0

DAFTAR ISI
A. Tentang SIAPIK FP ................................................................................................ 2
B. Manajemen Pengguna .......................................................................................... 2
C. Halaman Aplikasi ................................................................................................... 3
1. Halaman Beranda .............................................................................................. 4
2. Halaman Manajemen User ................................................................................ 4
3. Halaman Jurusan / Prodi .................................................................................... 6
4. Halaman Mahasiswa .......................................................................................... 7
5. Halaman Dosen.................................................................................................. 8
6. Halaman Jenis Surat .......................................................................................... 9
7. Halaman Pengajuan ......................................................................................... 10
8. Menu Profile ..................................................................................................... 12
9. Logout .............................................................................................................. 13

1
A. Tentang SIAPIK FP

Sistem Informasi Pelayanan Akademik Mahasiswa Fakultas Pertanian

(SIAPIK-FP) adalah suatu sistem yang dirancang dan digunakan civitas
akademika Fakultas Pertanian Universitas Halu Oleo untuk mengelola
informasi terkait dengan layanan akademik yang diberikan kepada mahasiswa.
Sistem ini mencakup berbagai aspek yang berhubungan dengan kegiatan
akademik mahasiswa diantaranya terkait ujian akhir mahasiswa, keterangan
aktif kuliah, pindah kuliah, izin penelitian, dan lain sebagainya.
SIAPIK-FP bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan
aksesibilitas dalam pengelolaan berbagai aspek akademik mahasiswa,
membantu mahasiswa mengakses informasi yang diperlukan untuk
merencanakan program studi mereka, dan membantu staf administrasi
akademik dalam memproses data dan memberikan dukungan yang dibutuhkan
oleh mahasiswa selama masa studi mereka. Adapun layanan yang termasuk
dalam SIAPIK-FP yakni :

1. Surat Izin Penelitian

2. Surat Keterangan Aktif Kuliah
3. Surat Yudisium
4. Surat Cuti Akademik
5. Surat Keterangan Tidak Terima Beasiswa
6. Surat Penetapan Pembimbing Skripsi
7. Surat Seminar Hasil Penelitian
8. Surat Seminar Proposal Penelitian
9. Surat Ujian Akhir Skripsi/Thesis
10. Surat Keterangan Berkelakuan Baik
11. Surat Keterangan Alumni
12. Surat Keterangan Belum Bekerja
13. Surat Permohonan Pindah Kuliah

SIAPIK-FP dapat diakses pada url : https://siapik.fp.uho.ac.id/

2
B. Manajemen Pengguna

Pada aplikasi SIAPIK-FP terdapat beberapa level pengguna yakni :

1. Admin Fakultas, user level ini bertugas untuk melakukan verifikasi layanan
yang masuk di level fakultas seperti cuti akademik, yudisium, aktif kuliah,
belum bekerja, dll. User ini juga bertugas untuk melakukan pemantauan
pada seluruh level user dibawahnya yakni admin jurusan dan juga
mahasiswa. Admin fakultas juga dapat memonitoring jumlah layanan yang
masuk berdasarkan jenisnya serta jumlah user terdaftar.
2. Admin Jurusan, user level ini bertugas untuk memverifikasi layanan yang
masuk di level jurusan seperti pengajuan jadwal ujian proposal, seminar
hasil, dan skripsi. User level ini juga bertugas untuk dapat menambahkan
data dosen dan mahasiswa pada masing-masing program studi/jurusan
3. User Mahasiswa, user level ini dapat melakukan permintaan layanan surat
akademik yang dibutuhkan dengan mengakses masing-masing fitur pada
aplikasi SIAPIK FP

C. Halaman Aplikasi Admin Fakultas

Untuk dapat mengakses Sistem Informasi Pelayanan Akademik Fakultas

Pertanian Universitas Halu Oleo dapat diakses melalui www.siapik.fp.uho.ac.id
seperti pada gambar dibawah ini.

Gambar 1. Halaman Beranda

3
Selanjutnya user admin dapat memasukkan username dan password seperti
yang telah dibagikan.

1. Halaman Beranda Admin

Setelah login, admin akademik akan dapat melihat tampilan dashboard
yang menampilkan grafik jumlah mahasiswa dan dosen per
jurusan/program studi yang telah terdaftar menjadi user SIAPIK-FP dan
juga jumlah surat berdasarkan jenisnya.

Gambar 2 Halaman Dashboard Admin Akademik

2. Halaman Manajemen User

Pada halaman ini memungkinkan user akademik melakukan pemantauan
dan mengelola data pengguna pada berbagai level seperti pada Gambar

4
 Gambar 3. Halaman Manajemen User

Pada halaman ini, admin akademik dapat melakukan penambahan data

user melalui buton Tambah pada bagian kanan atas.

Gambar 4. Button Tambah Data User

Pada laman Tambah Data User, admin akademik dapat menambahkan data
User yang terdiri dari Nama Lengkap, Username, Email, Password, Level
User, Jurusan/Program Studi, No.HP dan Foto Profil. Penambahan data
user juga dapat dilakukan secara langsung dengan unggah file bentuk excel
melalui level user jurusan.

5
 Gambar 5 Isian Tambah Data User Secara Manual

Pada bagian kanan manajemen user juga terdapat atribut action yang dapat
digunakan admin akademik untuk mengelola data user yang terdiri dari
update data user, reset password dan delete data pengguna

Gambar 6 Fitur Aksi Mengelola Data User

3. Halaman Jurusan / Program Studi

Pada halaman ini menunjukkan Jurusan dan Program Studi yang ada di
Fakultas Pertanian. Admin dapat melakukan penambahan data jika ada
penambahan jurusan atau program studi pada Fakultas Pertanian. Pada
halaman ini admin juga dapat melakukan update data Ketua Jurusan,
Sekretaris Jurusan maupun gelar sebutan bagi lulusan.

6
 Gambar 7 . Halaman Jurusan / Program Studi

4. Halaman Mahasiswa
Pada halaman mahasiswa khusus untuk mengelola data user mahasiswa.
Admin akademik juga dapat menambahkan data user mahasiswa dan
mengelola data mahasiswa melalui halaman ini. Perbedaan dengan
halaman manajemen user, pada halaman mahasiswa ini hanya untuk
mengelola data mahasiswa sedangkan halaman manajemen user untuk
mengelola data seluruh user. Pada halaman mahasiswa ini juga tidak dapat
dilakukan untuk reset password.

Gambar 8. Halaman Mahasiswa

7
5. Halaman Dosen
Pada menu Halaman Dosen digunakan untuk mengelola data dosen.
Dosen bukanlah user melainkan hanya berupa tabel karena dibutuhkan
dalam berbagai layanan persuratan akademik misalnya sebagai dosen
pembimbing atau dosen penguji pada surat layanan akademik yang
berkaitan dengan ujian Tugas Akhir. Pada laman ini terdapat button tambah
data yang terletak pada bagian kanan atas serta tombol action untuk update
dan delete data dosen pada tabel atribut bagian kanan.

Gambar 9. Halaman Dosen

Pada Button tambah data, admin akan menambahkan data dosen berupa
Nama Dosen, NIP, NIDN, Email Institusi, Jenis Kelamin, Bidang Ilmu,
Jabatan Akademik, Pangkat/Gol.Ruang, dan Jurusan/Program Studi

8
 Gambar 10. Halaman Tambah Data Dosen

6. Halaman Jenis Surat

Pada halaman Jenis Surat, Admin akademik dapat menambahkan data
jenis surat dan juga mengelola data surat

Gambar 11. Halaman Kelola Data Jenis Surat

Dalam menu tambah data dan juga edit/update data admin dapat
menambahkan persyaratan yang merupakan syarat wajib yang harus
ditambahkan oleh mahasiswa saat pengajuan. Pada data tambah jenis
surat terdapat beberapa inputan yang harus diisikan yakni
a) Nama Jenis Surat
b) Status Surat

9
 c) Tambah Syarat yang terdiri dari Metada dan type data. Ada beberapa
type data yakni :
1) Text jika data yang diinputkan berupa teks biasa misal nama
2) Number jika data yang diinputkan hanya berupa nomor misal
nomor handphone
3) Select jika data yang diinputkan merupakan pilihan untuk memilih
nama dosen
4) Date jika data yang diinputkan berupa tanggal misalnya tanggal
lahir atau tanggal ujian
5) File jika data yang diinputkan berupa data unggahan, misalnya
surat pernyataan, kartu mahasiswa, foto, dll

Gambar 12. Halaman Tambah Data Jenis Surat’

7. Halaman Pengajuan
Pada halaman Pengajuan merupakan halaman inti bagi admin akademik
dalam mengelola surat yang telah diajukan oleh mahasiswa. Pada laman
ini admin dapat mensortir ajuan berdasarkan jenis surat ataupun mencari
melalui tombol search berdasarkan nama mahasiswa, nim, dan juga
jurusan untuk mempercepat pencarian pengelolaan. Status surat yang
belum di proses pun selalu berada di paling atas agar dapat mempermudah
admin melakukan pemeriksaan.

10
 Gambar 13. Halaman Kelola Data Pengajuan

Admin akademik bersama admin jurusan sama sama dapat mengelola data
pengajuan untuk menyetujui status dengan langsung klik pada bagian
button merah. Namun sebelumnya admin dapat memastikan apakah bukti
ajuan sudah sesuai dengan mengklik pada button coklat yang merupakan
dokumen pelengkap ajuan. Jika sudah sesuai, admin dapat langsung
mengklik pada Status Ajuan.

Gambar 14. Halaman Kelola Data Pengajuan Setelah Disetujui

Setelah disetujui selain ada perubahan warna dan keterangan button status
maka file surat ajuan sudah dapat diunduh baik pada level admin maupu
level user mahasiswa yang melakukan pengajan pada button berwarna
hijau di bawah kolom action.

11
 Gambar 15. Contoh Surat Keterangan Aktif Kuliah Yang Berhasil Diajukan

8. Menu Profile
Untuk masuk pada halaman profil dapat dilakukan dengan mengklik ikon
profile yang berada pada sudut kanan atas pada dashboard dan pilih View
Profile.

Gambar 16. Tampilan Tombol View Profile

Jika sudah di klik maka akan masuk ke halaman prolile dengan tampilan
seperti Gambar 21:

12
 Gambar 17. Tampilan Profil Admin Akademik

Pada halama profil ini berisi data-data tentang diri mahasiswa mulai dari
Nama, Jurusan, dan lain-lain. Admin sebagai user dapat melakukan update
data diri. Untuk beberapa data juga ada yang masih kosong, admin dapat
mengisinya untuk melengkapi data diri tersebut. Pada menu ini admin juga
dapat melakukan editing password. Untuk mengkonfirmasi semua
perubahan tersebut user cukup menekan tombol update yang berada pada
sebelah kiri bawah dari halaman. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada
Gambar 22 berikut ini:

9. Log Out
Untuk melakukan logout atau keluar dari akun cukup klik sudut pada ikon
profile yang berada di sudut kana atas dashboard dan kemudian klik Logout
seperti pada Gambar 16.

13