DOKUMENTASI PROSEDUR DAN

PENCATATAN KEGIATAN
No. Dokumen
No. Revisi :
SOP TanggalTerbit :
Halaman : 1/2
UPTD
dr. REPELITA WITRI
PUSKESMAS NIP.19690422 200212 2 001
PAAL MERAH II

1. Pengertian 1. Pengendalian dokumenPuskesmas suatu sistim pengelolaan dokumen

Perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas {sistim
penomoran,penyimpanan dan pemusnahan }
2. dokumen eksternal adalah buku,peraturan,standar surat keputusan , Kebijakan
yang merupakan acuan atau referensi dalam pelaksanaan kegiatan yang
diterbitkan oleh Puskesmas maupun dinas Kesehatan.
3. Dokumen arsip aktif adalah dokumen masih berlaku atau dipakai dalam
kegiatan dan disimpan diunit-unit pelayanan serta tidak boleh dipinjamkan
keluar area Puskesmas,untuk dokumen akreditasi aktif diberi cap terkendali.
4. Dokumen arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah
tidak dipakai,copy dari dokumen aktif yang boleh dibawa keluar
Puskesmas ,untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah
meninggal atau sudah pindah ,untuk dokumen akreditasi diberi cap tidak
terkendali
5. Master dokumen adalah dokumen akreditasi yang telah lengkap / telah
dinomori ,disyahkan dan ditandatangani ,namun belum dibubuhi cap
Puskesmas.
2.Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah dokumentasi prosedu dan pencatatan
kegiatan
3.Kebijakan SK Kepala Puskesmas tentang pedoma pendokumentasian prosedur dan
pencatatan kegiatan Nomor: .... tahun 2018

4.Referensi Kemenkes No.269 /Menkes/ Per/ III / 2008 tentang rekam medik

5.Prosedur /langkah- Kepala tata usaha dan Staf unit terkait melakukan penyimpanan dokumen
langkah /arsip dengan ketentuan sebagai berikut :
a. penataan dan pengarsipan dokumen rekam medik dilakukan oleh staf diloket
pendaftaran dimanadokumen rekam medik inaktif wajib disimpan sekurang-
kurangnya dua tahun , terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal.
Atau pindah tempat tinggal, setelah batas waktu sebagaimana dimaksud
diatas dilampaui rekam medik/ klinis dapat dimusnakan. kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun,
terhitung dari tanggal dibuatkan
b. Sistim penimpanan resep yang telah dilayanai di Puskesmas harus dipelihara
dan disimpan minimal 1 tahun, kegiatan ini dilakukan oleh pengelola obat/
farmasi Puskesmas
c. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat masuk dan keluar pada
bagian tata usaha Puskesmas
d. Surat Rujukan Pasien ditulis pada buku rujukan dan di arsipkan pada bagian
tata usaha Puskesmas
e. Penomoran surat keluar dan suat rujukan dilakukan sesuai dengan peraturan
penomoran yang telah ditentukan
f. Laporan-laporan pelaksanaan kegiatan seluruh program Puskesmas, baik
program wajib maupun program pengembangan dimasukan oleh pengelola
 program pada bagian tata usaha untuk diarsipkan dan dilaporkan ke Dinas
Kesehatan Kota sesuai dengan waktu yang telah ditentukan
g. Kepala Tata Usaha menetapkan format dokumen diatur / diseragamkan

6.Unit terkait Semua unit pelayanan / program Puskesmas

7.Rekaman Isi Tanggalmulaidibe

No Yang dirubah
historisperubahan perubahan rlakukan

DOKUMENTASI PROSEDUR DAN PENCATATAN KEGIATAN

UPTD No. Dokumen :
DAFTAR No. Revisi :
 TanggalTerbit :
TILIK Halaman : 1/1

UPTD

NO KEGIATAN YA TIDAK TIDAK

BERLAKU

1. Apakah Kepala tata usaha dan Staf unit terkait

melakukan penyimpanan dokumen /arsip dengan
ketentuan sebagai berikut :
a. penataan dan pengarsipan dokumen rekam medik
dilakukan oleh staf diloket pendaftaran
dimanadokumen rekam medik inaktif wajib
disimpan sekurang-kurangnya dua tahun , terhitung
dari tanggal terakhir pasien meninggal. Atau pindah
tempat tinggal, setelah batas waktu
sebagaimanadimaksud diatas dilampaui rekam
medik/ klinis dapat dimusnakan.kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10tahun, terhitung dari tanggal dibuatkan
b. Sistim penimpanan resep yang telah dilayanai di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal 1
tahun, kegiatan ini dilakukan olehpengelola obat/
farmasi Puskesmas
c. Surat masuk dan keluar dicatat pada buku surat
masuk dan keluar pada bagian tata usaha Puskesmas
d. Surat Rujukan Pasien ditulis pada buku rujukan dan
di arsipkan pada bagian tata usaha Puskesmas
e. Penomoran surat keluar dan suat rujukan dilakukan
sesuai dengan peraturan penomoran yang telah
ditentukan
f. Laporan-laporan pelaksanaan kegiatan seluruh
program Puskesmas, baik program wajib maupun
program pengembangan dimasukan oleh pengelola
program pada bagian tata usaha untuk diarsipkan
dan dilaporkan ke Dinas Kesehatan Kota sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan
g. Kepala Tata Usaha menetapkan format dokumen
diatur / diseragamkan

Jambi, 2018

Pelaksana/Auditor