ARSIP ELEKTRONIK

Perkembangan dan pertumbuhan informasi sejak beberapa tahun terakhir ini berjalan Sangat
cepat .perubahan informasi tidak lagi terjadi dalam hitungan tahun,bulan,atau hari .akan tetapi sekarang
ini ,perubahan informasi terjadi dalam hitungan jam ,menit ,atau bahkan detik .setiap orang
membutuhkan informasi untuk kepentingan pekerjaan pribadi maupun untuk kepentingan
organisasi .informasi telah menjadi salah satu sumber daya bagi suatu organisasi dan kebudayaannya
sejajar dengan sumber daya yang lain seperti uang ,manusia ,mesin ,dan material .Tanpa
nformasi ,seseorang tidak dapat mengembangkan kehidupannya secara optial .Demikian pula suatu
orgsnisasi ,tanpa memiliki informasi yang akurat akan mengalami kesulitan dalam mewujutkan
tujuannya .bahkan saat ini ,informasi dapat dikatakan sebagaisenjata bagi setiap orang .barang siapa
memiliki informasi cepat ,lengkapdan akurat ,maka akan menjadi pemenang dalam kancah
pekerjaannya.keadaan yang demikian informasi ini disebut sebgai era informasi.

University of california ,berkelei schol of information management and systems(Read &

Ginn ,2011:2)pernah melakukan penelitian tentang pertumbuhan informasi pada tahun 1999 asampai
2002 .pernah melakukan penelitian tentang pertumbuhan informasi sejak pada tahun 1999 sampai 2002
telah dihasilkan informasi sebanyak 5 exabitesyang tersimpan dalam media cetak ,flem ,magnetik,dan
media optik .jumblah informasibaru diprediksi akan bertambah 2 kali pada 3 tahun berikut
nya .sampaipada tahun 2015 sekarang ini ,kemungkinan pertambahan jumblah informasi yang terekam
sebagai bukti kegiatan suatu organisasi sering disebut dengan istilah arsip.

Arsip yang di hasilkan oleh suatu organisasi pada masa sekarang ini telah Banyak menghasilkan
dokumen dalam bentuk elektronik .Menurut read & ginn (2011: 313)elecronic record is arecord stored
o electronic storsge media that can beReadli accessed or chagend .arsip elektronik merupakan arsip
yang disimpan dalam Cin menambahkan bahwa electronic records may contain quantitative
data,text ,Images or sound that originate as an electronic signal .arsip electronic dapat Berisi data
kuantitativ ,teks ,gambar ,atau suara yang bersumber dari sinyal elektronik

Proses pengelolaan arsip electronic memiliki perbedaan dengan pengelolaan arsip manual.Menurut
read dan ginn ( 2011:119) siklus pengelolaan arsipDari:creation and storage,distribution and use,
mauntenance,dasdisposition.

Perbedaan atantara siklus arsip manual dan arsip electronic terlihat pada tahap
Pencipataan ,penyimpanan ,distribusi ,dan penggunaan. Pada pengelolaan arsip manual ,Masing-masing
tahap tahap berdiri sendiri sebagai suatu proses kegiatan .sedangkan pada Siklus arsip elektronik ,proses
penciptaan dan penyimpanan berlangsung dalam suatuTahap,serta tahap distribusi danpenggunaan
juga berjalan dalam suatu tahap.
Berdasarkan siklus hidup arsip electronic tersebut ,maka dapat dimengerti bahwa Pengelolaan arsip
secara electronik lenih efesien .Pada era sekarang ini telah banyak dikembangkan sistem pengelolaan
arsip secara

Elctronik ,berbagai sistem pemgelolaan arsip ectronic yang berkembang sekarangIni dapat
diklompokkan menjadi tiga sistem penjalan menjadi suatu ,2007:115 yaitu:sistem manajemenDokumen.

Pengolaan arsip elektronik mempunyai banyak manfaat terutama memudahkan penemuan kembali
Arsip yang dibutuhkan ,odegers [2995;271]beberapa keuntungan dari pengelolan arsip secara elektronik
antara lain :1cepat ditemukan dan memungkinkanpemanfaatan arsip tanpa meninggalkan meja
kerja ;pengideksan yang fleksiblekan dan mudah di modifikasi ;3 pencarian secara ful –teks ;4 kecil
kemungkinan file akan hilang ;5menghemat tempat ;6mengurangi resiko kerusakan arsip karena di
simpan secara digital ;7 memudahkan berbagai (sharing )arsip ;8meningkatkan keamanan ;9 mudah
dalam rekoveri data.

Melihat banyaknya manfaat dan keuntungan dari pengelolaan arsip secara electrpnic ,maka manajemen
elektronic perlu di sosialisasi dan kembangkan untuk mendukung efisien kerja organisasi.manajemen
arsip elektronik merupakan solusi atas yang semakin hari semakin bertambah banyak.