IT MASTER PLAN UI 2015 2019 Lampiran SK PDF

RENCANA INDUK
TEKNOLOGI INFORMASI
(IT MASTER PLAN)
UNIVERSITAS INDONESIA
TAHUN 2015-2019
UNIVERSITAS INDONESIA
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ........................................................................................................................ i
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................ iii
DAFTAR TABEL ................................................................................................................. v
I. RINGKASAN EKSEKUTIF .............................................................................................. 1
II. BLUEPRINT ................................................................................................................ 3
II.1 RANCANGAN BLUEPRINT SISTEM INFORMASI ..................................................... 4
II.1.a ARSITEKTUR BISNIS .............................................................................................. 4
II.1.b PRINSIP-PRINSIP SISTEM INFORMASI .................................................................. 9
II.1.c IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI PADA PRIMARY ACTIVITIES .... 11
II.1.d IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI PADA SUPPORT ACTIVITIES .... 21
II.1.e PEMETAAN SISTEM INFORMASI TERHADAP KEBUTUHAN BISNIS ..................... 29
II.1.f ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI ....................................................................... 46
II.2 RANCANGAN BLUEPRINT INFRASTRUKTUR TI .................................................... 48
II.2.a PRINSIP-PRINSIP INFRASTRUKTUR TI ................................................................. 49
II.2.b ARSITEKTUR INFRASTRUKTUR TI........................................................................ 50
II.2.c TOPOLOGI JARINGAN ......................................................................................... 62
II.2.d PETA JARINGAN UI ............................................................................................. 65
II.2.e PETA TITIK AKSES UI ........................................................................................... 65
II.2.f PETA INFRASTRUKTUR FISIK .............................................................................. 66
II.2.g NETWORK TOPOLOGY BLUEPRINT ..................................................................... 68
II.3 RANCANGAN BLUEPRINT ORGANISASI DAN TATA KELOLA TI ............................. 70
II.3.a PROSES PENINGKATAN KEPATUHAN ................................................................. 71
II.3.b STRUKTUR ORGANISASI TI ................................................................................. 73
i
III. ANALISIS KESENJANGAN....................................................................................... 80
III.1 KESENJANGAN SISTEM INFORMASI ................................................................... 80
III.1.a HASIL KESENJANGAN SISTEM INFORMASI ......................................................... 81
III.1.b PROGRAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ............................................ 93
III.2 KESENJANGAN INFRASTRUKTUR TI ......................................................................... 95
III.2.a HASIL KESENJANGAN INFRASTRUKTUR TI ......................................................... 96
III.2.b PROGRAM PENGEMBANGAN INFRASTRUKTUR TI .......................................... 106
III.3 KESENJANGAN TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI ............................................... 107
III.3.a HASIL KESENJANGAN TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI ............................... 109
III.3.b PROGRAM PENGEMBANGAN TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI .................. 114
IV. ROADMAP MASTER PLAN TI UNIVERSITAS INDONESIA ........................................... 115
IV.1 PROGRAM KERJA MASTER PLAN TI ....................................................................... 115
IV.2 PROGRAM KERJA MASTER PLAN – SISTEM INFORMASI UI .................................. 117
IV.3 PROGRAM KERJA MASTER PLAN – INFRASTRUKTUR TI........................................ 118
IV.4 PROGRAM KERJA MASTER PLAN – TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI ............... 119
ii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Metodologi IT Master Plan UI ................................................................................... 1

Gambar 2 Arsitektur Bisnis UI .................................................................................................... 4
Gambar 3 Arsitektur Bisnis UI – Primary Activity (1/2) ........................................................... 11
Gambar 4 Arsitektur Bisnis UI – Primary Activity (2/2) ........................................................... 12
Gambar 5 Arsitektur Bisnis UI – Support Activity .................................................................... 21
Gambar 6 Peta Kebutuhan Sistem Informasi – Primary Activities .......................................... 30
Gambar 7 Peta Kebutuhan Sistem Informasi - Support Activities ........................................... 39
Gambar 8 Arsitektur Sistem Informasi .................................................................................... 47
Gambar 9 Alur Pertukaran Data .............................................................................................. 48
Gambar 10 Arsitektur Infrastruktur TI ..................................................................................... 50
Gambar 11 Topologi Jaringan UI Depok – Salemba................................................................. 62
Gambar 12 Topologi Jaringan Depok ....................................................................................... 63
Gambar 13 Topologi Jaringan Salemba ................................................................................... 64
Gambar 14 Topologi Jaringan Fakultas .................................................................................... 64
Gambar 15 Peta Jaringan UI .................................................................................................... 65
Gambar 16 Peta Titik Akses UI ................................................................................................. 66
Gambar 17 Peta Infrastruktur Fisik .......................................................................................... 68
Gambar 18 As Is ....................................................................................................................... 69
Gambar 19 Backbone UI Depok – Dalam proses pengembangan ........................................... 70
Gambar 20 Struktur Organisasi TI Ideal ................................................................................... 73
Gambar 21 Struktur Organisasi Usulan DSTI ........................................................................... 75
Gambar 22 Mekanisme Keterhubungan.................................................................................. 77
Gambar 23 Implikasi untuk Tiap Kuadran................................................................................ 79
Gambar 24 Kesenjangan Sistem Informasi .............................................................................. 80
Gambar 25 Program Pengembangan Sistem Informasi .......................................................... 94
Gambar 26 Kesenjangan Infrastruktur TI................................................................................. 95
Gambar 27 Network Topology ............................................................................................... 106
Gambar 28 Program Pengembangan Infrastruktur TI ........................................................... 106
Gambar 29 Current Condition Daftar Kebijakan Terkait TI di UI............................................ 107
iii
Gambar 30 Struktur Organisasi TI .......................................................................................... 108
Gambar 31 Program Kerja Master Plan TI ............................................................................. 115
Gambar 32 Roadmap Kegiatan Master plan - Sistem Informasi ........................................... 117
Gambar 33 Roadmap Kegiatan Master plan - Infrastruktur TI .............................................. 118
Gambar 34 Roadmap Kegiatan Master Plan - Tata Kelola dan Organisasi TI ........................ 119
iv
DAFTAR TABEL
Tabel 1 Aktivitas Utama dan Sub Akvifitas Utama pada Kelompok Persiapan ......................... 4
Tabel 2 Aktivitas Utama dan Sub Aktivitas Utama pada Kelompok Pelaksanaan ..................... 5
Tabel 3 Aktivitas Utama dan Sub Aktivitas Utama pada Kelompok Penilaian .......................... 6
Tabel 4 Aktivitas Utama dan Sub Aktivitas Utama pada Kelompok Pemasaran ....................... 7
Tabel 5 Aktivitas Utama dan Sub Aktivitas Utama pada Kelompok Pelayanan ......................... 7
Tabel 6 Aktivitas Pendukung Proses Bisnis Universitas ............................................................. 7
Tabel 7 Aktivitas Tambahan untuk Proses Bisnis Universitas .................................................... 8
Tabel 8 Karakteristik Aktivitas Penerimaan Mahasiswa .......................................................... 12
Tabel 9 Karakteristik Aktivitas Belajar dan Mengajar .............................................................. 13
Tabel 10 Karakteristik Aktivitas Kemahasiswaan..................................................................... 15
Tabel 11 Karakteristik Aktivitas Riset dan Inovasi ................................................................... 16
Tabel 12 Karakteristik Aktivitas Pengabdian Masyarakat ........................................................ 17
Tabel 13 Karakteristik Aktivitas Audit Mutu ............................................................................ 18
Tabel 14 Karakteristik Aktivitas Kehumasan............................................................................ 19
Tabel 15 Karakteristik Aktivitas Hubungan Alumni ................................................................. 20
Tabel 16 Karakteristik Aktivitas Sumber Daya Manusia .......................................................... 21
Tabel 17 Karakteristik Aktivitas Logistik .................................................................................. 22
Tabel 18 Karakteristik Aktivitas Keuangan............................................................................... 24
Tabel 19 Karakteristik Aktivitas Fasilitas .................................................................................. 25
Tabel 20 Karakteristik Aktivitas Sistem dan Teknologi Informasi ............................................ 26
Tabel 21 Karakteristik Aktivitas Kerja Sama............................................................................. 28
Tabel 22 Karakteristik Aktivitas Perpustakaan ........................................................................ 29
Tabel 23 Peran Fungsi dalam Struktur Organisasi TI ............................................................... 76
Tabel 24 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Keuangan ........................................................ 81
Tabel 25 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Penerimaan ..................................................... 82
Tabel 26 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Manajemen Audit ........................................... 82
Tabel 27 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Beasiswa .......................................................... 83
Tabel 28 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Akademik ........................................................ 84
Tabel 29 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Kemahasiswaan .............................................. 84
v
Tabel 30 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Riset dan Pengmas .......................................... 85
Tabel 31 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Kerja Sama ...................................................... 86
Tabel 32 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi SDM ................................................................. 87
Tabel 33 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Fasilitas dan Aset ............................................ 87
Tabel 34 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Kehumasan...................................................... 88
Tabel 35 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Hubungan Alumni ........................................... 89
Tabel 36 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Monitoring Aplikasi dan Infrastruktur TI ........ 89
Tabel 37 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Pengelolaan Kebijakan .................................... 90
Tabel 38 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi K3L ................................................................... 91
Tabel 39 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Perpustakaan .................................................. 91
Tabel 40 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Manajemen Bencana ...................................... 92
Tabel 41 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Audit Mutu ...................................................... 93
Tabel 42 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Aplication Platform Interface .................. 96
Tabel 43 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Data Management .................................. 97
Tabel 44 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Systems and Network Management ....... 97
Tabel 45 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Security Management ............................. 98
Tabel 46 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada User Interface .......................................... 99
Tabel 47 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Location and Directory .......................... 100
Tabel 48 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Transaction Processing......................... 100
Tabel 49 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Software Engineering ............................ 101
Tabel 50 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Communication Services ....................... 102
Tabel 51 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Multimedia ............................................ 103
Tabel 52 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Network Services ................................... 103
Tabel 53 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Physical Infrastructure .......................... 104
Tabel 54 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Network Topology ................................. 105
Tabel 55 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI pada pengembangan SDM pengelola TI ............ 109
Tabel 56 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI pada Kebijakan Relasi Antar Unit Kerja Pengelola TI
................................................................................................................................................ 110
Tabel 57 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI Pada Manajemen Sumber Daya Informasi ........ 111
Tabel 58 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI Pada Manajemen Layanan TI ............................. 111
Tabel 59 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI Pada Manajemen Keamanan ............................. 112
Tabel 60 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI pada Pengembangan Aplikasi ............................ 112
vi
Tabel 61 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI pada Data Center ............................................... 113
Tabel 62 Hasil Kesenjangan Struktur Organisasi TI ................................................................ 113
Tabel 63 Hasil Kesenjangan Mekanisme Rasional ................................................................. 114
vii
I. RINGKASAN EKSEKUTIF
Rencana Induk Teknologi Informasi (TI) atau Information Technology Master Plan (ITMP)
memaparkan pengembangan TI sebuah organisasi selama 3 sampai dengan 5 tahun ke depan.
Tujuannya adalah menentukan arah dan prioritas pengembangan perangkat keras, jaringan
komputer, serta Sistem Informasi, agar sesuai dengan proses bisnis organisasi, demi
tercapainya sasaran strategis organisasi tersebut.
Universitas Indonesia (UI) adalah sebuah universitas yang mengarah kepada electronic
university atau e-university, sehingga sangat membutuhan rencana induk TI atau IT Master
Plan (ITMP). Hal ini tertuang sebagai IKU.8.g - Terwujudnya IT Master Plan kampus UI untuk
mencapai e-campus pada dokumen rencana strategis (renstra) UI 2015-2019. Rencana induk
TI terakhir yang dimiliki oleh UI dikeluarkan pada tahun 2000. Oleh karena itu sangat penting
UI menyusun rencana induk TI tahun 2015-2019 untuk memandu arah pengembangan TI UI
sesuai renstra.
Vision & Mission

Organization & Business Strategy,
Policies, & Objectives
Assessment of Current IS/IT Future IS/IT Blueprint Roadmap & Implementation Plan
Business Architecture Layer Business Architecture Layer Business Architecture Layer
Information Systems Information Systems Information Systems

Gap Analysis
Architecture Layer Architecture Layer Architecture Layer

Information Technology Information Technology Information Technology
Architecture Layer Architecture Layer Architecture Layer
IS/IT Management & IS/IT Management & IS/IT Management &
Organization Organization Organization
Project Portfolio
Financial (Budget & Investment) Plan
Change Management
Priorities & Schedulles
Gambar 1 Metodologi IT Master Plan UI
1
Gambar 1 menampilkan metodologi penyusunan rencana induk TI yang terdiri dari 4 tahapan
berikut:
1. Assessment yang memetakan kondisi TI pada saat penyusunan tahun 2015;
2. Perancangan cetak biru (blueprint) TI sampai dengan 2019 sesuai dengan visi dan misi,
strategi bisnis, kebijakan, serta tujuan organisasi hingga 2019;
3. Analisis kesenjangan (gap analysis) untuk mengetahui kesenjangan antara hasil
assessment dengan blue print;
4. Penyusunan road map dan rencana implementasi untuk mengatasi gap analysis
tersebut.
Tahapan-tahapan tersebut mengkaji 4 lapisan, yang terdiri atas:

1. Arsitektur bisnis (business architecture);
2. Arsitektur sistem informasi (information systems architecture);
3. Arsitektur infrastruktur teknologi informasi; dan
4. Organisasi dan manajemen SI/TI.
Dokumen ini merupakan lampiran Surat Keputusan Rektor UI mengenai IT Master Plan 2015-
2019, yang terdiri dari ringkasan eksekutif, cetak biru, analisis kesenjangan, dan road map TI
UI. Road map merupakan dasar penyusunan project portfolio, rencana anggaran dan
investasi, change management, prioritas dan jadwal pengembangan TI UI sampai dengan
tahun 2019. Dengan demikian IT Master Plan ini merupakan dasar penentuan target TI UI,
juga penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran TI universitas tahun 2016, 2017, 2018, dan
2019.
2
II. BLUEPRINT
IT Blueprint (Cetak biru TI) berisi rekomendasi terhadap rencana strategis organisasi dalam
mengimplementasikan dan membangun Sistem Informasi di Organisasi. Di dalamnya berisi
pedoman kebutuhan Sistem Informasi seperti apa yang diperlukan organisasi yang diperoleh
dari visi, misi, strategi organisasi, kebijakan, dan obyektif organisasi. Setelah diperoleh
kebutuhan organisasi, maka dilakukan perancangan kebutuhan TI yang ditinjau dari empat
layer, yaitu layer arsitektur bisnis, layer Sistem Informasi, layer Teknologi Informasi, dan layer
manajemen TI. Keempat arsitektur tersebut merupakan gambaran kondisi ideal yang
dibutuhkan organisasi agar mencapai tujuan dan obyektifnya.
IT Blueprint ini akan menjadi dasar bagi perencanaan organisasi dalam investasi dan
implementasi teknologi informasi dan menjadi alat kontrol serta parameter yang efektif untuk
me-review performa dan kesuksesan implementasi Teknologi Informasi pada suatu
organisasi. Dengan demikian, organisasi tidak lagi sekedar membeli ataupun install, tetapi
mempunyai perencanaan yang baik dan organisasi bisa mengurangi berbagai risiko yang
mungkin timbul dalam implementasi TI, di antaranya:
1. Ketidaksesuaian antara kebutuhan bisnis dengan Sistem Informasi yang dibangun;
2. Banyaknya aplikasi yang tambal sulam sehingga tidak bisa saling berkomunikasi antara
satu dengan yang lain;
3. Investasi yang dikeluarkan tidak memberikan manfaat seperti yang diharapkan;
4. Standar kualitas Sistem Informasi tidak sesuai dengan standar industri yang
semestinya; dan
5. Dengan adanya perencanaan yang jelas, organisasi bisa mengelola risiko tersebut
dengan baik sejak awal.
3
II.1 RANCANGAN BLUEPRINT SISTEM INFORMASI
II.1.a ARSITEKTUR BISNIS

Arsitektur TI Universitas Indonesia merupakan representasi dari arsitektur bisnis universitas
dengan mengelompokkan area fungsional ke dalam aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Gambar 2 Arsitektur Bisnis UI
Aktivitas utama yang dilakukan pada proses bisnis universitas adalah sebagai berikut:
1. Persiapan
Beberapa aktivitas utama dan sub aktivitas utama yang termasuk dalam kelompok
persiapan dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1 Aktivitas Utama dan Sub Akvifitas Utama pada Kelompok Persiapan
Kelompok Aktivitas Utama Sub Aktivitas Utama
Persiapan Kebijakan, Perencanaan Penentuan Syarat Kelulusan
Menentukan Syarat Kelulusan
Strategi Pengajaran
Kurikulum Penyusunan Kurikulum
Materi Pembelajaran
Satuan Acara Pengajaran (SAP)
Penyusunan Peraturan Akademik
4
Rekrutmen Penerimaan Mahasiswa
Penerimaan Dosen
Penerimaan Peneliti
Promosi
Identifikasi dan penyusunan kebutuhan

sumber daya
Fasilitas
Pendanaan
Kemitraan Pengembangan kemitraan
Klasifikasi topik penelitian dan pengabdian

masyarakat
Sinkronisasi topik penelitian dengan

mahasiswa S2, S3
2. Pelaksanaan
pelaksanaan dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2 Aktivitas Utama dan Sub Aktivitas Utama pada Kelompok Pelaksanaan
Pelaksanaan Belajar dan Mengajar Proses administrasi akademik
Proses evaluasi pengajar
Proses pengajaran
Pemanfaatan Sumber Daya Pembelajaran
Kemahasiswaan Kegiatan non akademik
Riset dan Inovasi Peningkatan kualitas penelitian dan keahlian
Identifikasi, assessment, dan alokasi

pendanaan proyek penelitian/pengmas
5
Pengembangan kapasitas dan budaya

penelitian/pengmas
Supervise Research Higher Degrees (RHDs) &

other Post Graduate Students undertaking
research
Pengelolaan dan pemantauan kemitraan

penelitian/pengmas
Pembinaan anggota peneliti/pengmas
Pengabdian Masyarakat Identifikasi, assessment, dan alokasi

pendanaan proyek penelitian/pengmas
Pengembangan kapasitas dan budaya

penelitian/pengmas
Pengelolaan dan pemantauan kemitraan

penelitian/pengmas
Pembinaan anggota peneliti/pengmas
3. Penilaian
penilaian dapat dilihat pada Tabel 3.
Tabel 3 Aktivitas Utama dan Sub Aktivitas Utama pada Kelompok Penilaian
Penilaian Evaluasi diri Lulusan
Audit mutu Performance Related Funding (dest)
Tinjauan kinerja dan prioritas
Tinjauan kebijakan
Tracer Study Penyerapan lulusan di dunia kerja
Publikasi Publikasi hasil penelitian/pengmas

ilmiah/pendaftaran HAKI
6
4. Pemasaran
pemasaran dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4 Aktivitas Utama dan Sub Aktivitas Utama pada Kelompok Pemasaran
Pemasaran Riset & Inovasi Peningkatan penelitian/pengmas pada

jenjang lebih tinggi
Dampak peningkatan penelitian/pengmas
Menghasilkan dana penelitian/pengmas
Kehumasan Profil dan reputasi universitas
5. Pelayanan
pelayanan dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5 Aktivitas Utama dan Sub Aktivitas Utama pada Kelompok Pelayanan
Pelayanan Hubungan Alumni
Pengembangan Karir Studi berkelanjutan
Selanjutnya sebagai aktivitas pendukung yang dilakukan pada proses bisnis universitas dapat
dilihat pada Tabel 6 berikut ini:
Tabel 6 Aktivitas Pendukung Proses Bisnis Universitas
No Kelompok Aktivitas Pendukung
1 Sumber Daya Manusia Dukungan sumber daya manusia/rekrut SDM berkualitas
Pengembangan karyawan
Layanan sekretariat
2 Logistik Provide student welfare services
3 Keuangan Penentuan anggaran
Layanan keuangan
7
No Kelompok Aktivitas Pendukung
4 Fasilitas Layanan transportasi dan travel
Ketertiban area kampus
Mengelola bangunan dan infrastruktur
Fasilitas akomodasi dan kantin
5 Sistem dan Teknologi Provide Business Process Support Services (IT, Projects)
Informasi
Pengelolaan komunikasi universitas
6 Kerja sama Pengelolaan rekan kerja
Pemasaran (e.g., kelola alumni, kelola enterprises)
7 Perpustakaan Dukungan layanan perpustakaan
Selain aktivitas utama dan aktivitas pendukung, untuk mendukung UI menjadi unggulan Asia
dibutuhkan aktivitas tambahan lainnya seperti tertulis pada Tabel 7, yaitu:
Tabel 7 Aktivitas Tambahan untuk Proses Bisnis Universitas
No Kelompok Aktivitas
1 Support activities Provide student administration services
Provide learning materials
2 Planning Processes Develop strategic plans
Develop corporate and operational plans
Implement risk management framework
Managechange
Secure government research funding (IGS, RFS, RIBG)
Review performance
3 Governance Processes Pengambilan keputusan
Fulfill compliance reporting obligations
Ensure audit compliance
Ensure legal compliance
8
II.1.b PRINSIP-PRINSIP SISTEM INFORMASI
Pengembangan arsitektur Sistem Informasi dimulai dengan mengidentifikasi kondisi
pemanfaatan dan penerapan Sistem Informasi saat ini dengan prinsip-prinsip strategis/best
practice untuk memandu pilihan solusi yang terbaik.
1. Prinsip Anytime/Anywhere Access
Aplikasi yang dikembangkan harus fleksibel dan dapat diakses dengan cepat melalui
browser yang terhubung dengan Internet atau Intranet ke server. Data atau informasi
dapat diakses melalui laptop, smartphone, atau bahkan komputer PC dimanapun dan
kapanpun dengan mudah.
Kondisi saat ini:
 Arsitektur aplikasi masih berupa client server;
 Aplikasi belum bisa diakses secara fleksibel.
Dampak terhadap kondisi saat ini:
 Penyempurnaan beberapa aplikasi di internal yang sudah ada untuk dapat saling
berinteraksi malalui web;
 Pengembangan aplikasi berbasis web untuk kebutuhan komunikasi dan kolaborasi
internal dan dengan eksternal organisasi.
2. Prinsip Reengineering First
Aplikasi dan solusi hanya akan dibangun atau dikembangkan setelah dilakukan
identifikasi terhadap proses bisnis terkini dengan menyederhanakan atau mendesain
ulang prosedur/SOP. Pembagian wewenang antar unit kerja dan pemanfaatan aplikasi
harus dipaparkan secara jelas.
Kondisi saat ini:
Dalam pemanfaatan aplikasi, beberapa prosedur masih belum secara jelas membagi
wewenang antar unit kerja.
 Komunikasi yang lebih intensif dengan pengguna secara langsung dalam sosialisasi
pengembangan maupun operasionalisasi aplikasi;
 Pengembangan SOP yang up-to-date terhadap konteks bisnis UI terkini sebelum
suatu proses bisnis diotomasi;
9
 Adanya standar dan pemahaman yang sama atas alur proses bisnis, kewenangan
dan definisi atas master data utama.
3. Prinsip Reuse Before Buying
Mengutamakan pemanfaatan aplikasi yang sudah dimiliki serta mendefinisikan solusi
sebagai target arsitektur sebelum berinvestasi dalam solusi baru.
Kondisi saat ini:
Saat ini dilakukan pembelian aplikasi oracle finance untuk membantu proses
keuangan.
Perlu diterapkan mekanisme selective outsourcing untuk pengembangan aplikasi.
Divisi TI selayaknya tidak kehilangan fokus karena porsi kerja untuk hardcore
programming/coding yang relatif sangat tinggi saat ini.
4. Prinsip Integration
Aplikasi yang dikembangkan harus dapat mengintegrasikan transaksi secara lintas
fungsi untuk memenuhi kebutuhan pemrosesan informasi untuk kepentingan
beragam unit bisnis.
Kondisi saat ini:
 Metode integrasi antar modul aplikasi dilakukan di level database;
 Sumber data yang beragam mengakibatkan keraguan pada integritas data;
 Terdapat ketidaksesuaian definisi data antar unit PAU terkait, sehingga keakuratan
data masih rendah.
 Pengembangan Sistem Informasi seharusnya dapat mengintegrasikan transaksi
secara lintas fungsi untuk memenuhi kebutuhan pemrosesan informasi untuk
kepentingan beragam unit bisnis;
 Data dan informasi perlu dikelola secara UI-wide sehingga diperoleh standar
definisi data sebagai landasan untuk sharing informasi dimasa yang akan datang.
5. Prinsip Reduce Integration Complexity
Aplikasi harus dirancang, diperoleh, dikembangkan dan ditingkatkan sesuai standard
best practice sehingga data dan proses dapat dibagi dan terintegrasi ke seluruh
aplikasi yang ada.
10
Kondisi saat ini:
Pola integrasi berupa poin to poin secara adhoc tergantung permintaan unit bisnis.
Metode dan mekanisme dalam pertukaran data dan integrasi aplikasi harus merujuk
pada suatu standar best practice yang dikelola secara konsisten untuk seluruh inisiatif
integrasi aplikasi.
6. Prinsip Minimize Platform Configurations
Aplikasi yang dikembangkan harus menggunakan template (template dokumen,
template framework) yang telah distandarisasi, mulai dari proses perencanaan hingga
proses implementasi.
Kondisi saat ini:
Platform teknologi belum terstandarisasi dan masih berbeda-beda di tiap unit/divisi.
Penyedia layanan TI dapat melaksanakan standarisasi dalam seleksi hardware dan
software untuk menyelaraskan kebutuhan resource dan mereduksi biaya dan
inkompatibilitas.
II.1.c IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI PADA PRIMARY ACTIVITIES

Identifikasi atas kebutuhan Sistem Informasi pada bagian ini dilakukan dengan melihat
karakteristik area fungsional aktivitas utama pada fungsi bisnis universitas, seperti terlihat
pada Gambar 3 dan Gambar 4.
Gambar 3 Arsitektur Bisnis UI – Primary Activity (1/2)
11
Gambar 4 Arsitektur Bisnis UI – Primary Activity (2/2)
Tahapan pada aktivitas primer terdiri dari:

1. Persiapan (Rekrutmen)
Pada aktivitas rekrutmen yaitu penerimaan mahasiswa baru dibutuhkan Sistem
Informasi yang sesuai dengan karakteristik yang ada pada Tabel 8, yaitu Sistem
Informasi penerimaan sebagai SI utama yang terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI
pendukung.
Tabel 8 Karakteristik Aktivitas Penerimaan Mahasiswa
Stakeholder Karakteristik Sistem Informasi
Kantor  Merekam data calon peserta (profil, Sistem Utama:

Penerimaan sekolah, keluarga) di berbagai jenjang SI Penerimaan
Mahasiswa Baru pendidikan;
 Adaptif terhadap skema penerimaan Sistem Pendukung:
yang ada, dari berbagai jalur masuk UI; 1. SI Keuangan
 Dapat menganalisis seleksi calon 2. SI Akademik:
mahasiswa untuk mendapatkan  SIAK
mahasiswa terbaik;  SCELE
 Dapat menganalisis daya tampung  NPM
mahasiswa setiap fakultas; Generator
 Dapat melakukan perhitungan biaya 3. SI Audit Mutu
pendidikan setiap calon mahasiswa yang 4. SI Keuangan:
diterima;  SIPKA
 Terintegrasi dengan SIAK, sehingga tidak  SIMKAS
ada perbedaan data mahasiswa;
12
 Terintegrasinya SI Keuangan dan SI  SIBP

Penerimaan ditiap fakultas terkait  ORAFIN R12
dengan biaya pendidikan dan daya
tampung fakultas;
 Dapat mengelola proses penerimaan
mahasiswa untuk skema masuk credit
earning.
Bentuk integrasi antara SI utama dengan SI pendukungnya adalah pertukaran data dan
informasi, sebagai berikut:
 SI Penerimaan melakukan ekstrak data dari SI Keuangan;
 SI Penerimaan memberikan data kepada SI Akademik, SI Audit Mutu, dan SI
Keuangan.
2. Pelaksanaan (Belajar & Mengajar)

Pada aktivitas belajar dan mengajar yaitu meningkatnya daya saing lulusan maka
dibutuhkan Sistem Informasi yang sesuai dengan karakteristik yang ada pada Tabel 9,
yaitu Sistem Informasi Akademik dengan stakeholder Direktorat Pendidikan, SI E-
Learning dengan stakeholder Kantor Sumberdaya Pembelajaran dan SI Beasiswa
dengan stakeholder Direktorat Kemahasiswaan sebagai SI utama yang terintegrasi
dengan SI lainnya sebagai SI pendukung.
Pada aktivitas ini terjadi kolaborasi proses bisnis dari lima unit di Universitas Indonesia
yaitu Direktorat Pendidikan, Direktorat Pengembangan Akademik, Kantor Penerimaan
Mahasiswa Baru, Kantor Sumber Daya Pembelajaran, dan Direktorat Kemahasiswaan.
Tabel 9 Karakteristik Aktivitas Belajar dan Mengajar
 Direktorat Karakteristik SI Akademik: Sistem Utama:

Pendidikan  Mendukung perubahan regulasi secara 1. SI Akademik
 Direktorat adaptif (contoh: kurikulum); 2. E-Learning
Pengembangan  Mendukung pelaksanaan pendidikan; 3. SI Beasiswa
Akademik
Sistem Pendukung:
13
 Penerimaan  Merekam profil akademik mahasiswa 1. SI SDM

Mahasiswa Baru sejak masuk ke universitas sampai 2. SI Fasilitas
 Kantor menjadi alumni; 3. SI Penerimaan
Sumberdaya  Mendukung pelaksanaan inbound dan 4. SI Kerja Sama
Pembelajaran outbound bagi dosen dan mahasiswa; 5. SI Audit Mutu
 Terintegrasi dengan SI Penerimaan 6. SI Alumni
Mahasiswa Baru (PMB), sehingga tidak
ada perbedaan data mahasiswa;
 Terintegrasi dengan SI Kepegawaian
sebagai persyaratan mengajar;
 Mengakomodir proses credit earning dan
ujian online;
 Ketersediaan alat bantu untuk proses
legalisir ijazah yang terintegrasi dengan SI
Akademik;
 Diperlukan kebijakan yang mengatur
sharing cost untuk sharing course.
Karakteristik E-Learning
 Dibutuhkan Sistem E-learning dengan
fungsionalitas: memfasilitasi
pembelajaran elektronis
 SI Akademik melakukan ekstrak data dari SI SDM, SI Fasilitas/Aset, SI E-Learning,
SI Penerimaan, SI Kerja sama, dan SI Akademik memberikan data ke SI E-Learning,
SI Audit Mutu, SI Kerja Sama, dan SI Alumni;
 SI E-Learning mengekstrak data dari SI Akademik, dan SI E-Learning memberikan
data ke SI Audit Mutu.
3. Pelaksanaan (Kemahasiswaan)
Pada aktivitas kemahasiswaan yaitu meningkatkan daya saing lulusan dan
menciptakan mahasiswa terbaik maka Sistem Informasi yang sesuai dengan
karakteristik yang ada pada Tabel 10, yaitu Sistem Informasi Beasiswa dan SI Prestasi
14
Mahasiswa sebagai SI utama yang terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI
pendukung.
Tabel 10 Karakteristik Aktivitas Kemahasiswaan
Direktorat  Merekam profil non akademik Sistem Utama:

Kemahasiswaan mahasiswa sejak masuk dari universitas 1. SI Kemahasiswaan
sampai alumni; 2. SI Beasiswa
 Memonitor manajemen surat 3. SI Prestasi Mahasiswa
izin/pendanaan lomba/kompetensi;
 Mengelola alur prestasi mahasiswa dari Sistem Pendukung:
mengikuti lomba hingga pencapaian 1. SI Akademik
prestasi; 2. SI Keuangan
 Terintegrasi dengan SI Keuangan; 3. SI Audit Mutu
4. SI Fasilitas/Aset
 Terintegrasi dengan SI Audit Mutu;
 Terintegrasi dengan SI Fasilitas dan Aset.
 SI Kemahasiswaan mengekstrak data dari SI Akademik dan SI Keuangan mulai dari
keperluan pengurusan Beasiswa hingga pengelolan surat izin/pendanaan lomba
atau kompetisi di internal Direktorat Kemahasiswaan;
 SI kemahasiswaan diintegrasikan dengan SI Fasilitas/Aset untuk mempermudah
penyediaan fasilitas yang mendukung aktifitas mahasiswa;
 SI Kemahasiswaan diintegrasikan dengan SI Audit Mutu untuk kegiatan monitoring
dan evaluasi aktifitas kemahasiswaan.
4. Pelaksanaan (Riset & Inovasi)

Pada aktivitas riset dan inovasi yaitu meningkatnya budaya dan kualitas riset dan
memperkuat kolaborasi dan kemitraan maka dibutuhkan Sistem Informasi yang sesuai
dengan karakteristik yang ada pada Tabel 11, yaitu Sistem Informasi Riset dan Inovasi
sebagai SI utama yang terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI pendukung.
15
Pada aktivitas ini terjadi kolaborasi proses bisnis dari dua unit di Universitas Indonesia
yaitu Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat dan Direktorat Inovasi dan
Inkubator Bisnis.
Tabel 11 Karakteristik Aktivitas Riset dan Inovasi
 Direktorat Riset  Dapat mengelola data keuangan dan aset Sistem Utama:
dan Pengabdian riset; SI Riset dan Inovasi
Masyarakat  Dapat menyajikan data untuk akreditasi;
 Direktorat  Dapat merekam data inovasi dan paten; Sistem Pendukung:
Inovasi dan  Dapat memudahkan diseminasi ke 1. SI SDM
Inkubator Bisnis manajer riset; 2. SI Kerja Sama
3. SI Keuangan
 Dapat menyebarkan informasi Riset dan
4. SI Riset dan Inovasi
Inovasi, publikasi, produk inovasi dan
5. SI Akademik
inkubator bisnis ke masyarakat luas.
6. SI Audit Mutu
Contoh: E-Catalogue;
 Menyediakan akses terhadap literatur
ilmiah sesuai dengan subjek ilmu yang
ada di UI;
 Merekam dan memantau pelaksanaan
dari hibah riset yang ada maupun yang
bersifat voluntary;
 Mengelola jejaring keahlian/kepakaran
untuk mendukung riset multidisiplin;
 Dapat menganalisis data riset untuk
menampilkan trend penelitian sebagai
dasar pengambilan keputusan untuk
meningkatkan kualitas dan kuantitas riset
dan inovasi serta mendorong
kepemilikan hak cipta;
 Mengelola pelaksanaan inkubasi bisnis;
 Terintegrasi dengan SIPEG, UI-ana dan
SIAK dosen;
 Terintegrasi dengan SI Kerja Sama terkait
data penelitian;
 Tersedia sms gateway yang berfungsi
untuk penyampaian informasi secara
cepat dan menyeluruh ke seluruh civitas
akademika UI.
16
Bentuk integrasi antara SI utama dengan SI pendukung adalah pertukaran data dan
 SI Riset dan Inovasi melakukan ekstrak data dari SI SDM, SI Kerja Sama, SI
Keuangan, SI Akademik;
 SI Riset dan inovasi memberikan data kepada SI Keuangan, SI Kerja Sama, SI SDM,
SI Audit Mutu, dan SI Akademik.
5. Pelaksanaan (Pengabdian Masyarakat)

Pada aktivitas pengabdian pada masyarakat yaitu mengelola, memberikan informasi
dan meningkatkan kualitas dan kuantitas pengabdian masyarakat maka dibutuhkan
Sistem Informasi yang sesuai dengan karakteristik yang ada pada Tabel 12, yaitu
Sistem Informasi Pengabdian Masyarakat sebagai SI utama yang terintegrasi dengan
SI lainnya sebagai SI pendukung.
Pada aktivitas ini terjadi kolaborasi proses bisnis dari 4 (empat) unit di Universitas
Indonesia yaitu Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat, Direktorat Inovasi dan
Inkubator Bisnis, Direktorat Kerja Sama, Badan Legislasi dan Layanan Hukum.
Tabel 12 Karakteristik Aktivitas Pengabdian Masyarakat
 Direktorat Riset  Dapat mengelola data keuangan Sistem Utama:

dan Pengabdian pengabdian masyarakat. Contoh: untuk SI Pengabdian
Masyarakat mengelola uang hibah yang berasal dari Masyarakat
 Direktorat pribadi;
Inovasi dan  Dapat menyajikan data untuk akreditasi; Sistem Pendukung:
Inkubator Bisnis  Dapat menyebarkan informasi 1. SI SDM
 Direktorat Kerja pengabdian masyarakat ke masyarakat 2. SI Akademik
Sama luas (portal DIIB) secara cepat dan 3. SI Keuangan
 Badan Legislasi menyeluruh; 4. SI Audit Mutu
dan Layanan  Merekam dan memantau pelaksanaan 5. SI Kerja Sama
Hukum dari hibah pengabdian masyarakat yang
ada;
 Mengelola jejaring keahlian/kepakaran
untuk mendukung pengabdian
masyarakat;
17
 Menganalisis data pengabdian

masyarakat untuk menampilkan trend
pengabdian masyarakat sebagai dasar
pengambilan keputusan untuk
meningkatkan kualitas dan kuantitas
pengabdian masyarakat;
 Terintegrasi dengan SIPEG dan SIAK
untuk pencatatan hasil inovasi oleh
dosen dan mahasiswa;
 Menyimpan data kemitraan yang dapat
dijadikan rujukan oleh PAU.
 SI Pengabdian Masyarakat melakukan ekstrak data dari SI SDM, SI Akademik, dan
SI Keuangan;
 SI Pengabdian Masyarakat memberikan data kepada SI Kerja Sama, SI Audit Mutu.
6. Penilaian (Audit Mutu)

Pada aktivitas audit mutu yaitu meningkatkan kualitas secara terus menerus
(Continuous Quality Improvement) dan monitoring perkembangan mutu di Universitas
Indonesia di tingkat nasional dan internasional maka dibutuhkan Sistem Informasi
yang sesuai dengan karakteristik yang ada pada Tabel 13, yaitu Sistem Informasi Audit
Mutu sebagai SI utama yang terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI pendukung.
Tabel 13 Karakteristik Aktivitas Audit Mutu
Badan Penjaminan  Dapat menjamin integritas data hasil Sistem Utama:

Mutu Akademik ekstraksi yang dilakukan dari sistem SI Audit Mutu
terkait yang adaptif terhadap standar
mutu yang berlaku di tingkat nasionalSistem Pendukung:
dan internasional; 1. SI Akademik
 Dapat memonitor proses penjaminan 2. SI Fasilitas/Aset
mutu untuk continuous quality 3. SI SDM
improvement; 4. SI Kerja Sama
5. SI Keuangan
18
 Menyediakan format data yang sesuai 6. SI Kemahasiswaan

standar audit mutu; dan 7. SI Riset dan Inovasi
 Mengakomodir isian QS World University 8. SI Beasiswa
Ranking dan BAN-PT.
 SI Audit Mutu melakukan ekstrak data dari SI Akademik, SI Fasilitas/Aset, SI SDM,
SI Kerja Sama, SI Keuangan, SI Kemahasiswaan, SI Riset dan Inovasi, dan SI
Beasiswa.
7. Pemasaran (Kehumasan)
Pada aktivitas kehumasan yaitu mengelola dan mengembangkan sarana dan
prasarana maka dibutuhkan Sistem Informasi yang sesuai dengan karakteristik yang
ada pada Tabel 14, yaitu Sistem Informasi Kehumasan sebagai SI utama.
Tabel 14 Karakteristik Aktivitas Kehumasan
Kantor Humas dan  Mengelola kegiatan proaktif humas; Sistem Utama:

KIP  Menjamin sinkronisasi pemberitaan di SI Kehumasan
semua lini komunikasi;
 Dapat memonitor berita di UI secara
realtime;
 Dapat mengelola informasi event yang
diadakan UI baik oleh mahasiswa
maupun selain mahasiswa;
 Menyampaikan informasi mengenai
kegiatan-kegiatan, berita dan informasi
lainnya di UI pada berbagai channel yang
banyak diakses oleh target audience
(multi-channelinformationcenter bagi
mahasiswa, dosen, alumni dan
pemangku kepentingan lainnya).
19
8. Pelayanan (Hubungan Alumni)
Pada aktivitas hubungan alumni yaitu meningkatnya daya saing lulusan maka
yaitu Sistem Informasi Alumni dan CDC Social Media sebagai SI utama yang
terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI pendukung.
Tabel 15 Karakteristik Aktivitas Hubungan Alumni
Direktorat  Merekam data alumni; Sistem Utama:

Pengembagan  Mengelola hubungan universitas 1. SI Alumni
Karir dan Alumni dengan alumni; 2. CDC Social Media
 Mengembangkan fitur social media
sebagai penyempurnaan terhadap Sistem Pendukung:
aplikasi CDC saat ini yang mengadopsi 1. SI Akademik
fitur pada linkedin.com. 2. SI Beasiswa
3. SI Kerja Sama
 SI Alumni dan CDC Social Media melakukan ekstrak data dari SI Akademik;
 SI Alumni dan CDC Social Media memberikan data kepada SI Kerja Sama dan SI
Beasiswa.
20
II.1.d IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI PADA SUPPORT ACTIVITIES
Identifikasi atas kebutuhan Sistem Informasi pada bagian ini dilakukan dengan melihat
karakteristik area fungsional aktivitas pendukung pada fungsi bisnis universitas.
Gambar 5 Arsitektur Bisnis UI – Support Activity
1. Sumber Daya Manusia

Pada aktivitas pelaksanaan sumber daya manusia yaitu mengelola, mengembangkan
dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan, maka
yaitu Sistem Informasi SDM sebagai SI utama yang terintegrasi dengan SI lainnya
sebagai SI pendukung.
Tabel 16 Karakteristik Aktivitas Sumber Daya Manusia
Direktorat Sumber  Merekam data kinerja dosen (terutama Sistem Utama:

Daya Manusia yang mendukung riset) dan tendik UI; SI SDM
 Mendukung succession planning dan
rekrutmen; Sistem Pendukung:
 Menunjang peningkatan kualitas dan 1. SI Riset dan Inovasi
profesionalisme dosen dan tendik UI; 2. SI Akademik
 Menunjang remunerasi berbasis kinerja; 3. SI Keuangan
4. SI Kerja Sama
 Mendukung operasional SDM seperti
5. SI Audit Mutu
absensi dan imbal jasa;
21
 Menunjang penempatan/mutasi dan 6. SI Fasilitas/Aset

personal development; 7. SI Kemahasiswaan
 Terintegrasi dengan SI Keuangan terkait 8. SI Manajemen
dengan payroll; Bencana
 Menunjang otorisasi data owner; 9. Sistem Manajemen
K3L
 Penyediaan Sumber Daya Manusia/staf
dengan kualitas baik (Human Resources/
Attract high quality staff);
 Penyediaan layanan kesekretariatan
(Secretariat Services);
 Pengembangan Staf (Peningkatan
skil/kepangkatan).
 SI SDM melakukan ekstrak data dari SI Riset dan Inovasi dan SI Akademik;
 SI SDM memberikan data kepada SI Riset dan Inovasi, SI Akademik, SI Keuangan,
SI Kerja Sama, SI Audit Mutu, SI Fasilitas/Aset, SI Kemahasiswaan, SI Manajemen
Bencana, Sistem Manajemen K3L.
2. Logistik
Pada aktivitas logistik terkait dengan aset dan fasilitas, lingkungan dan kesejahteraan
mahasiswa, yaitu pengelolaan dan pengembangan aset dan fasilitas bagi sivitas
akademika UI, maka dibutuhkan Sistem Informasi yang sesuai dengan karakteristik
yang ada pada Tabel 17, yaitu Sistem Informasi Fasilitas/Aset dan Sistem Informasi
Beasiswa sebagai SI utama yang terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI pendukung.
Tabel 17 Karakteristik Aktivitas Logistik
 Direktorat Direktorat Logistik: Sistem Utama:

Logistik  Mengelola aset dan fasilitas di UI sesuai 1. SI Fasilitas/Aset
 Direktorat dengan sistem akuntansi 45; 2. SI Beasiswa
Kemahasiswaan  Mendukung penanganan keluhan
(complaint management) yang
berkaitan dengan fasilitas; Sistem Pendukung:
22
 Pengendalian internal dan manajemen 1. SI SDM

risiko; 2. SI Akademik
 Mendukung green policy (termasuk 3. SI Keuangan
pengelolaan sampah) resource sharing; 4. SI Kerja Sama
 Mengelola proses pengadaan online; 5. SI Kemahasiswaan
6. SI Audit Mutu
 Merekam data utilisasi dan disposal
serta monitoring sarana dan prasarana
serta sumber daya air dan energi
(listrik);
 Mengelola sign system sarana dan
prasarana universitas.
Direktorat Kemahasiswaan:
 Mengelola jejaring dengan stakeholder
untuk mendukung proses pembelajaran
dan kesejahteraan mahasiswa;
 Penyediaan layanan kesejahteraan
mahasiswa (Student welfare services).
Bentuk integrasi antra SI Fasilitas/Aset sebagai SI utama dengan SI pendukung adalah

pertukaran data dan informasi, sebagai berikut:
 SI Fasilitas/Aset melakukan ekstrak data dari SI SDM, SI Akademik, SI keuangan;
 SI Fasilitas/Aset memberikan data kepada SI Keuangan.
Bentuk integrasi antara SI Beasiswa sebagai SI utama dengan SI pendukung adalah

pertukaran data dan informasi, sebagai berikut:
 SI Beasiswa melakukan ekstrak data dari SI Akademik, SI Kemahasiswaan dan SI
Kerja Sama;
 SI Beasiswa memberikan data kepada SI keuangan dan SI Audit Mutu.
3. Keuangan
Pada aktivitas keuangan yaitu pengelolaan keuangan berdasarkan CoA pada setiap
fakultas dan unit dengan standarisasi pencatatan keuangan yang sama dibutuhkan
23
Sistem Informasi Keuangan sebagai SI utama yang terintegrasi dengan SI lainnya
sebagai SI pendukung.
Tabel 18 Karakteristik Aktivitas Keuangan
Direktorat  Dapat mengelola keuangan secara Sistem Utama:

Keuangan efektif, efisien, transparan, akuntabel, 1. SI Keuangan
terintegrasi dari hulu ke hilir dan 2. SI Beasiswa
konsisten berdasarkan CoA keuangan di
setiap fakultas dan unit; Sistem Pendukung:
 Dapat mengakomodasi proses audit* 1. SI Riset dan Inovasi
(atau terpisah menjadi SI Audit 2. SI SDM
Keuangan) keuangan UI; 3. SI Akademik
 Memiliki akses terhadap tarif layanan 4. SI Fasilitas dan Aset
dan standar biaya keluaran; 5. SI Audit Mutu
 Terintegrasi dengan SIPEG untuk 6. SI Manajemen Audit
menelusuri pencatatan penganggaran
dan pencairan gaji terkait dengan
kehadiran staf dan dosen;
 Mendukung standarisasi model
pencatatan keuangan pada setiap
fakultas atau prodi,
 Mendukung workflow untuk
penelusuran dokumen hingga ke entitas
paling rendah;
 Penyediaan layanan Keuangan (Provide
Financial Services);
 Pengembangan anggaran biaya
penelitian (Develop Budgets) dalam
mendukung Riset & Pengmas.
Bentuk integrasi antara SI utama dan SI pendukung adalah pertukaran data dan
 SI Keuangan melakukan ekstrak data dari SI Beasiswa, SI Riset dan Inovasi, SI SDM,
SI Akademik, SI Fasilitas dan Aset;
 SI Keuangan memberikan data kepada SI Beasiswa, SI Riset dan Inovasi, SI SDM,
SI Akademik, SI Audit Mutu, dan SI Fasilitas dan Aset, SI Manajemen Audit.
24
4. Fasilitas
Pada aktivitas fasilitas terkait dengan pengelolaan aset, fasilitas, sarana, prasarana,
keselamatan dan kesehatan kerja dilingkungan Universitas Indonesia dibutuhkan
Sistem Informasi Fasilitas/Aset dan Sistem Informasi Manajemen K3L sebagai SI utama
yang terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI pendukung.
Tabel 19 Karakteristik Aktivitas Fasilitas
 DRPM  Mengelola aset dan fasilitas di UI sesuai Sistem Utama:

 Logistik dengan sistem akuntansi 45; 1. SI Fasilitas/Aset
 Mendukung penanganan keluhan 2. SI Manajemen K3L
(complaint management) yang
berkaitan dengan fasilitas;
 Pengendalian internal dan manajemen Sistem Pendukung:
risiko; 1. SI SDM
 Mendukung green policy (termasuk 2. SI Akademik
pengelolaan sampah), resource sharing; 3. SI Keuangan
 Mengelola proses pengadaan online; 4. SI Fasilitas
 Merekam data utilisasi dan disposal
serta monitoring sarana dan prasarana
serta sumber daya air dan energi
(listrik);
 Terintegrasi dengan Orafin untuk
pertukaran data keuangan dengan
SIMAK BMN;
 Pengelolaan Bangunan dan Infrastruktur
(Manage Building and Infrastructure);
 Provide Accommodation and Cafetaria
Facilities (non mobilitas);
 Provide Transport and Travel Services
(Bikun/mobilitas);
 PLK: Menjaga ketertiban area kampus;
 Mengelola sign system sarana dan
prasarana universitas;
 Merekam data kecelakaan, penyakit
akibat kerja, dan pencemaran
lingkungan di kampus UI, dan merekam
data kantin yang mengikuti prinsip K3L.
25
 SI Fasilitas/Aset melakukan ekstrak data dari SI SDM (terkait data dosen dan
tendik), SI Akademik (terkait data mahasiswa), dan SI Keuangan;
 SI Manajemen K3L melakukan ekstrak data dari SI SDM (terkait data dosen dan
tendik), SI Akademik (terkait data mahsiswa), dan SI Fasilitas;
 SI Fasilitas/Aset dan Manajemen K3L memberikan data kepada SI Keuangan.
5. Sistem dan Teknologi Informasi

Pada aktivitas Sistem dan Teknologi Informasi terkait layanan dan kebijakan yang akan
dijalankan dan diterapkan dilingkungan Universitas Indonesia dibutuhkan Sistem
Informasi yang sesuai dengan karakteristik yang ada pada Tabel 20, yaitu Sistem
Informasi Pengelolaan Kebijakan, Sistem Informasi Manajemen Audit, Sistem
Informasi Monitoring Aplikasi dan Infrastruktur TI, dan Sistem Informasi Manajemen
Bencana sebagai SI utama yang terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI pendukung.
Tabel 20 Karakteristik Aktivitas Sistem dan Teknologi Informasi
Direktorat Sistem  Karakteristik Pengelolaan Kebijakan: Sistem Utama:

dan Teknologi Dibutuhkan Sistem Pengelolaan 1. SI Pengelolaan
Informasi Kebijakan (Executive Information Kebijakan
System) dengan fungsionalitas: 2. SI Manajemen Audit
Mengelola kebijakan 3. SI Monitoring Aplikasi
 Karakteristik Manajemen Proyek: dan Infrastruktur TI
Dibutuhkan sebuah Sistem Informasi 4. SI Manajemen
yang memberikan layanan bisnis proses Bencana
dari sisi TI dan Manajemen Proyek;
 Karakteristik Manajemen Audit: Sistem Pendukung:
o Merekam dan mengelola seluruh 1. SI Akademik
regulasi di Universitas; 2. SI Alumni
o Mengelola proses penegakan 3. SI Audit Mutu
kepatuhan terhadap peraturan dan 4. SI Beasiswa
perundangan yang berlaku, dan dapat 5. Sistem E-Learning
mengakomodasi proses audit 6. SI Fasiltas/Aset
keuangan. 7. SI Kehumasan
 Karakteristik Monitoring Aplikasi dan 8. SI Kemahasiswaan
Infrastruktur TI: 9. SI Manajemen
Audit
26
Dibutuhkan Sistem Monitoring Aplikasi 10. SI Kerja Sama

dan Infrastruktur TI yang dapat 11. SI Keuangan
menganalisis pendayagunaan aplikasi 12. SI Manajemen
dan infrastruktur TI; Bencana
 Karakteristik Manajemen Bencana: 13. Sistem Manajemen
o Mengelola kebijakan manajemen K3L
cepat tanggap terhadap bencana 14. Sistem Monitoring
(real-time); Aplikasi dan
o Mampu mendukung pelaksanaan Infrastruktur TI
tahap persiapan (preparadnes) 15. SI Pengabdian
terhadap bencana, respon ketika Masyarakat
terjadi bencana dan recovery pasca 16. SI Perpustakaan
bencana. 17. SI Penerimaan
18. SI Riset dan Inovasi
19. SI SDM
20. SI Pengadaan
 SI utama yang disebutkan diatas melakukan ekstrak data dari SI Akademik, SI
Alumni, SI Audit Mutu, SI Beasiswa, Sistem E-Learning, SI Fasiltas/Aset, SI
Kehumasan, SI Kemahasiswaan, SI Manajemen Audit, SI Kerja Sama, SI Keuangan,
SI Manajemen Bencana, Sistem Manajemen K3L, Sistem Monitoring Aplikasi dan
Infrastruktur TI, SI Pengabdian Masyarakat, SI Perpustakaan, SI Penerimaan, SI
Riset dan Inovasi, dan SI SDM.
 SI Manajemen Audit melakukan ekstrak data dari SI Keuangan dan SI Pengadaan.
 SI Manajemen Audit memberikan data kepada SI Audit Mutu.
 SI Manajemen Bencana melakukan ekstrak data dari SI Kerja Sama dan SI Fasilitas.
6. Kerja Sama
Pada aktivitas kerja sama terkait pengelolaan kerja sama yang dijalankan dan
diterapkan dilingkungan Universitas Indonesia dan meningkatkan program pendidikan
internasional dan riset dibutuhkan Sistem Informasi yang sesuai dengan karakteristik
yang ada pada Tabel 21, yaitu Sistem Informasi Kerja Sama sebagai SI utama yang
terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI pendukung.
27
Tabel 21 Karakteristik Aktivitas Kerja Sama
Kerja Sama  Merekam data kerja sama pendidikan, Sistem Utama:

riset dan inovasi, yang dapat diakses SI Kerja Sama
oleh stakeholder terkait;
 Merekam perpindahan dokumen kerja Sistem Pendukung:
sama yang dilakukan; 1. SI SDM
 Adaptif dalam mengelola siklus 2. SI Riset dan Inovasi

kolaborasi dan kerja sama dengan pihak 3. SI Akademik
eksternal (nasional dan internasional); 4. SI Alumni
 Dapat menganalisis (evaluasi atas kerja 5. SI Audit Mutu

sama yang sedang berjalan dan prediksi 6. SI Beasiswa
potensi kerja sama di masa mendatang)
aliansi strategis UI untuk meningkatkan
program pendidikan internasional dan
riset;
 Mendukung marketing e.g.;
 Manage alumni;
 Manage enterprises;
 Manage Partners.
informasi adalah sebagai berikut:
 SI Kerja Sama melakukan ekstrak data dari SI SDM, SI Riset dan Inovasi, SI
Akademik, dan SI Alumni;
 SI Kerja Sama memberikan data kepada SI Riset dan Inovasi, SI Audit Mutu, SI
Akademik, SI Beasiswa.
7. Perpustakaan
Pada aktivitas perpustakaan yaitu mengelola perpustakaan baik aset perpustakaan
berupa fisik maupun e-book (online perpustakaan) dibutuhkan Sistem Informasi yang
sesuai dengan karakteristik yang ada pada Tabel 22, yaitu Sistem Informasi
28
Perpustakaan sebagai SI utama yang terintegrasi dengan SI lainnya sebagai SI
pendukung.
Tabel 22 Karakteristik Aktivitas Perpustakaan
Perpustakaan  Merekam informasi aset perpustakaan Sistem Utama:

baik buku maupun hasil riset universitas SI Perpustakaan
secara terpusat dan terintegrasi (SIPEG,
SIAK, SI Plagiarisme); Sistem Pendukung:
 Mengakomodasi kebutuhan akses ke 1. SI SDM
artikel/hasil riset di luar universitas; 2. SI Akademik
 Mengakomodasi pemesanan buku wajib 3. SI Riset dan Inovasi
dari fakultas;
 Mengakomodasi fitur anti plagiarisme;
 Provide Library Services.
informasi sebagai berikut:
 SI Perpustakaan melakukan ekstrak data dari SI SDM, SI Akademik, SI Riset dan
Inovasi.
II.1.e PEMETAAN SISTEM INFORMASI TERHADAP KEBUTUHAN BISNIS

Pemetaan Sistem Informasi dari hasil identifikasi terhadap proses bisnis UI pada primary dan
support activities dilakukan untuk mempermudah pemahaman mengenai keberadaan dan
hubungan antar aplikasi, kebutuhan untuk melakukan integrasi, atau aplikasi yang tumpang-
tindih.
29
PETA KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI - PRIMARY ACTIVITIES
Berdasarkan hasil identifikasi atas kebutuhan Sistem Informasi pada area fungsional aktivitas
utama proses bisnis universitas terpetakan pada Gambar 6 berikut ini.
Gambar 6 Peta Kebutuhan Sistem Informasi – Primary Activities
Penjelasan mengenai fungsi dari masing-masing Sistem Informasi yang telah terpetakan
sesuai dengan kelompok aktivitas pada area fungsional aktivitas utama, adalah sebagai
berikut:
1. Persiapan
Terdapat 9 (sembilan) Sistem Informasi yang mendukung aktivitas rekrutmen
mahasiswa pada kelompok persiapan, yaitu:
 Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB)
Sistem Informasi Penerimaan Mahasiswa Baru merupakan suatu Sistem Informasi
berbasis web yang berguna untuk menunjang proses administrasi pendaftaran
calon mahasiswa baru. Pada sistem ini mengelola seluruh data yang terkait dengan
data pendaftar calon mahasiswa baru dan menampilkan seluruh informasi yang
berkaitan dengan proses registrasi dan persyaratannya untuk seluruh jenjang
pendidikan yang ada di UI. Kantor Penerimaan Mahasiswa Baru adalah sebagai
pemilik dari Sistem Informasi ini.
30
 Biaya Operasional Pendidikan (BOP)
Sistem Informasi Biaya Pendidikan (SI-BP) merupakan Sistem Informasi berbasis
web yang digunakan untuk mengelola biaya pendidikan Universitas Indonesia.
Sistem Informasi ini terhubung secara langsung dengan sistem pembayaran Host-
to-Host yang langsung terhubung dengan Artajasa yang diteruskan ke beberapa
bank yang bekerja sama dengan UI. Selain biaya pendidikan, SI BP juga mengelola
biaya seleksi masuk, wisuda, layanan dokumen, dan asrama. Pemilik dari Sistem
Informasi ini adalah Direktorat Keuangan.
 Online Application System (OASYS)
Online Application System (OASYS) adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk menunjang proses administrasi pendaftaran mahasiswa baru
khusus mahasiswa internasional. Pemilik dari Sistem Informasi ini adalah Kantor
Urusan Internasional.
 Prestasi dan Pemerataan Kesempatan Belajar (PPKB)
Sistem Informasi Pendaftaran PPKB adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk menunjang proses administrasi pendaftaran mahasiswa baru
untuk Jalur Prestasi dan Pemerataan Kesempatan Belajar (PPKB). Pemilik dari
Sistem Informasi ini adalah Kantor Penerimaan Mahasiswa Baru.
 International Mobility Online System (IMOST)
International Mobility Online System (IMOST) adalah Sistem Informasi berbasis
web yang digunakan untuk menunjang proses administrasi pendaftaran
mahasiswa baru khusus mahasiswa internasional nondegree. Pemilik dari Sistem
Informasi ini adalah Kantor Penerimaan Mahasiswa Baru.
 Pendaftaran
Sistem Informasi Praregistrasi adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk menunjang proses administrasi sebelum mahasiswa baru
melakukan pendaftaran ulang. Mahasiswa baru mengakses sistem ini melalui
Sistem Informasi Penerimaan dengan memasukkan nomor ujian dan jalur
penerimaannya. Sistem ini digunakan oleh mahasiswa yang dinyatakan lulus untuk
melengkapi data diri, melihat jadwal pemeriksaan kesehatan, download form
pemeriksaan kesehatan, dan download surat pernyataan pembuatan asuransi bagi
31
yang belum memiliki asuransi. Pemilik dari Sistem Informasi ini adalah Direktorat
Pendidikan.
 Bidik Misi
Sistem Informasi Bidik Misi adalah Sistem Informasi berbasis web yang digunakan
untuk mengelola proses administrasi bagi penerima beasiswa bidik misi di
Universitas Indonesia. Sistem Informasi ini terhubung secara langsung dengan
sistem beasiswa. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Kemahasiswaan.
 System Credit Transfer (ACTS)
System Credit Transfer (ACTS) adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk memfasilitasi dan memudahkan mahasiswa dan universitas-
universitas yang berpartisipasi yaitu anggota ASEAN University Network (AUN)
dalam menjalankan program pertukaran pelajar di lingkup ASEAN. Pemilik dari
proses bisnis ini adalah ASEAN University Network.
 Layanan Informasi International
Sistem Layanan Informasi Internasional adalah website yang menampilkan
informasi mengenai program pendidikan di UI yang ditawarkan kepada mahasiswa
asing, program pendidikan ke luar negeri yang ditawarkan kepada mahasiswa dan
dosen di UI, dan menyediakan fasilitas untuk mengisi form bagi mahasiswa dan
dosen yang mendapatkan tugas dari UI ke luar negeri. Pemilik dari proses bisnis ini
adalah Kantor Urusan Internasional.
2. Pelaksanaan
Terdapat 15 (lima belas) Sistem Informasi yang mendukung aktivitas belajar dan
mengajar, kemahasiswaan, riset dan inovasi, dan pengabdian masyarakat pada
kelompok pelaksanaan, yaitu:
 Sistem Informasi Akademik Next Generation (SIAK NG)
Sistem Informasi Akademik Next Generation (SIAK-NG) adalah Sistem Informasi
berbasiskan web yang digunakan untuk membantu menunjang kegiatan akademik
di Universitas Indonesia. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat
Pendidikan.
32
 Generate Nomor Pokok Mahasiswan (NPM)
Aplikasi NPM generator adalah aplikasi yang digunakan untuk men-generate NPM
bagi calon mahasiswa baru yang nantinya akan registrasi ulang. NPM dapat di-
generate satu persatu ataupun dalam batch secara sekaligus untuk sekelompok
mahasiswa. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Pendidikan.
 Sistem Informasi Prestasi Mahasiswa (SI Presma)
Sistem Informasi Prestasi Mahasiswa (SI Presma) adalah Sistem Informasi berbasis
web yang digunakan untuk mengadministrasi data nonakademik mahasiswa.
Sistem ini digunakan oleh mahasiswa untuk mendapat pengakuan secara resmi
dari universitas atas prestasi yang diraihnya, dan digunakan pula oleh universitas
untuk talent scouting. Dari sistem ini dapat dihasilkan transkrip non akademik
seluruh mahasiswa sesuai formulir prestasi mahasiswa berstandar mahasiswa
berprestasi DIKTI. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Kemahasiswaan.
 Arsip Akademik dan Ijazah (Arsemik)
Sistem Informasi Arsip Akademik dan Ijazah adalah Sistem Informasi berbasis web
yang digunakan untuk penyimpanan dan pengelolaan ijazah dan surat keterangan
pengganti ijazah. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Pendidikan.
 Satuan Acara Pengajaran (SAP)
Sistem Informasi Satuan Acara Pengajaran adalah Sistem Informasi berbasis web
yang digunakan untuk penyimpanan dan pengelolaan Satuan Acara Pengajaran
setiap mata kuliah yang diselenggarakan di Universitas Indonesia. Pemilik dari
proses bisnis ini adalah Direktorat Pendidikan.
 Student Centered e-Learning Environment (SCeLE)
Student Centered e-Learning Environment (SCeLE) adalah Sistem Informasi
berbasis web dan merupakan Learning Management System (LMS) yang
digunakan sebagai perpanjangan bahkan pengganti lingkungan kelas nyata. Sistem
Informasi ini juga digunakan untuk penyelenggaraan pembelajaran jarak jauh. Di
dalamnya terdapat berbagai kegiatan belajar-mengajar seperti mempresentasikan
materi, melakukan diskusi dan tanya-jawab, mengumpulkan tugas, mengerjakan
kuis atau ujian, serta mengunggah maupun mengunduh materi. Pemilik dari
proses bisnis ini adalah Kantor Sumber Daya Pembelajaran.
33
 Sistem Informasi Beasiswa
Sistem Informasi Beasiswa adalah Sistem Informasi berbasiskan web yang
digunakan untuk mengelola beasiswa yang terkait pendaftaran, pencatatan dan
pemantauan terhadap penyeleggaraan beasiswa untuk mahasiswa. Sistem ini juga
memberikan informasi mengenai berbagai jenis paket beasiswa untuk mahasiswa
di Universitas Indonesia. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat
Kemahasiswaan.
 Sistem Informasi Riset dan Pengabdian Masyarakat (SIRIP)
Sistem Informasi Riset dan Pengabdian Masyarakat (SIRIP) adalah Sistem Informasi
berbasis web yang digunakan untuk mengelola data penelitian dan pengabdian
masyarakat. SIRIP digunakan sebagai sarana mengumumkan semua jenis program
penelitian. Para peneliti UI dapat berpartisipasi, melakukan submisi (penyerahan)
proposal dan laporan penelitian, melakukan dokumentasi program pengabdian
masyarakat, sistem ini juga menjadi sarana untuk mendapatkan statistik penelitian
dan pengabdian masyarakat di UI. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat
Riset dan Pengabdian Masyarakat.
 Sistem Informasi Database Riset dan Pengmas (SIDR)
Sistem Informasi Database Riset dan Pengmas (SIDR) adalah Sistem Informasi
berbasis web yang digunakan untuk mengintegrasikan data hasil riset dan
pengabdian masyarakat dari seluruh fakultas di lingkungan Universitas Indonesia
dan terintegrasi dengan SIRIP. Sistem Informasi ini dapat men-generate beberapa
laporan yang bersifat generic untuk setiap fakultas dan DRPM UI. Pemilik dari
proses bisnis ini adalah Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat.
 Sistem Informasi Anti Plagiarism (Otentik)
Sistem Informasi Anti Plagirism (Otentik) adalah Sistem Informasi berbasis web
yang digunakan untuk mengecek karya ilmiah sivitas akademika Universitas
Indonesia dari masalah plagiarisme, sehingga karya ilmiah sivitas akademika
Univerisitas Indonesia dapat terbebas dari plagarisme. Hasil sistem otentik ini
dapat digunakan sebagai masukan dokumen oleh sistem unggah UIANA. Pemilik
dari proses bisnis ini adalah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan.
34
 Sistem Informasi Layanan Dokumen (Yandok)
Sistem Informasi Layanan Dokumen (Yandok) adalah Sistem Informasi berbasis
web yang digunakan untuk menunjang proses pelayanan pemesanan dokumen di
Direktorat Pendidikan Universitas Indonesia. Pelayanan dokumen dapat berupa
pembuatan dokumen asli maupun legalisasi dokumen. Sistem Informasi Pelayanan
Dokumen ini akan mengelola pemesanan layanan dokumen pada Direktorat
Pendidikan Universitas Indonesia. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat
Pendidikan.
 Sistem Informasi Pelayanan Hak Kekayaan Intelektual (SIYANKI)
Sistem Informasi Pelayanan Hak Kekayaan Intelektual adalah Sistem Informasi
berbasis web yang digunakan untuk mempermudah proses pendaftaran Hak
Kekayaan Intelektual (HKI) bagi sivitas akademika UI. Dengan SIYANKI sivitas
akademika UI dapat melakukan kegiatan penyiapan pendaftaran HKI atas hasil
penelitian berpotensi HKI miliknya secara cepat dan mudah. Pemilik dari proses
bisnis ini adalah Direktorat Inovasi dan Inkubator Bisnis.
 Sistem Inkubasi Bisnis (SINBIS)
Sistem Inkubasi Bisnis (SINBIS) adalah website yang menampilkan informasi
mengenai kerja sama dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi dengan
institusi pendidikan dan industri di tingkat nasional maupun internasional. Pemilik
dari proses bisnis ini adalah Direktorat Inovasi dan Inkubator Bisnis.
 Sistem Direktorat Inovasi dan Inkubator Bisnis (DIIB)
Sistem Direktorat Inovasi dan Inkubator Bisnis adalah website yang menampilkan
informasi mengenai berita, agenda dan kegiatan seputar pengembangan Inovasi,
Inkubator Bisnis dan proses HKI dalam lingkungan sivitas akademika. Pemilik dari
proses bisnis ini adalah Direktorat Inovasi dan Inkubator Bisnis.
 Sistem Informasi Knowledge Management
Sistem InformasiManajemen Pengetahuan (knowledge management) adalah
Sistem Informasi berbasis web yang digunakan untuk mengidentifikasi,
menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan untuk digunakan
kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi. Kegiatan ini biasanya terkait
dengan objektif organisasi dan ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu
35
seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau
tingkat inovasi yang lebih tinggi. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat
Sistem dan Teknologi Informasi.
3. Kehumasan
Terdapat 1 (satu) Sistem Informasi yang mendukung aktivitas pemasaran pada
kelompok kehumasan, yaitu:
 Sistem Informasi UI Update
Sistem Informasi UI Update adalah Sistem Informasi berbasis web yang digunakan
untuk mempublikasikan kegiatan, tulisan, paper, penelitian, dan pengetahuan bagi
sivitas akademika UI dan tersimpan secara permanen. Pemilik dari proses bisnis ini
adalah Kantor Humas dan KIP.
4. Penilaian
Terdapat 7 (tujuh) Sistem Informasi yang mendukung aktivitas audit mutu pada
kelompok penilaian, yaitu:
 Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA)
Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) adalah Sistem Informasi
berbasis web yang digunakan untuk menunjang proses Evaluasi Internal Semester
(EVIN) yang merupakan kegiatan Kontrol Mutu (Quality Control) dalam Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Indonesia. Instrumen EVIN semester
dirancang berdasarkan kebutuhan UI dalam melihat ketercapaian mutu
penyelenggaraan program studi dalam kurun waktu satu semester berdasarkan
kriteria dan indikator yang telah ditetapkan. Indikator yang digunakan merujuk
kepada Standar Nasional Pendidikan, Komponen Mutu untuk Akreditasi Program
Studi oleh BAN PT serta Kriteria Mutu yang dikeluarkan oleh ASEAN University
Network-Quality Assurance (AUN QA). Pemilik dari proses bisnis ini adalah Badan
Penjaminan Mutu Akademik.
 Evaluasi Fasilitator oleh Mahasiswa (EFOM)
Evaluasi Fasilitator oleh Mahasiswa (EFOM) adalah Sistem Informasi berbasis web
yang digunakan untuk mengelola penilaian kinerja dosen oleh mahasiswa. Pemilik
dari proses bisnis ini adalah Badan Penjaminan Mutu Akademik.
36
 Evaluasi Dosen oleh Mahasiswa (EDOM)
Evaluasi Dosen oleh Mahasiswa (EDOM) adalah Sistem Informasi berbasis web
yang digunakan untuk mengelola penilaian kinerja dosen oleh mahasiswa. Pemilik
dari proses bisnis ini adalah Badan Penjaminan Mutu Akademik.
 Evaluasi Fasilitator oleh Mahasiswa Fakultas Kedokteran (EFOM FK)
Evaluasi Fasilitator oleh Mahasiswa Fakultas Kedokteran (EFOM FK) adalah Sistem
Informasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola penilaian kinerja dosen
oleh mahasiswa di Fakultas Kedokteran. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Badan
Penjaminan Mutu Akademik.
 Sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) Feeder
Sistem Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PDDIKTI) Feeder adalah aplikasi yang
menyediakan service yang dapat dimanfaatkan oleh Perguruan Tinggi agar dapat
melakukan interoperabilitas Sistem Informasi yang sudah berjalan di lingkungan
perguruan tinggi masing-masing. Sumber data yang digunakan untuk memenuhi
kebutuhan PDDIKTI bisa berasal dari sebuah Sistem Informasi atau multi-Sistem
Informasi, dimana data yang berasal dari sistem-sistem tersebut perlu dilakukan
mapping terlebih dahulu untuk disesuaikan dengan standar yang ditentukan
PDDIKTI. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Kementerian Riset, Teknologi dan
Pendidikan Tinggi.
 Sistem Informasi Green Campus
Sistem Informasi Green Campus UI adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk melakukan pemeringkatan Fakultas di Universitas Indonesia
untuk meningkatkan komitmen universitas terhadap issue lingkungan hijau dan
pelestarian alam. Selain itu, sistem ini juga menampilkan informasi-informasi
terkait sustainability di lingkungan UI. Pemilik dari proses bisnis ini adalah
Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Fasilitas.
 Sistem Informasi Green Metric
Sistem Informasi Green Metric adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk melakukan pemeringkatan universitas di tingkat dunia untuk
meningkatkan komitmen universitas terhadap issue lingkungan hijau dan
pelestarian alam. Sistem ini telah digunakan secara eksternal oleh pimpinan
37
universitas lebih dari 34 negara. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat
Pengelolaan dan Pemeliharaan Fasilitas.
5. Pelayanan
Terdapat 3 (tiga) Sistem Informasi yang mendukung aktivitas hubungan alumni pada
kelompok pelayanan, yaitu:
 Sistem Informasi Alumni
Sistem Informasi Alumni (SIA) adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk memberikan informasi yang terkait dengan alumni Universitas
Indonesia yang dikelola oleh Direktorat Hubungan Alumni UI. Pengguna SIA adalah
para mahasiswa dan alumni Universitas Indonesia. Seluruh alumni juga secara
gratis mendapat email account xxxx@alumni.ui.ac.id, yang dibagikan ketika
wisuda dan bisa didapatkan dengan menghubungi Direktorat Hubungan Alumni.
Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Pengembangan Karir dan Hubungan
Alumni.
 Sistem Informasi Pendaftaran Wisuda
Sistem Informasi Pendaftaran Wisuda Online adalah Sistem Informasi berbasis
web yang digunakan untuk menunjang proses administrasi pendaftaran calon
wisudawan yang biasa dilakukan oleh panitia wisuda. Sistem ini mengelola seluruh
data yang terkait dengan data pendaftar calon wisudawan baru dan menampilkan
seluruh informasi yang berkaitan dengan proses registrasi dan persyaratannya.
Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Pengembangan Karir dan Hubungan
Alumni.
 Sistem Informasi Career Development Center (CDC)
Sistem Informasi Career Development Center (CDC) adalah Sistem Informasi
berbasis web yang digunakan untuk mediator antara organisasi/instansi/industri
pencari tenaga kerja dengan para mahasiswa tingkat akhir/sarjana/alumni UI
sebagai tenaga kerja. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat
Pengembangan Karir dan Hubungan Alumni.
38
PETA KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI - SUPPORT ACTIVITIES
Hasil identifikasi atas kebutuhan Sistem Informasi pada area fungsional aktivitas pendukung
proses bisnis universitas terpetakan pada Gambar 7 berikut ini.
Gambar 7 Peta Kebutuhan Sistem Informasi - Support Activities
Penjelasan mengenai fungsi dari masing- masing Sistem Informasi yang telah terpetakan
sesuai dengan kelompok aktivitas pada area fungsional aktivitas pendukung, adalah sebagai
berikut:
1. Sumber Daya Manusia
Terdapat 4 (empat) Sistem Informasi yang mendukung aktivitas pengelolaan sumber
daya manusia, yaitu:
 Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEG)
Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEG) adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk mengelola data para pegawai UI dan membantu proses kenaikan
pangkat pegawai akademik dan non akademik di lingkungan Universitas Indonesia.
Pada Sistem Informasi ini juga digunakan untuk melakukan proses pengajuan cuti,
lembur, dan proses yang lainnya. Dengan fasilitas yang ada dosen dapat mencatat
seluruh kegiatannya melalui web, untuk dapat diproses lebih lanjut oleh bagian
kepegawaian. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Kepegawaian.
39
 Sistem Informasi Imbal Jasa
Sistem Informasi Imbal Jasa adalah Sistem Informasi berbasis web yang digunakan
untuk membantu tim remunerasi dalam menangani perhitungan insentif sumber
daya manusia dan memberikan informasi laporan insentif langsung, insentif tak
langsung, insentif yang diterima, serta prosentase dari insentif yang terbagi.
Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Kepegawaian.
 Sistem Informasi Absensi
Sistem Informasi Absensi adalah Sistem Informasi berbasis web yang digunakan
untuk melakukan pencatatan kehadiran pegawai dan mengelola data kehadiran
pegawai. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Kepegawaian.
 Web Staf
Web Staf adalah Sistem Informasi berbasis web yang digunakan untuk menyimpan
dan menampilkan seluruh hasil karya yang dimiliki, dan mendistribusikan materi
kuliah/publikasi dalam bentuk download file zip/pdf bagi seluruh dosen dan staf.
Web Staf juga menampilkan profile dosen dan Staf yang sebagian datanya
diperoleh dari Sistem Informasi Kepegawaian. Pemilik dari proses bisnis ini adalah
Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi.
2. Logistik, Keuangan, dan Fasilitas

Terdapat 15 (lima belas) Sistem Informasi yang mendukung aktivitas pengelolaan
logistik, keuangan, dan fasilitas, yaitu:
 Sistem Informasi Beasiswa
Sistem Informasi Beasiswa adalah Sistem Informasi berbasiskan web yang
digunakan untuk menunjang pencatatan dan pemantauan terhadap
penyeleggaraan beasiswa untuk mahasiwa. Sistem ini akan mempermudah
pengguna dalam mengelola proses beasiswa serta memberikan informasi
mengenai beasiswa untuk mahasiswa di Universitas Indonesia. Pemilik dari proses
bisnis ini adalah Direktorat Kemahasiswaan.
 Pengelolaan kebijakan
Sistem Informasi Kerja Sama dan Peraturan Universitas adalah Sistem Informasi
berbasis web yang digunakan untuk mengelola data kerja sama (MOU atau
40
Perjanjian) antara institusi di UI dengan mitra kerja sama. Pemilik dari proses bisnis
ini adalah Direktorat Kerja Sama dan Badan Legislasi dan Layanan Hukum (BLLH).
 Sistem Informasi Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L)
Sistem Informasi Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (K3L) adalah
Sistem Informasi berbasis web yang digunakan untuk pelaporan dan investigasi
kecelakaan yang terjadi di lingkungan Universitas Indonesia (pengelolaan
pelaporan kecelakaan), penilaian risiko (Risk Assesment) sesuai dengan standar
Universitas Indonesia dan sebagai tempat informasi mengenai keselamatan di
lingkungan Universitas Indonesia. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Unit
Pelayanan Teknis Keselamatan Kesehatan Kerja dan Lingkungan (UPT-K3L)
 Sistem Informasi Perencanaan Kerja dan Anggaran (SIPKA)
Sistem Informasi Perencanaan Kerja dan Anggaran adalah Sistem Informasi
berbasis web yang digunakan untuk: menyusun Rencana Kegiatan Tahunan (RKT);
menyusun Rencana Kegiatan dan Anggaran (RKA) dan Rencana Implementasi
Bulanan (RIB) dalam satu tahun anggaran; serta pengawasan dan evaluasi capaian
kegiatan, sasaran, program, indikator, serta anggaran berbasis kinerja yang
mengacu pada Rencana Strategis (Renstra) universitas. Keluaran dari sistem ini
disebut dengan Rencana Implementasi Bulanan (RIB) yang akan digunakan untuk
proses realisasi anggaran dalam sistem lain (SIMKAS). Pemilik dari proses bisnis ini
adalah Badan Perencanaan, Pengembangan dan Pengendalian Universitas (BP3U).
 Sistem Informasi Manajemen Kas (SIMKAS)
Sistem Informasi Manajemen Kas (SIMKAS) adalah Sistem Informasi berbasis web
yang digunakan untuk mengelola proses pembayaran dan evaluasi penggunaan
kas operasional per unit kerja. Sistem ini menyediakan fasilitas pengontrolan
Realisasi Rencana Implementasi Bulanan (RIB) yaitu anggaran yang dibuat oleh
unit kerja per bulan, mencatat setiap pembayaran yang di lakukan melalui PUM
(Pemegang Uang Muka) dan berfungsi untuk membantu kemudahan pelaporan,
pemantauan serta melihat posisi kas operasional per PUM disetiap unit kerja di
lingkungan Universitas Indonesia secara harian. Pemilik dari proses bisnis ini
adalah Direktorat Keuangan.
41
 Sistem Informasi Biaya Pendidikan (SI-BP)
Sistem Informasi Biaya Pendidikan (SI-BP) merupakan Sistem Informasi berbasis
web yang digunakan untuk mengelola biaya pendidikan Universitas Indonesia.
Sistem Informasi ini terhubung secara langsung dengan sistem pembayaran Host-
to-Host yang langsung terhubung dengan Artajasa yang diteruskan ke beberapa
bank yang bekerja sama dengan UI. Selain biaya pendidikan, SI BP juga mengelola
biaya seleksi masuk, wisuda, layanan dokumen, dan asrama. Pemilik dari proses
bisnis ini adalah Direktorat Keuangan.
 Oracle Finanace (ORAFIN)
Oracle Finanace (ORAFIN) adalah Sistem Informasi Bisnis (EBS) yang digunakan
untuk mengelola operasional bisnis UI meliputi pengadaan (modul Purchasing),
Penerimaan Keuangan (modul Account Receivable dan Cash Management),
Pengeluaran Keuangan (modul Account Payables dan Cash Management), Aset
Tetap (modul Fixed Asset), dan pelaporan Keuangan (modul General Ledger).
Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Keuangan.
 Sistem Informasi Aset dan Fasilitas (SIMAF)
Sistem Informasi Aset dan Fasilitas (SIMAF) adalah Sistem Informasi berbasis web
yang digunakan untuk mengorganisasikan data aset dan fasilitas yang dimiliki
Universitas Indonesia. Sistem ini juga menampung segala keluhan yang berkaitan
dengan keadaan fasilitas yang ada pada saat ini. Pemilik dari proses bisnis ini
adalah Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Fasilitas.
 Sistem Informasi Logistik
Sistem Informasi Logistik adalah Sistem Informasi berbasis web yang digunakan
untuk melakukan pendaftaran secara online rekanan penyedia barang/jasa di
Universitas Indonesia dan sebagai tempat informasi mengenai berita, alur
pengajuan pengadaan barang dan jasa, pelaksanaan pengadaan, dan daftar
penyedia terpilih. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Logistik dan
Sarana Distribusi Universitas Indonesia (DLSD-UI).
 Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN)
Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara (SIMAK-BMN)
adalah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mencatat dan mengorganisir
42
barang milik negara, mulai dari pembelian, transfer masuk-keluar antar instansi,
sampai penghapusan dan pemusnahan barang milik negara. Pemilik dari proses
bisnis ini adalah Direktorat Pengelolaan dan Pemeliharaan Fasilitas/Direktorat
Jenderal Kekayaan Negara - Kementrian Keuangan Republik Indonesia.
 Sistem Informasi Jadwal Ruang (SIJARU)
Sistem Informasi Jadwal Ruang (SIJARU) Universitas Indonesia adalah Sistem
Informasi berbasis web yang digunakan untuk mengetahui jadwal dan
penggunaan gedung, ruangan beserta kelengkapannya serta untuk melakukan
peminjaman ruang. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Pengelolaan
dan Pemeliharaan Fasilitas.
 Sistem Informasi Layanan Asrama UI
Sistem Informasi Layanan Asrama UI adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk menyelenggarakan proses pendaftaran asrama bagi penghuni
dan untuk mempermudah serta memberikan keakuratan data bagi pengelola
asrama dengan data yang terintegrasi dengan sistem UI terkait seperti Sistem
Penerimaan dan Sistem BP. Sistem ini juga digunakan untuk menunjang
pemantauan terhadap pengelolaan kamar Asrama secara real time. Pemilik dari
proses bisnis ini adalah Asrama UI.
 Sistem Informasi Pusat Kesehatan Mahasiswa
Sistem Informasi Pusat Kesehatan Mahasiswa adalah Sistem Informasi berbasis
web yang digunakan untuk melakukan pendaftaran pengobatan mahasiswa dan
mengelola/pencatatan data mahasiswa yang berobat di klinik satelit Universitas
Indonesia. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Pusat Kesehatan Mahasiswa UI.
 Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)
Sistem Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah aplikasi e-procurement
berbasis web yang digunakan untuk melaksanakan pengadaan barang/jasa secara
elektronik. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat e-Procurement -
Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).
 Pembinaan Lingkungan Kampus
Sistem Pembinaan Lingkungan Kampus adalah adalah website yang menampilkan
informasi mengenai jenis layanan yang diberikan oleh UPT PLK, perizinan
43
penyelenggaraan dan penggunaan fasilitas di UI serta izin masuk area kampus UI,
peraturan ketertiban, dan laporan kasus kriminal serta kecelakaan lalin. Pemilik
dari proses bisnis ini adalah Unit Pengelola Teknis Pembinaan Lingkungan Kampus
(UPT PLK).
3. Sistem dan Teknologi Informasi

Terdapat 5 (lima) Sistem Informasi yang mendukung aktivitas pengelolaan sistem dan
teknologi informasi, yaitu:
 Helpdesk
Sistem Informasi Helpdesk DSTI adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk mempermudah para staf UI untuk melakukan permintaan
layanan dan pengaduan masalah yang berkaitan dengan Teknologi Informasi.
Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi.
 Warehouse
Data Warehouse (mirror database Sistem Informasi di UI) adalah database yang
digunakan untuk pelaporan. Data yang disimpan dalam gudang upload dari sistem
operasional. Data dapat melewati sebuah toko data operasional untuk operasi
tambahan sebelum digunakan di Data Warehouse untuk pelaporan. Pemilik dari
proses bisnis ini adalah Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi.
 Executive Information System (EIS)
Executive Information System (EIS) adalah Sistem Informasi berbasis web yang
digunakan untuk menampilkan statistik bentuk grafik. Sistem ini disediakan untuk
eksekutif di Universitas Indonesia (Rektor, Wakil Rektor, SAU, DGB, Direktur,
Dekan dan Wakil Dekan Fakultas). Saat ini EIS menyediakan data statistik historis
di bidang Akademik, Aset, SDM, Pustaka, Keuangan, Riset dan Kerja Sama. Pemilik
dari proses bisnis ini adalah Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi.
 Dashboard
Aplikasi Sistem Dashboard adalah Sistem Informasi terintegrasi di lingkungan
Universitas Indonesia yang berguna untuk menunjang aktivitas akademik maupun
non akademik di lingkungan Universitas Indonesia. Setiap sivitas akademika di
lingkungan Universitas Indonesia dapat mengakses informasi yang terdapat di
44
beberapa Sistem Informasi dengan username dan password yang sama, namun
dengan role yang berbeda. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Sistem
dan Teknologi Informasi.
 Web Service
Web Service adalah suatu sistem perangkat lunak yang dirancang untuk
mendukung interoperabilitas dan interaksi antar sistem pada suatu jaringan di UI.
Web service digunakan sebagai suatu fasilitas yang disediakan oleh suatu website
untuk menyediakan layanan (dalam bentuk informasi) kepada sistem lain,
sehingga sistem lain dapat berinteraksi dengan sistem tersebut melalui layanan-
layanan (service) yang disediakan oleh suatu sistem yang menyediakan web
service. Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Sistem dan Teknologi
Informasi.
4. Kerja Sama dan Perpustakaan

Terdapat 5 (lima) Sistem Informasi yang mendukung aktivitas pengelolaan kerja sama
dan perpustakaan, yaitu:
 Kerja Sama
Sistem Kerja Sama Universitas Indonesia adalah website yang menampilkan
informasi mengenai mitra kerja sama nasional dan internasional, koleksi data kerja
sama (MOU atau Perjanjian) antara institusi di UI dengan mitra kerja sama, koleksi
Surat Keputusan Rektor (Penetapan, Pengaturan). Pemilik dari proses bisnis ini
adalah Badan Legislasi dan Layanan Hukum (BLLH).
 Library Automation and Digital Archive (LONTAR)
Sistem Informasi Lontar adalah Sistem Informasi yang berbasis web yang
digunakan untuk menampilkan seluruh koleksi yang dimiliki Perpustakaan UI,
melakukan penelusuran terhadap koleksi yang dimiliki perpustaan UI dan
penelusuran jurnal yang dilanggan oleh Perpustakaan UI. Sistem Informasi ini juga
digunakan untuk melakukan pendaftaran anggota perpustakaan UI. Pemilik dari
proses bisnis ini adalah Perpustakaan UI.
45
 SI Jurnal
Sistem Informasi Jurnal UI adalah Sistem Informasi berbasis web yang digunakan
untuk menampilkan seluruh isi jurnal Makara UI. Jurnal Makara merupakan jurnal
ilmiah yang menyajikan artikel tentang pengetahuan dan informasi riset atau
aplikasi dan pengembangan riset terkini. Sistem ini dapat dimanfaatkan oleh editor
untuk menerima submisi makalah dan mengorganisasikan sistem secara online.
Pemilik dari proses bisnis ini adalah Direktorat Riset dan Pengabdian Masyarakat.
 Unggah Karya Ilmiah (UIANA)
Sistem Informasi Unggah Karya Ilmiah (UIANA) adalah suatu Sistem Informasi
berbasis web yang digunakan untuk mengunggah hasil karya ilmiah seluruh civitas
UI yang kemudian masuk ke dalam basis data UI. Pendataan karya ilmiah ini
terintegrasi dengan Sistem Informasi Akademik New Generation (SIAK-NG) dan
Sistem Informasi Kepegawaian (SIPEG). Mahasiswa dapat mengunggah karya
akademiknya melalui SIAK-NG, begitu juga dosen dapat mengunggah karyanya
melalui SIPEG. Karya tersebut kemudian akan muncul dalam riwayat
pengunggahan yang dapat diakses melalui Sistem Informasi unggah karya ilmiah
(UIANA). Pemilik dari proses bisnis ini adalah Perpustakaan UI.
 SI Anti Plagiarisme (Otentik)
Sistem Informasi Anti Plagiarisme (Otentik) adalah Sistem Informasi berbasis web
yang digunakan untuk mengecek karya ilmiah sivitas akademika Universitas
Indonesia dari masalah plagiarisme, sehingga karya ilmiah sivitas akademika
Univerisitas Indonesia dapat terbebas dari plagarisme. Hasil sistem otentik ini
dapat digunakan sebagai masukan dokumen oleh sistem unggah UIANA. Pemilik
dari proses bisnis ini adalah Perpustakaan UI.
II.1.f ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI

Bentuk arsitektur Sistem Informasi yang digambarkan berikut ini merupakan hasil pemetaan
terhadap 64 Sistem Informasi berdasarkan hasil identifikasi kebutuhan Sistem Informasi yang
mendukung setiap karakteristik proses bisnis di UI, baik pada aktivitas utama maupun pada
aktivitas pendukung.
46
Gambar 8 Arsitektur Sistem Informasi
Terdapat 3 (tiga) layer dalam arsitektur Sistem Informasi, yaitu:

1. Lapisan Komunikasi dan Transaksi.
Pada layer ini mengontrol bagaimana aplikasi dapat sampai kepada pengguna dengan
baik dan mudah. Penyediaan portal informasi teknologi berbasis web untuk civitas UI
dan masyarakat. Penekanan pada aspek pengelolaan komunikasi dan transaksi yaitu
perlunya perbaikan kualitas/proses dalam hal pelayanan publik baik online/offline
maupun dalam kegiatan public relation.
2. Lapisan Kegiatan Inti.
Pada layer ini bagaimana kegiatan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat yang merupakan kegiatan inti di Universitas Indonesia dapat dikelola
dengan TI. Publikasi-publikasi ilmiah sivitas akademika UI dapat langsung
dimanfaatkan oleh pengguna, kegiatan lainnya yaitu layanan penerimaan mahasiswa
baru, layanan akademik, layanan penelitian dan pengabdian masyarakat, layanan
kemahasiswaan dan lain-lain. Penekanan pada aspek pengelolaan kegiatan inti yaitu
pengembangan dan integrasi aplikasi proses inti dari penelitian dan pengembangan.
3. Lapisan Kegiatan Pendukung.
Pada layer ini bagaimana pengelolaan kegiatan inti dapat didukung dengan TI yaitu
mulai dari administrasi kepegawaian, perencanaan program kerja dan anggaran,
pengelolaan sarana dan prasarana, layanan help-desk TI, dan lain-lain. Penekanan
47
aspek pengelolaan kegiatan pendukung yaitu proses administratif dan fasilitas help-
desk.
ALUR PERTUKARAN DATA

Dari proses pemetaan terhadap kebutuhan Sistem Informasi yang menunjang proses bisnis di
UI dapat diketahui alur pertukaran data dari setiap Sistem Informasi. Alur pertukaran yang
terjadi antar Sistem Informasi dapat dilihat pada Gambar 9 berikut ini.
Gambar 9 Alur Pertukaran Data
II.2 RANCANGAN BLUEPRINT INFRASTRUKTUR TI

Infrastruktur sebagai aspek yang nyata dalam perwujudan teknologi informasi, aspek
infrastruktur TI disusun berdasarkan arsitektur bisnis dan arsitektur Sistem Informasi
(aplikasi) diarahkan pada virtualisasi dari elemen-elemen fisik yang ada sehingga mampu
memberikan solusi data dan informasi yang handal dan selalu tersedia. Implementasi
infrastruktur perlu diselaraskan dengan implementasi pada aspek aplikasi, karena
pengembangan infrastruktur mengikuti kebutuhan yang dipersyaratkan oleh sistem aplikasi
agar dapat berfungsi secara optimal.
48
II.2.a PRINSIP-PRINSIP INFRASTRUKTUR TI
Pengembangan infrastruktur jaringan TI di Universitas Indonesia memerlukan suatu strategi
yang tepat dalam implementasinya, oleh karena itu dalam pengembangan arsitektur
infrastruktur TI harus sejalan dengan prinsip-prinsip berikut ini:
1. Scalable
Memastikan infrastruktur TI dapat ditingkatkan kemampuannya sesuai dengan
kebutuhan, terutama bila ada penambahan fitur baru, penambahan user dan
kemampuan pengelolaan data yang lebih besar tanpa adanya gangguan berarti.
2. Secure
Memastikan infrastruktur TI yang dikembangkan terjamin keamanannya. Infrastruktur
harus mampu menangani gangguan-gangguan berupa akses terlarang serta utilisasi
jaringan yang tidak diizinkan.
3. Available
Memastikan bahwa infrastruktur yang dikembangkan tersedia dan memiliki
kemampuan sesuai dengan kebutuhan. Hal ini terkait dengan SLA (Service Level
Agreement).
4. Manageable
Memastikan infrastruktur TI menggunakan perangkat yang standar/umum digunakan
dan menghindari banyak ragam penggunaan jenis, merek, dan teknologi untuk satu
peralatan. Hal tersebut bertujuan untuk mempermudah pengelolaan dan
menghindari terjadinya ketidaksesuaian antara perangkat yangsatu dengan perangkat
lainnya.
5. Serviceable
Memastikan infrastruktur TI yang dikembangkan memiliki perangkat cadangan yang
sesuai untuk diimplementasikan apabila terjadi kegagalan/kesalahan infrastruktur
dan mudah dalam melakukan perbaikan infrastruktur.
6. Adaptive
Memastikan infrastruktur yang dibangun dapat menyesuaikan/terintegrasi dengan
aplikasi maupun perangkat teknologi informasi yang dijalankan di atasnya.
7. High Availability
Memastikan Infrastruktur TI harus mampu menjalankan fungsi pada saat dibutuhkan
atau dalam suatu periode waktu. Dapat menanggulangi gangguan dengan melakukan
49
Eliminasi Single Point of Failure (SPoF)/titik rawan, ketersediaan komponen
alternatif/cadangan, mekanisme untuk mempersingkat downtime akibat kerusakan.
Besarnya availability dapat diukur dengan menetapkan business critically untuk
membedakan tingkat prioritas layanannya yaitu low, medium, dan high.
8. High Performance
Memastikan bahwa infrastruktur yang dikembangkan memiliki kemampuan yang
handal dimana tingkat penggunaan/layanan infrastruktur TI semakin meningkat.
9. Auditable
Memastikan Infrastruktur yang dikembangkan harus mudah diimplementasikan,
didokumentasikan dan dikelola.
II.2.b ARSITEKTUR INFRASTRUKTUR TI

Arsitektur infrastruktur TI didefinisikan sebagai platform TI yang dibutuhkan untuk
menghasilkan suatu lingkungan teknologi agar aplikasi pengelola data dan pendukung fungsi
bisnis dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Arsitektur infrastruktur TI ditujukan
pada ketersediaan infrastruktur yang cost effective, efisien dalam operasional dan
pengelolaannya, serta aman dan memiliki ketersediaan yang memadai.
Gambar 10 Arsitektur Infrastruktur TI
50
Terdapat 14 kelompok pemetaan komponen dalam arsitektur infrastruktur TI seperti terlihat
pada Gambar 10. Penjabaran dari masing-masing komponen untuk memandu pilihan solusi
yang terbaik adalah sebagai berikut:
1. Application Platform Interface Blueprint
Sasaran:
API dan bentuk sarana pertukaran data lain perlu tersedia sebagai mekanisme
pertukaran data untuk setiap layanan yang informasinya dibutuhkan oleh UI dan
stakeholder. API dan sarana pertukaran data lainnya harus memenuhi kriteria:
 Bersifat adaptive;
 Mempunyai standard yang jelas;
 Memiliki mekanisme keamaanan;
 Mampu memproses kebutuhan transaksi dengan optimal.
Prinsip:
Scalable, Secure, Available, Manageable, Serviceable, Adaptive, High Availability, High
Performance
Implikasi:
 DSTI perlu menyediakan SDM yang memiliki skill yang dibutuhkan dalam jumlah
cukup. Jumlah SDM bisa dihitung berdasarkan jumlah integrasi yang dibutuhkan
 Universitas dan fakultas perlu bekerja sama untuk membuat standar bentuk data
yang digunakan bersama
2. Data Management Blueprint

Sasaran 1:
Platform DBMS perlu distandarkan sehingga memudahkan pengelolaan
Prinsip:
Manageable, Serviceable
Sasaran 2:
 Data Dictionary perlu dibuat untuk data yang dipakai bersama
51
 Perlu standarisasi meta-data untuk seluruh kebutuhan sehingga perlu dibangun
Data Dictionary yang harus diacu oleh semua SI yang berjalan.
Prinsip:
Manageable, Serviceable, Adaptive, Scalable
Sasaran 3:
 Capacity dan performance planning untuk Storage Area Network perlu dilakukan
 Disediakan storage yang memadai untuk berbagai kebutuhan, mulai dari yang
membutuhkan kecepatan seperti Sistem Informasi Akademik dan sistem host-to-
host hingga yang lebih mementingkan kapasitas seperti storage untuk CCTV.
Sistem storage memiliki fitur High Availability (HA), mudah ditingkatkan
kapasitasnya dan mudah dipelihara serta dimonitor.
 Peningkatan sistem storage memakai hasil analisa sistem monitoring TI sehingga
peningkatan yang dilakukan terukur dan efisien. Dilakukan baik untuk peningkatan
kapasitas maupun untuk peningkatan kinerja.
Prinsip:
High Availability, High Performance, Scalable
Sasaran 4:
 Penentuan standard Backup Management perlu dilakukan
 Disediakan sistem data backup yang terpusat dan memakai prinsip High
Availability (HA).
Prinsip:
High Availability
Implikasi:
 DSTI perlu menyediakan SDM yang dedicated untuk pengelolaan data
 DSTI perlu melakukan pengadaan hardware terkait storage area network
52
3. System and Network Management Blueprint
Sasaran 1:
Standar pengelolaan infrastruktur TI yang diakui publik (ITIL atau COBIT) perlu
diadopsi
Prinsip:
Scalable, Secure, Available, Manageable, Serviceable, Adaptive, High Availability, High
Performance
Sasaran 2:
Komponen monitoring systems, termasuk technical dan organisational perlu
dievaluasi secara reguler dan diperkuat di semua layer
Prinsip:
Secure, Available, Manageable, Serviceable, Adaptive, High Availability, High
Performance
Implikasi:
 DSTI perlu menyediakan SDM yang dedicated untuk menangani manajemen
sistem dan jaringan
 Jika diperlukan, SDM TI disetiap fakultas dibekali dan diberikan training terkait
standar pengelolaan yang dipilih (ITIL, COBIT, dsb)
 Perlu menyediakan role dalam organisasi DSTI sesuai dengan standar pengelolaan
yang dipilih
4. Security Blueprint
Sistem security dilakukan secara terpadu baik untuk Data Center, pengguna mobile
maupun desktop. Dengan mengadopsi sistem keamanan standard, sistem keamanan
dilakukan secara holistik pada semua layer. Layer 7 menjadi fokus karena teknologi
sudah memungkinkan agar dapat mengakomodir fitur dan fungsi yang terdapat pada
aplikasi eksternal tanpa mengorbankan keamanan.
Sasaran 1:
Pengelolaan Security perlu mengacu pada standar keamanan yang sudah diakui oleh
publik (contoh: ISO 27000 atau NIST 800 SP)
53
Prinsip:
Secure, Manageable, Serviceable, Adaptive
Sasaran 2:
Hardware based encryptor perlu disediakan untuk meningkatkan keamanan data dan
memudahkan pengelolaan keamanan
Prinsip:
Secure, Manageable
Implikasi:
 Universitas perlu memberikan dukungan dana untuk pengadaaan hardware based
encryptor
 DSTI perlu menyediakan SDM untuk menangani di bidang security secara khusus
5. User Interface Blueprint

Sasaran 1:
Platform User Interface perlu dibuat standar
Prinsip:
Scalable, Manageable, Serviceable, Adaptive
Sasaran 2:
Setiap layanan perlu menyediakan multiple access channel
Prinsip:
Scalable, Adaptive
Implikasi:
Perlu ada SDM untuk melakukan standardisasi UI
6. Location and Directory Blueprint

Sasaran 1:
Perangkat LDAP perlu dievaluasi dan dilakukan peremajaan secara berkala sesuai SLA
yang disepakati. Layanan LDAP (secara hardware dan policy) perlu dikondisikan
54
sehingga mampu memenuhi kebutuhan transaksi yang selalu tumbuh (high
availability)
Prinsip:
Available, Manageable, Serviceable, High Availability, High Performance
Sasaran 2:
Identity management tools perlu disediakan untuk memudahkan pengelolaan
pengguna
Prinsip:
Manageable, Serviceable, High Availability, High Performance
Implikasi:
 Perlu ada pengadaan perangkat yang dilakukan oleh DSTI
 Perlu dibuat SOP pengelolaan perangkat
7. Transaction Processing Blueprint

Sasaran 1:
Pembaharuan aplikasi legacy perlu dilakukan
Prinsip:
Sasaran 2:
Tools untuk konfigurasi pengaturan transaction processing perlu
dikembangkan/disediakan
Prinsip:
Manageable
Sasaran 3:
Web dan application server perlu dibuat standarnya dan diperbaharui sesuai standar
yang disepakati.
Prinsip:
Scalable, Available, Manageable, Serviceable, High Availability, High Performance
55
Sasaran 4:
Menyediakan infrastruktur TP yang bisa melayani seluruh student body
Prinsip:
High Availability, High Performance
Implikasi:
 Setelah dilakukan standarisasi, perlu ada pembaharuan perangkat jika diperlukan
oleh DSTI
 Infrastruktur TP perlu dievaluasi kapasitasnya terhadap kebutuhan yang akan
datang
8. Software Engineering Blueprint

Sasaran 1:
Standard platform dan pengembangan aplikasi perlu ditentukan
Prinsip:
Scalable, Manageable, Serviceable, Adaptive
Sasaran 2:
Environment untuk development, testing, dan production harus disediakan secara
khusus dan terpisah.
Prinsip:
Manageable, High Performance
Sasaran 3:
Pattern aplikasi perlu dibuat untuk meminimalkan kompleksitas pada proses
pengambangan
Prinsip:
Implikasi:
 DSTI perlu melakukan pengadaan perangkat untuk mendukung environment
development, testing, dan production
56
 Perlu ada SDM untuk manajemen pengembangan aplikasi
 Divisi TI setiap fakultas perlu mengadopsi standar pengembangan aplikasi yang
telah ditentukan oleh DSTI
9. Communication Services Blueprint

Sasaran 1:
Infrastruktur komunikasi perlu ditingkatkan untuk kemudahan komunikasi video dua
arah dari semua titik akses baik kabel atau nirkabel
Prinsip:
Available
Sasaran 2:
Peningkatan quota email untuk email perlu dievaluasi dan ditingkatkan sesuai
kebutuhan dari hasil evaluasi. Opsi untuk mengintegrasikan ke layanan email yang
sudah ada (contoh: gmail) bisa dipertimbangkan.
Prinsip:
Available, Manageable
Sasaran 3:
Perangkat komunikasi perlu di-update secara reguler untuk menunjang proses
pembelajaran
Prinsip:
Sasaran 4:
Mengakomodir interpersonal communication lebih luas baik berbasiskan audio
maupun video, seperti Skype dan H.323 sebagai contoh. Fungsi ini diharapkan
nantinya akan banyak dimanfaatkan untuk menggantikan tatap muka dalam proses
belajar mengajar. Semua metoda akses mobile maupun non mobile dimungkinkan
untuk dipergunakan. Hal ini dimungkinkan setelah application base firewall atau layer
7 firewall dimanfaatkan.
57
Sasaran 5:
Peningkatan quota email setara dengan email gratis yang diselenggarakan oleh pihak
ketiga.
Implikasi:
 Evaluasi dan perbaikan infrastruktur komunikasi dua arah, misal perbaikan
komunikasi melalui Skype dan media komunikasi lainnya
 Pengadaan perangkat komunikasi
 Penyesuaian operating systems di server dan di client di seluruh fakultas. Fakultas
harus bekerja sama dalam proses penyesuaian ini
 Pengadaan Operating Systems jika Operating Systems yang dipilih proprietary
10. OperatingSystems Blueprint

Sasaran 1:
Perlu dibuat standar untuk platform Operating Systems baik untuk server maupun
client untuk kemudahan pengelolaan dan standar layanan.
Prinsip:
Sasaran 2:
Operating Systems yang ada perlu dikelola sesuai standar pengelolaan Operating
Systems tersebut
Prinsip:
Sasaran 3:
Jumlah platform Operating Systems di Data Center perlu diminimalkan untuk
memudahkan pengelolaan
Prinsip:
58
Sasaran 4:
Diterapkan management sistem operasi dimana fungsi-fungsinya akan mencakup
standardisasi sistem operasi, update dan patch distribution, implementasi VM
sekaligus menjadi sarana pengalokasian sumber-daya komputasi.
Implikasi:
 Penyesuaian operating systems di server dan di client di seluruh fakultas. Fakultas
harus bekerja sama dalam proses penyesuaian ini
 Pengadaan Operating Systems jika Operating Systems yang dipilih proprietary
11. Computing Platform Blueprint

Sasaran 1:
Jumlah unit komputer untuk kegiatan belajar mengajar perlu dievaluasi secara regular
dan ditambah sesuai pertumbuhan jumlah mahasiswa.
Prinsip: High Availability
Sasaran 2:
Perencanaan kapasitas dilakukan secara terpadu memanfaatkan data sistem
monitoring, sehingga proses pengadaan infrastruktur dapat lebih reguler dilakukan
yang pada akhirnya akan menjamin peningkatan kapasitas secara reguler pula.
Implikasi:
 Setiap fakultas perlu melakukan evaluasi penghitungan jumlah unit komputer
terhadap jumlah kebutuhan (misal jumlah mahasiswa)
 Universitas perlu menyediakan anggaran dana untuk pengadaan penambahan
jumlah unit komputer sesuai hasil evaluasi
12. Network Services Blueprint

Sasaran 1:
Bandwidth Internet perlu ditingkatkan sesuai dengan pertumbuhan jumlah pengguna.
59
Prinsip:
Sasaran 2:
Semua komponen network services perlu ditingkatkan high availability-nya dengan
penambahan perangkat, peningkatan kapasitas perangkat, dsb.
Prinsip:
Sasaran 3:
Akses nirkabel perlu ditambah untuk memenuhi pertumbuhan jumlah pengguna dan
kebutuhan.
Prinsip:
Scalable, High Availability, High Performance
Implikasi:
 Setiap fakultas perlu menambahkan access point sesuai dengan hasil analisis
kebutuhan
 DSTI perlu memperkuat manajemen accses point
 Universitas bersama semua fakultas perlu melakukan assessment pertumbuhan
jumlah pengguna
 DSTI perlu menghitung besar kebutuhan bandwidth berdasarkan pertumbuhan
jumlah pengguna dan SLA yang disepakati
 DSTI perlu melakukan assessment dan melakukan redundansi untuk komponen
network services yang critical
13. Physical Infrastructure Blueprint

Sasaran 1:
Router dan switch core perlu diredundansi. Penentuan active/passive redundansi
ditentukan oleh SLA yang disepakati.
60
Prinsip:
Sasaran 2:
Aplikasi yang critical perlu didukung oleh DRC (contoh: melakukan mirroring),
sementara aplikasi lain didukung dengan mekanisme yang disesuaikan dengan analisis
dampak risikonya.
Prinsip:
Sasaran 3:
Data Center perlu ditingkatkan untuk memenuhi standar yang disepakati. Standar
yang disarankan adalah ANSI TIA 942 pada Tier 2 dan beberapa redundansi komponen
lain seperti HVAC, keamanan dari bencana, dsb.
Prinsip:
Secure, High Availability, High Performance
Sasaran 4:
Command center dan call center perlu disediakan
Prinsip:
Manageable, Serviceable, Adaptive, High Availability, High Performance
Implikasi:
 Perlu relokasi Data Center ke gedung yang independent
 Perlu pengadaan perangkat tambahan
 Perlu dilakukan analisis untuk menentukan layanan yang critical
 Perlu dilakukan penyusunan SLA secara bersama
 Perlu menyediakan SDM untuk command center dan call center
61
14. Network Topology Blueprint
Sasaran:
Rancangan topologi jaringan perlu dibuat dengan prinsip meminimalkan Single Point
of Failure (SPOF) di jaringan. Misal dengan melakukan redundansi link melalui titik
yang tidak satu jalur, melakukan redundansi link antar gedung di setiap fakultas, dan
mekanisme lain yang dinilai penting untuk meningkatkan availability layanan jaringan.
Prinsip:
Implikasi:
Penambahan link redundansi inter dan intra fakultas. Perlu ada komitmen dan
dukungan fakultas dalam peningkatan infrastruktur jaringan ini
II.2.c TOPOLOGI JARINGAN

UI sebagai sebuah institusi terhubung dengan dunia maya dengan konsep High Availability
(HA) untuk menjamin agar sebuah layanan data dapat selalu Available sehingga dapat
menjamin Business Continuity. Ada 3 (tiga) cluster besar yang dimiliki UI yaitu Jaringan Depok,
Jaringan Salemba, dan DRC di Duren Tiga.
Gambar 11 Topologi Jaringan UI Depok – Salemba
62
TOPOLOGI JARINGAN DEPOK
Jaringan komputer Depok mengimplementasikan konsep High Availability (HA) dengan
mengoptimalkan cluster-cluster yang tercipta secara geografis. Dengan pertimbangan
efisiensi penggunaan media fisik yaitu kabel Fiber Optic (FO) maka tercipta pengelompokan
dua hingga empat fakultas atau unit. Tiap kelompok atau cluster telah memiliki link ke dunia
maya secara High Availability (HA).
Gambar 12 Topologi Jaringan Depok
TOPOLOGI JARINGAN SALEMBA

Konsep High Availability (HA) di Salemba mengimplemetasikan konsep yang sama yang
diterapkan di Depok. Oleh karena uplink Internet utama Salemba ke arah Depok maka uplink
ini harus dengan konfigurasi High Availability (HA). Untuk menghindarkan single point of
failure di titik Depok maka Salemba juga memiliki uplink ke Internet sendiri walaupun hanya
memiliki kapasitas 30% dari kebutuhan normal.
63
Gambar 13 Topologi Jaringan Salemba
TOPOLOGI JARINGAN FAKULTAS

Tidak bisa dihindarkan bahwa akan terjadi peningkatan kualitas infrastruktur TI di fakultas dan
unit-unit terutama untuk mendukung laboratorium dan pengguna mobile yang semakin
menjadi pendukung utama untuk akses ke TI. Hal ini harus didukung dengan sistem High
Availability (HA) yang masuk hingga ke dalam jaringan TI fakultas.
Gambar 14 Topologi Jaringan Fakultas
64
II.2.d PETA JARINGAN UI
Jaringan Universitas Indonesia yang mulai dibangun sejak pertengahan 1980-an, mulai
memanfaatkan kabel Fiber Optic (FO) sejak tahun 1992. Kini total kabel Fiber Optic (FO) yang
meliputi kampus Depok dan Salemba adalah lebih dari 55 Km. Terhubung dengan kabel Fiber
Optic (FO) meliputi pusat-pusat perkuliahan di fakultas, pusat administrasi, laboratorium,
pusat-pusat penanganan keamanan kampus seperti gedung Unit Pelayanan Terpadu-
Penanganan Lingkungan Kampus (UPT-PLK) dan pintu-pintu gerbang kampus.
Gambar 15 Peta Jaringan UI
II.2.e PETA TITIK AKSES UI

Perangkat mobile telah mendominasi sebagai perangkat yang dipakai untuk akses ke dalam
sistem TI. Dengan mengusung konsep Bring Your Own Device (BYOD) setiap orang rata-rata
memiliki lebih dari satu perangkat. Kampus menyediakan sarana untuk akses disemua lokasi
dimana menjadi tempat berkumpul pengguna termasuk kelas, perpustakaan, lab, lobby,
kantin, asrama, area sarana olah-raga dan area perkantoran. Fasiltas yang disediakan dengan
kualitas yang memenuhi standar untuk kebutuhan suatu kampus perguruan tinggi.
65
Gambar 16 Peta Titik Akses UI
II.2.f PETA INFRASTRUKTUR FISIK

Infrastruktur teknologi informasi di Universitas Indonesia perlu terus dilakukan upaya
peningkatan untuk mendukung seluruh aktifitas di lingkungan Universitas Indonesia yang
telah berbasis teknologi informasi, seperti pada hal-hal berikut ini:
1. Pemanfaatan teknologi Smartcard Access telah diterapkan di beberapa fakultas dan
telah direncanakan untuk diterapkan di sejumlah lokasi seperti di pintu gerbang
Universitas Indonesia dan sejumlah lokasi lainnya.
2. Fasilitas E-Classroom telah tersedia di setiap fakultas dan di gedung perpustakaan
lama yang dikelola oleh Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi (DSTI) dan Kantor
Sumber Daya Pembelajaran (KSDP).
3. Data Center UI yang ada saat ini sudah melayani UI sejak tahun 1992. Sejak saat itu
banyak sekali terjadi perkembangan teknologi sehingga dibutuhkan sebuah Data
Center baru yang memenuhi standar internasional, misalnya dukungan listrik seperti
genset, UPS, AC, serta sistem keamanan dan Network Operation Center. Beberapa hal
lain yang harus diperhatikan diantaranya design lantai Data Center yang harus mampu
menanggung beban yang cukup berat.
4. Keberadaan call center sebagai media untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan
CRM (Customer Relationship Management) dirasa kian penting. Terlebih lagi, dengan
66
adanya media elektronik—khususnya Internet—untuk mengefektifkan hubungan
dengan konsumen. Dalam era multimedia dan teknologi informasi yang berkembang
pesat sekarang ini, aktivitas call center harus dapat diselaraskan dengan
perkembangan tersebut. Termasuk didukung oleh alokasi, keahlian, dan tanggung
jawab sumber daya manusia.
5. Penempatan kerja staf DSTI saat ini berada di 4 lokasi yang berbeda, yaitu di gedung
PAU lantai 7, gedung Pusat Pelayanan Mahasiswa Terpadu (PPMT), IT Training Center
(ITTC) - gedung Perpustakaan lama, gedung Fakultas Ilmu Komputer, serta terdapat
beberapa staf DSTI yang ditempatkan di beberapa unit yang berada di PAU. Untuk
mewujudkan tata kelola Teknologi Informasi (TI) UI yang lebih terencana dan terukur
sehingga bisa lebih meningkatkan kualitas pelayanan publik yang baik lagi
kedepannya, maka diperlukan lokasi kerja untuk menyatukan seluruh staf DSTI.
Command Center merupakan salah satu fasilitas yang diperlukan oleh

institusi/organisasi dalam menjalankan Crisis Manegement atau Business Continuity
Management. Command Center adalah sebuah lokasi yang lengkap dengan
infrastruktur yang diperlukan, dimana seorang Direktur bersama-sama dengan Tim,
untuk melakukan meeting, mengambil keputusan, menugaskan, mengkoordinasi,
memonitor dan mengontrol seluruh tindakan yang diperlukan sebagai respon
terhadap krisis yang dihadapi institusi/organisasi, meliputi: tindakan tanggap darurat,
action plan untuk perbaikan dan pemulihan, langkah pengadaaan, dan langkah
penyediaan informasi public. Dalam memilih lokasi Command Center harus
mempunyai risiko bencana alam dan security attack yang rendah.
67
Gambar 17 Peta Infrastruktur Fisik
II.2.g NETWORK TOPOLOGY BLUEPRINT

Untuk memenuhi kebutuhan UI, yaitu UI menuju e-campus dalam penyediaan data yang baik
di lingkungan kampus perlu dilakukan peningkatan kualitas koneksi backbone dengan
memberikan teknologi yang lebih baru pada backbone data UI dan harus didukung oleh
sebuah infrastruktur yang memenuhi persyaratan:
1. Memiliki kinerja yang dapat mendukung kebutuhan volume dan kecepatan data
terkini;
2. Memiliki skalabilitas tinggi sehingga memiliki usia pakai yang panjang;
3. Memiliki topologi redundant agar ketersediaan jaringan dalam mendukung proses
bisnis UI tidak mudah terputus walupun ada sebuah link yang secara fisik terputus.
Dengan terpenuhinya sifat-sifat di atas maka implementasi fitur-fitur baru baik berbasis
gambar, video, text dan aplikasi-aplikasi interaktif serta real time dapat dilakukan. Sistem
Teknologi Informasi UI saat ini didukung oleh jaringan backbone UI yang menjangkau seluruh
lokasi UI yaitu: Kawasan Kampus UI Depok dan Kampus UI Salemba. Disamping jaringan di
dalam kampus, dibangun pula Jaringan Eksternal UI yang memungkinkan terjalinnya
konektivitas UI dengan pihak‐pihak luar, baik dengan menggunakan jaringan telekomunikasi
ataupun satelit.
68
Gambar 18 As Is
Saat ini terdapat penambahan link baru yang masih dalam proses pengembangan.
Penambahan link baru tersebut diterapkan untuk:
1. Menghubungkan Vokasi dengan Fakultas Teknik yang kemudian dihubungkan ke
Fakultas Ekonomi dan Bisnis;
2. Menghubungkan Fakultas Ilmu Budaya dengan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik;
3. Menghubungkan Asrama dengan Wisama Makara;
4. Menghubungkan antara 2 gedung RIK;
5. Menghubungkan FKM dengan FMIPA melalui pasca FIK.
69
Gambar 19 Backbone UI Depok – Dalam proses pengembangan
Keterangan:
Penambahan link baru
Terlihat pada Gambar 19 bahwa semua fakultas memiliki jalur keterhubungan ke Data Center
UI minimal melalui dua buah jalur, yaitu jalur langsung dan jalur melalui fakultas lain atau unit
lain. Oleh karena Data Center UI terletak di gedung Fasilkom, maka Fasilkom tidak
memerlukan jalur ganda tersebut.
II.3 RANCANGAN BLUEPRINT ORGANISASI DAN TATA KELOLA TI

Untuk mencapai produktifitas yang tinggi dan efisien dalam pemanfaatan sumber daya yang
ada, maka harus memiliki Tata Kelola TI yang dapat mengakomodir kebutuhan Tata Kelola
Sistem Informasi Manajemen dan perangkat Teknologi Informasi di masa yang akan datang
sesuai dengan rancangan Arsitektur Sistem Informasi dan rancangan Arsitektur Infrastruktur
di atas. Rancangan Tata Kelola TI ini juga harus bisa menjawab permasalahan Tata Kelola TI di
Universitas Indonesia saat ini.
Rancangan Tata Kelola TI dapat berjalan dengan baik, sangat tergantung pada pimpinan
dalam mengintegrasikan pemanfaatan TI dalam setiap kebijakan yang dibuat. Faktor
70
pimpinan suatu organisasi merupakan penggerak dan penentu kebijakan dalam implementasi
strategi TI, pimpinan dapat pula dikatakan sebagai fasilitator utama dalam implementasi TI di
suatu organisasi. Satuan kerja yang memiliki organisasi TI atau minimal memiliki pengelola di
bidang TI tergambar lebih maju dalam pengadaan infrastruktur jaringan dan pengelolaan TI.
II.3.a PROSES PENINGKATAN KEPATUHAN

Fungsi kepatuhan merupakan unsur yang penting dalam meminimalkan risiko kepatuhan dan
membangun budaya kepatuhan. Fungsi kepatuhan dapat berjalan baik dengan terus
melakukan kajian terhadap kebijakan dan prosedur yang telah dibuat untuk memastikan
bahwa kebijakan dan prosedur tersebut sesuai dengan norma TI yang berlaku sehingga tidak
menimbulkan dampak yang berarti bagi organisasi.
MENINGKATKAN NILAI KEPATUHAN TERHADAP NORMA TI UI

Berdasarkan Keputusan MWA Nomor: 008/SK/MWA-UI/2010 tentang Norma Pengelolaan TI
di Universitas Indonesia, peningkatan nilai kepatuhan meliputi tindakan sebagai berikut:
1. Melakukan job analysis ulang untuk setiap peran yang disarankan di bagian struktur
organisasi dengan mengacu ke ITIL;
2. Melakukan analisis kebutuhan sumber daya manusia secara berkala;
3. Perbaikan mekanisme rekrutmen dengan memberikan wewenang kepada DSTI untuk
menentukan pegawai yang direkrut berdasarkan kebutuhan yang telah didefinisikan
oleh DSTI;
4. Memutakhirkan mekanisme appraisal;
5. Membuat perencanaan career management untuk pegawai DSTI;
6. Membuat perencanaan training and development berdasarkan hasil jobanalysis dan
perkembangan teknologi saat ini;
7. Merancang standar mutu dan standar interoperabilitas untuk setiap fasilitas
infrastruktur yang dikelola oleh DSTI;
8. Merealisasikan standar peralatan, standar operasional, standar keamanan, dan
standar interoperabilitas dalam bentuk SK Rektor sehingga mengikat semua pihak di
lingkungan Universitas Indonesia;
9. Merencang standar pengembangan aplikasi dalam bentuk SK Rektor sehingga
mengikat semua pihak di Universitas Indonesia;
71
10. Universitas Indonesia memberikan wewenang penuh kepada DSTI untuk menjalankan
dan menegakkan isi SK Rektor terkait pengembangan aplikasi;
11. Membuat perencanaan jangka panjang yang dilengkapi dengan perencanaan jangka
pendek untuk pemeliharaan semua aplikasi;
12. Membentuk sub-unit kerja untuk menangani manajemen keamanan informasi
sehingga pemanfaatan teknologi informasi di lingkungan Universitas Indonesia
memenuhi standar keamanan yang telah ditentukan;
13. Menganalisis dan memilih standar keamanan informasi mana yang akan diadopsi oleh
Universitas Indonesia sesuai dengan kondisi dan kebutuhan saat ini dan masa yang
akan datang;
14. Mendefinisikan kepemilikan sumber daya informasi yang dikelola menggunakan
teknologi informasi;
15. Merancang aturan penggunaan sumber daya informasi sesuai dengan hukum dan
etika penggunaan sumber daya informasi yang berlaku dalam bentuk SK Rektor,
sehingga mengikat semua pihak di Universitas Indonesia;
16. Mengkomunikasikan secara berkala terkait aturan penggunaan sumber daya
informasi kepada semua pihak yang memiliki kepentingan.
USULAN DAFTAR KEBIJAKAN TI

Kebijakan dan prosedur merupakan bentuk kontrol atau kendali dalam Tata Kelola TI. Untuk
mendukung tindakan dalam meningkatkan nilai kepatuhan terhadap norma TI di Universitas
Indonesia beberapa kebijakan dan prosedur perlu dibangun, antara lain:
1. Kebijakan dan SOP pengembangan aplikasi;
2. Kebijakan dan SOP manajemen layanan teknologi informasi;
3. Kebijakan dan SOP manajemen keamanan informasi;
4. Kebijakan manajemen sumber daya manusia pengelola TI;
5. Kebijakan dan SOP manajemen sumber daya informasi;
6. Kebijakan dan SOP data center;
7. Kebijakan dan SOP relasiantar unit kerja pengelola TI.
72
II.3.b STRUKTUR ORGANISASI TI
Fungsi organisasi pengelola TI harus berdasarkan siklus hidup pengelolaan TI (IT Life Cycle),
sehingga menjamin pengelola TI dalam sebuah organisasi memiliki segregation of duties
sesuai dengan prinsip-prinsip good IT Governance. IT Life Cycle adalah proses-proses yang
merupakan rantaian siklus TI yang terintegrasi, yang meliputi proses perencanaan strategi,
penyusunan rencana kegiatan dan anggaran, proses proyek dan pengembangan, operasional,
kendali risiko, dan dukungan kelembagaan agar seluruh proses berjalan efektif dan efisien.
Struktur Organsiasi TI idealnya memiliki kapasitas organisasi dan kepemimpinan yang

memadai, dan hubungan antar Unit Organisasi dan Unit Kerja yang sinergis dalam
perencanaan, penganggaran, realisasi Sistem Informasi manajemen, operasi sistem TI, dan
evaluasi secara umum implementasi TI di Universitas Indonesia, seperti terlihat pada gambar
berikut ini.
Gambar 20 Struktur Organisasi TI Ideal
73
Keterangan nomor peran fungsi:
1. Business Relationship Manager (BRM) 10. CapacityManager
2. Product Manager (PM) 11. Security Manager
3. Chief Sourcing Officer (CSO) 12. Supplier Manager
4. Service Design Manager 13. Service Transition Manager
5. IT Designer/Architect 14. Service Desk Position
6. Service Catalogue Manager 15. Technical Management Position
7. Service Level Manager 16. Application Management Position
8. Availability Manager 17. IT Operation Management Position
9. IT Service Continuity Manager 18. Continual Service Improvement Manager
Struktur Organsiasi TI tersebut dirancang dengan pendekatan fungsi IT Life Cycle yang sejalan
dengan kerangka kerja COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) dari
ISACA, yaitu suatu panduan standar praktek manajemen teknologi informasi dan sekumpulan
dokumentasi best practices untuk tata kelola TI.
STRUKTUR ORGANISASI TI USULAN DSTI

Dalam mengimplementasikan struktur organisasi TI yang ideal membutuhkan banyak
penambahan personal TI untuk menajalankan peran pada sejumlah fungsi. Dengan
banyaknya personal TI baru, transisi pengelolaan TI dengan struktur organisasi yang baru
membutuhkan upaya yang besar agar dapat berjalan dengan baik. Berdasarkan hal tersebut,
maka DSTI mengusulkan struktur organisasi TI yang disesuaikan dengan kondisi saat ini
sehingga masa transisi pengelolaan TI dapat berjalan dengan baik. Berikut ini struktur
organisasi yang diusulkan DSTI.
74
Gambar 21 Struktur Organisasi Usulan DSTI
Keterangan:
: Saat ini belum ada
: Saat ini ada, namun masih belum perlu penyesuaian
Dibeberapa jabatan struktural pada struktur organisasi TI di atas terdapat penambahan peran
fungsi agar lebih fungsionalitas. Setiap peran fungsi tersebut tidak harus melekat pada setiap
jabatan struktural, beberapa fungsi bisa dirangkap dalam satu jabatan struktural yang ada
dengan mempertimbangkan batasan struktur organisasi yang ada dan sumber daya manusia
yang tersedia.
75
PENJABARAN PERAN FUNGSI PADA STRUKTUR ORGANISASI TI
Di bawah ini merupakan definisi dari masing-masing peran fungsi yang terdapat dalam
struktur organisasi TI di atas.
Tabel 23 Peran Fungsi dalam Struktur Organisasi TI
No Nama Peran Fungsi Definisi Peran Fungsi
1 Business Relationship Mengenali kebutuhan konsumen. Bekerja bersama dengan

Manager (BRM) product manager untuk menentukan kapasitas produktif.
2 Product Manager (PM) Mengembangkan dan mengatur service, memiliki tanggung

jawab pada kapasitas produktif, service pipe line, dan solusi
yang direpresentasikan pada katalog layanan.
3 Chief Sourcing Officer Mengatur sourcing dalam organisasi.

(CSO)
4 Service Design Manager Bertanggung jawab terhadap keseluruhan koordinasi dan

pengembangan service
5 IT Designer/Architect Bertanggung jawab terhadap koordinasi dan design dari

teknologi yang dibutuhkan, arsitektur, strategi, design dan
perencanaan
6 Service Catalogue Bertanggung jawab membuat dan memelihara service

Manager katalog.
7 Service Level Manager Bertanggung jawab terhadap terpenuhinya service quality

level
8 Availability Manager Bertanggung jawab semua service memenuhi availability

yang telah disepakati
9 IT Service Continuity Bertanggung jawab semua service dapat di recover sesuai

Manager dengan kebutuhan bisnis, requirement, dan skala waktu
10 Capacity Manager Bertanggung jawab memastikan kapasitas TI yang ada

cocok untuk kebutuhan bisnis di masa yang akan datang
11 Security Manager Memastikan bahwa keamanan TI sesuai dengan kebijakan

keamanan bisnis risiko, dampak, dan persyaratannya.
12 Supplier Manager Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua

supplier dan kontrak memiliki nilai yang sesuai, juga
memastikan bahwa kontrak dan perjanjian yang ada selaras
dengan kebutuhan bisnis.
76
No Nama Peran Fungsi Definisi Peran Fungsi
13 Service Transition Staf yang mengatur saat transisi, dengan tujuan agar
Manager kegiatan berjalan dengan lebih efektif dan efisien.
14 Service Desk Position Titik poin untuk berhubungan dengan konsumen, me-
manage semua insiden, permintaan layanan, permintaan
akses, dan menyediakan interface untuk semua kegiatan
dan proses layanan.
15 Technical Management Semua orang yang memiliki keahlian teknis TI.

Position
16 Application Management Semua orang yang memiliki keahlian teknis dan

Position pengelolaan aplikasi.
17 IT Operation Management IT Operation control (bertanggung jawab terhadap

Position monitoring dan control),
Manajemen fasilitas (bertanggung jawab terhadap data
centre, ruang komputer dan recovery sites).
18 Continual Service Bertanggung jawab terhadap peningkatan pelayanan,

Improvement Manager seperti melakukan evaluasi terhadap kualitas layanan serta
kematangan siklus hidup layanan.
MEKANISME KETERHUBUNGAN
Model pengelolaan TI di Universitas Indonesia
Gambar 22 Mekanisme Keterhubungan
77
Keterangan:
: Sudah Mandiri
: Belum Mandiri
: Belum dapat didefinisikan
1. FK 9. FISIP
2. FKG 10. FIA
3. FMIPA 11. FKM
4. FT 12. FASILKOM
5. FH 13. FIK
6. FEB 14. FARMASI
7. FIB 15. PASCASARJANA
8. FPsi 16. VOKASI
Bentuk bantuan pengelolaan TI dari Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi terbagi
menjadi dua jenis, yaitu:
1. Bantuan Koordinasi
DSTI menyediakan call center yang selalu siap dihubungi 24/7 untuk memberikan
solusi sampai tuntas.
2. Bantuan Teknis
 DSTI menyediakan call center yang selalu siap dihubungi 24/7 untuk memberikan
solusi sampai tuntas;
 DSTI menyediakan staf yang khusus didedikasikan untuk membantu fakultas
bersangkutan.
78
IMPLIKASI UNTUK TIAP KUADRAN
Gambar 23 Implikasi untuk Tiap Kuadran
79
III. ANALISIS KESENJANGAN
Pada bagian blueprint telah dibahas posisi kondisi saat ini dari Sistem Informasi, Infrastruktur
TI serta organisasi dan tata kelola selain itu dibahas juga kondisi yang diusulkan bagi kegiatan
TI UI, maka terlihat adanya kesenjangan baik dari Sistem Informasi, Infrastruktur TI serta
organisasi dan tata kelola TI yang dijelaskan pada sub bab berikut.
III.1 KESENJANGAN SISTEM INFORMASI

Kesenjangan Sistem Informasi dapat dilihat dengan membandingkan Sistem Informasi yang
digunakan dengan kebutuhan proses bisnis. Sistem Informasi yang dalam status
pengembangan dan yang akan dikembangkan dapat dilihat pada gambar di bawah.
Gambar 24 Kesenjangan Sistem Informasi
Keterangan:
: Non-Existing
: Upgrade
: Continue as-is
80
III.1.a HASIL KESENJANGAN SISTEM INFORMASI
Kesenjangan yang terjadi pada Sistem Informasi dapat ditanggulangi dengan melihat dan
mempelajari kondisi Sistem Informasi yang dijalankan saat ini apakah sudah memenuhi
kebutuhan atau belum. Hal tersebut di lakukan pada tahap satu, yaitu Current-Sistem
Informasi.
Setelah mempelajari keadaan Sistem Informasi, yang dilakukan adalah membuat strategi
untuk perbaikan, pengembangan, atau penyesuaian kebutuhan yang diminta business owner.
Hal tersebut merupakan tahap dua, yaitu Strategi-Sistem Informasi.
Tahapan ketiga, yaitu Future-Sistem Informasi. Pada tahapan ini diharapkan fungsi SI dapat
memenuhi kebutuhan business owner.
1. Sistem Informasi Keuangan
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Keuangan dan tahapan-
tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 24 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Keuangan
Current SI Keuangan Strategi SI Keuangan Future SI Keuangan
 Pengelolaan keuangan  Standardisasi COA pada  Mengelola keuangan

belum efektif; setiap fakultas dan unit; efektif, efisien,
 Belum terintegrasi dengan  Penentuan standardisasi transparan, akuntabel,
beasiswa, payroll, SIPEG, pencatatan keuangan; terintegrasi dari hulu ke
dan SIDR;  Penentuan prosedur dalam hilir dan konsisten
 Belum ada standardisasi pengelolaan SI Keuangan berdasarkan CoA
pencatatan keuangan; secara efektif, transparan, keuangan di setiap
 Oracle finance belum dan akuntabel; Fakultas dan unit;
digunakan secara optimal  Mengintegrasikan SI  Dapat mengakomodasi
Keuangan dengan proses audit;
beasiswa, payroll, SIPEG,  Memiliki akses terhadap
dan SIDR; tarif layanan;
 Identifikasi alur  Terintegrasi dengan
perpindahan dokumen SIPEG;
antar entitas untuk  Standardisasi model
mendukung workflow; pencatatan keuangan;
 Membangun akses ke tarif  Mendukung workflow.
layanan dan standar biaya
keluaran.
Status : Improvement
81
2. Sistem Informasi Penerimaan
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Penerimaan dan tahapan-
Tabel 25 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Penerimaan
Current SI Penerimaan Strategi SI Penerimaan Future SI Penerimaan
 Belum ada sumber data  Penyediaan fasilitas untuk  Merekam data calon
tentang mahasiswa yang merekam data calon peserta;
dapat dijadikan rujukan; peserta dari berbagai  Adaptif terhadap skema
 Belum ada integrasi antara jenjang pendidikan; penerimaan;
PMB dan SIAK;  Membangun proses  Kemampuan analisis
 Belum ada integrasi antara penerimaan yang adaptif; seleksi calon mahasiswa;
PMB, Fakultas dan  Fasilitas untuk menghitung  Dapat menganalisis daya
Keuangan; daya tampung mahasiswa tampung dan perhitungan
 Kesulitan dalam proses dan biaya pendidikan; biaya pendidikan;
perhitungan biaya dan  Mengintegrasikan SI  Terintegrasi dengan SIAK;
daya tampung mahasiswa; Penerimaan dengan SIAK  Terintegrasinya SI
 Data mahasiswa S1 tidak dan SI Keuangan; Keuangan;
dapat digunakan sebagai  Pengelolaan credit earning.  Dapat mengelola proses
referensi untuk data S2; penerimaan mahasiswa
 Belum mendukung credit Status: Improvement untuk skema masuk credit
earning. earning.
3. Sistem Informasi Manajemen Audit (*)

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Manajemen Audit dan
tahapan-tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 26 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Manajemen Audit
Current SI Manajemen Strategi SI Manajemen Audit Future SI Manajemen

Audit Audit
Belum ada aplikasi terkait.  Penyediaan Sistem  Merekam dan mengelola

Informasi untuk seluruh regulasi di
penyimpanan dan Universitas;
pengelolaan regulasi yang  Mengelola proses
ada di UI; penegakan kepatuhan
 Penyediaan kebijakan dan terhadap peraturan dan
prosedur untuk penegakan perundangan yang
kepatuhan terhadap berlaku, dan dapat
regulasi yang ada; mengakomodasi proses
audit keuangan.
82
Current SI Manajemen Strategi SI Manajemen Audit Future SI Manajemen
Audit Audit
 Kemudahan untuk
mengaudit data keuangan.
Data diharapkan
terintegrasi dengan SI Audit
Mutu.
Status: New
4. Sistem Informasi Beasiswa

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Beasiswa dan tahapan-
Tabel 27 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Beasiswa
Current SI Beasiswa Strategi SI Beasiswa Future SI Beasiswa
 Pengelolaan beasiswa  Penyediaan Sistem  Mengelola jejaring

belum efektif Informasi yang mengelola dengan stakeholder
 Belum terintegrasi dengan data beasiswa untuk mendukung proses
keuangan, payroll, SIPEG,  Standarisasi format data pembelajaran dan
dan SIDR beasiswa kesejahteraan
 Belum ada standardisasi  Kemudahan untuk mahasiswa,
pencatatan beasiswa, pendaftaran beasiswa bagi  Penyediaan layanan
termasuk penentuan mahasiswa kesejahteraan mahasiswa
format data beasiswa yang  Kemudahan untuk (Student welfare services)
perlu disimpan berinteraksi dengan
stakeholder terkait status
beasiswa
Status: Improvement
83
5. Sistem Informasi Akademik
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Akademik dan tahapan-
Tabel 28 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Akademik
Current SI Akademik Strategi SI Akademik Future SI Akademik
 Tidak ada harmonisasi data  Penyediaan data akademik  Mendukung perubahan

antara PMB sampai yang fleksibel dan adaptif; regulasi secara adaptif
alumni;  Menyediakan fasilitas untuk (contoh: kurikulum);
 Adanya tuntutan data mendukung pelaksanaan  Mendukung pelaksanaan
akademik yang fleksibel pendidikan, diantaranya: pendidikan;
terhadap perubahan o Sharing cost dan sharing  Merekam profil akademik
regulasi; course; mahasiswa sejak masuk
 Proses legalisir masih o Penyimpanan data/profil ke Universitas sampai
berjalan secara manual; mahasiswa sejak PMB menjadi alumni;
 Belum ada kebijakan hingga menjadi alumni;  Mendukung pelaksanaan
mengenai sharing cost dan o Credit earning dan ujian inbound dan outbound
sharing course; online untuk S2; bagi dosen dan
 Tidak ada integrasi antara  Penyediaan inbound dan mahasiswa.
sistem SIAK NG dan sistem outbound bagi dosen dan
PMB dan SIPEG; mahasiswa;
 Master data sering  Mengintegrasikan SI
mengalami perubahan; Akademik dengan SI
 Kebutuhan sistem untuk Penerimaan dan SIPEG.
credit earning dan ujian
online untuk jenjang S2. Status: Improvement
6. Sistem Informasi Kemahasiswaan

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Kemahasiswaan dan
Tabel 29 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Kemahasiswaan
Current SI Kemahasiswaan Strategi SI Kemahasiswaan Future SI Kemahasiswaan
 Tidak ada integrasi dengan  Standarisasi format data  Merekam profil non
data keuangan; mahasiswa sesuai dengan akademik mahasiswa
 Tidak ada pencatatan kebutuhan UI (akademis sejak masuk dari
prestasi non akademis; dan non akademis); universitas sampai
 Tidak ada integrasi dengan  Adanya Sistem Informasi alumni;
akreditasi universitas; yang mendukung
pengelolaan alur prestasi
84
Current SI Kemahasiswaan Strategi SI Kemahasiswaan Future SI Kemahasiswaan
 Tidak ada integrasi dengan mahasiswa baik akademis  Memonitor manajemen

pengelolaan sarana; maupun non akademis; surat izin/pendanaan
 Administrasi internal  Menyediakan fasilitas untuk lomba/kompetensi;
Direktorat Kemahasiswaan memonitor manajemen  Mengelola alur prestasi
masih belum optimal; surat izin/pendanaan; mahasiswa dari mengikuti
 Belum dapat memonitor  Mengintegrasikan SI lomba hingga pencapaian
pengambilan surat kemahasiswaan dengan SI prestasi;
izin/pendanaan keuangan, SI Audit mutu,  Terintegrasi dengan SI
lomba/kompetensi; dan SI Fasilitas dan aset. Keuangan;
 Belum ada sistem yang  Terintegrasi dengan SI
menghubungkan aliran Status: Improvement Audit Mutu;
prestasi mahasiswa.  Terintegrasi dengan SI
Fasilitas dan Aset.
7. Sistem Informasi Riset dan Pengmas

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Riset dan Pengmas dan
Tabel 30 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Riset dan Pengmas
Current SI Riset dan Strategi SI Riset dan Future SI Riset dan

Pengmas Pengmas Pengmas
 Belum ada sistem untuk  Penentuan format data  Mengelola data keuangan
mengelola data keuangan penelitian yang dibutuhkan dan aset riset;
penelitian; UI, termasuk untuk  Menyajikan data untuk
 Belum ada integrasi antara kebutuhan akreditasi; akreditasi;
SIDR dengan aplikasi  Adanya Sistem Informasi  Merekam data inovasi
keuangan, SIRIP, SIM- yang mengelola data dan paten;
LITABMAS, SIPEG, UI-ana keuangan penelitian,  Memudahkan diseminasi
SIAK dosen, dan akreditasi; penyimpanan dan ke manajer riset;
 Pencatatan terhadap pembantalan hibah riset;  Menyebarkan informasi
seluruh penelitian yang  Mengintegrasikan SI Riset riset dan inovasi,
ada di UI masih bersifat dan Pengmas dengan SI publikasi, produk inovasi
voluntary; Keuangan, SIPEG, SI dan inkubator bisnis ke
 Diseminasi informasi Perpustakaan, dan SI Kerja masyarakat luas. Contoh:
publikasi belum maksimal; sama; e-catalogue;
 Belum ada dashboard  Membuat suatu prosedur  Menyediakan akses
untuk menganalisis trend terkait pelaporan hasil riset; terhadap literatur ilmiah;
dan statistik penelitian;  Menyediakan dashboard  Merekam dan memantau
 Belum adanya fasilitas untuk menganalisis trend pelaksanaan dari hibah
untuk penyampaian riset yang ada;
85
Current SI Riset dan Strategi SI Riset dan Future SI Riset dan
Pengmas Pengmas Pengmas
informasi secara cepat dan dan statistik penelitian  Mengelola jejaring

menyeluruh. sebagai acuan akreditasi; kepakaran;
 Adanya sarana untuk  Menganalisis data riset
penyebaran informasi untuk trend penelitian
secara cepat (diseminasi sebagai dasar
informasi). pengambilan keputusan;
 Terintegrasi dengan
Status: Improvement SIPEG, UI-ana dan SIAK
dosen, dan SI Kerja Sama.
8. Sistem Informasi Kerja Sama

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Kerja Sama dan tahapan-
Tabel 31 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Kerja Sama
Current SI Kerja Sama Strategi SI Kerja Sama Future SI Kerja Sama
 Belum ada sistem untuk  Penentuan format data  Merekam data kerja sama
mengelola proses kerja kemitraan yang dibutuhkan pendidikan, riset dan
yang mempercepat proses oleh UI; inovasi, yang dapat
administrasi;  Mengembangkan Sistem diakses oleh stakeholder
 Belum ada integrasi Informasi untuk proses terkait;
dengan DRPM dan DKS kerja sama seperti dokumen  Merekam perpindahan
terkait data penelitian; dan kolaborasi dengan dokumen kerja sama yang
 Proses perpindahan antar pihak eksternal, potensi dilakukan;
dokumen di PAU lambat kerja sama, dan analisis tren  Adaptif dalam mengelola
dan sulit untuk ditelusuri; kerja sama kedepannya; siklus kolaborasi dan kerja
 Belum ada pusat data  Mengintegrasikan SI Kerja sama dengan pihak
kemitraan yang dapat sama dengan SI Riset dan SI eksternal (nasional dan
dijadikan rujukan oleh Keuangan; internasional);
PAU.  Menyediakan workflow  Dapat menganalisis
untuk mempercepat proses (evaluasi atas kerja sama
dan penelusuran yang sedang berjalan dan
perpindahan dokumen; prediksi potensi kerja
 Penyediaan pusat data sama di masa mendatang)
kemitraan sebagai rujukan aliansi strategis UI.
PAU.
Status: Improvement
86
9. Sistem Informasi SDM
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi SDM dan tahapan-tahapan
penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 32 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi SDM
Current SI SDM Strategi SI SDM Future SI SDM
 Belum ada integrasi antar  Mengembangkan Sistem  Merekam data kinerja

aplikasi di internal SDM; Informasi untuk internal dosen dan tendik UI;
 SIPEG belum menunjang SDM yang mendukung  Mendukung succession
beberapa kebutuhan performance planning dan rekrutmen;
pengelolaan seperti management, succession  Menunjang peningkatan
penempatan/mutasi, planning, remunerasi, kualitas dan
performance rekrutmen, dan profesionalisme dosen
management, succession peningkatan kualitas serta dan tendik UI;
planning, dan analisis profesionalisme dosen dan  Menunjang remunerasi
skillgap; tendik UI; berbasis kinerja;
 Belum ada integrasi terkait  Mengintegrasikan SI SDM  Mendukung operasional
dengan payroll; dengan SI Keuangan, SI SDM seperti absensi dan
 Belum ada integrasi antara Akademik, Payroll, dan SI imbal jasa;
SIPEG dan SIDR terkait hasil Riset dan Pengmas;  Menunjang
data penelitian dosen;  Membuat kebijakan terkait penempatan/mutasi dan
 Belum ada kebijakan sharing policy terhadap personal development;
mengenai sharing policy data kepegawaian.  Terintegrasi dengan SI
terhadap data Keuangan.
kepegawaian. Status: Improvement
10. Sistem Informasi Fasilitas dan Aset

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Fasilitas dan Aset dan
Tabel 33 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Fasilitas dan Aset
Current SI Fasilitas dan Aset Strategi SI Fasilitas dan Aset Future SI Fasilitas dan Aset
 Belum ada standar  Mengembangkan Sistem  Mengelola aset dan

pencatatan aset sejak Informasi yang mengelola fasilitas di UI sesuai
menjadi PTN-BH; aset dan fasilitas di UI dengan sistem akuntansi
 Belum ada sistem sesuai dengan sistem 45;
manajemen fasilitas yang akuntansi 45;  Mendukung penanganan
sesuai dengan status  Menyediakan fasilitas keluhan;
universitas sebagai PTN- untuk menampung  Pengendalian internal dan
BH; manajemen risiko;
87
Current SI Fasilitas dan Aset Strategi SI Fasilitas dan Aset Future SI Fasilitas dan Aset
 SIMAF belum dapat keluhan (complaint  Mendukung green policy,

memenuhi proses yang management); resource sharing;
ada dan belum standar;  Adanya standar  Mengelola proses
 Pertukaran data antara pencatatan aset sejak jadi pengadaan online;
Orafin dengan SIMAK-BMN PTN-BH;  Merekam data utilisasi
masih berkendala;  Mengintegrasikan SI dan disposal serta
 Belum ada sistem untuk Fasilitas dan Aset dengan SI monitoring sarana dan
menangani keluhan Keuangan; prasarana serta sumber
fasilitas;  Adanya kebijakan terhadap daya air dan energy
 Belum adanya pembatasan penggunaan (listrik);
pembatasan penggunaan sumber daya di UI dan  Terintegrasi dengan
sumber daya listrik di pemantauan secara Orafin untuk pertukaran
masing-masing unit. periodik. data keuangan dengan
SIMAK BMN.
Status: Improvement
11. Sistem Informasi Kehumasan

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Kehumasan dan tahapan-
Tabel 34 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Kehumasan
Current SI Kehumasan Strategi SI Kehumasan Future SI Kehumasan
 Belum ada dashboard yang  Mengembangkan Sistem  Mengelola kegiatan

dapat memonitor berita Informasi yang mengelola proaktif humas;
seputar UI secara realtime; kegiatan humas termasuk  Menjamin sinkronisasi
 Belum ada event pemberitaan seputar UI pemberitaan di semua lini
management untuk secara real time baik komunikasi;
mengelola seluruh event di akademik maupun non  Dapat memonitor berita
UI (akademik dan non akademik; di UI secara real time;
akademik);  Menyediakan fasilitas  Dapat mengelola
 Belum adanya kemudahan untuk penyampaian informasi event yang
penyampaian informasi informasi menyeluruh diadakan UI;
dari humas dan unit terkait terhadap seluruh sivitas  Menyampaikan informasi
mengenai informasi akademika UI. Fasilitas mengenai kegiatan-
kepakaran dosen, melingkupi informasi kegiatan, berita dan
informasi penggunaan kepakaran dosen, informasi lainnya di UI
lokasi kegiatan, dan penggunaan lokasi sebagai multi-channel
informasi agenda UI secara kegiatan, agenda, dan information center bagi
keselurahan. event (multi-channel mahasiswa, dosen,
information center).
88
Current SI Kehumasan Strategi SI Kehumasan Future SI Kehumasan
alumni dan pemangku

Status: Improvement kepentingan lainnya.
12. Sistem Informasi Hubungan Alumni

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Hubungan Alumni dan
Tabel 35 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Hubungan Alumni
Current SI Hubungan Alumni Strategi SI Hubungan Future SI Hubungan

Alumni Alumni
 Pencatatan data alumni  Menyediakan Sistem  Merekam data alumni;

masih manual dengan Informasi yang  Mengelola hubungan
menggunakan buku alumni; mendukung pencatatan universitas dengan
 Tidak adanya channel data alumni; alumni;
komunikasi dengan alumni  Mengembangkan media  Memudahkan proses
UI; sosial untuk mendukung tracer study.
 SI Alumni sudah tidak aktif; pengembangan karir dan
 CDC terbatas pada interaksi antara CDC,
memberikan layanan penyedia lowongan kerja,
informasi lowongan kerja. dan alumni;
 Fasilitas untuk
memudahkan tracer study
bagi alumni.
Status: Improvement
13. Sistem Informasi Monitoring Aplikasi dan Infrastruktur TI (*)

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Monitoring Aplikasi dan
Infrastruktur TI dan tahapan-tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 36 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Monitoring Aplikasi dan Infrastruktur TI
Current SI Monitoring Strategi SI Monitoring Future SI Monitoring

Aplikasi dan Infrastruktur TI Aplikasi dan Infrastruktur Aplikasi dan Infrastruktur
TI TI
Belum ada aplikasi terkait  Pengadaan Sistem  Mampu mengestimasi

Informasi yang kebutuhan kapasitas
memonitor ketersediaan resource meliputi storage,
bandwidth, dan server
89
Current SI Monitoring Strategi SI Monitoring Future SI Monitoring
Aplikasi dan Infrastruktur TI Aplikasi dan Infrastruktur Aplikasi dan Infrastruktur
TI TI
resource aplikasi dan untuk menjalankan fungsi

infrastruktur TI; aplikasi dan infrastruktur;
 Ketersediaan EIS untuk  Menyediakan informasi
mengelola data dan terkait performance UI;
informasi di UI;  Mengintegrasikan Sistem
 Kemudahan untuk Informasi yang silo;
penarikan data dari MIS  Penyediaan layanan
ke EIS (warehouse); helpdesk;
 Penyediaan layanan  Ketersediaan layanan
helpdesk sebagai upaya warehouse, dashboard,
peningkatan kepuasan dan EIS.
pengguna;
 Ketersediaan platform
dan teknologi untuk
mengintegrasikan aplikasi
yang masih silo.
Status: New
14. Sistem Informasi Pengelolaan Kebijakan (*)

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Pengelolaan Kebijakan dan
Tabel 37 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Pengelolaan Kebijakan
Current SI Pengelolaan Strategi SI Pengelolaan Future SI Pengelolaan

Kebijakan Kebijakan Kebijakan
Belum ada aplikasi terkait  Ketersediaan prosedur Kemudahan untuk

untuk penyimpanan mendapatkan kebijakan,
dokumen kebijakan baik yang masih berlaku
secara digital; maupun yang telah menjadi
 Pengadaan Sistem arsip.
Informasi yang digunakan
untuk mengelola
kebijakan;
 Adanya workflow untuk
alur perpindahan
dokumen kebijakan.
Status: New
90
15. Sistem Informasi K3L (*)
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi K3L dan tahapan-tahapan
penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 38 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi K3L
Current SI K3L Strategi SI K3L Future SI K3L
Belum ada aplikasi terkait.  Mengembangkan Sistem  Merekam data

Informasi yang kecelakaan, penyakit
memudahkan untuk akibat kerja, dan
merekam data yang pencemaran lingkungan
meliputi data kecelakaan, di kampus UI;
penyakit akibat kerja, dan  Merekam data kantin
pencemaran lingkungan yang mengikuti prinsip
di kampus UI; K3L.
 Mengembangkan Sistem
Informasi yang mengelola
data kantin yang
mengikuti prinsip K3L.
Status: New
16. Sistem Informasi Perpustakaan

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Perpustakaan dan tahapan-
Tabel 39 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Perpustakaan
Current SI Perpustakaan Strategi SI Perpustakaan Future SI Perpustakaan
 Penyimpanan aset pada  Mengembangkan Sistem  Merekam informasi aset

perpustakaan UI masih Informasi yang perpustakaan baik buku
terpencar baik aset buku mendukung penyimpanan maupun hasil riset
maupun hasil riset. informasi aset universitas secara
 Sulitnya perpustakaan UI perpustakaan, akses ke terpusat dan terintegrasi
mendapatkan informasi artikel/hasil riset (SIPEG, SIAK, SI
buku wajib yang harus universitas, dan anti Plagiarisme)
diadakan. plagiarisme  Mengakomodasi
 Belum ada integrasi sistem  Mengintegrasikan SI kebutuhan akses ke
unggah dengan SIPEG, SIAK, Perpustakaan dengan artikel/hasil riset di luar
dan sistem plagiarisme SIPEG dan SIAK universitas
 Mendukung proses
layanan perpustakaan
91
Current SI Perpustakaan Strategi SI Perpustakaan Future SI Perpustakaan
yang sesuai aktivitas  Mengakomodasi

perpustakaan UI. pemesanan buku wajib
 Ketersediaan portal untuk dari fakultas
informasi buku wajib dan  Mengakomodasi fitur anti
pemesanannya. plagiarisme
 Mendukung Pendidikan
Status: Improvement dalam “Provide Library
Services”
17. Sistem InformasiManajemen Bencana (*)

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Manajemen Bencana dan
Tabel 40 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Manajemen Bencana
Current SI Manajemen Strategi SI Manajemen Future SI Manajemen

Bencana Bencana Bencana
Belum ada aplikasi terkait.  Penyediaan prosedur  Mengelola kebijakan

untuk penanganan manajemen cepat
terjadinya bencana; tanggap terhadap
 Ketersediaan bencana (real-time);
infrastruktur untuk  Mampu mendukung
mendukung contingency pelaksanaan tahap
plan; persiapan (preparednes)
 Ketersedian media terhadap bencana,
penyimpanan backup dan respon ketika terjadi
pelaksanaan backup bencana dan recovery
secara periodik. pasca bencana.
Status: New
92
18. Sistem Informasi Audit Mutu (*)
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Sistem Informasi Audit Mutu dan tahapan-
Tabel 41 Hasil Kesenjangan Sistem Informasi Audit Mutu
Current SI Audit Mutu Strategi SI Audit Mutu Future SI Audit Mutu
 Tidak ada integrasi dengan  Menyediakan format data  Dapat menjamin

sistem yang menyediakan yang sesuai standar audit integritas data hasil
data audit dan mutu mutu dan berlaku untuk ekstraksi yang dilakukan
akademik; semua PAU; dari sistem terkait yang
 Keraguan pada integritas  Mengembangkan Sistem adaptif terhadap standar
data; Informasi yang reliable mutu yang berlaku di
 Aplikasi pada BPMA saat ini untuk mengakomodir tingkat nasional dan
masih belum dapat proses operasional BPMA. internasional;
mengakomodir proses Sistem ini dapat dijadikan  Dapat memonitor proses
operasionalnya dan belum acuan untuk pengisian penjaminan mutu untuk
ada Portal BPMA; data akreditasi; continuous quality
 Terdapat ketidaksesuaian  Mengintegrasikan SI Audit improvement;
definisi data antar unit PAU Mutu dengan SI  Menyediakan format data
terkait; Akademik, SIPEG, SI yang sesuai standar audit
 Belum ada aplikasi untuk Keuangan, dan EIS. mutu;
isian QS World University  Mengakomodir isian QS
Ranking dan BAN-PT. Status: New World University Ranking
dan BAN-PT.
III.1.b PROGRAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi akan dikembangkan berdasarkan prioritas jenis layanannya, yaitu layanan
utama, layanan pendukung, dan layanan lainnya. Layanan utama merupakan layanan yang
didukung oleh Sistem Informasi dalam menjalankan proses bisnis utama di Universitas
Indonesia. Sistem Informasi ini akan dikembangkan pada prioritas pertama yang kemudian
akan disusul oleh pengembangan pada Sistem Informasi layanan pendukung dan layanan
lainnya. Keterangan warna Sistem Informasi pada Tabel 25 sesuai dengan pengelompokannya
di arsitektur Sistem Informasi.
93
Gambar 25 Program Pengembangan Sistem Informasi
Layanan Utama
1. Layanan Utama yang termasuk Sistem Informasi yang mendukung primary activities
adalah SI Keuangan, Manajemen Audit, Kerja Sama;
2. Layanan Utama yang termasuk Sistem Informasi yang mendukung support activities
adalah SI Penerimaan, SI Beasiswa, SI Akademik, SI Kemahasiswaan, SI Riset dan
Pengmas.
Layanan Pendukung
1. Layanan Pendukung yang termasuk Sistem Informasi yang mendukung primary
activities adalah SI SDM, SI Fasilitas dan Aset, Monitoring Aplikasi dan Infrastruktur TI,
Pengelolaan Kebijakan, helpdesk, K3L, SI Training, dan Perpustakaan;
2. Layanan Pendukung yang termasuk Sistem Informasi yang mendukung support
activities adalah SI Kehumasan dan SI Hubungan Alumni
Layanan Lainnya
1. Layanan lainnya yang berfungsi sebagai analytics and dasboard adalah Warehouse,
Dashboard dan EIS;
94
2. Layanan lainnya yang termasuk Sistem Informasi yang mendukung primary activities
adalah manajemen bencana;
3. Layanan lainnya yang termasuk Sistem Informasi yang mendukung support activities
adalah SI Audit Mutu;
4. Layanan lainnya yang berfungsi sebagai Channels adalah Portal UI, SMS Gateway, dan
Goverment.
III.2 KESENJANGAN INFRASTRUKTUR TI

Kesenjangan infrastruktur TI dapat dilihat dengan membandingkan komponen infrastruktur
TI yang digunakan dan komponen infrastruktur TI yang ada saat ini. Komponen infrastruktur
TI yang ada saat ini, masih dalam status upgrade, dan yang akan dikembangkan dapat dilihat
pada gambar di bawah.
Gambar 26 Kesenjangan Infrastruktur TI
Keterangan:
: Non-Existing
: Upgrade
: Continue as-is
95
III.2.a HASIL KESENJANGAN INFRASTRUKTUR TI
Kesenjangan yang terjadi pada insfrastruktur TI dapat ditanggulangi dengan melihat dan
mempelajari kondisi insfrastruktur TI yang dijalankan saat ini apakah sudah memenuhi
kebutuhan atau belum. Hal tersebut dilakukan pada tahap satu, yaitu current insfrastruktur
TI.
Setelah mempelajari keadaan insfrastruktur TI, yang dilakukan adalah membuat strategi
untuk perbaikan, pengembangan, atau penyesuaian kebutuhan yang diminta proses bisnis.
Hal tersebut merupakan tahap dua, yaitu strategi insfrastruktur TI.
Tahap ketiga, yaitu future insfrastruktur TI. Pada tahapan ini diharapkan fungsi dapat
memenuhi kebutuhan proses bisnis.
1. Application Platform Interface
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Aplication Platform
Interface dan tahapan-tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 42 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Aplication Platform Interface
Current Application Strategi Application Future Application

Platform Interface Platform Interface Platform Interface
 Belum ada pola dan  Melakukan assessment  Terdapat standar API dan
platform integrasi yang untuk menentukan data bentuk sarana pertukaran
jelas sehingga walaupun atau layanan yang dimiliki data lainnya;
teknologinya ada, antar bersama atau dibutuhkan  API dan sarana
aplikasi sulit terhubung; bersama; pertukaran data lainnya
 Proses pemenuhan  Membuat skala prioritas bersifat adaptive;
kebutuhan integrasi, misal pembangunan API;  Menyediakan mekanisme
pengembangan  Melakukan kajian untuk keamanan pertukaran
middleware, bersifat ad- standardisasi platform data menggunakan API;
hoc belum terintegrasi integrasi;  Menggunakan teknologi
dengan proses bisnis;  Membuat standar API yang mampu
 Ada agent yang melakukan platform dan mekanisme memproses kebutuhan
beberapa proses ETL integrasi. transaksi dengan optimal;
(extract, transform, load)  Membuat API untuk data
untuk transformasi data, Status: Improvement dan layanan yang dipakai
misal dari format LDAP ke bersama.
SQL, namun belum
diimplementasikan dengan
optimal.
96
2. Data Management
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Data Management dan
Tabel 43 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Data Management
Current Data Management Strategi Data Management Future Data Management
 Sudah dilakukan proses  Melakukan assessment  Terdapat standard

back-up data namun belum untuk menentukan data plaform DBMS;
optimal; atau layanan yang dimiliki  Terdapat data dictionary
 Platform basis data dan bersama atau dibutuhkan untuk data dan layanan
DBMS belum bersama; yang dipakai bersama;
distandardisasi;  Membuat skala prioritas  Terdapat capacity dan
 Data dictionary belum pembangunan data performance planning
lengkap; dictionary; untuk Storage Area
 Terdapat isu integritas  Membuat standar DBMS Network yang perlu
data; yang bersifat scalable, diperbaharui secara
 Terdapat isu data adaptive, manageable, berkala;
warehouse digunakan serviceable, high  Terdapat standard back-
untuk hal yang bukan availability, dan high up management;
fungsi utamanya; performance;  Peningkatan storage
 Historical data belum  Membangun mekanisme secara berkala sesuai
tersimpan di data data retrieval yang cepat, capacity planning yang
warehouse; reliable, scalable, dilakukan;
 Kebutuhan data belum serviceable, dan adaptive;  Terdapat mekanisme data
terpetakan dengan baik;  Mambuat standar back-up retrieval yang cepat,
 Mekanisme data retrieval management. reliable, scalable,
perlu ditingkatkan untuk serviceable, dan adaptive.
mengakomodasi Status: Improvement and
kebutuhan baru. New
3. Systems and Network Management

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Systems and Network
Manajement dan tahapan-tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 44 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Systems and Network Management
Current Systems and Strategi Systems and Future Systems and

Network Management Network Management Network Management
 Monitoring terhadap  Melakukan evaluasi  Dipilih dan diadopsi

infrastruktur sudah terhadap perangkat standar pengelolaan
97
Current Systems and Strategi Systems and Future Systems and
Network Management Network Management Network Management
dilakukan namun belum system sand network infrastruktur TI yang

menyeluruh; management yang ada; diakui publik;
 Release management dan  Melakukan pembaruan,  Terdapat mekanisme
repository configuration pengadaan perangkat evaluasi reguler dari hasil
sudah terpenuhi namun sesuai hasil evaluasi; monitoring;
masih partial;  Memilih standar  Monitoring di semua
 Belum ada standarisasi pengelolaan infrastruktur layer infrastruktur;
pengelolaan infrastruktur; TI dari pilihan framework  Terdapat portfolio
 Belum ada mekanisme yang sudah diakui publik; management untuk
evaluasi;  Membuat mekanisme infrastruktur TI;
 Sudah ada dokumentasi monitoring dan  Pengadaan infrastruktur
(portfolio management) evaluasinya; perangkat systems
mengenai infrastruktur  Melakukan pencatatan management (wireless
namun belum menyeluruh terhadap aset infrastruktur access, LAN, storage,
dan diperbarui; TI Universitas Indonesia. network, dan
 Beberapa tools perangkat configuration
systems management Status: Improvement and management).
(wireless access, LAN, New
storage, network, dan
configuration) tidak ada,
obsolete, atau perlu
diperbarui.
4. Security Management
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Security Management
dan tahapan-tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 45 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Security Management
Current Security Strategi Security Future Security

Management Management Management
 Perangkat keamanaan dan  Melakukan evaluasi  Pengelolaan Security

pengelolaannya (IPS, IDS, terhadap infrastruktur mengacu pada standar
antispyware, antivirus, dan security yang ada; keamanan yang sudah
firewall) belum ada, atau  Memilih dan menentukan diakui oleh publik;
perlu diperbaharui, standar pengelolaan  Hardware based
dievaluasi dan dijamin security; encryptor tersedia untuk
kesinambungannya;  Melakukan pengadaan meningkatkan keamanan
 Keamanan Data Center tools dan perangkat data dan memudahkan
(Antivirus, Firewall) berdasarkan hasil evaluasi; pengelolaan keamanan;
98
Current Security Strategi Security Future Security
Management Management Management
tersedia namun belum  Merancang mekanisme  Perangkat dan tools

dimonitor dengan baik dan autentikasi yang baik keamanan dievaluasi dan
dievaluasi secara regular; untuk setiap perangkat; diperbarui secara berkala;
 Firewall tersedia namun  Merancang DRM.  Mekanisme autentikasi
pengelolaan tidak optimal; yang reliable, secure,
 Mekanisme authentication Status: Improvement and scalable, untuk setiap tipe
belum optimal untuk New akses/perangkat;
beberapa tipe akses/  Terdapat DRM untuk
perangkat; melindungi aset digital UI.
 Belum ada standar
keamaanan yang diacu;
 Dibutuhkan perangkat
keamanan yang mumpuni
untuk DRM dan
Encryption.
5. User Interface
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada User Interface dan
Tabel 46 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada User Interface
Current User Interface Strategi User Interface Future User Interface
 Terdapat isu  Melakukan evaluasi  Terdapat standar untuk

kurangnya/tidak adanya terhadap penerapan UI platform User Interface
user interface yang ada; yang bersifat scalable,
menggunakan mobile  Memilih dan menentukan manageable, serviceable,
device pada beberapa standar User Interface; dan adaptive;
layanan;  Membuat rancangan atau  Terdapat standar
 Standardisasi platform desain User Interface yang rancangan/desain User
user interface sudah standar sebagai acuan dan Interface;
dilakukan namun masih template pengembangan  Menerapkan standar User
minimal; berikutnya. Interface pada layanan
 Pemanfaatan kiosk sebagai dan Sistem Informasi;
user interface belum Status: Improvement  Layanan yang penting
optimal. (atau sesuai analisa
kebutuhan) memiliki
multiple access channel.
99
6. Location and Directory
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Location and Directory
Tabel 47 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Location and Directory
Current Location and Strategi Location and Future Location and

Directory Directory Directory
 Pemanfaatan identity  Melakukan evaluasi  Perangkat LDAP

management belum terhadap infrastruktur dievaluasi dan dilakukan
maksimal; location and directory dan peremajaan secara
 Belum ada prosedur baku identity management yang berkala sesuai SLA yang
pengaturan identity ada; disepakati;
management di UI;  Mengadakan pembaruan  Layanan LDAP (secara
 Belum ada role perangkat identity hardware dan policy)
management; management dan location dikondisikan untuk
 Identity Management directory; memenuhi kebutuhan
terpusat;  Menerapkan standard; transaksi yang selalu
 Policy account belum  Membuat model tumbuh;
terdefinisikan dengan baik autentikasi layanan  Terdapat identity
untuk beberapa kasus; identity management yang management tools untuk
 Infrastruktur LDAP tersedia mendukung berbagai tipe memudahkan
namun sudah berumur; akses. pengelolaan pengguna;
 Isu integritas data di  Model SSO perlu yang
location directory; Status: Improvement and mendukung berbagai tipe
 Pemanfaatan smart card New akses (baik mobile dan
sebagai mekanisme web application) –
autentikasi belum optimal. adaptive, scalable, secure,
available, reliable.
7. Transaction Processing
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Transaction Processing
Tabel 48 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Transaction Processing
Current Transaction Strategi Transaction Future Transaction

Processing Processing Processing
 Terdapat isu masih  Melakukan evaluasi  Terdapat standar kualitas

digunakannya aplikasi terhadap infrastruktur layanan transaksi data;
legacy yang berdampak transaction processing  Terdapat mekanisme
pada isu performance, serpeti web dan untuk evaluasi layanan
application server;
100
Current Transaction Strategi Transaction Future Transaction
Processing Processing Processing
compatibility, dan  Memperbaiki infrastruktur keperangkatan

integrity; transaction processing transaction processing;
 Belum ada tools untuk sesuai hasil evaluasi.  Terdapat perangkat
pengaturan konfigurasi transaction processing
secara terintegrasi; Status: Improvement yang mumpuni (scalable,
 Belum ada monitoring secure, available, reliable,
systems untuk mengetahui high performance).
performa layanan;
 Belum ada standardisasi
platform web dan
application server;
 Di level transaction sudah
ada usaha untuk high-
availabiility namun perlu
diperkuat.
8. Software Engineering
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Software Engineering
Tabel 49 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Software Engineering
Current Software Strategi Software Future Software

Engineering Engineering Engineering
 Telah tersedia beberapa  Perancangan standar  Terdapat standar

fasilitas untuk pengembangan aplikasi platform pengembangan
pengembangan aplikasi dan Sistem Informasi. sistem;
dan Sistem Informasi Termasuk penentuan  Terdapat environment
seperti SVN dan Git Server, platform teknologi, bahasa pengembangan sistem
namun belum tersedia pemrograman, prosedur yang lengkap,
environment lengkap teknis, dsb; dikondisikan terpisah
untuk proses  Melakukan analisa untuk setiap tahap
pengembangan aplikasi terhadap sistem yang ada pengembangan;
(contoh: server untuk dan merancang software  Terdapat pattern Sistem
development); pattern untuk Informasi/aplikasi.
 Belum terlihat adanya panduan/kerangka
pattern infrastruktur pengembangan software
dalam pengembangan kedepannya;
aplikasi;
101
Current Software Strategi Software Future Software
Engineering Engineering Engineering
 Sudah ada standar untuk  Memisahkan environment

development secara untuk testing,
teknologi atau prosedur development, dan
namun belum lengkap dan production.
menyeluruh;
 Pengembangan aplikasi Status: Improvement and
sistem belum menerapkan New
software pattern.
9. Communication Services
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Communication
Services dan tahapan-tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 50 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Communication Services
Current Communication Strategi Communication Future Communication

Services Services Services
 Terdapat isu mengenai  Evaluasi infrastruktur  Terdapat standar

besar quota email (sebagai komunikasi yang sudah infrastruktur komunikasi;
salah satu layanan ada;  Terdapat infrastruktur
komunikasi) yang belum  Menentukan standar komunikasi yang
dievaluasi terhadap infrastruktur komunikasi; mendukung berbagai
kebutuhan sekarang dan  Perbaikan, penambahan, macam bentuk
mendatang; penggantian infrastruktur komunikasi (video, audio,
 Belum ada standar yang komunikasi dengan dsb);
mengatur spesifikasi perangkat komunikasi  UI mempunyai perangkat
infrastruktur komunikasi; yang cutting-edge. komunikasi yang
 Utilisasi VoIP belum mempunyai kapabilitas
maksimal; Status: Improvement dan performa cukup
 Peralatan video conference untuk memenuhi
yang disediakan DSTI kebutuhan mendatang.
dinilai sudah berumur dan
perlu diperbaharui;
 Beberapa fakultas
kesulitan dalam
penggunaan video
conference karena masalah
akses jaringan.
102
10. Multimedia
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Multimedia dan
Tabel 51 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Multimedia
Current Multimedia Strategi Multimedia Future Multimedia
Sudah terdapat fasilitas  Evaluasi kebutuhan jumlah Terdapat infrastruktur

digital content creation and layanan dan fasilitas digital digital content
management, namun belum content management and management and
dinilai cukup untuk melayani production; production yang mampu
seluruh UI.  Melakukan mendukung seluruh
pengembangan fasilitas kebutuhan UI.
digital content
management and
production.
Status: New
11. Network Services

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Network Services dan
Tabel 52 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Network Services
Current Network Services Strategi Network Services Future Network Services
 Masih terdapat kendala  Evaluasi network services,  Terdapat standar

pada kasus akses dari titik termasuk titik akses LAN, infrastruktur network
ujung jaringan; Wifi, bandwidth terhadap services;
 Terdapat masalah kebutuhan mendatang;  Perangkat jaringan yang
mengenai akses ke wifi  Membuat standar network sesuai standar yang
network. Masih banyak services termasuk standar dievaluasi dan
access point menggunakan perangkat dan kualitas ditingkatkan secara
teknologi yang non layanan; berkala untuk mampu
manageable;  Memperbaiki, mengganti, memenuhi kebutuhan
 Kapasitas dan jumlah Wifi dan/atau menambah titik yang terus bertambah;
masih belum memenuhi akses jaringan;  Badwidth Internet yang
dengan baik  Memperbaiki, mengganti, sesuai dengan
kebutuhan/jumlah dan/atau menambah pertumbuhan kebutuhan
pengguna; perangkat jaringan. dan pertumbuhan jumlah
 Beberapa layanan pengguna mendukung
komunikasi video Status: Improvement seluruh kebutuhan UI;
103
Current Network Services Strategi Network Services Future Network Services
conference yang  Titik akses Internet baik

menggunakan wireless melalui kabel dan nirkabel
akses berkendala; mampu mencakup
 Pengelolaan DNS sudah pertumbuhan kebutuhan
ada namun belum optimal; dari sisi lokasi, kualitas,
 Bandwidth perlu dievaluasi dan kuantitas.
dan dinilai untuk
kebutuhan mendatang;
 Kualitas layanan provider
perlu dievaluasi.
12. Physical Infrastructure

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Physical Infrastructure
Tabel 53 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Physical Infrastructure
Current Physical Strategi Physical Future Physical

Infrastructure Infrastructure Infrastructure
 Tidak terdapat standar  Membuat  Terdapat standar physical

standar
infrastruktur; perangkat physical
infrastructure termasuk
 Perangkat yang infrastructure termasuk
untuk perangkat jaringan
menggunakan teknologi perangkat jaringan, Datadan data center;
yang bervariasi, Center, dan lainnya;  Diterapkan redundansi
mengurangi kemudahan  Evaluasi perangkat yang perangkat fisik TI untuk
pengelolaan; ada terhadap kebutuhan meningkatkan
 Penerapan mekanisme mendatang; ketersediaan layanan TI;
untuk high availability  Perbaikan, penggantian,
 Terdapat Disaster
seperti redundansi belum dan/atau penambahan
Recovery Center untuk
optimal; perangkat sesuai standarmemastikan ketersediaan
 DRC tidak mencakup dan evaluasi kebutuhan; layanan TI;
keseluruhan aplikasi dan  Membangun  Data Center memenuhi
command
layanan; center; standar yang ditentukan;
 Sebagian perangkat  Membangun call center; Terdapat command center
jaringan sudah berumur;  Membangun E-classroom dan call center;
 Data Center belum  Menyediakan  Terdapat
mobility E-classroom,
memenuhi standar; controller. sebuah fasilitas kelas yang
 Perlu dibuat command mempunyai kelengkapan
center; Status: Improvement and perangkat digital,
 Perlu disediakan call New multimedia, dan
center; komunikasi;
104
Current Physical Strategi Physical Future Physical
Infrastructure Infrastructure Infrastructure
 Perlu dibangun E-  Terdapat private cloud dan

Classroom; virtual data center;
 Perlu disediakan mobility  Terdapat mobility
controller. controller.
13. Network Topology

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan insfrastruktur TI pada Network Topology dan
Tabel 54 Hasil Kesenjangan Insfrastruktur TI pada Network Topology
Current Network Topology StrategiNetwork Topology Future Network Topology
 Redundansi link antar  Membuat standar topologi UI menerapkan topologi

fakultas sedang dibangun; yang perlu diacu; jaringan dengan prinsip
 Belum semua wilayah UI  Evaluasi terhadap topologi meminimalkan single point
tercakup dalam jaringan, yang sudah ada dan sedang of failure, scalable, high
contohnya asrama dikembangkan; availability, high
mahasiswa putra;  Melakukan perbaikan performance.
 Terdapat edge yang terhadap topologi yang
rancangan topologinya ada untuk memenuhi
rentan menjadi point of kebutuhan mendatang dan
failure. standar yang dibuat.
Status: Improvement
105
Gambar 27 Network Topology
III.2.b PROGRAM PENGEMBANGAN INFRASTRUKTUR TI

Berikut ini merupakan tahapan rencana perbaikan dan pengembangan infrastruktur TI pada
setiap tahunnya dalam jangka waktu empat tahun. Diharapkan pada akhir tahun perencanaan
bersifat kontinuitas.
Gambar 28 Program Pengembangan Infrastruktur TI
106
III.3 KESENJANGAN TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI
Kesenjangan Tata Kelola TI dapat dilihat dengan membandingkan kondisi saat ini dengan
kebijakan yang ada dan kebijakan yang akan diterapkan untuk mendukung proses bisnis dari
segi Sistem Informasi maupun infrastruktur. Kebijakan akan dibuat dan dikembangkan
berdasarkan skala prioritas sesuai gambar di bawah.
Gambar 29 Current Condition Daftar Kebijakan Terkait TI di UI
Keterangan:
: Non-Existing
: Upgrade
: Continue as-is
Pada kesenjangan Struktur Organisasi TI dapat dilihat dengan membandingkan kondisi saat
ini dengan Struktur Organisasi TI yang ideal berdasarkan siklus hidup pengelolaan TI (IT Life
Cycle). Struktur organisasi akan dikembangkan berdasarkan skala prioritas sesuai gambar di
bawah.
107
Gambar 30 Struktur Organisasi TI
Keterangan:
: Major Upgrade
: Upgrade
: Continue as-is
1. Business Relationship Manager (BRM) 10. Capacity Manager
2. Product Manager (PM) 11. Security Manager

3. Chief Sourcing Officer (CSO) 12. Supplier Manager
4. Service Design Manager 13. Service Transition Manager
5. IT Designer/ Architect 14. Service Desk Position
6. Service Catalogue Manager 15. Technical Management Position
7. Service Level Manager 16. Application Management Position
8. Availability Manager 17. IT Operation Management Position
9. IT Service Continuity Manager 18. Continual Service Improvement Manager
108
III.3.a HASIL KESENJANGAN TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI
Kesenjangan yang terjadi pada tata kelola TI dapat ditanggulangi dengan melihat dan
mempelajari kondisi tata kelola TI yang dijalankan saat ini apakah sudah sesuai dengan
kebijakan yang diterapkan atau belum adanya kebijakan yang mengatur agar proses bisnis TI
berjalan sesuai dengan harapan. Hal tersebut dilakukan pada tahap satu, yaitu Current.
Setelah mempelajari keadaan/kekurangan pada tata kelola TI, yang dilakukan adalah
membuat strategi untuk perbaikan, pengembangan, atau penyesuaian pada tata kelola yang
diharapkan. Hal tersebut merupakan tahap dua, yaitu Strategi.
Tahap ketiga, yaitu Future. Pada tahapan ini diharapkan fungsi SI dapat memenuhi kebutuhan
tata kelola TI di Universitas Indonesia.
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan proses, struktur dan mekanisme relasional pada tata
kelola TI. Proses tata kelola TI merupakan tahapan perbaikan/pengembangan yang akan
diterapkan pada setiap kebijakan yang terkait TI di UI. Berikut merupakan tahapan proses 7
(tujuh) kebijakan yang disesuaikan dengan kebutuhan tata kelola TI di Universitas Indonesia:
1. Kebijakan Pengembangan SDM Pengelola TI

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan Tata Kelola TI pada pengembangan SDM
pengelola TI dan tahapan-tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 55 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI pada pengembangan SDM pengelola TI
Current Kebijakan Strategi Kebijakan Future Kebijakan

Pengembangan SDM Pengembangan SDM Pengembangan SDM
Pengelola TI Pengelola TI Pengelola TI
 Banyak peran yang tidak  Reformasi total kebijakan  Restrukturisasi organisasi

dilaksanakan berdasarkan manajemen SDM; internal DSTI;
ITIL;  Meningkatkan efisiensi  Job analysis semua peran;
 Mekanisme rekrutment komunikasi dan arus  Rekrutmen;
tidak mumpuni untuk keuangan antara DSTI  Penyusunan career
memenuhi kebutuhan SDM; dengan Direktorat SDM. management;
 Mekanisme appraisal tidak  Penyusunan mekanisme
strategis dan tidak ada appraisal yang strategis
tindak lanjut; dan efektif;
109
Current Kebijakan Strategi Kebijakan Future Kebijakan
Pengembangan SDM Pengembangan SDM Pengembangan SDM
Pengelola TI Pengelola TI Pengelola TI
 Sistem kompensasi (gaji,  Penyusunan mekanisme

tunjangan, insentif, bonus, training and development
dll) tidak memotivasi yang strategis dan efektif;
pegawai;  Penyusunan perencanaan
 Pengembangan SDM tidak kompensasi yang
strategis; strategis.
 Tidak ada career
management yang jelas.
2. Relasi Antar Unit Kerja Pengelola TI

Berikut ini merupakan hasil kesenjangan tata kelola TI pada kebijakan relasi antar unit
kerja pengelola TI dan tahapan-tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 56 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI pada Kebijakan Relasi Antar Unit Kerja Pengelola TI
Current Relasi Antar Unit Strategi Relasi Antar Unit Future Relasi Antar Unit
Kerja Pengelola TI Kerja Pengelola TI Kerja Pengelola TI
 Perbedaan kualifikasi,  Penyusunan kebijakan  Kualifikasi, kemampuan,

kemampuan, dan dan SOP yang dan wewenang setiap
wewenang setiap menyeragamkan standar koordinator TI di setiap
koordinator TI di setiap minimal kualifikasi, fakultas/unit kerja
fakultas/unit kerja; kemampuan, dan memenuhi standar yang
 Tidak ada standar wewenang, serta sama;
komunikasi antara DSTI mekanisme relasi antara  Alur komunikasi dan
dengan koordinator TI di DSTI dengan koordinator koordinasi antara DSTI
setiap fakultas/unit kerja. TI di setiap fakultas/unit dengan setiap
kerja; koordiantor TI di setiap
 Pembentukan IT Advisory fakultas/unit kerja
Board. terdefinisi dengan jelas.
110
3. Manajemen Sumber Daya Informasi
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan tata kelola TI pada manajemen sumber daya
informasi dan tahapan-tahapan penyesuaian dengan kebutuhan:
Tabel 57 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI Pada Manajemen Sumber Daya Informasi
Current Manajemen Sumber Strategi Manajemen Future Manajemen

Daya Informasi Sumber Daya Informasi Sumber Daya Informasi
 Tidak ada definisi jelas Penyusunan kebijakan dan Ada definisi dan batasan
tentang pemilik dari suatu SOP yang mengatur jelas tentang pemilik suatu
data dan informasi; kepemilikan dan hak akses data dan informasi serta
 DSTI tidak memiliki atas suatu informasi yang hak akses terhadap data
wewenang untuk dikelola menggunakan dan informasi tersebut.
mengontrol inisiatif TI di fasilitas TI.
unit lain, tetapi jika ada
permasalahan DSTI yang
diharuskan untuk
mengatasinya.
4. Manajemen Layanan TI
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan tata kelola TI pada manajemen layanan TI
Tabel 58 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI Pada Manajemen Layanan TI
Current Manajemen Layanan Strategi Manajemen Future Manajemen

TI Layanan TI Layanan TI
 Tidak ada kebijakan dan SOP  Penyusunan kebijakan  Ada standar layanan yang
yang mengatur tentang dan SOP yang mengatur harus dipenuhi oleh DSTI
standar layanan TI; tentang standar layanan dan disetujui oleh para
 Tidak ada SLA untuk setiap TI; pengguna;
layanan yang disediakan.  Penyusunan SLA untuk  Ada SLA yang jelas untuk
Meskipun ada, tidak setiap layanan yang setiap layanan TI;
dipublikasikan ke pengguna; disediakan;  Ada IT Service Catalogue
 Tidak ada IT Service  Penyusunan IT Service yang dapat digunakan
Catalogue. Catalogue. untuk mengawasi kualitas
layanan TI yang ada.
111
5. Manajemen Keamanan Informasi
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan tata kelola TI pada manajemen keamanan
Tabel 59 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI Pada Manajemen Keamanan
Current Manajemen Strategi Manajemen Future Manajemen

Keamanan Informasi Keamanan Informasi Keamanan Informasi
Tidak ada kebijakan dan SOP Penyusunan kebijakan dan  Ada SOP yang harus
yang mengatur manajemen SOP yang mengatur tentang dipenuhi oleh semua
keamanan informasi. manajemen keamanan pemangku kepentingan
informasi. layanan TI;
 Ada punishment yang
jelas untuk setiap
pelanggaran peraturan
keamanan informasi.
6. Pengembangan Aplikasi
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan tata kelola TI pada pengembangan aplikasi
Tabel 60 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI pada Pengembangan Aplikasi
Current Pengembangan Strategi Pengembangan Future Pengembangan

Aplikasi Aplikasi Aplikasi
 Tidak ada kebijakan dan  Penyusunan kebijakan  Ada SOP yang harus
SOP yang mengatur dan SOP yang mengatur dipenuhi oleh semua
pengembangan aplikasi tentang pengembangan pihak yang ingin
untuk semua pihak yang aplikasi yang mengikat mengadakan inisiatif TI
ingin mengadakan inisiatif semua pihak, tidak hanya ataupun menggunakan
TI. DSTI. layanan TI.
 DSTI memiliki standar  DSTI dapat menjadi
pengembangan aplikasi, pemegang kontrol untuk
tetapi tidak memiliki memastikan bahwa
wewenang untuk memaksa kebijakan dan SOP ini
pihak lain agar mematuhi dipatuhi oleh semua
standar tersebut. pihak.
112
7. Data Center
Berikut ini merupakan hasil kesenjangan tata kelola TI pada data center dan tahapan-
Tabel 61 Hasil Kesenjangan Tata Kelola TI pada Data Center
Current Data Center Strategi Data Center Future Data Center
 DSTI memiliki standar  Penyusunan kebijakan  Ada SOP yang mengatur

peraturan dan pengelolaan dan SOP yang mengatur pengelolaan data center
data center, tetapi hanya tentang pengelolaan yang mengikat semua
diterapkan oleh DSTI. data center. pihak di UI yang
 Kebijakan dan standar menggunakan fasilitas
sudah ada, tetapi kontrol data center.
terhadap standar tersebut
tidak berjalan dengan baik.
8. Struktur Organisasi
Berikut merupakan hasil kesenjangan dan tahapan penyesuaian struktur organisasi
yang disesuaikan dengan kebutuhan tata kelola TI di Universitas Indonesia:
Tabel 62 Hasil Kesenjangan Struktur Organisasi TI
Current Struktur Organisasi Strategi Struktur Future Struktur Organisasi

Organisasi
 Struktur Organisasi internal  Menggunakan best  Restrukturisasi struktur

yang ada sekarang belum practice internasional ITIL organisasi internal DSTI
mampu mangakomodir sebagai dasar sesuai dengan best
tugas dan fungsi DSTI secara penyusunan organisasi practice;
efektif dan efisien; yang baru;  Struktur organisasi terisi
 Kualitas dan kuantitas SDM  Melakukan analisis sesuai dengan kebutuhan;
yang ada saat ini belum terhadap kebutuhan  Karyawan mendapat
mencukupi untuk DSTI SDM, dan melakukan pelatihan yang sesuai,
melakukan fungsinya; perekrutan untuk mengisi sehingga meningkatkan
 Pelatihan yang diberikan posisi-posisi yang ada di skill dan motivasi kerja.
belum sesuai dengan struktur organisasi yang
kebutuhan dan keinginan baru;
dari DSTI maupun dari para  Melakukan analisis
karyawan. terhadap kebutuhan dan
passion dari karyawan
untuk mengambil
training.
113
9. Mekanisme Relasional
Mekanisme Relasional tata kelola TI merupakan tahapan perbaikan/pengembangan
pada bagian mekanisme hubungan Direktorat Sistem dan Teknologi Informasi dengan
fakultas di lingkungan Universitas Indonesia yang akan diterapkan sesuai kebutuhan
tata kelola TI di UI. Berikut merupakan hasil kesenjangan dan tahapan penyesuaian
mekanisme relasional yang disesuaikan dengan kebutuhan tata kelola TI di Universitas
Indonesia:
Tabel 63 Hasil Kesenjangan Mekanisme Rasional
Current Mekanisme Relasional Strategi Mekanisme Future Mekanisme

Relasional Relasional
 Tidak adanya keseragaman  Hubungan DSTI dan  DSTI menyiapkan dua

hubungan antara DSTI dan fakultas dibagi menjadi jenis tim, tim teknis dan
fakultas dua, yaitu DSTI tim koordinasi, yang siap
 Wewenang DSTI yang ada membagi menjadi membantu fakultas.
sekarang tidak bantuan teknis dan  Munculnya peraturan
memungkinkan DSTI bantuan koordinasi. rektor tentang posisi
mengatur TI fakultas.  Memberikan DSTI dan hubungannya
wewenang kepada DSTI dengan seluruh fakultas
untuk mengatur TI di UI.
fakultas.
III.3.b PROGRAM PENGEMBANGAN TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI

Berikut ini merupakan tahapan rencana perbaikan dan pengembangan tata kelola dan
organisasi TI. Dibutuhkan 7 (tujuh) kebijakan sebagai pendukung pengembangan tata kelola,
yaitu pengembangan SDM, Relasi Antar Unit pengelola TI, Manajemen Sumber Daya
Informasi, Manajemen Layanan TI, Manajemen Keamanan Informasi, Pengembangan Aplikasi
dan Data Center. Kebijakan TI yang ada saat ini adalah kebijakan mengenai pengembangan
SDM, Pengembangan Aplikasi dan kebijakan terkait data center. Dari tujuh kebijakan
tersebut, empat kebijakan harus dibuat dan diterapkan.
Struktur organisasi TI akan dikembangkan berdasarkan skala prioritasnya, yaitu diawali
dengan restrukturisasi struktur organisasi DSTI sesuai dengan best practice internasional ITIL
yang kemudian akan disusul dengan pengaturan penempatan staf untuk mengisi struktur
organisasi baru sesuai dengan kebutuhan dan memberikan kesempatan kepada staf untuk
mendapatkan pelatihan yang sesuai, sehingga meningkatkan skill dan motivasi kerja.
114
IV. ROADMAP MASTER PLAN TI UNIVERSITAS INDONESIA
IV.1 PROGRAM KERJA MASTER PLAN TI

Program kerja Master Plan TI ini menggambarkan tahapan menuju TI yang mampu memenuhi
kebutuhan dan sesuai dengan standar. Roadmap Master Plan TI Universitas Indonesia terbagi
atas 3 (tiga) tahapan, masing-masing tahapan menggambarkan program dan kegiatan yang
dilakukan untuk mencapai rencana yang dipaparkan pada dokumen Master Plan TI UI tahun
2015-2019.
Gambar 31 Program Kerja Master Plan TI
Berikut ini, penjelasan dari tahapan-tahapan roadmap seperti terlihat pada Gambar 31:
1. Tahap 1: Kick Start
Tahapan pertama implementasi pada IT Master Plan UI difokuskan pada persiapan
awal pembentukan IT enable di Universitas Indonesia. Tahapan kick start ini
merupakan faktor utama yang menentukan berjalannya seluruh TI di Universitas
Indonesia ke depan. Dasar yang harus ada pada tahapan ini meliputi Organisasi,
Infrastruktur, dan Sistem Informasi.
Berjalannya Universitas Indonesia dengan DSTI sebagai pengelola sistem dan

teknologi informasi beserta infrastruktur dan teknologi informasinya, yang dilakukan
pada tahapan kick start adalah Perencanaan Sistem Informasi, perancangan standar
infrastruktur dan melakukan restrukturisasi organisasi.
115
 Perencanaan Sistem Informasi
Program dan kegiatan perancangan Sistem Informasi diharapkan dapat
membangun Sistem Informasi yang sesuai dengan harapan dan mendukung
proses bisnis di Universitas Indonesia.
 Perancangan Standar Infrastruktur
Pada tahap perancangan infrastruktur TI, adanya komponen infrastruktur TI yang
handal merupakan langkah awal dalam rangka menciptakan layanan TI yang
optimal dan efektif untuk mendukung seluruh proses bisnis di Universitas
Indonesia.
 Restrukturisasi Organisasi
Membentuk kembali struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan untuk
mendukung dan mengelola TI dalam mewujudkan IT enable pada perencanaan,
pengembangan dan pemeliharaan TI di Universitas Indonesia.
2. Tahap 2: Technical Enablement

Setelah menetapkan tahapan awal dari masing-masing bagian kick start, tahapan
kedua adalah Technical Enablement. Tahapan ini fokus pada Acquire Sistem Informasi,
penerapan standar infrastruktur dan penguatan aturan dan kebijakan.
 Acquire Sistem Informasi
Membuat Sistem Informasi sesuai dengan proses bisnis yang ada di Universitas
Indonesia.
 Penerapan Standar Infrastruktur
Melakukan implementasi strandar infrastruktur yang sudah ditetapkan pada
tahapan sebelumnya. Penerapan standar infrastruktur ini diharapkan dapat
mendukung Sistem Informasi agar dapat berjalan dengan baik tanpa gangguan.
 Penguatan Aturan dan Kebijakan
Agar setiap tahapan pada Technical Enablement dapat dijalankan dengan baik,
maka dilakukan penguatan aturan dan kebijakan untuk diterapkan dalam proses
TI. Produk yang dihasilkan berupa Peraturan Rektor dan IT Policy yang mengikat
dan mengatur penerapan ITMP di Universitas Indonesia.
116
3. Tahap 3: System Optimization
Tahapan System Optimization berfokus pada Aquire Sistem Informasi executive,
evaluasi dan kontinuitas layanan, dan GIT - Good IT Governance.
 Aquire Sistem Informasi Executive
Melakukan penyempurnaan pada Sistem Informasi untuk dapat digunakan dalam
pengambilan keputusan oleh pimpinan di Universitas Indonesia.
 Evaluasi dan Kontinuitas Layanan
Infrastruktur TI tidak hanya memfasilitasi layanan TI yang ada namun juga
termasuk pengembangan mekanisme back up untuk menjaga keberlangsungan
layanan TI agar tetap stabil.
 GIT - Good IT Governance
Menyangkut peraturan/ketetapan/Surat Keputusan yang mendukung
terlaksananya IT Master Plan.
IV.2 PROGRAM KERJA MASTER PLAN – SISTEM INFORMASI UI

Berikut ini merupakan roadmap kegiatan IT master plan berdasarkan proses yang akan
dikembangkan dari tahun ke tahun sesuai kebutuhan Sistem Informasi Universitas Indonesia.
Gambar 32 Roadmap Kegiatan Master plan - Sistem Informasi
117
Keterangan:
 Jumlah kebutuhan SI yang akan dikembangkan berjumlah 26 aplikasi.
 Perencanaan pengembangan SI diestimasi untuk 4 tahun, dari tahun 2016 – 2019.
 Sistem Informasi dikembangkan dalam kurun waktu dua tahun:
o Tahun pertama untuk proses perencanaan, feasibility study, dan re-engineering.
o Tahun kedua untuk proses pengembangan Sistem Informasi.
IV.3 PROGRAM KERJA MASTER PLAN – INFRASTRUKTUR TI

Berikut ini merupakan roadmap kegiatan IT masterplan berdasarkan proses yang akan
dikembangkan dari tahun ke tahun sesuai kebutuhan infrastruktur TI Universitas Indonesia.
Gambar 33 Roadmap Kegiatan Master plan - Infrastruktur TI
Target tahun pertama di 2016 adalah mendefinisikan standar infrastruktur meliputi peranti
keras, peranti lunak, dan layanan dalam mendukung Sistem Informasi di Universitas
Indonesia.
118
IV.4 PROGRAM KERJA MASTER PLAN – TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI
Berikut ini merupakan roadmap kegiatan IT Master Plan berdasarkan proses yang akan
dikembangkan dari tahun ke tahun sesuai kebutuhan tata kelola dan organisasi Universitas
Indonesia.
Gambar 34 Roadmap Kegiatan Master Plan - Tata Kelola dan Organisasi TI
119

IT MASTER PLAN UI 2015 2019 Lampiran SK PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

IT MASTER PLAN UI 2015 2019 Lampiran SK PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

RENCANA INDUK

DAFTAR ISI ........................................................................................................................ i

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................ iii

DAFTAR TABEL ................................................................................................................. v

I. RINGKASAN EKSEKUTIF .............................................................................................. 1

II. BLUEPRINT ................................................................................................................ 3

II.1 RANCANGAN BLUEPRINT SISTEM INFORMASI ..................................................... 4

II.1.a ARSITEKTUR BISNIS .............................................................................................. 4

II.1.b PRINSIP-PRINSIP SISTEM INFORMASI .................................................................. 9

II.1.c IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI PADA PRIMARY ACTIVITIES .... 11

II.1.d IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SISTEM INFORMASI PADA SUPPORT ACTIVITIES .... 21

II.1.e PEMETAAN SISTEM INFORMASI TERHADAP KEBUTUHAN BISNIS ..................... 29

II.1.f ARSITEKTUR SISTEM INFORMASI ....................................................................... 46

II.2 RANCANGAN BLUEPRINT INFRASTRUKTUR TI .................................................... 48

II.2.a PRINSIP-PRINSIP INFRASTRUKTUR TI ................................................................. 49

II.2.b ARSITEKTUR INFRASTRUKTUR TI........................................................................ 50

II.2.c TOPOLOGI JARINGAN ......................................................................................... 62

II.2.d PETA JARINGAN UI ............................................................................................. 65

II.2.e PETA TITIK AKSES UI ........................................................................................... 65

II.2.f PETA INFRASTRUKTUR FISIK .............................................................................. 66

II.2.g NETWORK TOPOLOGY BLUEPRINT ..................................................................... 68

II.3 RANCANGAN BLUEPRINT ORGANISASI DAN TATA KELOLA TI ............................. 70

II.3.a PROSES PENINGKATAN KEPATUHAN ................................................................. 71

II.3.b STRUKTUR ORGANISASI TI ................................................................................. 73

III.1 KESENJANGAN SISTEM INFORMASI ................................................................... 80

III.1.a HASIL KESENJANGAN SISTEM INFORMASI ......................................................... 81

III.1.b PROGRAM PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI ............................................ 93

III.2 KESENJANGAN INFRASTRUKTUR TI ......................................................................... 95

III.2.a HASIL KESENJANGAN INFRASTRUKTUR TI ......................................................... 96

III.2.b PROGRAM PENGEMBANGAN INFRASTRUKTUR TI .......................................... 106

III.3 KESENJANGAN TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI ............................................... 107

III.3.a HASIL KESENJANGAN TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI ............................... 109

III.3.b PROGRAM PENGEMBANGAN TATA KELOLA DAN ORGANISASI TI .................. 114

IV. ROADMAP MASTER PLAN TI UNIVERSITAS INDONESIA ........................................... 115

IV.1 PROGRAM KERJA MASTER PLAN TI ....................................................................... 115

IV.2 PROGRAM KERJA MASTER PLAN – SISTEM INFORMASI UI .................................. 117

IV.3 PROGRAM KERJA MASTER PLAN – INFRASTRUKTUR TI........................................ 118

Gambar 1 Metodologi IT Master Plan UI ................................................................................... 1

Vision & Mission

Business Architecture Layer Business Architecture Layer Business Architecture Layer

Information Systems Information Systems Information Systems

Architecture Layer Architecture Layer Architecture Layer

Gambar 1 Metodologi IT Master Plan UI

Tahapan-tahapan tersebut mengkaji 4 lapisan, yang terdiri atas:

II.1.a ARSITEKTUR BISNIS

Gambar 2 Arsitektur Bisnis UI

Kelompok Aktivitas Utama Sub Aktivitas Utama

Persiapan Kebijakan, Perencanaan Penentuan Syarat Kelulusan

Menentukan Syarat Kelulusan

Kurikulum Penyusunan Kurikulum

Satuan Acara Pengajaran (SAP)

Penyusunan Peraturan Akademik

Rekrutmen Penerimaan Mahasiswa

Identifikasi dan penyusunan kebutuhan

Kemitraan Pengembangan kemitraan

Klasifikasi topik penelitian dan pengabdian

Sinkronisasi topik penelitian dengan

Kelompok Aktivitas Utama Sub Aktivitas Utama

Pelaksanaan Belajar dan Mengajar Proses administrasi akademik

Proses evaluasi pengajar

Pemanfaatan Sumber Daya Pembelajaran

Kemahasiswaan Kegiatan non akademik

Riset dan Inovasi Peningkatan kualitas penelitian dan keahlian