DOKUMEN

DIAGRAM ALUR
Bidang Produksi Furniture
PROYEK IMPLEMENTASI SISTEM
ERP IKM Mendekorumah

Disiapkan oleh:
Team 4 Studi Independent ERP
Program Kampus Merdeka
Bersama PT Andromedia oleh
Kementerian Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi
Maklumat Dokumen
Dokumen ini dibuat oleh Team 4 Studi Independen Program
Kampus Merdeka bersama PT Andromedia. Seluruh
informasi dan hal ikhwal yang terkandung dalam dokumen
ini bersifat rahasia, terbatas dan untuk IKM Mendekorumah.
Dokumen ini (termasuk bagian-bagian di dalamnya) adalah
tidak untuk disebarluaskan ataupun dipindah tangankan
kepada pihak- pihak lain di luar IKM Mendekorumah dan
tidak diperkenankan untuk memperbanyak ataupun
mereproduksinya dalam bentuk apapun terkecuali untuk
keperluan evaluasi di internal Mendekorumah.

Sebagai upaya untuk menjamin kualitas dan keakuratan

dokumen saat akan dicetak, reproduksi dokumen sebaiknya
dari release yang terakhir (up to date) dan setelah
mendapatkan izin tertulis dari:

Pemilik
IKM Mendekorumah

Pelanggaran terhadap hal-hal tersebut di atas memiliki

konsekuensi hukum dan pelaku secara pribadi ataupun
institusi dapat dituntut secara hukum.
Tujuan Dokumen
Dokumen ini mendokumentasi kebutuhan fungsional dan
non- fungsional dari modul di ERP Midsuit yang
menggambarkan solusi bisnis masa depan di area bisnis yang
termasuk lingkup proyek implementasi IKM
Mendekorumah. Secara spesifik dokumen ini akan
menjelaskan proses bisnis di bidang pembuatan furniture.
Dokumen ini akan menjadi suatu dasar dan pedoman untuk
aktivitas Implementasi Sistem ERP di IKM Mendekorumah.
 Pengawasan Dokumen
Informasi Dokumen
Nama Dokumen Dokumen Blueprint
Identifikasi Pembuatan Furniture rumah
Judul Proyek Implementasi ERP pada IKM
Perusahaan IKM Mendekorumah
Pembuat Dokumen Team 4 Studi Independent
Versi Dokumen 1
Status Dokumen Draft
Tanggal Rilis 28 September 2021

Riwayat Perubahan Dokumen

Vers Tanggal Perubah P
i an I
C
1. 28 Pembuatan awal Team 4
Septemb SIB
er 2021

Riwayat Pemeriksaan dan Persetujuan Dokumen

Tangga Nama Jabatan/Posisi Catat
l an
Adellia Nur Business Manager
Adyna Putri (IKM)
Irawan
Retno Dyah Project Manager
Purwaningrum

Legalitas Proyek

Approved By: Business Manager (IKM)

(Adellia Nur Adyna Putri Irawan)

Approved By: Project Manager

(Retno Dyah Purwaningrum)
 Daftar Isi
Maklumat Dokumen 2
Tujuan Dokumen 3
Pengawasan Dokumen 4
Informasi Dokumen 4
Riwayat Perubahan Dokumen 4
Riwayat Pemeriksaan dan Persetujuan Dokumen 4
Legalitas Proyek 4
Daftar Isi 5
Diagram Alur dan Konfigurasi Sistem 6
A. Flow Business Process IKM Mendekorumah 7
B. Diagram Alur Implementasi ERP pada IKM Mendekorumah 9
C. Diagram Alur Penggunaan Aplikasi Midsuit IKM Mendekorumah 13
D. Accounting Set Up 14
Jurnal Akuntansi 25
A. Penagihan dan Pembayaran............................................................ 25
B. Penagihan Pelanggan ..................................................................... 26
C. Daftar Laporan................................................................................ 27
 BAB I. Diagram Alur

Diagram alur adalah diagram yang biasanya mewakili sebuah proses, sistem,
atau algoritme komputer dan umum digunakan untuk mendokumentasikan,
merencanakan, menyempurnakan, atau menggambarkan sebuah alur kerja dengan
banyak langkah.

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai flow atau diagram alur dari proses
implementasi ERP diantaranya meliputi diagram alur bisnis IKM Mendekorrumh,
diagram alur implementasi ERP pada IKM Mendekorrumah, dan diagram alur
Midsuit pada IKM Mendekorrumah.

Berikut merupakan tiga jenis diagram alur dalam proyek Implementasi ERP Pada
IKM Mendekorrumah. Berikut merupakan arti simbol dalam diagram alur.

Gambar 1. Arti Simbol

 A. Flow Business Process IKM Mendekorrumah
IKM Mendekorumah adalah sebuah bisnis yang bergerak dibidang furniture dan design
interior. Nama Mendekorumah memiliki makna mendekorasi, mempercantik,
memperbaiki, menata rumah agar terlihat lebih indah dan lebih tertata. Saat ini, IKM hanya
memiliki satu pusat lokasi, yaitu di Pondok aren, Bintaro.

Pencatatan penjualan IKM Mendekorumah masih dilakukan secara manual yaitu

menggunakan excel dan word sehingga IKM kesulitan dalam mencari data historis. Hal itu
terlihat ketika terdapat order yang masuk ke marketing untuk dilanjutkan ke produksi
masih belum ada sistem informasi yang canggih untuk meneruskan informasi order
tersebut.

IKM akan memproduksi ketika ada pesanan karena bersifat make to order, dan variasi
produk tergantung dari bentuk yang diinginkan konsumen, dimana setiap produk memiliki
kerumitan sendiri-sendiri. IKM belum terdapat pencatatan pengeluaran dan penjualan yang
lengkap sehingga masih kesulitan untuk memperkirakan anggaran belanja kedepannya.
Belum terdapat pula suatu sistem yang dapat melakukan pencatatan data keuangan yang
rutin dan real time sehingga kesulitan dalam mengambil keputusan lebih cepat.
B. Diagram Alur Implementasi ERP Pada IKM Mendekorrumah

Implementasi ERP ini akan berfokus pada pemesanan produk, pembelian bahan baku,
persediaan bahan baku, penyusunan laporan keuangan dengan menggunakan MidSuit.
Dalam mengimplementasikan sistem enterprise resource planning (ERP) pada IKM yang
akan berlangsung selama 5 bulan pada IKM Mendekorrumah adapun berikut merupakan
diagram alur dalam implementasi ERP pada IKM Mendekorrumah.
C. Diagram Alur Penggunaan Aplikasi Midsuit IKM Mendekorrumah
Midsuit merupakan salah satu software dari Enterprise Resource Planning (ERP) yang
membantu IKM Mendekorumah dalam proses penyaluran informasinya, menggantikan
catatan berbasis word dan excel, menyimpan, mencatat, dan memeriksa semua informasi
pencatatan keuangan. Adapun berikut merupakan diagram alur penggunaan aplikasi
Midsuit.

D. Accounting Set Up
1. Chart of Account
 Yaitu kumpulan nama dan kode yang digunakan untuk membuat suatu
laporan keuangan. COA ini untuk menampilkan laporan keuangan, mulai dari
neraca, laporan laba-rugi, hingga laporan dari akun lainnya (modal, beban, dan
utang). Kode akun ini menjadi identitas transaksi yang lebih mudah dilihat dan
diingat. Dengan demikian, catatan-catatan lebih mudah dikendalikan, dibandingkan,
dan dianalisis dengan tepat sehingga dapat digunakan untuk pengambilan
keputusan. Menurut analisis tim kami, IKM Mendekorrumah setidaknya
membutuhkan beberapa akun dibawah ini untuk menyusun laporan keuangan
mereka.

Code Account Name Group Sub-Group

100 Bank checking account Current assets Cash and cash equivalents

110 Bank savings account Current assets Cash and cash equivalents

120 Online savings account Current assets Cash and cash equivalents

130 Petty cash account Current assets Cash and cash equivalents

200 Accounts receivable Current assets Accounts receivable

210 Allowance for doubtful Current assets Accounts receivable

debts account

300 Raw materials Current assets Inventory

310 Work in progress Current assets Inventory

320 Finished goods Current assets Inventory

400 Other receivables Current assets Other current assets

410 Prepayments Current assets Other current assets

500 Property Long term Property, plant and

assets equipment

510 Property Depreciation Long term Property, plant and

assets equipment

520 Plant Long term Property, plant and

assets equipment

530 Plant depreciation Long term Property, plant and

assets equipment
540 Equipment Long term Property, plant and
assets equipment

550 Equipment depreciation Long term Property, plant and

assets equipment

600 Goodwill Long term Goodwill

assets

610 Other assets Long term Other long term assets

assets

700 Notes payable Current Notes payable

liabilities

800 Accounts payable Current Accounts payable

liabilities

810 Payroll payable Current Other current liabilities

liabilities

820 Interest payable Current Other current liabilities

liabilities

830 Accrued expenses Current Other current liabilities

liabilities

840 Unearned revenue Current Other current liabilities

liabilities

850 Sales Tax payable Current Other current liabilities

liabilities

860 Purchase Tax payable Current Other current liabilities

liabilities

870 Payroll tax payable Current Other current liabilities

liabilities

880 Income tax payable Current Other current liabilities

liabilities

900 Retained earnings Equity Retained earnings

1000 Sales Income Revenue

1100 Discounts allowed Income Revenue

1110 Materials purchased Cost of sales Cost of sales

1120 Packaging Cost of sales Cost of sales

1130 Discounts taken Cost of sales Cost of sales

1140 Carriage Cost of sales Cost of sales

1150 Transport insurance Cost of sales Cost of sales

1160 Opening inventory Cost of sales Cost of sales

1170 Closing inventory Cost of sales Cost of sales

1200 Research and Expense Research and

development development

1300 Sales commissions Expense Sales and marketing

1310 Sales promotion Expense Sales and marketing

1320 Advertising Expense Sales and marketing

1330 Gifts & samples Expense Sales and marketing

1340 Marketing expenses Expense Sales and marketing

1400 Payroll Expense General and

administrative

1410 Payroll expenses Expense General and

administrative

1420 Payroll benefits Expense General and

administrative

1430 Payroll taxes Expense General and

administrative

1440 Recruitment expenses Expense General and

administrative

1450 Rent Expense Expense General and

administrative

1460 Electricity expense Expense General and

administrative

1470 Motor fuel Expense General and

administrative

1480 Motor repairs Expense General and

administrative

1500 Postage & carriage Expense General and

administrative
1510 Telephone Expense General and
administrative

1520 Office stationery Expense General and

administrative

1530 Books Expense General and

administrative

1540 Audit & accountancy Expense General and

fees administrative

1550 Consultancy fees Expense General and

administrative

1560 Professional fees Expense General and

administrative

1570 Equipment hire Expense General and

administrative

1580 Equipment Expense General and

maintenance administrative

1590 Insurance Expense General and

administrative

1600 Suspense account Expense General and

administrative

1610 Mispostings account Expense General and

administrative

1700 Property depreciation Expense Depreciation

1710 Plant depreciation Expense Depreciation

1720 Equipment depreciation Expense Depreciation

1730 Intellectual property Expense Depreciation

amortization

1800 Interest expense Expense Finance costs

1810 Bank fees Expense Finance costs

1820 Currency charges Expense Finance costs

1900 Gain on sale of assets Income Other Income

1910 Interest income Income Other Income

 1920 Insurance claims Income Other Income

1930 Rent income Income Other Income

2000 Income tax expense Expense Income tax expense

2. Jurnal Set Up
Jurnal yang diperlukan IKM Mendekorrumah dapat dijelaskan sebagai
berikut:
a. Ketika melakukan purchase order, jurnal yang dibuat adalah mendebet akun
Raw Material (300) dan mengkredit akun Invoice Not Receipt (**).
b. Ketika vendor mengirimkan faktur atas pembelian maka mendebet akun
Inventory Clearing (**) dan mengkredit Hutang Raw Material (800).
Setelah itu perusahaan akan melakukan pembayaran dengan Mendebet
Payment AP (800) dan Mengkredit Cash and cash Equivalent (100).
c. Ketika terjadi proses produksi maka jurnal yang muncul adalah mendebet
akun WIP (310) dan mengkredit Raw Material (300). Kemudian setelah
produksi selesai maka jurnalnya adalah mendebet akun finished goods (320)
dan mengkredit akun WIP (310).
d. Ketika perusahaan melakukan penjualan maka jurnal yang muncul yaitu
dengan mendebet Cost of sales (1110) dan mengkredit Finished Goods
(320). Lalu perusahaan mengirim faktur penjualan dengan mendebet akun
Account Receivable (200) dan mengkredit akun Invoice not sent (**).
Ketika customer melakukan pembayaran maka jurnal yang muncul adalah
mendebet akun Cash not allocated (**) dan mengkredit akun Account
Receivable (200).
e. Ketika piutang telah dibayar oleh customer, jurnal yang dibuat adalah
mendebet akun Cash (100) dan mengkreditkan Unearned Revenue (840).
Setelah itu pembayaran atas piutang dengan mendebet akun Unearned
Revenue (840) dan mengkredit account receivable (200).
Berdasarkan penjelasan diatas, berikut jurnal set up sesuai dengan setiap
proses yang ada di midsuit.

No. Windows Process Report Debit Credit

 Menu Tree Menu

1 Procurement Purchase Purchase

Order Order Detail

Material Open Raw Material

Receipt Purchase (300)
Order
Invoice Not
Receipt**

Invoice Not
Receipt**

Inventory
Clearing**

2 Accounting Invoice Vendor AP Inventory

Vendor Aging Clearing**

Hutang Raw
Material
(800)

Hutang Raw
Material
(800)

Payment AP
(800)

Payment AP
Payment - Payment (800)
AP Detail
Cash and
cash
equivalent
(100)

3 Manufacture Production Production

Order Summary

Internal Internal use WIP (310)

Use detail
Inventory -
Raw
Issue
Material
(300)
 Internal Finished
Use Goods (320)
Inventory -
Receipt
WIP (310)

Inventory Inventory
Move move detail

4 Sales & Sales order

Distribution Sales Order detail

Cost of Sales
Shipment Open sales (1110)
Customer order
Finished
Goods (320)

Account
Invoice Customer Receivable
Customer AP Aging (200)

Invoice not
sent**

Cash not
Payment allocated**
Allocation
Accounting
Receivable
(200)

Accounting Payment Cash and

5 Detail cash
Payment - equivalent
AR (100)

Unearned
Revenue
(840)

Unearned
Payment Revenue
Allocation (840)

Account
Receivable
(200)
 Account
Invoice - Receivable
AR (200)

Invoice not
sent**

Cash and
cash
equivalent
Repayment (100)

Account
Receivable
(200)

A. Transaksi khusus (Charge)

Charge adalah bagian dari suatu sistem yang bertindak sebagai alternatif
transaksi pembiayaan, dan charge digunakan untuk sebagai transaksi mengarah
langsung ke pembiayaan tertentu.

Di dalam konfigurasi jenis pembiayaan (charge type) berfungsi sebagai

menentukan pengeluaran apa saja yang muncul pada beberapa jenis akun. untuk
charges akan diambil dari Chart of Account (CoA) yang ada di mendekorumah.

No Charges Proses Akun Keterangan

1. Accrued expenses Payment 830 Tagihan dilakukan saat

project selesai membayar
sisa sisa biaya yang harus
dibayar (perlatan dll)
secara langsung

2. Purchase Tax payable Invoice 860 Tagihan saat pembelian

perlatan dan pelengkapan
(mobil dll) di bayar secara
langsung

3. Payroll tax payable Payment 870 Tagihan saat dilakukan

 pengajian, akan dilakukan
pemotongan dan dialirkan
ke pembayaran lainnya
(Asuransi)

4. Income tax payable 880 Tagihan saat hutang Pajak

Penghasilan saat selesai
project dan dibayar secara
langsung saat project
selesai.

4. Marketing expenses Payment 1340 Tagihan saat melakukan

Advertensi. (biaya iklan,
biaya pameran, biaya
promosi, biaya contoh
(sampel, model) dan lain-
lain)

5. Payroll expenses 1410 Tagihan dilakukan saat

tukang atau pegawai
selesai dengan perkaitan
atau project selesai.

6. Rent Expense Payment 1450 Pembayaran dilakukan

saat tagihan sewa
muncul, langsung dibayar

7. Electricity expense Payment 1460 Pembayaran dilakukan

saat tagihan listrik
muncul, langsung dibayar

8. Interest expense Payment 1800 Pembayaran dilakukan

saat tagihan bunga
muncul, langsung dibayar
 BAB III. Jurnal Akuntansi
Finance and Accounting (FA) dibagi kedalam 5 (lima) domain besar, yaitu (1)
Down Payment (DP), (2) Penerimaan Pembayaran (PP), (3) Pembuatan Invoice
Pelunasan (PIP), (4) Pembayaran Pembelian Bahan Baku (PPB), dan (5)
Penerimaan Pembayaran Pelunasan (PPL).
A) Penagihan dan Pembayaran
Kondisi As-Is:
1) Pembuatan invoice (customer) secara manual
2) Pencatatan pembayaran (customer) dilakukan secara manual
3) Pencatatan pelunasan (customer) dilakukan secara manual
4) Pembuatan Draft Purchase Order dilakukan secara manual
5) Pembuatan memo Bank LC untuk pembayaran tagihan (vendor) secara manual
Kondisi To-Be:
1) Pro-forma invoice (customer) dibuat oleh sistem ketika terjadi Sales Order
2) Draft Purchase Order dicatat dalam modul Penjualan beserta semua dokumen
outputnya
3) Pembayaran dicatat dalam modul Keuangan beserta semua dokumen
outputnya
4) Pembelian jasa dicatat dalam modul Pengadaan beserta semua dokumen
outputnya
5) Memo bank LC untuk pembayaran tagihan (vendor) dibuat oleh sistem
melalui open item Bank LC ketika PO
 B) Penagihan Pelanggan
Bagian Pemasaran tentunya mengatur seluruh proses penjualan baik
konsumen retail maupun korporasi. Pada ruang lingkup penjualan
dibutuhkan sebuah dokumen penjualan/sales order, pembuatan faktur
penjualan/invoice, pengiriman barang/shipment.
Peran bagian penjualan dalam proses bisnis Mendekorumah adalah
untuk melayani pelanggan dari awal order hingga penerimaan barang.
Dalam proses bisnis penjualan, tentunya terdapat sebuah penagihan yang
dilakukan oleh Mendekorumah kepada pelanggan sebagai syarat
penerimaan barang. Invoice pelunasan dan penerimaan uang yang telah
dibayarkan oleh pelanggan kepada penjualan tersebut sebagai acuan bagian
keuangan untuk menyalurkan barang kepada bagian penjualan dan
melakukan pengiriman barang melalui modul pengirim
 A.1. Pembiayaan
Pada bagian Pembelian dan Gudang meng-handle seluruh proses/fungsi
dalam pengadaan bahan baku serta penyimpanannya dalam gudang bahan
baku. Ruang lingkup pembelian secara umum adalah pemesanan,
penerimaan barang, dan penerimaan tagihan. Peran FA pada sub-domain ini
adalah pada pembuatan invoice dan akuntansi.

Diawali oleh pembayaran DP oleh Customer. Jurnal yang terbentuk

pada pembayaran DP adalah:

Debet Kas

Kredit pendapatan diterima dimuka

kemudian melakukan PO kepada pihak Vendor, kemudian barang

diterima oleh pihak gudang. Bagian gudang akan mengecek kualitas dan
kuantitas barang serta memverifikasi penerimaan barang. Setelah
diterima, bagian Pengadaan barang akan mendapatkan invoice dari
vendor. Bagian Keuangan akan menerima invoice(vendor) yang
diberikan oleh pihak pengadaan. Setelah barang diterima, Customer
akan membayarkan sisa biaya yang diperlukan serta menerima bukti
pembayaran. Jurnal yang terbentuk pada bukti pembayaran adalah

Debet Kas

Kredit Pendapatan

C) Daftar Laporan

Berikut ini adalah daftar laporan untuk modul keuangan dan akuntansi.
N
Nama Laporan Keterangan
o
Laporan untuk memantau tagihan yang
1 Open Invoice masih
belum terbayar (RAB customer)
Laporan untuk memantau keluar dan
2 Laporan Cash Flow
masuknya uang perusahaan
3 AR & AP Aging Laporan hutang/piutang
4 Production summary Laporan untuk melihat pesanan produksi
Laporan untuk mengkonfirmasi pesanan
5 Sales order detail
customer
 6 Payment detail Laporan pembayaran untuk customer
7 Purchase order detail Laporan untuk melihat pesanan pembelian

REVISIAN
1. Nia, wahyu, eno, merry, shyndi (revisi sesuai pj dimodul)
2. Rachman + aziza -> jurnalnya dimasukin ke document yah
3. Shafa, david, nova -> resume rantai pasok

Deadline besok malam jam 18.00 WIB