PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS

No. Dokumen : 440/005/SOP/PKM-DDH/II/2023

SOP No. Revisi :
Tanggal Terbit : 20 Februari 2023
Halaman : 1/4
Kepala Puskesmas Didohu
PUSKESMAS Aparus Ruga, SKM
DIDOHU NIP 19800920 200502 1 005

1. Pengertian 1. Dokumen adalah Informasi dengan media pendukungnya.

2. Pengendalian Dokumen adalah kegiatan mengatur dokumen dari mulai pembuatan
pemeliharaan dokumen sampai meninjau ulang dan pemusnahannya.
3. Standar Operasional Prosedur adalah cara tertentu untuk melaksanakan sebuah
kegiatan atau proses.
4. Distribusi adalah kegiatan menyerahkan salinan dokumen kepada unit-unit terkait.
5. Revisi Dokumen adalah perubahan terhadap suatu dokumen.
6. Penarikan Dokumen adalah kegiatan menarik dokumen yang sudah tidak berlaku dari
unit terkait.
7. Pemusnahan Dokumen adalah kegiatan memusnahkan/menghancurkan salinan
dokumen yang sudah tidak berlaku agar tidak terjadi kesalahan penggunaan.
8. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang memenuhi persyaratan sebelum diterbitkan,
peredarannya diawasi, bila dilakukan revisi maka dokumen lama harus disingkirkan dan
diganti dengan dokumen baru, dokumen dicatat.
9. Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari internal Puskesmas
Didohu.
10. Dokumen Eksternal adalah dokumen dari luar Puskesmas Didohu yang digunakan
dalam pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu.
2. Tujuan 1. Mengendalikan seluruh dokumen yang berlaku.
2. Dokumen mudah diidentifikasi dan mudah digunakan.
3. Menghindari penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku.
3. Kebijakan Sebagai pedoman dalam melaksanakan pelaksanaan upaya dan pelayanan Puskesmas yang
sesuai dengan Langkah-langkah dalam SOP.
4. Referensi 1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 44 Tahun 2016 tentang Pedoman Manajemen
Puskesmas
2. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 43 Tahun 2019 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat
5. Prosedur/ 1. PEMBUATAN DOKUMEN
Langkah- WMM menetapkan jenis dokumen terkendali, meliputi:
Langkah a. Manual Mutu
b. Surat Keputusan
c. Pedoman
d. Panduan
e. Standar Operasional Prosedur
f. Kerangka Acuan
g. Dokumen Eksternal yang menjadi referensi
h. Formulir.

2. PENETAPAN JENIS DOKUMEN

WMM menetapkan format pembuatan dokumen sebagai Standar Operasional Prosedur,
yang terdiri dari:
a. Pengertian
b. Tujuan
c. Kebijakan
d. Referensi
e. Alat dan bahan
 f. Prosedur
g. Alur proses
h. Unit Terkait
i. Dokumen terkait
j. Catatan Perubahan

3. PEMBERIAN IDENTITAS DOKUMEN

Setiap dokumen terkendali memiliki bagian pengesahan yang berisi:
a. Lambang Kota
b. Nama Puskesmas
c. Nama jenis dokumen
d. Judul dokumen
e. Nomor kode dokumen
f. Nomor Revisi dokumen
g. Tanggal mulai berlaku
h. Halaman
i. Nama Kepala Puskesmas
j. Pengesahan dokumen

4. PENOMORAN DOKUMEN
Setelah disahkan, WMM memberi nomor dokumen yang terdiri dari 4 bagian:
Bagian I Menunjukkan unit yang membuat dokumen
ADMEN : Administrasi dan Manajemen
LOKET : Unit Pendaftaran & rekam medis
PU : Poli Umum
KIA : Ruang Pelayanan & Program Ibu Hamil, Anak, KB
IMUN : Unit Imunisasi
FARM : Ruang Farmasi
GIZI : Unit Gizi
LAB : Unit Laboratorium
MTBS : Unit MTBS
PROMKES : Program Promosi Kesehatan
TU : Unit Tata Usaha
P2P : Program Pencegahan dan Pengendalian Penyakit

Bagian II menunjukkan Jenis dokumen

MM menunjukkan Manual Mutu
PM menunjukkan Pedoman
PA menunjukkan Panduan
KAK menunjukkan Kerangka Acuan Kegiatan
SOP menunjukkan Standar Operasional Prosedur
FORM menunjukkan Formulir

Bagian III menunjukkan nomor urut dokumen (01, 02, 03,....dst)

Bagian IV menunjukkan tahun penerbitan dokumen dengan 4 digit

Contoh: 440/001/SOP/PKM-DDH/I/2023
440 menunjukkan kode penomoran surat Puskesmas
001 menunjukkan nomor urut penerbitan dokumen
SOP menunjukkan jenis dokumen
I menunjukkan bulan penerbitan dokumen
2023 menunjukkan jenis dokumen
 5. PENGESAHAN DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala
Puskesmas.

6. PENERBITAN DAN DISTRIBUSI DOKUMEN

a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan
dari Kepala Puskesmas
b. WMM bertanggung jawab menyimpan dokumen asli dan memelihara Formulir Daftar
Induk, Manual Mutu, SOP, Dokumen Pendukung, dan Formulir.
c. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh WMM kepada semua unit terkait
dengan memberikan tanda centang pada kotak ”Salinan No” dan dibuktikan dengan
Formulir Bukti Penerimaan Dokumen.

7. REVISI DOKUMEN
Suatu dokumen dapat direvisi dengan tata cara:
a. Pemohon revisi mengusulkan adanya revisi
b. Wakil Manajemen menyetujui permintaan revisi
c. Revisi dicatat dalam rekaman catatan perubahan pada tiap dokumen
d. Revisi terhadap dokumen pendukung (formulir, spesifikasi, dll) dilakukan tanpa
melakukan revisi terhadap Prosedur
e. Sekretariat MUTU dan/atau WMM mendiskusikan usulan perubahan dengan bagian
terkait. Perubahan yang bersifat redaksional atau tidak mengubah isi tidak perlu
dilakukan revisi
f. Dokumen yang direvisi disahkan kembali oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan
Kewenangan Pengesahan Dokumen, diberi nomor revisi dan tanggal terbit baru oleh
Sekretariat MUTU
g. Dokumen yang telah direvisi didistribusikan ke bagian terkait, setelah itu dokumen
yang lama/kadaluarsa ditarik.

8. PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN

a. WMM menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku
b. Salinan dokumen yang sudah ditarik, dimusnahkan dengan cara dihancurkan dan
dicatat dalam formulir berita acara pemusnahan dokumen
c. Formulir berita acara pemusnahan dokumen disimpan oleh WMM.

9. PENGENDALIAN DOKUMEN EKSTERNAL

a. Dokumen eksternal yang didapat dari seminar, pertemuan, atau pelatihan dan
digunakan sebagai referensi Puskesmas harus dilaporkan ke Sekretariat Mutu
b. Semua Dokumen Eksternal disimpan di Sekretariat Mutu.

10. PENYIMPANAN DOKUMEN

a. Dokumen induk sistem mutu disimpan dan dipelihara oleh Sekretariat Mutu
b. Dokumen sistem mutu yang digunakan sebagai acuan/pedoman kerja disimpan di
setiap unit.
6. Diagram Alir
 FLOW CHART

Pengesahan Dokumen/Catatan Mutu

Pengecekan Tim Manajemen Mutu dan Pengesahan

Kapus

7. Unit Terkait Semua Unit

8. Dokumen -
Terkait
9. Rekaman Tgl. Mulai
No. Yang Dirubah Isi Perubahan
Histori diberlakukan
Perubahan
 PENGENDALIAN DOKUMEN
No. Dokumen : 440/005/SOP/PKM-DDH/II/2023
DAFTAR Tgl. Revisi :
TILIK Tgl. Terbit : 20 Februari 2023
Halaman : 1/1
Kepala Puskesmas Didohu
Puskesmas
Aparus Ruga, SKM
Didohu
NIP 19800920 200502 1 005

NO. LANGKAH KEGIATAN YA TIDAK

1. Pembuatan Dokumen/Catatan Mutu
2. Pengesahan Dokumen/Catatan Mutu
3. Pengarsipan Dokumen dan Catatan
4. Pengendalian Dokumen dan Catatan Mutu
5. Pengarsipan Dokumen dan Catatan
6. Pengecekan Tim Manajemen Mutu dan Pengesahan Kapus
7. Pengendalian Dokumen dan Catatan Mutu

CR : …………………………%

Didohu, ……………………..
Pelaksana/Auditor

(…………………………………)