INSTRUMEN PENGELOLAAN ARSIP

PERATURAN MENTERI PU TERKAIT PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

TATA Digunakan sebagai dasar Peraturan Menteri

NASKAH penciptaan arsip agar memenuhi PUPR No.
07/PRT/M/2016
DINAS syarat Autentisitas & Realibilitas.

KLASIFIKASI Utk mengelompokkan arsip

Peraturan Menteri
sebagai satu keutuhan informasi
ARSIP yang dibuat.
PUPR No.
16/PRT/M/2018

KLASIFIKASI Untuk menentukan keterbukaan Tahap proses, yang

KEAMANAN & /kerahasiaan arsip dalam rangka akan di gabung
penggunaan fisik arsip & informasi dengan Peraturan
AKSES ARSIP Tata Naskah Dinas
nya (SR/R/T/B).

JADWAL Peraturan Menteri

Utk menentukan masa simpan
RETENSI (usia) arsip.
PUPR No.
39/PRT/M/2007
ARSIP
Tata Naskah Dinas (Permen 07/PRT/M/2016)

‘’Penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta
media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.’’

Asas Penyelenggaraan Tata Naskah Dinas Jenis Naskah Dinas Format Naskah Dinas
Intern (nota dinas, memorandum), ekstern (surat dinas), surat undangan,
- Efektif efisien - keterkaitan Naskah Dinas Korespondensi
surat tugas
- Pembakuan - kecepatan
Surat perjanjian, surat kuasa, surat keterangan, surat acara, surat
- Pertanggungjawaban - keamanan Naskah Dinas Khusus pengantar, pengumuman, surat pernyataan, pernyataan menduduki
jabatan, pernyataan melaksanakan tugas

Naskah Dinas Lainnya Laporan, telaahan staff, formulir, SPD, naskah serah terima jabatan
Syarat Penyususnan Naskah Dinas:

- Ketelitian
- Kejelasan Pengendalian Distribusi Naskah Dinas - Dikoordinasikan oleh Biro Umum
- Singkat, padat - Dicatat dalam sarana kendali naskah dinas

- Logis
- Baku
 Klasifikasi Arsip (Permen 16/PRT/M/2018)

“Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan”

Klasifikasi Berdasar Masalah Utama

Arsip Fasilitatif => Fungsi kelompok arsip yang menyangkut kegiatan membantu pimpinan
Kode Kode
Arsip Substantif => Fungsi kelompok arsip yang menyangkutpelaksanaan tugas pokok instansi No Fungsi Fasilitatif Klasifikasi Fungsi Substantif Klasifikasi
Fasilitatif Substantif
1 Hukum HK Sumber Daya Air SA
Klasifikasi arsip Kementerian PUPR menggunakan Kode Klasifikasi sesuai dengan
Permen PUPR No. 16/PRT/MRT/M/2018 2 Hub. Luar Negeri HL Bina Marga BM
Hub.
Sistem yang digunakan dalam Klasifikasi Arsip yaitu menggunakan sistem alfanumerik, 3 HM Cipta Karya CK
Masyarakat
merupakan system yang menggunakan kode gabungan antara huruf dan angka
4 Kepegawaian KP Perumahan PU
5 Keuangan KU Bina Konstruksi BK
Penyusunan Kode Klasifikasi Arsip Terdiri Atas:
Pengembangan Insf.
Masalah Utama Kode Huruf 2 Digit Contoh: 01 Contoh: 01 6 Ortala OR IW
Wil.
Sub Masalah Contoh: KU Kode Angka 2 Digit Contoh: 02 Pengelolaan Penelitian dan
7 PA LB
Sub – Sub Masalah Contoh: UM Contoh: 03 Kode Angka 2 Digit Data Pengembangan
Pengadaan
8 PB Pengembangan SDM SM
Contoh: Barang Jasa
Penyampaian Notulensi Rapat => UM.01.02 Penanaman
9 PM
Modal
UM menunjukkan pokok utamanya yaitu terkait dengan Umum
10 Perencanaan PR
01 menunjukkan sub masalah yaitu terkait ketatausahaan
Pengelolaan
02 menunjukkan sub sub masalah yaitu rapat 11 PS
Aset
Terkait pembagian sub masalah dan sub sub masalah diatur
12 Pengawasan PW
dalam Permen PUPR No. 16/PRT/MRT/M/2018
13 Umum UM
 Retensi Arsip (Permen 39/PRT/M/2007)

“Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.”

Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Jadwal Retensi Arsip Substantif

Daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai Daftar yang berisi jenis arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai kegunaaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif. dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantive.

Contoh Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif

RETENSI KLASIFIKASI DASAR UNIT
NOKODE KLASIFIKASI ARSIP JENIS ARSIP KETERANGAN HAK AKSES
AKTIF INAKTIF KEAMANAN PERTIMBANGAN PENGOLAH
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
2 KP KEPEGAWAIAN
01 PERENCANAAN PEGAWAI
01 ANALISA JABATAN
Rekaman kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan
penyusunan informasi jabatan, uraian tugas,
inventarisasi, analisis, evaluasi peninjauan jabatan,
spesifikasi atau persyaratan jabatan, daftar urutan
kepangkatan.
a Informasi Jabatan 2 Tahun 3 Tahun Permanen Biasa/Terbuka Eselon III Tidak memiliki Biro
dampak yang Kepegawaian
mengganggu kinerja dan Ortala
Kementerian PUPR
b Uraian Tugas Jabatan 2 Tahun 3 Tahun Permanen Biasa/Terbuka Eselon III Tidak memiliki Biro
dampak yang Kepegawaian
mengganggu kinerja dan Ortala
Kementerian PUPR
c Inventarisasi Jabatan 2 Tahun 3 Tahun Permanen Biasa/Terbuka Eselon III Tidak memiliki Biro
dampak yang Kepegawaian
mengganggu kinerja dan Ortala
Kementerian PUPR
Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (Perka LAN No. 12 Tahun 2017 dan Perka ANRI No. 7 Tahun 2016)

Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kategori kerahasiaan Akses Arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari
informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak Perka ANRI No. 7 Tahun 2016 kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan
yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan Perka LAN No. 12 Tahun 2017 sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
negara, masyarakat dan perorangan pemanfaatan arsip

Prinsip Dasar Akses Arsip:

Klasifikasi Keamanan Arsip Menurut: 1. Pengaksesan Arsip hanya dapat dilakukan oleh pejabat
Perka ANRI No. Perka LAN No. Semakin tinggi tingkat Prinsip Dasar Keamanan Arsip: dan pegawai yang mempunyai kewenangan untuk akses.
7 Tahun 2016 12 Tahun 2017 klasifikasi informasi semakin
1. Memperhatikan dampak 2. Pejabat yang lebih tinggi kedudukannya dapat mengakses
tinggi tingkat pengamanan
Biasa Terbuka/Biasa yang timbul atas informasi arsip yang dibuat oleh pegawai di bawahnya sesuai
dan semakin ketat
pengaturan aksesnya. 2. Harus dituangkan dalam dengan hirarki kewenangannya dalam struktur organisasi.
Terbatas Terbatas ketetapan pimpinan 3. Pejabat atau pegawai yang lebih rendah kedudukannya
Rahasia* Rahasia* *Memberikan cap RAHASIA tidak dapat mengakses arsip yang dibuat oleh Pejabat di
pada fisik arsip. atasnya kecuali sebelumnya telah diberikan izin oleh
Sangat Rahasia*
pejabat yang berwenang.

Contoh Klasisifikasi Arsip

dan Hak Akses di ANRI