LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KEGIATAN

OPEN RECRUITMENT FUNGSIONARIS

HIMPUNAN MAHASISWA MESIN PERIODE 2019/2020

“OPEN RECRUITMENT 2020 SEBAGAI LANGKAH AWAL

MEMBENTUK CALON FUNGSIONARIS YANG SOLID, LOYAL DAN
BERMENTAL TANGGUH SERTA MEMILIKI JIWA KEPEMIMPINAN”

Oleh :
Firman Dwiyanto
NIM. 1941230002

HIMPUNAN MAHASISWA MESIN

POLITEKNIK NEGERI MALANG
2020
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
KEGIATAN OPEN RECRUITMENT FUNGSIONARIS HIMPUNAN
MAHASISWA MESIN PERIODE 2019/2020

1. Kegiatan : Open Recruitment Fungsionaris

Himpunan Mahasiswa Mesin Periode
2020/2021
2. Ketua Pelaksana
a. Nama : Firman Dwiyanto
b. NIM : 1941230002
c. Jurusan/Program Studi : Teknik Mesin / D-IV Teknik
Mesin Produksi dan Perawatan
3. Waktu Pelaksanaan : 21 September – 10 Oktober 2020
4. Tempat Pelaksanaan : - Online via Zoom Meeting
- Online via Google Meeting
5. Biaya : Rp 2.500.000,00
(dua juta lima ratus ribu rupiah)
6.Sumber Dana : Swadana
Malang, 6 Desember 2020
Ketua Umum HMM, Ketua Pelaksana,

Jane Seva Anwar Muhardi Firman Dwiyanto

NIM. 1841220066 NIM. 1941230002
Mengetahui dan menyetujui,
Dosen Pembina Kemahasiswaan, Presiden BEM ,

Mochamad Muzaki, ST., MT. Galang Aji Santosa Paku Alam

NIP. 19860606 201803 1 001 NIM. 1842620018

Pembantu Direktur III, Ketua Jurusan Teknik Mesin,

Dr. Eng. Anggit Murdani, S. T., M. Eng Ir. Pipit Wahyu Nugroho, MT
NIP. 19710915 199903 1 001 NIP. 19700520 200212 1 002

FRM.BAA.03.17.00
I. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan dan pertumbuhan kreativitas generasi muda di segala
bidang pada dasarnya sangat diperlukan dalam masa sekarang. Hal ini tidak
terlepas dari unsur mahasiswa yan selain dituntut untuk meningkatkan prestasi
di bidang akademis juga dalam pengembangan minat dan bakat.
Perguruan tinggi sebagai wadah pembinaan aktivitas memegang peranan
penting dalam menggugah dan memprakasai setiap kegiatan ekstrakulikuler
yang berkenaan dengan pengembangan aspirasi mahasiswa sebagai inspirator
dan inovator dalam rangkaian pembangunan nasional. Selain itu, perlu adanya
penyaluran potensi generasi muda dalam hal keorganisasian melalui suatu
betuk kegiatan berkualitas, tepat, bermanfaat, serta memiliki nilai tambah bagi
masyarakat umum. Pelaksanaan kegiatan tersebut hendaknya melibatkan
banya pihak yang diharapkan dapat memperluas pengetahuan dan wawasan
unsur mahasiswa yang terlibat.
Berkaitan dengan hal tersebut, Himpunan Mahasiswa Mesin Politeknik
Negeri Malang bermaksud mengadakan kegiatan Open Recruitment
Fungsionaris Himpunan Mahasiswa Mesin Periode 2019/2020.
1.2 Landasan Kegiatan
1. AD/ART Himpunan Mahasiswa Mesin Politeknik Negeri Malang periode
2019/2020
2. GBHK Himpunan Mahasiswa Mesin Politeknik Negeri Malang periode
2019/2020

II. TEMA KEGIATAN

“Open Recruitment 2020 sebagai Langkah Awal Membentuk Calon Fungsionaris

Yang Solid, Loyal, dan Bermental Tangguh serta Memiliki Jiwa Kepemimpinan”
III. TUJUAN KEGIATAN

Tujuan diadakan Program Kerja ini adalah :

1. Tujuan Umum:
a. Meregenerasi fungsionaris Himpunan Mahasiswa Mesin Politeknik
Negeri Malang.
2. Tujuan Khusus:
a. Melatih kejujuran calon fungsionaris HMM.
b. Meningkatkan rasa solidaritas calon fungionaris HMM.
c. Meningkatkan rasa loyalitas calon fungsionaris HMM.
d. Meningkatkan tanggung jawab calon fungsionaris HMM.
e. Meningkatkan kedisplinan calon fungsionaris HMM.
f. Meningkatkan inisiatif calon fungsionaris HMM.
g. Melatih calon fungsionaris HMM berfikir dalam tekanan.
h. Meningkatkan jiwa kreatif dan inovatif calon fungsionaris HMM.
i. Membentuk mental yang tangguh calon fungsionaris HMM.
j. Meningkatkan ketegasan calon fungsionaris HMM.
k. Menumbuhkan jiwa kepemimpinan calon fungsionaris HMM.

IV. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan ini adalah :

1. Interview, tempat dan waktu pelaksanaan kegiatan Interview ini adalah:
hari,tanggal : Senin – Jumat, 21 – 25 September 2020
waktu : 14.30 – 16.50 WIB
tempat : Online via Google Meeting
2. Diklat ruang, tempat dan waktu pelaksanaan kegiatan diklat ruang ini adalah:
hari,tanggal : Sabtu, 03 Oktober 2020
waktu : 06.30 – 15.04 WIB
tempat : Online via Zoom Meeting
3. Tes Tulis, tempat dan waktu pelaksanaan kegiatan tes tulis ini adalah :
hari,tanggal : Sabtu, 10 Oktober 2020
waktu : 06.30 – 08.48 WIB
tempat : Online via Google Meeting

V. SASARAN KEGIATAN

Sasaran kegiatan ini adalah :

• Mahasiswa baru tingkat 1 Jurusan Teknik Mesin Politeknik Negeri
Malang.

VI. SUSUNAN KEPANITIAAN

Pelindung : Direktur Politeknik Negeri Malang
Penasehat : Pembantu Direktur III
KetuaJurusanTeknikMesin
Dosen Pembina Kemahasiswaan
Presiden Badan Eksekutif Mahasiswa
Penanggung jawab : Ketua Umum HMM
Jane Seva Anwar Muhardi NIM. 1841220066
Ketua Pelaksana : Firman Dwiyanto NIM. 1941230002
Sekretaris : Nila Anjar Baiturahmah NIM. 1931210071
Bendahara : Qisma Rosalia Wahda NIM. 1931210003
1. Sie Acara
Koordinator : Arditya Yoga Kusuma NIM. 1931210064
Anggota : Cendana Putri Siswoyo NIM. 1931210090
Sabina Aisyah Susanto NIM. 1941230088

2. Sie Humas
Koordinator : Ahmad Erland Farras NIM. 1941230067
Anggota : Maulana Luky Widianto NIM. 1941220019
Ahmad Naufal Asyrafi NIM. 1941230045
 3. Sie Pubdekdok
Koordinator : Mochamad Yusuf NIM. 1941220004
Anggota : Syahrul Nur Ilmi NIM. 1941220019
Fadly Konai NIM. 1931210083

4. Sie Perlengkapan
Koordinator : Rizqi Suwandha NIM. 1931210124
Anggota : Fahrezi Lingga NIM. 1931210068
Tri Ahmad Naufal NIM. 1941230019
5. Sie Konsumsi
Koordinator : Moh. Rizzal Destin R NIM. 1931210024
Anggota : M. Irfan Daturiva NIM. 1941230043
M. Fathur Rozi NIM. 1941230014

VII. SUSUNAN ACARA

Susunan acara dari kegiatan ini adalah :

1. Interview
Senin – Jum’at, 21 – 25 September 2020

Hari, Tanggal Waktu Acara

14.30 Panitia berkumpul
14.30 – 14.35 Briefing panitia

Senin – Jum’at , 21 14.35 – 14.50 Pengecekan alat dan pantek stand by

– 25 September 14.50 – 15.15 Pembukaan dan Pengarahan cafung
2020
15.15 – 16.45 Interview pos 1 – 4
16.45 – 16.50 Penutupan
16.50 – 17.20 Evaluasi

• Ada 4 macam materi tentang Interview, yaitu Organisasi, Solid Loyal,

Kreatif Inofatif dan Kepemimpinan.
Materi Interview
- Arti organisasi.
- Pengalaman Organisasi.
- Motivasi dan Inovasi turut ikut organisasi.
- Apakah HMM itu.
- Sejauh mana MABA mengetahui HMM.
- Mengapa memilih HMM.
- Alasan ikut HMM
- Minat ikut HMM
- Loyalitas dan Solidaritas (Sejauh mana MABA mengtahui makna dari
loyalitas dan solidaritas)
- Kreativitas dan ide proker baru.
- (Inisiataif, ambisi serta bakat).
- Potensi Kempemimpinan calon fungsionaris

2. Diklat Ruang
Sabtu, 3 Oktober 2020

Hari, Tanggal Waktu Acara

06.30 Panitia Berkumpul
06.30-06.40 Briefing
06.40-06.50 Pengecekan alat + pantek standby
06.50-07.00 Pengkondisian Cafung
07.00-07.03 Pembukaan
Sambutan
Sambutan Kapel
Sabtu, 3 07.03-07.19 Sambutan Ketum
Oktober 2020 Sambutan DPK
Sambutan Kajur
Pengenalan calon fungsionaris serta visi & misi
07.19-08.19
masuk HMM
Presentasi Fungsionaris HMM
Presentasi HMM
08.19-09.49
Presentasi Sekum
Presentasi Bendum
 Presentasi Dept. Diklat
Presentasi Dept. Intern
Presentasi Dept. Ekstern
Presentasi Dept. Benkreat
Presentasi Dept. Rohani
09.49-10.14 Penyampaian materi Organisasi + tanya jawab
10.14-10.29 Penyampaian materi Birokrasi + tanya jawab
Penyampaian materi manajemen Forum +
10.29-11.49
Tanya jawab
11.49-12.19 Sholat
Penyampaian materi manajemen Konflik +
12.19-12.34
Tanya jawab
12.34-12.49 Penyampaian materi Leadership + tanya jawab
12.49-13.49 Sharing alumni
13.49-13.54 Penutupan
13.54-14.04 Pengondisian cafung pulang + cafung pulang
14.04-15.04 Evaluasi

3. Tes Tulis
Hari, Tanggal Waktu Acara
06.30 Panitia berkumpul
06.30-06.40 Briefing
06.40-06.50 Pengecekan alat dan pantek stand by
06.50-07.00 Pembagian link zoom kepada cafung
Sabtu, 10 Oktober 07.00-07.03 Pembukaan
2020 07.03-07.10 Pembacaan peraturan tes tulis
07.10-08.00 Tes tulis berlangsung
08.00-08.15 Pengumpulan tes tulis
08.15-08.18 Penutupan
08.18-08.48 Evaluasi
VIII. HASIL KEGIATAN
Hasil kegiatan dari acara ini adalah sebagai berikut:

8.1 HASIL KEGIATAN

Pada kegiatan Open Recruitment Fungsionaris Himpunan Mahasiswa
Mesin Periode 2020/2021 ini ada beberapa tahap kegiatan yang akan
dilaksanakan. Pada tahap pertama yaitu Interview, Diklat Ruang, Tes Tulis
dan yang terakhir Diklat Lapang. Untuk lebih detailnya, dibawah ini
merupakan hasil kegiatan tiap tahapnya :
1. Interview
Pada tahap kegiatan ini dilaksanakan selama 5 hari, yaitu pada tanggal 21 -
25 September 2020 via online Google Meeting. Interview ini merupakan
tahap pertama serangakaian acara Open Recruitment yang berfungsi untuk
mengenal kepribadian serta mengetahui potensi, bakat & minat Calon
Fungsionaris yang nantinya akan menjadi Fungsionaris Himpunan
Mahasiswa Mesin. Untuk peserta yang mengikuti tahap ini dari hari pertama
sampai hari ketujuh jumlahnya tidak sesuai dengan formulir dan pembagian
jadwal Interview oleh panitia. Hal ini dikarenakan banyak jadwal kuliah
peserta yang tidak sesuai dengan jadwal kuliah yang sudah ditentukan.
Namun, lima hari tersebut sudah mampu menggambarkan seberapa besar
keinginan peserta untuk masuk menjadi Fungsionaris Himpunan Mahasiswa
Mesin. Untuk peserta yang tidak mengikuti tahapan ini ada yang konfirmasi
dan ada yang tidak konfirmasi ke panitia. Untuk hari terakhir Interview ada
8 orang peserta yang menyusul untuk Interview.
Pada Interview ini terbagi menjadi 4 pos, yaitu : Pos Organisasi, Pos Solid
Loyal, Pos Kreatif Inofatif, Pos Kepemimpinan. Peserta yang mengikuti
Interview selama 5 hari berjumlah 98 orang sesuai dengan jumlah formulir
pendaftaran yang masuk ke google form Himpunan Mahasiswa Mesin.
2. Diklat Ruang
Pada tahap kedua ini yaitu Diklat Ruang dilaksanakan pada tanggal 03
Oktober 2020, via online Zoom Meeting. Acara dimulai pukul 07.00 WIB
sampai pukul 17.00 WIB. Acara ini berisikan materi tentang Himpunan
Mahasiswa Mesin dan pengenalan Fungsionaris beserta tiap-tiap
Departemen yang berguna untuk bekal pada waktu Diklat Lapang. Materi
yang disampaikan pertama yaitu pengenalan setiap Departemen Himpunan
Mahasiswa Mesin. Selanjutnya yaitu penyampaian materi Organisasi
Himpunan Mahasiswa Mesin yang dipresentasikan oleh Dimas Fadly.
Materi kedua adalah Sekretaris Umum yang disampaikan oleh Ismi
Faradilla. Materi ketiga adalah Bendahara Umum yang disampaikan Sabina
Aisyah Susanto. Materi keempat adalah Departemen Diklat yang
disampaikan oleh Arditya Yoga. Materi kelima yaitu Departemen Intern
oleh Mochamad Igo Nasrunnazhar. Materi keenam yaitu Departemen
Ekstern oleh Fahrezi Lingga. Materi ketujuh yaitu Departemen Benkreat
oleh Risqi Suwandha. Materi kedelapan yaitu Departemen Rohani oleh
Muhammad Yusuf. Materi kesembilan yaitu Organisasi oleh Cendana Putri
Siswoyo. Materi kesepuluh yaitu Birokrasi oleh Sabina Aisyah Susanto.
Materi kesebelas yaitu Manajemen Forum dan Teknik Sidang oleh Pujiono
dan Faisal Risky Agung. Materi keduabelas yaitu Manajemen Konflik oleh
Ferry Sapta Wijaya. Materi ketigabelas yaitu Leadership oleh Firman
Dwiyanto. Materi keempat belas yaitu 7 Habits of Highly Effective People
oleh Alumni Basuki Dwi Efendy. Kendala pada acara ini yaitu alumni yang
hadir berjumlah tujuh orang. Walaupun begitu alumni yang hadir dapat
memotivasi tentang HMM kepada calon fungsionaris. Jumlah calon
fungsionaris yang hadir pada tahap ini berkurang yaitu berjumlah 90 orang
dari 96 peserta yang terdaftar sudah ikut Interview dikarenakan 6 orang
konfirmasi izin tidak bisa hadir.
 3. Tes Tulis
Tahap Tes Tulis ini dilaksanakan pada tanggal 10 Oktober 2020 via online
Google Meeting. Acara dimulai pukul 07.00 WIB sampai pukul 08.50 WIB.
Pada tahap ini bertujuan untuk mengetes pengetahuan calon fungsionaris
tentang Himpunan Mahasiswa Mesin, mengetahui inovasi terbaru dari calon
fungsionaris dan komitmen loyalitas calon fungsionaris untuk Himpunan
Mahasiswa Mesin. Pada tahap ini calon fungsionaris yang hadir berkurang
yaitu berjumlah 82 dari dari 90 peserta dikarenakan 8 konfirmasi izin tidak
bisa hadir dan 6 peserta telah mengundurkan diri dari Himpunan Mahasiswa
Mesin. 8 dari 90 peserta telah mengikuti Tes Tulis susulan pada Sabtu, 7
November 2020 pukul 07.00 – 08.50 WIB via Google Meeting. Kendala
dari tahap ini adalah ada 12 calon fungsionaris yang tidak lulus Tes Tulis
dan mereka telah menjalani Tes Remidi pada Minggu, 8 November 2020
pukul 07.00 WIB – selesai. Sampai saat ini calon fungsionaris berjumlah 89
dari 90 yang telah mengikuti serangkaian Open Recruitment 2020
dikarenakan 1 calon fungsionaris telah mengundurkan diri dari Himpunan
Mahasiswa Mesin.

8.2 KENDALA KEGIATAN

a. Interview
➢ Kurang koordinasi mengenai link pos Google Meeting.
➢ Beberapa fungsionaris dan calon fungsionaris terkendala di sinyal.
➢ Waktu molor karena tidak ada estimasi waktu untuk pergantian
pos.
➢ Beberapa peserta hadir Interview tidak sesuai hari yang telah
dijadwalkan.

b. Diklat Ruang
I. Sie Acara
➢ Acara pembukaan molor karena MC kurang siap.
➢ Beberapa fungsionaris dan calon fungsionaris terkendala di sinyal
 ➢ Calon fungsionaris keluar masuk zoom karena sinyal
➢ File presentasi yang akan ditampilkan sempat error
➢ Beberapa fungsionaris dan calon fungsionaris terkendala di sinyal
➢ Calon fungsionaris ada yang tidak sesuai dresscode
➢ Forum sering tidak kondusif

II. Sie Humas

➢ Alumni yang datang saat diklat ruang tidak sesuai targetan ketua
pelaksana
III. Sie Pubdekdok
➢ Konsep layout kurang rapi
IV. Sie Perlengkapan
➢ Kekurangan perlengkapan saat hari-H
V. Sie Konsumsi
➢ Konsumsi panitia sisa cukup banyak
c. Tes Tulis
➢ Beberapa calon fungsionaris ada yang telat
➢ Beberapa fungsionaris terkendala saat menampilkan soal
➢ Beberapa fungsionaris dan calon fungsionaris terkendala di sinyal
I. Sie Humas
➢ Telat dalam menjarkom calon fungsionaris

8.3 EVALUASI
a. Interview
➢ Menyusun jadwal Interview sesuai jadwal kuliah calon
fungsionaris terbaru dan lebih intens jarkom siapa saja yang akan
Interview.
➢ Mencari tempat untuk sinyal yang stabil.
➢ Menyiapkan kuota yang cukup.
➢ Membuat link gmeet sebelum hari-H.
➢ Selalu follow up cafung untuk hadir tepat waktu saat Interview.
 ➢ Durasi pemberian materi tiap pos harus sesuai waktu yang telah
ditentukan .
b. Diklat Ruang
➢ Lebih ditegaskan untuk dresscode calon fungsionaris
I. Sie Acara
➢ Presentator harus paham mengenai materi yang akan disampaikan
➢ MC lebih mempersiapkan script MC sebelum hari H
➢ Sebelum acara mulai, file presentasi sudah disiapkan
➢ Calon fungsionaris lebih ditegaskan untuk mencari sinyal yang baik
sebelum hari H
➢ Calon fungsionaris lebih ditegaskan untuk tidak keluar masuk zoom
II. Sie Humas
➢ Jarkom alumni H-1 bulan acara
III. Sie Pubdekdok
➢ Lebih menyiapkan konsep layout ruangan panitia offline
IV. Sie Perlengkapan
➢ Mengumpulkan perlengkapan sesuai dengan list yang telah
disepakati
V. Sie Konsumsi
➢ Membeli konsumsi sesuai dengan daftar hadir
➢ Dikoordinasikan dengan sie Humas jumlah tamu undangan yang
datang
c. Tes Tulis
➢ Lebih menegaskan lagi kehadiran calon fungsionaris
➢ Mempersiapkan lagi laptop dan koneksi panitia
➢ Sebelum hari H ditegaskan kepada calon fungsionaris untuk
mempersiapkan sinyal yang baik
I. Sie Humas
➢ H-3 menjarkom calon fungsionaris untuk tes tulis
IX. LAPORAN DANA

9.1 SUMBER DANA

No Uraian Jumlah
Swadana :
1. Rp. 2.500.000,00
Kas Himpunan Mahasiswa Mesin
TOTAL Rp. 2.500.000,00

9.2 PENGELUARAN TIAP SIE

1. Sie Acara
No Uraian Jumlah
1. Sewa zoom @Rp. 88.000,00 Rp. 88.000,00
2. Pulsa 32 fungsionaris @Rp. 10.000,00 Rp. 320.000,00
Total Rp. 408.000,00

3. Sie Humas
No Uraian Jumlah
1. Pulsa @Rp. 10.000,00 Rp. 10.000,00
Total Rp. 10.000,00

5. Sie Konsumsi
No Uraian Jumlah
1. Isi Ulang Galon 1 Galon @Rp. 5.000,00 Rp. 5.000,00
2. Roti goreng @Rp. 30.000,00 Rp. 30.000,00
3. Donat meses coklat + Pizza mini @Rp. 5.000,00 Rp. 5.000,00
4. Nasi bungkus 25 bungkus @Rp. 7.000,00 Rp. 175.000,00
Total Rp 215.000,00

8. Sie Kesekretariatan
No Uraian Jumlah
Diklat Ruang
1. Jilid Proposal 1 bendel @Rp. 2.000,00 Rp. 2.000,00
 3. Jilid Proposal 4 bendel @Rp. 2.000,000 Rp. 8.000,00
4 Jilid LPJ 1 bendel @Rp. 4.000,00 Rp. 4.000,00
5. Jilid LPJ 4 bendel @Rp. 4.000,00 Rp. 16.000,00
Total Rp. 30.000,00

9.3 TOTAL PENGELUARAN

No Uraian Jumlah
1. Sie Acara Rp. 408.000,00
2. Sie Humas Rp. 10.000,00
3. Sie Konsumsi Rp. 215.000,00
4. Sie Kesekretariatan Rp. 30.000,00
TOTAL Rp. 663.000,00

9.4 URAIAN KEUANGAN

NO URAIAN Jumlah
1 JUMLAH PEMASUKAN Rp. 2.500.000,00
2 JUMLAH PENGELUARAN Rp. 663.000,00
SISA DANA Rp. 1.837.000,00
Masuk Kas HMM Rp. 1.837.000,00

X. NOTA PEMBAYARAN

(Diurutkan sesuai sie yang ada di laporan dana)

10.1 Pengeluaran Sie Acara
10.2 Pengeluaran Sie Humas

10.3 Pengeluaran Sie Konsumsi

10.6 Pengeluaran Sie Kesekretariatan
XI. DOKUMENTASI KEGIATAN

1. Interview

2. Diklat Ruang
3. Tes Tulis
XII. DAFTAR HADIR

Dicantumkan daftar hadir

1. Daftar Hadir Peserta
a. Daftar Hadir Interview (terlampir)
b. Daftar Hadir Diklat Ruang (terlampir)
c. Daftar Hadir Tes Tulis (terlampir)
2. Daftar Hadir Panitia
a. Daftar Hadir Interview (terlampir)
b. Daftar Hadir Diklat Ruang (terlampir)
c. Daftar Hadir Tes Tulis (terlampir)
3. Daftar Hadir Alumni
a. Daftar Hadir Diklat Ruang (terlampir)

1. Peserta
a. Interview
b. Diklat Ruang
c. Tes Tulis
2. Panitia
a. Interview
b. Diklat Ruang
c. Tes Tulis
XIII. PENUTUP

Demikian Laporan Pertanggungjawaban Open Recruitment Himpunan

Mahasiswa Mesin 2020 ini kami susun dengan sesungguh-sungguhnya, guna
perbaikan dan evaluasi program kerja Himpunan Mahasiswa Mesin Politeknik
Negeri Malang periode 2019/2020 selanjutnya.
Semoga kekurangan dan kesalahan yang muncul pada kegiatan ini dapat
menjadi pijakan oleh kepengurusan selanjutnya agar tidak terulang kembali dan
semoga bermanfaat untuk periode selanjutnya. Kami mohon maaf atas segala
kekurangan dan kesalahan yang telah terjadi pada kegiatan ini.
Atas perhatian dan kerja sama semua pihak, kami sampaikan terima kasih.