PROSEDUR PEMBELIAN

1. Requisition form berasal dari staff departement lain, sebagai contoh, kepala chef, manajer
rumah makan atau dari Store keeper (penjaga toko) memberi tahukan ke manajer pembelian
mengenai tingkat persediaan barang yang rendah. Pemilihan dari sumber persediaan.
2. Membuat sebuah perjanjian kerja sama dengan para supplier barang via telepon atau
dengan kontrak tertulis dan negosiasi harga untuk dibayar dan pengiriman yang memuaskan
dengan acuan tanggal, waktu, dan tempat pengiriman barang.
3. Penerimaan barang yang dipesan dan penyesuaian dari kekurangan kualitas atau kwantitas
barang-barang yang dikirim.
4. Proses perpindahan barang kepada departemen pemesanan atau gudang, toko atau gudang
penyimpanan.
Supplier  adalah bisnis atau perorangan yang menyediakan produk atau jasa untuk bisnis
lain. Jadi, bisa dikatakan keberadaan supplier atau pemasok adalah kunci bagi
lancarnya supply chain
Pengertian Supplier atau Pemasok
Dalam bisnis, pemasok atau supplier artinya seseorang atau bisnis yang menyuplai barang
atau jasa yang dibutuhkan oleh entitas bisnis lain. Karena itu, supplier merupakan bagian dari
rantai pasokan yang menyediakan nilai massal dari produk tertentu.
Supplier mungkin saja memproduksi sendiri barang yang dipasoknya atau bertindak
sebagai distributor yang membeli barang dari produsen dan mendistribusikan produk sebagai
suplai bagi bisnis lain.
Pentingnya Peran Supplier
Supplier mempunyai peranan penting dalam setiap tahap di siklus sebuah produk. Siklus
produk atau product life cycle merupakan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan
produk sampai produk tersebut siap dipasarkan.
Product life cycle tentu bervariasi, terutama tergantung pada volume produksi. Akan tetapi,
tidak diragukan lagi bahwa perusahaan membutuhkan pemasok andal untuk menghasilkan
produk berkualitas.
Peranan supplier sangat krusial di dalam siklus sebuah produk karena beberapa poin berikut
ini.
Timeline
Kepercayaan konsumen sangat dipengaruhi oleh keandalan bisnis dalam menangani
permintaan. Sebuah bisnis akan dianggap andal salah satunya bila mampu mengirimkan
pesanan tepat waktu.
Dengan kata lain, jika supplier mengirim pasokan barang secara tepat waktu, entitas bisnis
penerima pasokan dapat mengelola inventori dengan baik. Jadi, proses produksi pun dapat
berlangsung lebih optimal.
Menjaga Daya Saing
Supplier membantu bisnis menjaga daya saing dengan kompetitor. Vendor atau pemasok
inilah yang akan membantu bisnis selalu bisa lebih unggul, baik dari sisi kualitas maupun
harga.
Pengelolaan Keuangan Lebih Baik
Memiliki pemasok yang baik akan membantu bisnis dalam pengelolaan keuangan. Sebagai
contoh, saat bisnis kekurangan uang kas, biasanya supplier akan turut membantu.
Bentuk bantuan tersebut, misalnya perpanjangan jangka waktu kontrak, mengubah tanggal
jatuh tempo pembayaran, bahkan berinvestasi di bisnis sebagai suntikan modal tambahan.

Tugas Supplier
Lantaran memiliki peran yang cukup penting dalam bidang pengadaan barang atau jasa,
tugas supplier bisa digolongkan menjadi:
 Memastikan ketersediaan bahan baku
 Menjaga proses produksi bahan baku
 Mengontrol kualitas bahan baku
 Mengatur penyimpanan bahan baku
 Mengatur proses pengiriman bahan baku
 Memastikan bahan telah diterima dengan baik oleh produsen
Jenis-jenis dan Contoh Supplier
Jika dilihat dari proses produksi, terdapat dua jenis supplier, yaitu pemasok barang dan
pemasok jasa. Supaya kamu lebih memahami perbedaan di antara keduanya, simak ulasan di
bawah ini.
Supplier Barang
Sesuai namanya, jenis supplier yang satu ini bertanggung jawab untuk menyuplai barang,
terutama bahan baku produksi ke perusahaan yang bertindak sebagai produsen.
Contoh supplier barang adalah pemasok kertas untuk industri percetakan, pemasok tebu
untuk produsen gula, dan sebagainya.
Lebih jauh lagi, supplier barang pun sebetulnya terbagi ke dalam dua jenis, yaitu vendor yang
menyediakan fabricated product serta non-fabricated product.
Produk fabrikasi atau fabricated product merupakan produk-produk yang perlu diolah
terlebih dahulu oleh pemasok sebelum dikirimkan kepada pemesan barang. 
Biasanya, barang setengah jadi tersebut diubah menjadi produk jadi oleh pemesan, dalam hal
ini biasanya produsen produk jadi.
Pemasok yang termasuk ke dalam vendor fabricated product, misalnya pemasok serat wol
dan nilon untuk pabrik kain. Nah, produsen kain pun nantinya mungkin bertindak sebagai
pemasok produk fabrikasi jika menyuplai kain untuk pabrik baju.
Sementara itu, non-fabricated product supplier bertanggung jawab untuk menyuplai bahan-
bahan yang tidak perlu melalui proses terlebih dahulu seperti pemasok kayu untuk produsen
furnitur.
Supplier Jasa
Pemasok jasa sebetulnya mungkin saja membuat produk, tetapi yang komoditas utamanya
merupakan layanan. Belakangan ini kita makin banyak menemukan contoh supplier jasa.
Sebut saja, penyedia jasa aplikasi kasir online atau POS system atau aplikasi akuntansi. Pasar
bagi pemasok ini tentu saja pemilik usaha yang membutuhkan kemudahan dalam pengelolaan
bisnisnya.
Kriteria Supplier yang Baik
Mengingat peran pentingnya dalam rantai pasokan dan operasional bisnis, supplier yang baik
tentu perlu memenuhi kriteria tertentu. Hal ini sebetulnya bukan hanya baik bagi perusahaan
yang dalam hal ini adalah konsumen, melainkan bagi pemasok itu sendiri.
Bagi perusahaan, memilih pemasok yang tidak tepat berisiko menimbulkan keterlambatan
pasokan bahan sehingga berdampak pada terhambatnya produksi. Lebih jauh lagi, hal ini
tentu memengaruhi ketersediaan produk jadi di pasaran.
Di sisi lain, menjaga kualitas barang dan layanan merupakan hal esensial bagi supplier.
Dengan demikian, pemasok dapat memenuhi ekspektasi dan memberikan kepuasan pada
pelanggan. Jika tidak begitu, supplier sudah pasti akan ditinggalkan.
Jadi, apa saja hal-hal yang menjadi kriteria pemasok yang baik? Perhatikan poin-poin di
bawah ini bila kamu sedang memilih vendor ataupun berniat menjadi supplier:
 Bertanggung jawab penuh atas pasokan
Jika barang yang dikirim bermasalah, pemasok yang baik menjadi pihak pertama yang
menyelesaikan persoalan tersebut tanpa mengganggu produktivitas klien.
Memang mengakui kesalahan bukanlah hal yang mudah, tetapi supplier andal akan
bertanggung jawab sepenuhnya atas setiap pasokan yang dikirimkan.
 Kemampuan produksi yang baik
 Kebanyakan perusahaan tidak hanya mencari supplier yang bisa mencukupi
kebutuhan bahan baku, tetapi mereka juga mencari konsistensi.
Konsistensi dari sisi jumlah ataupun kualitas barang, terutama untuk produk-produk
fabrikasi yang perlu diolah terlebih dahulu.
 Memahami produk dengan baik
Pemasok perlu menjadi pihak yang paling memahami tentang produk yang disuplai
serta industri terkait. Dengan pemahaman yang baik, supplier dapat lebih mudah
mencari solusi bila ada masalah terkait produktivitas klien.
Wawasan tentang produk juga membuat pemasok bisa memberikan insight kepada
klien sehingga mereka dapat meningkatkan produksi. Jika produksi klien
meningkat, supplier tentu menjadi pihak yang diuntungkan juga.
 Memiliki goal yang selaras dengan klien
Apabila perusahaan milikmu bertindak sebagai produsen, kamu merupakan klien
bagi supplier. Sebagai pihak yang menyuplai bahan baku, pemasok adalah pihak
yang sangat kamu percaya.
Karena itu, dampaknya akan baik sekali bagi kedua belah pihak jika perusahaan
sebagai klien dan pemasok memiliki common goal.
Jadi, supplier bukan hanya menjadi pihak yang memasok bahan baku, melainkan
dapat dijadikan partner untuk sama-sama memecahkan persoalan terkait produksi.
Proses Pemilihan Supplier
Proses pemilihan supplier tentunya tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada tahapan
yang perlu kamu lakukan agar bisa mendapatkan supplier yang sesuai dan berkualitas. 
Menentukan Kebutuhan
Pertama, tentukan dulu kebutuhan bisnismu. Kelompokkan kebutuhan berdasarkan intensitas
dan jenis barang yang dibutuhkan agar dapat menghemat waktu dan biaya. 
Memenuhi Kriteria Supplier
Setelah itu, pilih dan seleksilah supplier berdasarkan beberapa kriteria supplier, antara lain:

 Profesionalisme
 Mengutamakan kualitas
 Memahami produk dengan baik
Perhitungan Kemampuan Supplier
Memperhitungkan kemampuan supplier sangat penting agar bisnismu bisa berjalan dengan
lancar. Carilah supplier yang mampu menyediakan barang di atas permintaan kamu. Dengan
begitu, nantinya kamu tidak perlu khawatir ada potensi ketidaksediaan barang di kemudian
hari.
Perhatikan Track Record
Jangan pernah lupa untuk melihat track record para pembeli yang sudah bertransaksi dengan
mereka. Jika track record-nya bagus, artinya supplier yang kamu pilih memang sudah
profesional dalam melayani pesanan. Indikasi track record yang bagus dapat dilihat dari
ketepatan waktu pengiriman dan kualitas barang pesanan.
Mengenal Supplier Relationship Management
Tanpa supplier  baju, sebuah bisnis ritel fesyen tentu tidak dapat menjalankan bisnisnya.
Begitu juga bisnis restoran dengan menu tertentu akan terhambat bila tidak ada supplier
frozen food.
Jadi, kita dapat bersepakat bahwa peranan pemasok sangat esensial dalam operasional sebuah
bisnis. Karena itu, setiap perusahaan perlu menjaga relasi yang baik dengan para supplier.
Untuk memastikan manajemen relasi antara entitas bisnis dengan supplier, terdapat metode
pengelolaan yang disebut supplier relationship management (SRM). SRM adalah pendekatan
sistematis untuk mengelola supplier secara efektif dan efisien.
Dengan kata lain, SRM menyediakan panduan untuk mengelola relasi yang sehat
dengan supplier, terutama terkait dengan data vendor, manajemen siklus produk, pengelolaan
risiko, dan sebagainya.
Mengapa hal ini penting? Karena supplier relationship management dapat membantu bisnis
mencapai target-target produksi seperti menghasilkan produk berkualitas dan menurunkan
biaya pasokan.
Mari kita lihat secara lebih rinci tentang keuntungan penerapan SRM!
 Memangkas biaya pengadaan
Dengan memanfaatkan SRM, bisnis dapat menghemat biaya pengadaaan barang
dengan melakukan automasi proses melalui tools. Jadi, seluruh pekerjaan yang
sifatnya repetitif akan ditangani secara otomatis oleh sistem
 Memfasilitasi pengambilan keputusan secara cepat
Layaknya customer relationship management (CRM), SRM juga menyediakan data
histori serta laporan dalam satu platform. Dengan begitu, kamu tidak perlu memeriksa
banyak dokumen untuk memeriksa beberapa pemasok.
Berkat hal ini, kamu tidak perlu lagi menghabiskan banyak waktu untuk inspeksi data
sehingga pengambilan keputusan pun akan lebih cepat.
 Meningkatkan manajemen operasional
 Jika kamu mengimplementasikan SRM, efisiensi operasional akan meningkat sebab
pengawasan performa supplier dapat dilakukan secara mudah melalui software.
Lebih dari itu, di sistem tersebut umumnya terdapat fitur feedback yang bisa diakses
baik oleh supplier maupun perusahaan klien. Hal ini tentu membantu operasional
makin efisien sebab hal-hal strategis bisa langsung dikomunikasikan melalui sistem.
Di samping itu, tidak diragukan lagi bahwa SRM akan memberikan gambaran yang jelas
tentang nilai supplier bagi sebuah bisnis. Dari perspektif ini hubungan yang baik lebih mudah
dibangun, kelancaran operasional bisnis pun lebih terjamin.