Sebelum kita mulai

Sesuai standart
Pemerintah RI, kita
awali dengan Safety
Briefing dahulu ya…!
SAFETY INDUCTION

Jangan panik dan tetap tenang

Ketika
Terjadi Hentikan semua kegiatan yang anda lakukan

Kondisi Segera menuju pintu keluar yang terdekat

Darurat
Segera menuju assembly point dan ikuti arahan dari petugas

Berkumpul di area evakuasi dan tunggu informasi selanjutnya dari

petugas
• SILENT HP : Peserta maupun instruktur / trainer tidak
menggunakan HP dan atau lainnya
• PERTANYAAN : pertanyaan boleh diajukan setelah materi
disampaikan secara keseluruhan, atau diminta oleh
instruktur / trainer
• MATERI : bahan-bahan materi akan dibagi pada waktu di
luar sesi berlangsung oleh bagian adiministrasi

• FORM EVALUASI : untuk mengecek sejauh mana

pemahaman materi yang didapatkan oleh peserta
01 Pengenalan Delegasi
02 Manfaat Delegasi
03 Permasalahan Delegasi
04 Prinsip dalam Delegasi
05 Batasan dalam Delegasi
06 Tahapan, kewajiban dan
level dalam Delegasi
KENAPA KITA
BAHAS TEMA
DELEGASI
INTI MANAJEMEN :
DELEGASI
karena pengertian manajemen adalah mencapai sesuatu melalui orang lain
Apa yang
dimaksud
dengan
Delegasi
Delegasi
adalah sebuah proses yang
memungkinkan seseorang
untuk mengalihkan tugas
kepada orang lain dengan
memberikan otoritas yang
memadai untuk melakukan
tugas tersebut.
Delegasi yang tepat adalah sebuah
empowerment (perberdayaan)
MANFAAT DELEGASI
 Pemimpin punya waktu lebih banyak
untuk monitoring, evaluasi dan perbaikan
kinerja timnya

 Menghasilkan kinerja tim yang lebih baik

 Terhindar dari jebakan rutinitas dan atau

teknis, sehingga punya banyak waktu untuk
mengembangkan bisnis atau organisasi
serta membangun budaya kerja yang lebih
baik
Artikel di Majalah Harvard Business
Review disebutkan : “Pemimpin yang
memiliki pendelegasian yang baik akan
memiliki penghasilan yang lebih besar
20% hingga 50%”.

Kenapa ??
“Dikarenakan mampu mengemban
tanggung jawab lebih besar dan
memberikan Pelayanan lebih baik
kepada pelanggan, yang berdampak juga
pada pendapatan yang lebih baik”
is a “CRITICAL SKILL”

Anda tau itu penting dilakukan dan Anda tau itu akan
membuat Anda mempunyai banyak waktu dan dapat
mengembangkan keterampilan baru untuk orang lain.
Lalu, kenapa Anda tidak melakukan delegasi?
ANGKAT BESI
Mereka menikmati memikul beban kerja keras,
melibatkan diri dalam setiap bidang bisnis.
sebagian besar tidak suka mendelegasikan.

Yang disebut "angkat besi" ini adalah orang-

orang yang memeriksa whatsapp mereka
terus-menerus, sering bekerja sepanjang akhir
pekan dan menderita hubungan yang tegang
dengan orang yang dicintai karena jam kerja
yang panjang.
 “saya khawatir jika
“tidak ada orang lain orang lain yang
mengerjakan tidak akan
yang bisa melakukan
selesai tepat waktu atau
pekerjaan ini sebaik hasilnya tidak sesuai
saya.” dengan yang
diharapkan.”
 Permasalahan Delegasi

Keraguan dari Keraguan dari

Superordinat Subordinat
Alasannya : Alasannya :
• Perfeksionis • Pekerjaan lain
• Sikap otokratis • Takut dikritik
• Menghindari resiko • Takut gagal
• Kepercayaan • Kurangnya informasi atau
• Pengarahan • Kurang percaya diri
• Pengendalian • Kurangnya insentif
• Kompetisi • Terbiasa disuapi
• Ketidakmampuan subordinat • Lebih mudah untuk memin
• Ketidakmampuan atasan
Kesalahan Umum dalam Delegasi

1. Pengawasan ketat

2. Kurang pengarahan

3. Kurang bertanggung jawab

Pentingnya Delegasi
Delegasi merupakan Delegasi membantu untuk
berkonsentrasi pada :
metode terpenting • Perencanaan
dalam melatih & • Pengorganisasian
• Pengendalian
membangun moral
subordinat.
Prinsip-prinsip Delegasi
1. Delegasi diberikan dengan
penetapan hasil yang diharapkan
2. Delegasi otoritas tetapi bukan
delegasi tanggung jawab
3. Adanya kesatuan komando
4. Adanya batasan otoritas
MATRIK MANAJEMEN AKTIVITAS

Q-1 Q-2 Note >>>

UPCOMING Genting :
NECESSITY Waktu / Tidak dapat
PRODUCTIVITY
Lakukan Sekarang ditunda
Rencanakan
Penting :
Rp, Reputasi,

Q-3 Q-4 konsekuensi legal, dll

PATTERN ACTIVITIES WASTE

Delegasikan Acuhkan
KLASIFIKASI TUGAS
“A” – segelintir tugas penting yang hanya Anda yang
dapat mengerjakannya; ini tidak dapat didelegasikan

“B” – beberapa tugas penting tapi tidak kritis;

ini bisa saja atau memungkinkan untuk didelegasikan

“C” – sebagian besar pekerjaan yang

diperlukan dalam organisasi tapi tingkat
kepentingannya tidak terlalu tinggi;
ini harus didelegasikan
Pekerjaan / Tugas yang Bisa Kita Delegasikan

Semua pekerjaan yang sudah menjadi bagian dari

rutinitas, yang apabila diukur nilainya lebih murah
jika dikerjakan oleh orang lain.

Semua pekerjaan yang tidak

penting dan/atau tidak genting
(mendesak).
Misal:
Salah satu tugas Manajer adalah
Membuat Laporan Bulanan Departemen

Laporan bulanan tersebut bisa disiapkan

oleh Staf (Subordinat), tetapi seluruh
akuntabilitas isi & ketepatan waktu
penyelesaiannya berada di tangan Manajer.
Lihat pekerjaan yang akan didelegasikan, kemudian kita
tanyakan :

1. Apakah pekerjaan tersebut dapat dikerjakan orang

lain ?
2. Apakah jika pekerjaan ini didelegasikan dapat
memberikan kesempatan pada tim saya untuk
berkembang ?
3. Apakah pekerjaan ini akan berulang dilain waktu ?
4. Apakah kita punya waktu untuk monev dan
supervisi / mengajarkan ?
5. Seberapa besar kualitas hasil akhir dari pekerjaan
tersebut ?
 5 TAHAPAN DELEGASI
Anda lakukan

Anda lakukan, Delegasi

Saya perhatikan.

Kita lakukan. Evaluasi

Saya lakukan, Kolaborasi

Anda perhatikan.

Observasi
Saya lakukan.

Realisasi
6 WAJIB DALAM PROSES DELEGASI

1. Jelaskan ekspektasi atau hasil akhir

yang diharapkan
2. Sampaikan batasannya
3. Jelaskan Tugas dan Otoritas yang
diberikan
4. Sampaikan tenggang waktu / deadline
yang diharapkan
5. Jelaskan konsekuensi jika capaian hasil
tidak sesuai harapan
6. Kontrol secara berkala
 5 LEVEL DELEGASI
The Five Levels of Delegation

1 2 3 4 5
Wait Ask Recommend Do it and Do it and
until what then take report report
told to do action immediately routinely

Don’t do You see a Bring me a So if there is Full

anything problem – problem and a mistake, it Delegation
until I tell you ask me bring me a can be fixed
about it solution with it immediately

Comfort Zone Stretch Zone

“Anda bisa mendelegasikan otoritas dan tugas,
tetapi Anda tidak bisa mendelegasikan
tanggung jawab.”

Membuat pendelegasian berarti memindahkan wewenang kepada orang

lain untuk melakukan sesuatu yang semestinya kita lakukan.
Harap diperhatikan bahwa meskipun tugas kita dikerjakan oleh orang
lain, namun Accountability-nya tetap berada di tangan kita, si pemberi
tugas, yang berpindah hanyalah responsibility-nya.
 Tercipta
Delegasi Subordinat Suasana Kerja
merasa yang
yang dihargai & menyenangkan &
Efektif dikembangkan menguntungkan
Tugas* seorang pemimpin
adalah memimpin,
bukan untuk mengerjakan sendiri
tugas-tugas yang menjadi
tanggung jawabnya !

Dengan pendelegasian tugas maka pimpinan mempunyai

banyak waktu untuk memenuhi tanggung jawabnya serta
dapat mengembangkan ketrampilannya

)* Tugas = Responsibility