BAHAN AJAR

BIMBINGAN DAN LAYANAN

TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

SMA NEGERI 1 SALAMAN

Disusun oleh:

Fajar Pramono, ST.

No Peserta: 16030822411101

Kelas X Semester 1
Tahun Pelajaran 2016/2017
Kompetensi : Membuat dokumen pengolah kata dengan variasi tabel,
grafik, gambar dan diagram
Materi Pokok : 1. Membuat dokumen tabel
2. Mengedit dokumen tabel
Indikator Kompetensi : 1. Membuat dokumen berisi tabel
2. Menghapus baris atau kolom pada tabel
3. Menambah atau menggabungkan baris atau kolom
4. Mengatur lebar baris dan kolom
5. Memberi warna pada tabel
6. Mengatur garis tabel

Alat dan Bahan : Komputer dan Modul

Uraian Materi :

Membuat Dan Mengedit Tabel

Pada Microsoft Word

Table merupakan salah satu hal yang penting di dalam pekerjaan, baik pekerjaan sekolah,
kantor penelitian, dan sensus. Penyajian data yang merupakan kata jamak dari datum
membutuhkaan teknik khusus agar menjadi baik dan komunikatif. Dengan table, maka penyajian
data menjadi efisien dan mudah untuk dipahami.
Microsoft word juga menyediakan menu khusus untuk pembuatan table yaitu menu.
Tabel dalam Microsoft Word digunakan untuk menyajikan data dan kolom yang rumit dengan
pengerjaan yang mudah.
Fasilitas yang dimiliki menu table, antara lain penyisipan terhadap baris dan kolom,
penggabungan baris dan kolom, pengubahan ukuran baris dan kolom, dan penghitungan
matematika dengan fasilitas formula. Tebel ini juga dapat diisi dengan teks (label) maupun angka
(numeric) yang selanjutnya dapat digunakan untuk pembuatan grafik.

1. Membuat dokumen berisi tabel

Cara membuat tabel pada program microsoft word
2007 langkah-langkahnya adalah:
1. Buka program microsoft word pada komputer
anda.
2. Kemudian klik Menu Insert  Table  Insert
Table seperti di gambar di bawah ini :

Gambar 1.1. Menu insert Tabel

 3. Setelah anda klik Insert Table, nanti akan muncul jendela seperti di bawah ini :

Gambar 1.2. Jendela Insert Tabel

 Number of columns adalah untuk menentukan jumlah kolom,
 Number of rows adalah untuk menentukan jumlah baris,
 Kemudian masukkan angka sesuai dengan kebutuhan anda.
 contoh di atas adalah dengan jumlah sebanyak 5 kolom dan 10 baris, setelah
memasukkan angkanya. klik OK. maka tabel sudah jadi.

2. Mengatur lebar kolom dan tinggi baris

Langkah-langkah untuk mengatur lebar kolom dan tinggi baris adalah

1. Letakkan kursor pada area table yang telah dibuat dan blok cells yang akan di edit
2. Pilih menu Layout pada menu Table Tools
Tampilan gambarnya ada di bawah ini:

Gambar 1.3. Table Tools Layout cell size

3. Pada grup Cell Size ubahlah ukuran Height dan Width sesuai dengan keinginan anda.

3. Menambah baris dan kolom

Menambah baris dan kolom

Langkah-langkah untuk menambah baris dan kolom adalah
1. Letakkan kursor pada area table yang telah dibuat
2. Pilih menu Layout pada menu Table Tools
Tampilan gambarnya ada di bawah ini:
 Gambar 1.4. Table Tools Layout Rows & Columns
3. Pilih salah satu menu dalam grup Rows & Columns dengan keterangan dari masing-
masing:
 Insert Above berfungsi untuk menambah baris dengan posisi di atasnya
 Insert Below berfungsi untuk menambah baris dengan posisi di bawahnya
 Insert Left berfungsi untuk menambah kolom dengan posisi di sebelah kirinya
 Insert Right berfungsi untuk menambah baris dengan posisi di sebelah kanannya
4. Menggabungkan baris atau kolom (Merge Cells)
Menu merge cells (atau menggabungkan cells) bisa digunakan jika anda ingin membuat tabel
yang berbentuk seperti ini

Tabel 1.1. Cell yang sudah digabungkan dengan merge cells

Contoh tabel di atas adalah menggunakan merge cells, yaitu menggabungkan kolom atau
baris menjadi satu.
Langkah-langkah menggabungkan cells adalah
1. siapkan tabel kerja anda
2. blokpada kolom atau baris yang ingin anda gabungkan, (cara mengeblok adalah dengan
klik dan tahan mouse pointer pada salah satu kolom atau baris kemudian geser mouse
pointer ke arah kolom lain ) misalnya seperti gambar di bawah ini

Gambar 1.5. Blok cell pada Tabel

 3. Kemudian setelah diblok, klik menu Table, Merge Cells

Gambar 1.6. Table Tools – Layout – Merge Cells

5. Menghapus baris atau kolom pada tabel

Langkah-langkah untuk menambah baris atau kolom adalah
1. Letakkan kursor pada area table yang akan dihapus
2. Pilih menu Layout pada menu Table Tools
Tampilan gambarnya ada di bawah ini:

Gambar 1.7. Table Tools Layout Delete

3. Pilih salah satu menu dalam grup Rows & Columns  Delete dengan keterangan dari
masing-masing:
 Delete Cells berfungsi untuk menghapus baris dan kolom (cells)
 Delete Columns berfungsi untuk menghapus kolom
 Delete Rows berfungsi untuk menghapus baris
 Delete Table berfungsi untuk menghapus tabel

6. Memberi warna pada table

Langkah-langkah untuk member warna pada table adalah
1. Letakkan kursor pada area table yang telah dibuat dan blok cells yang akan di warna
2. Pilih menu Design pada menu Table Tools  pilih menu Shading pada grup Table Styles
Tampilan gambarnya ada di bawah ini:
 Gambar 1.8. Table Tools – Design – Shading

3. Pilih salah satu warna yang dihendaki.

7. Mengatur garis table

Langkah-langkah untuk member warna pada
table adalah
1. Letakkan kursor pada area table yang telah
dibuat dan blok cells yang akan di rubah
garisnya
2. Pilih menu Design pada menu Table Tools
 pilih menu Borders pada grup Table
Styles
Tampilan gambarnya ada di samping ini:

3. Pilih salah satu menu dalam grup Rows &

Columns  Delete dengan keterangan dari
masing-masing:
 Bottom Border berfungsi untuk
memberi garis pada cells di posisi
Gambar 1.9. Table Tools – Design – Borders
bawah
 Top Border berfungsi untuk memberi garis pada cells di posisi atas
 Left Border berfungsi untuk memberi garis pada cells di posisi kiri
 Right Border berfungsi untuk memberi garis pada cells di posisi kanan
 No Border berfungsi untuk menghilangkan garis pada cells
 All Borders berfungsi untuk memberi garis pada cells di semua posisi
 Outsite Borders berfungsi untuk memberi garis pada cells di posisi luar
 Inside Borders berfungsi untuk memberi garis pada cells di posisi dalam
 Inside Horizontal Borders berfungsi untuk memberi garis pada cells di posisi dalam
mendatar
  Inside Vertical Borders berfungsi untuk memberi garis pada cells di posisi dalam
tegak
 Diagonal Down Borders berfungsi untuk memberi garis pada cells di posisi dalam
diagonal ke bawah
 Diagonal Up Borders berfungsi untuk memberi garis pada cells di posisi dalam
diagonal ke atas
 Horizontal Line berfungsi memberi garis di dalam cells
 Draw Table berfungsi untuk mewarnai table bebas dengan tangan
 View Gridlines berfungsi untuk menampilkan grid
 Borders and Shading berfungsi untuk pengaturan lanjutan pada garis dan warna cells

Evaluasi:
Latihan!
1. Menu apa yang digunakan untuk membuat table?
2. Bagaimana cara menghapus baris?
3. Bagaimana cara menghapus kolom?
4. Bagaimana cara menghapus table?
5. Bagaimana cara menambah kolom?
6. Bagaimana cara menggabungkan cells?
7. Jelaskan cara mengatur lebar kolom?
8. Jelaskan cara mengatur tinggi baris?
9. Jelaskan cara memberi warna pada tabel?
10. Jelaskan cara mengatur garis tabel menjadi double?
Kompetensi : Membuat mail marge dengan dokumen pengolah kata
Materi Pokok : 1. Membuat surat masal (mail merge)
2. Mencetak surat masal (mail marge)
Indikator Kompetensi : 1. Memasukkan data ke dalam database mail merge
2. Mengedit data dalam database mail merge
3. Memasukkan data mail merge ke dalam dokumen
4. Mencetak dokumen yang telah disisipkan data

Alat dan Bahan : Komputer dan Modul

Uraian Materi :

SURAT MASAL (MAIL MERGE)

Mail merge merupakan salah satu fitur yang sangat bermanfaat di Microsoft Word.

Dengan fitur Mail Merge ini, kita bisa dengan mudah membuat surat yang isinya sama tetapi

ditujukan untuk banyak orang dan tempat yang berbeda-beda hanya dengan sekali kerja saja.

Jadi, kita tidak perlu membuat dokumen sebanyak orang yang menerima surat tersebut.

Kita hanya perlu membuat satu naskah surat saja yang nantinya bisa kita sisipkan data penerima

yang jumlahnya banyak secara otomatis. Selain untuk surat, Mail Merge juga sering digunakan

untuk membuat Sertifikat dan dokumen lain yang sifatnya masal.

Untuk membuat surat masal (mail merge) dibutuhkan dua buah data, yaitu master surat

dan data. Master surat adalah bentuk surat yang akan kita buat dengan variasi tertentu, sedangkan

data adalah bagian surat yang akan diubah-ubah isinya.

Berikut cara pembuatannya:

1. Buka aplikasi MS. Word

2. Buatlah dokumen template yaitu surat induknya untuk digandakan menjadi masal.

Seperti di bawah ini:

 Gambar 2.1. Template Surat masal (dokumen induk)

Pada teks di atas terdapat teks yang diapit dengan tanda lebih besar dan lebih kecil seperti
<< Nomor>> . Teks yang demikian disebut variabel yaitu teks yang mempunyai data berubah
ubah. Sehingga fariabel itu kita buat ke dalam sebuah data table di MS. Word. Namun bias
juga dibuat di excel.

3. Buat data table di MS. Word dengan jumlah kolom sesuai dengan variable dan jumlah baris
5, seperti gambar di bawah ini:

Tabel 2.1. Data surat masal

Perlu diingat bahwa membuat table nya harus dari baris pertama.
4. Simpan kedua file di atas di dalam satu folder, missal di D:/My Document/Masal
5. Buka file induk kemudian pilih menu Mailings  Select Recipients  Use Existing List.
Seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 2.2. Mailings - Select Recipients

6. Kemudian akan muncul jendela seperti di bawah ini, arahkan ke file data tempat menyimpan.
Kemudian Klik Open.

Gambar 2.3. Select data source

7. Perhatikan pada menu Mailings grup Write & Insert Fields telah aktif, seperti pada gambar di
bawah ini:

Gambar 2.4. Mailings – Insert Merge Field

8. Langkah berikutnya letakkan kursor pada belakang Nomor  tinggal pilih menu Insert
Merge Field  Nomor
9. Lakukan kembali langkah no. 8 untuk masing-masing variable.
10. Surat masal telah jadi karena telah terhubung dengan data. Untuk melihat tampilan bias di
klik pada Preview Results.

Gambar 2.5. Mailings - Preview Results

Selanjutnya mencetak surat masal:

1. Masih dalam keadaan membuka file surat masal klik pada menu Mailings  Finish & Merge
pada grup Finish. Seperti gambar di bawah ini:

Gambar 2.6. Mailings - Finish & Merge

2. Ada 3 menu pilihan yang bias kita gunakan, dengan keterangan masing-masing:
- Edit Individual Documents berfungsi untuk menampilkan dalam dokumen dengan jumlah
halaman sesuai dengan jumlah record (baris data).
- Print Documents berfungsi untuk mencetak hasil surat masal langsung ke printer
sehingga akan tercetak sejumlah record (baris data). Dengan syarat computer/ laptop
terhubung dengan printer.
- Send E-mail Message berfungsi untuk mengirimkan surat masal ke dalam E-mail.
Demikian surat masal sudah jadi.

Evaluasi:
Latihan!
1. Ada berapa file yang harus kita siapkan untuk membuat surat masal?
2. Menu apa yang digunakan untuk membuat surat masal?
3. Menu apa yang digunakan untuk mengecek tampilan data variable?
4. Menu apa yang digunakan untuk mencetak surat masal secara keseluruhan data?
5. Menu apa yang digunakan untuk menampilkan hasil surat masal ke dalam document file
dengan jumlah banyak halaman sesuai jumlah data record?