LAPORAN MARKETING EVENT PROJECT

WAVE CREATIVE
OPEN AIR 2023 “MIRACLE OF THE EUROPHONIC SOUND”

Oleh:
Ananda Rizki F. 2142620169
Indria Rahma S .P. 2142610131
Jesy Aprilia L Gaol 2142620156
Nazhima Fakhira F. 2142620190
Novita Hardiyanti 2142620122
Raditya Abdillah S. P. 2142620195
Januaria Silva Boe 2342629007

PROGRAM STUDI D-IV MANAJEMEN PEMASARAN

JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA

POLITEKNIK NEGERI MALANG

2023
 INFORMASI UMUM

OPEN AIR 2023

1. Judul Kegiatan : OPEN AIR 2023 “MIRACLE OF THE EUROPHONIC

SOUND”
2. Nama Kelompok : Wave Creative
3. Waktu Pelaksanaan : Minggu, 29 Oktober 2023
4. Tempat Pelaksanaan : Aula Pertamina, Politeknik Negeri Malang
5. Pengusul Laporan : Ananda Rizki F. 2142620169
Indria Rahma S .P. 2142610131
Jesy Aprilia L Gaol 2142620156
Nazhima Fakhira F. 2142620190
Novita Hardiyanti 2142620122
Raditya Abdillah S. P . 2142620195
Januaria Silva Boe 2342629007
6. Tanggal Penyusunan : Senin, 30 Oktober 2023

7. Sumber Dana : Swadana

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Open Air merupakan program kerja tahunan UKM Radio Kampus Politeknik FM
dengan tujuan utama yaitu memperkenalkan Radio Kampus Politeknik FM kepada
masyarakat luas dan menjadi sarana pengembangan minat dan bakat di bidang
kepenyiaran. Open Air tahun ini diselenggarakan dalam waktu 2 hari, yaitu announcer
dan voice over competition berskala nasional dan ditutup dengan Awarding Night.
Mochi Agrin merupakan UKM yang bergerak dibidang Food & Beverage dengan
menu utama yaitu Mochi, Puff Mochi, Onde-onde berbagai varian. Mochi Agrin bertekad
untuk membuka usaha mochi yang akan memberikan pengalaman rasa yang luar biasa
kepada pelanggan kami sambil memperkenalkan cita rasa Jepang yang unik kepada
komunitas lokal.

1.2 TUJUAN KEGIATAN

1. Meningkatkan Visibilitas Radio Kampus Politeknik FM: Acara Open Air dirancang
untuk memberikan peluang bagi individu yang ingin mengembangkan dan menguji
kemampuan mereka dalam bidang announcer secara kompetitif dan adil, sehingga
meningkatkan pemahaman masyarakat tentang peran Radio Kampus Politeknik FM
sebagai tuan rumah event yang mendukung perkembangan bakat dan minat di bidang
penyiaran.
2. Memperluas Jaringan dan Kemitraan: UKM Warung Mochi Agrin berpartisipasi
dalam acara ini untuk memperkenalkan diri kepada semua peserta, menciptakan
hubungan dengan individu dan komunitas yang memiliki minat dalam kepenyiaran,
dan menyewakan stan di acara lomba. Ini menciptakan peluang untuk memperluas
jaringan dan kemitraan yang bermanfaat.
3. Menyebarkan Informasi Terkini: Selain menjadi ajang kompetisi, Open Air juga
dapat digunakan sebagai platform untuk menyebarkan informasi terkini, termasuk
informasi tentang UKM Warung Mochi Agrin, produk mereka, serta umpan balik
 yang bermanfaat kepada peserta acara. Hal ini dapat membantu dalam
mempromosikan cita rasa Jepang yang unik kepada audiens yang lebih luas.
4. Meningkatkan Keterlibatan Masyarakat: Event Open Air 2023, melalui partisipasi
UKM Warung Mochi Agrin dalam penyewaan stand di acara lomba, memberikan
peluang untuk terlibat secara aktif dalam kegiatan acara dan membantu menciptakan
keterlibatan yang kuat antara Radio Kampus Politeknik FM, peserta acara, dan
komunitas yang hadir.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 PENDEKATAN

Pendekatan yang dilakukan melalui event Open Air sangat efektif dalam mempromosikan
UKM Warung Mochi Agrin dan mendukung event Radio Kampus Politeknik FM. Berikut
penjelasan lebih lanjut terkait pendekatan ini:
1. Promosi Awal Melalui Instagram: Pendekatan dimulai sebelum acara dimulai dengan
memanfaatkan platform sosial media Instagram. Dengan akun @wavecreative__, UKM
Warung Mochi Agrin mulai mempromosikan keikutsertaannya dalam event Open Air dan
produk Mochi mereka. Ini adalah langkah yang cerdas karena Instagram adalah platform
yang populer di kalangan mahasiswa dan masyarakat umum, yang merupakan target
audiens yang relevan. Dengan demikian, kami berhasil menciptakan ekspektasi dan buzz
sebelum event dimulai, menarik perhatian calon konsumen dan peserta event.
2. Menciptakan Antusiasme: Promosi sebelum event dapat menciptakan antusiasme dan
ekspektasi terhadap produk Mochi Agrin. Orang-orang yang mengikuti akun Instagram
@wavecreative__ akan merasa lebih terlibat dan tertarik untuk mencoba produk mereka
saat event berlangsung. Ini dapat meningkatkan kunjungan ke stan mereka selama event.
3. Mempermudah Pemesanan: Selain promosi, Instagram juga kami gunakan untuk
menerima pemesanan atau reservasi produk Mochi selama event.

2.2 RENCANA DAN PELAKSANAAN

2.2.1 Penyelenggaraan Event

Wave Creative Kali ini bekerjasama dengan Warung Mochi Agrin dan UKM Radio
Kampus Politeknik FM. Mereka mempercayai kami untuk berkolaborasi dalam
penyelenggaraan event yang mereka buat dan kami memberikan ide untuk menyediakan
stand bazar supaya kita dapat mempromosikan UMKM yang ingin berjualan produk
mereka di event Open Air ini. Kami memiliki team yang terbagi dalam beberapa Jobdesk
pada penyelenggaraan lomba, mulai dari ketua pelaksana, wakil ketua pelaksana,
sekretaris, bendahara, sie pdd, sie acara, dan yang terakhir ada sie huma. Dimana masing”
 jabatan tersebut sudah mempunyai jobdesk masing” agar event Open Air 2023 ini
berjalan dengan lancar tanpa kendala apapun

2.2.2 Promosi dan Pemasaran

Dalam upaya promosi dan pemasaran kami, kami melakukan identifikasi target
audiens yang paling relevan, yaitu mahasiswa dan masyarakat umum yang aktif
menggunakan Instagram sebagai platform utama. Kami percaya bahwa platform ini
adalah wadah yang ideal untuk mencapai audiens yang tepat dan memperluas cakupan
promosi kami.

Untuk mencapai tujuan ini, kami telah mengembangkan strategi konten promosi
melalui akun Instagram @wavecreative__. Postingan rutin kami dirancang untuk
memberikan informasi kepada para followers kami tentang partisipasi Warung Mochi
Agrin dalam event Open Air yang diberi nama "Miracle of the Europhonic Sound."
Selain itu para followers Instagram @wavecreative dapat dengan mudah melakukan
pemesanan Mochi Agrin melalui fitur DM dan dapat mengetahui lebih lanjut terkait event
yang diadakan oleh Open Air

Dengan cara ini, kami berhasil membangun buzz sebelum event dimulai dan
menarik perhatian calon konsumen dan peserta event.

2.2.3 Peserta dan Partisipasi

Dibuka untuk umum bagi siapapun yang ingin mencoba mengikuti lomba announcer dan
voice over dari kalangan anak sekolah hingga mahasiswa.

2.2.4 Kegiatan dan Agenda

Wave Creative Open Air 2023 dilaksanakan pada hari Minggu, 29 Oktober 2023. Acara ini
dilaksanakan secara offline di Aula Pertamina Politeknik Negeri Malang. Persiapan dan
registrasi Peserta dilakukan pada pukul 15.00 hingga 17.00 WIB. Lalu Open Gate pada
pukul 17.00-18.30

Pembukaan acara dipandu oleh MC yang merupakan anggota dari Plfm (Radio Kampus
Politeknik FM) pada pukul 18.30 WIB. Kemudian dilanjutkan dengan
 sambutan-sambutan mulai pukul 18.40-18.55 WIB. Selanjutnya penampilan pengisi
acara band pada pukul 18.55-19.05 WIB.
Dilanjutkan dengan perfoming akustik by Rafi & Cesio pada pukul 19.05-19.15 WIB.
Selanjutnya menampilkan DJ By Eglezia's Hugo pada pukul 19.15-19.25 WIB. Pada pukul
19.25-19.35 Pengumunan Pemenang Kategori. Pada pukul 19.35-19.45 Pemenang Juara
Utama. Closing pada pukul 19.45-20.00 dan dilanjutkan dengan penampilan yang
terakhir yaitu Guest Star yaitu Followbee Music pada pukul 20.00-21.00 WIB. Setelah
semua selesai kemudian melakukan bersih-bersih pada pukul 21.00-22.00.

2.2.5 Anggaran

Berikut rincian anggaran dari acara kami:

KETERANGAN PEMASUKAN PENGELUARAN

Sewa Tenant Rp 80.000

Dekorasi Rp 15.000

Pembelian mochi @ 65 pcs x Rp 3500 Rp 227.500

Terjual mochi @65 pcs x Rp 5000 Rp. 325.000

TOTAL = Rp 325.000 – Rp 227.500

= Rp 97500

Melalui anggaran diatas, dapat diketahui pengeluaran kami diawal memulai berjualan
sudah tertutup dari pemasukan yang ada. Banner dan brosur yang terdapat pada tenant juga
sudah termasuk sponsor dari Warung Agrin.
2.3 HASIL KEGIATAN

Kegiatan telah berjalan dengan baik dan lancar, tidak ada kendala yang signifikan. Hanya
saja kami memiliki kendala kecil seperti kurang persiapan dalam menghias stand, namun kendala
tersebut dapat kami atasi dengan baik. Kami melihat antusias pengunjung yang tertarik akan
adanya Mochi Agrin sebagai salah satu partner dalam acara Open Air. Hal itu terlihat saat
sebelum acara dimulai, 65 buah mochi yang kami jual sudah habis dibeli oleh pengunjung.

2.4 ANALISIS DAN TEMUAN

Dalam Kegiatan ini Terdapat Beberapa Analisis Keseluruhan proyek Hingga pelajaran
Yang Didapat dalam Penyelenggaraan Kegiatan.

Program UKM Radio Kampus Politektik FM tersebut Menunjukan Bakat di bidang

Penyiaran dengan Tema Berskala Nasional Modern dan ditutup dengan Awarding Night. Semua
peserta Lomba Mempunyai Kemampuan yang Kompetitif Dan Mempunyai Perkembangan Bakat
dan Minat di Bidang Penyiaran yang sudah Modern di era sekarang .Tema berskala Nasioanl
Modern dapat Menyoroti Perkembangan Terbaru dalam teknologi Dan Inovasi, termasuk Gadget,
aplikasi, dan tren di dunia teknologi.

Pelajaran Yang dapat diambil dari kegiatan ini adalah, Dapat meningkatkan pemahaman
Masyarakat Luas Tentang peran Radio sebagai sumber Informasi, Hiburan, pendidikan, Promosi
Budaya dan seni serta Koneksi social yang Menghubungkan solidaritas masyarakat.

Open Air juga Dapat Digunakan Sebagai platform Untuk menyebarkan Informasi terkini,
Termasuk Informasi tentang UKM Warung Mochi Agrin, Dengan Menyewa Stan di tengah
kegiatan tersebut yang dapat Mempromosikan Citra rasa Jepang yang unik kepada masyarakat
luas serta membantu menciptakan keterlibatan yang kuat antara Radio kampus Politekniuk FM,
peserta acara, dan komunitas yang hadir.
2.5 DATA PENDUKUNG

Berikut merupakan data pendukung yang kami pergunakan sebagai media dalam
menyebarkan informasi
1. Instagram
Kami memanfaatkan media Instagram untuk menyebarkan informasi mengenai
kegiatan acara ini. kami membuat konten yang disesuaikan dengan tema acara baik itu
dalam konten feeds maupun highlight. Pada akun tersebut diharapkan dapat meningkatkan pasar
atau audience yang tertarik akan acara tersebut.
2. Laporan Keuangan
Dalam kegiatan ini kami menggunakan dana berupa swadana yang mana kami
mengeluarkan sejumlah uang untuk mempersiapkan acara. Dari hasil MoU antara Wave
Creative dan Mochi Agrin didapatkan bahwa pihak Mochi Agrin memberikan bantuan
sponsor seperti meminjamkan beberapa barang untuk mendukung berjalannya acara serta
memberikan harga khusus dalam proses pembelian mochi.
3. Survey dan Riset Pasar
● Kami memberikan layanan yakni dengan turut serta dalam mempersiapkan
acara, seperti membantu mempublikasikan acara di social media kami
(Instagram) dengan tujuan agar target audience akan semakin luas
● Antusias pengunjung selama acara baik dalam Open Air maupun
penjualan mochi sangatlah tinggi.
● Acara yang meriah memberikan kesan tersendiri bagi para pengunjung.
baik PL FM dan juga Wave Creative menyusun sedemikian rupa
rangkaian kegiatan yang mana menyesuaikan dengan target audience yang
dibidik, yakni kalangan mahasiswa.
 BAB III

PENUTUP

3.1 KESIMPULAN

Secara keseluruhan, Open Air 2023 adalah event yang berhasil memenuhi tujuan
utamanya, yaitu memperkenalkan Radio Kampus Politeknik FM, mendukung pengembangan
bakat di bidang kepenyiaran, memperluas jaringan dan kemitraan, serta memberikan
pengalaman berharga kepada peserta dan konsumen. Event ini juga menggambarkan
pentingnya penggunaan media sosial untuk menciptakan buzz sebelum acara dimulai dan
interaksi positif dengan audiens.
Open Air 2023 bukan hanya sebuah acara, tetapi juga sebuah platform yang menciptakan
peluang nyata untuk UKM Warung Mochi Agrin dalam hal memperluas jaringan,
mengembangkan kemitraan yang bermanfaat, dan mendapatkan pengalaman berharga dalam
berinteraksi dengan audiens yang beragam. Semua ini menciptakan landasan yang k1uat
untuk pertumbuhan dan pengembangan UKM Warung Mochi Agrin di masa depan.

Demikian Laporan Pertanggungjawaban Event Project 2023 ini kami susun. Atas
perhatian dan kerjasama semua pihak, kami ucapkan terimakasih.

Malang, 30 Oktober 2023

Ketua Pelaksana,

Indria Rahma
 LAMPIRAN

1. Dokumentasi para member wave creative

2. Dokumentasi persiapan panggung untuk awarding night

3. Dokumentasi persiapan tenant
4. Dokumentasi pengenalan dan penawaran produk mochi agrin kepada pembeli
5. Surat pernyataan kerjasama dengan PL FM
6. Surat pernyataan kerjasama dengan Warung Mochi Agrin
 DAFTAR ISI (JAGA-JAGA SJ)

INFORMASI UMUM....................................................................................................................2
OPEN AIR 2023............................................................................................................................. 2
BAB I...............................................................................................................................................3
PENDAHULUAN.......................................................................................................................... 3
1.1 LATAR BELAKANG.......................................................................................................... 3
1.2 TUJUAN KEGIATAN......................................................................................................... 3
BAB II............................................................................................................................................. 5
PEMBAHASAN............................................................................................................................. 5
2.1 PENDEKATAN................................................................................................................... 5
2.2 RENCANA DAN PELAKSANAAN.................................................................................. 5
2.2.1 Penyelenggaraan Event...............................................................................................5
2.2.2 Promosi dan Pemasaran.............................................................................................. 6
2.2.3 Peserta dan Partisipasi
Dibuka untuk umum mula................................................................................................... 6
2.2.4 Kegiatan dan Agenda..................................................................................................6
2.2.5 Anggaran.....................................................................................................................6
2.3 HASIL KEGIATAN.............................................................................................................7
2.4 ANALISIS DAN TEMUAN................................................................................................7
2.5 DATA PENDUKUNG......................................................................................................... 9
BAB III..........................................................................................................................................11
PENUTUP.....................................................................................................................................11
3.1 KESIMPULAN..................................................................................................................11
LAMPIRAN..................................................................................................................................12