MATERI FAQ EMIS 4.

Direktorat Jenderal Pendidikan Islam

Kementrian Agama Republik Indonesia

2023
 Dashboard & Menu
Penjelasan FAQ Dashboard pada aplikasi EMIS 4.0
 Dashboard

FAQ
Mengapa Jumlah Ada schedule terkait update perhitungan jumlah data siswa di dashboard, sehingga dimungkinkan terdapat
siswa di dashboard perbedaan dengan daftar siswa. Perbedaannya seharusnya tidak signifikan
berbeda dengan
jumlah di daftar siswa
 LEMBAGA
Penjelasan FAQ lembaga pada aplikasi EMIS 4.0
FAQ

Mengapa Profil Kolom identitas lembaga tidak dapat diedit/disable :

Madarasah tidak 1. Data pokok yang tidak bisa dirubah di emis : NPSN, NSM, Nama Lembaga, Status
dapat di edit pada Madrasah, Jenis Lembaga, Kategori Madrasah
2. Data Kelembagaan sedang dalam pengajuan perubahan (belum mendapatkan
menu Identitas
persetujuan)
3. Sudah melakukan konfirmasi kelembagaan

Bagaimana cara Proses mendapatkan NPSN bagi lembaga baru :

mendapatkan 1. Pengajuan NPSN dilakukan otomatis oleh sistem antara EMIS dan VervalSP Pusdatin
NPSN bagi lembaga 2. Dipastikan lembaga telah melengkapi data kelembagaan terkait persyaratan penerbitan
NPSN, yakni:
- Kelengkapan data profil kelembagaan
- Telah mengupload foto pendukung yang sesuai pada menu Galeri Foto
- Telah mengupload Dokumen Perizinan pada menu Dokumen perizinan
3. Pengajuan NPSN mendapat persetujuan oleh VervalSP Pusdatin Kemdikbud
Bagaimana Untuk dapat mengetahui status pengajuan NPSN adalah melalui menu Dashboard, kemudian
mengatasi geser ke bawah pada bagian informasi status pengajuan NPSN
pengajuan NPSN
Validasi awal pengecekan kelengkapan data lembaga dilakukan di EMIS. Wewenang terbitnya
yang Ditolak
NPSN sepenuhnya merupakan verifikasi dan validasi VervalSP Pusdatin. Lakukan perbaikan
sesuai informasi penolakan NPSN yang tertera pada halaman Dashboard
FAQ

Bagaimana proses ● Proses pengiriman data untuk akreditasi lembaga dilakukan berkala oleh EMIS ke BAN
pengisian dan S/M atau BANPAUD melalui Pusdatin.
perbaikan data Pastikan lembaga melakukan pengisian kelengkapan data di EMIS agar saat ditarik datanya
ke Pusdatin, sudah memenuhi kebutuhan untuk akreditasi
Akreditasi lembaga
● Proses update nilai Akreditasi lembaga di EMIS
Pusdatin akan mengirimkan nilai akreditasi ke EMIS melalui server integrasi, dan EMIS
mengupdate hasil nilai akreditasi ke masing-masing lembaga

Bagaimana cara Menu BOS (Bantuan Operasional Sekolah)

mengubah (Menampilkan apakah madrasah bersedia menerima BOS dan informasi rekeningnya jika ada.
informasi pada Data akan disediakan dari aplikasi BOS.
menu Bantuan
Data BOS di EMIS direncanakan didapatkan melalui integrasi dengan aplikasi BOS. Pada EMIS
Operasional (BOS) hanya dapat menampilkan saja dan tidak memerlukan edit data. Pendataan dilakukan di
aplikasi BOS.
SARANA & PRA SARANA
Penjelasan FAQ sarpras pada aplikasi EMIS 4.0
 FAQ

Mengapa saat Terkait pengisian Jarak ke Lokasi Tertentu, pengisiannya dilakukan otomatis by sistem saat
pengisian Kolom mengisikan data Alamat dan Tiitik Koordinat lembaga. Sistem akan otomatis mengkalkulasi
Jarak Kelokasi jarak - jarak terkait berdasarkan inputan data alamat dan titik koordinat jika ada.
Tertentu tidak bisa Jika tidak ditemukan otomatis, maka kolom isian akan aktif dan dapat di isi manual.
diisi (disable)
Ruangan Ruangan tidak terdeteksi pada rombongan belajar
Pastikan data ruangan nya sudah disetting sebagai ruang kelas dan terisi kapasitas ruangannya

Mengapa saat Terkait perubahan data sarpras yang membutuhkan persetujuan, maka data perubahan baru
melakukan dapat tampil setelah disetujui perubahannya oleh kepala madrasah.
perubahan data Periksa pada menu Permintaan Persetujuan untuk memeriksa perubahan data yang memerlukan
persetujuan.
Sarpras, data tidak
Adapun daftar perubahan sarpras meliputi:
berubah/kembali ke ● Perubahan lahan utama (Nama lahan, alamat, provinsi, kota/kab, kecamatan, kelurahan,
data sebelum kode pos, koordinat > 1 KM)
perubahan ● Perubahan Ruangan

Bagaimana Untuk pengisian titik koordinat, membaca data alamat yang diisikan pada kolom - kolom alamat
mengatasi titik Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, Desa/Kelurahan menjadi parameter untuk dapat valid titik
Koordinat yang tidak koordinatnya.
Kolom Cari Daerah dapat membantu memudahkan penentuan titik koordinat lembaga yang valid
bisa Valid
 SISWA - PPDB
Penjelasan FAQ siswa pada aplikasi EMIS 4.0
 FAQ

Input siswa belum Input siswa tahun ajaran semester sebelumnya penginputannya dilakukan di menu Input data
masuk emis sudah siswa baru di Kemenag Kota/Kab persetujuan Kemenag Provinsi
lewat semester

Bagaimana Jika saat PPDB Input data baru akan melakukan pengecekan data ke EMIS apakah pernah ada sebelumnya.
input ppdb Pencarian berdasarkan NIK dan NISN ada untuk pengecekan di depan, dan tidak akan bisa input
menggunakan jika datanya tidak ditemukan di EMIS. Untuk jenjang RA dan MI dapat menggunakan pilihan input
menggunakan Nama, Tempat Lahir, dan Tanggal Lahir
pilihan NISN / NIK
tidak bisa “data
tidak ditemukan”
Bagaimana tidak Untuk PPDB, tingkat yang bisa didaftarkan adalah siswa dengan :
bisa input ppdb 1. status alumni pada jenjang sebelumnya
keterangan “ Siswa 2. status tidak aktif pada kelas awal jenjang yang sama
tidak dapat di
daftarkan karena
tingkat terakhir
siswa tidak sesuai”
 FAQ

Bagaimana tidak Untuk PPDB, tingkat yang bisa didaftarkan adalah siswa dengan :
bisa input ppdb 1. status alumni pada jenjang sebelumnya (Pastikan pada lembaga asalnya siswa
keterangan “Siswa tersebut sudah diproses kelulusan siswanya agar dapat ditarik pada lembaga
aktif di suatu tujuannya sesuai jenjang)
lembaga “
2. status tidak aktif pada kelas awal jenjang yang sama

Apakah bisa untuk PPDB untuk jenjang RA dapat memilih tingkat Kelompok A maupun Kelompok B
ppdb RA dapat silahkan disesuaikan pada kolom Tingkat pada formulir PPDB
memilih tingkat

Bagaimana PPDB / Tambah siswa untuk jenjang MTS dan MA, sewajarnya sudah memiliki NISN karena sudah
PPDB/Input siswa pernah bersekolah pada jenjang sebelumnya. Terkait hal tersebut tidak dapat di proses input dan
jenjang MTS/MA hanya dapat dilakukan penginputan melalui kemenag kota/kab setempat menggunakan fitur “Luar
Negeri”. untuk kebijakan penginputan dikembalikan ke kemenag kota/kab dan Kemenag provinsi
yang tidak memiliki
setempat
NISN
SISWA – DATA SISWA & PROSES AKADEMIK

Penjelasan FAQ siswa pada aplikasi EMIS 4.0

 MODUL SISWA - Data Siswa

Mengapa siswa Berkaitan dengan data siswa di Emis 4.0 hilang (sebelumnya ada). Berikut penyebab data hilang
hilang di Emis di Emis 4.0 :
1. Siswa telah di non aktifkan pada semester sebelumnya
2. Siswa telah di proses mutasi semester sebelumnya, tapi tidak di proses (kadaluarsa)
3. Siswa pada semester sebelumnya tidak di masukkan ke rombel/ status siswa (aktif tanpa
rombel)
Terkait dengan solusinya dapat mengajukan perbaikan data melalui Live Agent
Bagaimana Kemungkinan siswa telah di nonaktif di Emis 4.0 dengan pilihan “DATA GANDA”. Hal ini karena
mengatasi siswa secara data siswa yang di nonaktifkan dengan pilihan "data ganda" dihapus dari sistem
hilang di Emis tapi
Dampak nonaktif “DATA GANDA” :
di VervalPd ada
1. Saat pencarian di menu pencarian tidak akan di temukan / kosong hasilnya di Emis, tapi di
Kemendikbud masih ada
2. Laporan Siswa hilang di Emis tapi di VervalPd/ Kemdikbud ada
3. Tidak dapat di reaktifasi menggunakan fitur Reaktifasi
4. Tidak dapat di proses Ubah Tingkat
5. Tidak dapat di proses Mutasi
6. Tidak dapat di proses PPDB
7. Tidak tampil di daftar siswa, monitoring siswa

❖ Solusi – > Mengajuan permohonan Pengaktifan

 MODUL SISWA - Data Siswa

Bagaimana Terkait siswa salah tingkat dapat di sesuaikan tingkatnya melalui kemenag provinsi, silakan
mengatasi siswa koordinasi dengan kanwil provinsi setempat untuk menyesuaikan tingkatnya.
salah tingkat
Bagaimana cara Terkait siswa nonaktif dapat diaktifkan kembali, untuk mekanisme pengajuannya silahkan untuk
mengaktifkan siswa menghubungi atau koordinasi dengan kanwil provinsi setempat untuk mengajuakan
Nonaktif permohonan reaktifasi siswa melalui kemenag provinsi setempat

Permohonan reaktifasi juga berlaku untuk pengaktifan siswa mutasi yang kadaluarsa karena
tidak di proses selama 30 hari terhitung dari tanggal rencana mutasi (siswa akan otomatis non
aktif di lembaga asal). Reaktifasi untuk siswa mutasi kadaluarsa (non aktif) dapat diajukan untuk
di aktifkan langsung di lembaga tujuan mutasi.
Bagaimana Tingkat dan Status siswa yang kosong setiap pergantian semester Genap ke Ganji akan muncul
mengatasi siswa setelah proses Kenaikan Kelas.
tanpa tingkat dan
status (kosong)
 MODUL SISWA - Akademik

Bagaimana cara Proses pembatalan kenaikan kelas dapat dilakukan oleh operator lembaga dengan cara klik batalkan
membatalkan proses pada siswa yang akan di batalkan di halaman “sudah proses” menu kenaikan kelas kemudian proses
kenaikan kelas ulang dengan ketentuan yang sesuai

Bagaimana cara Terkait kelulusan dapat di batalkan selama belum di setujui proses kelulusanya oleh kepala
membatalkan proses madrasah, proses kelulusan tidak dapat di batalkan jika telah di setujui kamad.
kelulusan
Bagaimana cara Kelulusan yang sudah disetujui kamad tidak dapat dilakukan pembatalan.
membatalkan proses Jika terdapat kekeliruan silakan berkoordinasi dengan UC Kanwil setempat untuk mengajukan
kelulusan yang telah di permohonan batal kelulusan. setelah melakukan pengajuan, UC Kanwil akan meneruskan pengajuan
ke pihak pusat untuk ditindak lanjuti
setujui kamad
Mengapa proses Terkait proses kelulusan yang tidak dapat di setujui pada Akun Kepala Madarasah, berikut hal - hal
kelulusan tidak dapat yang menjadi penyebab tombol persetujuan kelulusan di Akun Kamad Disable/ tidak aktif :
di setujui oleh kamad ➔ Masih ada siswa dalam rombel kelulusan belum di proses
➔ Pada saat proses kelulusan sedang berlangsung / dalam proses ajuan (belum disetujui kamad)
Siswa diproses mutasi keluar
➔ Pada saat proses kelulusan sedang berlangsung / dalam proses ajuan (belum disetujui kamad)
Siswa diproses nonaktif
➔ Pada saat proses kelulusan sedang berlangsung / dalam proses ajuan (belum disetujui kamad)
Siswa diproses ubah tingkat
 MODUL SISWA - Akademik

Tidak dapat memproses Pastikan tidak ada siswa yang belum tuntas proses mutasinya :
kelulusan keterangan Status / Keterangan mutasi :
“Data Murid sedang > Menunggu Persetujuan
dalam pengajuan Mutasi” > Diajukan
> Ditolak
Pastikan seluruh proses mutasi telah di setujui atau di batalkan jika mutasi tidak jadi, terutama pada
rombel yang terkendala pada proses kelulusan.
 SISWA - MUTASI
Penjelasan FAQ siswa pada aplikasi EMIS 4.0
 MODUL SISWA - Mutasi

Surat mutasi keluar Siswa mutasi keluar sudah di cetak suratnya, tidak di proses terhitung 30 hari dari tanggal
siswa Kadaluarsa rencana mutasi akan menjadi “Tidak Aktif” statusnya dan surat mutasi “Kadaluarsa”. sehingga
Mutasi tidak dapat diproses lembaga tujuan.

Untuk melanjutkan proses mutasinya dapat diajukan Reaktifasi Siswa

Cara mutasi keluar Tahapannya :
siswa ke sekolah 1. Lembaga asal membuat surat mutasi keluar kemudian cetak suratnya.
umum 2. Surat diberikan kepada sekolah tujuan.
3. Sekolah tujuan(umum) update data ke vervalPD.
Bagaimana cara Jika siswa berasal dari madrasah, silahkan diinput menggunakan menu mutasi masuk dari
mutasi siswa tidak madrasah tujuan. kemudian pilih pada form pilihan “tidak ada surat keterangan” kemudan isi
memiliki surat form. Setelah itu maka lembaga asal siswa diminta untuk membuat surat mutasi keluar
mutasi
 MODUL SISWA - Mutasi

Bagaimana cara ● Jika surat mutasi belum di cetak, maka untuk dapat membatalkan proses mutasinya
membatalkan lembaga dapat menghapus surat mutasi yang sudah dibuat untuk siswa terkait.
proses mutasi ● Jika surat mutasi sudah di cetak, maka proses mutasi tidak dapat dibatalkan oleh lembaga
asal (surat mutasi yang sudah di cetak tidak dapat di hapus). Untuk dapat membatalkan
prosesnya, setelah diinput mutasi masuk di lembaga tujuan kemudian batalkan proses
mutasinya oleh operator lembaga tujuan.
● Jika surat mutasi sudah dicetak dan belum ada lembaga tujuan. Maka proses mutasi tidak
dapat dibatalkan oleh lembaga asal (surat mutasi yang sudah di cetak tidak dapat di hapus).
Perlu berkoordinasi dengan lembaga setara untuk menginput mutasi masuk siswa terkait
dan batalkan.

Siswa akan menjadi tidak aktif statusnya jika proses mutasi keluar tidak di proses selama 30
hari terhitung tanggal rencana keluar
Apa Perbedaan > Mutasi Ditolak - Artinya proses mutasi ditolak masih berlangsung proses mutasinya dan
atau kaitannya : dapat diajukan kembali sesuai alasan penolakan untuk dilanjutkan proses mutasinya. Data
- Mutasi Ditolak siswa masih terdata (dalam proses mutasi) jika tidak dituntaskan akan menghambat proses
kelulusan (proses mutasi gantung atau tidak jelas akan dilanjutkan atau di kembalikan)
- Mutasi
> Mutasi Dibatalkan - Artinya proses mutasi, di hentikan atau tidak dilanjutkan proses
Dibatalkan mutasinya dan data siswa akan otomatis kembali aktif di lembaga yang bersangkutan
ROMBONGAN BELAJAR
Penjelasan FAQ rombel pada aplikasi EMIS 4.0
 MODUL SISWA - Rombel

Mengapa pilihan Terkait pilihan tahun ajaran baru tidak tampil pada pembuatan rombel, penyebabnya adalah :
tahun ajaran baru 1. Ada siswa yg belum di proses kenaikan kelas (Proses akademik Kenaikan belum tuntas seluruhnya)
tidak muncul 2. Terdapat rombel pada tahun ajaran sebelumnya yang kosong (ada rombel tidak ada siswa), apabila
ada rombel tidak terpakai di tahun ajaran sebelumnya silahkan untuk hapus rombel tersebut (masih
ada button edit dan hapus)
Bagaimana Batasan jumlah siswa per rombel (MI= 28, MTs = 32, MA = 36) saat ini secara aplikasi terkait batasan
ketentuan jumlah jumlah siswa dalam rombel berkaitan dengan kapasitas ruangan yang digunakan
siswa dalam rombel
Bagaimana Berkaitan dengan rombel yang telah penuh dan akan menambah siswa, maka untuk dapat ditambah
menambahkan perlu melakukan penyesuaian terlebih dahulu pada jumlah kapasitas siswa untuk ruangan yang
kapasitas siswa di digunakan pada menu Sarpras - Aset Tetap - Ruangan
rombel
Siswa tidak muncul Pastikan data siswa untuk tahun ajaran dan tingkatnya sudah sesuai atau sama dengan rombel yang
saat tambah rombel dibuat
Periksa detail data siswa pada menu aktivitas belajar siswa.
Pilihan kurikulum Jika lembaga belum mengatur kurikulum untuk tiap kelas di semester aktif saat ini, maka pilihan
tidak tampil pada kurikulum tidak akan muncul saat pengisian rombel
kolom pengisian Dipastikan telah melakukan setting kurikulum pada menu Kelembagaan - Kurikulum untuk setiap kelas
pada semester berjalan.
kurikulum merah
Guru dan Tenaga Pendidik
Penjelasan materi guru pada aplikasi EMIS 4.0
 MODUL GTK

Bagaimana Untuk mengubah Jenis penugasan Fungsi/jabatan GTK dapat dilakukan pada detail GTK menu
mengubah Status Dan Riwayat Kepegawaian :
fungsi/jabatan GTK - Klik tombol Tambah
- Pilih Jenis Perubahan (Fungsi/Jabatan)
- Lalu isikan dengan data yang sesuai semua kolom isian
Bagaimana cara ● Terkait TMT Pegawai, untuk pengisian / perbaikannya tidak dapat dilakukan pada kolom
mengisi/mengubah TMT di halaman detail GTK terkait,kolom TMT pada halaman detail GTK disable.
TMT Pegawai yang Melainkan pada Tab "Status dan Riwayat Kepegawaian" GTK terkait pada bagian kolom
Tanggal Efektif
kosong
● Jika GTK terkait pada halaman Status dan Riwayat Kepegawaian hanya memiliki satu data
(data dilembaga saat ini), maka silahkan Ubah Data, kemudian isikan/sesuaikan kolom
Tanggal Efektif. Setelah simpan maka kolom TMT akan otomatis terisi
● Jika GTK terkait pada halaman Status dan Riwayat Kepegawaian memiliki lebih dari satu
data (data dilembaga saat ini), maka silahkan untuk Tambah Status dan Riwayat
Kepegawaian untuk memicu update data TMT sesuai dengan data Tanggal Efektif dari row
terlama (Data sebelumnya) di halaman Status dan Riwayat Kepegawaian GTK terkait di
lembaga tersebut
Bagaimana cara Jika GTK non-satminkal sudah tidak bertugas dilembaga non satminkalnya, maka operator
menon aktifkan lembaga satminkal dari GTK dapat menghapus tugas non-satminkalnya
GTK non satminkal
 MODUL GTK

Bagaimana proses Terkait proses mutasi GTK ke lembaga umum, pada aplikasi Emis 4.0 cukup dengan melakukan
Mutasi GTK ke penonaktifan GTK terkait pada menu Status dan Riwayat Kepegawaian.
lembaga umum
Bagaimana cara Untuk GTK yang sudah tidak aktif di lembaga, dapat dilakukan proses non aktif pada menu
menonaktifkan Status dan Riwayat Kepegawaian.
GTK yang sudah - Klik Tambah, kemudian pada form pilih jenis perubahan Status Keaktifan
- Lengkapi seluruh form isian dengan data yang sesuai dan untuk alasan non aktif pilih
Nonaktif
alasan yang sesuai.
Gagal Ubah GTK Pastikan data NIK cocok / sesuai dengan yang tertera pada KTP, Perhatikan untuk format
“NIK tidak valid” tanggal lahir di aplikasi Emis pastikan diisi dengan benar.

Kode Aktivasi GTK ❖ Integrasi SIMPEG dan SIMPATIKA hanya berlaku untuk guru yang belum pernah terdaftar di
tidak muncul aplikasi EMIS 4.0
(Lembar S02C tidak ❖ Guru dengan Pendidikan terakhir >= S1 akan dikirim ke SIMPATIKA
ada) ❖ Tenaga Kependidikan akan Dikirim ke SIMPATIKA tanpa batasan Pendidikan
❖ Calon guru tidak dikirimkan ke SIMPATIKA
❖ GTK baru yang diinput ke Emis sebelum rilis pembaharuan fitur integrasi Simpatika, tanggal (24
Februari 2023) tidak akan mendapat S02C/Kode Aktivasi
 MODUL GTK

Bagaimana proses Silakan dapat menggunakan fitur Singkron Ke Simpatika pada menu GTK, Klik singkron untuk
Sinkron data GTK menyingkronkan data GTK ke simpatika
ke Simpatika, untuk
GTK Lama yang
sudah terdata di
Emis
Bagaimana Mutasi Pastikan pada saat proses mutasi GTK, pada kolom pengisian nama Lembaga merupakan
GTK sudah di lembaga yang dituju untuk mutasi.
setujui Admin Laporkan pada Live Agent untuk di periksa proses mutasinya
Kemenag Kota/Kab
tapi belum masuk /
muncul di lembaga
terkait