Nomor SOP :

Nama Dan Lambang Lembaga/Satuan Kerja Tanggal Pembuatan :

Tanggal Efektif :

Disahkan Oleh :

SOP tentang Pelaksanaan Kunjungan Kerja dan Studi lapangan Dewan

Dasar Hukum :

1.
Tujuan : Agar pelaksanaan kunjungan kerja dan studi lapangan dewan dapat sesuai dengan ketentuan

No Uraian Kegiatan AKD Pimpina Sekretaris Sub Sub Bag Tim Tim Sub Bag Instansi Output
n DPRD DPRD Bag TU Persidangan Kerja Pendamping Perbendaharaan dan tujuan/lembaga
Pembukuan eksternal

1. AKD (Alat Kelengkapan Dewan) mengajukan Nota komisi

usulan kunjungan kerja/studi banding kepada
Pimpinan DPRD

2 Pimpinan DPRD memutuskan disetujui atau Surat persetujuan

tidak usulan kunjungan kerja/studi banding
dewan (jika tidak disetujui usulan
dikembalikan kepada AKD, jika disetujui,
usulan disampaikan kepada sekretaris DPRD)

4 Sekretaris DPRD meneruskan surat usulan Pembuatan Surat

kepada sub bagian TU untuk dibuatkan surat pemberitahuan
pemberitahuan ke instansi yang akan
dikunjungi

5 Sub Bagian TU mengirimkan Surat Pengiriman surat

pemberitahuan ke instansi tujuan pemberitahuan

6 Sub bagian persidangan membentuk tim kerja Nama-nama tim

dan tim pendamping dewan kerja dan tim
pendamping

7 Nama-nama tim kerja dan tim pendamping Surat perintah

disampaikan kepada sub bagian TU untuk
dibuatkan surat perintah

8 Tim kerja menyusun administrasi keuangan Administrasi

 Studi banding atau kunjungan kerja dewan keuangan

9 Tim kerja mencairkan anggaran biaya Anggaran

keberangkatan kepada Sub bagia
perbendaharaan dan pembukuan

10 Tim pendamping mengumpulkan Data,

bahan/materi serta isu/masalah kebijakan serta bahan/materi isu
agenda kegiatan yang akan dibahas di masalah/kebijaka
daerah/instansi tujuan kepada n

11 AKD, Tim kerja dan Tim pendamping Pelaksanaan

berangkat ke daerah/instansi tujuan kunjungan

12 Tim pendamping mencatat dan membuat Catatan dan

laporan semua hasil kegiatan Kunjungan laporan hasil
kerja/Studi Banding dewan kegiatan

13 Setelah kegiatan kunjungan kerja/studi

banding selesai, tim kerja menyerahkan bukti-
bukti pertanggung jawaban penggunaan
anggaran perjalanan dinas, penandatanganan
SPPD ke Subag TU yang telah disetujui
instansi yang dikunjungi ke bagian sub bagian
perbendaharaan dan pembukuan

14 Tim Pendamping memasukkan dokumen hasil Dokumen

laporan sebagai database kunjungan database
kerja/studi lapangan dewan ke sub bagian
persidangan

15 Tim Pendamping menyerahkan laporan hasil Laporan Hasil

kunjungan/studi banding dewan kepada AKD kunjungan/Studi
banding

16 AKD membahas hasil kunjungan/studi

banding untuk ditindaklanjuti
 Nomor SOP :

Nama Dan Lambang Lembaga/Satuan Kerja Tanggal Pembuatan :

Tanggal Efektif :

Disahkan Oleh :

SOP Pengelolaan Aspirasi dan Pengaduan Masyarakat

Dasar Hukum :

Tujuan : Agar pengelolaan aspirasi dan pengaduan masyarakat terlaksana secara tertib dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

No. Uraian Kegiatan Pelaksana Kegiatan Output

Masy Sub bag AKD Sub Bagian Humas dan Satuan Pencatat/Pembantu
TU Protokoler Pengamanan
Teknis AKD

1. Delegasi masyarakat menyampaikan surat aspirasi Surat Permohonan

dan surat permohonan menyampaikan aspirasi ke Penyampaian Aspirasi
DPRD melalui Sub Bagian TU Masyarakat

2 Sub bagian TU mencatat dan memberi surat masuk,

menyampaikan surat pemberitahuan kepada AKD
perihal kedatangan delegasi asyarakat ke DPRD
untuk menyampaikan aspirasi dan kepada Sub
Bagian Humas dan protokoler

3 AKD mengeluarkan nota dinas perihal kesiapan

menyambut delegasi masyarakat kepada Sub
Bagian TU Nota Dinas

4 Sub Bagian TU menyampaikan Surat Kesiapan Surat

dewan kepada Delegasi Masyarakat, tembusan
surat kepada Sub Bagian Humas dan protokoler Pemberitahuan kesiapan
dewan

5 Sub Bagian Humas dan protokoler menyiapkan tim

satuan pengamanan

6. Delegasi masyarakat datang ke DPRD (disambut

oleh sub bagian Humas dan protokoler sekaligus
 menyiapkan tim pengamanan) Tim Pengamanan

7 Sub Bagian Humas dan Protokoler mendata ulang Verifikasi nama delegasi
nama delegasi masyarakat, substansi pengaduan masyarakat dan substansi
dan AKD yang akan dituju pengaduan

8. Sub Bagian Humas dan protokoler mempertemukan Pertemuan delegasi

delegasi masyarakat dengan pimpinan dan/anggota masyarakat dengan AKD
AKD

9. Pembantu teknis AKD mencatat aspirasi dan

keluhan masyarakat

10 Humas dan Protokoler membuat laporan Laporan pelaksanaan

pelaksanaan penerimaan aspirasi masyarakat

11. Berita acara penerimaan aspirasi masyarakat dan

pencatatan aspirasi masyarakat dimasukkan ke
dalam database pengaduan masyarakat kepada Database aspirasi masyarakat
DPRD

12. Kepala Sub Bagian Humas dan Protokoler

mengevaluasi penerimaan aspirasi masyarakat

13 Kepala Sub Bagian Humas dan Protokoler Konsep tata tertib penerimaan
membuat konsep teknis penyampaian aspirasi dan delegasi masyarakat
penerimaan delegasi masyarakat

14. Hasil pencatatan aspirasi masyarakat ditindaklanjuti

dalam rapat AKD

15. AKD membuat rekomendasi untuk ditindaklanjuti

Rekomendasi AKD

Catatan :

Tindak lanjut pengaduan dan/atau aspirasi masyarakat dapat berupa :

1. Rapat dengan Pendapat umum
2. Rapat dengan pendapat
3. Kunjungan kerja
4. Rapat kerja alat kelengkapan DPRD dengan mitra kerjanya

Disetujui oleh,

Kepala Sub Bagian Humas dan Protokol