Maulid Ikatan Pemuda Baalwy 1445 H

Penanggung JawabHasan, Reza, Nina Tanggal Pelaksana Ahad, 3 Desember 2023

Ketua Farhan Alhabsyi Tempat Aula Mulachela Kemang
Sekretaris Ni'mah Bsa Waktu 08.00 WIB - Selesai
Bendahara Hanifah Musayya Pengisi Acara Habib Ahmad Alhabsyi

Divisi
Divisi Divisi
No Divisi Acara Divisi Humas Publikasi dan
Bulan Hannah Konsumsi
Gaswar Perlengkapan
1 Dokumentasi
Dolla BilfaqihDolly Alhabsyi
Assegaf
Rosyid Alhaddad Alaydrus
Yasmin Fathiah
2 Syarif Baagil Zahra Bufteim
Basyaiban Alhabsyi Fatimah Alhabsyi
3 Nabila Aidid Zahra Syahab Syaugi Syahab
Ba'bud
4 Salma Ba'bud Khodijah Baagil Nabil Syahab Annisa Syahab
5 Muhsin Babud afiah baraqbah haekal

Jobdesk :

Ketua Pelaksana
Bersama : ketua panitia memeriksa laporan pertanggungjawaban (LPJ) pasca penyelenggaraan aca
sekretaris,
Bertanggung jawab untuk melaporkan seluruh progres terhadap penanggung jawab

Sekretaris:
Berkoordinasi dengan divisi lain untuk memenuhi kebutuhan mereka terkait kegiatan administrasi
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Bendahara :
Melakukan koordinasi dengan divisi lain terkait kebutuhan dana
Bertanggung jawab kepada ketua Panitia.

Divisi Acara
Melakukan :
sosialisasi susunan acara kepada berbagai pihak yang terkait dengan event tersebut, termasuk ke
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Divisi
MembuatPublikasi dan Dokumentasi:
daftar kebutuhan dan anggaran terkait dengan publikasi dan promosi acara jika diperlukan
Bertanggung jawab kepada Ketua panitia
foto dan dokumentasi di hari-h acara

Divisi Konsumsi
Berkoordinasi :
dengan bendahara terkait list kebutuhan dan anggaran
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia

Divisi Perlengkapan:
Mengadakan dan mendistribusikan perlengkapan acara
Melaporkan hasil-hasil kegiatan kepada Ketua Panitia

Divisi Humas:
Bersedia PIC untuk kontak person panitia ketika dihubungi pihak eksternal/orang tua
Bertanggung jawab kepada Ketua Panitia
ad, 3 Desember 2023
la Mulachela Kemang
.00 WIB - Selesai
bib Ahmad Alhabsyi

) pasca penyelenggaraan acara

wab

atan administrasi

n event tersebut, termasuk kepada anggota panitia

acara jika diperlukan

g tua
Notulensi Rapat Pertama

1. Pengukuhan Panitia
2. Setiap divisi sudah boleh membuat grup dan pembagian jobdesk
3. Div Pubdok sudah bisa membuat poster coming soon
4. Poster bisa diposting Akhir bulan
5. Poster Resmi Awal bulan
Notulensi Rapat ke 2

Div. Acara
Rundownnya sudah dibuat dan kalo bisa udah di konfirmasi ke masing2 picnya biar ada persiapan
PRnya siapkan tema dan cari tempat makan untuk yang VIP

Div. Humas
Minta database kontak untuk yang anak mudanya

Div. Konsumsi
Di list apa aja keperluannya
Jumlah dan harganya

Div. Pubdok
Bikin surat undangan untuk tamu
Untuk ashraf UI/grup khusus Alawiyyin butuh undangan khusus atau tidak?
Kira-kira butuh nametage untuk panitia atau gak? atau pakai yang kuptun
Untuk banner masih menyesuaikan tempat

Div. Perlengkapan
Baru siapkan tabel keperluan
Perlengkapan untuk tiap divisi ditunggu paling lambat minggu depan
No. Divisi PIC Team Nama Kebutuhan
1 Acara Bulan Asseggaf Meja dan Kursi
2 Acara Bulan Asseggaf Print Out Lembar Absen
3 Acara Bulan Asseggaf Mic dan Sount
4 Acara Bulan Asseggaf Bunga sedap malam dan tabur
Acara Bulan Asseggaf vas bunga
Acara Bulan Asseggaf Bunga Palsu dan Sterofom
5 Konsumsi afiah baraqbah nampan
6 Konsumsi afiah baraqbah gelas kertas kopi
7 Konsumsi afiah baraqbah cangkir kopi
8 Konsumsi afiah baraqbah sendok makan
9 Konsumsi afiah baraqbah kompor listrik
10 Konsumsi afiah baraqbah piring makan
11 Konsumsi afiah baraqbah centong sayur
12 Konsumsi afiah baraqbah centong nasi
13 Konsumsi afiah baraqbah nampan kue plastik
14 Konsumsi afiah baraqbah tissu
15 Konsumsi afiah baraqbah plastik kiloan
16 Konsumsi afiah baraqbah centong es
17 Konsumsi afiah baraqbah teko
18 Konsumsi afiah baraqbah termos kopi
19 Konsumsi afiah baraqbah gelas habib
20 Konsumsi afiah baraqbah trashbag
21 Konsumsi afiah baraqbah sendok teh
22 Konsumsi afiah baraqbah suprah
23 Konsumsi afiah baraqbah panci
24 Perlengkapan Abdullah pulpen
25 Perlengkapan Abdullah Kabel Roll
26 Publikasi & Dokumentasi Dolla Tripod (untuk hp livestream)
27 Publikasi & Dokumentasi Dolla Pin
28 Publikasi & Dokumentasi Dolla Banner
29 Publikasi & Dokumentasi Dolla Undangan
30 Konsumsi afiah baraqbah tissu basah
31 Konsumsi afiah baraqbab garpu
32 Konsumsi afiah baraqbah piring buah
33 Konsumsi afiah baraqbah piring rotan
34 Konsumsi afiah baraqbah pisau
35 Konsumsi afiah baraqbah termos nasi buat kelapa
36 Konsumsi afiah baraqbah teh
37 Konsumsi afiah baraqbah gula
38 Konsumsi afiah baraqbah sedotan
39 Publikasi & Dokumentasi Dolla Kamera
40 Publikasi & Dokumentasi Dolla Laptop
41 Acara Bulan Asseggaf Ruang Tamu VIP
42 Konsumsi afiah baraqbah R. Preparasi Konsumsi
Konsumsi afiah baraqbah mangkok plastik
Jumlah PIC Penyedia/Pembeli Sudah masuk list RAB? Status Barang
4 Aula Tidak Perlu Sudah dikonfirmasi PIC
6 Perlap Sudah Sudah dikonfirmasi PIC
2 Aula Tidak Perlu Sudah dikonfirmasi PIC
5 Perlap Belum Sudah dikonfirmasi PIC
4 Perlap Belum Sudah dikonfirmasi PIC
2 Perlap Belum Sudah dikonfirmasi PIC
30 gaswar Tidak Perlu Sudah dibeli
6 pack Perlap Sudah Belum dibeli
15 Perlap Tidak Perlu Belum dikonfirmasi PIC
25 yasmin habsyi Tidak Perlu Sudah dikonfirmasi PIC
1 Perlap Tidak Perlu Belum dikonfirmasi PIC
15 Perlap Tidak Perlu Sudah dikonfirmasi PIC
2 Perlap Tidak Perlu Belum dikonfirmasi PIC
4 yasmin habsyi Tidak Perlu Sudah dikonfirmasi PIC
3 Perlap Sudah Belum dikonfirmasi PIC
8 pack afiah baraqbah Sudah Sudah dikonfirmasi PIC
1 afiah baraqbah Sudah Sudah dikonfirmasi PIC
2 Perlap Tidak Perlu Belum dikonfirmasi PIC
1 Perlap Tidak Perlu Belum dikonfirmasi PIC
2 karima Tidak Perlu Belum dikonfirmasi PIC
15 Perlap Tidak Perlu Belum dikonfirmasi PIC
1 pack afiah baraqbah Sudah Belum dibeli
5 khadijah baagil Tidak Perlu Sudah dikonfirmasi PIC
1 zahra syahab Sudah Belum dibeli
1 perlap Tidak Perlu Sudah dikonfirmasi PIC
2 perlap Sudah Belum dibeli
2 Perlap Tidak Perlu Belum dikonfirmasi PIC
1 Perlap Tidak Perlu Belum dikonfirmasi PIC
perlap Sudah Sudah dikonfirmasi PIC
Dolah Tidak Perlu
12 perlap Tidak Perlu
2 pack afiah baraqbah Sudah Belum dibeli
15 perlap Tidak Perlu
3 perlap Tidak Perlu
50 syarif assegaff Tidak Perlu
2 perlap Tidak Perlu
2 gaswar Tidak Perlu
1 yasmin habsyi Tidak Perlu
1 kg Tidak Perlu
 1 perlap Tidak Perlu
2 Perlap Tidak Perlu
1 Perlap Tidak Perlu
1 Aula Tidak Perlu
1 Aula Tidak Perlu
1 pack afiah
 Remark
(Keterangan Clear
/Komentar) TRUE
2000 TRUE
TRUE
FALSE
FALSE
FALSE
TRUE
@ 12000 FALSE
FALSE
TRUE
dikemang FALSE
u/ VIP TRUE
FALSE
TRUE
@ 60000 FALSE
@ 10000 TRUE
@ 10000 TRUE
FALSE
FALSE
FALSE
FALSE
@20000 FALSE
TRUE
@ 30000 FALSE
TRUE
@ 5000 FALSE
FALSE
FALSE
pakai pin ipb TRUE
FALSE
150000 FALSE
FALSE
 Roundown Acara Maulid IPB
No Waktu
1
2 07.30-08.00
3 08.00-08.15
4 08.15-10.10
5 10.10 - 10.14
6 10.14 - 10.17
7 10.17 - 10.21
8 10.21 - 10.25
9 10.25-11.05
10 11.05-11.45
11 11.45-12.00

Keterangan :

Opsi : jika jumlah rejal lebih banyak dan sampai memenuhi aula maka peserta harim duduk di tera
 Roundown Acara Maulid IPB
Kegiatan

Registrasi Peserta
Pembacaan Yassin
Pembacaan Maulid dan Hadroh
Sambutan Mc
Sambutan Ketua Pelaksana
Sambutan Pembina
Sambutan Ketua DPC RA Jak-Bar

Ceramah
Doa Penutup dan Penutupan MC

Registrasi dipisah mejanya antara harim dan rejal

Sambutan Cuma 3 orang dikasih waktu 3menit/orang
Duduk peserta rejal dan harim posisinya depan belakang (seperti rouha pertama kali) karena dikhawatirkan ada harim yang p
Opsi : jika jumlah rejal lebih banyak dan sampai memenuhi aula maka peserta harim duduk di teras samping kebun.
Tempat makan Vip di meja bundar dekat dapur atau ruang tamu kursinya di singkirkan dan menggunakan karpet se
 Keterangan Time Keeper Durasi
Nabilla Aidid dan Hana Haddad (Harim) 30 Menit
Syaugi Syahab (Rejal) Salmah Ba'bud
Hasan Alatas 15 Menit
Husin Alatas Muhsin Baabud 115 Menit
Dola Bilfaqih dan Rosyid Basyaiban Nabilla Aidid 4 Menit
Farhan Habsyi Nabilla Aidid 3 Menit
? Nabilla Aidid 4 Menit
Habib Ali Alaydrus Nabilla Aidid 4 Menit
Alhabib Ahmad bin Muhammad Al Habsyi 40 Menit
Ustad Ali Albahar Rosyid Basyaiban / Muhsin Baabud 40 Menit
Dola Bilfaqih dan Rosyid Basyaiban Nabilla Aidid 15 Menit

li) karena dikhawatirkan ada harim yang pakai cadar jadi tetap tidak dilihat oleh penceramah
teras samping kebun.
singkirkan dan menggunakan karpet serta suprah
 LEMBAR ABSEN MAULID NABI 1445 H/2023 M

No Nama Marga Alamat No. WA Paraf

Notulensi Rapat ke 3

Divisi Acara
- Di list peralatan souvenir yang buat dikasih ke penceramah
- Update di rundown sambutan-sambutan dari ketua pelaksana, pembina, ketua dpc ra jakbar
- Tentuin layout tempat duduk untuk yang rejal dan harim
- Siapin Parfum

Divisi Konsumsi
- Untuk peserta : Nasi mandhi pake ayam (nampan)
- Untuk tamu VIP : Nasi mandhi pake kambing (nampan)
- Kira-kira untuk VIP perlu siapin ruangan khusus pas makan atau gak?
- Siapin alur kue dan makanan serta minuman keluarnya pas kapan dan konfirmasi ke anak acara

Divisi Pubdok
- Poster udah jadi tinggal dipost kemungkinan besok sore
- Kamera butuh 2 kalo ada 3 gpp
- Perlu list nama tamu yang mau di undang secepatnya
- Siapin konten untuk di story

Divisi Perlengkapan
- Konfirmasi ke PIC terkait perlengkapan yang sudah ada di data
- Minta tolong dibantu info orang yang bisa dihubungi terkait barang yang sudah ada di aula seperti sound system,
- Butuh backdrop lagi atau gak?
- Terakhir update barang-barang dari tiap divisi ditunggu sampai hari Rabu, 8 November 2023

Divisi Humas
Yang akan dilakukan :
- Kalo poster udah di post akan di bc ke orang-orang
- Konfirmasi kira-kira untuk acara maulid perlu batasan umur atau gak?

Tambahan
Kira-kira perlu ada divisi kebersihan atau gak?
ula seperti sound system, meja, bangku