BAB III

LAPORAN KEGIATAN MAGANG

3.1 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN

Hari Jam Masuk Jam Istirahat Jam Pulang
Senin 08.00 12.00 – 13.00 15.00
Selasa 08.00 12.00 – 13.00 15.00
Rabu 08.00 12.00 – 13.00 15.00
Kamis 08.00 12.00 – 13.00 15.00
Jumat 08.00 12.00 – 13.00 14.00
Sabtu
Minggu Libur

Tabel 1.1 (Tabel Waktu Pelaksanaan Magang)

Keterangan :
1. Jadwal diatas tidak menjadi patokan, jam masuk, istirahat, dan pulang
2. Hari Sabtu dan Minggu adalah hari libur, namun dalam beberapa
kesempatan diwajibkan untuk tetap berangkat dengan agenda seperti
pelaksanaan beberapa kegiatan.

3.2 KEGIATAN MAGANG SECARA UMUM

Pelaksanaan magang berlangsung selama dua bulan, dimulai dari

tanggal 25 September – 27 November 2023. Kegiatan yang ada pada Dinas
Kepemudaan dan Olahraga dilaksanakan secara Work From Office (WFO)
tetapi karena bertepatan dengan beberapa event membuat kegiatan juga sering
dilakukan di luar kantor.

Work From Office (WFO) dilakukan di kantor Dispora tepatnya di Jl.

Pamularsih Raya No.20, Bongsari, Kec. Semarang Barat, Kota Semarang,
Jawa Tengah 50148. Kegiatan dilaksanakan pada hari Senin - Jumat mulai
dari pukul 08.00 sampai 15.00 tetapi jam tersebut sesuai dengan kegiatan
kantor. Jadwal tersebut bukan menjadi patokan karena bertepatan dengan
diselenggarakannya beberapa event yang mengharuskan melakukan kegiatan
di luar kantor. Sebelum kegiatan juga diperlukan survey lapangan dan
monitoring yang dilakukan di jam kerja.

3.3 KEGIATAN MAGANG SECARA KHUSUS

Adapun Kegiatan magang yang dilaksanakan Bidang Humas Dinas

Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang diantaranya sebagai berikut :
1. Manajemen Event
2. Monitoring kegiatan meeting & conference
3. Belajar negoisasi dalam menjalin kerja sama dengan organisasi
kepemudaan dan kepramukaan di Semarang
4. Melayani masyarakat terkait informasi pada bidang pengembangan
pemuda
5. Membuat surat dan nota dinas
6. Processing dan pengolahan data

Kegiatan magang Bidang Humas Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota

Semarang di mulai dari proses penyerahan berkas meliputi surat rekomendasi
dari prodi dan proposal magang. Setelah memasuki jadwal magang
mahasiswa beradaptasi dengan lingkungan kerja mulai dari perkenalan
dengan staff hingga kegiatan dan pekerjaan apa yang akan diberikan.
Kemudian diberitahukan mengenai bidang yang akan ditempati sesuai dengan
minat studi yang pemagang ambil yaitu dibagian humas. Seiring berjalannya
waktu pemagang semakin akrab dengan staff yang ada di bidang
pengembangan pemuda yaitu Mbak Diah, Bu Panca, Pak Rusmanto, dan Pak
Maki. Para staff sangat membantu pemagang dalam mengenal dunia
pekerjaan terutama mengenai kedisiplinan dan ketelitian. Hal inilah yang
membuat pemagang memperoleh pengalaman baru yang nantinya akan
digunakan di dunia kerja yang sesungguhnya.

3.4 HASIL LAPORAN MAGANG

Berikut penjelasan tugas yang dijalankan oleh Pemagang pada Bidang Humas Dinas
Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang :

3.4.1 Manajemen Event

Jadwal magang yang pemagang pilih bertepatan dengan event besar

tahunan yang dilaksanakan oleh Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota
Semarang. Pengertian event sendiri adalah suatu kegiatan yang
diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting, baik secara individu
atau kelompok. Event yang dimaksud adalah peringatan Hari Sumpah
Pemuda yang ke.95. Sebagai kedinasan yang bertanggung jawab atas
perkembangan dan prestasi pemuda di Kota Semarang membuat Hari
Sumpah Pemuda menjadi hari besar karena hari itu menjadi momen
bersatunya para pemuda untuk kemerdaan Indonesia. Karena itulah Hari
Sumpah Pemuda tidak hanya diselenggarakan dengan upacara tetapi terdapat
event kepemudaan yang bernama Gelora Muda.

Meskipun terdapat event Gelora Muda tetapi yang menjadi event utama
dari Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang adalah Upacara
Peringatan Hari Sumpah Pemuda. Hal ini dikarenakan event Gelora Muda
berkolaborasi dengan salah satu organisasi kepemudaan di Kota Semarang
yaitu Forum Komunikasi OSIS (FKO) sedangkan upacara peringatan
sepenuhnya menjadi tanggung jawab Dinas Kepemudaan dan Olahraga.
Dengan ini kepala bagian pengembangan pemuda mempercayakan kegiatan
upacara peringatan kepada pemagang mulai dari perencanaan hingga
pelaksanaan.

Hal inilah yang membuat manajemen event sangat dibutuhkan agar evnt
berjalan sesuai dengan rencana. Adapun langkah-langkah manajemen event upacara
Hari Sumpah Pemuda ke.95 di Dinas Kepemudaan dan Olahraga yaitu :

1. Proses perencanaan dengan mempersiapkan materi mengenai rencana upacara

peringatan Hari Sumpah Pemuda ke.95 yang akan dipaparkan setiap rapat.

Gambar 3.1 Materi Persiapan Hari Sumpah Pemuda ke.95

2. Pembentukan panitia yang terdiri dari seluruh staff Dinas Kepemudaan dan
 Olahraga dan dibantu oleh dinas lain di Kota Semarang

Gambar 3.2 Pembentukan Panitia HSP ke.95

3. Pelaksanaan rapat untuk membahas teknis upacara peringatan Hari Sumpah
Pemuda dengan panitia, petugas upacara, dan peserta upacara

Gambar 3.3 Rapat Persiapan Upacara HSP ke.95

4. Pembuatan surat undangan dan memo yang akan diajukan pada Walikota
Semarang

Gambar 3.4 Pembuatan Surat dan Memo

5. Monitoring persiapan upacara peringatan Hari Sumpah Pemuda di Balaikota
Semarang dan monitoring Paduan Suara di UNDIP
 Gambar 3.5 Monitoring Persiapan Upacara HSP ke.95
6. Pelaksanaan gladi pada 26 Oktober 2023 yang kemudian cross check
perlengkapan yang kurang

Gambar 3.6 Pelaksanaan Gladi Upacara HSP ke.95

7. Pelaksanaan kegiatan upacara peringatan Hari Sumpah Pemuda ke.95 yang
diadakan pada 28 Oktober 2023.

Gambar 3.7 Pelaksanaan Kegiatan Upacara HSP ke.95

Selain berpartisipasi penuh pada kegiatan upacara peringatan Hari
Sumpah Pemuda ke.95 pemagang juga dipercaya menjadi panitia pada
beberapa event lainnya yaitu:
1. Puncak acara Gelora Muda

Gelora Muda merupakan event yang dilaksanakan untuk memeriahkan

 peringatan Hari Sumpah Pemuda yang berkolaborasi dengan Forum
Komunikasi OSIS (FKO). Event ini berlangsung mulai tanggal 14 hingga 28
Oktober 2023. Gelora Muda merupakan event perlombaan untuk anak SMA
sederajat yang terdiri atas lomba futsal, tari, mobile legend, hingga band. Pada
event ini pemagang ikut membantu dalam monitoring acara sebagai
perwakilan Dinas Kepemudaan dan Olahraga. Monitoring ini dilaksanakan
pada lomba yang berjalan yaitu lomba futsal, tari, mobile legend, dan band.
Selanjutnya pada puncak Gelora Muda pemagang ditunjuk sebagai panitia
bersama Forum Komunikasi OSIS.

Gambar 3.7 Pelaksanaan Lomba Gelora Muda

Gambar 3.8 Pelaksanaan Puncak Gelora Muda

2. Forum Group Discussion (FGD)

Sebagai dinas kepemudaan, Dispora harus menjalin hubungan erat dengan

para pemuda di Kota Semarang salah satunya adalah dengan pelaksanaan FGD.
Kegiatan ini dilakukan di tiga kecamatan yaitu Kecamatan Semarang Selatan
pada 20 November 2023, Kecamatan Semarang Tengah pada 22 November
2023, dan Kecamatan Gajahmungkur pada 26 Oktober 2023. Selain manjalin
hubungan erat dengan para pemuda, acara ini juga sangat bermanfaat karena
bukan Dispora yang menyampaikan materi tetapi langsung dari pihak DPRD
dengan tema kepemudaan. Hal ini membuat pemagang juga memiliki
kesempatan untuk berinteraksi langsung dengan DPRD Kota Semarang.

Gambar 3.9 Pelaksanaan FGD Bersama DPRD Kota Semarang

3.4.1 Monitoring Kegiatan Meeting

Meeting dan conference adalah pertemuan yang diselenggarakan pada
sebuah kelompok orang yang tergabung dalam asosiasi. Sebagai sebuah
organisasi, penting adanya meeting atau rapat baik dengan pihak internal
maupun eksternal guna menjalin hubungan yang erat dan terjadinya
kerjasama yang baik. Biasanya rapat dilaksanakan di ruang rapat lantai 2
Dispora dan ruang rapat lantai 1 Dispora. Dalam hal ini pemagang diberi
kesempatan untuk mengikuti beberapa rapat yang dilaksanakan dan membuat
notulensi dari rapat tersebut. Selama magang, sejumlah rapat yang diikuti
pemagang yaitu:

1. Rapat persiapan HSP Ke.95

2. Rapat dengan pihak Universitas Negeri Semarang terkait kegiatan

magang mahasiswa

3. Rapat dengan pihak Pramuka Kwarcab terkait dana hibah

4. Pelaksanaan Studi Banding dengan Dinas Kepemudaan dan

Olahraga Kabupaten Demak

Gambar 3.10 Monitoring Kegiatan Meeting

 Adapun tugas yang diberikan oleh kepala bidang kepada pemagang
selama pelaksanaan rapat yaitu:

1. Mempersiapkan materi rapat;

2. Menjadi operator setiap rapat;

3. Mempersiapkan konsumsi untuk peserta rapat;

4. Membuat notulensi rapat.

3.4.3 Belajar menjalin kerja sama dengan organisasi kepemudaan dan

kepramukaan di Semarang

Dalam hal ini kepala bidang pengembangan pemuda selaku

pembimbing memberikan nomor perwakilan organisasi kepemudaan dan
kepramukaan kepada pemagang guna memberikan konfirmasi atau
keperluan yang dibutuhkan. Pemagang menjalankan tugas ketika harus
memfollow-up kegiatan persiapan Hari Sumpah Pemuda kepada peserta
upacara dengan menghubungi via whatsapp.

Gambar 3.11 Menjalin Kerjasama Dengan Organisasi Kepemudaan Kota Semarang

Selain itu menjalin kerja sama juga dilaksanakan pada setiap

pertemuan yang juga pemagang ikut serta di dalamnya. Misal ketika
dilaksanakan pertemuan dengan Pramuka Kwarcab untuk membahas
ketetapan Kota Semarang sebagai tuan rumah Jambore Daerah. Selain
melihat kerja sama yang terjalin, pemagang juga belajar tentang negosiasi
dan lobbying karena ketika itu terjadi masalah dalam kepastian dari pihak
pusat. Sehingga Pramuka Kwarcab menghubungi pihak Dispora untuk
mengajukan proposal terkait dana dan persiapan lainnya. Hal ini tentu akan
berlanjut sampai terjadi kesepakatan yang membuat pihak Dispora harus
 memberikan informasi lebih lanjut.

3.4.4 Melayani masyarakat terkait informasi pada bidang

pengembangan pemuda

Secara umum pemagang ditugaskan oleh kepala seksi untuk

menangani masyarakat yang ingin menanyakan perihal kegiatan yang
dilaksanakan Dinas Kepemudaan dan Olahraga tepatnya pada bidang
pengembangan pemuda, seperti pengambilan sertifikat penghargaan,
keperluan pihak lain bertemu dengan kepala bidang, keperluan penawaran
jasa dari pihak lain, dan informasi teknis kegiatan. Jika ada masyarakat yang
memiliki keperluan seperti tadi sudah disebutkan, penulis ditugaskan
memberi arahan sesuai dengan keperluan. Namun yang menjadi tugas
utama yaitu terkait pengambilan sertifikat penghargaan. Adapun prosedur
pengambilan sertifikat penghargaan yaitu:

1. Setiap penerima sertifikat diwajibkan datang langsung ke kantor

Dinas Kepemudaan dan Olahraga atau boleh diwakilkan

2. Sebelum menerima sertifikat atau penghargaan lain wajib

mengisi daftar penerima sertifikat yang sudah disediakan

Pelayanan informasi ini berlangsung dari pukul 08:00 sampai 16:00.

Namun jika ada rapat maupun tugas diluar kantor, pelayanan ini pun tutup.

Gambar 3.12 Melayani pengambilan sertifikat penghargaan

3.4.5 Membuat Surat dan Nota Dinas
Sebagai salah satu dinas yang ada di Kota Semarang, semua
kegiatan atau keperluan diwajibkan untuk membuat surat dan keperluan
dengan walikota wajib membuat nota dinas. Hal ini dilakukan agar setiap
kegiatan memiliki arsip yang jelas yang akan berguna untuk kegiatan
selanjutnya. Pembuatan surat dan nota dinas di Kota Semarang saat ini
menggunakan satu website yaitu Srikandi dimana pada website tersebut
pihak dinas akan otomatis mendapat nomor surat dan tanda tangan kepala
dinas.

Gambar 3.12 website srikandi

Karena itu setiap langkah dalam melaksanakan kegiatan seperti
peringatan Hari Sumpah Pemuda, kegiatan Kita Pemuda, Gelora Muda,
maupun Forum Group Discussion pemagang ditugaskan untuk membuat
surat dan nota dinas. Sebelum membuat surat dan nota dinas tersebut,
pemagang diberikan contoh nota dinas atau undangan sebelumnya untuk
mengerjakan tugas tersebut. Adapun langkah-langkah dalam pembuatan
surat dan nota dinas yaitu:
1. Melihat nota dinas sebelumnya yang diberikan oleh pembimbing
praktikan, lalu praktikan mengerjakannya dengan ms word. Pemagang
memberikan hasil pekerjaan kepada kepala bidang untuk di cek sudah
benar atau tidak.
2. Memasukkan surat atau nota dinas ke website Srikandi untuk
penomoran dan tanda tangan.
3. Surat dan nota dinas di print kemudian memfotocopy kertas tersebut
untuk diperbanyak guna keperluan arsip
4. Scan surat dan nota dinas apabila diperlukan karena beberapa pihak
juga membutuhkan soft file dari surat tersebut.
 Gambar 3.13 Pembuatan Surat Undangan
3.4.6 Processing dan Pengolahan Data
Proses dalam mengolah data pada Dinas Kepemudaan dan
Olahraga dilakukan di website yang bernama LPSE (Layanan Pengadaan
Secara Elektronik). LPSE adalah unit kerja yang dibentuk di seluruh
Kementerian atau Lembaga atau BUMN dan Pemerintahan Daerah untuk
menyelenggarakan sistem pelayanan pengadaan barang/jasa secara
elektronik serta memfasilitasi ULP (Unit Layanan Pengadaan) dalam
melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik. Pengadaan
barang/jasa secara elektronik akan meningkatkan transparansi dan
akuntabilitas, meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat,
memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan, mendukung proses
monitoring dan audit dan memenuhi kebutuhan akses informasi yang real
time guna mewujudkan clean and good government dalam pengadaan
barang/jasa pemerintah.
Pemagang diberi tugas untuk menginput semua data inforrmasi
mengenai pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan selama kegiatan
dilaksanakan. Data dari website ini yang nantinya akan dilanjutkan pada
pembayaran pajak yang berhubungan dengan administrasi dari bidang
pengembangan pemuda.
 Gambar 3.13 Website LPSE
3.5 PENGETAHUAN DAN PENGALAMAN YANG DIPEROLEH

Mahasiswa mendapatkan berbagai pengetahuan dan pengalaman

selama melaksanakan magang diantaranya:

1. Lingkungan Kerja Instansi

Melalui program magang, mahasiswa mendapatkan pengalaman

nyata mengenai seperti apa lingkungan kerja dalam lingkup
professional. Mahasiswa belajar mulai dari hal-hal kecil seperti etika
dalam berkomunikasi dengan atasan, staff, hingga bagaimana membuat
janji dan berkomunikasi dengan pihak luar instansi.

2. Company Profile Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang

Melalui program magang ini, mahasiswa mendapatkan ilmu

pengetahuan yang dalam akan Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota
Semarang terkhusus bagian humas. Mulai dari visi, misi, struktur
organisasi, hingga job desc atau tugas berbagai bidang khsusnya
Bidang Pengembangan Pemuda.

3. Bidang Pengembangan Pemuda

Dalam kegiatan magang ini mahasiswa ditempatkan dalam Bidang

Pengembangan Pemuda. Melalui sharing yang dilakukan baik dengan
Kepala Bidang Pengembangan Pemuda dan juga staff bidang, penulis
mendapatkan penjelasan lebih detail mengenai berbagai program
kerja di bagian humas di Bidang Pengembangan Pemuda seperti
Peringatan Hari Sumpah Pemuda, event lomba Gelora Muda, dan
pelaksanaan Forum Group Discussion (FGD) bersama DPRD Kota
Semarang.
 BAB IV
PEMBAHASAN

Pada bab ini, Pemagang akan membahas terkait kegiatan bidang Humas Dinas
Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang dan juga menganalisisnya dengan
materi yang telah diterima selama perkuliahan.
4.1 ANALISIS KEGIATAN MAGANG
Berikut merupakan teori yang sesuai dengan kegiatan magang di Dinas
Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang :
4.1.1 Dinamika Penyusunan Program dan Kegiatan

Pelaksanaan kegiatan magang di Dinas Kepemudaan dan Olahraga

Kota Semarang yang dilaksanakan oleh mahasiswa berlangsung selama 46
hari kerja, terhitung sejak tanggal 25 September 2023 hingga 27 November
2023. Pelaksanaan kegiatan ini diambil untuk memenuhi mata kuliah
magang yang dilaksanakan pada semester tujuh. Rangkaian kegiatan
magang yang dilakukan oleh mahasiswa yaitu mengikuti apel pagi rutin
setiap hari Senin. Apel dilakukan selain sebagai bentuk rutinitas pagi juga
berperan dalam mempererat hubungan dengan berbagai bidang di Dispora
Kota Semarang sehingga hubungan harmonis dan kolaboratif dapat
tercapai(Rasi and Seda, 2014).
Mahasiswa juga diminta untuk dapat berpartisipasi dalam kegiatan
Hari Sumpah Pemuda (HSP) dan Puncak Gelora Muda yang dilaksanakan
pada 28 Oktober, dan kegiatan Focus Group Discussion (FGD) Bersama
DPRD Kota Semarang pada tanggal 20, 22, dan 24 November. Pada
kegiatan HSP Ke-95, mahasiswa ditugaskan dalam persiapan seperti surat
undangan dan perlengkapan pada upacara di Balai Kota Semarang. Selain
itu juga mempersiapkan pengedaran surat undangan kepada para tamu
HSP Ke-95.Gladi kotor dan bersih kegiatan HSP Ke-95 juga dihadiri oleh
mahasiswa dan pada tanggal 26 Oktober 2023 mahasiswa mengikuti
upacara HSP Ke-95 di Balai Kota Semarang. Terakhir pada kegiatan
Forum Group Discussion mahasiswa melakukan diskusi mengenai
kepemudaan bersama DPRD Kota Semarang dengan pemuda sebagai
audiens terkait persiapan materi, sebagai operator, membantu dalam
 pengadministrasian kegiatan, serta ikut mendampingi kegiatan.
Setiap harinya mahasiswa diikut sertakan dalam berbagai kegiatan
yang dimiliki oleh Bidang Pengembangan Pemuda, seperti diskusi dengan
supervisor terkait pemuda. Penulis juga ditugaskan untuk menangani
pembuatan surat undangan, rapat, technical meeting; penyusunan LPJ
padawebsite SIPD. Lalu pada kegiatan Kita Pemuda pada 30 Oktober lalu
penulis ikut serta dalam administrasi peserta. Melalui berbagai macam
kegiatan yang diikuti, penulis dapat memahami terkait apa saja yang
dikerjakan pada Bidang Pengembangan Pemuda Dinas Kepemudaan dan
Olahraga Kota Semarang.
4.2 KESESUAIAN TEORI MATA KULIAH DENGAN PRAKTIK
MAGANG
Kegiatan magang yang dilakukan di Bidang Pengembangan
Pemuda Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang merupakan
bentuk praktek kerja nyata dari beberapa mata kuliah yang telah
didapatkan di bangku perkuliahan. Kegiatan magang bermanfaat dalam
melatih mahasiswa untuk dapat terjun langsung di dunia kerja dengan
mengimplementasikan teori-teori yang telah dipelajari di bangku
perkuliahan. Teori-teori yang ada dapat menjadi bahan acuan dalam
menganalisis atau kegiatan dalam instansi (Adnin, 2022).
Beberapa mata kuliah yang dapat diterapkan dalam kegiatan
magang ini yaitu Event Management, dan Public Relations.
4.2.1 Event Management
Event atau acara adalah hal pokok yang akan dilaksanakan
berdasarkan rencana yang telah direncanakan dan bukan secara spontan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melaksanakan sebuah
event yaitu: perencanaan yang matang, penyusunan panitia, pembuatan
konsep, timeline acara. Menurut (Noor, 2013) event merupakan suatu
kegiatan yang diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting
sepanjang hidup manusia, baik secara individu atau kelompok yang
terikat secara adat, budaya, tradisi, dan agama yang diselenggarakan
untuk tujuan tertentu serta melibatkan lingkungan masyarakat yang
diselenggrakan pada waktu tertentu.
 (Noor, 2013) mendefinisikan event sebagai suatu kegiatan yang
diselenggarakan untuk memperingati hal-hal penting, baik secara
individu atau kelompok. Berpijak pada kedua definisi tersebut, peneliti
mengartikan bahwa event merupakan sebuah kegiatan bisa berwujud
atraksi ritual keagamaan, tradisi, budaya, olahraga, dan lain sebagainya
yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu dengan mendatangkan
orang-orang ke suatu tempat agar mereka memperoleh informasi atau
pengalaman penting.
Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan dengan memberdayakan dengan
memberdayakan anggota organisasi dan pengguna sumber daya
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan
(Handoko dalam Suhendra & Wardhani, 2015:135). Newman (dalam
Suhendra & Wardhani, 2015: 140) menyatakan fungsi manajemen
sebagai planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian),
directing (pemberian bimbingan), dan controlling (pengawasan).

• Teori Event Management Goldblatt

Keberhasilan event haruslah melalui beberapa tahapan mulai

bagaimana pengorganisasian kegiatan tersebut dari awal hingga akhir.
Diawali dengan membuat kerangka konsep hingga pelaksanaan sampai
dengan kegiatan berakhir. Hal tersebut dilakukan agar event yang akan
diselenggarakan berjalan dengan baik sesuai tujuan dan untuk
mengurangi resiko-resiko yang tidak diinginkan yang akan terjadi pada
saat pelaksanaan event. Selain itu, pengkonsepan sebuah event juga
berfungsi untuk mengetahui kebutuhan apa saja yang harus disiapkan
sebelum dilaksanakan event, dan sebagai tolak ukur keberhasilan dari
event tersebut. Seperti Goldblatt dalam (Pudjiastuti, 2010) yang
mengatakan bahwa terdapat lima tahapan yang harus dilakukan untuk
menghasilkan special event yang efektif dan efisien yaitu:
a. Research
Pada tahap penelitian atau research dibutuhkan keseriusan dan
ketelitian yang harus dilakukan dengan baik, karena hal tersebut dapat
mempengaruhi pada saat pengambilan keputusan serta berguna untuk
mengurangi resiko kegagalan dalam pelaksanaan sebuah event. Pada
umumnya yang dilakukan pada tahap ini hanya dengan menganalisis
data sekunder dan laporan dari penyelenggaraan event sebelumnya.
Penelitian atau riset ini dilakukan guna menentukan kebutuhan,
keinginan, dan juga ekspetasi khalayak. Jadi peserta atau pengunjung
diharapkan tertarik pada event yang dilakukan untuk mengurangi
resiko ketidakhadiran. Research juga dilakukan sebagai titik awal
sebelum dilaksanakannya event.
b. Design
Dimana ide baru dapat membantu membuat aktivitas yang sesuai
dengan tujuan dari pelaksanaan event yang dapat dilakukan dengan
cara brainstorming dan mid mapping, yaitu kegiatan dimana seluruh
anggota dikumpulkan untuk mengajukan ide masing-masing yang
selanjutnya dihubungkan dan dikonstruksikan menjadi satu filosofi
event yang meliputi keuangan, sosial, budaya, dan aspek penting
lainnya dalam pelaksanaan sebuah event sehingga dapat menciptakan
kesan yang dalam bagi para pengunjung ataupun tamu undangan.
c. Planning
Planning dilakukan setelah analisis situasi dan bersamaan dengan
tahapan design. Pada tahapan ini penyelenggara event mulai
melakukan beberapa hal diantaranya penganggaran waktu yang
dipakai, pertimbangan dalam memilih lokasi (venue), menentukan tim
kerja, menentukan pengisi acara, bagaimana mempersiapkan layanan
pendukung, bagaimana produksinya, bagaimana mencari sponsor, dan
sebagainya.
d. Coordination
Coordination merupakan implementasi atau pelaksanaan dari
perencanaan yang sudah dibuat sebelumnya. Pihak-pihak yang terkait
harus saling berkoordinasi seperti bagian catering, pemasaran,
penulis, bagian acara, bagian dekorasi, maupun bagian grafik.
Seorang manajemen event harus mampu mengkoordinasi pihak-pihak
tersebut agar dapat bekerja secara simultan dengan satu tujuan yakni
 menghasilkan sebuah event yang berhasil dan sukses.
e. Evaluation

Pada tahap evaluation, event dievaluasi dengan melihat semua

proses atau tahapan dari awal hingga akhir event telah selesai.
Evaluasi yang baik akan menghasilkan data dan fakta yang sangat
berharga, khususnya untuk mendukung kegiatan yang akan dilakukan
pada masa yang akan datang.

• Jenis-Jenis Event

Menurut (Noor, 2013), terdapat empat jenis event, yaitu Leisure

Event, Cultural Event, Personal Event, dan organizational Event.

Adapun penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Leisure Event.
Merupakan kategori event yang berkembang banyak pada
kegiatan keolahragaan yang di dalamnya memiliki unsur pertandingan
dan mendatangkan banyak pengunjung.
2. Personal Event.
Kegiatan yang didalamnya melibatkan anggota keluarga atau
teman dimana kategori event ini dapat dikatakan lebih sederhana.
Contoh pada personal event adalah penyelenggaraan pesta pernikahan
dll.
3. Cultural Event.
Merupakan kegiatan yang identik dengan budaya atau memiliki
nilai sosial yang tinggi dalam tatanan masyarakat. Dengan
perkembangan dan kemajuan teknologi yang kian pesat mendorongpula
penyelenggaraan cultural event terkemas lebih menarik serta mampu
menyesuaikan dengan situasi serta kondisi pada era modern sehingga
menjadi suatu susunan serta padu padan yang berkesan.
4. Organizational Event.
Bentuk event yang diselenggarakan pada organizational event
adalah kegiatan yang disesuaikan dengan tujuan organisasi. Contoh
bentuk event pada organizational event antara lain konferensi pada
sebuah partai politik, pameran/expo yang diselenggarakan oleh suatu
 organisasi dengan kepentingan organisasi/perusahaan tersebut.

Dalam penyelenggaraan event terdapat dimensi event yang

dapat dirasakan atau dialami oleh setiap pengunjungnya. Dimensi
event ini memiliki beberapa komponen, hal ini dijelasakan oleh
Silvers yang dikutip oleh (Natoradjo, 2013) antara lain :

• Materi Pemasaran Dimensi ini mencakup segala informasi

yang akan disampaikan oleh pihak penyelenggara kepada
calon pengunjung. Informasi tersebut bersifat persuasif agar
pengunjung ingin datang dan berpartisipasi pada saat event.
Beberapa media komunikasi baik elektronik ataupun cetak
seperti brosur, poster, spanduk, promosi melalui media sosial
bahkan radio atau cara promosi lainnya.
• Transportasi dan Penyambutan Tamu Dimensi ini mencakup
kesiapan fisik dan operasional pihak penyelenggara untuk
menyambut pengunjung event. Seperti ruang acara, meja
pendaftaran atau registrasi, fasilitas parkir. Hal ini mendukung
untuk memfasilitasi pengunjung.
• Nuansa, Suasana dan Dekorasi Dimensi ini dirancang oleh
pihak penyelenggara untuk memberikan kesan khusus bagi
pengunjung event. Hal ini mencakup dekorasi, susunan acara,
tema, ruangan, dsb.
• Hidangan Dimensi ini menyangkut konsumsi dan pelayanan
yang diberikan oleh pihak penyelenggara pada pengunjung
event.
• Hiburan atau kegiatan Penyelenggara harus menyediakan
hiburan atau kegiatan diselasela acara, supaya pengunjung
tetapdapat menikmati jalannya acara serta dapat menjadi nilai
tambahbagi pengunjung terhadap event tersebut.
• Amenities dan Souvenir Dimensi ini diperlukan untuk menciptakan
kenangan bagi pengunjung. Kenangan didapat melalui tanda
terimakasih, cinderamata atau goodie bag
➢ Analisis Pemagang
 Manajemen event merupakan suat hal yang sangat penting bagi
suatu instansi atau perusahaan terlebih bagi perusahaan yang kerap
menyelenggarakan event seperti Dispora. Manajemen event sangatlah
berpengaruh terutama hal yang berkaitan dengan citra suatu
instansi/perusahaan terlebih apabila event tersebut sukses
diselenggarakan. Oleh karena itu dalam membuat suatu event perlu
memperhatikan tujuan yang akan meningkatkan branding pada suatu
instansi/perusahaan tersebut.
Dalam hal ini mahasiswa membantu dalam kesuksesan event yang
diselenggarakan oleh Dinas Kepemudaan dan Olahraga Kota Semarang
seperti ikut terlibat dalam perencanaan, membuat surat-surat yang
diperlukan dalam kegiatan Upacara Hari Sumpah Pemuda dan Puncak
Gelora Muda, serta mempersiapkan dan melaksanakan kegiatan Focus
Group Discussion yang diterapkan juga sesuai dengan apa yang sudah
dipelajari di perkuliahan.

4.2.1 Public Relations

Humas (hubungan masyarakat) berasal dari bahasa Inggris yang

terdiri dari dua kata yaitu “public” dan “relations”. Jika istilah Public
relations diterjemahkan ke Bahasa Indonesia, maka istilah tersebut
mengandung arti hubungan dan publik. Tetapi kebanyakan orang
menerjemahkan dengan hubungan Masyarakat.
Public relations (Humas) merupakan salah satu aspek vital dalam
perusahaan atau instansi pemerintah. Fungsi integral dari suatu institusi
yang membantu membangun dan memelihara hubungan yang efektif
dengan pihak ketiga. Menurut Dr. Rex Harlow dalam (Ruslan, 2012)
Public relations adalah fungsi manajemen yang khas dan mendukung
pembinaan, pemeliharaan jalur bersama antara organisasi dan publiknya,
menyangkut kegiatan komunikasi, pengertian, penerimaan dan kerjasama,
melibatkan manajemen dalam menghadapi isu atau masalah, membantu
manajemen dalam mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif,
bertindak sebagai sistem peringatan dini dalam mengantisipasi
kecenderungan dalam menggunakan penelitian dan teknik komunikasi
yang baik dan etis sebagai alat utama.
Dari penjelasan tersebut dapat diartikan bahwa Humas merupakan
jembatan suatu organisasi ke dalam dan ke luar, yang mendukung
pemeliharaan dan pengembangan organisasi. Penting bagi tim Public
relations untuk mengetahui permasalahan organisasi, agar dapat
memberikan saran bagaimana organisasi dapat keluar dari permasalahan
yang sedang dihadapi. Dari sini sangat jelas bahwa Public relations
memegang peranan yang sangat penting, bahkan menjadi jantung
organisasi. Bagus atau tidaknya suatu organisasi bisa dilihat dari cara kerja
public relations-nya.Sebagaimana telah dipaparkan sebelumnya, bahwa
dalam memahami komunikasi organisasi tidak cukup hanya dilihat dari
aktivitas komunikasi internal yang berlangsung.

• Tujuan Public Relation

Sebetulnya dari berbagai pengertian diatas kita sudah bisa tahu apa
tujuan dari public relation. Nah berikut adalah tujuan public relations
menurut Rosady Ruslan:

1. Membuat citra positif organisasi/ perusahaan dimata pihak

eksternal atau masyarakat upaya efektif untuk membangun
pengenalan brand dan brand awareness
2. Mendorong terciptanya hubungan baik, hubungan saling
pengertian antara perusahaan organisasi dengan publik
3. Mendorong sinergi fungsi komunikasi pemasaran melalui public
relations Merupakan salah satu bauran pemasaran dalam konsep
komunikasi pemasaran.

(Davis, 2014) mengatakan bahwa tujuan utama dari public

relations merupakan usaha untuk mempengaruhi perilaku orang baik
secara individu maupun kelompok untuk saling berhubungan. Dimana
persepsi, sikap dan opininya terkait perusahaan ditentukan melalui
proses komunikasi public relation alam skema yang lebih detail, Jefkins
memberikan definisi dari public relations pada sebuah perusahaan
memiliki tujuan pokok yaitu :
1. Mengubah citra masyarakat terhadap perusahaan melalui
 kegiatanyang dilakukan oleh perusahaan
2. Menginformasikan kesuksesan yang telah dicapai organisasi/
perusahaan kepada masyarakat umum agar mendapatkan
pengakuan
3. Memperkenalkan perusahaan kepada masyarakat luas serta
mengembangkan pasar baru
4. Meningkatkan kualitas pegawai secara internal perusahaan
5. Menciptakan opportunity perusahaan untuk pengembangan
kedepan
6. Memberikan feature dan mendidik konsumen untuk lebih
mengenal sehingga dapat memanfaatkan perusahaan melalui
produknya secara efektif
7. Menjaga hubungan dengan masyarakat, bahkan memperbaiki
hubungan jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan seperti
kecaman, salah persepsi atau ketidak percayaan masyarakat
terhadap perusahaan
8. Menyelesaikan krisis yang terjadi dan melakukan upaya membuat
masyarakat kembali percaya
9. Melakukan rebranding atau identitas yang baru
10. Menyebarluaskan informasi atau kegiatan perusahaan guna
mendapatkan partisipasi dari publik
11. Menciptakan komunikasi yang harmonis antara perusahaan
dengan masyarakat.

• Tugas Public Relations

Berbagai Tugas Public Relations dirangkum dari berbagai pendapat

ahli diantaranya adalah:
1. Merancang program komunikasi perusahaan khususnya yang
berkaitan dengan persepsi atau citra
2. Melaksanakan fungsi komunikasi perusahaan secara terencana dan
kontinyu
3. Melakukan evaluasi dan pemantauan program atau kegiatan
komunikasi yang berjalan
4. Memberikan masukan kepada perusahaan terkait langkah- langkah
 yang harus ditempuh perusahaan untuk menyelesaikan maslaah atau
menciptakan perubahan kearah yang lebih baik
5. Mendapatkan input dari pihak eksternal atau masyarakat untuk
perusahaan
6. Mengelola media internal perusahaan
7. Memberikan respon terkait pertanyaan, keluhan atau masukan yang
ditujukan untuk perusahaan
Dalam hal ini mahasiswa membantu perusahaan dalam menjalin
hubungan melalui kegiatan besar dengan mengurus administrasi,
mengirim surat undangan organisasi pemuda di Semarang, menghubungi
peserta dan petugas untuk melaksanakan upacara Hari Sumpah Pemuda,
serta ikut mendampingi kegiatan dalam rangka kegiatan Focus Group
Discussion.
Special event merupakan salah satu PR (Public Relations) tools dalam
upaya meningkatkan citra dan reputasi perusahaan. Berbagai kegiatan
yang dikemas dalam balutan special event memerlukan perencanaan yang
tepat, selain biaya yang tidak sedikit pada penyelengaraannya, diperlukan
pula pengelolaan menejemen yang sungguhsungguh guna mencapai hasil
yang diharapkan. Jefkins (2003) menekankan bahwa setiap kegiatan PR
sebaiknya dilaksanakan dengan menggunakan rangkaian proses PR dari
mulai tahap analisis situasi hingga tahap evaluasi, dan salah satu proses
menejemen special event yang memiliki tahapan yang sama dengan proses
PR tersebut danbanyak diaplikasikan saat ini adalah menejemen special
event yaitu tahap riset, tahap perencanaan, tahap desain, tahap koordinasi,
dan tahap evaluasi.
➢ Analisis Pemagang

Selama magang di Dispora Kota Semarang melaksankan kegiatan

–kegitan yang rutin di gelar setiap tahunnya. Makin banyak event yang
dilaksanakan tentunya semakin banyak keuntungan yang didapat, semisal
dapat terjalinnya komunikasi antara masing – masing pihak baik internal
maupun eksternal. Selain itu mahasiswa diberi kesempatan mengikuti
beberapa monitoring dan rapat dengan pihak lain guna menjalin hubungan
yang baik. Dengan semakin baiknya hubungan dengan pihak lain tentunya
 hal tersebut dapat lebih meningkatkan citra dari Dispora Kota Semarang.

Dalam setiap pelaksanaan kegiatan yang dilakukan Dispora Kota

Semarang selalu menjunjung tinggi nilai-nilai sportifitas dan memberikan
contoh kegiatan yang positif sehingga kegiatan yang dilakukan oleh
dispora memiliki feedback yang baik juga dari publiknya kegiatan ini
merupakan praktik apa yang sudah dipelajari dibangku perkuliahan.

4.3 KENDALA YANG DIHADAPI

Dalam pelaksanaan program magang ini, penulis menghadapi

kendaladi mana terdapat beberapa kegiatan yang belum pernah dilakukan
sebelumnya oleh penulis sehingga memerlukan beberapa waktu bagi
penulis untuk dapat memahaminya atau menjalankannya selain itu
pembagian jobdisk sesama magang juga tidak merata.

4.1 STRATEGI MENGATASI KENDALA

Strategi yang dilakukan oleh penulis yaitu bertanya kepada

supervisordan juga staff yang ada untuk meminta bantuan dan memberi
tahu tentang hal apa saja yang belum dimengerti. Secara garis besar
kegiatan magang yang berlangsung dapat dilaksanakan dengan baik
sebagaimana mestinyaserta pembagian jobdesk yang harus merata.

Dengan berbagai kendala yang dihadapi, Praktikan berinisiatif

melakukan berbagai hal untuk meminimalisir kendala tersebut dengan
cara-cara sebagai berikut :
1. Praktikan harus mampu menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja
secara cepat untuk mendapatkan rasa nyaman dan percaya diri dalam
melaksanahan setiap pekerjaan yang diberikan.
2. Praktikan juga harus membangun komunikasi dengan staf yang ada
di lingkungan kerja bagian Humas. Teori yang dikemukakan oleh
Agoes Dariyo mengatakan bahwa: Penyesuaian diri adalah masa
penyesuaian diri (adjustment) ditandai dengan bagaimana seorang
individu berusaha untuk mengupaya diri agar tetap dapat menikmati
karir atau pekerjaan sebagai jalan hidupnya, karena itu ia akan
mengembangkan diri untuk meraih prestasi terbaik.
Berdasarkan teori di atas, Praktikan menyadari pentingnya arti
 penyesuaian diri ketika seseorang masuk dan bergabung ke dalam
lingkungan yang baru. Penyesuaian diri sangat diperlukan dalam
rangka menciptakan suasana kondusif dalam bekerja dan
menimbulkan suasana kekeluargaan sehingga menjadi lebih nyaman.
Komunikasi adalah suatu tingkah laku, perbuatan, kegiatan
penyampaian atau pengoperan lambanglambang yang mengandung
arti atau makna. Atau lebih jelasnya lagi komunikasi adalah suatu
pemindahan, atau penyampaian informasi mengenai pikiran dan
perasaan. Praktikan menyadari bahwa peran komunikasi pada
seseorang dalam dunia kerja menjadi sangat penting untuk
menciptakan kesamaan pemahaman atas informasi yang
disampaikan satu dengan yang lain. Apabila komunikasi tidak
dibangun, maka kemungkinan yang akan terjadi adalah seseorang
tidak akan mampu menyelesaikan pekerjaannya dengan efektif
karena bisa saja menimbulkan kesalah pahaman dengan rekan kerja
lainnya.

3. Praktikan harus mampu melakukan pekerjaan dengan penuh kejelian,

ketelitian dan konsentrasi yang tinggi agar tidak terjadi kesalahan
dalam menyelesaikan pekerjaan. Siswanto mengatakan bahwa
“Prestasi kerja seorang tenaga kerja antara lain di pengaruhi oleh
kecakapan, keterampilan”

4. Praktikum harus bisa mengatur waktu agar dapat terselesaikan

pekerjaan dengan tepat waktu.