Product Requirement

Document
CRM Process
Odoo Implementation
for
BABABOS

Develop by
PT Thinq Technology Milik Bersama

Document Version 1.1

Created Date 20 Novemeber 2022
Last Modified Date
Filename Reference
Role Name Signature

Martha
Author
Business/System Analyst (Thinq)

Febriani
Reviewed by
Key User (Bababos)

Novallingga Dirgantara
Project Manager (Thinq)
Approved by
Wafda Mufti
Project Manager (Bababos)

Document Revision History:

Date Version Author Description

2
 Daftar Isi

1. Introduction 5
1.1. Purpose of the document 5
1.2. Terminology 5

2. Business Case 5
2.1. Introduction of Business Process 5
2.2. Business Case 6
2.3. Project Benefit 6

3. Present Situation 6

4. Proposed Situation 6
4.1. Functional Specification 6
4.2. Detail Functional Specification 7
4.2.1. Master Data Customer 7
4.2.1.1. Field 7
4.2.1.2. Approval Flow 8
4.2.1.3. Validation 8
4.2.1.4. Printout 8
4.2.2. Leads 8
4.2.2.1. Field 8
4.2.2.2. Approval Flow 9
4.2.2.3. Validation 9
4.2.2.4. Printout 9
4.2.3. Opportunity 10
4.2.3.1. Field 10
4.2.3.2. Approval Flow 11
4.2.3.3. Validation 11
4.2.3.4. Status 11
4.2.3.5. Printout 12
4.2.4. Sales Quotation dan Sales Order 12
4.2.4.1. Field 12
4.2.4.2. Approval Flow 14
4.2.4.3. Validation 14
4.2.4.4. Sequence 14
4.2.4.5. Status 15
4.2.4.6. Printout 15

3
 4.3. Project Scope 16
4.5. System Availability 16
4.6. Security Requirements 16

5. Report 16
5.1. CRM Report 16

4
1. Introduction

1.1. Purpose of the document

Dokumentasi ini dibuat untuk mencatat proses CRM yang akan diimplementasikan di
Bababos.
Dokumentasi ini akan menjadi dasar untuk pengembangan sistem Odoo yang dibutuhkan
oleh team development untuk mengembangkan modul CRM yang akan diterapkan sesuai
kebutuhan bisnis pada Bababos.

1.2. Terminology
Acronym Definition

2. Business Case

2.1. Introduction of Business Process

Proses CRM adalah proses yang dilakukan tim Sales sebelum pembuatan Sales Order.
Pada proses CRM, tim Sales mengumpulkan Leads dan Opportunity dari Customer /
Buyer. Jika proses pre-sales dan negosiasi selesai dan customer setuju untuk melakukan
transaksi pembelian, tim Sales akan membuat Sales Quotation.

5
2.2. Business Case
Permasalahan yang dihadapi saat ini:
Proses CRM masih dilakukan secara manual oleh Tim Sales

2.3. Project Benefit

Setelah dilakukan implementasi modul CRM ini maka proses Sales Customer Leads
Management dapat dilakukan di sistem.
Dengan perubahan ini maka proses CRM yang dilakukan oleh tim Sales akan menjadi
lebih mudah. Dan laporan dapat langsung di generate dari aplikasi Odoo Bababos
berdasarkan data yang sudah dimasukkan ke dalam system.

3. Present Situation
Pengelolaan proses Sales Customer Leads masih dilakukan secara manual

4. Proposed Situation
Untuk menjawab permasalahan yang dihadapi saat ini, solusi yang ditawarkan adalah
pengembangan aplikasi Odoo ERP Software yang digunakan saat ini dengan menambah
modul CRM.
Modul CRM ini akan mempermudah proses operasional tim Sales. Selain membantu
dalam proses input data, modul CRM ini akan membantu dalam sisi tracking dan laporan.

4.1. Functional Specification

Modul CRM yang akan menunjang kebutuhan proses sales bisnis Bababos dimulai dari
data master customer, penginputan Leads dan Opportunities, dan pencatatan Sales
Quotation yang dibuat oleh tim Sales.

6
4.2. Detail Functional Specification
Modul yang akan dikembangkan untuk menunjang operasional ini memiliki beberapa
fungsi dan menu. Berikut adalah fungsi dan menu yang akan diaplikasikan pada modul
CRM :

4.2.1. Master Data Customer

Master data customer digunakan user Sales ketika membuat Leads / Opportunity dan
Quotation / Sales Order.

4.2.1.1. Field

Field Name Description

Name Customer Name

Company Type Individual / Company

Address Customer Address

Phone Customer Phone

Mobile Customer Mobile

Email Customer Email

Account Receivable This account will be used instead of the default

AR account for this customer

Account Payable This account will be used instead of the default

AR account for this customer

Tags Customer Category / Tag

Tax No. Informasi No. NPWP

Partner ID Generate By Sistem

Pricing Rules

Provision (%) Nilai (%) yang diisi akan muncul di sales order
line sesuai dengan nama customers yang
dipilih

COD Margin (%) Nilai (%) yang diisi akan muncul di sales order
line sesuai dengan nama customers yang
dipilih

7
 TOP margin (%) Nilai (%) yang diisi akan muncul di sales order
line sesuai dengan nama customers yang
dipilih

Trading margin (%) Nilai (%) yang diisi akan muncul di sales order
line sesuai dengan nama customers yang
dipilih

4.2.1.2. Approval Flow

Tidak ada Approval Flow untuk master data customer

4.2.1.3. Validation
Tidak ada Validation untuk master data customer

4.2.1.4. Printout
Tidak ada printout untuk master data customer

4.2.2. Leads
Leads digunakan tim Sales untuk membuat dan mengelola lead pembelian sebelum
menjadi Opportunity.

4.2.2.1. Field

Field Name Description Mandatory / Optional

Header

Lead Name Lead Name Mandatory

Probability (%) Probability Optional

Customer Customer Name Optional

Company Name Company Name Optional

Address Alamat customer Optional

Website Website customer Optional

Language Language Optional

Contact Name PIC customer Optional

8
Email Email customer Optional

Email cc Email cc Optional

Job Position Job position PIC Optional

Phone Phone PIC Optional

Mobile Mobile PIC Optional

Salesperson PIC Sales team Optional

Sales Team Sales Team Optional

Priority Priority Level, selection: Optional

● Normal
● Low
● High
● Very high

Tags Tags Optional

Internal Notes

Decription Keterangan Optional

Extra Info

Campaign Campaign name Optional

Medium Medium Optional

Source Source Optional

Refered by Refered by Optional

4.2.2.2. Approval Flow

Tidak ada Approval Flow untuk menu leads

4.2.2.3. Validation
Tidak ada Validation untuk menu leads

4.2.2.4. Printout
Tidak ada printout untuk menu leads

9
4.2.3. Opportunity
Opportunity digunakan tim Sales untuk membuat dan mengelola opportunity pembelian
sampai menjadi Quotation.

4.2.3.1. Field

Field Name Description Mandatory / Optional

Header

Opportunity Name Lead Name Mandatory

Expected Revenue Expected Revenue (Rp) Optional

Probability (%) Probability Optional

Customer Customer Name Optional

Email Email customer Optional

Phone Phone PIC Optional

Salesperson PIC Sales team Optional

Sales Team Sales Team Optional

Expected Closing Tanggal expected closing sales Optional

Priority Priority Level, selection: Optional

● Normal
● Low
● High
● Very high

Tags Tags Optional

Internal Notes

Decription Keterangan Optional

Extra Info

Contact Information

Company Name Company Name Optional

Address Alamat customer Optional

Website Website customer Optional

10
Language Language Optional

Contact Name PIC customer Optional

Job Position Job position PIC Optional

Mobile Mobile PIC Optional

Marketing

Campaign Campaign name Optional

Medium Medium Optional

Source Source Optional

Misc

Days to Assign Days to Assign Optional

Days to Close Days to Close Optional

Refered By Refered By Optional

4.2.3.2. Approval Flow

Tidak ada Approval untuk opportunity

4.2.3.3. Validation
Tidak ada Validation untuk opportunity

4.2.3.4. Status
● P0 : call (prospect to leads)
● P1 : visit (canvassing / present)
● P2 : document collection for TOP
● P3 : limit origination / follow up for 1st transaction
● P4 : 1st transaction / use limit
● P5 : repeat order
● P6 : repayment
● P7 : referral

11
 4.2.3.5. Printout
Design akan disesuaikan dengan dengan format dari Bababos atau menggunakan
Default Odoo

4.2.4. Sales Quotation dan Sales Order

Sales Quotation digunakan untuk membuat penawaran ke customer. Dalam system
Odoo, user akan membuat sales quotation lalu ketika klik submit, maka sales quotation
akan berubah menjadi sales order.

4.2.4.1. Field

Field Name Description Mandatory / Optional

Header

Customer Customer Name Mandatory

Invoice Address Invoice Address Optional

Delivery Address Delivery Address Optional

Expiration Quotation End Validity Date Optional

Pricelist Customer Price List Optional

Quotation Date Date of Quotation Optional

Payment Term Term of Payment Mandatory

Payment Method - GIRO Mandatory

(Custom) - Transfer (hanya untuk CBD dan COD)

Payment Type - Cash Before Delivery (CBD) Mandatory

(Custom) - Cash On Delivery (COD)
- Term Of Payment (TOP)

Delivery Type - Self pick-up oleh buyer Mandatory

(Custom) - Supplier delivery

Service Type - Express (SLA 2 hari) Mandatory

(Custom) - Normal (SLA 3 hari)

12
Other Info

Salesperson Salesperson Optional

Source Terisi Nama System Front end yang men generate Optional
transaksi SO

Customer Reference Terisi No Transaksi dari System Front end yang Optional
men generate transaksi SO

Sales Team Sales Team Optional

BAST

Date Tgl BAST Mandatory

Nama Nama Pihak Pertama Mandatory

Jabatan Jabatan Pihak Pertama Mandatory

Perusahaan Nama Perusahaan Pihak Pertama Mandatory

Alamat Alamat Pihak Pertama Mandatory

Nama Nama Pihak Ke Dua Mandatory

Jabatan Jabatan Pihak Kedua Mandatory

Perusahaan Nama Perusahaan Pihak Kedua Mandatory

Alamat Alamat Pihak Kedua Mandatory

Nama Nama Penerima Kuasa Optional

Jabatan Jabatan Penerima Kuasa Optional

Perusahaan Nama Perusahaan Penerima Kuasa Optional

Alamat Alamat Penerima Kuasa Optional

Order Lines

Product Product Name / Part Number Mandatory

Description Product / Part Description Optional

COGS Nilai COGS Mandatory

Provision (%) Nilai (%) diambil dari data master customers Mandatory

COD Margin (%) Nilai (%) diambil dari data master customers Mandatory

13
TOP margin (%) Nilai (%) diambil dari data master customers Mandatory

Trading margin (%) Nilai (%) diambil dari data master customers Mandatory

Quantity Quantity Mandatory

Unit Price Price per unit Mandatory

Taxes Tax Optional

Discount Percentage Discount Optional

Subtotal Price Subtotal

4.2.4.2. Approval Flow

Tidak ada Approval untuk Sales Quotation dan Sales Order

4.2.4.3. Validation
● Untuk Product di sales order lines, tidak dapat ‘create new’. Product hanya bisa
ditambahkan di menu product
● Untuk Customer di sales order, tidak dapat ‘create new’. Customer hanya bisa
ditambahkan di menu Customer
● Jika Sales Quotation sudah menjadi Sales Order maka Sales Order tidak dapat di
edit.
● Untuk Payment menggunakan Type TOP, tombol Receive Giro akan menjadi
Mandatory, dan bisa lanjut ke proses berikutnya jika status Giro sudah OK
● Ketika Status Quotation Sent, untuk melakukan pengiriman Quotation yang kedua
akan ada approval yang dilakukan oleh Role Manager & Cluster
● Tab BAST baru bisa diakses jika pengiriman barang telah selesai dilakukan

4.2.4.4. Sequence
Sales Quotation dan Sales Order mengikuti sequence standard Odoo

Sequence: SO/22/03/XXXX

SO = Sales Order

22 = 4 digit untuk tahun

14
03 = 2 digit untuk bulan

XXXX = 4 digit untuk nomor yang akan diincrement

Sequence akan di reset tiap bulan.

4.2.4.5. Status
● Quotation
● Quotation Sent
● Giro Receipt
● Giro OK
● Giro Reject
● Pro Forma INV Sent
● Sales Order
● BAST
● Setiap perubahan status yang ada di Odoo akan terupdate ke web apps

4.2.4.6. Printout
● Quotation sesuai design dari Bababos
● Pro Forma-Invoice sesuai design dari Bababos
● BAST sesuai desain dari Bababos

15
 4.3. Project Scope
Sistem yang akan kembangkan adalah:
1. Sales
2. Purchase
3. Inventory (Warehouse)
4. Accounting
5. CRM
6. Quality

4.5. System Availability

1. Sistem dapat digunakan 24 jam setiap harinya.
2. Sistem dapat digunakan selama kondisi Server tidak dalam keadaan mati atau
dimatikan.

4.6. Security Requirements

1. Login dengan username & password yang sudah terdaftar
2. Login dengan username & password yang sudah terdaftar pada Odoo ERP
Bababos. User name yang digunakan merupakan username yang terdaftar
sebagai karyawan aktif di Bababos.

5. Report
5.1. CRM Report
● Menggunakan Default Report Odoo

16
17