TUGAS POKOK DAN FUNGSI

ORGANISASI TATA KELOLA

UNIVERSITAS KATOLIK SANTO THOMAS

1. Rektor

Tugas Pokok Dan Fungsi

1. Menyusun Rencana Strategis (RENSTRA) Universitas berdasarkan Rencana Induk
Pengembangan (RIP)
2. Menetapkan Program Kerja Tahunan yang sesuai RENSTRA Universitas
3. Melakukan koordinasi dengan unit kerja dalam penetapan rencana kerja sesuai
Visi, Misi, Tujuan UNIKA yang tertuang dalam RENSTRA
4. Melakukan koordinasi dengan Yayasan dalam rangka menjalin kerjasama dengan
Perguruan Tinggi, Instansi, Lembaga dan publik dalam mendukung Visi, Misi, dan
Tujuan.
5. Mewakili Universitas dalam hubungannya dengan pihak luar
6. Melakukan kerjasama akademik dan non akademik dengan pihak eksternal.
7. Melakukan pengarahan, pengawasan, dan evaluasi pelaksanaan program kerja
secara keseluruhan.
8. Memimpin dan mengevaluasi penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan
pengabdian masyarakat.
9. Memotivasi dalam penyelenggaraan penelitian dan pengabdian masyarakat
terhadap perkembangan bidang keilmuan beserta lingkungannya.
10. Memberikan arahan, sarana dan prasarana progam pelatihan untuk peningkatan
prestasi kerja tenaga kependidikan dan dosen.
11. Menetapkan alur komunikasi sesuai dengan struktur organisasi yang berlaku.
12. Mengadakan hubungan dengan lingkungan, lembaga akademik dan non akademik
di luar Universitas.
13. Menentukan skala prioritas penyelenggaraan penelitian dan pengabdian
masyarakat.
14. Menyeleksi dan menentukan progam pelatihan untuk tenaga kependidikan dan
dosen sesuai dengan usulan pimpinan fakultas dan unit.
15. Mengadakan kerja sama dengan Perguruan Tinggi dan organisasi profesi baik
dalam maupun luar negeri.
16. Memutuskan pengajuan anggaran sesuai dengan prosedur, dan menerima laporan
pertanggung jawaban setiap kegiatan di Fakultas dan unit-unit terkait

2. Wakil Rektor I

Tugas Pokok Dan Fungsi

1. Menyusun rencana penerimaan mahasiswa lima tahun mendatang berdasar
kebutuhan pengembangan dan Rencana Induk Pengembangan.
2. Menyusun rencana dan implementasi program untuk mencapai target penerimaan
mahasiswa yang direncanakan.
3. Memberikan pengarahan ke fakultas dalam kegiatan penerimaan mahasiswa baru
dan kegiatan akademik secara keseluruhan
 4. Memberikan pengarahan ke Panitia Penerimaan Mahasiswa Baru dalam kegiatan
penerimaan mahasiswa baru dan kegiatan akademik yang terkait.
5. Menjalin kerjasama dengan perguruan tinggi lain dalam pengembangan kurikulum
perguruan tinggi.
6. Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap kurikulum yang diberlakukan di
masing-masing fakultas.
7. Melakukan koordinasi dengan fakultas dalam rangka evaluasi dan pengembangan
kurikulum sesuai kebutuhan stakeholder.
8. Melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar sesuai
kurikulum yang ditetapkan.
9. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap kegiatan akademik
secara keseluruhan.
10. Memberikan pengarahan terhadap implementasi sistem informasi administrasi
akademik, sistem informasi perpustakaan, sistem informasi penelitian dan
pengabdian masyarakat, serta penjaminan mutu.

3. Wakil Rektor II

Tugas Pokok Dan Fungsi

1. Menyusun perencanaan kegiatan di bidang keuangan, administrasi, sarana prasarana
dan Manajemen SDM di tingkat universitas.
2. Menyusun kebijakan yang terkait dengan manajemen keuangan.
3. Menyusun target penerimaan yang bersumber dari mahasiswa dan unit usaha dan
kerjasama untuk lima tahun mendatang.
4. Melakukan koordinasi dengan WR I dalam pencapaian target penerimaan yang
bersumber dari mahasiswa.
5. Melakukan kerjasama dengan pihak eksternal dalam rangka peningkatan karir dan
kesejahteraan pegawai di lingkungan Unika.
6. Menyusun rencana anggaran yang disesuaikan dengan kebutuhan pengembangan dan
pendapatan yang ditargetkan.
7. Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap realisasi anggaran sesuai yang
ditetapkan.
8. Melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap manajemen keuangan secara
keseluruhan.
9. Melakukan koordinasi dan pengarahan terhadap penyediaan sarana dan prasarana
untuk mendukung kelancaran proses organisasi secara keseluruhan.
10. Menciptakan kualitas kehidupan kerja yang mendukung peningkatan performance
dosen dan tenaga kependidikan.
11. Melakukan koordinasi dan monitoring terhadap pelaksanaan penilaian kinerja
pegawai.
12. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan kegiatan
administrasi, keuangan, sarana prasarana dan Manajemen SDM secara keseluruhan.

4. Wakil Rektor III

Tugas Pokok Dan Fungsi

1. Menyusun rencana pengembangan kegiatan kemahasiswaan untuk lima tahun
mendatang
3. Melakukan pengarahan dan monitoring terhadap kegiatan di bidang kemahasiswaan
tingkat fakultas.
 4. Melakukan kerjasama dengan perusahaan pengguna tenaga kerja.
5. Melakukan kerjasama dengan perguruan tinggi / lembaga lain
6. Mengkoordinir penyediaan informasi lowongan pekerjaan
7. Melakukan koordinasi dengan Pengurus Keluarga Alumni Unika dalam fungsinya
sebagai pusat informasi.
8. Mengkoordinir pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan yang mendukung peningkatan
kualitas dan kesiapan mahasiswa memasuki dunia kerja.
9. Melakukan pengarahan, pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan aktifitas
bidang kemahasiswaan secara keseluruhan.
10. Memberikan pengarahan terhadap implementasi sistem informasi kemahasiswaan dan
alumni.
11. Memberikan pengarahan dan melakukan koordinasi dalam menyusun rencana
pengembangan sistem informasi kemahasiswaan, alumni, dan Kerjasama.

5. Wakil Rektor IV

Tugas Dan Fungsi

1. Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan di bidang kerjasama.
2. Memberikan pengarahan dan koordinasi dalam Menyusun mekanisme promosi,
pemasaran, dan rekrutmen mahasiswa baru.
3. Mengadakan kerjasama dengan berbagai lembaga, baik perguruan tinggi, pihak lain
dari dalam maupun luar negeri untuk meningkatkan mutu akademik.
4. Melaksanakan bentuk kerjasama berupa penelitian, pertukaran informasi ilmiah, dan
lain-lain yang dianggap menguntungkan bagi pengembangan Universitas.
5. Bentuk kerjasama dengan Universitas atau lembaga pendidikan maupun pihak lain dari
dalam maupun luar negeri dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Melaksanakan kegiatan kehumasan, protokoler dan publikasi.
7. Memberikan pengarahan dan melakukan koordinasi dalam menyusun rencana
pengembangan sistem informasi Kerjasama.

LEMBAGA PENELITIAN DAN PENGABDIAN PADA MASYARAKAT (LPPM)

Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LPPM) Universitas Katolik

Santo Thomas menyelenggarakan fungsi sebagai pelaksana akademik di bidang pelaksanaan,
pengelolaan dan pengembangan kegiatan penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
berdasarkan kebijakan teknis pada Universitas.

1. Ketua LPPM

Tugas dan Fungsi

1. Menetapkan Visi, Misi, Kebijakan dan tujuan Penelitian dan Pengabdian Kepada
Masyarakat (PKM) sebagai muara, fokus dan tujuan bersama.
2. Menyusun Rencana Induk Penelitian dan PKM berdasarkan Road Map dan
mengembangkan payung penelitian dan PKM berbasis IPTEKS serta menentukan
arah Penelitian dan PKM.
3. Menyusun program kerja dan anggaran Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada
masyarakat sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
4. Mengorganisasikan Koordinator Pusat Penelitian dan pengelola PKM dalam
melaksanakan tugas agar terjalin kerjasama yang baik.
 5. Merumukan sistem layanan informasi hasil Penelitian dan PKM berdasarkan
ketentuan yang berlaku untuk diketahui oleh masyarakat.
6. Menetapkan kriteria dan menelaah makalah ilmiah sesuai dengan jenisnya sebagai
bahan makalah untuk jurnal ilmiah di LPPM.
7. Merumusan konsep sistem kerjasama Penelitian dan PKM dengan instansi terkait di
luar Universitas dalam dan luar negeri sebagai pedoman kerja.
8. Merumusan sistem peningkatan kualitas dan kuantitas Penelitian dan PKM sebagai
pedoman kerja.
9. Membina bawahan di lingkungan LPPM untuk meningkatkan kemampuan,
keterampilam dan disiplin kerja.
10. Menyusun laporan lembaga Penelitian dan PKM sesuai dengan hasil yang telah
dicapai sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

2. Sekretaris LPPM

Tugas dan Fungsi

1. Memeriksa konsep rencana dan program kerja tahunan lembaga Penelitian dan PKM
berdasarkan data dan informasi serta program kerja Universitas sebagai bahan
masukan atasan.
2. Memeriksa dan memperbaiki konsep surat keluar LPPM untuk kelayakan, ketegesan
dan meminimali kesalahan sebagai masukan kepada pimpinan.
3. Memeriksa dan memperbaiki konsep kerangka acuan penelitian dan PKM sesuai
dengan ketentuan yang berlaku sebagai bahan masukan atasan.
4. Memeriksa dan memperbaiki konsep sistem kerjasama penelitian dan PKM dengan
instansi di luar Universitas dalam dan luar negeri agar sesuai dengan ketentuan yang
berlaku untuk pedoman kerja.
5. Menelaah ketentuan tentang Penelitian dan PKM agar kebijakan tepat untuk teknis
pemecahan masalah yang di hadapi.
6. Memberi tugas dan arahan kepada Tata Usaha untuk kelancaran dan efektifitas
pelaksanaan tugas.
7. Mengevaluasi pelaksanaan tugas Tata Usaha untuk peningkatan produktivitas kinerja.
8. Melaksanakan pembinaan pegawai di lingkungan lembaga Penelitian dan PKM
berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk peningkatan karier dan prestasi kerja
pegawai.
9. Memonitor pelaksanaan kegiatan dan anggaran di lingkungan Lembaga Penelitian dan
PKM agar sesuai dengan ketentuan yang berlaku
10. Memeriksa dan memperbaiki laporan tangah tahunan dan tahunan Lembaga Penelitian
dan PKM sebagai masukan untuk atasan.
11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

3. Tata Usaha

Tugas dan Fungsi

1. Menyusun Rencana operasional (Renop) Bagian.
2. Menelaah peraturan/pedoman/ketentuan yang berlaku.
3. Mengkoordinasikan pelaksanaan tugas dengan pihak terkait .
4. Mengkoordinasikan pengelolaan dan pelaksanaan penyimpanan dokumen.
 5. Membuat Laporan Akuntabilitas LPPM akhir tahun.
6. Membuat laporan pelaksanaan tugas.
7. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan atasan.

4. Pusat Sentra HAKI

Tugas dan Fungsi

1. Menyiapkan bahan/instrumen pelaksanaan pengumpulan data HKI
2. Mengumpulkan data HKI.
3. Memeriksa kelengkapan data HKI.
4. Menginput data HKI.
5. Mengolah data HKI.
6. Menyajikan informasi HKI.
7. Menyimpan data dan informasi HKI.
8. Melayani permintaan data dan informasi HKI.
9. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan.

5. Pusat Publikasi Ilmiah

Tugas dan Fungsi

Tugas dan Tanggung jawab Kepala bidang Publikasi adalah membantu ketua LPPM
dalam meningkatkan publikasi hasil penelitian dan PKM Universitas Katolik Santo Thomas
baik tingkat Nasional maupun Internasional serta melaksanakan administrasi perencanaan,
koordinasi, pengendalian dan penjaminan mutu publikasi hasil penelitian yang dilakukan
fakultas, program studi dan kelompok riset. Dalam melaksanakan tugasnya kepala bidang
publikasi ilmiah bertanggungjawab kepada ketua LPPM.

6. Bagian Penelitian

Tugas dan Fungsi

Tugas dan Tanggung jawab Kepala bidang Penelitian adalah membantu ketua LPPM
dalam mengembangkan penelitian unggulan Universitas Katolik Santo Thomas yang
diuraikan dalam topik-topik penelitian dan road map tahapan pencapaiannya serta
melaksanakan administrasi perencanaan, koordinasi, pengendalian dan penjaminan mutu
penelitian yang dilakukan oleh fakultas, program studi dan kelompok riset. Dalam
melaksanakan tugasnya kepala bidang penelitian bertanggungjawab kepada ketua LPPM.

7. Bagian Pengabdian Masyarakat

Tugas dan Fungsi

Tugas dan Tanggung jawab Kepala bidang PKM adalah membantu ketua LPPM
dalam mengembangkan PKM unggulan Universitas Katolik Santo Thomas yang diuraikan
dalam topik-topik PKM dan road map tahapan pencapaiannya serta melaksanakan
administrasi perencanaan, koordinasi, pengendalian dan penjaminan mutu PKM yang
dilakukan oleh fakultas, program studi dan kelompok pelaksana PKM. Dalam melaksanakan
tugasnya kepala bidang PKM bertanggungjawab kepada ketua LPPM.
8. Pusat Kajian Dan Penelitian

Tugas dan Fungsi

Tugas dan Tanggung jawab Kepala Pusat Kajian Dan Penelitian adalah membantu
ketua LPPM dalam mengembangkan jurnal ilmiah Universitas Katolik Santo Thomas serta
melaksanakan administrasi perencanaan, koordinasi, pengendalian dan penjaminan mutu
jurnal yang diselenggarakan oleh fakultas, program studi dan lembaga lainya. Dalam
melaksanakan tugasnya kepala bidang jurnal bertanggungjawab kepada ketua LPPM.

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU (LPM)

1. Ketua LPM

Tugas dan Fungsi

1. Merencanakan, melaksanakan, mengevaluasi, mengendalikan, dan mengembangkan
SPMI secara berkesinambungan, konsisten, efisien, dan akuntabel.
2. Mengarahkan dan mengkoordinir pelaksanaan SPMI seluruh unit kerja di lingkungan
Unika.
3. Melakukan pembinaan sivitas akademika menyangkut kesiapan dan pelaksanaan SPMI
di Unit Kerja masing-masing.
4. Menyiapkan dan mengembangkan organisasi, unit kerja dan personal/SDM yang akan
ditugaskan dalam penerapan Lembaga Penjaminan Mutu.
5. Melaksanakan sosialisasi dan internalisasi kebijakan, manual, prosedur, dan standar
mutu Unika kepada sivitas akademika secara berkesinambungan.
6. Melaksanakan sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu Unika kepada stakeholders.
7. Melaporkan hasil penerapan SPMI kepada rektor.
8. Pengarah dan pengatur penerapan SPMI di seluruh unit kerja UNIKA.
9. Menampung dan memberi solusi setiap permasalahan yang timbul selama penerapan
SPMI dan akreditasi di lingkungan UNIKA.

2. Sekretaris LPM

Tugas dan Fungsi

1. Membantu tugas kepala LPM dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian,
dan pengembangan Sistem Penjaminan Mutu internal.
2. Membantu menyiapkan dan mengembangkan organisasi, unit kerja dan personal/SDM
yang akan ditugaskan dalam penerapan Sistem Penjaminan Mutu
3. Mengkoordinir unit kerja dalam pengembangan dokumen dan perangkat audit SPMI
4. Mengkoordinir pelaksanaan SPMI seluruh unit kerja di lingkungan Unika.
5. Membuat laporan hasil penerapan SPMI yang akan disampaikan kepala LPM kepada
rektor.
6. Memudahkan tugas-tugas kepala LPM dalam melaksanakan SPMI.
7. Penyedia dan pengelola sistem dokumen dan arsip yang diperlukan dan digunakan
dalam implementasi SPMI di seluruh unit kerja.
8. Penghubung tugas-tugas Kepala LPM dalam mengkoordinasikan kegiatan SPMI di
tingkat fakultas dan program studi.

3. Tata Usaha
 Tugas dan Fungsi
1. Melakukan administrasi umum (surat masuk dan keluar) LPM.
2. Mengiventarisasi kekayaan LPM.
3. Melakukan pelayanan kepada pelanggan internal dan eksternal
4. Membuat pembukuan keuangan LPM.
5. Pelaksana tugas administrasi umum, asset/kekayaan, dan keuangan LPM
6. Penyediaan dan pemeliharaan logistik berhubungan dengan semua kegiatan SPMI.
7. Penerima tamu pelanggan internal dan eksternal.

4. Bagian Standarisasi/Akreditasi

Tugas dan Fungsi

1. Mengembangkan mekanisme pendampingan dan asistensi kepada program studi untuk
proses akreditasi dan reakreditasi.
2. Memfasilitasi dan mendampingi program studi dalam mempersiapkan dokumen dan
asesmen lapangan.
3. Membantu persiapan akreditasi program studi (APS) dan institusi/perguruan tinggi
(APT).

5. AMI

Tugas dan Fungsi

1. Mengkoordinasi aktivitas audit mutu internal tingkat Fakultas dan Unit Kerja.
2. Mengkoordinasi aktivitas pengukuran kinerja Tridharma di Universitas.
3. Merekap hasil temuan audit internal serta memastikan tindak lanjut hasil temuan telah
dilaksanakan.
4. Mengkoordinasi program pelatihan auditor mutu internal.
5. Mengkoordinasi kegiatan bantuan teknis audit mutu internal program studi bila
diperlukan.
6. Melakukan pengkajian dan pengembangan prosedur dan instrumen audit mutu internal
dan pengukuran.
7. Menyusun laporan akhir tahun kegiatan.

6. Bagian Monev

Tugas
1. Melaksanakan evaluasi sistem penjaminan mutu di Unika pada lingkup pendidikan dan
pengajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat).
2. Melaksanakan audit terhadap pelaksanaan kegiatan akademik (Pendidikan dan
Pengajaran, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat) rutin yang dilaksanakan
oleh Unika.
3. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pembelajaran, penelitian, dan
pengabdian kepada masyarakat.
4. Melaporkan berbagai Temuan dan Ketidaksesuaian hasil Audit Kepada Pimpinan Unit
Pelaksana Kegiatan Akademik terkait dan/atau Pimpinan Unika untuk dilakukan upaya
perbaikan.
5. Perencana, pelaksana, pengevaluasi, pengendali, dan pengembang audit internal
6. Melaksanakan evaluasi bidang akademik.
LEMBAGA PENGEMBANGAN SYSTEM INFORMASI (LPSI)

Lembaga Pengembangan Sistem Informasi (LPSI) Universitas Katolik Santo Thomas

menyelenggarakan fungsi sebagai pengembang system informasi di lingkungan UNIKA ST.
Thomas berdasarkan kebijakan teknis pada Universitas.

1. Ketua LPSI

Tugas dan Fungsi

1. Mengelola pengembangan teknologi dan pengelolaan sistem informasi
2. Mengevaluasi pengembangan teknologi dan pengelolaan sistem informasi.
3. Melaksanakan pengembangan, pengelolaan, peningkatan kapasitas teknologi dan
sistem informasi.
4. Mengelola pelaksanaan kegiatan peningkatan teknologi dan sistem informasi dalam
layanan akademik, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, keuangan dan
penunjang akademik.
5. Pemantauan dan evaluasi pengembangan, pengelolaan dan peningkatan kapasitas
teknologi dan sistem informasi universitas.
6. Pelaksanaan urusan administrasi lembaga.
7. Menyusun rencana, program, dan anggaran lembaga.

2. Sekretaris LPSI

Tugas dan Fungsi

1 Membantu tugas kepala LPSI dalam perencanaan, pelaksanaan, evaluasi,
pengendalian, dan pengembangan Sistem Informasi.
2 Membantu menyiapkan dan mengembangkan organisasi, unit kerja dan
personal/SDM yang akan ditugaskan dalam penerapan Pengembangan Sistem
Informasi Universitas.
3 Mengkoordinir pelaksanaan PSI seluruh unit kerja di lingkungan Unika.
4 Membuat laporan hasil penerapan PSI yang akan disampaikan kepala LPSI kepada
rektor.
5 Memudahkan tugas-tugas kepala LPSI dalam melaksanakan PSI.
6 Penyedia dan pengelola sistem dokumen dan arsip yang diperlukan dan digunakan
dalam implementasi PSI di seluruh unit kerja.
7 Penghubung tugas-tugas Kepala LPSI dalam mengkoordinasikan kegiatan PSI di
tingkat fakultas dan program studi.

3. Tata Usaha

Tugas dan Fungsi

1. Melaksanakan penatausahaan surat masuk dan surat keluar secara digital.
2. Melaksanakan pencatatan dan penataan sarana dan prasarana.
3. Membuat Laporan Pekerjaan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan.

4. Bagian Renbang LPSI

Tugas Pokok Dan Fungsi

 1. Merencanakan Perancangan program pelatihan.
2. Merancang dan merencanakan program pengembangan berkoordinasi dengan Divisi
lain.
3. Mengembangkan kerjasama dengan fihak luar.
4. Memonitor pelaksanaan dan umpan balik pelatihan.
5. Memonitor pengembangan aplikasi yang dilakukan.
6. Mendukung pengembangan aplikasi pada divisi lain.

5. Bagian Helpdesk

Tugas Pokok Dan Fungsi

1. Mencatat, menyampaikan dan menangani permasalahan sesuai flowchart.
2. Menangani account pengguna.
3. Membuat Laporan Pekerjaan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan.

6. Bagian Pengolahan Data

Tugas Pokok Dan Fungsi

1. Mengelola data dan backup data, pengarsipan serta dokumentasi data.
2. Menjaga keabsahan dan kevalidan data.
3. Mengontrol perawatan data.
4. Memonitor penggunaan data.
5. Membuat Laporan Pekerjaan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan.

7. Bagian Jaringan Dan Server

Tugas Pokok Dan Fungsi

1. Memonitor jaringan yang ada di lingkungan Unika.
2. Mengalokasikan IP Publik serta Private untuk jaringan di Unika.
3. Merencanakan perubahan IP jangka panjang.
4. Merencanakan infrastruktur jaringan untuk jangka panjang (Fiber Optik, Server,
Router).
5. Menjamin adanya layanan yang berkesinambungan.
6. Menyelesaikan permasalahan-permasalahan dan insiden.
7. Merencanakan Pengembangan aplikasi data komputer (SIAK, SI Kepegawaian, SI
Aset, SI Keuangan, dll).
8. Melakukan pemeliharaan program dan database.
9. Melakukan pengujian terhadap aplikasi data.
10. Membuat Laporan Pekerjaan sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
11. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Pimpinan.

Tupoksi Biro Rektor

1. Bagian. BAAK

Tugas Pokok
1. Menyusun program kerja BAAK
 2. Mengelola layanan dan pengelolaan data transaksi akademik.
3. Mempersiapkan penyusunan kalender akademik.
4. Melaksanakan administrasi kelulusan mahasiswa.
5. Melaksanakan pelayanan di bidang administrasi akademik.
6. Melaksanakan pelaporan kegiatan akademik secara berkala ke Kemenristek
Dikti/Kopertis/Kopertais.
7. Melaksanakan update data kelembagaan (izin perguruan tinggi).
8. Bertanggung jawab pada semua jenis kegiatan yang dilingkungan BAAK, baik yang
bersifat perencanaan maupun yang bersifat teknis administratif.
9. Dalam Melaksanakan tugasnya Kepala Biro bertanggung jawab kepada Rektor dan
Pembantu Rektor I.

2. Bagian Umum Dan SDM

a. Tugas Harian:
1. Memeriksa kehadiran staf.
2. Menerjemahkan dan melaksanakan arahan pimpinan sesuai disposisi surat.
3. Mengkoordinir staf dalam pelaksanaan tugas harian.
4. Menyelenggarakan administrasi kantor.
5. Memeriksa data kepegawaian untuk keperluan penyesuaian keadaan berdasarkan
aturan yang berlaku.
6. Merekapitulasi kehadiran dan ketidakhadiran pegawai dan dosen.
7. Meng update data kepegawaian.

b. Tugas Periodik:
1. Menyusun program kerja biro.
2. Menyusun rencana kerja anggaran tahunan biro.
3. Menyelenggarakan rapat kerja biro.
4. Menyusun data kepegawaian/dosen
5. Memproses usul kenaikan pangkat pegawai/dosen
6. Melaksanakan pelatihan peningkatan kompetensi SDM
7. Melakukan analisis jabatan untuk keperluan jenjang karir
8. Melakukan penilaian prestasi kerja pegawai dan dosen
9. Menyusun laporan kinerja biro

Fungsi
1. Melaksanakan fungsi perencanaan pengembangan pegawai/dosen
2. Melaksanakan fungsi koordinasi dalam pengembangan dan peningkatan kompetensi
pegawai/dosen
3. Melaksanakan fungsi monitoring dan evaluasi kinerja pegawai/dosen
4. Melaksanakan fungsi pengendalian dalam pengaturan penempatan pegawai.

3. Bagian Keuangan

Tugas Pokok
1. Membuat kebijakan administratif sesuai arahan rektor tentang pencatatan dan
pendataan seluruh transaksi keuangan
2. Membuat kebijakan administratif sesuai arahan rektor tentang pencatatan penerimaan
keuangan
 3. Membuat kebijakan administratif sesuai arahan rektor tentang pencatatan pembayaran
keuangan
4. Membuat kebijakan administratif sesuai arahan rektor tentang pencatatan pelaporan
pajak
5. Membuat kebijakan administratif sesuai arahan rektor tentang penyusunan RAB
Universitas
6. Membuat kebijakan administratif sesuai arahan rektor tentang penyusunan anggaran
operasional konsolidasi unit usaha
7. Membuat kebijakan administratif sesuai arahan rektor tentang pencatatan penyusunan,
dan pelaporan arus kas masuk dan keluar
8. Membuat kebijakan administratif sesuai arahan rektor tentang penyusunan laporan
keuangan secara periodik
9. Membuat kebijakan administratif sesuai arahan rektor tentang pencatatan penyusunan
laporan portofolio keuangan (surat berharga, asuransi, investasi, dan dana haji)

Fungsi
1. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pencatatan pendataan seluruh transaksi
keuangan.
2. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pencatatan penerimaan keuangan.
3. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pencatatan pembayaran keuangan.
4. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pencatatan pelaporan pajak.
5. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan penyusunan RAB Universitas dan
anggaran operasional konsolidasi unit usaha.
6. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan pencatatan penyusunan arus kas masuk
dan keluar.
7. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan penyusunan laporan keuangan secara
periodic dan laporan pencatatan portofolio keuangan (surat berharga, asuransi,
investasi).

4. Bagian Kemahasiswaan & Alumni

Tugas Pokok
1. Menyusun rencana dan program kerja sub bagian.
2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang kemahasiswaan.
3. Mengumpulkan, mengolah dan menganalisis data di bidang kemahasiswaan dan
alumni.
4. Melakukan urusan pemberian izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
5. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
6. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan.
7. Melakukan administrasi kegiatan kemahasiswaan.
8. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan parir dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
9. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan.
10. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahasiswaan.
11. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kemahasiswaan
12. Menyusun laporan sub bagian.

Fungsi
1. Menjamin terlaksananya penyusunan rencana kerja subbagian pendidikan dan
pemberian layanan dibidang administrasi pendidikan.
 2. Menjamin terlaksananya penyusunan rencana kerja subbagian kemahasiswaan dan
pemberian layanan dibidang administrasi kemahasiswaan.

5. Bagian Pengadaan Barang & Jasa

Tugas Pokok Dan Fungsi

1. Mengkaji ulang rencana umum pengadaan barang/jasa bersama PPK.
2. Menyusun rencana pemilihan penyedia barang/jasa.
3. Mengumumkan pelaksanaan pengadaan barang/jasa di website Kementerian dan
papan pengumuman resmi untuk masyarakat, serta menyampaikan ke LPSE untuk
diumumkan pada Portal Pengadaan Nasional.
4. Menilai kualifikasi penyedia barang/jasa melalui prakualifikasi atau pascakualifikasi.
5. Melakukan evaluasi administrasi, teknis, dan harga terhadap penawaran yang masuk.
6. Menjawab sanggahan.
7. Menyampaikan hasil pemilihan dan menyerahkan salinan dokumen pemilihan
penyedia barang/jasa kepada PPK
8. Menyimpan dokumen asli pemilihan penyedia barang/jasa.
9. Mengusulkan perubahan Harga Perkiraan Sendiri, KAK/Spesifikasi Teknis, dan
Rancangan Kontrak kepada PPK berdasarkan atas usulan Pokja ULP.
10. Membuat laporan mengenai proses dan hasil pengadaan kepada Menteri melalui KPA.
11. Memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan kegiatan Pengadaan Barang/Jasa
kepada KPA.
12. Menyusun dan melaksanakan strategi Pengadaan Barang/Jasa di lingkungan ULP.
13. Melaksanakan pengadaaan barang/jasa dengan menggunakan sistem pengadaan secara
elektronik melalui LPSE.
14. Melaksanakan evaluasi terhadap proses pengadaan barang/jasa yang telah
dilaksanakan.
15. Mengelola sistem informasi manajemen pengadaan yang mencakup dokumen
pengadaan, data survey harga, daftar kebutuhan barang/jasa, daftar hitam penyedia.

6. Bagian Renbang Universitas

Tugas Periodik:
1. Menyusun program kerja badan.
2. Menyusun rencana kerja anggaran tahunan badan
3. Menyelenggarakan rapat kerja badan.
4. Melakukan analisis dan kajian terhadap hasil monev dan audit pelaksanaan rencana
strategis (Renstra) universitas.
5. Melakukan kajian terhadap pencapaian visi, misi dan tujuan universitas.
6. Menyusun Renstra, Rencana Induk Pengembangan, Blue print universitas.
7. Menentukan prioritas-prioritas utama pengembangan universitas jangka pendek,
jangka menengah, dan jangka panjang.
8. Menyusun program-program strategis untuk pengembangan universitas.
9. Melakukan kajian strategis tentang manajemen pendidikan tinggi
10. Menyusun laporan kinerja badan.

Fungsi
1. Melaksanakan fungsi perencanaan universitas melalui kajian strategis dan analisis
SWOT.
 2. Melaksanakan fungsi pengembangan universitas melalui pengkajian potensi sumber
daya yang ada.

15 Tupoksi Unit Pelaksanaan Teknis (UPT)

1. Perpustakaan

Tugas Pokok Dan Fungsi

1. Menyusun rencana strategi perpustakaan.
2. Menyusun rencana dan program kerja tahunan.
3. Menyusun program pengembangan Perpustakaan.
4. Mengorganisasikan sumber daya dan dana.
5. Membimbing dan membina sumber daya manusia di unitnya.
6. Mengkoordinasikan penyelenggaraan bidang-bidang yang ada di unitnya.
7. Melakukan monitoring & evaluasi pelaksanaan tugas layanan teknis, layanan pengguna,
pengembangan dan kerjasama, serta administrasi dan kerumahtanggaan.
8. Menyusun laporan berkala; bulanan, triwulan, semester dan tahunan kegiatan
perpustakaan kepada Rektor.

2. Pusat Karir & Softskill

Tugas Pokok
1. Informasi Lowongan Kerja/karir (Carrer Vacancy Information)
Pusat karir Unika menyediakan informasi karir, pemagangan, beasiswa dan lowongan
kerja di berbagai bidang dan lintas perusahaan/industri, dan instansi.
2. Rekrutmen Kampus (Campus Recruitment)
Pusat karir Unika memfasilitasi kegiatan presentasi dan sesi informasi tentang peluang
kesempatan berkarir di berbagai bidang maupun beasiswa pelatihan/studi lanjutan,
serta memfasilitasi pelaksanaan rekrutmen berbagai perusahaan di dalam kampus
Unika.
3. Pelatihan Karir (Carrer Training)
Pusat karir Unika memberikan pelatihan karir bagi para pencari kerja khususnya bagi
para calon alumni baru Polinela antara lain dalam bentuk Surat Lamaran, Curiculum
Vitae, Simulasi Interview, dan Latihan soal psikotes.
4. Bursa Kerja/Job Fair (Integreted Carrer Days)
Pusat karir Unika secara berkala mengadakan kegiatan akbar hari-hari memburu
peluang karir dan bursa kerja yang diadakan pada waktu menjelang wisuda setiap
tahunnya. Kegiatan ini merupakan integritas dari kegiatan presentasi dan campus
recruitment oleh berbagai perusahaan dalam kurun waktu bersamaan.
5. Pelacakan Alumni (Tracer Study)
Pusat karir Unika mengembangkan database alumni dan melakukan studi
pelacakan/penelusuran alumni untuk mendapatkan berbagai informasi penting dan
bermanfaat bagi kepentingan evaluasi relevansi pendidikan Polinela.
6. Survey Pengguna Lulusan (User Survey)
Pusat Karir Unika melaksanakan Survey terhadap pengguna lulusan yang bertujuan
untuk mengukur kualitas lulusan dari sudut pandang pengguna, apakah kualitas
lulusan yang dihasilkan seperti yang diharapkan oleh pengguna.

Fungsi
 1. Menghantarkan lulusan ke dunia kerja baik sebagai profesional maupun wirausaha
berkarakter kuat.

3. Kantor Urusan Internasional & Kerjasama

Tugas Pokok
1. Mengkoordinasi kegiatan internasionalisasi program studi dengan menyusun dan
menyosialisasikan term of reference serta panduan implementasi kegiatan.
2. Mendukung penyelenggaraan kelas internasional dan internasionalisasi program studi
di Unika dengan membantu penyediaan visiting professor dan guest lecturer beserta
monitoring dan evaluasi penyelenggaraan kelas internasional.
3. Meningkatkan jumlah mahasiswa asing dan dosen tamu yang datang ke Unika.
4. Menyelenggarakan pelatihan-pelatihan untuk sivitas akademika Unika dalam rangka
percepatan internasionalisasi.
5. Membangun kerja sama dan kegiatan implementasinya dengan mitra dalam dan luar
negeri.
6. Menyusun database kerja sama dengan institusi baik pemerintah maupun swasta di
dalam negeri dan institusi luar negeri serta menggunakan data tersebut untuk
kepentingan pengembangan kerja sama.
7. Mengkoordinasikan kunjungan pimpinan universitas dan fakultas ke luar negeri dalam
rangka pengembangan Kerjasama.
8. Mengkoordinasikan kegiatan penyambutan untuk tamu-tamu internasional yang
berkunjung ke Unika.
9. Membuat profil universitas dalam bahasa internasional untuk keperluan promosi dan
pengenalan Unika di luar negeri.
10. Menyebarluaskan informasi tentang peluang studi lanjut ke luar negeri untuk sivitas
akademika Unika.

Fungsi
1. Mengkoordinasikan dan memfasilitasi pelayanan untuk mahasiswa asing berupa
pengenalan kebudayaan dan bahasa Indonesia.
2. Melakukan benchmarking penyelenggaraan pendidikan di Unika dengan universitas di
luar negeri bagi dosen dan tenaga kependidikan.
3. Mengembangkan sistem berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi untuk
mendukung program beasiswa, magang, dan mobilitas.
4. Mensosialisasikan program beasiswa internasional, membantu koordinasi
keberangkatkan penerima beasiswa internasional serta melakukan monitoring dan
evaluasi dari pelaksanaan beasiswa.

Tugas Kerja Sama

1. Memfasilitasi dan mengkoordinasikan kerja sama di lingkup Universitas dengan
institusi lain di dalam dan di luar negeri.
2. Menyusun dan mengevaluasi secara periodik Pedoman dan Petunjuk Teknis Kerja
Sama serta bahan lainnya yang berhubungan dengan kerja sama berdasarkan peraturan
dan perundang-undangan yang berlaku.
3. Membantu Fakultas/Lembaga/Unit lain yang berada dalam lingkup Unika dalam
menyusun rancangan MoU, memantau persiapan rancangan MoU, mengevaluasi MoU,
dan melaksanakan proses pengesahan MoU dan turunannya sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
 4. Membantu kelancaran kerja sama dan memantau pelaksanaan kerja sama yang
dilaksanakan oleh masing-masing Fakultas/Lembaga/Unit di Unika sesuai dengan
Perjanjian Kerja Sama yang telah disepakati, serta mengadakan kordinasi untuk
memperoleh masukan mengenai program dan permasalahan kerja sama.

Fungsi Kerja Sama

1. Pemberian fasilitas untuk Fakultas/Lembaga/Unit yang akan mengadakan kerja sama
mulai dari perintisan sampai dengan penandatanganan kerja sama.
2. Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi unit kerja di lingkungan Unika dalam
melakukan kerja sama dengan pihak lain, baik dalam maupun luar negeri.
3. Pelaksanaan promosi sumber daya IPTEKS kepada mitra strategis dalam maupun luar
negeri.
4. Pemantauan dan evaluasi pelaksanaan rencana dan program kegiatan kerja sama.

4 Pusat Bahasa

Tugas Pokok
1. Menjalankan kebijakan akademik dan standar mutu pendidikan yang ditetapkan
universitas.
2. Menyusun rencana kegiatan atau program kerja Unika.
3. Mengkoordinasikan kegiatan pengembangan bahasa di Unika.
4. Melaksanakan pengembangan bahasa di bidang pelatihan bahasa, tes toefl dan toafl,
dan penerjemahan.
5. Mengeluarkan sertifikat toefl dan toafl.
6. Mengembangkan hubungan baik dan kerjasama dengan pemangku kepentingan
(stakeholder).
7. Melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan program kerja.
8. Menyampaikan laporan kegiatan secara berkala kepada rektor.

Fungsi
1. Merencanakan, menyediakan, dan mengelola jasa layanan laboratorium Bahasa.
2. Memberikan jasa layanan pendayagunaan laboratorium Bahasa.
3. Mengelola pelaksanaan urusan tata usaha Unit Pengembangan Bahasa.
4. Melakukan pengukuran data baseline sasaran mutu pada setiap jurusan/prod.i
5. Melakukan Kerjasama (MOU) dengan Lembaga pelatihan Bahasa asing yang
terakreditasi.
6. Mengkoordinasikan pelaksanaan tes sertifikasi toefl secara periodic di tiap
jurusan/prodi.
7. Bekerjasama dengan unit TI untuk penggunaan Web Unika sebagai sarana promosi
dan untuk identifikasi kebutuhan Bahasa lulusan atau alumni.
8. Melakukan tata usaha Unit Pengembangan Bahasa.
9. Melakukan koordinasi dengan semua penanggung jawab lab di masing-masing
jurusan/prodi.
10. Membuat laporan tahunan Unit Pengembangan Bahasa untuk keperluan pertanggung
jawaban.

5. Lembaga Bantuan Hukum

Tugas Pokok
 1. Menjamin dan memenuhi hak bagi penerima bantuan hukum untuk mendapatkan akses
keadilan.
2. Mewujudkan hak konstitusional segala warga negara sesuai dengan prinsip persamaan
kedudukan di dalam hukum.
3. Menjamin kepastian penyelenggaraan bantuan hukum dillaksanakan secara merata di
seluruh wilayah Indonesia.
4. Mewujudkan peradilan yang efektif, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Fungsi
1. Merumuskan kebijakan pelayanan hukum kepada masyarakat baik jangka panjang,
menengah maupun jangka pendek di bidang hukum.
2. Melaksanakan pendampingan secara pro bono bagi masyarakat yang memerlukan baik
di lingkungan civitas akademika maupun masyarakat pada umumnya.
3. Melaksanakan kegiatan penyuluhan dan penerangan hukum bagi masyarakat.
4. Mengarahkan dan membimbing advokat/pengacara muda dalam bidang pendampingan
baik dalam perkara pidana, perdata maupun perkara lainnya.

6. Pusat Komputer

Tugas
1. Menyusun Rencana Induk Teknologi Informasi Unived.
2. Menyelenggarakan perkuliahan dan praktikum computer.
3. Melakukan perencanaan standar peralatan Teknologi Informasi, pengoperasian,
pendayagunaan, dan pemeliharaan jaringan dilingkungan Unived.
4. Memasyarakatkan layanan Teknologi Informasi kepada pengguna dan calon
pengguna.
5. Melakukan pengendalian keamanan dan keandalan kinerja jaringan baik dari sisi
hardware maupun software sesuai dengan kemajuan teknologi.
6. Melaksanakan pengelolaan layanan Teknologi Informasi yang antisipatif terhadap
kebutuhan Universitas dan responsif terhadap keluhan pengguna.
7. Menetapkan kualifikasi dan memberikan pertimbangan dalam rekruitmen dan
penerimaan teknisi Teknologi Informasi pada semua unit di lingkungan Unived.
8. Melakukan koordinasi dan memberikan konsultasi teknis jaringan secara berkala
kepada para teknisi Teknologi Informasi di lingkungan Unived.
9. Mengelola dan menjamin kelancaran akses informasi ke jaringan lokal Universitas
dan jaringan global bagi semua pengguna.
10. Membuat laporan secara periodik kepada pimpinan Unived.

Fungsi
1. Penyusunan rencana, program, dan anggaran UPT.
2. Pengembangan teknologi informasi dan komunikasi.
3. Pengelolaan teknologi informasi dan komunikasi.
4. Pemberian layanan di bidang teknologi informasi dan komunikasi.
5. Pengembangan dan pengelolaan sistem informasi.
6. Pengembangan dan pengelolaan jaringan.
7. Pemeliharaan dan perbaikan jaringan.
8. Pelaksanaan urusan tata usaha UPT.

7. Poliklinik
Tugas Pokok
Poliklinik memberikan bantuan kepada sivitas akademika Unika yang membutuhkan
pelayanan kesehatan. Setiap tahun, poliklinik melakukan tes kesehatan bagi calon
mahasiswa baru Unika, mulai tes buta warna hingga tes bebas dari penggunaan narkoba.

Fungsi
Sebagai pelaksana koordinasi seluruh klinik di lingkungan Unika, perencanaan dan
pengembangan sistem pelayanan kesehatan; perencanaan dan pengembangan sumberdaya
unit kesehatan; pembinaan dan pengembangan tenaga fungsional kesehatan; pemberian
pelayanan kesehatan dasar dan pertolongan pertama, meliputi pemeriksaan, pengobatan
dan tindakan dokter umum; pemberian pelayanan pemeriksaan kesehatan mahasiswa baru
Unika, serta pelaksanaan sistem rujukan ke Rumah Sakit bagi pasien yang
membutuhkan.