DRAF

URAIAN TUGAS KEPEGAWAIAN POLITEKNIK BATULICIN

1. UNSUR PIMPINAN
1.1. Direktur

a) Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat,

membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi dan administrasi
POLIBALI.
b) Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi, badan swasta dan masyarakat
untuk memecahkan persoalan yang timbul, terutama yang menyangkut bidang tanggung
jawabnya.
c) Menentukan kebijaksanaan pelaksanaan penyelenggaraan pendidikan di lingkungan
Politeknik yang secara fungsional menjadi tanggung jawabnya sesuai dengan kebijakan
Yayasan

1.2. Wakil Direktur I

membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan pendidikan, penelitian dan pengabdian
kepada masyarakat.

1.3. Wakil Direktur II

membantu Direktur dalam memimpin pengelolaan keuangan dan anggaran
1.4. Wakil Direktur III
membantu Direktur dalam memimpin bidang kemahasiswaan, alumni dan pelaksanaan
prakerin
1.5. Wakil Direktur IV
membantu Direktur dalam memimpin bidang kepegawaian, umum dan kemitraan

2. Unit Pelayanan Teknis

2.1. Ketua SPMI
Manajemen pelaksaaan SPMI di Politeknik Batulicin menganut sistem manajemen mutu
sesuai dengan ketentuan Standar Mutu pendidikan Tinggi.
2.2. Ketua P2M
Melaksanaan koordinasi, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi kegiatan penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat.
2.3. Kepala Perpustakaan
Melaksanakan pengelolaan perpustakaan
2.4. Kepala Workshop dan/atau Laboratorium

3. Akademik

3.1. Kasi Akademik dan Perencanaan

3.2. Kasi Kemahasiswaan dan Prakerin

4. Program Studi

4.1. Ketua Program Studi

4.2. Sekretaris Program Studi

 4.3. Dosen

5. Keuangan

5.1. Kasi Keuangan dan Anggaran

5.2. Bendahara Umum

5.3. Kerani dan Pelaporan Keuangan

6. Umum

6.1. Kasi Kepegawaian, Umum dan Kemitraan

6.1.1. Kepegawaian dan Umum
1. Melaksanakan kegiatan ketatausahaan/ketatalaksanaan, kerumahtanggaan, kehumasan,
kepegawaian, perencanaan dan program, hukum, keuangan, urusan administrasi
kepegawaian, serta pelaporan;
2. Melaksanakan pengusulan, penyusunan, perumusan, penginventarisasian program kerja
tahunan;
3. Melaksanakan persiapan administrasi perjalanan dinas pegawai;
4. Menyelenggarakan rapat-rapat dinas dan keprotokoleran serta hubungan masyarakat;
5. Meneliti konsep surat dan menyesuaikan dengan tata naskah yang berlaku;
6. Mempersiapkan dan menyusun rencana kegiatan dan mempersiapkan pelaksanaan
kegiatannya;
7. Menyusun dan mempersiapkan rencana kebutuhan barang dan perbekalan serta alat tulis
kantor;
8. Menginventarisasikan barang-barang/perlengkapan aset Polibali;
9. Melaksanakan administrasi perencanaan pengadaan, pendistribusian dan penghapusan
barang;
10. Mengendalikan pelayanan pengarsipan kepegawaian;
11. Mendistribusikan surat sesuai bidang/unit kerja yang menangani;
12. Melaksanakan penyusunan formasi jabatan dan bezetting serta data pegawai;
13. Menyelenggarakan urusan pembinaan peningkatan kesejahteraan dan disiplin pegawai,
absensi, dan mengusulkan pemberian penghargaan kepada pegawai yang berprestasi
serta mengusulkan pemberian sanksi kepada pegawai yang indisipliner;
14. Melaksanakan usul mutasi, kenaikan pangkat, pensiun, pemberhentian, izin belajar,
karpeg, kartu askes, dan pembinaan karier pegawai;
15. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka
perbaikan di masa yang akan datang;
16. Melaksanakan urusan kenaikan gaji berkala, dan cuti pegawai;
17. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan direktur dan wakil direktur baik
lisan maupun tertulis; dan
 18. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas sesuai dengan prosedur yang berlaku sebagai bahan
evaluasi dan pertanggungjawaban tugas kepada wakil direktur iv sesuai standar yang
ditetapkan.

6.1.2. Kemitraan

1. Membangun kemitraan dengan institusi lain baik lokal, regional maupun internasional
dalam rangka meningkatkan kualitas institusi  seiring dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi;
2. Memperluas kesempatan civitas academica mengembangkan prestasi akademik dan
profesionalisme melalui kerjasama dengan instansi mitra;
3. Mencarikan peluang-peluang bagi lulusan Polibali untuk bekerja di instansi mitra yang
profesional;
4. Memperluas jalinan kemitraan dengan lembaga donor untuk pengembangan kerjasama
dengan dasar kebersamaan dan profesionalisme;
5. Meningkatkan kemampuan berkembang lembaga dan mengaplikasikan ilmu
pengetahuan, teknologi, dan seni;
6. Mengembangkan bidang-bidang pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat
dan bisnis;
7. Memperkuat dukungan pengembangan visi dan misi prodi serta unit-unit penunjang
akademik;
8. Menyiapkan bahan/instrumen pelaksanaan pengumpulan bahan kerja sama dan
kemitraan sesuai dengan sasaran/responden;
9. Mengumpulkan bahan kerja sama dan kemitraan dari unit kerja dan sumber lain;
10. Menginput bahan kerja sama dan kemitraan sesuai dengan format pengolahan data;
11. Mengolah bahan di bidang kerja sama dan kemitraan sesuai dengan klasifikasinya
sebagai bahan analisis;
12. Merekapitulasi bahan kerja sama dan kemitraan sesuai dengan jenis data sebagai bahan
informasi;
13. Memverifikasi dan mengonfirmasi bahan kerja sama dan kemitraan untuk keakuratan
data;
14. Menyajikan bahan kerja sama dan kemitraan sesuai dengan ketentuan dan perintah
atasan;
15. Menyimpan bahan kerja sama dan kemitraan sesuai dengan prosedur agar mudah
digunakan/ditemukan;
16. Melayani permintaan bahan kerja sama dan kemitraan sesuai dengan ketentuan;
17. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan pertanggungjawaban;
dan
18. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh atasan.

6.2. Layanan Administrasi dan Pengarsipan

1. Melaksanakan administrasi kegiatan penerimaan dan pengiriman surat, naskah, dan
dokumen lain;
2. Melaksanakan urusan risalah rapat dinas Pimpinan Polibali;
3. Melaksanakan penggandaan surat, naskah, dokumen, dan lainnya;
 4. Melaksanakan penyimpanan arsip surat, naskah, warkat, dan dalam bentuk file;
5. Menerima dan memeriksa semua surat masuk sesuai dengan alamat tujuan;
6. Mencatat surat masuk ke dalam buku agenda/sistem aplikasi persuratan;
7. Mengklasifikasikan surat berdasarkan jenis dan sifatnya untuk mempermudah dalam
pencarian surat;
8. Memberi lembar disposisi dan kartu kendali pada surat/dokumen untuk diserahkan
kepada penata usaha pimpinan;
9. Menggandakan surat masuk dan surat keluar sesuai dengan kebutuhan;
10. Melayani peminjaman arsip sesuai dengan prosedur;
11. Melaporkan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai pertanggungjawaban; dan
12. Menyusun statistik persuratan;
13. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan;
14. Merekap data surat keluar dan surat masuk pada buku surat; dan
15. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan.

6.3. Devisi IT dan Media Sosial

IT (Teknologi Informasi)

1. Melakukan perancangan, pengelolaan, dan pengembangan infrastruktur jaringan dan

teknologi informasi di lingkungan Polibali;
2. Melakukan perancangan, standarisasi, dan pengelolaan keamanan sistem perangkat
jaringan baik dari sisi hardware maupun software yang disesuaikan dengan
perkembangan teknologi secara global;
3. Menyusun dan mengelola pengembangan sistem pencadangan data/backup sistem dan
manajemen ekosistem perangkat data center;
4. Melakukan pengawasan penggunaan layanan internet untuk tujuan akademis di
lingkungan Polibali;
5. Melakukan integrasi dan mengoordinasikan pengembangan, pemeliharaan serta
pengoperasian sistem informasi di lingkungan Polibali;
6. Memperbaiki dan memelihara perangkat keras dan perangkat lunak teknologi informasi;
7. Pengelolaan layanan teknologi informasi dan telekomunikasi lainnya (misal: e-mail,
voIP, video conference, website CMS, dsb);
8. Melayani stakeholders (dosen, karyawan, mahasiswa dan tamu) jika mengalami
kesulitan menggunakan fasilitas teknologi informasi di lingkungan Polibali;
9. Menyusun dan mengelola pengembangan keahlian dan keterampilan SDM secara
berkala;
10. Bekerja sama dengan vendor-vendor penyedia hardware dan software; dan
11. Membuat laporan pelaksanaan kegiatan dan melaksanakan tugas lain yang
diperintahkan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya.

Media Sosial
1. Mengkoordinasikan dan mengkomunikasikan yang berkaitan dengan kebijakan dan
seluruh program kerja serta kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan divisi media
sosial kepada atasan yang bersangkutan;
 2. Sebagai pelaksana operasional bidang kerja khusus tentang publikasi, dokumentasi,
komunikasi, dan infomasi dalam bidang multimedia maupun dalam bentuk lisan;
3. Melakukan kegiatan pengelolaan website Polibali;
4. Mendesign, menetapkan, dan mengatur segala promosi di Polibali baik melalui media
cetak maupun media elektronik;
5. Mengoptimalisasikan dan mempublikasi informasi-informasi terbaru melalui Sosial
Media Polibali;
6. Bertanggungjawab mengelola dan merawat majalah dinding Polibali dan menerbitkan
majalah kampus;
7. Menjalin hubungan dan Kerjasama; dan
8. Menjalin hubungan dan kerja sama dengan pers/kantor berita, organisasi dan lembaga
lain baik di luar kampus atau bahkan instansi lain.

7. Staf

7.1. Staf Direktur

7.2. Staf Wadir I

7.3. Staf Wadir II

7.4. Staf Wadir III

7.5. Staf Wadir IV

7.6. Staf Workshop dan Pengadaan