Kelas : II/HTN-C
d. Surat menyurat
Jawaban
Teleconference adalah pertemuan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih
yang dilakukan melewati telefon atau koneksi jaringan. Pertemuan tersebut bisa
menggunakan suara (audio conference) atau menggunakan audio-video (video
conference) yang memungkinkan peserta konferensi saling melihat dan mendengar
apa yang dibicarakan, sebagaimana pertemuan biasa. Dalam telekonferensi juga
dimungkinkan menggunakan whiteboard yang sama dan setiap peserta mempunyai
kontrol terhadapnya Jadi, juga berbagi aplikasi.
Sistem telekomunikasi dapat mendukung teleconference karena
menyediakan satu atau lebih dari berikut ini: audio, video, dan / atau layanan data
oleh satu atau lebih berarti, seperti telepon, komputer , telegraf, teletip, radio, dan
televisi.
Di Indonesia, terdapat beragai layanan teleconference melalui telepon baik
fixed maupun mobile (Audio Conference) yang mempunyai kemampuan untuk
melayani percakapan sampai 30 pemanggil dalam satu konferensi. Jumlah peserta
dapat diatur sesuai dengan keinginan penyelenggara konferensi. Sistem
conferenceatau konferensi juga bisa dilengkapi dengan PIN (Personal Identification
Number) sehingga menjamin kerahasiaan suatu konferensi dari pemanggil yang tidak
diundang dalam telekonferensi atau teleconference tersebut. Saat ini dikenal tiga
jenis telekonferensi yang sering digunakan, baik untuk keperluan bisnis ataupun
kegiatan-kegiatan sosial, yaitu :
1. Audio Conference (Conference Call)
Audio Conference atau disebut juga conference call adalah percakapan
dua atau lebih partisipan dengan menggunakan fasilitas telepon dimana
komunikasi yang terjadi antara partisipan hanya dalam bentuk suara
(audio).
2. Video conference
Video conference adalah teknologi komunikasi yang mengijinkan
terjadinya komunikasi dari beberapa lokasi yang berbeda yang secara
simultan dapat mengirimkan gambar video dan suara. Untuk melakukan
video conference dapat memanfaatkan teknologi jaringan IP (melalui
internet) dan teknologi ISDN (Integrated Services Digital Network).
Contoh aplikasi Video Conference yaitu : Zoom, Google Meet, Microsoft
Teams dan Webex.
3. Web Conference
Web conference atau biasa juga disebut webinars adalah fasilitas
telekonferensi interaktif yang menawarkan fitur data stream (aliran data)
lebih lengkap dimana partisipan dapat berkomunikasi secara simultan
menggunakan teks, suara, video hingga berbagi file (file sharing) atau
melakukan slide presentation.
D. Surat menyurat
Kegiatan surat-menyurat sangat populer di era modern ini. Bentuk surat dapat
berupa surat elektronik atau non-elektronik. Pada umumnya surat non-elektronik
dikirim melalui mekanisme pengirim menyampaikan surat kepada penerima dengan
menggunakan perantara jasa kurir dan sebagainya, sedangkan untuk surat elektronik
dikirim melalui email atau situs-situs lainnya di internet. Jika dikaitkan dengan
kegiatan instansi atau perusahaan, maka surat yang bersifat resmi harus dikelola, itu
sebabnya instansi atau perusahaan mendirikan divisi khusus untuk menangani
permasalahan yang berikaitan dengan pengelolaan surat. Bentuk pengelolaan surat
tersebut jika surat non-elektronik maka surat cukup diarsipkan, sedangkan surat
elektronik bisa memanfaatkan email client untuk mendokumentasikannya. Surat
masuk akan dikelola oleh bagian tata persuratan. Surat yang asli akan diarsipkan
kemudian diserahkan pada pimpinan instansi untuk ditanda tangani sebagai aspek
legalitas. Setelah itu arsip digitalnya didisposisikan pada divisi-divisi yang dituju
sehingga dapat diterima pada waktu itu juga. Berikut adalah salah satu contoh dari
surat menyurat/elektonik yang biasa di gunakan pada masa saat ini, yaitu :
A. Email
Email merupakan singkatan dari Electronic Mail, atau dalam bahasa
Indonesia Surat Elektronik, yaitu surat yang pengirimannya menggunakan
sarana elektronik yaitu dengan jaringan internet, dengan surat elektronik
atau email seseorang dapat mengirim naskah teks, gambar, atau bahkan
mengirimkan aplikasi atau file kepada seseorang yang tentunya juga
memiliki email (surat elektronik) dalam waktu yang sangat singkat.
Karena email ini menggunakan jaringan internet, maka alamatnya pun
juga menyesuaikan dengan penyedia layanan email di internet. Contoh
penyedia layanan email adalah http://www.mail.yahoo.com,
http://www.mail.google.com, dll. Fungsi Email yaitu : Media komunikasi,
Email atau surat elektronik adalah media komunikasi yang biasa dilakukan
secara persoal atau umum (komunitas), Media pengiriman dengan Email
anda bisa melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan tentunya
pengirim dan yang dikirimi data sama-sama menggunakan alamat Email,
bukan alamat rumah, Media promosi dan Membuat blog atau website
B. WhatsApp Messenger
WhatsApp Messenger adalah aplikasi pesan untuk ponsel cerdas.
WhatsApp Messenger merupakan aplikasi pesan lintas platform yang
memungkinkan kita bertukar pesan tanpa pulsa, karena WhatsApp
Messenger menggunakan paket data internet.
Berikut adalah contoh surat menyurat melalui surat elektronik, ada juga surat tanpa
elektronik, yaitu surat yang ditulis dengan tangan sendiri, kemudia dikirmkan melalui kantor
pos.