BUKU PANDUAN PERENCANAAN

KEBUTUHAN
BAGI INSTANSI
 DAFTAR ISI
I. Login ke Layanan Perencanaan .............................................................................................. 7

II. Modul Referensi Peraturan.................................................................................................... 9

III. Modul Usulan Peta Jabatan ................................................................................................ 13

3.1 Buat Usulan SOTK dan Informasi Jabatan .................................................................... 13

3.2 Inbox Usulan SOTK dan Informasi Jabatan .................................................................. 16

3.2.1 Tab Struktur ............................................................................................................ 30

3.2.2 Data Unor ................................................................................................................ 31

3.2.3 Informasi Jabatan .................................................................................................... 32

3.2.4 Resume .................................................................................................................... 47

3.3 Perrbaikan Usulan .......................................................................................................... 50

IV. Menu HR ........................................................................................................................... 52

V. Inbox Penetapan Informasi Jabatan .................................................................................... 53

VI. TTE Penetapan Informasi Jabatan ..................................................................................... 53

 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 tampilan awal layanan perencanaan kebutuhan ASN. ............................................. 7

Gambar 2 Login layanan. .......................................................................................................... 7

Gambar 3 login gagal. ............................................................................................................... 8

Gambar 4 tampilan utama layanan rencana pemeuhan kebutuhan ASN. ................................. 8

Gambar 5 kewenangan instasni pusat dan daerah..................................................................... 8

Gambar 6 modul referensi peraturan. ....................................................................................... 9

Gambar 7 laman referensi peraturan. ........................................................................................ 9

Gambar 8 fitur pencarian. ....................................................................................................... 10

Gambar 9 buat referensi usulan peraturan. ............................................................................. 10

Gambar 10 tambah data peraturan. ......................................................................................... 11

Gambar 11 simpan usulan referensi peraturan........................................................................ 11

Gambar 12 daftar peraturan yang telah ditambahkan. ............................................................ 11

Gambar 13 fitur edit. ............................................................................................................... 12

Gambar 14 simpan perbaikan data. ......................................................................................... 12

Gambar 15 hapus data referensi peraturan.............................................................................. 13

Gambar 16 konfirmasi hapus referensi peraturan. .................................................................. 13

Gambar 17 menu buat usulan SOTK dan Informasi Jabatan. ................................................. 13

Gambar 18 pilih jenis perubahan. ........................................................................................... 14

Gambar 19 perubahan keseluruhan. ........................................................................................ 14

Gambar 20 Import perubahan keseluruhan. ............................................................................ 15

Gambar 21 import perubahan keseluruhan SOTK.................................................................. 15

Gambar 22 perubahan Sebagian. ............................................................................................ 15

Gambar 23 perubahan data. .................................................................................................... 16

Gambar 24 Inbox usulan SOTK dan informasi jabatan. ......................................................... 16

Gambar 25 detail usulan SOTK dan Informasi jabatan. ......................................................... 17

Gambar 26 tampilan utama usulan perubahan keseluruhan SOTK dan Informasi jabatan. ... 17
Gambar 27 tambah struktur. ................................................................................................... 17

Gambar 28 input data unor structural baru. ............................................................................ 18

Gambar 29 tombol simpan. ..................................................................................................... 18

Gambar 30 data data unor structural baru berhasil ditambahkan. .......................................... 18

Gambar 31 tombol aksi. .......................................................................................................... 19

Gambar 32 dropdown list........................................................................................................ 19

Gambar 33 input data unor structural eselon I. ....................................................................... 20

Gambar 34 unor eselon I berhasil ditambahkan. .................................................................... 20

Gambar 35 input unor eselon II. ............................................................................................. 21

Gambar 36 unor eselon II berhasil ditambahkan. ................................................................... 21

Gambar 37 input unor eselon III. ............................................................................................ 22

Gambar 38 unor eselon III berhasil ditambahkan. .................................................................. 22

Gambar 39 input unor eselon IV. ............................................................................................ 23

Gambar 40 unor eseleon IV berhasil ditambahkan. ................................................................ 23

Gambar 41 input unor sekolah. ............................................................................................... 24

Gambar 42 unor sekolah berhasil di tambahkan. .................................................................... 24

Gambar 43 tambah jabatan fungsional. .................................................................................. 25

Gambar 44 input data jabatan fungsional. .............................................................................. 25

Gambar 45 jabatan fungsional berhasil ditambahkan. ............................................................ 26

Gambar 46 tambah jabatan pelaksana..................................................................................... 26

Gambar 47 input jabatan pelaksana. ....................................................................................... 27

Gambar 48 jabatan pelaksana berhasil ditambahkan. ............................................................. 27

Gambar 49 import unor Pembina. ........................................................................................... 28

Gambar 50 pilih fasilitas unor yang akan di import. .............................................................. 28

Gambar 51 import unor Pembina berhasil ditambahkan. ....................................................... 29

Gambar 52 tab struktur, data unor, informasi jabatan dan resume. ........................................ 29

Gambar 53 tab struktur. .......................................................................................................... 30

Gambar 54 print bagan............................................................................................................ 30

Gambar 55 cetak bagan. .......................................................................................................... 31

Gambar 56 data unor. .............................................................................................................. 31

Gambar 57 Edit data unor. ...................................................................................................... 32

Gambar 58 simpan perubahan. ............................................................................................... 32

Gambar 59 input data jabatan. ................................................................................................ 34

Gambar 60 notifikasi berhasil. ................................................................................................ 34

Gambar 61 notifikasi gagal. .................................................................................................... 35

Gambar 62 input tugas pokok. ................................................................................................ 35

Gambar 63 notifikasi data berhasil disimpan.......................................................................... 36

Gambar 64 view data tugas pokok. ......................................................................................... 36

Gambar 65 tombol edit dan hapus. ......................................................................................... 36

Gambar 66 view hasil kerja. ................................................................................................... 37

Gambar 67 input bahan kerja. ................................................................................................. 37

Gambar 68 view bahan kerja. ................................................................................................. 38

Gambar 69 input perangkat kerja. ........................................................................................... 38

Gambar 70 view perangkat kerja. ........................................................................................... 39

Gambar 71 tambah tanggung jawab. ...................................................................................... 39

Gambar 72 tambah wewenang. ............................................................................................... 39

Gambar 73 input korelasi jabatan. .......................................................................................... 40

Gambar 74 view korelasi jabatan. ........................................................................................... 40

Gambar 75 input kondisi lingkungan kerja. ............................................................................ 41

Gambar 76 view kondisi lingkungan kerja. ............................................................................ 41

Gambar 77 input resiko bahaya. ............................................................................................. 42

Gambar 78 view resiko bahaya. .............................................................................................. 42

Gambar 79 input syarat jabatan lain. ...................................................................................... 43

Gambar 80 data berhasil ditambhakan. ................................................................................... 43

Gambar 81 input prestasi kerja yang diharapkan. ................................................................... 43

Gambar 82 input kelas jabatan. ............................................................................................... 44

Gambar 83 fitur import. .......................................................................................................... 44

Gambar 84 unduh template. .................................................................................................... 44

Gambar 85 lengkapi templete. ................................................................................................ 45

Gambar 86 tombol pilih file. ................................................................................................... 45

Gambar 87 pilih file. ............................................................................................................... 46

Gambar 88 simpan. ................................................................................................................. 46

Gambar 89 Notifikasi sukses. ................................................................................................. 46

Gambar 90 resume usulan SOTK dan Informasi Jabatan, ...................................................... 47

Gambar 91 kirim usulan.......................................................................................................... 48

Gambar 92 konfirmasi. ........................................................................................................... 48

Gambar 93 inbox penetapan informasi jabatan. ..................................................................... 49

Gambar 94 Cetak Draft. .......................................................................................................... 49

Gambar 95 Cetak draft. ........................................................................................................... 49

Gambar 96 inbox usulan SOTK dan Informasi Jabatan. ........................................................ 50

Gambar 97 unor yang terdapat kesalaha. ................................................................................ 50

Gambar 98 perbaikan data berhasil......................................................................................... 51

Gambar 99 kirim usulan.......................................................................................................... 51

Gambar 100 konforirmasi pengiriman. ................................................................................... 51

Gambar 101 status pengajuan. ................................................................................................ 52

Gambar 102 inbox menu HR. ................................................................................................. 52

Gambar 103 Detil inbox menu HR. ........................................................................................ 52

Gambar 104 usulan diterima. .................................................................................................. 53

Gambar 105 pilih metode penandatanganan. .......................................................................... 53

Gambar 106 TTE penetapan informasi jabatan. ..................................................................... 54

Gambar 107 Tanda tangan elektronik. .................................................................................... 54

Gambar 108 cetak dokumen. .................................................................................................. 55
Panduan Penggunaan Layanan Perencanaan bagi Instansi Pusat dan Daerah

I. Login ke Layanan Perencanaan

1. Layanan perencanaan dapat diakeses melaui https://perencanaan-siasn-

training.bkn.go.id/ . Pengguna layanan dapat melakukan log in ke layanan dengan
menekan tombol Masuk.

Gambar 1 tampilan awal layanan perencanaan kebutuhan ASN.

2. Selanjutnya pengguna layanan akan diminta untuk memasukan username dan

password. Kemudian tekan login.

Gambar 2 Login layanan.

3. Jika username dan password yang dimasukan salah, pengguna layanan tidak dapat
masuk ke dalam layanan perencanaan kebutuhan ASN. Pengguna layanan akan diminta
untuk memeriksa kembali username dan password yang dimasukan.
 Gambar 3 login gagal.

4. Jika username dan password yang dimasukan benar, Pengguna dapat masuk kedalam
layanan rencana pemenuhan kebutuhan ASN. Untuk mengakses modul yang terdapat
pada layanan rencana pemenuhan kebutuhan, pengguna dapat memilih tombol tiga
garis sejajar yang berada pada sudut kiri atas halaman layanan perencanaan.

Gambar 4 tampilan utama layanan rencana pemeuhan kebutuhan ASN.

5. Pengguna layanan dari sisi instansi pusat dan daerah memiliki tiga kewenangan yaitu
membuat referensi usulan, membuat usulan SOTK dan informasi jabatan dan rencana
pemenuhan kebutuhan ASN lima tahun.

Gambar 5 kewenangan instasni pusat dan daerah.

II. Modul Referensi Peraturan

1. Pengguna layanan perencanaan dapat membuat daftar referensi peraturan dengan

menekan tombol Peraturan.

Gambar 6 modul referensi peraturan.

2. Sesaat setelah pengguna menekan tombol peraturan, Pengguna layanan akan diarahkan
menuju halaman peraturan. Pada laman ini ditampilkan informasi terkait peraturan-
peraturan yang telah diinput sebelumnya.

Gambar 7 laman referensi peraturan.

3. Terdapat fitur Cari Nomor Peraturan yang dapat digunakan untuk memudahkan
pencarian data peraturan yang telah di inputkan. Pencarian dilakukan dengan
menuliskan nomor peraturan dimakud.
 Gambar 8 fitur pencarian.

4. Pengguna layanan perencanaan dapat membuat referensi usulan peraturan dengan

menekan tombol Buat Referensi Usulan Peraturan.

Gambar 9 buat referensi usulan peraturan.

5. Pengguna diminta untuk mengisi data – data antara lain Jenis Pereturan, Lingkup
Perturan, Nama Peraturan, Nomor Peraturan, Tahun Peraturan, Tanggal Diundangkan
dan Tentang/Perihal Peraturan. Pengguna juga diminta untuk mengunggah dokumen
perturan pembentukan.
Mohon diperhatikan :
a. Kolom yang diberikan tanda (*) adalah kolom yang wajib untuk di isi.
b. Kolom instasni otomatis terisi sesuai dengan login yang dipakai oleh pengguna.
 Gambar 10 tambah data peraturan.

6. Setelah selasai mengisi seluruh kolom, pengguna mekan tombol Simpan.

Gambar 11 simpan usulan referensi peraturan.

7. Data peraturan yang telah tersimpan akan masuk pada tampilan utama modul referensi
usulan. Jika data berhasil disimapan sistem akan menampilakn pesan Sukses data
berhasil ditambahkan.

Gambar 12 daftar peraturan yang telah ditambahkan.

8. Jika pada saat penginputan usulan peraturan terdapat kesalahan pengisian data,
pengguna layanan dapat melakukan perubahan atau edit data yang salah dengan melilih
aksi yang terdapat pada sudut kanan halaman referensi peraturan dan memilih ikon
pensil untuk melakukan perbaikan data.

Gambar 13 fitur edit.

9. Pengguna layanan dapat melakukan perbaikan data dan menyimpan perbaikan data
tersebut dengan menekan tombol simpan.

Gambar 14 simpan perbaikan data.

10. Pengguna layanan dapat melakukan penghapusan data referensi peraturan dengan
melilih aksi yang terdapat pada sudut kanan halaman referensi peraturan dan memilih
ikon tempat sampah untuk melakukan penghapusan data.
 Gambar 15 hapus data referensi peraturan.

11. Akan muncul alert untuk mengkonfirmasi apakah pengguna layanan benar ingin
menghapus referensi peraturan. Jika pengguna layanan yakin untuk melakukan
penghapusn maka dipilih tombol Ya maka referensi peraturan yang dipilih akan
terhapus. Jika pengguna layanan tidak yakin untuk menghapus data, maka pengguna
layanan dapat memilih Batal.

Gambar 16 konfirmasi hapus referensi peraturan.

III. Modul Usulan Peta Jabatan

3.1 Buat Usulan SOTK dan Informasi Jabatan

1. Pengguna layanan perencanaan dapat membuat usulan SOTK dan informasi jabatan.

Gambar 17 menu buat usulan SOTK dan Informasi Jabatan.

2. Terdapat tiga pilihan perubahan SOTK dan Informasi Jabatan, yaitu perubahan
keseluruhan, perubahan sebgaian dan perubahan data.

Gambar 18 pilih jenis perubahan.

3. Perubahan keseluruhan adalah Jika ada perubahan pada keseluruhan peraturan SOTK .
Untuk awal pengisian SIASN layanan perencanaan kebutuhan, harap memilih opsi ini.
Pengguna layanan yang memilih perubahan keseluruhan akan diminta untuk mengisi
isian pada gambar di bawah, setelah selesai melakukan pengisian pengguna layanan
wajib menekan tombol Buat Usulan.
Terdapat Tab import digunakan untuk mengunggah bagan unor yang terdapat pada
sistem HR SAPK.

Gambar 19 perubahan keseluruhan.

 Gambar 20 Import perubahan keseluruhan.

Gambar 21 import perubahan keseluruhan SOTK.

4. Perubahan Sebagian adalah jika terdapat perubahan pada sebagian peraturan SOTK.
Pengguna layanan yang memilih perubahan sebagian akan diminta untuk mengisi isian
pada gambar di bawah, setelah selesai melakukan pengisian pengguna layanan wajib
menekan tombol Buat Usulan

Gambar 22 perubahan Sebagian.

5. Perubahan data adalah jika ada perubahan data tanpa perubahan peraturan SOTK.
Pengguna layanan yang memilih perubahan data akan diminta untuk mengisi isian pada
 gambar di bawah, setelah selesai melakukan pengisian pengguna layanan wajib
menekan tombol Buat Usulan.

Gambar 23 perubahan data.

3.2 Inbox Usulan SOTK dan Informasi Jabatan

Setelah instansi membuat usulan SOTK dan Informasi jabatan, tahapan berikutnya adalah
Instansi harus melengkapi usulan SOTK dan informsi jabatan yang akan diusulkan. Pengguna
layanan dapat mengakses menu ini dengan memilih menu inbox usulan SOTK & Infromasi
Jabatan.

Gambar 24 Inbox usulan SOTK dan informasi jabatan.

1. Pengguna layanan dapat melengkapi usulan SOTK dan informasi jabatan dengan cara
memilih aksi Detail yang terletak pada sisi sebelah kanan halaman inbox usulan SOTK
dan informasi jabatan.
 Gambar 25 detail usulan SOTK dan Informasi jabatan.

2. Setelah pengguna layanan menekan tombol Detail, pengguna layanan akan diarahkan
ke halaman usulan perubahan keselurahan SOTK dan Informai Jabatan. Pada bagian
ini pengguna layanan diminta untuk melengkapi seluruh data yang dipersyaratkan.

Gambar 26 tampilan utama usulan perubahan keseluruhan SOTK dan Informasi jabatan.

3. Pada tahapan ini, pengguna harus membuat struktur organisasi dari isntansi. Pengguna
layanan dapat memilih tombol tambah struktrur yang terletak pada sisi sebelah kiri
halaman layanan perencanaan kebutuhan.

Gambar 27 tambah struktur.

4. Pengguna layanan harus membuat data unor struktural dari unor tertinggi sampai unor
terkecil yang ada pada Instansi pengguna layanan. Data yang harus diisikan adalah
 Nama Unor, Nama Jabatan, Jenjang Jabatan, Jenis Unor, Nama Unor Atasan Struktural,
Kode Cepat,Jabatan Prioritas, Rumpun Jabatan, Lokasi Unor, Latitude dan Longitude.
Untuk unor yang Pimpinananya bukan merupakan ASN pada kolom Jenjang jabatannya
disikan (-). Untuk unor Sekolah pada kolom jenjang jabatan disikan NON. Setelah
seluruh data diisi, pengguna menekan tombol simpan.

Gambar 28 input data unor structural baru.

Gambar 29 tombol simpan.

5. Jika telah tersimpan, pada sisi kanan aplikasi akan tampil struktur organisasi tertinggi
yang ada pada Instansi.

Gambar 30 data data unor structural baru berhasil ditambahkan.

 6. Untuk menambahkan unor, Pengguna dapat meng-klik pada tab bupati seperti
ditunjukan pada gambar 31 akan muncul tombol aksi.

Gambar 31 tombol aksi.

7. Akan tampil sebuah dropdown list yang dapat dipilih untuk menambahkan unor
structural, jabatan fungsional, jabatan pelaksana dan hapus unor. Penabahan unor
structural dimulai dari unor structural yang tertinggi (eselon I s/d eselon IV). Pilih
tambah unor structural.

Gambar 32 dropdown list.

8. Isikan data unor structural, jika sudah klik tombol Simpan.

 Gambar 33 input data unor structural eselon I.

9. Setelah unor structural eselon I disimpan, pada sisi kiri halaman layanan perencanaan
struktur organisasi akan bertambah.

Gambar 34 unor eselon I berhasil ditambahkan.

10. Untuk menambahkan unor eselon II pengguna layanan harus meng-klik tab unor eselon
I lalu menekan tombol aksi dan memilih tambahkan unor structural pada dropdown list
yang tampil. Lengkapi data yang diminta lalu tekan tombol simpan.
 Gambar 35 input unor eselon II.

11. Setelah unor structural eselon II disimpan, pada sisi kiri halaman layanan perencanaan
struktur organisasi akan bertambah.

Gambar 36 unor eselon II berhasil ditambahkan.

12. Untuk menambahkan unor eselon III pengguna layanan harus meng-klik tab unor
eselon II lalu menekan tombol aksi dan memilih tambahkan unor structural pada
dropdown list yang tampil. Lengkapi data yang diminta lalu tekan tombol simpan.
 Gambar 37 input unor eselon III.

13. Setelah unor structural eselon III disimpan, pada sisi kiri halaman layanan perencanaan
struktur organisasi akan bertambah.

Gambar 38 unor eselon III berhasil ditambahkan.

14. Untuk menambahkan unor eselon IV pengguna layanan harus meng-klik tab unor
eselon III lalu menekan tombol aksi dan memilih tambahkan unor structural pada
dropdown list yang tampil. Lengkapi data yang diminta lalu tekan tombol simpan.
 Gambar 39 input unor eselon IV.

15. Setelah unor structural eselon IV disimpan, pada sisi kiri halaman layanan perencanaan
struktur organisasi akan bertambah.

Gambar 40 unor eseleon IV berhasil ditambahkan.

16. Untuk unor yang tidak ada dalam unsur jabatan structural seperti Sekolah maka untuk
penginputan SOTK dan informasi jabatannya dilakukan pada unor eselon II. Pada
kolom Jenjang jabatan isikan (NON -) dan pada Jenis Unor isikan KB-SEKOLAH
DASAR / KB SEKOLAH MENENGAH PERTAMA / SEKOLAH MENENGAH
ATAS. Apabila telah selesai melakukan pengisian klik tombol simpan.
 Gambar 41 input unor sekolah.

17. Setelah unor Sekolah disimpan, pada sisi kiri halaman layanan perencanaan struktur
organisasi akan bertambah.

Gambar 42 unor sekolah berhasil di tambahkan.

18. Jika pada unor terdapat jabatan fungsional pengguna layanan harus meng-klik tab unor
lalu menekan tombol aksi dan memilih tambah jabatan fungsional pada dropdown
list yang tampil. Lengkapi data yang diminta lalu tekan tombol simpan.
 Gambar 43 tambah jabatan fungsional.

19. Pengguna layanan diminta untuk melengkapi data antara lain Nama Jabatan (ketikan
minimal empat karakter pada kolom ini), Nomor Nomenklatur, Unor Induk, Kode
cepat, Jabatan Prioritas, Jabatan Fungsional, Rumpun Jabatan, Lokasi Unor,Latitude,
Longitude. Jika telah selesai melengkapi data-data tersebu, klik Simpan.

Gambar 44 input data jabatan fungsional.

20. Setelah data jabatan fungsional disimpan, pada sisi kiri halaman layanan perencanaan
struktur organisasi akan bertambah.
 Gambar 45 jabatan fungsional berhasil ditambahkan.

21. Jika pada unor terdapat jabatan fungsional pengguna layanan harus meng-klik tab unor
lalu menekan tombol aksi dan memilih tambah jabatan Pelaksana pada dropdown
list yang tampil. Lengkapi data yang diminta lalu tekan tombol simpan.

Gambar 46 tambah jabatan pelaksana.

22. Pengguna layanan diminta untuk melengkapi data antara lain Nama Jabatan (ketikan
minimal empat karakter pada kolom ini), Nomor Nomenklatur, Nama Unor Atasan
Struktural, Unor Induk, Kode cepat, Jabatan Prioritas, Rumpun Jabatan, Lokasi
Unor,Latitude, Longitude. Jika telah selesai melengkapi data-data tersebu, klik Simpan.
 Gambar 47 input jabatan pelaksana.

23. Setelah data jabatan pelaksana disimpan, pada sisi kiri halaman layanan perencanaan
struktur organisasi akan bertambah.

Gambar 48 jabatan pelaksana berhasil ditambahkan.

24. Terdapat fitur import unor Pembina untuk unor-unor yang berada dibawah satu unor
Pembina. Misalnya untuk unor Fasilitas Kesehatan maka pada unor Dinas Kesehatan
pilih aksi lalu pilih impurt unor Pembina.
 Gambar 49 import unor Pembina.

25. setelah dipilih jenis unor Pembina, maka akan ditampilakan data unor-unor fasilitas
pendidikan fasilitas pelayanan Kesehatan dan fasilitas ketahanan pangan. Akan
ditampilkan unor-unor dari fasilitas tersebut. Fasilitas unor-unor yang ditampilkan
adalah unor yang dimiliki oleh instansi pengusul. Lakukan ceklis pada kolom pilih lalu
tekan tambah unor.

Gambar 50 pilih fasilitas unor yang akan di import.

26. Jika data unor berhasil dimport, maka pada bagian struktur organisasi akan muncul unor
yang telah diimport sebelumnya.
 Gambar 51 import unor Pembina berhasil ditambahkan.

Catatan : Jika pada saat melakukan import unor Pembina data unor yang akan ditambahkan
tidak ditemukan dapat menghubungi Kemetrian Pendidikan Kebudayaan Ristek untuk fasilitas
pendidikan, Kementrian Kesehatan untuk Fasilitas Pelayanan Kesehatan dan Kementerian
Pertanian untuk Fasilitas Ketahanan Pangan.

Terdapat empat tab yang teletak pada sisi sebelah kanan struktur. Keempat tab tersebut
adalah Struktur, Data Unor, Informasi Jabatan, dan Resume. Pengguna layanan perencanaan
kebutuhan ASN harus melengkapai data-data yang dipersyartakan pada setiap tab.

Gambar 52 tab struktur, data unor, informasi jabatan dan resume.

3.2.1 Tab Struktur

1. Tab struktur memuat bagan struktur organisasi instansi. Bagan yang ditampilkan
merupakan hasil dari pengintputan struktur organsasi yang telah dilakukan pada tahap
sebelumnya.

Gambar 53 tab struktur.

2. Pengguna layanan perencanaan kebutuhan ASN dapat mencetak bagan struktur

organisasi dengan memilih tombol print yang terletak pada sudut kiri bagan.

Gambar 54 print bagan.

 Gambar 55 cetak bagan.

3.2.2 Data Unor

1. Data unor memuat memuat informasi antara lain Nama Unor, Nama Jabatan, Jenis
Unor, Jenjang Jabatan, Nama Unor Atasan Struktural, Unor Induk, Kode Cepat, Jabatan
Prioritas, Rumpun Jabatan, Lokasu Unor, Latitude dan Longitude. Data yang tampil
pada tab Data Unor merupakan hasil masukan pada saat pengguna menambahakan unor
structural baru pada tahap sebelumnya.

Gambar 56 data unor.

2. Jika terdapat kesalahan pada saat penginputan data unor, pengguna layanan dapat
melakukan perbaikan atau penyesuaian dengan memilih tombol Edit yang terletak pada
sudut kanan view data unor.
 Gambar 57 Edit data unor.

3. Pengguna layanan melakukan perbaikan atau penyesuaian data pada kolom yang
terdapat kesalahan penginputan. Setelah selasai melakukan perbaikan pengguna dapat
menekan tombol Simpan untuk menyimpan hasil perbaikan data.

Gambar 58 simpan perubahan.

3.2.3 Informasi Jabatan

Pada tab menu informasi jabatan pengguna layanan diminta untuk melengkapi data-data antara
lain :

a. Data jabatan;
b. Tugas pokok;
 c. Hasil kerja;
d. Bahan kerja;
e. Perangkat kerja;
f. Tanggung jawab;
g. Wewenang;
h. Korelasi jabatan;
i. Kondisi lingkungan kerja;
j. Resiko bahaya;
k. Syarat jabatan lain;
l. Prestasi kerja diharapkan;
m. Kelas jabatan.

Terdapat fitur import yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna layanan pada saat pengisian
informasi jabatan. Setiap unor yang ada pada struktur organisasi wajib melengkapi data
informasi jabatan.

1. Pada saat pengisian data jabatan, pengguna layanan hanya perlu mengisi data pada
kolom Kode Jabatan, Ikhtisar Jabatan (wajib diisi), Tingkat Pendidikan, Rumpun
Pendidikan (ketikan minimal empat karakter,sistem akan menampilkan referensi
rumpun pendidikan), Rumpun Diklat (ketikan minimal empat karakter,sistem akan
menampilkan referensi rumpun diklat) dan Pengalaman kerja (dalam hitungan tahun).
Jika telah seluruh inputan telah benar dan sesuai tekan tombol Simpan.
 Gambar 59 input data jabatan.

2. Jika data yang diinputkan benar, maka akan muncul notifikasi sukses pada sudut kanan
atas halaman aplikasi.

Gambar 60 notifikasi berhasil.

3. Jika data yang diinputkan tidak lengkap, maka akan muncul notifikasi pada sudut kanan
atas halaman aplikasi.
 Gambar 61 notifikasi gagal.

4. Pada pengisian Tugas Pokok, pengguna layanan wajib mengisikan Uruaian Tugas,
Hasil Kerja, Satuan Hasil Kerja, Beban Kerja 1 Tahun, Waktu Kerja Efektif 1 Tahun
(disarakan memilih dalam satuan menit), dan waktu penyeselaian (jam/menit). Setelah
seluruh isian terisi, akan tampil kebutuahan pegawai pada kolom Kebutuhan Pegawai.
Jika telah selesai melakukan penginputan, klik tombol Simpan.

Gambar 62 input tugas pokok.

5. Jika data yang ditampilkan berhasil disimpan, sistem akan menampilkan notifikasi
suskes.
 Gambar 63 notifikasi data berhasil disimpan.

6. Data tugas pokok yang telah ditambahakan akan ditampilkan pada halaman yang sama
dengan halaman input tugas pokok.

Gambar 64 view data tugas pokok.

7. Jika terdapat keselahan penginputan data tugas pokok, dapat dilakukan perbaikan
dengan memanfaatkan fitur edit. Tombol akses fitur edit diberi tanda pensil dan untuk
melakukan penghapusan data tugas pokok dapat dilakukan dengan cara menekan
tombol dengan symbol tempat sampah.

Gambar 65 tombol edit dan hapus.

8. Hasil Kerja. Ketika tab hasil kerja dibuka, akan ditampilkan view hasil kerja. Hasil
kerja yang tampil merupakan hasil inputan yang dilakukan saat menginput tugas pokok.
 Gambar 66 view hasil kerja.

9. Bahan Kerja. Pada pengisian bahan kerja pengguna layanan perencaan harus menakan
tombol ber-ikon Pensil terlebih dahulu kemudian melakukan pengisian data usulan
bahan kerja. Kolom penggunanaan dalam tugas otomatis terisi.
Bahan kerja paling sedikit dapat berupa informasi, jasa, dan/atau benda yang
merupakan masukan yang diproses, diolah, dan/atau dianalisis untuk setiap uraian
tugas.

Gambar 67 input bahan kerja.

10. Bahan kerja yang telah disimpan akan ditampilkan pada view bahan kerja.
 Gambar 68 view bahan kerja.

11. Perangkat Kerja. Pada pengisian Perangkat Kerja pengguna layanan perencaan harus
menakan tombol ber-ikon Pensil terlebih dahulu kemudian melakukan pengisian data
usulan bahan kerja. Kolom penggunanaan dalam tugas otomatis terisi.
Perangkat kerja merupakan pedoman atau acuan yang digunakan untuk memproses atau
mengolah bahan kerja menjadi hasil kerja pada setiap uraian tugas.

Gambar 69 input perangkat kerja.

12. Perangkat Kerja yang telah disimpan akan ditampilkan pada view perangkat kerja.
 Gambar 70 view perangkat kerja.

13. Tanggung Jawab. Pengguna layanan harus mengisi uraian tanggung jawab unor. Untuk
menambahkan tanggung jawab pengguna layanan dapat menekan tombol tambah
tanggung jawab lalu megisikan uraian tanggung jawab. Kemudian klik simpan.

Gambar 71 tambah tanggung jawab.

14. Wewenang. Pengguna layanan harus mengisi uraian Wewenang unor. Untuk
menambahkan Wewenang pengguna layanan dapat menekan tombol tambah
wewenang lalu megisikan uraian wewenang. Kemudian klik simpan.

Gambar 72 tambah wewenang.

15. Korelasi Jabatan. Pengguna layanan harus mengis korelasi jabatan unor. Instansi
diminta untuk memilih jenis korelasi (internal/eksternal), jabatan, dan Dalam hal apa
jabatan tersebut berkorelasi. Selanjutnya klik Simpan.
 Gambar 73 input korelasi jabatan.

16. Korelasi jabatan yang telah disimpan akan ditampilkan pada view korelasi jabatan.

Gambar 74 view korelasi jabatan.

17. Kondisi lingkungan kerja. Pengguna layanan harus mengis kondisi lingkungan kerja
unor. Instansi diminta untuk mengisi apek dan mendeskripiskan faktor yang
mempengaruhi kondisi lingkungan kerja. Selanjutnya klik Simpan.
 Gambar 75 input kondisi lingkungan kerja.

18. Kondisi lingkungan kerja yang telah disimpan akan ditampilkan pada view kondisi
lingkungan kerja.

Gambar 76 view kondisi lingkungan kerja.

19. Resiko bahaya. Pengguna layanan harus mengisi resiko bahaya unor. Instansi diminta
untuk mengisi resiko bahaya (fisi/mental) dan penyebab terjadinya resiko tersebut.
Pengguna layanan dapat menuliskan jenis resiko bahaya sendiri (freetext). Selanjutnya
klik Simpan.
 Gambar 77 input resiko bahaya.

20. Resiko bahaya yang telah disimpan akan ditampilkan pada view resiko bahaya.

Gambar 78 view resiko bahaya.

21. Syarat jabatan lain. Pada tab ini instansi harus mengisi persyarataan lain yang
dipersyaratan untuk jabatan yang akan mengisi unor tersebut. Selanjutnya klik Simpan.
 Gambar 79 input syarat jabatan lain.

22. Jika proses penyimpanan data berhasil akan tampil notifikasi Sukses.

Gambar 80 data berhasil ditambhakan.

23. Prestasi kerja yang diharapakan. Instansi wajib mengisi prestasi kerja yang diharapakan
untuk jabatan pada unor yang dipilih. Selanjutnya klik simpan.

Gambar 81 input prestasi kerja yang diharapkan.

24. Kelas jabatan. Instansi wajib mengisi kelas jabatan yan akan disii oleh jabatan pada
unor yang dipilih. Selanjutnya klik simpan.

Gambar 82 input kelas jabatan.

27. Dalam proses melangkapi data informsi jabatan, pengguna layanan dapat menafaatkan
fitur import. Fitur ini bertujuan untuk memudahkan pengguna layanan agar tidak perlu
menginput satu persatu data informasi jabatan setiap unor.

Gambar 83 fitur import.

28. Pengguna layanna dapat mengunduh template untuk diisi dengan data informasi
jabatan. Setelah diisi, silahkan unggah dokumen tersebut. Format template yang
disediakan berupa file excel.

Gambar 84 unduh template.

29. Pengguna layanan perencanaan kebutuhan ASN wajib mengisi dengan lengkap
templete tersebut. Apabila terdapat kolom yang harus di isi lebih dari satu data maka
penulisan data berikutnya dilakukan pada baris baru (tidak bisa 1 baris disii lebih dari
satu inputan).

Gambar 85 lengkapi templete.

30. Jika template informasi jabatan telah siap, pengguna layanan dapat meng-unggah file
informasi jabatan dengan memilih tombol pilih file.

Gambar 86 tombol pilih file.

31. Pilih file yang akan di-unggah.

 Gambar 87 pilih file.

32. Jika file yang akan di-unggah telah sesuai, klik Simpan.

Gambar 88 simpan.

33. Jika proses import berhasil, sistem akan menanpilkan pesan Sukses pada sudut kanan
atas halaman.

Gambar 89 Notifikasi sukses.

 34. Untuk jabatan non structural seperti PPK (Bupati,Walikota, Gubernur , kepala seolah
dll ) dapat di skip informasi jabatan.

3.2.4 Resume

Resume merupakan tahap akhir dari pengisian data usulan perubahan SOTK dan Informasi
jabatan. Data-data informasi jabatan tiap unor yang telah di-input pada tahap-tahap sebelumnya
direkap menjadi sebuah dokumen. Mohon periksa dengan cermat resume usulan SOTK dan
informasi jabatan setiap unor sebelum usulan tersebut dikirim.

Gambar 90 resume usulan SOTK dan Informasi Jabatan,

Setelah seluruh data usulun SOTK dan Infromasi Jabatan telah dilengkapi, Instansi dapat
Mengirim usulan untuk divalidasi oleh BKN dan Instansi dapat mencetak dokumen usulan
perubahan SOTK dan Informasi jabatan.

1. Instansi yang telah selesai melakukan pengisian usulan SOTK dan Informasi Jabatan
dapat mengirim usulan untuk divalidasi oleh BKN dengan menekan tombol kirim yang
ada pada sudut kanan atas tampilan layanan rencana pemenuhan kebutuhan ASN.

Gambar 91 kirim usulan.

2. Sistem akan menampilkan konfirmasi, jika Instansi telah yakin dengan usulan yang
akan dikirim, pilih YA.

Gambar 92 konfirmasi.

3. Jika data yang dikirim berhasil disimpan maka, Instansi dapat memantau progress
pengusulan SOTK dan Informasi jabatan pada menu Inbox Penetapan Informasi
jabatan. Terdapat kolom status memantau progress validasi usulan yang dilakukan oleh
BKN. Status pengajuan dapat berubah jika BKN telah selesai melakukan Validasi.
 Gambar 93 inbox penetapan informasi jabatan.

4. Intansi dapat mencetaka draft usulan SOTK dan Informasi Jabatan dengan memilih
tombol Cetak Draft.

Gambar 94 Cetak Draft.

5. Tampilan cetak draft.

Gambar 95 Cetak draft.

3.3 Perrbaikan Usulan

Perbaikan usulan dilakukan oleh Instasni pengusul setelah valdiasi usulan SOTK dan Informasi
Jabatan selesai dilakukan. Perbaikan wajib dilakukan dengan memperhatikan catatan yang
diberikan oleh validator.

1. Instasni pengusul menerima inbox usulan SOTK dan Informasi Jabatan. Pada kolom
status keterangan usulan berubah menjadi tidak lengkap. Pengguna layanan memilih
tombol detail untuk melakukan perbaikan data.

Gambar 96 inbox usulan SOTK dan Informasi Jabatan.

2. Cari unor yang terdapat kesalahan. Ditandai dengan adanya lebel ditolak.

Gambar 97 unor yang terdapat kesalaha.

3. Klik tombol edit lalu perbaiki data sesuai dengan catatan yang diberikan oleh validator.
Selanjutnya klik simpan.
 Gambar 98 perbaikan data berhasil.

4. Instansi Pengusul mengirimkan kembali usulan SOTK dan Informasi Jabatan kepada
validator BKN untuk di validasi kembali. Pengguna layanan mengirimkan hasil
perabikan usulan dengan menekan tombol Kirim Usulan.

Gambar 99 kirim usulan.

5. Sistem akan mengkonfirmasi Instansi pengusul. Pilih YA.

Gambar 100 konforirmasi pengiriman.

6. Status pengajuan pada inbox usulan SOTK dan Informasi jabatan akan berubah
menajadi diajukan.
 Gambar 101 status pengajuan.

IV. Menu HR

Pada menu HR memuat informasi tentang SOTK dan Peta Jabatan yang telah ditetapkan. Pada
Menu HR dapat diperoleh informasi yang terdapat pada hr.bkn.go.id. Menu ini digunakan
untuk melihat Unor yang ada saat ini.

Gambar 102 inbox menu HR.

Gambar 103 Detil inbox menu HR.

Pada menu HR tidak terdapat tab infojab. Hanya terdapat tiga tab yaitu Dasar Peraturan,
Struktur dan Data Unor. Infojab hanya dapat ditambahkan pada menu peungusal SOTK dan
Infojab baru.
V. Inbox Penetapan Informasi Jabatan

Data usulan informasi jabatan yang ditolak maupun diterima oleh Validator (BKN) akan
masuk ke inbox penetapan informasi jabatan.

1. Jika usulan instansi diterima oleh BKN maka status pengajuannya berubah menjadi
diterima. Klik Detail untuk menggungah batang tubuh surat.

Gambar 104 usulan diterima.

2. Instansi dapat memilih menggunggah batang tubuh yang akan ditanda tangani baik
secara manual ataupun menggunakan TTE.

Gambar 105 pilih metode penandatanganan.

3. Lakukan proses unggah dokumen batang tubuh, jika memilih Tanda tangan manual,
dokumen harus ditanda tagan basah.

VI. TTE Penetapan Informasi Jabatan

Ketika instansi telah megirimkan dokumen batang tubuh, selanjutnya instansi masuk ke menu
TTE PENETAPAN INFORMASI JABATAN. Pada menu ini Instansi melakukan pemberian
TTE pada dokumen yang telah di unggah sebelumnya.
 Gambar 106 TTE penetapan informasi jabatan.

1. Untuk melakaukan penandatanganan, pilih tombol TTE penetapan. Masukan

passphrase lalu kilk TTE.

Gambar 107 Tanda tangan elektronik.

2. Setelah dokumen selesai di tanda tangani, instansi dapat mencetak dokumen yang telah
ditandatangani.
Gambar 108 cetak dokumen.