyataan; boleh mengisi lebih dari satu kolom)

Kelengkapan Pengurus PGDP lengkap Bebepa lengkap Tidak ada

Pendampingan pastor kepada

Pengurus PGDP (sosialisasi tugas
dan wewenang PGDP, apa itu Ada terjadwal Kadang-kadang Tidak ada
Sebagai Ketua PGDP,
harta benda gereja, kebijakan
memastikan bahwa harta
KAM, peraturan pemerintah)
benda paroki dikelola
secara bertanggungjawab
Daftar inventaris asset paroki Tersedia lengkap Beberapa lengkap Tidak ada
sesuai dengan hukum
Gereja dan peraturan
yang ditetapkan oleh Jumlah asset yang bermasalah
Tidak ada Beberapa Banyak
Keuskupan. administrasinya

Jumlah kelengkapan surat- surat Kacau (tidak

Lengkap dan Tersimpan dengan
berharga (sertifikat, buku lengkap dan
tersimpan dengan aman namun tidak
tabungan, asuransi, IMB,dll) yang tidak disimpan
aman lengkap
dibuat dan disimpan dengan aman dengan aman)

15
7. Pimpinan Komunitas Pastoran
Tugas Pokok:
Sebagai Pimpinan Komunitas Pastoran (Bapa Komunitas/Guardian), memastikan bahwa anggota komunitas diperhatikan sehingga tercukupi
kebutuhan rohani dan jasmani, terbina keahliannya, terjalin kerukunan / keharmonisannya dan anggota komunitas mengerjakan tugas masing-
masing.

Penilaian
Tugas/Aktivitas Ukuran Keberhasilan Keterangan
(diisi sesuai dengan kenyataan; boleh mengisi lebih dari satu kolom)

7.1 Memastikan bahwa Jadwal Misa, Ibadat harian (pagi,

Ada dan Kadang-
kesejahteraan siang, sore), meditasi, devosi Ada dan Terlaksana Tidak terlaksana
kadang terlaksana
komunitas terjamin pribadi.

Kebutuhan-kebutuhan sehari-
hari terpenuhi (boarding & Terpenuhi Kurang terpenuhi Tidak terpenuhi
living, rekreasi )

Jumlah keluhan yang muncul Tidak ada Kadang-kadang Banyak keluhan

Jumlah pertemuan pembinaan Ada pertemuan

Tidak Tidak ada
rutin dengan para karyawan rutin bulanan,
teratur/jarang pertemuan
7.2 Membina para triwulan, mingguan)
karyawan paroki
Jumlah karyawan Ada yang Kebanyakan
Tidak ada
bermasalah/tidak disiplin bermasalah bermasalah

7.3 Mengadakan
pertemuan
Jumlah pertemuan pastoran Ada pertemuan Tidak pemah
komunitas pastoran Kadang-kadang
rutin/kapitel komunitas bulanan/mingguan ada pertemuan
(pastor dan
fraterIbruder)

7.4 Mengkoordinir tugas- Kejelasan tugas dan kewajiban Ada pembagian Ada tetapi tidak Tidak ada
16
 tugas rumah tangga (job description) untuk Pastor / tugas yang terlaksana pembagian
pastoran. bruder / frater dan karyawan disepakati dan tugas
terlaksana

Laporan keuangan yang

7.5. Memastikan bahwa Ada laporan lengkap Kadang-kadang Tidak ada
ditujukan kepada Uskup.
keuangan dan harta
benda pastoran
Daftar inventaris harta benda Ada tetapi tidak
dikelola dengan baik Ada dan lengkap Tidak ada
pastoran lengkap

8. Pastor Paroki/Ketua Umum Dewan Pastoral Paroki

Tugas Pokok:
Memastikan tata organisasi baik administrasi maupun operasionalisasinya diselenggarakan secara tertib.

Penilaian
Tugas/Aktivitas Ukuran Keberhasilan Keterangan
(diisi sesuai dengan kenyataan; boleh mengisi lebih dari satu kolom)

8.1. Memastikan bahwa Ada tetapi kurang

semua tim Ada dan
Program Kerja dan RAPB terlaksana dengan Tidak ada
kerja/seksi-seksi terlaksana
baik
yang ada dalam tata
organisasi Dewan Jadwal Rutin rapat DPPH, Ada dan Ada tetapi tidak
Tidak ada
Pastoral Paroki dapat Presidium dan Paripurna terlaksana terlaksana
mengerjakan tugas- Sebagian kecil
Persentase program yang Sebagian besar
tugas yang diberikan. Semua (100%)
terlaksana sesuai rencana (>50%) (<50%)
Persentase DPP, DPR, DPS, DPL
Semua mengetahui Sebagian besar Sebagian kecil
yang mengetahui Job desknya
(100%) (>50%). (<50%)
sesuai dengan P2DPP

17
8.2 Memastikan bahwa Ada dan lengkap Sebagain besar Sebagian kecil (di
Kelengkapan Data Biduk
semua umat terdata (100%) (>50%) bawah 50%)
dengan baik
Perhatian pastor thdp data Tidak ada
Perhatian penuh Kurang perhatian
umat perhatian
8.3. Memastikan bahwa Buku-buku ter- Hanya buku
buku baptis, Jumlah buku-buku yang terisi tentu (buku- buku babtis dan per-
Semua buku
perkawinan, dengan benar dan tertib catatan pelaya-nan kawinan yang
kematian dan buku- sakramen) tertib dan benar.
buku lain (buku
Arsip-arsip pokok
katekumenat, buku
Semua arsip (buku-buku cata- Arsip-arsip kacau :
komuni I, buku
Kelengkapan arsip dan tersimpan aman, tan pelayanan tidak lengkap,
keuangan, kronik,
pengarsipannya. teratur dan mudah sakramen) ter- berserakan dan
Buku Intensi Misa)
dicari simpan dengan sulit dicari
diisi dengan cermat
baik.
dan penyimpanan.
Jumlah keluhan karena kesulitan
menemukan arsip atau data,
Tidak ada Jarang Banyak
sesuai standar penilaian Tim
Supervisi KAM.

8.4. Memberi mandat Dokumen tugas (surat atau

kepada vikaris catatan lain) yang diberikan Ada secara tertulis Ada secara lisan Tidak ada
parokial mengenai untuk vikaris parokial.
tugas-tugasnya dan
meminta laporan
pertanggung-
jawaban
Laporan pertanggungjawaban Ada, tertulis dan
(meninggalkan paroki Ada laporan lisan Tidak ada
yang diminta. teratur/periodik.
karena cuti, kursus,
sakit, dan urusan
lain.)

8.5. Menjalankan urusan Jumlah berkas penyelidikan

Beberapa berkas Pada umumnya
kanonik perkawinan kanonik yang diisi dengan baik Semua berkas
tidak beres tidak lengkap
dengan baik dan dan benar.

18
 tepat waktu.
Jumlah administrasi persyaratan
Semua syarat Banyak syarat
perkawinan yang lengkap. Ada syarat yang
perkawinan tidak
(misalnya , surat baptis, surat tidak lengkap
lengkap lengkap/terpenuhi
dispensasi, dll.).

Jumlah perkawinan yang ber-

Tidak ada Beberapa Banyak
masalah secara administratif.

8.6. Mengambil bagian Jumlah kehadiran dalam acara-

dalam kegiatan acara kemasyarakatan misalnya
kemasyarakatan HUT RI, pertemuan RT/RW Kadang-kadang Tidak pernah
Selalu hadir
sebagai kepala Gereja termasuk keikutsertaan dalam hadir hadir
setempat (tokoh kegiatan kerja bakti.
masyarakat).

19
 B. LEMBAR KERJA PENGELOLAAN ADMINISTRASI GEREJAWI
TIM SUPERVISI KEUSKUPAN AGUNG MEDAN

Nama Paroki : Tanggal Supervisi :

Alamat : Nama Supervisor :
Tanggal Pengisian Lembar Kerja : Tanda Tangan :
Nama Penanggung Jawab Langsung Pengisi Lembar Kerja : Tanda Tangan :

I. BUKU BAPTIS

I ITEM YANG DISUPERVISI ADA TIDAK BS B C K KS KETERANGAN

1. Konsistensi penomoran dan penulisan buku
2. Kejelasan tulisan
3. Kerapian tulisan
4. Kelengkapan data
5. Keterkaitan data dengan buku perkawinan
6. Ketepatan pengisian data
7. Kebersihan halaman
8. Kondisi fisik buku

20
 II. BUKU PERKAWINAN

II ITEM YANG DISUPERVISI ADA TIDAK BS B C K KS KETERANGAN

1. Konsistensi penomoran dan penulisan buku
2. Kejelasan tulisan
3. Kerapian tulisan
4. Kelengkapan data
5. Keterkaitan dengan buku baptis dan berkas
penyelidikan kanonik
6. Ketepatan pengisian
7. Kebersihan halaman
8. Kondisi fisik buku

III. BERKAS PENYELIDIKAN KANONIK

1. Kesesuaian nomor dengan buku perkawinan

2. Kelengkapan data mempelai
3. Kelengkapan pengisian kolom penyelidikan
4. Kelengkapan pengisian data administratif
5. Kelengkapan dokumen
6. Keterkaitan dengan buku baptis dan buku
perkawinan
7. Ketertiban surat menyurat
8. Penyimpanan dan pengarsipan berkas

21
 IV. BUKU PENGUATAN

IV ITEM YANG DISUPERVISI ADA TIDAK BS B C K KS KETERANGAN

1. Konsistensi penomoran dan penulisan buku
2. Kejelasan tulisan
3. Kerapian tulisan
4. Kelengkapan data
5. Keterkaitan data dengan buku baptis
6. Ketepatan pengisian data
7. Kebersihan halaman
8. Kondisi fisik buku

V. BUKU KOMUNI PERTAMA

V ITEM YANG DISUPERVISI ADA TIDAK BS B C K KS KETERANGAN

1. Konsistensi penomoran dan penulisan buku
2. Kejelasan tulisan
3. Kerapian tulisan
4. Kelengkapan data
5. Keterkaitan data dengan buku baptis
6. Ketepatan pengisian data
7. Kebersihan halaman
8. Keadaan fisik buku

22
 VI. BUKU PENGURAPAN ORANG SAKIT

VI ITEM YANG DISUPERVISI ADA TIDAK BS B C K KS KETERANGAN

1. Konsistensi penomoran dan penulisan buku
2. Kejelasan tulisan
3. Kerapian tulisan
4. Kelengkapan data
5. Ketepatan pengisian data
6. Kebersihan halaman
7. Keadaan fisik buku

VII. BUKU KEMATIAN

VII ITEM YANG DISUPERVISI ADA TIDAK BS B C K KS KETERANGAN

1. Konsistensi penomoran dan penulisan buku
2. Kejelasan tulisan
3. Kerapian tulisan
4. Kelengkapan data
5. Keterkaitan data dengan buku baptis
6. Ketepatan pengisian data
7. Kebersihan halaman
8. Keadaan fisik buku

23
 VIII. GRAFIK SITUASI UMAT

VIII ITEM YANG DISUPERVISI ADA TIDAK 2018 2019 2020 2021 2022 KETERANGAN
1. Jumlah umat per tahun
2. Jumlah baptisan per tahun
3. Jumlah perkawinan per tahun
4. Jumlah penguatan per tahun
5. Jumlah kematian per tahun
6. Jumlah komuni I per tahun
7. Jumlah pengurapan orang sakit per tahun

IX. BUKU-BUKU PENDUKUNG

IX ITEM YANG DISUPERVISI ADA TIDAK BS B C K KS KETERANGAN

1. Duplikasi Buku Baptis
2. Duplikasi Buku Perkawinan
3. Peta Paroki
4. Buku Keluarga
5. Buku intensi Misa
6. Buku kronik untuk Pastoran
7. Buku kronik untuk Paroki
8. Buku bukti pengambilan Akta Nikah Gerejawi
9. Buku surat masuk dan surat keluar
10. Buku pengambilan salinan surat baptis terbaru
24
 11. Aneka formulir baku
12. Almari penyimpanan arsip
13. Komputer untuk BIDUK dan Keuangan Paroki
14. Komputer untuk Kesekretariatan kantor Paroki
15. Meja kursi kantor memadai
16. Ruangan kantor
17. Buku agenda pencatatan perkawinan
18. Kartu absen/kegiatan Katekumen
19. Kelengkapan pendukung
20 Tanda terima sumbangan
21 Tanda terima intensi misa
22 Buku pendataan Persiapan hidup berkeluarga
23 Buku pengumuman
24 P2-DPP
25 Buku Sejarah Paroki
26 Video Profil Paroki
Catatan:
Setelah formulir ini diisi dan ditandatangani, mohon digandakan 5 eksemplar (2 eks ditinggal di paroki dan 3 eks diberikan Tim Supervisi)
Paroki:....................................................................................................Tgl............... Bln...............Thn...............
Yang mengisi
Vikaris Parokial Sekretaris Kantor Paroki

(..................................................) (..................................................)

25
 X. BASIS INTERGRASI DATA UMAT KEUSKUPAN

I. KELENGKAPAN SARANA KERJA

I ITEM YANG DISUPERVISI ADA TIDAK BS B C K KS KETERANGAN

1 Komputer khusus BIDUK
2 Spesifikasi (spek)
3 Uninterruptible power supply (UPS)
4 Back Up Data CD/DVD/Hardisk
3. Printer
4. Buku Manual BIDUK Kepala Keluarga

II. ADMIN BIDUK

II ITEM YANG DISUPERVISI A TA BS B C K KS KETERANGAN

1. Admin Biduk Purna Waktu
2 Admin Biduk merangkap sekretaris Paroki
3 Supervisor BIDUK
4. Peran Pastor Paroki
5. Koordinasi Admin dengan Supervisor
6. Koordinasi Admin dengan Ketua Stasi/Lingkungan
7. Koordinasi/Dukungan Umat

26
 III. DATA STATISTIK UMAT

1. Jumlah Kepala Keluarga 2018

Jumlah Jiwa
Prosentase (100%)
2. Jumlah Kepala Keluarga 2019
Jumlah Jiwa
Prosentase (100%)
3. Jumlah Kepala Keluarga 2020
Jumlah Jiwa
Prosentase (100%)
4. Jumlah Kepala Keluarga 2021
Jumlah Jiwa
Prosentase (100%)
5. Jumlah Kepala Keluarga 2022
Jumlah Jiwa
Prosentase (%)

IV. KUALIFIKASI ADMIN BIDUK

ITEM YANG DISUPERVISI A TA BS B C K KS KETERANGAN

Memahami kegunaan program aplikasi BIDUK dan
1. .
cara kerjanya
2. .
Memahami mengubah Data Utama
3. .
Mengetahui data yang ada di Biduk
4. .
Melakukan pencarian data
5. .
Mengirim dan menerima pesan
6. .
Menggunakan fasilitas dashboard

27
 7. .
Pengaturan user dan hak akses
8. .
Menambah dan mengurangi
9. 9
Pengenalan data dan menu di BIDUK
Setup User (User level Paroki, Wilayah, Stasi,
10. 0
lingkungan)
11. 1
Input Kepala Keluarga (KK)
12. 2
Cetak KK (cetak satu dan cetak banyak)
13. 3
Mutasi (jenis2 mutasi)
14. 4
Pencarian KK (laporan bisa download ke Excel)
15. 5
Pencarian umat (laporan bisa download ke Excel)
16. 6
Pengiriman pesan antar paroki
17. 7
Dashboard

Keterangan:
BS : BAIK SEKALI
B : BAIK
C : CUKUP
K : KURANG
KS : KURANG SEKALI

………………………2022

28
 C. LEMBAR KERJA TATA KELOLA HARTA BENDA
TIM SUPERVISI KEUSKUPAN AGUNG MEDAN

Nama Paroki : .................................................................................................................. Tanggal Supervisi : ...............................

Alamat : .................................................................................................................. Nama Supervisor : ...............................
Tanggal Pengisian Lembar Kerja : .....................................................................................
Nama Penanggung Jawab Langsung Pengisi Lembar Kerja : ............................................ Tanda Tangan : ...........................................

TUGAS POKOK:
1. Mengetahui dan mengelola harta benda yang dipercayakan kepada reksa pelayanannya dengan baik sesuai dengan norma-norma hukum
gereja dan hukum sipil.
2. Bersama dengan umat Allah, bertanggungjawab dalam tata kelola harta benda dalam koordinasi dengan pihak-pihak berwenang, secara
khusus Ordinaris Wilayah setempat.

1. Bidang Kepengurusan dan Kelembagaan

Ada lengkap/ Dalam dokumen

Upaya Penyelesaian Rekomendasi
No Kepengurusan Kelembagaan Ada tidak lengkap/ tersebut ada masalah
oleh Paroki Supervisor
Tidak ada apa

1 2 3 4
1. Lembaga
a Daftar Isi dokumen kelembagaan
yang dimiliki paroki
b SK Pendirian Paroki – Stasi
c Akta Pendirian dan Perubahan AD-

29
 nya PGDP
d Konsistensi nama PGDP dari waktu
ke waktu
e Konsistensi nama PGDP dengan
nama Paroki
f Konsistensi nama PGDP dengan
nama aset paroki
g Konsistensi nama PGDP dengan
stempel PGDP
2. SDM Paroki
a SK Pastor yang pernah dan masih
berkarya di Paroki
b SK Pengurus PGDP yang pernah dan
masih berkarya di Paroki
SK Pengurus Dewan Paroki yang
pernah dan masih berkarya di
Paroki.
c SK Kepanitiaan & Tim Kerja yang
pernah & masih berkarya
d Foto Copy KTP Pengurus PGDP

e NPWP Pribadi Pengurus PGDP

f Buku Katalog Pengurus Dewan
Paroki, yang berisi data pribadi
(minimal ada foto, alamat & nomor
telp + HP)
g SK Kekaryawanan/pegawai paroki

30
h Perjanjian Kerja dengan karyawan

3. Buku-buku Pedoman / Dokumen

a P2DPP, SK, dll* yang dikeluarkan
oleh Keuskupan Agung Medan
b Buku-buku: P2DPP, Pedoman &
SK/Memo, dll yang dikeluarkan oleh
Paroki
c Notulen rapat Pengurus PGDP &
Dewan Pastoral Paroki yang
disahkan
d Berita Acara Serah Terima Pastor
Paroki. Isinya perlu distandardkan.
e NPWP Paroki
4. Relasi
a Akta Yayasan/Unit Karya
underbouw Paroki
b SK Pengurus Yayasan underbow
Paroki

c Perjanjian karya dengan lembaga

lain dengan Paroki

31
2. Bidang Aset dan Kepemilikan

Rekomendasi
Upaya Penyelesaian Supervisor
Pilihan Jawaban *
No. Uraian Pertanyaan oleh Paroki

1 2 3
1 Apakah paroki sudah membuat daftar inventaris yang
teliti dan terinci dengan mencantumkan perkiraan
harganya mengenai benda-benda tak bergerak,
benda-benda bergerak atau yang berharga atau yang
umum dianggap termasuk benda budaya dan
mengenai benda-benda lain (memiliki nilai sejarah)
yang dimiliki paroki; meliputi:
a. Tanah
b. Bangunan/gedung
c. Kendaraan
d. Peralatan ibadah dan perabot: gedung gereja dan
Pastoran
e. Rekening bank dan bilyet
2 Jika "sudah", pencatatannya dibuat sejak tahun
berapa?
3 Apakah sudah ditandatangani oleh Pastor Paroki dan
Bendahara Paroki
4 Jika “belum”, mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
1. TANAH
5 Apakah tanah yang dimiliki paroki semuanya sudah
tercatat a.n. PGDP Paroki?
32
6 Jika “belum”, mohon dijelaskan alasan/kesulitannya:

7 Apakah ada tanah milik lembaga lain

(Ordo/Kongregasi/Tarekat/Yayasan) yang
diatasnamakan PGDP Paroki?
8 Jika jawabannya “ya”, apakah sudah dibuat
MOU/Perjanjian dengan Surat Kuasa (pengurusan dan
pemilikan) antara lembaga terkait?
9 Jika “belum”, mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
10 Apakah ada tanah yang dimiliki paroki tercatat atas
nama lembaga lain atau pribadi tertentu
(pastor/awam)?
11 Jika “ya”, apakah sudah dibuat Perjanjian/Akte
Perikatan Jual Beli/Hibah dengan Surat Kuasa
(pengurusan dan pemilikan tanah) antara PGDP Paroki
dengan pihak terkait?
12 Jika “belum”, mohon jelaskan alasan/kesulitannya:

13 Apakah ada tanah yang dimiliki paroki dikuasai oleh

pihak lain tanpa dasar persetujuan/ijin paroki (dalam
status sengketa).
14 Jika "ada", mohon jelaskan upaya penyelesaiannya:
15 Apakah ada tanah yang dimiliki paroki sedang dalam
proses pengurusan status hak dan kepemilikannya;
antara lain: balik nama; perpanjangan/pembaharuan
Hak Pakai; peningkatan Hak Pakai menjadi Hak Milik;
penggantian sertifikat?
16 Jika "ya", mohon sebutkan dan jelaskan upaya

33
 pengurusannya:
17 Apakah surat/dokumen/buku sertipikat tanah yang
dimiliki paroki sudah diserahkan ke keuskupan?
18 Jika "ya"; apakah copy sertipikat tanah yang dimiliki
paroki sudah diarsipkan dengan baik dan rapi?
19 Jika "belum", mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
BANGUNAN GEDUNG: GEREJA, PASTORAN DAN WISMA/AULA
20 Apakah ada bangunan gedung milik paroki yang
digunakan oleh lembaga lain?
21 Jika "ya", apakah sudah dibuat Perjanjian
Penggunaan/Pinjam Pakai antara PGDP Paroki dengan
pihak terkait?
22 Jika "belum", mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
23 Apakah bagunan gedung yang dimiliki paroki sudah
memiliki Ijin Mendirikan Bangunan (IMB

24 JIka “belum”. Mohon jelaskan alas an/kesulitannya:

25 Apakah foto dan gambar bangunan gedung
(denah/instalasi listrik dan air) milik paroki sudah
disimpan dengan baik dan rapi?
26 Jika “tidak”, mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
KENDARAAN
27 Apakah kendaraan yang dimiliki paroki sudah tercatat
a.n. PGDP Paroki?
28 Jika “belum”, mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
29 Apakah bukti kepemilikan kendaraan (BPKB) sudah
disimpan dengan baik dan rapi?

34
30 Apakah kendaraan yang dimiliki paroki diikutkan
program asuransi?
31 Apakah paroki membuat daftar jadwal pengurusan
berkala untuk service kendaraan dan pengurusan
STNK/penggantian nomor kendaraan?
32 Jika “belum”, mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
33 Apakah paroki sudah membuat daftar inventaris yang
teliti dan terinci dengan mencantumkan perkiraan
harganya mengenai peralatan dan perabot gedung
gereja paroki dan gedung gereja/kapel yang berada di
stasi/wilayah/lingkungan?
34 Jika “belum”, mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
REKENING BANK DAN BILYET
35 Apakah seluruh rekening bank & bilyet yang dimiliki
paroki telah dimasukkan dalam daftar inventaris?
36 Jika "belum", mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
37 Apakah rekening bank dan bilyet yang dimiliki paroki
semuanya sudah tercatat a.n. PGDP Paroki?
38 Jika "belum", mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
39 Apakah ada rekening bank & bilyet milik
pribadi/lembaga lain yang diatasnamakan PGDP
Paroki?
40 Jika "ya", apakah sudah dibuat perjanjian antara PGDP
Paroki dengan pihak terkait?
41 Jika "belum", mohon jelaskan alasan/kesulitannya:
42 Apakah ada rekening bank & bilyet milik PGDP Paroki
yang diatasnamakan pribadi/lembaga lain?

35
 43 Jika "ya", apakah sudah dibuat perjanjian antara PGDP
Paroki dengan pihak terkait?

3. Bidang Program dan RAPB Paroki

Ada lengkap/
Upaya Penyelesaian Rekomendasi
Ada tidak lengkap/ Kesulitan
Program & RAPB Paroki oleh Paroki Supevisor
No. Tidak ada

1 2 3 4
1. Rumusan Visi Misi KAM telah menggambarkan minimal
dua hal, yaitu:
1. Khas paroki

2. Fokus pastoral KAM

2. Program Kerja Paroki

1. Dewan Paroki memiliki program kerja dalam 1
(satu) periode pengurusan, disahkan oleh Pengurus
Dewan Pastoral Paroki dan disampaikan ke KAM
2. Dewan Pastoral Paroki menurunkan program kerja
dalam 1 (satu) periode pengurusan menjadi
program kerja tahunan dan tiap tahun disahkan
oleh Pengurus DPP
3. Dari program kerja tahunan telah dirumuskan
dalam aneka kegiatan.

3. RAPB
1. Bentuk Kegiatan Program Kerja Tahunan telah
dimasukkan ke dalam format RAPB seperti yang
ditetapkan oleh KAM (bentuk kegiatan per

36
 bidang/tim kerja dan anggarannya)

2. Format RAPB tersebut telah disampaikan ke KAM

sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan
3. Proposal kegiatan disusun berdasar RAPB yang
telah disahkan
4. Panduan pemanfaatan Dana Sosial Paroki

4. Evaluasi Laporan Kegiatan

1. Apakah ada laporan kegiatan dari tiap-tiap program
kegiatan yang telah dilaksanakan?
2. Apakah laporan kegiatan dari program kegiatan
yang mendapatkan subsidi KAM telah disampaikan
ke KAM?
3. Apakah laporan itu memberikan gambaran realisasi
RAPB?

4. Bidang PTKAP dan Program Softwear Keuangan

UPAYA PENYELESAIAN REKOMENDASI

ADA TIDAK KESULITAN
ITEM YG DISUPERVISI OLEH PAROKI SUPERVISOR
NO.
1 2 3 4
1. AKUNTANSI & KEUANGAN

Pedoman Keuangan Paroki, atau PEDOMAN

1
KEUANGAN & AKUNTANSI PAROKI (PKAP)

37
 Adanya Tim Akuntansi /Tim Bendahara, yang
2
melibatkan umat yang paham tentang Akuntansi
Penggunaan Catatan / Formulir / Blanko :
Voucher / Bukti Kas Masuk
Buku Kas Dewan Pastoral Paroki
Buku Bank
Tanda Terima
Tanda Bayar

3 Form Bon Sementara

Form Kas Kecil
Voucher/Bukti Kas Masuk
Voucher/Bukti Kas Keluar

Voucher/Bukti Bank Masuk

Voucher/Bukti Bank Keluar

Voucher/Bukti Memorial
4 Berita Acara Penghitungan Uang
Pemahaman terhadap kode rekening :
Kode rekening Aktiva Lancar
Kode rekening Aktiva Tetap & Aktiva Lain-lain
5
Kode rekening Kewajiban & Aktiva Bersih
Kode rekening Penerimaan
Kode rekening Bia/Beban/Pengeluaran

38
 6 Pencatatan & Pengelolaan Dana Sosial
Adanya Prosedur penghitungan uang :
Penghitungan uang kolekte oleh tim khusus
Penghitungan uang kotak persembahan oleh tim
7
khusus
Penghitungan uang kotak lilin oleh tim khusus
Penghitungan uang hasil parkir oleh tim khusus
Pemisahan pengeluaran uang menggunakan
8
metode kas kecil
Otorisasi dokumen keuangan oleh Pastor &
9
Bendahara Paroki
10 Catatan/ dokumen keuangan yang ada, telah
diarsipkan / disimpan secara benar

2. SOFTWARE PAROKI

Adanya hardware komputer beserta

1
kelengkapannya milik Paroki yang memadai
Adanya SDM yang mampu mengoperasikan
2
komputer & software PAROKI
Komputer Paroki telah dilengkapi dengan CD
3
Writer & UPS
Komputer telah dilengkapi dengan Software
4
antivirus yg rutin di update
Print out laporan dari software PAROKI
5
- Laporan Arus Kas

39
 - Laporan Neraca beserta rinciannya
- Laporan Aktivitas beserta rinciannya
- Laporan rincian Buku Besar
6 Data Software PAROKI telah dibackup rutin

TUNTUNAN KHUSUS
PEMBUATAN NARASI TATA KELOLA HARTA BENDA

Penting Diperhatikan
 Dalam pembuatan narasi selain menggunakan ‘tuntunan pembuatan narasi’ ini perlu memperhatikan ‘lembar kerja supervisi Tata Kelola Harta Benda’.
 Pembuatan narasi bukanlah sekedar menjawab pertanyaan ‘tuntunan pembuatan narasi’.

1. Kepengurusan Kelembagaan
1. Ceritakan jika ada permasalahan berkaitan dengan : isi dokumen kelembagaan, SK pendirian paroki-stasi, nama dan perubahan PGPM. Usaha-usaha apa
yang telah diupayakan untuk menjadikan hal-hal berkaitan dengan pendokumentasian tersebut menjadi lebih baik, lebih lengkap, lebih tertata, dan lebih
aman tetapi mudah dijangkau (diakses) sewaktu-sewaktu diperlukan?
2. Bagaimana ketertiban dalam membuat dan mendokumentasikan (menyimpan) berbagai SK? Apakah berbagai SK yang ada disimpan dan tertata dengan
baik di kantor/ruang Dewan Paroki?
3. Berbagai pedoman untuk Dewan Pastoral Paroki dan Keuangan telah disediakan oleh Keuskupan, apakah berbagai pedoman tersebut tersedia dan
dipergunakan/dipelajari untuk kemajuan bersama? Apakah Dewan Paroki juga membuat berbagai pedoman, notulen rapat dan dipergunakan dengan
baik?

2. Kepemilikan Harta-Benda Paroki

1. Apakah daftar inventaris harta benda (tanah, bangunan, peralatan gereja dan pastoran, rekening PGDP) telah dibuat dengan baik dan ditambah atau
diperbaharui sesuai dengan perkembangan inventaris yang dimiliki?
2. Apakah masih ada persoalan berkaitan dengan akte kepemilikan tanah, akte pendirian dan lain-lain; jika ada persoalan bagaimana perkembangan
penyelesaiannya?
40
 3. Apakah sertifikat tanah asli telah disimpan di Keuskupan dan copy resmi yang disimpan Paroki tidak ada persoalan?
4. Bagaimana pembuatan rekening di bank apakah sesuai peraturan yang dibuat oleh Keuskupan?
3. Programasi dan RAPB
1. Apakah Paroki telah membuat program yang visioner dan bagaimana langkah-langkah pembuatan program tersebut?
2. Apakah RAPB telah dibuat sesuai dengan format standar Keuskupan Agung Medan?
3. Apakah Program Kerja dan RAPB telah dikirimkan ke Keuskupan dan dipergunakan oleh Dewan Paroki sebagai pijakan untuk melakukan kegiatan-
kegiatan?
4. Akuntansi dan Keuangan
1. Pengelolaan keuangan memerlukan tim dan kerjasama antar tim dan juga dengan Pastor Paroki, apakah kerjasama itu terwujud dengan pembagian tugas
yang jelas dan berjalan dengan baik?
2. Formulir, blangko, kwintasi (tanda bayar/terima) telah tertib digunakan sebagai alat bukti pembukuan yang kredibel (dapat dipercaya)?
3. Usaha-usaha apa yang telah dilakukan oleh Bendahara (tim) agar setiap tim kerja yang meminta dana dapat mempertanggungjawabkan pemanfaatannya
dengan LPJ yang baik dan tepat waktu?
4. Bagaimana pengelolaan dana papa miskin, apakah telah dimanfaatkan secara optimal dan pertanggungjawabannya jelas dan tercatat dalam pembukuan
paroki secara baik?
5. Apakah cara dan tempat (wadah) untuk mengumpulkan kolekte selama ini dirasakan aman dan cara penghitungan kolekte serta pencatatannya sesuai
standar Keuskupan?
6. Apakah penyerahan DSP berjalan tertib dan tidak ada masalah penerimaan di Keuskupan?
7. Apakah amplop persembahan berjalan secara baik dan prosedur penyerahan uangnya berjalan lancar dan pencatatannya dapat tertib sehingga tidak
menimbulkan persoalan di kemudian hari?
8. Apakah Bendahara menyampaikan kondisi keuangan paroki berdasakan laporan keuangan dalam pertemuan Pengurus Harian Dewan Pastoral Paroki
secara periodik?
9. Bagaimana pembuatan laporan keuangan apakah telah menggunakan GL Paroki dan pelaporan ke Keuskupan berjalan dengan lancar dan tepat waktu?
10. Apakah penyimpanan dokumen-dokumen keuangan dan pembukuan merupakan dokumen yang sah (minimal ada tanda-tangan yang bertanggungjawab)?
Apakah penyimpanan dokumen keuangan tersebut berada di paroki dalam rak/almari dan ruang khusus untuk kebendaharaan, sehingga juga mudah
dipergunakan sewaktu-waktu jika diperlukan?
11. Membuat ‘analisa laporan keuangan’ dari periode laporan keuangan terakhir yang berupa, misalnya : kenaikan atau penurunan penerimaan dan
pengeluaran; jumlah pengeluaran (biaya) terbesar?
12. Apakah data-data keuangan paroki berdasarkan laporan Bendahara telah menjadi pertimbangan dalam membuat keputusan program kerja dan
kebutuhan-kebutuhan yang lain, contohnya?
41